DAFTAR STRUKTUR DAN SDM APOTEK BERSERTA TUGAS DAN FUNGSINYA

I. Struktur organisasi apotek yang ideal

Berikut ini adalah bagan yang menggambarkan struktur organisasi apotek yang dikatakan
ideal.

APA (Apoteker)

Fungsi Fungsi
Fungsi Fungsi Fungsi
Pembelian Keuangan
Gudang (AA) Penjualan (AA) Pembukuan
(AA)

Juru Adm Adm Adm Adm

Asisten Apoteker Resep Pemb K/B Pajak
Penj

Gambar 1. Stuktur organisasi apotek yang ideal

II. Struktur Organisasi Apotek Kecil
Berikut ini adalah bagan yang menggambarkan struktur organisasi apotek kecil.

Apoteker Penanggungjawab
Apotek (A.P.A)

TU Kasir Besar

Asisten Kepala

pagi sore

Kepala Regu I Kepala Regu II

Asisten Apoteker Asisten Apoteker

Juru resep Juru resep

Kasir / H.V Kasir / H.V

Pesuruh Pesuruh

Gudang

Gambar 2. Stuktur organisasi apotek yang ideal

Keterangan :
1. Urusan pembelian dilakukan oleh A.P.A
2. Asisten Kepala merangkap sebagai Kepala Regu I atau Kepala Regu II, membawahi 1 orang juru resep dan 1
orang kasir depan yang merangkap uga sebagai penjual obat bebas (H.V) serta 1 orang tenaga kasar
(pesuruh).

Deskripsi Pekerjaan
Deskripsi pekerjaan perlu ditentukan dengan jelas agar tidak terjadi tumpang-tindih
kewajiban dan tanggung jawab atau adanya pekerjaan yang tidak terselesaikan karena tidak jelas
penanggung jawabnya.
Berikut ini pembagian deskripsi pekerjaan personel-personel di apotek:

1. Apoteker Pengelola Apotek (APA) – Apoteker

- Fungsi dan Tugas APA :
a. Membuat visi dan misi apotek
b. Membuat strategi, tujuan, sasaran dan program kerja yang akan dijalankan
c. Membuat dan menetapkan peraturan atau SPO (Sistem Prosedur Operasional) pada setiap
fungsi kegiatan di apotek
d. Membuat sistem pengawasan dan pengendalian SPO dan program kerja pada setiap
fungsi kegiatan di apotek
- Wewenang dan Tanggung Jawab APA:
a. Menentukan arah terhadap seluruh kegiatan di apotek.
b. Menentukan sistem atau peraturan terhadap seluruh kegiatan di apotek.
c. Mengawasi pelaksanaan seluruh kegiatan di apotek.
d. Bertanggung jawab terhadap kinerja yang diperoleh di apotek.

2. Fungsi Pembelian – Asisten Apoteker

- Fungsi dan Tugas:
a. Mendata kebutuhan barang
b. Membuat kebutuhan pareto barang
c. Mendata pemasok (supplier)
d. Merencanakan dan melakukan pembelian sesuai dengan yang dibutuhkan, kecuali ada
ketentuan lain dari APA
e. Memeriksa harga, diskon hasil negosiasi dengan supplier
- Wewenang dan Tanggung Jawab:
a. Menentukan dan melakukan negosiasi harga beli barang dan masa pembayaran dengan
supplier
b. Bertanggung jawab terhadap perolehan harga beli
c. Bertanggung jawab terhadap kelengkapan barang
3. Fungsi Gudang – Asisten Apoteker
- Fungsi dan Tugas:
a. Menerima dan mengeluarkan berdasarkan fisik barang
b. Menata, merawat dan menjaga keamanan barang

- Wewenang dan Tanggung Jawab:

a. Menerima dan mengeluarkan barang
b. Menata dan menjaga keamanan barang
c. Bertanggung jawab terhadap resiko barang hilang dan rusak di gudang

4. Fungsi Pelayanan – Asisten Apoteker

- Fungsi dan Tugas:
a. Melakukan penjualan dengan harga yang telah ditetapkan
b. Menjaga kenyamanan ruang tunggu
c. Melayani konsumen dengan ramah dan santun
d. Memberikan informasi dan solusi kepada konsumen
e. Membina hubungan baik dengan pelanggan
- Wewenang dan Tanggung Jawab:
a. Memberikan diskon sesuai dengan matriks wewenangnya
b. Memberikan insentif kepada pelanggan sesuai dengan matriks wewenangnya
c. Menjaga dan memelihara kebersihan dan keamanan barang yang terdapat di fungsi
penjualan
d. Bertanggung jawab terhadap kenyamanan ruang tunggu dan fasilitas konsumen lainnya
e. Bertanggung jawab terhadap hasil penjualan
f. Bertanggung jawab terhadap kepuasan konsumen

5. Fungsi Keuangan
- Fungsi dan Tugas:
a. Membuat rencana aliran kas (cash flow) bulanan dan tahunan
b. Menerima dan mengeluarkan uang dan surat berharga lainnya sesuai dengan bukti-bukti
dokumen yang telah disetujui APA
c. Memelihara dan menjaga keamanan dari resiko kehilangan dan kerusakan uang dan surat
berharga lainnya
d. Menjaga dan memelihara aliran kas agar tidak defisit
- Wewenang dan Tanggung Jawab:
a. Mengatur rencana aliran kas melalui penerimaan dan pengeluaran uang dan surat
berharga lainnya
b. Memelihara keamanan uang dan surat berharga lainnya
c. Bertanggung jawab terhadap kondisi aliran kas yang terjadi
6. Fungsi Pembukuan – Tata Usaha (TU)
- Fungsi dan Tugas:
a. Mengumpulkan, mencatat, melaporkan dan mengarsipkan laporan dengan benar dan tepat
waktu
b. Menjaga dan memelihara keamanan dan kebersihan dokumen apotek dari resiko
kehilangan atau kerusakan
c. Mengawasi pelaksanaan sistem yang telah ditetapkan pada setiap kegiatan yang ada di
apotek
- Wewenang dan Tanggung Jawab:
a. Memeriksa dan mengklarifikasi laporan kegiatan pembelian, penyimpanan (barang dan
uang) dan penjualan
b. Mengawasi pelaksanaan sistem pada seluruh kegiatan
c. Bertanggung jawab terhadap kebenaran dan kecepatan penyajian laporan hasil kegiatan
apotek
d. Bertangung jawab terhadap kebersihan dan keamanan dokumen.

Siak, 25 Agustus 2021

Mengeteahui :
Pemilik Apotek Wak Jhon Farma

JUNAIDI
 Data Penjualan
Bulan :......,................................., Tahun......
Tgl Sasaran Realisasi %
Total (A) Total (B)
Tunai Kredit Tunai Kredit B/A
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
 34
35
dst
jml

Data Penolakan Resep

Bulan :.......................................... Tahun....
Tgl Σ R/ Item Dari dokter Penyebab
1
2

Jml