Bab 2:

Organisasi Proyek
 Organisasi Proyek
- Fungsi -

Mengintegrasikan proyek ke dalam induk

organisasi
Menjelaskan peran dan tanggungjawab (di
dalam dan di luar proyek)
Mendefinisikan tanggungjawab pengambilan
keputusan
Mendorong komunikasi secara efektif

©BPE - MSistem,2006 Managing IT Project 2

 Tantangan Organisasi Proyek

Distribusi tanggungjawab tidak didefinisikan

Prinsip-prinsip kerjasama tidak jelas
Sumber daya utama tidak tersedia saat
diperlukan
SDM utama tidak termotivasi
Manajer lini / fungsional tidak peduli
Lemahnya komunikasi

©BPE - MSistem,2006 Managing IT Project 3

 Pengaruh-pengaruh Organisasi

Aspek-aspek organisasi yang mempengaruhi

proyek:
Sistem Organisasi
Budaya Organisasi
Struktur Organisasi

©BPE - MSistem,2006 Managing IT Project 4

 Sistem Organisasi

Organisasi yang penghasilannya diperoleh dari

mengerjakan proyek berdasarkan kontrak:
Perusahaan arsitektur, software house, konsultan,
kontraktor, dsb
Organisasi yang mengadopsi gaya manajemen
proyek
Manajemen proyek sebagai suatu pendekatan
Memperlakukan banyak aspek kegiatan operasional
sebagai proyek

©BPE - MSistem,2006 Managing IT Project 5

 Budaya Organisasi

Budaya organisasi merujuk pada:

Nilai (komitmen terhadap mutu, kewajiban kepada
pemasok, dsb)
Etika (kejujuran, perlindungan hak milik dan kekayaan
intelektual)
Kebijakan dan prosedur
Hubungan otoritas dan gaya kepemimpinan
Lingkungan kerja internal (undang saran-saran
karyawan)

©BPE - MSistem,2006 Managing IT Project 6

 Struktur Organisasi
- Filosofi -

Mengelola orang?
Apa sasaran penyusunan
(kembali) organisasi?

Mengelola pekerjaan?

Manajemen harus memperhatikan kebutuhan-kebutuhan

karyawan dan perusahaan sekaligus.

©BPE - MSistem,2006 Managing IT Project 7

 Aspek Penting Struktur Organisasi

©BPE - MSistem,2006 Managing IT Project 8

 Jenis Organisasi Proyek
Organisasi Fungsional
Penghasilan utama perusahaan dari menjual produk
Pekerjaan proyek ditugaskan ke area fungsional yang relevan
(mis. engineering, accounting, IT)
Manajer Proyek umumnya dijabat Manajer Fungsional
Organisasi Matriks
Perusahaan memiliki beberapa pekerjaan proyek
Personil bekerja paroh waktu dalam suatu proyek, dan
mengerjakan pekerjaan perusahaan di sisa waktunya
Persetujuan teknis dan keputusan operasional dibagi antara
Manajer Fungsional dan Manajer Proyek
Projectized
Penghasilan utama dari mengerjakan proyek
Manajer Proyek bertanggungjawab penuh terhadap proyek
Project team / personil proyek bekerja secara full time
Manajer Fungsional tidak terlibat secara formal
©BPE - MSistem,2006 Managing IT Project 9
 Organisasi Fungsional
CEO
Project
Coordination

DIVISION Engineering Marketing Finance & Adm Marketing

DEPT. Functional
Responsibility

SECTION

©BPE - MSistem,2006 Managing IT Project 10

 Keuntungan Organisasi Fungsional
Mengurangi duplikasi dan tumpang tindih
aktivitas
Dukungan spesialis lebih memadai dan
berpengalaman
Pengelompokkan spesialis lebih terpusat
sehingga mudah dikelola

©BPE - MSistem,2006 Managing IT Project 11

 Kerugian Organisasi Fungsional

Kurang fokus pada pekerjaan proyek

Keberhasilan proyek dipandang sama dengan keberhasilan
pekerjaan fungsional
Umumnya tidak ada penghargaan khusus terhadap proyek
Dinamika dan dorongan terhadap team kurang kuat
Tim sudah lama bergabung (ada kejenuhan)
Jika melibatkan departemen lain, umumnya
komunikasi, pemecahan masalah dan pengambilan
keputusan lebih lambat
Motivasi tim proyek cenderung lemah dan kurang
merasa memiliki proyek.
©BPE - MSistem,2006 Managing IT Project 12
 Organisasi Matriks
CEO

Marketing Finance IT Project

Manager Manager Manager Manager A

A
Staff Staff A Staff B
B Project
Manager B

Staff A Staff B Staff B

C Project
Staff C Staff C Staff B Manager C

Menunjukkan staf
yang bekerja untuk
proyek C

©BPE - MSistem,2006 Managing IT Project 13

 Keuntungan Organisasi Matriks

Pendayagunaan sumber daya lebih efisien.

Individu dapat ditugaskan / dipindah ke
beberapa proyek.
Motivasi dan komitmen cukup tinggi
Tim Proyek dapat berkomunikasi dengan
Manajer Proyek dan Manajer Fungsional.
Fokus terhadap proyek dan pelanggan lebih
baik.

©BPE - MSistem,2006 Managing IT Project 14

 Kerugian Organisasi Matriks

Tim Proyek mempunyai dua atasan.

Persaingan pengaruh
Tumpang tindih wewenang dan tanggungjawab
Konflik penggunaan sumber daya dapat terjadi
antara Manajer Proyek dengan Manajer
Fungsional.
Pengendalian dan pemantauan tim proyek lebih
sulit.

©BPE - MSistem,2006 Managing IT Project 15

 Organisasi Projectized
Project
Coordination CEO

Project Project Project

Manager A Manager B Manager C

Staff Staff Staff

Staff Staff Staff

Staff Staff Staff

©BPE - MSistem,2006 Managing IT Project 16

 Keuntungan Organisasi Projectized

Manajer Proyek punya kontrol penuh atas

sumber daya.
Lebih tanggap terhadap pelanggan.
Fokus pekerjaan hanya pada proyek
Jalur dan saluran komunikasi lebih kuat
Motivasi kerja Tim Proyek umumnya lebih tinggi

©BPE - MSistem,2006 Managing IT Project 17

 Kerugian Organisasi Projectized

Biaya SDM lebih mahal

Makin singkat proyek, makin tinggi ongkos SDMnya
Berpotensi terjadinya duplikasi sumber daya
pada sejumlah proyek yang bersamaan.
Terhalangnya pemanfaatan keahlian spesifik
secara optimum.
Tidak punya organisasi induk sebagai “rumah”
personilnya.
Personil dapat di PHK setelah proyek berakhir.
©BPE - MSistem,2006 Managing IT Project 18
 Bentuk Organisasi vs % Penugasan
Balanced Matrix

Weak Matrix Strong Matrix

Functional Projectized
0% 100 %

Prosentase penugasan personil (project team) terhadap pekerjaan proyek.

©BPE - MSistem,2006 Managing IT Project 19

 Rentang Wewenang Manajer Proyek
Fungsional Matrix Projectized
Tinggi

Wewenang
Project
Manager

Rendah

©BPE - MSistem,2006 Managing IT Project 20

 Struktur Mana Yang Lebih Baik?

Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan

dalam membentuk organisasi proyek:

Proyek Internal atau Eksternal?

SDM ahli cukup atau terbatas?
Proyek berskala besar atau kecil?

©BPE - MSistem,2006 Managing IT Project 21

 Siapa Stakeholder Proyek?
EXTERNAL INTERNAL

Project
Customer/ Project Manager
Owner
Stakeholder
Supplier &
subcontractor Sponsor

Performing Project team

organization members

Stakeholder proyek adalah individu dan organisasi yang terlibat

aktif dalam proyek, atau yang kepentingannya terpengaruh baik
secara positif atau negatif akibat pengerjaan proyek.
Project Manager harus mengidentifikasi kebutuhan dan harapan
stakeholder utama dan mengelola pengaruh mereka bagi
kesuksesan proyek.
©BPE - MSistem,2006 Managing IT Project 22
 Peran Project Manager
Project Manager bertanggungjawab mengkoordinasi dan
mengintegrasikan seluruh aktivitas proyek secara lintas organisasi
yang terlibat.

Peran Project Manager:

Mengelola hubungan pelanggan
Mengelola Project Team Identifikasi
Membuat perencanaan proyek persyaratan
Memantau kemajuan proyek
Melakukan koordinasi
Interface Management

Sebagai Interface Management, Project Manager harus mampu:

• Mengelola hubungan antar pihak dalam organisasi proyek
• Memelihara keseimbangan antara aspek teknis dan manajerial proyek
• Mengatasi resiko yang ada
©BPE - MSistem,2006 Managing IT Project 23
 Keberhasilan proyek berhubungan
langsung dengan tingkat kemandirian
dan wewenang Manajer Proyek!

©BPE - MSistem,2006 Managing IT Project 24

 Project Manager
- Persyaratan Kecakapan Managerial -

Komunikasi efektif
Dengan tim proyek, sponsor, pelanggan dan stakeholder lain
Mempengaruhi organisasi
Mampu menyuruh sesuatu diselesaikan
Leadership
Memberikan visi, strategi dan memotivasi tim untuk
meraihnya
Motivasi
Mendorong tim berkinerja tinggi dan mampu mengatasi
hambatan yang ada
Negotiasi dan Mengelola konflik
Berunding dengan pihak lain untuk mencapai kesepakatan
Problem Solving
Mendefinisikan masalah secara tepat, menganalisa, dan
mengambil keputusan
©BPE - MSistem,2006 Managing IT Project 25
 Peran Functional Manager

ü Mendefinisikan “bagaimana” dan

“dimana” pekerjaan akan dilakukan
Identifikasi
ü Menyediakan sumber daya yang kriteria teknis
memadai untuk mencapai sasaran
proyek

©BPE - MSistem,2006 Managing IT Project 26

 Peran Eksekutif (Project Sponsor)

Perencanaan proyek (high level) dan

penetapan tujuan
Penyelesaian konflik
Penetapan prioritas
Sebagai project sponsor

Project Sponsor adalah peran Eksekutif untuk

memberikan komitmen, arahan dan panduan kepada
project manager dan juga kepada functional/line
manager agar proyek sukses mencapai sasaran.

©BPE - MSistem,2006 Managing IT Project 27

 Project Sponsorship
Project Sponsor:
Senior Management

Project RELATIONSHIP:
Sponsor Objective Setting
Up-front Planning
Project organizations
Key staffing
Master plan
Policies
Project Mgr Monitoring Execution
Priority setting
Conflict resolution
Project Team Project Mgr
Executive-client contact

©BPE - MSistem,2006 Managing IT Project 28

 Pengaruh Struktur Organisasi thd Proyek

Organization Type MATRIX

Project FUNCTIONAL Balanced PROJECTIZED
Weak Matrix Strong Matrix
Characteristics Matrix
Low to Moderate to High to Almost
Project Manager's Authority Little or None Limited
Moderate High Total

Low to Moderate High to

Resource Availability Little or None Limited
Moderate to High Almost Total

Project Manager's Role Part-time Part-time Full-time Full-time Full-time

Functional Functional Mixed Project Project

Who controls the project budget
Manager Manager Manager Manager

Project Management Administrative

Part-time Part-time Part-time Full-time Full-time
Staff

Source: PMBOK, 2004

©BPE - MSistem,2006 Managing IT Project 29