PEMERINTAH KOTA PAGAR ALAM

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH BESEMAH

Jln. AIS Nasution Telp. (0730) 621036 Fax. (0730) 621798 PAGAR ALAM

KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM DAERAH BESEMAH

KOTA PAGAR ALAM
NOMOR : 445 / /RSUDB/2020

TENTANG
RETENSI DAN PEMUSNAHAN REKAM MEDIS
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH BESEMAH KOTA PAGAR ALAM

DIREKTUR RSUD BESEMAH KOTA PAGAR ALAM

Menimbang : a. bahwa dalam rangka penyelenggaraan rekam medis

yang baik dan efisien di Rumah Sakit Umum Daerah
Besemah Kota Pagar Alam;
b. bahwa untuk kepentingan huruf a tersebut perlu
ditetapkan dengan Keputusan Direktur Rumah Sakit
Umum Daerah Besemah Kota Pagar Alam.

Mengingat : 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 29 Tahun

2004 tentang Praktik Kedokteran;

2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun

2009 tentang Kesehatan;

3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun

2009 tentang Rumah Sakit;

4. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

Nomor 36 Tahun 2012 tentang rahasia kedokteran;

5. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam
Medis;

6. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

Nomor 55 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Rekam
Medis.

MEMUTUSKAN

Menetapkan : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM

DAERAH BESEMAH KOTA PAGAR ALAM TENTANG
RETENSI DAN PEMUSNAHAN REKAM MEDIS RUMAH
SAKIT UMUM DAERAH BESEMAH KOTA PAGAR ALAM
PERTAMA : Memberlakukan kebijakan retensi dan pemusnahan
rekam medis pasien di Rumah Sakit Umum Daerah
Besemah Kota Pagar Alam dengan susunan yang
terlampir pada surat keputusan ini;

KEDUA : Kepada Kepala Seksi dan Staf Rekam Medis dalam

melaksanakan retensi dan pemusnahan rekam medis
mengacu pada kebijakan yang tersebut;

KETIGA : Biaya yang timbul akibat terbitnya keputusan ini

dibebankan pada anggaran Rumah Sakit Umum Daerah
Besemah Kota Pagar Alam;

KEEMPAT : Apabila dikemudian hari terdapat kekurangan dan/atau

kekeliruan dalam surat keputusan ini maka akan
diadakan perubahan atau perbaikan sebagaimana
mestinya;

KELIMA : Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di : Pagar Alam

Pada tanggal : 25 Juni 2020
Direktur RSUD Besemah
Kota Pagar Alam

dr. Dian Netha Inggriany

NIP.197908152007012020

Lampira : Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit

 n Umum Daerah Besemah Kota Pagar
Alam
Nomor : 445/ /RSUDB/2020
Tentang : Retensi dan pemusnahan rekam medis

KEBIJAKAN RETENSI DAN PEMUSNAHAN REKAM MEDIS

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH BESEMAH KOTA PAGAR ALAM

1. Pengertian
a. Retensi adalah suatu kegiatan memisahkan atau memindahkan antara
dokumen rekam medis yang masih aktif di ruang penyimpanan (filling).
b. Berkas rekam medis aktif yaitu berkas rekam medis yang masih aktif
digunakan untuk pelayanan pasien yang bersangkutan.
c. Berkas rekam medis in aktif yaitu berkas rekam medis yang sudah tidak
digunakan lagi untuk pelayanan pasien yang bersangkutan dalam
jangka waktu tertentu.
d. Pemusnahan rekam medis adalah kegiatan menghilangkan / menghapus
/ menghancurkan secara fisik dokumen rekam medis yang telah
mencapai 5 (lima) tahun sejak terakhir berobat di rumah sakit.

2. Tujuan
a. Mengurangi jumlah dokumen rekam medis yang masih disimpan dalam
rak (filling) sehingga didapat ruang untuk penyimpanan rekam medis
yang baru.
b. Mengabadikan formulir-formulir rekam medis yang bernilai guna.

3. Isi kebijakan
a. Retensi rekam medis dilakukan untuk pasien inaktif 2 (dua) tahun atau
lebih sejak pasien berobat.
b. Retensi dilakukan setiap bulan atau triwulan secara reguler.
c. Apabila rekam medis pasien sudah disimpan di rak inaktif tapi
kemudian pasien berobat lagi maka rekam medisnya disimpan lagi di
dalam rak aktif.
d. Pemusnahan dilakukan untuk rekam medis yang inaktif telah mencapai
5 (lima) tahun sejak terakhir berobat kecuali ringkasan pulang dan
persetujuan tindakan medik.
e. Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik disimpan dalam
jangka waktu minimal 10 (sepuluh) tahun sejak tanggal dibuat
ringkasan tersebut.
f. Pemusnahan dilakukan sesuai dengan kebutuhan dan kondisi ruang
penyimpanan rekam medis.
g. Pemusnahan dilakukan sesuai dengan kebutuhan dan kondisi ruang
penyimpanan rekam medis;
h. Pemusnahan rekam medis diusulkan kepada direktur RSUD Kota Langsa
untuk ditetapkan Tim dan jadwal pemusnahannya;
i. Tatacara pemusnahan ditetapkan dalam standar operasional prosedur
(SOP) tersendiri dengan memperhatikan prinsip-prinsip kerahasiaan,
keamanan dan integritas

Ditetapkan di : Pagar Alam

Pada tanggal : 25 Juni 2020
Direktur RSUD Besemah
Kota Pagar Alam

dr. Dian Netha Inggriany

NIP.197908152007012020

TATA LAKSANA DAN PEMUSNAHAN REKAM MEDIS

1. Rekam Medis aktif dan inaktif

a. Rekam medis aktif

1) Berkas rekam medis yang masih dipakai dalam jangka waktu tertentu
sesuai dengan ketentuan masing — masing rumah sakit
2) Pasien masih aktif berobat / berkunjung ke rumah sakit untuk
melakukan

pengobatan

3) Ketentuan batas waktu penyimpanan rekam medis RSUD Besemah

Kota Pagar Alam adalah

b. Rekam Medis Inaktif

Berkas rekam medis pasien yang tidak pernah dipergunakan dalam jangka
waktu tertentu, dikarenakan :

1) Pasien meninggal
2) Pasien tidak pernah berkunjung / berobat di rumah sakit dalam
jangka waktu yang telah ditentukan.
3) Pasien tidak pernah berkunjung / berobat di rumah sakit
dikarenakan pindah ke institusi / rumah sakit

2. Metode pemisahan rekam medis aktif dan inaktif

Tata cara pemindahan berkas rekam medis aktif menjadi inaktif :

a. Dilihat dari tanggal dan tahun kunjungan terakhir

b. Dilihat dari diagnosa pada tahun terakhir pasien karena ada pembedaan
pada penyakit mata, jiwa, orthopedi, kista, dan ketergantungan obat.
Selain penyakit yang telah disebutkan (penyakit umum) masa inaktifnya
hanya 5 tahun
c. Berkas rekam medis dipisahkan di ruang Iain (terpisah dari ruangan
rekam medis aktif sesuai dengan jangka waktu yang telah ditentukan)

3. Lembaran — lembaran rekam medis yang dipilah:

a. Ringkasan pasien masuk dan keluar

b. Resume

c. Lembar operasi

d. Lembar identifikasi bayi baru lahir

e. Lembar persetujuan tindakan

f. Lembar sebab kematian

 g. Hasil pemeriksaan penting

h. Berkas rekam medis tertentu disimpan di ruangan berkas rekam medis

inaktif

i. Lembaran rekam medis sisa dan rekam medis rusak / tidak terbaca,
disiapkan untuk dimusnahkan. Berkas rekam rusak / tidak terbaca harus
dibuat surat pernyataan diatas segel oleh direktur rumah sakit

4. Sistem pemusnahan berkas rekam medis

Pemusnahan merupakan suatu proses kegiatan penghancuran secara fisik arsip

rekam medis yang telah berakhir fungsi dan nilai gunanya. Penghancuran
harus dilakukan secara total dengan cara membakar habis, mencacah atau
daur ulang sehingga tidak dapat dikenali lagi baik isi maupun bentuknya.

5. Tata cara pemusnahan berkas rekam medis

a. Pembentukan Tim Pemusnah dengan SK Direktur
b. Tim membuat daftar pertelaahan berkas rekam medis
c. Pelaksanaan pemusnahan dengan dibakar menggunakan incenerator,
dibakar biasa
d. Tim pemusnahan membuat berita acara pemusnahan yang ditanda
tangani Ketua dan Sekretaris dan diketahui oleh Direktur Rumah Sakit
e. Berita acara pemusnahan berkas rekam medis, yang asli disimpan di
rumah sakit, lembar kedua kepada pemilik rumah sakit dan kepala
Dirjen pelayanan medis.
f. Khusus rekam Medis yang rusak / tidak terbaca dapat lansung
dimusnakan dengan terlebih dahulu membuat pernyataan diatas segel
oleh direktur Rumah Sakit

Ditetapkan di : Pagar Alam

Pada tanggal : 25 Juni 2020
Direktur RSUD Besemah
Kota Pagar Alam

dr. Dian Netha Inggriany

NIP.197908152007012020