PT DIZAMATRA POWERINDO

No Dokumen
:
SOP-DP-HSE-07

Tgl Terbit
:
24 Juni 2021

PROSEDUR
Revisi
:
00

Halaman
:
1 dari 10

PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI

DAFTAR ISI

1. TUJUAN..........................................................................................................................................................................1
2. RUANG LINGKUP.............................................................................................................................................2
3. REFERENSI......................................................................................................................................................2
4. DEFINISI............................................................................................................................................................2
5. KEBIJAKAN.......................................................................................................................................................3
6. DESKRIPSI PROSEDUR..................................................................................................................................3
7. DOKUMEN PENDUKUNG................................................................................................................................9
8. DOKUMEN TERKAIT........................................................................................................................................9
9. LAMPIRAN...................................................................................................................................................... 9

Disiapkan Oleh,

Diperiksa Oleh,

Disetujui Oleh,
 No Dokumen : SOP-DP-HSE-07
PT DIZAMATRA POWERINDO
Tgl Terbit : 24 Juni 2021
Revisi : 00
PROSEDUR
Halaman : 2 dari 10
PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI

Robby Susilo

Bertha Andrian

Ragil Winahyu

OHS Supervisor

Kepala Teknik Tambang

General Manager

1. TUJUAN
.1. Sebagai pedoman bagi PT. Dizamatra Powerindo, Perusahaan Mitra dan Perusahan yang bekerja di bawah PT.
Dizamatra Powerindo mengenai informasi yang terdokumentasi
1.2 Untuk menetapkan tata cara manajemen PT. Dizamatra Powerindo dalam melaksanakan Sistem
Pendokumentasian
1.3 Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan dalam pengendalian informasi terdokumentasi PT. Dizamatra
Powerindo
2. RUANG LINGKUP

2.1 Prosedur ini melingkupi proses pembuatan dokumen pengesahan dokumen kodefikasi, distrbusi, perubahan
dokumen; dokumen eksternal; dan pengendalian rekaman

3. REFERENSI

3.1 ISO 9001 : 2015, Klausul 7.5 Informasi Terdokumentasi

3.2 ISO 14001 : 2015, Klausul 7.5 Informasi Terdokumentasi

3.3 ISO 45001 : 2018, Klausul 7.5 Informasi Terdokumentasi

3.4 Permen ESDM No. 38 tahun 2014, Bab VI, Dokumentasi

4. DEFINISI
4.1 Informasi Terdokumentasi adalah dokumen pedoman, petunjuk, atau aturan dalam melaksanakan aktivitas
(Manual Perusahaan, Prosedur, Instruksi Kerja, Formulir, Proposal, Kontrak, dan Dokumen lain dalam
 No Dokumen : SOP-DP-HSE-07
PT DIZAMATRA POWERINDO
Tgl Terbit : 24 Juni 2021
Revisi : 00
PROSEDUR
Halaman : 3 dari 10
PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI

kelengkapan Sistem Manajemen Keselamatan Pertambangan). Rekaman / catatan (Laporan atau dokumen
yang memuat hasil yang dicapai sebagai bukti pelaksanaan aktivitas manajemen keselamatan pertambangan)
4.2 Informasi Terdokumentasi Internal adalah informasi terdokumentasi yang dibuat dan ditetapkan oleh PT.
Dizamatra Powerindo
4.3 Informasi Terdokumentasi Eksternal adalah informasi terdokumentasi yang berasal dari luar PT. Dizamatra
Powerindo dan digunakan sebagai digunakan sebagai referensi dan acuan kerja misalnya standar
nasional/internasional, perundang-undangan/peraturan-peraturan, dan lainnya
4.4 Informasi Terdokumentasi Terkendali adalah merupakan status informasi terdokumentasi yang didistribusikan dan
telah ditetapkan, apabila terjadi perubahan atas dokumen tersebut, pengendali dokumen harus memberikan
revisi yang terbaru dan memastikan dokumen yang lama telah ditarik
4.5 Yang dimaksud masa simpan 1 tahun adalah catatan/informasi terdokumentasi yang dibuat dalam tahun berjalan
dari 1 Januari sampai 31 Desember disimpan selama 1 tahun dan dimusnahkan pada tahun ke-3, demikian
berlaku untuk kelipatannya
Contoh :
Informasi terdokumentasi lingkungan 1 Januari 2021 sampai 31 Desember 2021 disimpan selama 1 tahun
(tahun 2022) dan dimusnahkan pada Januari 2023
4.6 Pengendalian Dokumen adalah proses yang disyaratkan sesuai Standar dalam hal memastikan dokumen agar
tersedia (available), dapat diakses oleh semua pengguna ( accessable), keterkaitan antar dokumen mampu
ditelusuri (traceable), update, dapet dibedakan antara yang terbaru dan yang tidak berlaku lagi
5. KEBIJAKAN, TANGGUNG JAWAB & PENEGAKAN
KEBIJAKAN
5.1 Dokumen internal yang digunakan sebagai acuan kerja seperti prosedur, instruksi kerja, formulir, dan bukti
pelaksanaan pekerjaan harus dipastikan telah disahkan dan dikendalikan
5.2 Setiap dokumen yang digunakan sebagai acuan kerja harus tersedia di area yang berkaitan
5.3 Tidak dibenarkan untuk menggandakan dokumen internal tanpa seizin Manajemen
5.4 Tidak dibenarkan mengubah isi atau konten dari dokumen internal tanpa melalui prosedur perubahan dokumen
5.5 Dokumen yang masa berlaku sudah habis atau Kadaluwarsa tidak boleh berada dalam area kerja
5.6 Dokumen yang berasal dari pihak eksternal perusahaan dan juga dalam bentuk email atau Soft Copy yang tidak
dicatat dan didaftarkan termasuk dokumen tidak terkendali
5.7 Penetapan masa simpan rekaman dilakukan sesuai dengan peraturan perundangan/persyaratan lain (jika ada)
atau sesuai kebutuhan organisasi serta untuk meningkatkan efisiensi
TANGGUNG JAWAB & PENEGAKAN
5.8 KTT bertanggung jawab dalam :
 No Dokumen : SOP-DP-HSE-07
PT DIZAMATRA POWERINDO
Tgl Terbit : 24 Juni 2021
Revisi : 00
PROSEDUR
Halaman : 4 dari 10
PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI

 Membakukan dokumen yang akan terbit dan menyetujui dokumen tersebut

 Memberikan keputusan terakhir terhadap setiap masalah yang timbul dalam segala penyusunan
dokumen
 Memastikan setiap dokumen yang beredar sudah disetujui oleh KTT
5.9 Seluruh Dept. Head PT. Dizamatra Powerindo bertanggung jawab dalam pembuatan dan penerbitan dokumen
5.10 HSE Dept.bertanggung jawab dalam mengelola pembuatan dan pelaksanaan informasi terdokumentasi
6. DESKRIPSI PROSEDURE
6.1 Ketentuan Umum
6.1.1 Jenis informasi terdokumentasi yang diterapkan dalam PT. Dizamatra Powerindo ada 3 (tiga) tipe
sebagai berikut :
a. Informasi tipe 1 : Pedoman SMKP Minerba dan Standar Perusahaan
b. Informasi tipe 2 : Prosedur, Instruksi Kerja, diagram alir, formulir dan lainnya
c. Informasi tipe 3 : Formulir yang telah diisi (rekaman)

6.2 Pembuatan Informasi Terdokumentasi

6.2.1 Supervisor masing-masing departemen membuat daftar proses/kegiatan yang ada pada departemen
masing-masing menggunakan Formulir Identifikasi Proses
6.2.2 Semua departemen membuat draft dokumen yang diperlukan dalam kegiatan yang dijalankan
6.2.3 Dokumen Instruksi Kerja dibuat oleh Officer masing-masing divisi
6.2.4 Supervisor mengajukan draft dokumen kepada Head of Dept. masing-masing
6.2.5 Jika dokumen tersebut harus direvisi maka supervisor / pembuat draft dokumen harus menganalisa
ulang isi dan draft dokumen tersebut sesuai dengan urutan/kebutuhan dari proses yang ada dalam
masing-masing departemen

6.3 Pengesahan Dokumen

6.3.1 Draft dokumen yang telah diperiksa Head of Dept. masing-masing departemen diajukan kepada HSE
Dept. untuk diperiksa beserta lampiran form P4D (Permohonan, Penerbitan, Perubahan, dan
Pemusnahan Dokumen) untuk memastikan dokumen tersebut sesuai dengan persyaratan standar
6.3.2 Jika ada ketidaksesuaian maka draft dokumen dikembalikan ke departemen masing-masing untuk
direvisi sesuai dengan menyampaikan rekomendasi perubahan yang diperlukan
6.3.3 Draft dokumen yang telah diperiksa dan direvisi maka dokumen tersebut selanjutnya diajukan kepada
KTT untuk diperiksa
 No Dokumen : SOP-DP-HSE-07
PT DIZAMATRA POWERINDO
Tgl Terbit : 24 Juni 2021
Revisi : 00
PROSEDUR
Halaman : 5 dari 10
PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI

6.3.4 Dokumen yang telah diperiksa KTT diajukan kepada General Manager untuk disetujui

6.4 Identifikasi Informasi Terdokumentasi (Cara Penomoran Informasi Terdokumentasi)

6.4.1 Setiap informasi terdokumentasi yang diterbitkan menggunakan kode dan angka dengan arti tertentu
untuk memudahkan penelusurannya yaitu :
a. Manual SMKP Minerba : P – DP – XXX - YY
b. Prosedur SMKP Minerba : SOP – DP – XXX - YY
c. Instruksi Kerja : IK – DP – XXX - YY
d. Formulir : F – DP- XXX - YY
e. Dokumen Internal : DI – DP – XXX - YY
f. Dokumen Eksternal : DE – DP – XXX – YY
Keterangan :
P : Pedoman
SOP : Standart Operational Procedure
IK : Instruksi Kerja
F : Formulir
DI : Dokumen Internal
DE : Dokumen Eksternal
DP : Nama Perusahaan (Dizamatra Powerindo)
XXX : Departemen
YY : No. Urut Dokumen
g. Penomoran Surat Eksternal : Nomor Surat/Nama Perusahaan-Site/Bulan/Tahun
Keterangan :
 Nomor Surat diisi dengan angka nominal (Cth : 001)
 Nama Perusahaan diisi dengan DP
 Nama Site diisi dengan LHT
 Bulan diisi dengan angka romawi (Cth : IV)
 Tahun diisi sesuai tahun dibuatnya surat
h. Penomoran Surat Internal : No.Surat/Divisi-Departemen/Jenis Dokumen/DP-Site/Bulan/Tahun
Contoh : 001/Env-HSE/BA/DP-LHT/IV/2021
Keterangan Jenis Dokumen:
 No Dokumen : SOP-DP-HSE-07
PT DIZAMATRA POWERINDO
Tgl Terbit : 24 Juni 2021
Revisi : 00
PROSEDUR
Halaman : 6 dari 10
PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI

IM : Internal Memo BA : Berita Acara

SP : Surat Peringatan SK : Surat Keputusan, dll
6.4.2 Berikut kode departemen pada penomoran dokumen :
 MO : Mine Operational
 ENG : Engineering
 PLT : Plant
 HSE : Health Safety Environment
 LAC : Land Acquisition
 HRD : HRGA, Legal, IT
 CSR : Corporate Social Responsibility
6.4.3 Kode revisi
Informasi terdokumentasi yang pertama kali terbit diberi kode revisi 00, selanjutnya jika terjadi
revisi menjadi 01, 02 dan seterusnya. Setelah mencapai revisi 10 dilakukan penerbitan ulang
dengan kode A0, A1, A2, dst....
6.4.4 Informasi terdokumentasi yang telah disahkan harus tercatat dalam Masterlist Dokumen
6.4.5 Informasi terdokumentasi yang dipertimbangkan sebagai dokumen Master baik dalam bentuk Soft
Copy atau soft copy disimpan oleh Document Controller

6.5 Pengendalian Informasi Terdokumentasi

6.5.1 Persyaratan pengendalian informasi terdokumentasi mencakup untuk informasi terdokumentasi
internal dan eksternal.
6.5.2. Informasi terdokumentasi tipe 1 dan 2 terdiri dari dokumen terkendali Penggandaannya dilakukan
dengan mengkopi dokumen Master.
6.5.3 Penggandaan dokumen terkendali dilakukan sebanyak jumlah penerimanya yang dituangkan pada
formulir Masterlist Dokumen atau ditambahkan turunannya jika dibagian tersebut diperlukan
penggandaan dengan menambahkan abjad dibelakang nomor copynya contoh : 9A, 9B, 9C, 9D
dan seterusnya
6.5.4 Document Controller memberikan stempel pada dokumen yang didistribusikan dengan ketentuan
sebagai berikut :
 Master : Salinan asli dokumen (Merah)
 Controlled Copy : Salinan Terkendali (Biru)
 Uncontrolled Copy : Salinan Tidak Terkendali (Biru)
 No Dokumen : SOP-DP-HSE-07
PT DIZAMATRA POWERINDO
Tgl Terbit : 24 Juni 2021
Revisi : 00
PROSEDUR
Halaman : 7 dari 10
PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI

 Obsolete : Dokumen Kadaluwarsa yang perlu dimusnahkan

6.5.5 Salinan yang didistribusikan harus diberi stempel Controlled Copy pada halaman pertama dokumen
6.5.6 Informasi terdokumentasi yang didistribusikan ke masing-masing departemen dilakukan dengan
menggunakan Formulir Serah Terima Informasi Terdokumentasi
6.5.7 Setiap dokumen terkendali yang didistribusikan ke pihak ketiga, harus dengan seizin KTT dan
ditandai dengan stempel Uncontrolled Copy
6.5.8 Soft copy asli hanya disimpan oleh Pengendali Dokumen untuk referensi atau digunakan pada saat
dibutuhkan untuk perubahan

6.6 Revisi Informasi Terdokumentasi

6.6.1 Supervisor dan Head of Dept. melakukan peninjauan terhadap efektivitas dokumen yang digunakan
untuk mendukung berjalannya kegiatan yang ada pada departemen tersebut
6.6.2 Jika ada dokumen yang memerlukan perubahan/revisi, Supervisor/Head of Dept mengajukan usulan
perubahan dokumen disertai draft dokumen kepada Document Controller dengan menggunakkan
Form Usulan dan Catatan Revisi
6.6.3 Dokumen baru akan yang direvisi akan disahkan sesuai dengan ketentuan pengesahan
6.6.4 Semua dokumen yang diganti dengan revisi terbaru dan dokumen eksternal yang tidak berlaku
dikembalikan pada Document Controller dan diberi stempel “Obsolete”. Informasi terdokumentasi
berasal dari master dokumen tetap dipelihara selama satu kali periode evaluasi, sedangkan yang
ditarik dari pemegang salinan distempel Tidak Berlaku untuk dimusnahkan. Setiap pemusnahan
informasi terdokumentasi dibuat dan dicatatan dengan menggunakan Form Berita Acara
Pemusnahan Informasi Terdokumentasi
6.6.5 Untuk informasi terdokumentasi dalam bentuk soft copy yang sudah kadaluwarsa dipindah ke folder
terpisah dan diidentifikasi sebagai dokumen Kadaluwarsa yang disimpan untuk tujuan mampu
telusur

6.7 Informasi Terdokumentasi yang Berasal dari Eksternal

6.7.1 Informasi terdokumentasi yang berasal dari luar PT. Dizamatra Powerindo diidentifikasi dengan
diberi stempel Controlled Copy pada halaman cover dan dicatat dalam Masterlist Dokumen.
Secara berkala PT. Dizamatra Powerindo pro aktif mencari informasi apakah dokumen eksternal
yang dikendalikan masih berlaku.
6.7.2 Informasi terdokumentasi yang berasal dari eksternal yang telah Kadaluwarsa jika disimpan secara
terpisah dan diberi identifikasi Obsolete
 No Dokumen : SOP-DP-HSE-07
PT DIZAMATRA POWERINDO
Tgl Terbit : 24 Juni 2021
Revisi : 00
PROSEDUR
Halaman : 8 dari 10
PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI

6.8 Pengelolaan Informasi terdokumentasi tipe 3/Rekaman

6.8.1 Identifikasi dan mampu telusur Rekaman
a. Document Controller bertanggung jawab untuk menjaga Daftar Rekaman. Jika ada perubahan
pada daftar rekaman, maka daftar rekaman tersebut harus diperbarui
b. Rekaman harus disimpan di lokasi yang ditunjuk untuk memastikan ketertelusuran dan orang yang
bertanggung jawab
6.8.2. Penyimpanan , perlindungan dan masa simpan
a. Document Controller menyimpan informasi terdokumentasi master untuk memudahkan
pemantauan apabila terjadi perubahan
b. Penyimpanan, pemeliharaan dan penyajian kembali rekaman menjadi tanggung jawab masing-
masing Head of Dept. dimana rekaman dibuat
c. Informasi terdokumentasi disimpan dengan sarana penyimpanan yang sesuai. Untuk yang
berupa kertas (hard copy) disimpan dalam lemari file, filling cabinet dan lain-lain. Untuk yang
berupa soft copy disimpan dalam flash disk /hard disk yang di beri password.
d. Soft copy asli hanya disimpan oleh Document Controller sebagai referensi yang dapat digunakan
pada saat dibutuhkan untuk perubahan. Pemeliharaan soft copy harus dengan cara yang tepat
dan sistem back- up harus diaktifkan melalui hard disk eksternal atau media penyimpanan
lainnya
e. Rekaman kritis (jika ada) dilindungi dari potensi kebakaran, pencurian, penghapusan yang tidak
sah dan kerusakan lainnya .
f. Catatan kritis pada media elektronik harus diamankan dari penghapusan tidak disengaja, virus
komputer dan kerusakan dari file; hard copy digandakan dan disimpan di lokasi / daerah yang
berbeda
g. Rekaman dalam bentuk soft copy harus di back- up dan rekaman back- up harus dilindungi dari
kerusakan kerugian
h. Masing-masing rekaman informasi terdokumentasi lingkungan disimpan untuk waktu yang
ditetapkan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan atau berdasarkan kepentingan
perusahaan. Apabila tidak ada aturannya, masa retensi ditetapkan sesuai dengan kebijakan dan
kebutuhan dimasing-masing unit kerja dengan masa simpan minimal tiga tahun. Masa simpan
ditetapkan pada Formulir Daftar catatan masa simpan informasi terdokumentasi

6.9 Pengambilan dan pemusnahan

 No Dokumen : SOP-DP-HSE-07
PT DIZAMATRA POWERINDO
Tgl Terbit : 24 Juni 2021
Revisi : 00
PROSEDUR
Halaman : 9 dari 10
PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI

6.9.1 Informasi terdokumentasi dibuat agar tersedia untuk pemeriksaan oleh manajemen atau seperti
yang diminta oleh pihak yang berkepentingan dan rekaman harus mudah dibaca.
6.9.2 Document Controller melakukan pemusnahan terhadap rekaman lingkungan sesuai dengan masa
simpan yang disepakati dan ditetapkan. Setiap rekaman lingkungan yang dimusnahkan terlebih
dahulu dimintakan persetujuan kepada KTT dan dibuat berita acara pemusnahannya dengan
menggunakan Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen yang ditandatangani oleh Head of
Dept. terkait dan diketahui oleh KTT
6.9.3 Rekaman harus dimusnahkan dengan cara apapun yang cocok (dicacah)
7. DOKUMEN PENDUKUNG
7.1 Formulir Usulan dan catatan Revisi
7.2 Formulir Serah Terima Informasi Terdokumentasi
7.3 Formulir Daftar Masa Simpan Informasi Terdokumentasi
7.4 Masterlist Dokumen
7.5 Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen
8. DOKUMEN TERKAIT
-
9. LAMPIRAN
Lampiran sebagai berikut akan menjadi bagian dari SOP ini
Nomor Lampiran Judul Lampiran
Lampiran A Diagram Alir

Lampiran A. Diagram alir

KTT
Supervisor Head of Dept. Sesuai GM DC
 No Dokumen : SOP-DP-HSE-07
PT DIZAMATRA POWERINDO
Tgl Terbit : 24 Juni 2021
Revisi : 00
PROSEDUR
Halaman : 10 dari 10
PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI

Identifikasi Proses Kerja

Pembuatan dan Pemeriksaan Kesesuaian Persetujuan Penerbitan Pencatatan Dokumen

Pengajuan Draft Pengesahan Dokumen
Dokumen Dokumen dalam Masterlist
Dokumen

Tidak

Penggandaan dan
Pengembalian Dokumen
Identifikasi Pengendalian
untuk direvisi
Revisi Dokumen Dokumen

Distribusi Dokumen

Pemeliharaan dan
Penyimpanan Dokumen

Pencatatan dan
Pengajuan Revisi Identifikasi Dokumen
Dokumen Tidak Berlaku

Penarikan Dokumen

Pemusnahan Dokumen

Selesai