PENGENDALIAN KONTRAK

MANAJEMEN / PENGENDALIAN
PERJANJIAN KONTRAK

MANAJEMEN
MUTU &
MANEJEMEN
RESIKO

MUTU

Pengendalian Pekerjaan/Kontrak dilakukan dengan menerapkan

Manajemen Mutu dan Manajemen Resiko yang bertujuan untuk
memperoleh pekerjaan/kontrak yang
TEPAT MUTU, TEPAT WAKTU, dan BIAYA YANG EFISIEN

2
 MANAJEMEN / PENGENDALIAN
PERJANJIAN KONTRAK
• Organisasi : banyak
dibutuhkan Tenaga Teknis.
KOMPLEKSITAS PEKERJAAN
• Pemeriksaan Pekerjaan :
jenis pemeriksaan banyak,
jumlah pemeriksaan
sedikit.
• Dibutuhkan Intensitas periodik
dalam pengendalian dan
monitoring pelaksanaan.
• Organisasi : sedikit
dibutuhkan Tenaga Teknis.
• Pemeriksaan Pekerjaan : jenis
dan jumlah pemeriksaan
sedikit.
• Dibutuhkan Intensitas rendah
dalam pengendalian dan
monitoring pelaksanaan.
• Organisasi : banyak
dibutuhkan Tenaga Teknis.
• Pemeriksaan Pekerjaan : jenis
dan jumlah pemeriksaan
banyak.
• Dibutuhkan Intensitas tinggi
dalam pengendalian dan
monitoring pelaksanaan.
• Organisasi : sedikit
dibutuhkan Tenaga Teknis.
• Pemeriksaan Pekerjaan :
jenis pemeriksaan sedikit,
jumlah pemeriksaan
banyak.
• Dibthkan Intensitas periodik dlm
pengendalian dan monitoring
pelaksanaan.
BIAYA PEKERJAAN
MANAJEMEN MUTU
METODE APLIKASI MANAJEMEN MUTU

QUALITY PLANNING
Kegiatan yang bertujuan untuk merumuskan mutu yang akan
dicapai dengan prosedur pelaksanaan tertentu

QUALITY ASSURANCE
Kegiatan yang bertujuan untuk menjamin bahwa prosedur
pelaksanaan pekerjaan telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan

QUALITY CONTROL
Kegiatan yang bertujuan untuk menjamin bahwa produk yang
dihasilkan sesuai dengan kriteria yang
direncanakan/spesifikasi
Prinsip Pengendalian Proyek

RENCANA

PROGRAM
P X
E
X
N EVALUASI PELAKSANAAN
G
E
N
D PELAPORAN
A
L PENGAWASAN
I X
Petunjuk Turun Tangan
Pengendalian = Pengawasan + Turun Tangan
5
 PENGERTIAN PENGENDALIAN
Upaya manajemen untuk keberhasilan
proyek; Ada 3 unsur kegiatan :

* Was melihat; mencatat, mengukur; laporan.

:
* Evaluasi : Analisa; identifikasi masalah;
pengelompokan masalah (5m);
pemecahan masalah.
* T3 : Tindakan kongkrit/action.

Pengendalian = Pengawasan + T3
UKURAN KEBERHASILAN PEKERJAAN
1. Diselesaikan dalam WAKTU sesuai rencana.
2. Dilaksanakan dengan KUALITAS sesuai
yang ditetapkan.
3. Dilaksanakan dengan KUANTITAS sesuai
yang ditetapkan.
4. Diselesaikan dalam batasan biaya
yang direncanakan.
5. Dilaksanakan dengan tertib administrasi
sesuai yang ditetapkan.
TUJUAN PENGENDALIAN WAKTU

> Pekerjaan selesai tepat waktu.

> Meningkatkan efisiensi & efektifitas.
> Tidak terjadi kenaikan biaya.
> Menghindari sisa Anggaran Pembangunan (SIAP).
> Tidak terjadi Perubahan Benefit Cost Ratio.
 KEBERHASILAN PENGENDALIAN WAKTU
• Tekan serendah-rendahnya “ketidakpastian”.
• Kendalikan waktu secara Disiplin dan Konsisten.
• Lakukan siklus pengendalian waktu dengan tertib.
• Buat program kerja harian, laporan harian, was. harian.
• Evaluasi setiap saat untuk mendapatkan T-3.
• Adakan rapat (minimum) mingguan secara konsisten
dengan agenda evaluasi, pemecahan masalah dan T-3
(jangan menunda-nunda masalah).
ALAT PENGENDALI
(Program Kerja)

1 Metode lintasan kritis (CPM).

- Arrow Diagram.
2 Diagram balok (Barchart).
3 Curva. S – S. Curve.
 JADWAL KERJA I
CONTOH ARROW DIAGRAM

2
2 7
2 8

0 6 6 9 15 6 21
1 0 3 6 5 15 7 21
8 N = Nomor
7 6 Simpul
(Event).
7 12 EET EET = Earliest Event
4 8 6 13 N
5 LET Time.
LET = Latest Event
Time.
= Kegiatan.
= Lintasan Kritis.
 PENGENDALIAN WAKTU

NETWORK DIAGRAM (1)

1. Arrow Diagram N = Number of Event
EET = Earliest Event Time
LET = Latest Event Time
EET EET A = Activity
N N D = Durasi EET
A LET = Arrow LET
LET D
 JADWAL KERJA III CONTOH S-CURVE
No. Uraian Biaya Nilai Bulan %
Pekerjaan % Penyelesaian
N 1 2 3 4 5 6 7
K
1 Kegiatan 1 700 7 7 -100
5 2
2 Kegiatan 2 2800 28 7 7 7 7 -75
5 6 7 7 3
3 Kegiatan 3 2500 25 5 5 1 5
5 5 0 7 -50
4 Kegiatan 4 2100 21 7 8 7
5 7 7 3
5 Kegiatan 5 500 19 6 6 3 -25
1 6 3
0
Jumlah 10000 100 1
-0
0
Rencana Kemajuan Tiap Bulan 7 7 1 1 3 1 3
NK= Nilai Kontrak 2 9 4 8
Rencana Kemajuan Kumulatif 7 14 2 4 7 9 10
PENYEBAB UTAMA KEKURANG BERHASILAN

Tidak Tertib dalam Pelaksanaan tugas = pelanggaran

ketentuan

 Tidak disengaja karena lalai.

 Tidak disengaja karena tidak tau.
 Disengaja karena suatu vested.
Bagaimana melaksanakan kontrak ?

Mengoperasionalkan Sumber Daya

dengan sasaran
Tepat waktu,Tepat mutu,Tepat biaya,
dalam koridor persyaratan
Administrasi Penyelenggaraan Proyek.

15
 PROTOTYPE ORGANISASI PROYEK KECIL

OWNER

PELAKSANA

MANDOR

TUKANG /
OPERATO
R

16
 PROTOTYPE ORGANISASI PROYEK SEDANG

OWNER

PROJECT MANAGER

SITE MANAGER
SITE ENGINEER

ESTIMATOR ENGINEER

DST
PELAKSANA

MANDOR

TUKANG /
OPERATOR

17
 PROTOTIPE ORGANISASI PROYEK BESAR

CONSTRUCTION
MANAGER

QUALITY ASSURANCE

SITE ENGINEER SITE MANAGER PROCUREMENT

PLANNING

AHL I
QUANTITY SURVEYOR
EQUIPMENT
ESTIMATOR
P.U. STRUKTUR P.U. ARSITEKTUR P.U. M /
CONTROL E
GENERAL AFFAIR
SURVEYOR

SAFETY

PELAKSANA PELAKSANA PELAKSANA

TEKNIS
PEMBANTU PELAK.

PEMBANTU PELAK. PEMBANTU PELAK.

PRODUKSI
SUB KONTRAKTOR & MANDOR

18
 TYPICAL ORGANIZATION STRUCTURE OF CONSUL
TANT
ROAD & BRIDGE CONSTRUCTION
SERVICES CONSTRU
CTION
CONSTRUCTION MANAGER SUPERVI
SION
OPERATIONAL DIVISION ENGINEERING DIVISION ENGINEER

HEAVY SITE MANAGER SITE MANAGER COST COST ENGINE HIGHWAY/

EQUIPMENT ROAD BRIDGE & CONTROL ESTIMA ERING BRIDGE
MANAGER CONSTRUC OTHER LER TION MANAGER ENGINEER
TION STRUCTURE

ENGINEER
CONSTRUCTION CONSTRUCTION Quantity/Planning INSPEC
ENGINEER OF ROADS ENGINEER OFBRIDGES /Quality Ass/ TOR
Road Safety

CHIEF FOREMAN CHIEF FOREMAN QUAN TECHNICIAN LABORA

TITY SURVEYOR/ TORY
ESTI PLANNING/ TECHNI
MAT LABORA CIAN
OR TORY
EQUIPMENT FOREMAN FOREMAN DRAFTSMAN
FOREMAN

HEAVY SKILLED LABURERS

EQUIPMENT
MECHANIC

19
 DAFTAR SIMAK
 Untuk meyakinkan bahwa setiap tahapan kegiatan telah berjalan
sesuai dengan ketentuan, perlu diadakan suatu daftar simak / check
list.
 Dengan membuat daftar dan mengisinya dengan benar, maka
keterlanjuran proses bisa diketahui dengan dini dan upaya
koreksidapat segera dilakukan.

Daftar simak yang perlu dipersiapkan antara lain :

1. Proses lelang: Dimulai dari kegiatan pengumuman lelang hingga penunjukan

pemenang lelang
2. Pembebasan lahan
3. Penanda tanganan kontrak
4. Surat perintah mulai kerja
5. Rapat persiapan pelaksanaan (PCM)
6. Jaminan kepastian mutu
DAFTAR SIMAK…

7. Mobilisasi
8. Mutual check / rekayasa lapangan
9. Uang muka
10. Buku harian dan laporan
11.Pembayaran prestasi pekerjaan
12.Perubahan pekerjaan (tambah,
kurang) 13.Perpanjangan waktu
14.Sub kontraktor
15.Show cause meeting (scm)
16.Pemutusan kontrak / three parties agreement (tpa)
17.Serah terima pertama
18.Program pemeliharaan selama masa jaminan
19.Serah terima kedua
20.Dokumentasi kontrak
DAFTAR SIMAK
BUKU HARIAN DAN LAPORAN

Sudah / belum

1 Format buku harian dibuat sesuai dengan yang

disyararatkan dalam kontrak

2. Diperiksa dan disetujui direksi teknik, diketa

Hui oleh pimpro/pejabat lapangan dan didistri
Busikan sesuai dengan ketentuan

3. Laporan mingguan dibuat sesuai ketentuan

Dan didistribusikan sesuai ketentuan

4. Laporan bulanan dibuat sesuai ketentuan

dan didistribusikan sesuai ketentuan
 CONTOH
PROSEDUR KERJA
 Siapa saja yang terlibat dalam PCM?
a) Unsur Pengendali :
1. Kepala Satker
2. Pejabat Pembuat Komitmen PPK
3. Tim Teknis Satker/PPK
b) Unsur Pengawasan/Kuasa Direksi (Konsultan Pengawas)
1. Site Engineer (SE),
2. Quality Engineer (QLE) beserta Lab.Tecknisi,
3. Quality Engineer/ Chief Inspector
(QE/CI) beserta Inspector dan Surveyor
c) Unsur Pelaksana (Kontraktor)

24
25
CONSTRUCTION PROCEDURE ( 1 )

C HE C KE D /
S TART REQUES T APPR OVE D AC TION
YE S

NO

RE VIS E D

BASIC PROCEDURE

26
CONSTRUCTION PROCEDURE ( 2 )

PRE PARATION PLANNING

REQUEST
REQUEST FOR WORK
FOR
SURVEY

REQUEST PROPOSED
FO R SHOP
DRAWING
MATERIAL
TEST

PROPOSED APPROVED
REQUEST WORK
FOR METHOD
MOBILIZATION STATEMENT
EQUIPMENT

PROPOSED
FOR
TEST
 FLOWCHARTCONTRACTCHANGEORDER(CCO)

Identification probability change ~ GS given notice to S E all item as already

identification and like as change to contract

S E report S E m ake a note to book ~ S E investigate each change probability ,

to P M lis t of cantract change to m ake engineering report and justification appraise
order im pact cost and tim e deliver to P M .

P M judge validity

No
Verification contract change order
leave it

Yes

No
N ew item
paym ent ?

Yes

P M issue new item ~ P M decide and m aintain a ll sistem and

paym ent resource alocation at item potentially to
change.

P M decide price new item

paym ent C onsultation w ith C
ontractor and S E

costing sum value about

change

No ~ E mployer give agreem ent paym ent in

> 10 % from Aproved by addition decide by P M .
contract value? PM

Yes
List of change to m ake note in form at CO
Aproved by E NTR A C T C HA N G E O RDE R
m ployer

28
 FL OW C HAR T MO NTHL Y C E R TIF IC ATE

Contractor Submit ~ GS submit Monthly Statement

Monthly Statement (MS) include all endoser document
to SE

Monthly Statement ~ SE check Monthly Statement

Check by SE from GS

~ SE appraise and evaluation Monthly

Statement accordance with spesification
Verification of contract
No

Yes

~ PM knowledge MS along with all suporting

data (document)
Payment decided by PM

No
Verification ~ if Agree, PM produce
Monthly Certificate to Employer

Yes

Decided Sum of ~ Employer will take payment accordance

Payment to Employer with Monthly Certificate after approved by PM.

Employer execute payment

29
 JBIC ODA LOAN IP‐529
TANJUNG PRIOK ACCESS ROAD CONSTRUCTION PROJECT, PHASE 1
PACKAGE 1 : SECTION E‐1, ROROTAN ‐ CILINCING

CONSULTANT CONTRACTOR SMCC‐HK Jo.

REQUEST OF WORK
Schedule Work (Date & Time) : No.Request :
LLooccaattiioonn && DDeessccrriippttiioonn No.Shop Drawing :
::

No. Pay Item Item of Work Volume Unit Description

Equipment Labour
Description
Name Quantity Category Quantity

Shop Drawing
Sketch

EMPLOYER CONSULTANT CONTRACTOR

Approved by : Recieved by : Submitted by :
Date/Time : Date/Time : Date/Time :

(……………………….)

Check by :
Date/Time :

(………………………..) (……………………….) (………………………)

White = Contractor (original), Blue = Owner ,Yelow = Consultant

30
 JBIC ODA LOAN IP‐529
TANJUNG PRIOK ACCESS ROAD CONSTRUCTION PROJECT, PHASE 1
PACKAGE 1 : SECTION E‐1, ROROTAN ‐ CILINCING

CONSULTANT CONTRACTOR SMCC‐HK Jo.

REQUEST FOR INSPECTION

Schedule Work (Date & Time) : No.Request :
No.Shop Drawing :
Item of Work : Date of execution :
No.Item of Work : Scheme of content
Location & Description : working : Volume :

LIST OF PREPARATION
DOCUMENT OF WORKING LABOUR

NO. DESCRIPTION YES NO NO. EXPLANATION YES NO

1 PHOTO / VIDEO EARLY 1 CHIEF FORMAN
2 LEVEL CHECK DATA 2 FORMAN
3 QUALITY CONTROL TEST 3 CHIEF LABOUR
4 SHOP DRAWING 4 LABOUR
5 METHODE OF WORK 5 ENGINEER
6 SAFETY ( K3 ) 6 SURVEYOR
7 ENVIRONMENT 7 ASS.SURVEYOR
8 8 LABORAT
9 9 MECHANICAL
10 10 OPERATOR / DRIVER

EQUIPMENT MATERIAL

NO. DESCRIPTION QUANTITY NO. DESCRIPTION QUANTITY

1 1
2 2
3 3
4 4
5 5
REMARKS :

Chief Inspector : ……………...………..……………..…...………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………..
Sign:
Laborat : ………...………..………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………..
Sign:

Employer : ……………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………..
Sign:
EMPLOYER CONSULTANT CONTRACTOR
Approved by : Recieved by : Submitted by :
Date/Time : Date/Time : Date/Time :

(……………………….)

Check by :
Date/Time :

(………………………..) (……………………….) (………………………)

White = Contractor (original), Blue = Owner ,Yelow = Consultant

31
PENYERAHAN PROYEK SELESAI
 Pendahuluan 2/3

IKHTISAR PENANGANAN PROYEK

Periode Pra Kontrak Periode Kontrak

Proses
Pengadaan Periode Periode Periode
Persiapan Konstruksi Pemeli-
Pelaksanaan haraan

Pengend. Pelaks.

Design Tanda Serah Serah

dan Tangan Terima Terima
Dokumen Kontrak Sementara Akhir
Lelang Pekerjaan Pekerjaan

Pengumuman (PHO) (FHO)

Serah Terima
Lelang
Lapangan
TUJUAN PENYERAHAN PROYEK SELESAI

• Review menyeluruh dan Penilaian

Akhir (Adm, Teknis/mutu, Visual).

• Penyerahan Tanggung Jawab.

 PANITIA PENILAI HASIL PEKERJAAN
SELESAI/PANITIA PENERIMA PEKERJAAN

 Susunan Panitia :
 Ketua (merangkap anggota).
 Sekretaris (merangkap anggota).
 Anggota.
 Unsur-unsur Anggota Panitia :

 Unsur atasan langsung

 Unsur proyek
 Unsur direksi teknis
 Jumlah keseluruhan panitia sebaiknya ganjil.
 KEGIATAN PERSIAPAN PHO
Pembentukan Penunjukan Tim
Teknis
Panitia “PHO”
ya

Pekerjaan Pemeriksaan Awal

Oleh Meneliti laporan dan
Selesai Rencana Pemeriksaan
PengawasTeknis

tidak Permohonan Serah Terima Pemeriksaan

Sementara (PHO) Dari Pekerjaan /
Kontraktor Lapangan
 PELAKSANAAN PHO

Pemeriksaan -Cacat Waktu Tenggang

Pekerjaan/ (Grace Period)
-Tdk Sempurna

•Peringatan tidak
Kemajuan
Perbaikan dan
•Ambil Alih Pekerjaan
Penyempurnaan
Memuaskan
•Sanksi

ya

Penyelesaian Berita Acara Masa

PHO Pemeliharaan
 PEMERIKSAAN PEKERJAAN

Panitia (+unsur proyek + unsur kontraktor +

unsur konsultan supervisi) dibagi menjadi 3 tim sbb :

A. Pemeriksaan Kantor (Office Examination).

* Adm. * Keu. * Teknik.

B. Pengujian Mutu (Quality Control).

 Dimensi (Panjang, Lebar, Tebal).

 Mutu (Pengambilan Contoh + Pengujian).

C. Pengamatan Lapangan (Site/Visual Observation).

 Defacts.
 Deficiencies.
 OFFICE EXAMINATION
(Pemeriksaan Kantor / ADM)

Evaluasi ketaatan, kelengkapan, kebenaran Adm. selama

pelaksanaan proyek.

1. Adm. Organisasi & Personil.

2. Adm. Keuangan.
3. Adm. Teknis.
4. Laporan Proyek.
5. Adm. Kekayaan milik negara.
 QUALITY CONTROL
(Pengujian Mutu)

1. Daftar Pengujian mutu yang dilaksanakan (jenis pekerjaan

& dokumen pelaksanaan pengujian).
2. Pengambilan contoh dilapangan secara random.
3. Pengukuran dimensi (Tebal, Panjang, Lebar).
4. Pengujian Mutu.
 CONTOH: PENGAWASAN DENGAN
PENGAMBILAN SAMPEL UN TUK KONSTRUKSI
JALAN

T
2. Dimensi
1. Ekstraksi
a
P
b

I I
a = Lapis Penutup c
d
b = Pondasi Atas
c = Pondasi Bawah
d = Tanah Dasar
 VISUAL OBSERVATION (Pengamatan
Lapangan)

1. Pengamatan dilakukan dari titik awal s/d titik

akhir Proyek.
2. Diamati secara cermat adanya cacat/ kerusakan
(devacts) dan adanya kekurangan/ketidak
sempurnaan (deficiencies).
3. Yang harus diamati seluruh jenis pekerjaan yang
ada dalam kontrak.
4. Dicatat, dibahas cara penanganan, waktu
pelaksanaan dan menetapkan penanggung jawab
pembiayaannya.
 MASA PEMELIHARAAN

 Rencana Kerja Pemeliharaan

 Cara pelaksanaan pemeliharaan.
 Penyediaan peralatan, bahan, tenaga kerja &
jadwal pelaksanaan.
 Rencana kegiatan : Har drainase, timbunan
/galian/longsoran; perkerasan & batu.
 Pengendalian Pelak. Pemel.
 Terus menerus selama masa pemel.
 Cacat ditanggulangi sedini mungkin.
 Kondisi perkim waktu PHO tetap terpelihara
selama masa pemeliharaan.
 PELAKSANAAN FHO

Pemeliharaan Permohonan FHO dari Pemeriksaan

Selesai Kontraktor Pek. Pemel

Tdk
-Tegoran. - Cacat.
Memuaskan
-Sanksi/ ambil - Kurang.
alih.

ya

Berita Acara -Perbaikan.

FHO -Penyempurnaan