Laporan Akhir Aksi Perubahan Sistem Informasi Automasi Perkantoran

KEMENTERIAN DALAM NEGERI
REPUBLIK INDONESIA
LAPORAN IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN
SISTEM INFORMASI AUTOMASI PERKANTORAN
(SIAP)
Disusun Oleh:
NAMA : ADE ACHMAD YULKAFILAH, ST., MM

NDH : 12
INSTANSI : DINAS PERUMAHAN DAN KAWASAN
PERMUKIMAN KABUPATEN KUTAI TIMUR
PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR ANGKATAN V

PPSDM REGIONAL MAKASSAR
MAKASSAR, 26 APRIL – 4 AGUSTUS 2021
LEMBAR PERSETUJUAN
LAPORAN IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN
SISTEM INFORMASI AUTOMASI PERKANTORAN
(SIAP)
NAMA : ADE ACHMAD YULKAFILAH, ST. MM

NDH : 12
Telah disetujui pada tanggal …………..............

Di Pusat Pelatihan Sumber Daya Manusia Regional Makasar
COACH, MENTOR,
MUHAMMAD KHAIDIR, A.P., S.I.P. ,M.Si. Ir. SUMARDANI

NIP. 197504071993111002 NIP. 196308281990031005
i
PENJELASAN COACH
TENTANG KEMAMPUAN PESERTA
Nama Peserta Pelatihan : ADE ACHMAD YULKAFILAH, ST., MM

Nomor Daftar Hadir : 12
Saya menilai peserta Sangat Mampu / Mampu / Kurang Mampu / Tidak

Mampu melaksanakan Perencanaan Aksi Perubahan, dengan penjelasan
sebagai berikut :
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
Makasar, 2021
COACH,
MUHAMMAD KHAIDIR, A.P., S.I.P. ,M.Si.

NIP. 197504071993111002
PENJELASAN MENTOR
TENTANG KEMAMPUAN PESERTA
ii
Nama Peserta Pelatihan : ADE ACHMAD YULKAFILAH, ST., MM
Nomor Daftar Hadir : 12
Saya menilai peserta Sangat Mampu / Mampu / Kurang Mampu / Tidak

Mampu melaksanakan Perencanaan Aksi Perubahan, dengan penjelasan
sebagai berikut :
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
Makasar, 2021
MENTOR,
Ir. SUMARDANI
NIP. 196308281990031005
iii
KATA PENGANTAR
ALHAMDULILAH, Puji Syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT,

karena atas Berkat dan RahmadNya, penulis dapat menyelesaikan
keseluruhan proses dalam aksi perubahan dari mulai Rancangan Aksi
Perubahan dan Laporan Implementasi Aksi Perubahan dengan judul
“Sistem Informasi Automasi Perkantoran”. Laporan ini merupakan
salah satu syarat kelulusan pada Pelatihan Kepemimpinan Administrator
Angkatan V Tahun 2021, yang diselenggarakan oleh Pusat Pelatihan
Sumber Daya Manusia (PPSDM) Regional Makasar.
Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan penghargaan dan terima
kasih yang sebesar- besarnya kepada:
1. Bapak T.R. Fahsul Falah, S.sos., M.si, selaku Kepala PPSDM
Regional Makasar dan juga bertindak sebagai Penguji pada aksi
perubahan yang penulis susun ;
2. Bapak Muhammad Khaidir, AP., S.IP sebagai coach yang telah
memberikan bimbingan, petunjuk dan persetujuan terkait aksi
perubahan ini ;
3. Bapak Ir. Sumardani, sebagai PLT Kepala Dinas Perumahan dan
Kawasan Permukiman dan juga sebagai mentor pada aksi perubahan
yang penulis susun ;
4. Stakeholders terkait yang telah memberikan pernyataan dukungan
dan masukan untuk penyempurnaan aksi perubahan ini;
5. Tim efektif, yang telah mendukung setiap kegiatan dalam aksi
perubahan ini ;
6. Rekan-rekan seangkatan Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan
Administrator Angkatan V Tahun 2021 yang selalu saling mendukung
dan memberi semangat dalam pelaksanaan Diklat dan penyusunan
aksi perubahan ;
7. Bapak dan Ibu para Panitia dan Widiaiswara yang tergabung dalam
PPSDM Regional Makasar telah memberikan pengetahuan dan
berbagi pengalaman kepada penulis;
iv
8. Seluruh rekan Kerja pada Dinas Perumahan dan Kawasan
Permukiman Kabupaten Kutai Timur;
9. Istri beserta anak anakku tercinta, atas doa restu, pengertian,
dukungan dan motivasi yang diberikan selama pelaksanaan Diklat
sampai dengan Laporan Aksi Perubahan ini selesai disusun.
Penulis menyadari bahwa Laporan Implementasi Aksi Perubahan ini
masih jauh dari kesempurnaan, sehingga saran dan kritik yang
membangun sangat diharapkan untuk penyempurnaan Laporan Aksi
Perubahan ini. Selain itu, dari penyusunan laporan Aksi ini diharapkan
juga dapat menjadi bahan evaluasi dan pembelajaran bagi pihak yang
membutuhkan, terutama para
peserta Diklat Pelatihan Kepemimpinan Administrator di periode
berikutnya.
Akhir kata, semoga aksi perubahan ini dapat membawa manfaat dan
dicatat sebagai amal sholeh oleh Allah Subhanahu Wata’ala.
Makasar, 31 Juli 2021
Reformer,
v
PEMERINTAH KABUPATEN KUTAI TIMUR
DINAS PERUMAHAN DAN KAWASAN PERMUKIMAN
Jalan Prof. DR. Sudiatmo Kawasan Komplek Perkantoran Bukit Pelangi
SANGATTA
SURAT PERNYATAAN
Kami yang bertandatangan dibawah ini :

Nama : Ade Achmad Yulkafilah, ST., MM
Jabatan : Kasubag Perencanaan Program dan Keuangan
Instansi : Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman
Adalah peserta Pelatihan Kepemimpinan Administrator Angkatan V Tahun
2021 di Pusat Pelatihan Sumber Daya Manusia Regional Makasar.
Kami yang bertandatangan dibawah ini :

Nama : Ir. Sumardani
Jabatan : PLT. Kepala Dinas
Instansi : Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman
Aksi Perubahan Kinerja Organisasi peserta PKA Angkatan V Tahun 2021

merupakan pembelajaran individual yang menjadi salah satu indikator
pencapaian hasil pelatihan. Aksi Perubahan Kinerja Organisasi ini
akan diimplementasikan pada instansi kami dalam Milestone Jangka
Menengah yaitu Pada Bulan Agustus 2021 sampai dengan Bulan Agustus
2022 dan Milestone Jangka Panjang Pada Bulan Agustus 2022 sampai
dengan Bulan Agustus 2024
Demikian Surat Pernyataan ini dibuat untuk dilaksanakan
Sangatta, 31 Juli 2021
Peserta, Mengetahui,
ADE ACHMAD YULKAFILAH, ST., MM IR. SUMARDANI
ABSTRAK
vi
Sistem Informasi Automasi Perkantoran (SIAP) adalah sebuah program
inovasi untuk meningkatkan Kinerja Dinas Perumahan dan Kawasan
Permukiman agar lebih efektif dan efisien, dengan memanfaatkan sistem
berbasis web based merupakan dokumen yang ditulis dengan
bahasa pemrograman berupa Script yang berisikan sekumpulan instruksi
pemrograman yang ditafsirkan pada saat runtime, singkatnya aplikasi ini
menggunakan bahasa pemrograman PHP (Personal Home Pages) Versi
5 yang disematkan ke dalam kode HTML (Hyper Text Markup Language)
dan hampir selalu bisa diakses melalui HTTP (Hypertext Transfer
Protocol), Karena PHP 5 merupakan scripting server-side maka jenis
bahasa pemrograman ini nantinya script/program tersebut akan
dijalankan/diproses oleh server.
Kata kunci: aplikasi, sistem berbasis web based
vii
DAFTAR ISI
halaman
Lembar Persetujuan ................................................................................ i
Penjelasan Coach ................................................................................... ii
Penjelasan Mentor .................................................................................. iii
Kata Pengantar ....................................................................................... iv
Surat Pernyataan .................................................................................... vi
Abstrak .................................................................................................... vii
Daftar Isi .................................................................................................. viii
Daftar Gambar ........................................................................................ x
Daftar Diagram ........................................................................................ xii
Daftar Tabel ............................................................................................ xiii
Daftar Riwayat Hidup .............................................................................. xiv
BAB I PENDAHULUAN .................................................................... 1

LATAR BELAKANG ................................................................ 1
RUMUSAN MASALAH ............................................................. 2
PEMBATASAN MASALAH ...................................................... 3
TUJUAN .................................................................................. 3
MANFAAT ............................................................................... 3
RUANG LINGKUP ................................................................... 4
INOVASI DAN OUTPUT AKSI PERUBAHAN ......................... 4
GAMBARAN UMUM ORGANISASI ......................................... 5
BAB II PENGGAMBARAN MASALAH ............................................. 12

PERMASALAHAN YANG ADA ............................................... 12
PENYEBAB MASALAH ........................................................... 12
AKAR PENYEBAB MASALAH ............................................... 13
ALTERNATIF SOLUSI MENGATASI MASALAH .................. 15
SOLUSI MENGATASI MASALAH .......................................... 17
BAB III STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH ............................. 18

TEROBOSAN INOVASI ........................................................... 18
INOVASI YANG DIDASARI HASIL STULA ............................. 19
TAHAPAN KEGIATAN (MILESTONE) .................................... 19
WAKTU PELAKSANAAN ........................................................ 24
OUTPUT YANG DIHASILKAN ................................................ 24
POTENSI MASALAH ............................................................... 25
SUMBER DAYA (PETA DAN PEMANFAATAN) ..................... 25
MANAJEMEN RESIKO ............................................................ 26
viii
BAB IV PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN .................................. 28
DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN ................................. 28
DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN ..................................... 38
KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN ................................. 68
BAB V PENUTUP ................................................................................ 69

KESIMPULAN .......................................................................... 69
SARAN ..................................................................................... 69
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................... 70
Daftar Gambar
ix
Halaman
Gambar 1 Peta Kabupaten Kutai Timur.............................................. 11
Gambar 2 Analisis Diagram Fishbone................................................. 14
Gambar 3 Jejaring Kerja Pengelolaan Data dan Dokumen ............... 29
Gambar 4 Pembukaan STULA oleh Kepala BPPSDM
Kota Bandung..................................................................... 39
Gambar 5 Materi STULA oleh Kadis Pangan dan Pertanian
Kota Bandung..................................................................... 40
Gambar 6 Pembahasan Materi STULA oleh Kepala BPPSDM
Regional Makasar dan Pembimbing STULA .................... 40
Gambar 7 Konsultasi serta mengindentifikasi permasalahan
dan kesepakatan area perubahan yang akan dilakukan
dengan Bapak Ir. Sumardani (mentor) .............................. 41
Gambar 8 Seminar Rancangan Aksi Perubahan Kinerja
Organisasi Pembuatan Sistem Informasi Automasi
Perkantoran (SIAP) ........................................................... 42
Gambar 9 Sosialisasi dengan Stakeholder Internal untuk
Pelaksanaan Aksi Perubahan tentang Rencana
Pembuatan Aplikasi SIAP ................................................. 43
Gambar 10 Perolehan Dukungan dari Stakeholder Internal untuk
pelaksanaan tentang Sistem Informasi Automasi
Perkantoran (SIAP) ........................................................... 44
Gambar 11 Sosialisasi dengan Stakeholder Eksternal
(Kadis Komimfo, Persandian dan Statistik) untuk
pelaksanaan aksi perubahan tentang rencana
pembuatan Aplikasi SIAP................................................... 44
Gambar 12 Perolehan Dukungan dari Stakeholder Eksternal
(Plt. Kepala Bappeda Kab. Kutim) untuk pelaksanaan
aksi perubahan tentang Aplikasi SIAP .............................. 45
Gambar 13 Perolehan Dukungan dari Stakeholder Eksternal
(Kadis Komimfo, Persandian dan Statistik Kab. Kutim)
untuk pelaksanaan aksi perubahan tentang
Aplikasi SIAP...................................................................... 45
Gambar 14 Dukungan dari Bapak Drs. H. Ardiansyah Sulaiman, MSi
(Bupati Kutai Timur) untuk Pelaksanaan aksi perubahan
tentang Aplikasi SIAP......................................................... 46
Gambar 15 Dukungan dari Bapak DR. H. Kasmidi Bulang, ST., MM
(Wakil Bupati Kutai Timur) untuk Pelaksanaan aksi
perubahan tentang Aplikasi SIAP...................................... 46
x
Gambar 16 Surat Keputusan Pembentukan Tim Kerja
Aksi Perubahan Sistem Informasi Automasi
Perkantoran (SIAP) dan Uraian Tugas Tim Kerja.............. 48
Gambar 17 Siklus PDCA ...................................................................... 51
Gambar 18 Rapat dengan Tim Kerja dan Stakeholder Internal
dalam Rangka Penyusunan Alur Kerja pada
Pembuatan Aplikasi SIAP.................................................. 53
Gambar 19 Rapat Persiapan Kebutuhan Sarana dan Prasarana
Penunjang Aplikasi SIAP.................................................... 56
Gambar 20 Penyiapan Flowchart Aplikasi SIAP................................... 56
Gambar 21 Rencana Flowchart Aplikasi SIAP...................................... 57
Gambar 22 Rencana Alur Flowchart dalam Penerapan
Aplikasi SIAP...................................................................... 58
Gambar 23 Rapat Rencana Pembuatan Design Logo Aplikasi
dengan Tim Efektif ............................................................. 59
Gambar 24 Design Logo Aplikasi ......................................................... 59
Gambar 25 Design Aplikasi .................................................................. 60
Gambar 26 Koordinasi dengan Pengembang melalui Media Zoom .... 60
Gambar 27 Melaksanakan Ujicoba trial and error Aplikasi
bersama Tim Pengembang melalui media zoom .............. 61
Gambar 28 Tampilan Halaman Depan Aplikasi.................................... 61
Gambar 29 Tampilan Dashboard (admin)............................................. 62
Gambar 30 Tampilan User (admin)....................................................... 62
Gambar 31 Tampilan Master (admin)................................................... 62
Gambar 32 Tampilan Isian Dokumen ................................................... 63
Gambar 33 Tampilan Isian Inventaris .................................................. 63
Gambar 34 Tampilan Isian Data Surat Masuk ..................................... 63
Gambar 35 Tampilan Isian Data Surat Keluar ..................................... 64
Gambar 36 Tampilan Isian Detail Data Surat Keluar............................ 64
Gambar 37 Tampilan Isian Lembar Arsip ............................................. 64
Gambar 38 Melaksanakan Ujicoba Aplikasi ke Stakeholder
Internal dan Mentor ........................................................... 66
Gambar 39 Launching Aplikasi SIAP ................................................... 66
Gambar 40 Foto Bersama Setelah Launching Aplikasi SIAP .............. 67
xi
Daftar Diagram
Halaman
Diagram 1 Struktur Organisasi Sekretariat Dinas Perkim................... 6
Diagram 2 Alternatif Solusi Mengatasi Masalah Melalui
Pendekatan Pohon Masalah.............................................. 16
xii
Daftar Tabel
Halaman
Tabel 1 Luas Wilayah Kecamatan dan Jumlah Desa/Kelurahan
di Kabupaten Kutai Timur....................................................... 11
Tabel 2 Identifikasi Permasalahan Terkait dengan TUSI.................... 12
Tabel 3 Penetapan Prioritas Masalah melalui Analisa USG .............. 13
Tabel 4 Tahapan Kegiatan (Milestone) Jangka Pendek .................... 20
Tabel 5 Tahapan Kegiatan (Milestone) Jangka Menengah ............... 22
Tabel 6 Tahapan Kegiatan (Milestone) Jangka Panjang ................... 23
Tabel 7 Output Kunci Aksi Perubahan ............................................... 24
Tabel 8 Peta dan Pemetaan Sumber Daya Organisasi ..................... 25
Tabel 9 Rancangan dan Teknik Komunikasi....................................... 30
Tabel 10 Lesson Learned, Adopsi dan Adaptasi Hasil STULA ............ 38
Tabel 11 Daftar Nama User Pengguna Aplikasi SIAP dan
Link Website .......................................................................... 65
xiii
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
IDENTITAS DIRI
Nama : Ade Achmad Yulkafilah, ST., MM
Tempat / Tanggal Lahir : Jakarta, 17 Juli 1975
Jenis Kelamin : Laki Laki
Alamat : Jalan Bumi Ayu No 116 Sangatta Utara
No Telephone/HP : +62811587075
Alamat Email : yulkafilahade@gmail.com
Agama : islam
Status Perkawinan : Kawin
NIP : 197507172007011014
Jabatan saat ini : Kasubag Perencanaan Program dan Keuangan
Ess/Gol/Ruang : Esselon IV a - III/d - Penata TK I
Unit Kerja : Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman
RIWAYAT PENDIDIKAN
2008 - 2009 : Magister Management Univ. Mulawarman Samarinda
1996 - 2001 : Teknik Sipil Universitas 17 Agustus 1945 Samarinda
1989 - 1992 : STM Negeri 1 Jakarta
1986 - 1989 : SMP Negeri 36 Jakarta
1980 - 1986 : SD Muhammadiyah XI Jakarta
RIWAYAT PEKERJAAN
2017 - Sekarang : Ksb. Perencanaan Program dan Keuangan Dinas
Perkim Kab. Kutim
2013 - 2016 : Ksb. Anggaran Sekretariat Kabupaten Kutai Timur
2010 - 2013 : Ksb. Anggaran dan Perbendaharaan Sekretariat
Kabupaten Kutai Timur
2007 – 2013 : PNS Bagian Keuangan Sub Perbendaharaan Bagian
Keuangan Sekretariat Kabupaten Kutai Timur
2005 - 2007 : Staf Bagian Keuangan Sub Perbendaharaan Bagian
Keuangan Sekretariat Kabupaten Kutai Timur
2002 - 2005 : Staf Bagian Pembangunan Sekretariat Kabupaten
Kutai Timur
2001 - 2002 : Staf Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Kutai Timur
xiv
SIAP 1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. LATAR BELAKANG
Sistem informasi merupakan salah satu hal terpenting dalam suatu

organisasi. Dengan adanya sistem informasi maka organisasi dapat
menjamin kualitas informasi yang disajikan dan dapat mengambil
keputusan berdasarkan informasi tersebut. Seiring perkembangan
teknologi maka kebutuhan akan informasi yang cepat, tepat dan
akurat sangat diperlukan. Karena itu, keberadaan sistem informasi
sudah menjadi kebutuhan mutlak bagi organisasi pemerintah dalam
menjalankan proses pelayanannya.
Sistem Informasi Automasi Perkantoran merupakan sistem yang
mampu memberikan informasi data maupun dokumen. Sistem
Informasi ini dibangun sebagai sarana untuk melakukan administrasi
data surat menyurat dan dokumen secara terkomputerisasi agar
pengelolaan data tersebut bisa terarah dan efisien. Selain itu
penyimpanan data dalam bentuk elektronik dapat memudahkan
dalam pengelolaan maupun penyediaan data yang lebih cepat.
Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman Kabupaten Kutai
Timur telah memiliki beberapa sistem informasi secara umum yakni
Sistem Informasi Manajemen Daerah (SIMDA) yang digunakan untuk
menunjang proses administrasi keuangan daerah, Sistem Informasi
Pemerintahan Daerah (SIPD) yang digunakan untuk mengumpulkan
data secara terpadu di daerah dan pusat dengan menggunakan
teknologi informasi, sebagai dukungan dalam perencanaan dan
evaluasi pembangunan daerah, namun Dinas Perumahan dan
Kawasan Permukiman Kabupaten Kutai Timur belum memiliki
sebuah sistem informasi yang dapat digunakan untuk menunjang
proses pelayanan adminisrasi perkantoran. Permasalahan yang
dihadapi berkaitan dengan kegiatan sehari hari diantaranya masih
lambatnya proses surat menyurat dan pendistribusian surat atau
SIAP 2
dokumen yang ditujukan pada yang berwenang, serta banyaknya

redudansi data dan dokumen.
Melihat permasalahan yang ada tersebut, maka dibuatlah Sistem
Informasi Automasi Perkantoran yang memiliki fungsi untuk
mengelola data dan dokumen. Sehingga sistem informasi ini dapat
mengelola administrasi surat menyurat serta dokumen dengan lebih
terdata dan terekap secara digital dalam pengelolaannya. Dengan
adanya Sistem ini juga diharapkan nantinya dapat meningkatkan
kualitas pelayanan sebagai wujud dari pemberian kebutuhan
pelayanan dalam administrasi perkantoran yang dibutuhkan oleh
seluruh ASN Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman
Kabupaten Kutai Timur serta stakeholder terkait.
Masalah - masalah yang dikemukakan diatas menjadi dasar
pembangunan Sistem Informasi Automasi Perkantoran. Sebuah
Program Inovasi untuk meningkatkan Kinerja Dinas Perumahan dan
Kawasan Permukiman agar lebih efektif dan efisien, dengan
memanfaatkan sistem berbasis web based yang merupakan
dokumen yang ditulis dengan bahasa pemrograman berupa Script
yang berisikan sekumpulan instruksi pemrograman yang ditafsirkan
pada saat runtime, singkatnya aplikasi ini menggunakan bahasa
pemrograman PHP (Personal Home Pages) Versi 5 yang disematkan
ke dalam kode HTML (Hyper Text Markup Language) dan hampir
selalu bisa diakses melalui HTTP (Hypertext Transfer Protocol),
Karena PHP 5 merupakan scripting server-side maka jenis bahasa
pemrograman ini berbentuk script/program dan dijalankan/diproses
oleh server.
1.2. RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang masalah, maka dapat dirumuskan

sebagai berikut: “Bagaimana membuat sebuah sistem informasi
berbasis web based pada Dinas Perumahan dan Kawasan
Permukiman agar kegiatan pelayanan lebih efektif dan efisien”
SIAP 3
1.3. PEMBATASAN MASALAH
Pada penyusunan Laporan ini, sistem yang dibuat memiliki

beberapa batasan. Sistem yang dibuat berbasis webbased
PHP/HTML dengan menggunakan aplikasi browser pada
Komputer/Laptop/Handphone untuk dapat mengaksesnya.
1.4. TUJUAN
Agar rumusan masalah dapat tercapai dalam Aksi perubahan yang

penulis laksanakan, rumusan ini mempunyai tujuan dalam aksi
perubahan yang harus dicapai antara lain:
1. Tujuan jangka pendek yaitu Terciptanya Otomatisasi dalam
proses pembuatan surat maupun laporan
2. Tujuan jangka menengah yaitu Terciptanya tingkat efisiensi
dalam melakukan proses penyaluran surat menyurat dan
laporan
3. Tujuan jangka Panjang yaitu Terciptanya suatu sistem
informasi Manajemen Perkantoran.
1.5. MANFAAT
1.5.1. Bagi Organisasi

Manfaat aksi perubahan bagi organisasi, diantaranya :
a. Seluruh Pegawai ASN pada Dinas Perumahan dan
Kawasan Permukiman sesuai bidang tugas pokok dan
fungsi;
b. Kinerja para anggota kerja dapat menjadi lebih optimal
dan efisien;
c. Meningkatnya akurasi penyimpanan dan keamanan
data.
1.5.2. Bagi Stakeholder

Manfaat aksi perubahan bagi stakeholder, di antaranya;
SIAP 4
a. memperoleh informasi yang di butuhkan;

b. Memberikan sistem pelayanan baru yang lebih
terintegrasi, akurat, dan transparan;
c. Memudahkan/Mempercepat Pencarian Dokumen
data/surat;
d. Memberikan kepastian dalam pelayanan;
e. Efisiensi waktu.
1.6. RUANG LINGKUP

Berdasarkan uraian sebagaimana telah dipaparkan diatas, Penulis
sebagai siswa Pelatihan Kepemimpinan Administrator (PKA)
Angkatan ke V yang diadakan oleh Pusat Pelatihan Sumber Daya
Manusia (PPSDM) Regional Makasar membatasi ruang lingkup
dalam aksi perubahan ini adalah “SISTEM INFORMASI AUTOMASI
PERKANTORAN (SIAP)”.
1.7. INOVASI DAN OUTPUT AKSI PERUBAHAN
Inovasi merupakan gagasan atau ide dan praktik yang didasarkan

dan diterima sebagai hal baru oleh seseorang atau kelompok
tertentu untuk diterapkan atau diadopsi.
Dalam upaya mewujudkan Pengelolaan Pelayanan yang lebih
efektif dan efisien pada Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman
Kabupaten Kutai Timur terutama berkaitan dengan pemahaman
konsep, metodologi, dan langkah langkah dalam pengelolaan surat
menyurat ataupun dokumen sesuai SOP (Standar Operasional
Prosedur) di perlukan suatu inovasi
Berdasarkan pertimbangan di atas bentuk inovasi dalam rencana
aksi ini adalah pembuatan suatu aplikasi berbasis webbased yang
terintegrasi secara internal antara Kepala Dinas sampai ke Staf.
Dengan demikian output yang diharapkan dari aksi perubahan ini
antara lain tidak ada lagi redudansi data serta tersusunnya arsip surat
dan dokumen secara digital.
SIAP 5
1.8. GAMBARAN UMUM ORGANISASI
1.8.1. TUJUAN
Dalam rangka mewujudkan visi Bupati dan Wakil Bupati
Kabupaten Kutai Timur yakni “MENATA KUTAI TIMUR
SEJAHTERA UNTUK SEMUA", Kepala Dinas Perumahan
dan Kawasan Permukiman mempunyai tugas membantu
Bupati melaksanakan urusan pemerintahan bidang
perumahan dan kawasan permukiman yang menjadi
kewenangan daerah.
Kepala Dinas sebagaimana dimaksud berkedudukan di
bawah dan bertanggungjawab kepada Bupati melalui
Sekretaris Daerah.
Dalam melaksanakan tugas Kepala Dinas dibantu
Sekretaris yang tergabung dalam Sekretariat yang
mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam
melakukan kegiatan penyelenggaraan administrasi umum,
kepegawaian, keuangan, perlengkapan, perencanaan dan
penganggaran, serta hubungan kerja di bidang administrasi
dengan perangkat daerah terkait.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud,
Sekretariat Dinas menyelenggarakan fungsi :
a. penyusunan petunjuk teknis penyelenggaraan
kesekretariatan;
b. penyusunan rencana kerja teknis dan operasional
kesekretariatan;
c. penyelenggaraan administrasi umum dan rumah tangga;
d. penyelenggaraan perencanaan dan penganggaran;
e. penyelenggaraan pengelolaan perlengkapan dan
administrasi aset;
f. penyelenggaraan administrasi kepegawaian;
g. penyelenggaraan administrasi keuangan;
h. penyelenggaraan administrasi pelaporan;
SIAP 6
i. penyelenggaraan koordinasi dan hubungan kerja di

bidang administrasi dengan perangkat kerja terkait;
j. penyelenggaraan pemantauan dan evaluasi serta
pelaporan administrasi umum, kepegawaian, keuangan,
perlengkapan, perencanaan dan penganggaran,
hubungan kerja di bidang administrasi dengan perangkat
daerah terkait; dan
k. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala
Dinas terkait dengan tugas dan fungsinya.
Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman berdasar

Peraturan Bupati Kutai Timur Nomor 25 Tahun 2016 tentang
Susunan Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah
Kabupaten Kutai Timur adalah Type C, sehingga Sekretariat
pada Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman hanya
mempunyai 2 Kepala Sub Bagian, seperti halnya tertuang
pada diagram 1 dibawah ini :
Diagram 1
Struktur Organisasi Sekretariat Dinas Perumahan dan Kawasan
Permukiman Kabupaten Kutai Timur
SEKRETARIS DINAS
PERUMAHAN DAN
KAWASAN PERMUKIMAN
KASUBAG
KASUBAG UMUM DAN PERENCANAAN PROGRAM
KEPEGAWAIAN DAN KEUANGAN
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas
mengendalikan pengelolaan administrasi umum dan
kepegawaian. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana
SIAP 7
dimaksud, Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

menyelenggarakan fungsi :
a. penyusunan petunjuk teknis pengendalian pengelolaan
administrasi umum dan kepegawaian;
pengendalian pengelolaan administrasi umum dan
kepegawaian;
c. Pengendalian administrasi ketatausahaan;
d. pengendalian pengelolaan perlengkapan;
e. pengendalian pengelolaan kerumahtanggaan;
f. pengendalian administrasi barang
g. pengendalian pengelolaan informasi publik;
h. pengendalian pengelolaan pengaduan dan survei
kepuasan;
i. pengendalian administrasi kepegawaian;
j. pengendalian ketaatan jam kerja dan peningkatan
kinerja pegawai;
k. pengendalian pemantauan dan evaluasi serta
pelaporan pengelolaan administrasi umum dan
kepegawaian;dan
l. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh
Sekretaris Dinas terkait dengan tugas dan fungsinya
Sub Bagian Perencanaan Program dan Keuangan

Sub Bagian Perencanaan Program dan Keuangan,
mempunyai tugas mengendalikan pengelolaan keuangan,
penyusunan perencanaan dan dan pelaporan Satuan Kerja.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Sub
Bagian ini menyelenggarakan fungsi :
a. penyusunan petunjuk teknis pengendalian keuangan,
perencanaan dan pelaporan;
SIAP 8

pengendalian keuangan, perencanaan dan pelaporan
pengendalian administrasi keuangan;
c. pengendalian perbendaharaan;
d. pengendalian verifikasi administrasi keuangan;
e. pengendalian administrasi gaji, tunjangan dan tambahan
penghasilan;
f. pengendalian akuntansi dan pelaporan keuangan
g. Pengendalian penyusunan perencanaan strategis;
h. Pengendalian penyusunan rencana kerja tahunan;
i. Pengendalian penyusunan rencana kerja anggaran
dan dokumen pelaksanaan anggaran;
j. Pengendalian penyusunan perencanaan kinerja
berjenjang dan rencana aksi kegiatan;
k. Pengendalian pemantauan dan evaluasi serta
pelaporan program dan kegiatan serta pengukuran
kinerja unit;
l. pengendalian penyusunan laporan akuntabilitas kinerja;
m. pengendalian penyusunan laporan penyelenggaraan
pemerintahan urusan pemerintahan yang menjadi
kewenangan Dinas; dan
n. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Sekretaris
Dinas yang terkait dengan tugas dan fungsinya.
1.8.2. VISI DAN MISI

Menurut Peraturan Menteri dalam Negeri Nomor
86 Tahun 2017 Visi adalah rumusan umum mengenai
keadaan yang diinginkan pada akhir periode perencanaan
pembangunan Daerah. Visi pembangunan daerah
Kabupaten Kutai Timur periode RPJMD Tahun 2021-
2026 adalah :
“MENATA KUTAI TIMUR SEJAHTERA UNTUK SEMUA"
SIAP 9
Penjabaran Visi
1. Kutai Timur Sejahtera
Adalah kondisi masyarakat kutai timur dalam keadaan
baik, sehat, damai dan dapat meakses semua
infrastruktur pelayanan dasar.
2. Menata Untuk semua
Adalah kondisi masyarakat kutai timur dengan tata cara
kelola pemerintahan yang baik, sehingga tercipta
perubahan positif dan lebih produktif (continous
improvement) dalam mengelola sumber daya guna
meningkatkan taraf hidup disemua lapisan masyarakat.
Untuk mewujudkan Visi Pembangunan Kabupaten Kutai

Timur periode RPJMD Tahun 2021-2026 ditetapkan misi
pembangunan daerah sebagai berikut
1. Mewujudkan Masyarakat yang Berahlak mulia,
Berbudaya dan Bersatu
2. Mewujudkan Daya saing ekonomi masyarakat
berbasis sector pertanian
3. Mewujudkan Pelayanan Dasar bagi Masyarakat
secara Proporsional dan Merata
4. Mewujudkan pemerintahan yang partisifasif berbasis
penegakan hukum dan teknologi informasi
5. Mewujudkan Sinergitas pembangunan wilayah dan
integritas pembangunan yang berwawasan
lingkungan.
Dari 5 Misi tersebut diatas, disini reformer hanya
menjabarkan Tujuan 1 yang akan dicapai pada Misi 3 adalah
“Menata semua layanan kebutuhan infrastruktur dasar
dan Ekonomi Bagi Masyarakat Secara Proporsional dan
Merata”, dengan memperhatikan 1 indikator tujuan dan
sasaran yaitu Meningkatnya Infrastruktur Teknologi dan
Informasi;
SIAP 10
1.8.3. LETAK GEOGRAFIS

Secara Astronomis
Kabupaten Kutai Timur terletak pada koordinat 115°58’37’’
Bujur Barat - 118°59’31.37’’ Bujur Timur dan 1°50’42’’
Lintang Utara - 0°0’32’’ Lintang Selatan. Posisi geografis
Kabupaten Kutai Timur berbatasan langsung dengan:
Kabupaten Berau, Kabupaten Kutai Kartanegara dan Kota
Bontang. Sedangkan Dinas Perumahan dan Kawasan
Permukiman Kabupaten Kutai Timur terletak di Jalan Prof.
DR. Sudiatmo Kawasan Komplek Perkantoran Bukit Pelangi.
Kabupaten Kutai Timur yang terdiri dari 18 kecamatan
dengan 139 desa dan 2 kelurahan. Batas wilayah Kabupaten
Kutai Timur secara administratif adalah sebagai berikut :
 Sebelah Utara
Berbatasan dengan Kecamatan Kelay, Kecamatan
Tabalar, Kecamatan Biatan, Kecamatan Talisayan,
Kecamatan Batu Putih dan Kecamatan Biduk-Biduk
(Kabupaten Berau)
 Sebelah selatan
Berbatasan dengan Kecamatan Bontang Utara
(Kota Bontang) dan Kecamatan Marang Kayu
(Kabupaten Kutai Kartanegara)
 Sebelah Timur
Berbatasan dengan Selat Makasar
 Sebelah Barat
Berbatasan dengan Kecamatan Kembang Janggut
dan Kecamatan Tabang (Kabupaten Kutai Kartanegara)
serta Kabupaten Malinau.
SIAP 11
Gambar 1
Peta Kabupaten Kutai Timur
Sumber: Bappeda Kabupaten Kutai Timur Tahun 2020
Kabupaten Kutai Timur mempunyai luas wilayah sebesar

35.747,50 km². Luas ini sekitar 17 persen dari luas wilayah
Provinsi Kalimantan Timur. Luas wilayah per kecamatan dari
Kabupaten Kutai Timur disajikan dalam Tabel 1 berikut ini
Tabel 1
Luas Wilayah Kecamatan dan Jumlah Desa/Kelurahan di Kab. Kutai Timur
Banyaknya Luas
Kecamatan
Desa Kelurahan 2 %
Km
Muara Ancalong 9 2.739,30 7,66
Busang 6 3.721,62 10,41
Long Mesangat 7 526,98 1,47
Muara Wahau 10 5.724,32 16,01
Telen 8 3.129,61 8,75
Kongbeng 7 581,27 1,63
Muara Bengkal 7 1.522,80 4,26
Batu Ampar 7 204,5 0,57
Sangatta Utara 3 1 1.262,59 3,53
Bengalon 11 3.196,24 8,94
Teluk Pandan 6 831 2,32
Rantau Pulung 3 1.660,85 4,65
Sangatta Selatan 9 1 143,82 0,4
Kaliorang 15 3.322,58 9,3
Sangkulirang 7 438,91 1,23
Sandaran 9 3.419,30 9,57
Kaubun 8 257,45 0,72
Karangan 7 3.064,36 8,57
Total 139 2 35.747,50 100,00
Sumber: BAPPEDA Kabupaten Kutai Timur Tahun 2020
SIAP 12
BAB II
PENGGAMBARAN MASALAH
2.1. PERMASALAHAN YANG ADA

Dalam menjalankan tugas pokok dan fungsi organisasi, masih
terdapat beberapa permasalahan yang dihadapi di Kesekretariatan
khususnya pada Sub Bagian Umum Dan Kepegawaian Dinas
Perumahan Dan Kawasan Permukiman Kabupaten Kutai Timur,
permasalahan tersebut dapat dilihat pada tabel 2.
Tabel 2
Identifikasi Permasalahan Terkait dengan Tusi
Kondisi Saat Ini Kondisi yang Diharapkan
 Penomoran Surat belum terintegrasi  Penomoran Surat dapat terintegrasi
melalui sebuah sistem informasi
 Banyaknya Redundansi Data /  Tidak ada Redudansi dokumen
Dokumen
 Force Mayor Bencana untuk Backup  Update Data ter continue dan selalu
Data/Dokumen terlaporkan
 Lambatnya distribusi untuk yang  Cepatnya distribusi data atau surat
berwenang bertanda tangan dalam setiap proses
Dari tabel diatas, terlihat bahwa masih terdapat kondisi yang

menjadi permasalahan pada Sekretariat Dinas Perumahan Dan
Kawasan Permukiman Kabupaten Kutai Timur. Selanjutnya
terhadap permasalahan yang ada tersebut dilakukan diagnosa
untuk mengetahui urutan prioritas masalah yang harus segera
diselesaikan dengan tehnik analisis urgensi, seriousness dan
growth (USG). Dengan teknik USG ini, terhadap permasalahan
yang ada ditentukan tingkat urgensi, keseriusan dan perkembangan
isu dengan menentukan skala 1–5, dimana isu yang mempunyai
total skor tertinggi merupakan permasalahan prioritas
2.2. PENYEBAB MASALAH

Isu aktual di Sekretariat Dinas Perkim adalah :
1. Penomoran Surat belum terintegrasi
2. Banyaknya Redundansi Data / Dokumen
3. Force Mayor Bencana untuk Backup Data/Dokumen
SIAP 13
4. Lambatnya distribusi untuk yang berwenang bertanda tangan

Tabel 3
Penetapan Prioritas Masalah melalui Analisa USG
No KENDALA URGENT SERIOUS GROWT TOTAL
Penomoran Surat belum

1 4 4 2 10
terintegrasi
Banyaknya Redundansi
2 5 5 5 15
Data / Dokumen
Force Mayor Bencana
3 untuk Backup 2 3 4 9
Data/Dokumen
Lambatnya distribusi
4 untuk yang berwenang 3 2 3 8
bertanda tangan
Berdasarkan analisis USG tersebut, teridentifikasi bahwa yang

bermasalah dan menjadi prioritas adalah “Banyaknya Redundansi
Data / Dokumen”. Jika dikaitkan dengan kondisi aktual yang terjadi
saat ini, permasalahan kurang Redudansi tersebut sangat relevan
untuk segera diselesaikan, karena akan sangat berpengaruh
terhadap peningkatan kualitas pelayanan terutama dalam
komponen penataan tata laksana dan penguatan akuntabilitas
kinerja dalam pembangunan Zona Integritas yang menjadi salah
satu target kinerja di Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman
Kabupaten Kutai Timur.
2.3. AKAR PENYEBAB MASALAH

Untuk mencari akar dari permasalahan tersebut, maka dilakukan
analisis penyebab masalah melalui analisis tulang ikan (fishbone
analysis), yang dirumuskan dalam prinsip 5M + I (Man, Money,
Machine, Method, Media) + (Information).
Gambar 2
SIAP 14
Analisis Diagram Fishbone

MONEY INFORMATION MAN
Terbatasnya
Anggaran Kurangnya Kurangnya
Pembuatan Informasi terhadap Pengembangan diri
Gudang Komunikasi digital (self assessment)
Penyimpanan
Pelayanan Surat Menyurat
Tidak Optimal
Metode
Belum adanya
Kurang Optimalnya pengendalian
sarana dalam
Koordinasi antara penerapan system
rangka pengelolaan
pimpinan dan staf informasi kurang
dokumen
optimal
MEDIA METHOD MACHINE
Hasil analisis penyebab masalah dengan analisis tulang ikan

(fishbone), menunjukan ada 6 (enam) masalah yang menyebabkan
tidak efektifnya layanan, yaitu:
a. man (sumber daya manusia)
Kurangnya Pengembangan diri (self assessment)
b. information (informasi)
Kurangnya Informasi terhadap Komunikasi digital
c. money (Dana)
Terbatasnya Anggaran Pembuatan Gudang Penyimpanan
d. machine (Sarana)
Belum adanya sarana dalam rangka pengelolaan dokumen
e. method (Metode)
Metode pengendalian penerapan system informasi kurang
optimal
f. media (Lingkungan)
Kurang Optimalnya Koordinasi antara pimpinan dan staf
Setelah diketahui akar permasalahan yang menjadi penyebab

kurang optimalnya Pelayanan Surat Menyurat Tidak Optimal pada
Timur, maka selanjutnya dibuat alternatif penyelesaian masalah,
antara lain:
SIAP 15
1. Penambahan jumlah dan peningkatan kualitas SDM

2. Pengalokasian anggaran untuk sistem layanan internal
berbentuk aplikasi yang berbasis web based;
3. Pengendalian penerapan sistem layanan internal;
2.4. ALTERNATIF SOLUSI MENGATASI MASALAH

Melihat sebuah masalah yang perlu diagnosis, melalui metode
pohon masalah, sehingga yang menjadi masalah utama adalah :
1. Kurangnya Informatif Terhadap Digital;
2. Lambatnya distribusi Surat/ Dokumen yang ditujukan pada yang
berwenang;
3. Banyaknya Redudansi Data dan Dokumen.
Menyadari kondisi yang terjadi, reformer harus melakukan suatu
aksi perubahan melalui penataan pelayanan surat menyurat dan
dokumen yang berkaitan dengan data, agar semua masalah yang
dihadapi selama ini dapat teratasi dan memberikan kepuasan
kepada seluruh ASN dan Stakeholder. Sebagai pelayan / abdi
masyarakat sudah seharusnya melakukan yang terbaik, harus
segera melakukan upaya pembenahan sebagai prioritas dalam
rangka peningkatan pelayanan publik.
Diagram 2
ALTERNATIF SOLUSI MENGATASI MASALAH MELALUI PENDEKATAN POHON MASALAH
Tidak tersusunnya Data dan Dokumen sesuai yang

diharapkan
Banyaknya Redudansi Data dan Dokumen
Penomoran Surat Lambatnya distribusi Surat/ Pengawasan

Dokumen yang ditujukan pada yang
belum terintegrasi tidak ketat
berwenang
Kurangnya Informatif Lemahnya Kurang pengembangan diri Kurangnya koordinasi

Terhadap Digital Pola Pengarsipan Data (self development) staff & pimpinan
SS
16
16
SIAP 17
2.5. SOLUSI MENGATASI MASALAH

Pada saat sekarang ini di kantor Dinas Perumahan dan
Kawasan Permukiman Kabupaten Kutai Timur belum mempunyai
aplikasi online untuk pelayanan internal. Berdasarkan Adopsi dan
Adaptasi waktu studi lapangan (ADAPTASI STULA), maka muncul
gagasan untuk menunjang kebutuhan pelayanan perkantoran
pada Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman Kabupaten
Kutai Timur, akan dilakukan pembuatan sebuah aplikasi system
informasi perkantoran, yang berguna untuk menunjang
peningkatan kinerja organisasi.
17
SIAP 18
BAB III
STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH
3.1. TEROBOSAN INOVASI

Dengan mencermati permasalahan yang sesuai dengan kondisi
saat ini, reformer akan melakukan aksi perubahan dengan judul
Sistem Informasi Automasi Perkantoran. Sistem yang digagas oleh
reformer diharapkan dapat meningkatkan pelayanan dalam proses
surat menyurat sampai meminimalisir duplikat data/dokumen
pada kantor Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman
Kabupaten Kutai Timur. Hal ini sudah seharusnya dilaksanakan
sebagai upaya menjawab kebutuhan sehari hari dikantor. Selain
menjawab apa yang yelah disampaikan di atas, sistem ini sebagai
wadah :
1. Penomoran/Pengarsipan Surat Secara Elektronik
Kini tidak perlu khawatir risiko kehilangan dan kerusakan
dokumen surat akibat menumpuknya dokumen surat atau
kejadian diluar dugaan di kantor. Semua surat dapat diarsipkan
secara elektronik. Selain itu kantor juga lebih tertata rapi dengan
adanya Sistem ini.
2. Menghemat Anggaran Belanja
Menerapkan sistem elektronik pada persuratan dapat 18
menghemat kertas untuk meng-copy disposisi dan mencetak
surat. Apabila semua instansi telah menerapkan sistem
elektronik dalam persuratan, maka ongkos kirim surat pun akan
semakin berkurang. Alhasil, anggaran belanja untuk membeli
kertas dan mengirim surat dapat diminimalisir dengan baik.
3. Disposisi dimanapun dan kapanpun
Jika dulu pimpinan harus berada di kantor untuk melakukan
disposisi, kini dengan Sistem Persuratan Elektronik pimpinan
dapat langsung mendisposisikan surat secara online kepada staf
yang ditugaskan untuk mengerjakan tugas tersebut. Jarak dan
waktu tidak lagi menjadi penghalang kinerja organisasi.
SIAP 19
4. Mempercepat Pencarian Dokumen Surat

Mencari surat tidak lagi memakan waktu yang lama dengan
mencari satu per satu surat di ruang arsip. Hanya dengan
mengetik nomor surat di aplikasi, maka informasi dan dokumen
surat akan muncul di layar komputer secara cepat.
5. Koordinasi Semakin Mudah
Kecepatan dalam proses disposisi akan memudahkan staf untuk
berkoordinasi dalam mengerjakan tugasnya.
6. Memudahkan Tracking Disposisi
Sampai dimana surat yang didisposisi? Apakah disposisi surat
sudah dibaca? Semua pertanyaan tersebut dengan mudah
dijawab dengan tracking dispos
isi.
3.2. INOVASI YANG DIDASARI HASIL STULA

Berdasar pengamatan ada beberapa kesamaan dalam
pengelolaan sistem pelayanan yang akan di laksanakan pada
aksi perubahan ini yang berlandaskan sistem pelayanan
perkantoran dengan Hasil Studi Lapangan pada Badan
Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Kota Bandung dalam
melaksanakan perannya sebagai pelaksana urusan pelayanan
kepegawaian diantaranya adalah : 19
1. Sistem e-RK (Elektronik Remunerasi Kinerja)
Sistem penilaian kinerja berbasis elektronik untuk mengukur
kinerja pegawai.
2. SITIMBEL (Sistem Informasi Tugas Belajar/Ijin Belajar)

Sistem Informasi Tugas Belajar/Ijin Belajar yang memberikan
kemudahan kepada PNS pemohon tugas belajar dan izin belajar
dalam melakukan pemberkasan
3.3. TAHAPAN KEGIATAN (MILESTONE)

SIAP 20
Reformer telah melakukan pentahapan yang disebut

milestone guna mewujudkan aksi perubahan. Milestone atau
pentahapan merupakan rangkaian kegiatan yang akan
dilaksanakan dan langkah- kangkah yang dilakukan dalam
proses penyusunan sebuah aksi perubahan.
Melalui milestone juga diharapkan dapat menggambarkan proses
pelaksanaan aksi perubahan yang akan dilakukan berdasarkan
urutan pentahapan dalam rangka mendukung tertibnya pelaksanaan
aksi perubahan, yang didalamnya terdapat jadwal rencana kegiatan
yang fungsinya adalah untuk merancang atau memudahkan
terarahnya tahapan-tahapan pelaksanaan kegiatan yang akan
dilakukan.
Tabel 4
Tahapan Kegiatan (Milestone) Jangka Pendek
20
MILESTONE KEGIATAN OUTPUT WAKTU
1. Terwujudnya 1. Melakukan 1. Arahan dan Tanggal 03
Dukungan Konsultasi dengan Dokumentasi Juni 2021
Stakeholder Mentor SIAP 21
Internal dan 2. Melakukan 2. Dukungan Tanggal 08
Eksternal sosialisasi rencana Stakeholder Juni 2021
pelaksanaan Internal
Pembuatan Sistem
Informasi Automasi
Perkantoran
kepada
Stakeholder
Internal
3. Melakukan 3. Dukungan Tanggal 09
Konsultasi dan Stakeholder Juni 2021
koordinasi dengan Eksternal
stakeholder
external terkait
rencana
pelaksanaan
Pembuatan Sistem
Informasi Automasi
Perkantoran
4. Melakukan 4. Dukungan Tanggal 10
sosialisasi rencana Pejabat Juni 2021
Pembuatan Sistem Pemerintah
Informasi Automasi
Perkantoran
kepada Pejabat
Pemerintah (Bupati
dan Wakil Bupati
Kutai Timur)
2. Terbentukny 1. Melaksanakan 1. Terpilihnya Tim Tanggal 10
a Tim Kerja Indentifikasi SDM Kerja Juni 2021
Tim Kerja
2. Melakukan Rapat 2. Terlaksananya
Persiapan Rapat
Pembentukan Tim
Kerja
3. Melaksanakan 3. SK Tim Kerja
21
Pembentukan Tim
Kerja
4. Membuat Uraian 4. Tupoksi masing
Tugas dan Jadwal masing anggota
Kerja Tim Kerja tim dan Jadwal
Kerja
3. Terwujudnya 1. Melaksanakan 1. Terlaksananya Tanggal 14
Alur Kerja rapat dengan Tim Rapat s/d 17 Juni
Kerja dan 2021
stakeholder
dalam rangka
penyusunan alur
SIAP
2. Mengidentifikasi 2. Teridentifikasinya
Potensi / strategi dalam
Manajemen mengelola resiko
Resiko yang akan yang akan
dihadapi dihadapi
3. Menetapkan Alur 3. Terciptanya alur
Pelayanan pelayanan
4. Tersedianya 1. Melaksanakan 1. Rapat Tanggal 21
Perangkat Rapat Koordinasi Persiapan Juni 2021
dan Pesonil dengan Tim Kerja Kebutuhan
dan Stokeholder Sarana Dan
SIAP 22
Tabel 5
Tahapan Kegiatan (Milestone) Jangka Menengah
1. Tersedianya 1 Identifikasi Aplikasi 1. Proses Tanggal 9
Aplikasi SIAP Berdasar hasil Penyempurnaan Agustus
masukan 2021 s/d 1
pembimbing/coach Agustus
dan penguji 2022
2 Pesiapan 2. Persiapan
Peluncuran Aplikasi
Aplikasi 3. Sosialisasi
3 Sosialisasi aplikasi
dengan
stakeholder
Internal
2. Tersedianya 1. Memantau 1. Hasil Survey
Pusat Data Perkembangan
Aplikasi SIAP Penggunaan
Aplikasi
2. Mengindentifikasi 2. Teridentifikasinya
Potensi/Manajeme strategi dalam
n resiko yang akan mengelola resiko
dihadapi yang akan
dihadapi
3. Membuat 3. Rancangan SOP
Rancangan SOP
penggunaan Pusat
Data berbasis
WEB
3. Terlaksananya 1. Menetapkan 1. SK Penggunaan
Pemanfaatan Aplikasi SIAP Aplikasi
Aplikasi SIAP berbasis WEB
berbasis WEB 2. Sosialisasi Alur 2. Sosialisasi 22
Pelayanan Aplikasi SIAP
3. Pemanfaatan 3. Aplikasi telah
Aplikasi bisa digunakan
4. Evaluasi 4. Evaluasi
Persiapan
digunakan untuk
jangka panjang
Tabel 6
Tahapan Kegiatan (Milestone) Jangka Panjang
1. Tersedianya 1. Mengkoordinasikan 1. Rapat Tanggal 8
Aplikasi design web dg Koordinasi Agustus
berbasis WEB stakeholder terkait dengan 2022 s/d 1
StakeHolder Agustus
SIAP 23
2. Membuat Design 2. Design WEB 2024

WEB
3. Membuat WEB 3. WEB SIAP
2. Tercapainya 1. Pengembangan 1. Monitoring
Kolaborasi Sistem Informasi dan Evaluasi
antar Satuan berbasis WEB
Kerja 2. Melakukan ujicoba 2. Ujicoba
Pengeloaan Aplikasi
Dokumen melelaui
WEB SIAP
3. Sosialisasi dan 3. Sosialisasi
Pendampingan tata Pendamping
cara pemanfaatan an
dalam mengelola
surat
menyurat/Pengolaha
n Data melalui
Aplikasi yang
berbasis WEB
3. Terlaksananya 1. Penerbitan Sistem 1. Penerbitan
Sistem Informasi Automasi Aplikasi
Informasi Perkantoran bebasis
Automasi WEB
Perkantoran 2. Pemanfaatan Sistem 2. Aplikasi
berbasis WEB Informasi Automasi digunakan
Perkantoran bebasis
WEB
3. Evaluasi 3. Kinerja
Aplikasi
3.4. WAKTU PELAKSANAAN

23
Pelaksanaan implementasi aksi perubahan dilaksanakan selama
2 (dua) bulan, yaitu dimulai dari selesainya kegiatan pelatihan secara
virtual metode E-Learning atau Daring yaitu tanggal 01 Juni 2021 s/d
31 Juli 2021. Peserta pelatihan kepemimpinan administrator
memimpin langsung pelaksanaan aksi perubahan dengan
menerapkan ilmu pengetahuan yang sudah diperoleh selama
berlangsungnya pelatihan. Agenda pelatihan yang sudah
dilaksanakan dikelompokan menjadi yaitu: Wawasan Kebangsaan
Kepemimpinan Pancasila dan Bela Negara Kepemimpinan
Pancasila; Kepemimpinan Kinerja; Manajemen Kinerja; serta
Aktualisasi Kepemimpinan yang diimplementasikan dengan Aksi
SIAP 24
Perubahan atau Inovasi Personal / Institusion Branding, dengan

tujuan Peningkatan Kualitas Kinerja Organisasi
3.5. OUTPUT YANG DIHASILKAN

Output yang diharapkan dengan adanya pembuatan aplikasi
Tersedianya Aplikasi Sistem Informasi Automasi Perkantoran yang
sudah di uji coba dan digunakan minimal di lingkungan Dinas
Perumahan dan Kawasan Permukiman Kabupaten Kutai Timur.
adalah data yang diperoleh dapat lebih cepat dan dapat digunakan
oleh pejabat fungsional dan struktural. Output kunci dari aksi
perubahan ini dibagi menjadi 3 (tiga) kategori, yaitu output jangka
pendek, output jangka menengah, dan output jangka panjang,
sebagai berikut
Tabel 7
Output Kunci Aksi Perubahan
No Jenis Output Deskripsi
1 Output antara yang akan dicapai Tersedianya Aplikasi Sistem
dalam jangka pendek (1 Juni s/d 31 Informasi Automasi Perkantoran yang
Juli 2021) Tersedia dan sudah di uji coba dan digunakan
digunakannya aplikasi SIAP minimal di lingkungan Dinas
minimal di lingkungan Dinas Perumahan dan Kawasan
2 Output antara yang
Perumahan dan akanKawasan
jangka Peningkatan penggunaan
Permukiman Kabupaten aplikasi
Kutai Timur.
menengah (Tanggal 9 Agustus SIAP berbasis WEB yang sudah 24
2021 s/d 1 Agustus 2022) : dikembangkan di lingkungan Dinas
Terlaksananya Pemanfaatan Perumahan dan Kawasan
Aplikasi SIAP berbasis WEB di Permukiman Kabupaten Kutai Timur.
3 Output akhir
lingkungan yangPerumahan
Dinas akan dicapai
dan Penerbitan dan Pemanfaatan Sistem
dalam jangka panjang (Tanggal 8 Informasi Automasi Perkantoran
Agustus 2022 s/d 1 Agustus 2024) : bebasis WEB
Terlaksananya Sistem Informasi
Automasi Perkantoran berbasis
WEB pada dinas Perumahan dan
3.6. POTENSI MASALAH

SIAP 25
Potensi masalah yang mungkin dapat terjadi selama

perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi aksi perubahan antara lain
adalah:
1. Pegawai yang tidak tanggap dengan teknologi informasi akan
ada resistensi.
2. Tim kerja dan stakeholder internal kurang tanggap dan
mempunyai kepedulian yang rendah.
3. Waktu yang tersedia terbatas untuk implementasi aksi
perubahan.
4. Aksi perubahan dianggap sebagai beban kerja tambahan oleh tim
kerja.
3.7. SUMBER DAYA (PETA DAN PEMANFAATAN)
Tabel 8
Peta dan Pemetaan Sumberdaya Organisasi
No Sumber Daya Jenis Jumlah Kriteria/Kompetensi Keterangan
1 Machinery Software o Perangkat Versi Webbased Optimalisasi
(Mesin) pengolahan: PC/Mobile (Hp) yang di akses link Sistem
o VPS (Virtual o Jaringan Internet untuk pegawai Automasi
Server) Yang memadai (Public user) untuk di Perkantoran
o Sistem Webbased gunakan secara
(SI) online
o Hardware
o Infrastruktur
2 Material (Bahan) o PC/Laptop/Hp o 1 paket dalam 1 o PC/Laptop/hp Sudah
o Data Pendukung tahun harus tersedia tersedia
o Report data harian o data sudah di
tetapkan
3 Methods (Cara SOP Sistem 1 Paket Modul/Panduan Modul dan
Metode) Automasi Untuk seluruh SOP sudah
Perkantoran Bagian yang terkait ada
4 Manpower o Tim kerja/staff o 5 Orang o Seluruh jajaran 25
(Manusia semua bidang pejabat fungsional
Tenaga Kerja) o Tim Konsultant o 2 Orang dan staff
Pengembang o mampu bekerja
sama dengan tim
o Konsultant di
kontrak oleh
Instansi
o Mempunyai
kemampuan
memberikan
Bimtek
3.8. MANAJEMEN RESIKO

Dalam pembangunan sistem ini dan mencermati permasalahan
yang sesuai dengan kondisi saat ini, reformer selaku ASN pada
Timur memandang perlu adanya perhitungan dalam penerapan
SIAP 26
manajemen risiko yang bersifat berkesinambungan, sistematis,

logik, dan terukur yang digunakan untuk mengelola risiko. Proses
manajemen risiko meliputi penerapan kebijakan, prosedur, dan
praktek untuk melaksanakan penetapan konteks, identifikasi risiko,
analisis risiko, evaluasi risiko, penanganan risiko, monitoring dan
reviu, dan komunikasi dan konsultasi terhadap berbagai
permasalahan yang dihadapi.
Dalam menghadapi masalah internal dan eksternal, dilakukan
hal-hal sebagai berikut:
1. Untuk menghadapi permasalahan kesibukan anggota tim
efektif dengan pekerjaan lain, diperlukan komunikasi yang
intensif dengan seluruh anggota tim efektif serta saling
membantu dalam menyelesaikan tanggungjawab masing
masing anggota tim, sehingga seluruh proses pekerjaan dalam
aksi perubahan tetap dapat diselesaikan sesuai dengan jadwal
yang sudah dibuat;
2. Keterbatasan anggaran yang tersedia untuk membiayai aksi
perubahan disiasati dengan cara efisiensi biaya serta
memprioritaskan komponen kegiatan penting yang harus
dibuat/dilaksanakan, sehingga aksi perubahan ini tetap dapat
berjalan dan dapat mencapai tujuannya sebagaimana yang
diharapkan; 26
3. Dukungan oleh seluruh stakeholder internal didapatkan

melalui pola komunikasi yang tepat sesuai dengan karakter
dan kebutuhan masing masing stakeholder serta melibatkan
seluruh stakeholder internal yang ada dalam tahapan aksi
perubahan sesuai dengan bidang dan fungsinya;
4. Untuk mensiasati keterbatasan waktu pelaksanaan aksi
perubahan, dapat diatasi dengan membangun komitmen
seluruh stakeholder internal yang berperan dalam pelaksanaan
aksi perubahan serta berdisiplin dengan target waktu
penyelesaian setiap tahapan yang sudah direncanakan;
SIAP 27
27
BAB IV
PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN
4.1. DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN

4.1.1. Membangun Integritas dan Akuntabilitas Kinerja
Organisasi
Sasaran akhir yang ingin dicapai dalam pelaksanaan aksi
perubahan adalah peningkatan kualitas / kinerja organisasi.
Implementasi peningkatan kinerja organisasi diawali dengan
agenda kepemimpinan kinerja dan agenda manajemen
kinerja. Pelaksanaan kegiatan selama studi lapangan
SIAP 28
dijadikan modal untuk melakukan adopsi dan adaptasi

membangun integritas dan akuntabilitas Kinerja Organisasi
4.1.2. Pengelolaan budaya kerja (Pemanfaatan IT)

Memberikan pelayanan publik yang prima merupakan
tujuan setiap setiap Pemerintah Daerah, Pemanfaatan
teknologi informasi tersebut mencakup aktivitas yang saling
berkaitan yaitu pengolahan data, pengelolaan informasi, dan
sistem manajemen. Perkembangan teknologi informasi serta
penerapan konektivitas internet ke dalam tata kelola
pemerintah diharapkan mampu mengatasi berbagai macam
persoalan melalui peningkatan efisiensi, inovasi,
produktivitas, perluasan jangkauan dan penghematan biaya.
Salah satu contoh penerapan pemanfaatan teknologi
informasi dalam Manajemen Administrasi Perkantoran
khususnya pada Dinas Perumahan dan Kawasan Perkantoran
kedepannya adalah dengan menggunakan Aplikasi SIAP
(Sistem Informasi Automasi Perkantoran)
4.1.3. Pembangunan Jejaring Kerja Dan Kolaborasi Pemangku

28
Kepentingan
Membangun jearing dan kolaborasi merupakan suatu
yang harus direncanakan dan dilaksanakan dengan baik.
Jejaring kerja yang baik dan saling berkoordinasi akan
mampu menghasilkan kinerja yang baik untuk mewujudkan
program kerja yang sudah direncanakan dengan matang.
KEPALA DINAS Gambar 3

Jejaring Kerja pengelolaanKASUBAG
data dan Dokumen
UMUM DAN
KEPEGAWAIAN
SEKRETARIS
KASUBAG PP DAN
KEUANGAN
STAKEHOLDER
KABID PERUMAHAN KABID PERMUKIMAN EKSTERNAL
UPT TEKNIS
SIAP 29
KETERANGAN
Instruksi
Koordinasi
Kemampuan membangun hubungan / jejaring dengan

orang lain baik secara personal maupun organisasi adalah hal
yang juga sangat dibutuhkan. Kaitannya dengan aksi
perubahan, Reformer harus memiliki tim kerja yang akan
bersama-sama mewujudkan aksi perubahan dimaksud.
Reformer membagi tim kerja dalam 2 (dua) kategori
stakeholder, diantaranya :
1. Stakeholder Internal.
29
1. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Memberikan dukungan sebagai koordinator tim kerja,
dokumentasi sekaligus mengarahkan staf guna
mendukung sarana / prasarana terkait tempat
pelayanan tamu yang dibutuhkan.
2. Sub Bagian Perencanaan Program dan Keuangan
Memberikan dukungan bersama staf berkaitan dengan
undangan, penomoran surat, pendistribusian surat
serta pelayanan administrasi lainnya.
2. Stakeholder Eksternal
SIAP 30
1. Diskomimfo
Memberikan dukungan dalam hosting WEB dalam
rangka pembuatan aplikasi SIAP
2. Bappeda
OPD yang dijadikan Objek penerima surat /
dokumen / data
4.1.4. Merancang Strategi Komunikasi
Tabel 9
Rancangan dan Teknik Komunikasi
Teknik
No Milestone Kegiatan Stakeholder
Komunikasi
1 Jangka Melakukan Konsultasi Stakeholder Koordinasi
Pendek dengan Mentor Internal
Melakukan sosialisasi Tim Kerja, FGD
rencana pelaksanaan Tim Efektif
Pembuatan Sistem dan
Informasi Automasi Stakeholder
Perkantoran kepada Internal
Stakeholder Internal
Melakukan Konsultasi StakeHolder Koordinasi
dan koordinasi dengan Eksternal
stakeholder eksternal
terkait rencana
pelaksanaan
Pembuatan Sistem
Informasi Automasi
Perkantoran
Melakukan sosialisasi Pejabat Koordinasi 30
rencana Pembuatan Pemerintah
Sistem Informasi (Bupati dan
Automasi Perkantoran Wakil Bupati
kepada Pejabat Kutai Timur)
Pemerintah (Bupati
dan Wakil Bupati Kutai
Timur)
Melaksanakan Tim Kerja FGD
Indentifikasi SDM Tim
Kerja
Melakukan Rapat Tim Kerja FGD
Persiapan
Pembentukan Tim
Kerja
Melaksanakan Tim Kerja FGD
Pembentukan Tim
Kerja
SIAP 31
Membuat Uraian Tim Kerja FGD

Tugas dan Jadwal
Kerja Tim Kerja
Membuat Design Logo Tim Efektif Koordinasi
Aplikasi
Membuat Design Konsultan FGD
Aplikasi Pengembang
Membangun Aplikasi Konsultan FGD
Pengembang
Melaksanakan Ujicoba Reformer Diskusi via
trial and error Aplikasi dan Media Zoom
bersama Tim Konsultan
Pengembang Aplikasi Pengembang
Aplikasi
Melaksanakan Ujicoba Stakeholder FGD
Aplikasi ke stakeholder Internal dan
internal dan mentor Mentor
Melakukan
Sosialisasi dan Seluruh Media Sosial
penyebaran melalui Pejabat
Media Internal (Grub Disperkim
WA)
Launcing Aplikasi Stakeholder FGD
SIAP Internal,
Eksternal
2 Jangka Identifikasi Aplikasi Tim Kerja, Koordinasi

Menengah Berdasar hasil Stakeholder
masukan Internal
pembimbing /coach
dan penguji
Pesiapan Peluncuran Tim Kerja Koordinasi
Aplikasi
Sosialisasi aplikasi Stakeholder Koordinasi 31
dengan stakeholder Internal
Internal
Memantau Tim Efektif Koordinasi
Perkembangan
Penggunaan Aplikasi
Mengindentifikasi Tim Efektif, Koordinasi
Potensi/Manajemen Tim Kerja,
resiko yang akan Stakeholder
dihadapi Internal
Membuat Rancangan Tim Efektif, FGD

SOP penggunaan Konsultan
Pusat Data berbasis Pengembang
WEB
Menetapkan Aplikasi Konsultan FGD
SIAP berbasis WEB Pengembang
SIAP 32
Sosialisasi Alur Konsultan FGD

Pelayanan Pengembang
Pemanfaatan Aplikasi Stakeholder Koordinasi
Internal
Evaluasi Tim Kerja Koordinasi
3 Jangka Mengkoordinasikan Stakeholder Koordinasi

Panjang design web dg Internal
stakeholder terkait
Membuat Design WEB Tim Kerja FGD
Membuat WEB Tim Kerja FGD
Pengembangan Tim Efektif, FGD
Sistem Informasi Tim Kerja,
berbasis WEB Stakeholder
Internal
Melakukan ujicoba Tim Kerja FGD
Pengeloaan Dokumen
melelaui WEB SIAP
Sosialisasi dan Tim Efektif, FGD
Pendampingan tata Tim Kerja,
cara pemanfaatan Stakeholder
dalam mengelola surat Internal
menyurat /
Pengolahan Data
melalui Aplikasi yang
berbasis WEB
Penerbitan Sistem Tim Efektif, FGD
Informasi Automasi Tim Kerja,
Perkantoran bebasis Stakeholder
WEB Internal dan
Konsultan
Pengembang
Pemanfaatan Sistem Tim Efektif, FGD
Informasi Automasi Tim Kerja,
Perkantoran bebasis Stakeholder 32
WEB Internal
Evaluasi Tim Kerja FGD
4.1.5. Faktor Kunci Keberhasilan

Faktor-faktor kunci pendukung keberhasilan dalam aksi
perubahan setelah dilakukan pemetaaan sumber daya
adalah sebagai berikut :
a. Komitmen dari unsur pimpinan dalam mendukung aksi
perubahan untuk peningkatan kinerja organisasi.
b. Tersedianya sarana dan prasarana yang dibutuhkan
untuk mendukung aksi perubahan
SIAP 33
c. Komitmen dan konsisitensi dari tim kerja aksi

perubahan dalam melaksanakan kegiatan yang sudah
direncanakan
d. Stakeholder internal yang memberikan dukungan dan
komitmen yang tinggi dalam pelaksananaan aksi
perubahan
e. Komunikasi efektif yang terus terjalin antara lain dengan
stakeholder, Mentor, Coach, tim pelaksana aksi, project
leader perubahan dan seluruh pegawai Dinas Perumahan
dan Kawasan Permukiman.
Aksi Perubahan yang dilaksanakan adalah salah satu

bentuk gerakan perubahan dalam mendukung target kinerja
pelayanan Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman
Kabupaten Kutai Timur untuk merubah cara berpikir dan
budaya kerja di lingkup Dinas Perumahan dan Kawasan
Permukiman Kabupaten Kutai Timur. Program perubahan ini
difasilitasi dengan pembuatan aplikasi sistem informasi
automasi perkantoran yang akan memudahkan seluruh
stakeholder internal untuk mendapatkan layanan internal.
Rincian tugas personil dalam struktur pelaksana aksi
perubahan guna menunjang keberhasilan adalah sebagai 33
berikut:
a. Coach
1. Melakukan pembimbingan dan memastikan
kemampuan peserta diklat dalam memfinalkan
rancangan aksi perubahan dan mengaplikasikan
esensi aksi perubahan
2. Melakukan monitoring terhadap peserta diklat dalam
mengkomunikasikan rancangan aksi perubahan
kepada atasan, staf dan stakeholder lainnya;
3. Melakukan komunikasi dengan mentor (atasan
langsung) peserta diklat mengenai kegiatan yang
SIAP 34
dilakukan peserta dalam tahap Laboratorium

Kepemimpinan dan perkembangan pelaksanaan aksi
perubahan.
b. Mentor
1. Memberikan motivasi dan dukungan penuh kepada
peserta diklat dalam mempersiapkan aksi perubahan
beserta implementasinya;
2. Memberikan bimbingan dan arahan dalam
merumuskan dan mengidentifikasi permasalahan
organisasi yang memerlukan pembenahan melalui
aksi perubahan;
3. Memberikan persetujuan atas usulan aksi perubahan;
4. Memberikan bimbingan dalam mengatasi
masalah/kendala yang dihadapi selama proses
implementasi aksi perubahan
5. Memantau capaian pelaksanaan aksi perubahan
sesuai milestones yang telah ditetapkan.
6. Memastikan bahwa aksi perubahan memiliki umpan
balik dalam meningkatkan kinerja Dinas Perumahan
dan Kawasan Permukiman Kabupaten Kutai Timur.
c. Project Leader 34
1. Mengidentifikasi area dan aksi perubahan yang akan

diimplementasikan
2. Mengusulkan rancangan aksi perubahan;
3. Berkonsultasi dengan mentor dan coach dalam
melaksanakan rancangan aksi perubahan;
4. Memberikan arahan kepada anggota Tim Efektif;
5. Melakukan komunikasi dan kesepakatan dengan
stakeholder baik internal maupun eksternal, dalam
mendukung keseluruhan tahapan implementasi aksi
perubahan;
SIAP 35
6. Melakukan eksekusi keseluruhan tahapan yang

telah dirancang dengan mendayagunakan dan
memberdayakan seluruh sumber daya yang dimiliki;
7. Membuat laporan implementasi aksi perubahan.
d. Tim Pembuatan Aplikasi

1. Mendesain rancangan Pembuatan Aplikasi SIAP
sebagai sarana system layanan administrasi
perkantoran di Dinas Perumahan dan Kawasan
Permukiman Kabupaten Kutai Timur yang efektif dan
efisien;
2. Mewujudkan tersedianya aplikasi SIAP sebagai
sarana sistem layanan internal di Dinas Perumahan
dan Kawasan Permukiman Kabupaten Kutai Timur
yang efektif dan efisien yang efektif dan efisien.
e. Tim Penerapan Aplikasi

1. Mensosialisasikan Aplikasi SIAP di Dinas Perumahan
dan Kawasan Permukiman Kabupaten Kutai Timur;
2. Mengimplementasikan aplikasi SIAP tersebut dalam 35
rangka meningkatkan efektifitas penerapan sistem
layanan internal di Dinas Perumahan dan Kawasan
Permukiman Kabupaten Kutai Timur.
f. Tim Administrasi dan Pelaporan:

1. Memfasilitasi anggaran dan sarana yang diperlukan
dalam pelaksanaan aksi perubahan;
2. Mendokumentasikan dan mengumpulkan bahan
pelaporan dalam setiap tahapan pelaksanaan aksi
perubahan;
SIAP 36
3. Membantu membuat laporan pelaksanaan aksi

perubahan.
4.1.6. Kendala Internal dan Kendala External

4.1.6.1. Kendala Internal
Kendala yang bersifat internal dalam pelaksanaan
aksi perubahan ini antara lain:
1. Banyaknya tugas kantor lainnya yang harus
dikerjakan oleh Tim Efektif, sehingga tidak
hanya fokus mengerjakan aksi perubahan;
2. Pelaksanaan aksi perubahan yang dilaksanakan
dimasa pandemic Covid-19 sehingga sebagian
Tim Efektif melaksanakan WFH;
3. Belum semua stakeholder internal memahami
detailnya pada awal aksi perubahan
dilaksanakan;
4. Waktu pelaksanaan aksi perubahan yang
singkat dengan target perubahan peningkatan
kinerja organisasi yang optimal;
5. Pengadministrasian dokumen dan tahapan
pelaksanaan aksi perubahan memerlukan
koordinasi yang intensif. 36
4.1.6.2. Kendala Eksternal

Sedangkan beberapa kendala eksternal yang harus
dihadapi pada pelaksanaan aksi perubahan ini
antara lain:
1. Tim Efektif yang berasal dari luar Sub Bag
Perencanaan Program dan Keuangan
2. Pelaksanaan aksi perubahan disaat pandemi
Covid-19, sehingga sebagian pegawai
melaksanakan WFH.
SIAP 37
4.1.7. Strategi Mengatasi Masalah

Dalam menghadapi masalah internal dan eksternal,
dilakukan hal-hal sebagai berikut:
a. Untuk menghadapi permasalahan kesibukan anggota
Tim Efektif dengan pekerjaan lain, diperlukan komunikasi
yang intensif dengan seluruh anggota Tim Efektif serta
saling membantu dalam menyelesaikan tanggungjawab
masing masing anggota tim, sehingga seluruh proses
pekerjaan dalam aksi perubahan tetap dapat
diselesaikan sesuai dengan jadwal yang sudah dibuat;
b. Keterbatasan anggaran yang tersedia untuk membiayai
aksi perubahan disiasati dengan cara efisiensi biaya
serta memprioritaskan komponen kegiatan penting yang
harus dibuat/dilaksanakan, sehingga aksi perubahan ini
tetap dapat berjalan dan dapat mencapai tujuannya
sebagaimana yang diharapkan;
c. Dukungan oleh seluruh stakeholder internal didapatkan
melalui pola komunikasi yang tepat sesuai dengan
karakter dan kebutuhan masing masing stakeholder;
d. Untuk mensiasati keterbatasan waktu pelaksanaan aksi
perubahan, dapat diatasi dengan membangun komitmen
seluruh stakeholder internal yang berperan dalam 37
pelaksanaan aksi perubahan serta berdisiplin dengan

target waktu penyelesaian setiap tahapan yang sudah
direncanakan.
4.2. DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN

4.2.1. Capaian dalam Perbaikan Kinerja Organisasi
Aksi perubahan pengelolaan data administrasi melalui
pembuatan Aplikasi SIAP untuk Efektifitas Layanan Internal
Kantor Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman
Kabupaten Kutai Timur dilaksanakan dengan beberapa
tahapan dan pencapaian, antara lain:
SIAP 38
a. Tahap Studi Lapangan Kinerja Organisasi

Pada tahapan penyusunan rancangan aksi perubahan ini,
telah dilaksanakan Tahap Studi Lapangan Kinerja
Organisasi secara virtual atau dalam jaringan ke BPPSDM
Kota Bandung, Provinsi Jawa Barat, untuk mempelajari,
mengadopsi dan mengadaptasi perubahan yang telah
dilakukan oleh BPPSDM Kota Bandung, beberapa lesson
learned yang kemudian dapat diadopsi dan diadaptasi
dalam proyek perubahan yang dilaksanakan di Dinas
Perumahan dan Kawasan Permukiman Kabupaten Kutai
Timur
Tabel 10
Lesson Learned, Adopsi dan Adaptasi Hasil Studi Lapangan
Nilai
No Adopsi Adaptasi
Keunggulan
1 Kepemimpinan Kepala B P P S D M K o t a Kepemimpinan
Bandung memiliki yang memiliki
kepemimpinan visioner visi perubahan
dalam mengoptimalkan untuk
sumber daya yang pengembangan
dimilikinya untuk mencapai kinerja
target target organisasi organisasi
guna melakukan TUSI
2 Inovasi Inovasi layanan internal Menginplement
dan eksternal yang asikan inovasi
baik dalam tersebut
memberikan layanan dikantor
38
kepada pengguna jasa pelayanan
Kesimpulan yang dapat ditarik dari hasil kegiatan Studi

Lapangan adalah bahwa kegiatan tersebut memiliki
korelasi yang positif dengan rencana aksi perubahan yang
sejalan dengan program pembangunan Zona Integritas
pada, penataan tata laksana dan peningkatan pelayanan
publik melalui sebuah aksi perubahan yaitu Pembuatan
Aplikasi Sistem Informasi Automasi Perkantoran di Dinas
Perumahan dan Kawasan Permukiman Kabupaten Kutai
Timur guna menunjang pengelolaan data dan dokumen
surat menyurat.
SIAP 39
Waktu : 23 s/d 27 Mei 2021

Lesson Learned, Adopsi dan Adaptasi hasil Studi
Lapangan yang dapat diambil untuk diterapkan
dalam aksi perubahan Pembuatan Sistem Informasi
Output :
Automasi Perkantoran untuk efektifitas pelayanan
Internal Dinas Perumahan dan Kawasan
Permukiman Kabupaten Kutai Timur
Evidence : Foto Hasil Studi Lapangan (Gambar 4, 5 dan 6)
Gambar 4
Pembukaan STULA oleh Kepala BPPSDM Kota Bandung
Gambar 5
Materi STULA oleh Kadis Pangan dan Pertanian Kota Bandung
39
SIAP 40
Gambar 6
Pembahasan Materi STULA oleh Kepala BPSDM Regional Makasar dan
Pembimbing STULA
40
b. Taha
Identifikasi Permasalahan dan Persetujuan Area
Perubahan.
Identifikasi permasalahan dan kesepakatan area
perubahan yang akan diangkat sebagai perubahan. Pada
tahap ini dilakukan identifikasi permasalahan sesuai dengan
tugas pokok dan fungsi jabatan peserta diklat sebagai
Kepala Sub Bagian Perencanaan Program dan Keuangan di
SIAP 41
Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman Kabupaten

Kutai Timur serta menyepakati area perubahan yang akan
dilakukan, dengan Sekretaris Dinas Perumahan dan
Kawasan Permukiman Kabupaten Kutai Timur selaku
atasan langsung sekaligus sebagai mentor
Waktu : 03 Juni 2021

Identifikasi permasalahan dan kesepakatan area
Output :
perubahan yang akan dilakukan
Komunikasi dengan mentor melalui Tatap Muka
Evidence :
Langsung (Gambar 7)
Gambar 7
Konsultasi serta mengdentifikasi permasalahan dan kesepakatan area
perubahan yang akan dilakukan dg Bapak Ir. Sumardani (Mentor)
41
SIAP 42
c. Tahap Seminar Rancangan Aksi Perubahan

Seminar rancangan aksi perubahan dilaksanakan untuk
menguji rancangan detail aksi perubahan yang telah
disusun oleh peserta diklat sebelum diimplementasikan di
unit kerja. Rancangan aksi perubahan pembuatan Aplikasi
Sistem Informasi Automasi Perkantoran (SIAP) untuk
efektifitas layanan internal Dinas Perumahan dan
Kawasan Permukiman Kabupaten Kutai Timur, ini telah
diseminarkan secara virtual dengan penguji Bapak T.R.
Fahsul Falah, S.sos., M.si, selaku Kepala PPSDM
Regional Makasar, dan Coach Bapak Muhammad Khaidir,
AP., S.IP selaku pembimbing serta dihadiri oleh mentor Ir.
Sumardani selaku Plt Kepala Dinas Perumahan dan
Kawasan Permukiman Kabupaten Kutai Timur, pada
tanggal 31 Mei 2021 di kantor PPSDM Regional Makasar
dan dikantor peserta secara Daring menggunakan aplikasi
Zoom Cloud Meeting. Rancangan aksi perubahan telah
disusun disetujui dengan beberapa masukan sebagai
bahan perbaikan dalam proses pelaksanaan aksi
perubahan. 42
Waktu : 31 Mei 2021

Seminar Rancangan Aksi Perubahan Kinerja
Output : Organisasi Pembuatan Sistem Informasi Automasi
Perkantoran (SIAP).
Evidence : Foto Seminar Rancangan Aksi Perubahan (Gambar 8)
Gambar 8
Seminar Rancangan Aksi Perubahan Kinerja Organisasi Pembuatan
Sistem Informasi Automasi Perkantoran (SIAP)
SIAP 43
43
d. Tahap Taking Ownership

Setelah disepakati area perubahan yang akan
dilaksanakan, tahap berikutnya adalah melaksanakan
kegiatan taking ownership untuk mendapatkan dukungan
internal dan Dukungan Stakeholder Eksternal dalam hal
ini oleh Kepala Diskominfo dan sekaligus sebagai PLT
Kepala Bappeda (Ir. Suprihanto, CES) serta Dukungan
dari Bapak Bupati Kutai Timur Drs. H. Ardiansyah
Sulaiman, Msi dan Bapak Wakil Bupati Kutai Timur
DR. H. Kasmidi Bulang, ST., MM terhadap aksi
SIAP 44
perubahan yang akan dilaksanakan. Tahap taking

ownership ini dilaksanakan pada saat mensosialisasikan
dan mengkomunikasikan rencana area perubahan yang
akan dilaksanakan di Dinas Perumahan dan Kawasan
Permukiman Kabupaten Kutai Timur.

Sosialiasi dan perolehan Dukungan
Output : stakeholder internal untuk pelaksanaan area
aksi perubahan
Evidence : Foto Kegiatan (Gambar 9 dan 10)
Gambar 9
Sosialiasi dengan stakeholder internal untuk pelaksanaan aksi
perubahan tentang Rencana Pembuatan Aplikasi SIAP
44
SIAP 45
Gambar 10
Perolehan Dukungan dari stakeholder internal untuk pelaksanaan aksi
perubahan tentang Sistem Informasi Automasi Perkantoran (SIAP)
45
Waktu : 09 – 10 Juni 2021

SIAP 46
Sosialiasi dan perolehan Dukungan stakeholder

Eksternal (Kepala Diskomimfo sekaligus sebagai Plt
Kepala Bappeda Kabupaten Kutai Timur) serta
Output :
Dukungan dari Pejabat Pemerintah (Bupati dan
Wakil Bupati Kutai Timur) untuk pelaksanaan area
aksi perubahan
Evidence : Foto Kegiatan (Gambar 11, 12, 13,14 dan 15)
Gambar 11
Sosialiasi dengan stakeholder Eksternal (Kepala Diskomimfo) untuk
pelaksanaan aksi perubahan tentang Rencana Pembuatan Aplikasi
SIAP
46
Gambar 12
Perolehan Dukungan stakeholder Eksternal (Plt. Kepala Bappeda Kab. Kutim)
untuk pelaksanaan aksi perubahan tentang Aplikasi SIAP
SIAP 47
47
Gambar 13
Perolehan Dukungan stakeholder Eksternal (Kepala Diskominfo Kab. Kutim)
SIAP 48
48
Gambar 14
Dukungan dari Bapak Drs. H. Ardiansyah Sulaiman, M.Si (Bupati Kutai Timur) untuk
pelaksanaan aksi perubahan tentang Aplikasi SIAP
SIAP 49
Gambar 15
Dukungan dari Bapak DR. H. Kasmidi Bulang, ST., MM (Wakil Bupati Kutai Timur)
49
e. Tahap Terbentuknya Tim Kerja

SIAP 50
Untuk menguatkan keterikatan tim yang akan

mendukung tercapainya tujuan aksi perubahan, maka
diperlukan indentifikasi Sumber Daya Manusia guna
pembentukan Tim Kerja agar tujuan pembuatan Aplikasi
dapat tercapai sesuai dengan yang diharapkan serta
pembuatan Surat Keputusan Tim Kerja yang akan
diberdayakan dalam proses pelaksanaan aksi perubahan.
Tim Kerja ini beranggotakan pejabat struktural/fungsional
khusus/fungsional umum dengan pembagian tugas yang
jelas sesuai kompetensi maupun bidang tugasnya. Dalam
aksi perubahan ini Surat Keputusan Tim Kerja ditetapkan
oleh Plt Kepala Dinas Perumahan dan Kawasan
Permukiman pada tanggal 10 Juni 2021 dengan Nomor :
821.29/356/DPKP-KT/VI/2021, tentang Pembentukan Tim
Kerja Aksi Perubahan Sistem Informasi Automasi
Perkantoran (SIAP).

Penetapan Surat Keputusan Tim Kerja Aksi
Output :
Perubahan dan Uraian Tugas Tim Kerja
Surat Keputusan Kepala Dinas Perumahan dan
Kawasan Permukiman Kabupaten Kutai Timur
Nomor : 821.29/356/DPKP-KT/VI/2021, tentang
Evidence :
Pembentukan Tim Kerja Aksi Perubahan Sistem
Informasi Automasi Perkantoran (SIAP). (Gambar 50
16)
Gambar 16
SIAP 51
Surat Keputusan Pembentukan Tim Kerja Aksi Perubahan

Sistem Informasi Automasi Perkantoran (SIAP) dan Uraian Tugas Tim Kerja
51
f. Tahapan Terwujudnya Alur Kerja

SIAP 52
Untuk mendukung tercapainya tujuan aksi perubahan,

maka Reformer mengadakan Rapat dengan Tim Kerja
dan Stakeholder Internal dalam rangka penyusunan Alur
Kerja dalam Pembuatan Aplikasi SIAP, dari hasil rapat
tersebut diatas maka dapat mengindentifikasi Potensi
Resiko yang akan dihadapi dari sebuah pembuatan
aplikasi SIAP sehingga tujuan pembuatan Aplikasi dapat
tercapai sesuai dengan yang diharapkan,
Resume Rapat :
Alur kerja dapat diartikan sebagai otomatisasi prosedur
ketika dokumen, informasi atau pekerjaan dilewatkan
melalui sejumlah orang menurut aturan tertentu untuk
mencapai suatu tujuan. Alur kerja merupakan sarana yang
memodelkan dan mengimplementasikan suatu proses
pelayanan.
Pembuatan aplikasi berbasis web untuk tujuan organisasi
membutuhkan perlakuan yang khusus. Banyak organisasi
yang mengandalkan aplikasi berbasis web untuk
mendukung proses pelayanan mereka. Perubahan
kebutuhan yang cepat juga mengarah pada perubahan
aplikasi. Model alur kerja menggunakan statechart yang
dirancang secara khusus berguna untuk mengatasi konten 52
dinamis yang terdapat pada aplikasi web. Sistem

manajemen alur kerja merupakan sebuah sistem yang
mendefinisikan, membuat dan mengelola alur kerja
melalui penggunaan perangkat lunak, berjalan pada satu
alur kerja atau lebih, mampu untuk mengartikan definisi
proses, berinteraksi dengan parisipan alur kerja dan jika
diperlukan dapat meminta tool dan aplikasi yang
menerapkan teknologi informasi.
SIAP 53
Sistem alur kerja "mengetahui" aliran informasi yang

dibutuhkan dalam mengambil keputusan dan menentukan
aliran informasi yang sesuai bagi penggunanya. Aliran alur
kerja tersebut menggunakan form dan script. Form ini
seperti formulir kertas. Pegawai dapat membaca form
tersebut, dan jika ia berwenang maka ia dapat
memodifikasinya dengan memasukkan nilai baru sehingga
mengubah sesuatu data yang sebelumnya sudah ada.
Ketika seorang pengguna telah selesai bekerja dengan
form tersebut maka ia akan memberitahu sistem melalui
penggunaan komponen yang terdapat pada form tersebut.
Selanjutnya, sistem alur kerja melihat script untuk
memutuskan apa yang harus dilakukan oleh sistem itu
selanjutnya. Karakteristik utama yang dimiliki oleh tool
pengembangan alur kerja sebagai berikut:
a. Dapat memindahkan bermacam-macam tipe objek
seperti form, dokumen.
b. Dapat mengalirkan objek informasi secara otomatis
dari seseorang ke orang lain yang berdasarkan pada
struktur rencana yang deprogram
c. Dapat memproses informasi di berbagai tempat
d. Dapat melakukan pelacakan sehingga diketahui hal- 53
hal apa saja yang telah dilakukan oleh seseorang.

Tujuan utama dari sistem alur kerja yaitu untuk mengelola
sejumlah task yang sama dan untuk mengoptimalkan
produktivitas sehingga dicapai tingkat kualitas dan akurasi
yang tinggi. Tujuan ini dapat dicapai dengan cara
mengotomatisasi kegiatan-kegiatan yang sebelumnya
dilakukan secara manual sehingga meminimalkan
interverensi manusia.
Dalam Alur kerja harus diimbangi dengan adanya Siklus
Manajemen Pemantauan yang Baik melalui Siklus Plan-
SIAP 54
Do-Check-Act (PDCA), atau juga dikenal sebagai siklus

Shewhart Cycle atau Siklus Deming, merupakan model
yang paling populer dalam peningkatan yang
berkesinambungan (continuous improvement). Gambaran
siklus ini ditunjukkan pada
Gambar 17
Siklus PDCA
Sesuai dengan istilahnya, pada siklus ini terdapat 4

langkah proses yang dilakukan secara siklik. Empat siklus 54
tersebut yaitu:
1. Plan
Langkah ini mengacu pada aktivitas identifikasi
peluang perbaikan dan/atau identifikasi terhadap
cara-cara mencapai peningkatan dan perbaikan
2. Do
Langkah ini mengacu pada penerapan dan
pelaksanaan aktivitas yang direncanakan
SIAP 55
3. Check
Langkah ini mengacu pada verifikasi apakah
penerapan tersebut sesuai dengan rencana
peningkatan dan perbaikan yang diinginkan
4. Act
Langkah ini merupakan respon terhadap hasil
verifikasi yang telah dilakukan sebelumnya.
Pada siklus PDCA ini, jika efek yang diamati sesuai

dengan peningkatan dan perbaikan yang diinginkan, maka
aktivitas tersebut dibuat permanen dan diterapkan lebih
luas lagi. Namun jika ketidaksesuaian tersebut terjadi,
maka siklus kembali ke tahap perencanaan aktivitas
peningkatan dan perbaikan, dan demikian pula
seterusnya.
Dalam kegiatan pemantauan, proses yang menjadi acuan
adalah proses nomor 3, yaitu proses “Check”. Kegiatan
dalam manajemen pemantauan alur kerja ditujukan agar
proses verifikasi dapat dilakukan sehingga diperoleh
feedback berdasarkan aktivitas yang telah dilakukan.
Feedback bermanfaat untuk melakukan peningkatan dan
55
perbaikan sehingga sesuai dengan yang diinginkan.

Teridentifikasi Strategi dalam mengelola
Resiko yang akan dihadapi dalam pembuatan
Output : Aplikasi SIAP melalui implementasi suatu
proses pelayanan dengan Sistem manajemen
alur kerja / Alur Pelayanan
Foto Rapat dengan Tim Kerja dan Stakeholder

Evidence :
Internal (Gambar 18)
SIAP 56
Gambar 18
Rapat dengan Tim Kerja dan Stakeholder Internal dalam rangka
Penyusunan Alur Kerja pada pembuatan Aplikasi SIAP
56
g. Tahapan tersedianya Perangkat dan Personil

Untuk mendukung tercapainya tujuan aksi perubahan,
dalam penyiapan sarana dan prasarana dalam kebutuhan
pembuatan aplikasi maka Reformer mengadakan Rapat
dengan Tim Kerja dan Stakeholder Internal terkait
kebutuhan sarana dan prasarana dalam rangka
SIAP 57
Pembuatan Aplikasi SIAP, dari hasil rapat tersebut diatas

maka didapat dan tercipta sebuah flowchart
1. Pengertian Flowchart
Flowchart dikembangkan oleh Herman Goldstine dan
John von Neumann di tahun 1940-an, sebagai
representasi grafis dari keputusan dan hasil
keputusan dipetakan dalam bentuk individu. Flowchart
menggunakan simbol yang berbeda yang berisi
informasi tentang langkah-langkah atau urutan
kejadian. Masing-masing dari simbol-simbol ini terkait
dengan panah untuk menggambarkan arah aliran
proses. Pengertian flowchart dapat disimpulkan
sebagai sebuah metodologi yang digunakan untuk
menganalisis, meningkatkan, dokumen dan mengelola
proses atau program. Flowchart membantu untuk:
 Pemahaman hubungan antara langkah-langkah
proses yang berbeda
 Mengumpulkan data tentang proses tertentu
 Membantu dengan pengambilan keputusan
 Mengukur kinerja proses
 Menggambarkan struktur proses
57
 Pelacakan aliran proses
 Menyoroti langkah-langkah penting dan
menghilangkan langkah-langkah yang tidak perlu
2. Cara Kerja Flowchart

Pada awalnya, flowchart digunakan oleh para insinyur
industri sebagai sebuah struktur proses kerja, seperti
manufaktur perakitan. Saat ini, flowchart telah
digunakan untuk berbagai keperluan di bidang
manufaktur, arsitektur, teknik, bisnis, teknologi,
SIAP 58
pendidikan, ilmu pengetahuan, kedokteran,

pemerintahan, administrasi dan disiplin ilmu lainnya.
 Perencanaan Proyek Baru
Salah satu penggunaan umum dari flowchart
adalah untuk memetakan proyek baru, terutama
yang bersifat teknis atau membutuhkan beberapa
desain struktur lain. Insinyur dan desainer
perangkat lunak sering menggunakan diagram alur
untuk tujuan ini. Berpikir tentang bagaimana proses
akan bekerja menggunakan flowchart dapat
menghemat banyak waktu dalam desain.
 Desain Sistem atau Program

Menggunakan flowchart memungkinkan desainer
untuk memikirkan banyak masalah yang kompleks
di muka. Karena banyak sistem atau program
memerlukan langkah demi langkah prosedur,
sehingga menggunakan diagram alur adalah cara
yang logis untuk memikirkan langkah-langkah
tersebut.
58
 Dokumen Proses untuk Alasan Eksternal
Dari standar pelaporan untuk mematuhi peraturan
pemerintah, menggunakan flowchart bisa jauh lebih
efisien daripada menghasilkan narasi tertulis.
Standar pelaporan untuk mematuhi peraturan kerja,
dapat menggunakan flowchart yang bisa jauh lebih
efisien daripada menghasilkan narasi tertulis.
 Dokumen Proses untuk Alasan internal
Penggunaan diagram alur, untuk lebih memahami
bagaimana proses kerja dan menawarkan banyak
keuntungan untuk organisasi secara internal secara
SIAP 59
Fleksibilitas, Kualitas, Visibilitas serta Perbaikan

proses
3. Pemecahan Masalah
Salah satu alasan, mengapa menggunakan flowchart
dalam pembuatan program aplikasi Sistem Informasi
Automasi Perkantoran (SIAP) adalah bahwa flowchart
dapat menawarkan sumber yang baik untuk
pemecahan masalah. Hal ini juga sebagai cara yang
bagus, jika digunakan untuk menunjukkan cara
pemecahan masalah yang bersifat umum.

Rapat Persiapan Kebutuhan Sarana dan
Output : Prasarana Penunjang Aplikasi Sistem
informasi Automasi Perkantoran (SIAP)
Foto Rapat dengan Tim Kerja dan Stakeholder
Evidence : Internal serta Penyiapan Flowchart. (Gambar
19, 20, 21 dan 22)
Gambar 19
Rapat Persiapan Kebutuhan Sarana dan Prasarana Penunjang
Aplikasi Sistem informasi Automasi Perkantoran (SIAP)
59
SIAP 60
8
Ra
Pa
Gambar 20
Penyiapan Flowchart Aplikasi Sistem informasi Automasi Perkantoran
(SIAP)
60
SIAP 61
Gambar 21
Rencana Flowchart Aplikasi Sistem informasi Automasi Perkantoran (SIAP)
MULAI
ANALISIS KEBUTUHAN
PENGUMPULAN DATA
PEMBUATAN DAN
DESIGN APLIKASI
PENGUJIAN APLIKASI
APAKAH WEBSITE
PERBAIKAN
SUDAH SESUAI DAN APLIKASI
BERJALAN BAIK
IMPLEMENTASI
APLIKASI
LAPORAN
61
SELESAI
SIAP 62
Gambar 22
Rencana Alur Flowchart dalam penerapan Aplikasi SIAP
62
h. Tahap Tersedianya Aplikasi

Tahap Pembangunan aplikasi SIAP dilaksanakan
oleh Tim Efektif Pembuatan Aplikasi dengan progammer
yang ditunjuk sebagai narasumber dalam kegiatan
Pembuatan Sistem Informasi Automasi Perkantoran
untuk Efektifitas pelayanan pada Dinas Perumahan dan
Kawasan Permukiman Kabupaten Kutai Timur yang
dimulai dari Membuat Design Aplikasi, Membuat Design
Logo Aplikasi, membangun aplikasi itu sendiri hingga
Melakukan Uji Coba trial and error terhadap Aplikasi yang
SIAP 63
telah dibuat dengan melakukan pertemuan melalui media

zoom dengan programmer dan rapat langsung dengan
tim efektif sampai aplikasi tersebut dapat terwujud.

Rapat rencana pembuatan Design Logo
Output :
Aplikasi dengan Tim Efektif
Evidence : Foto Kegiatan Rapat (Gambar 23 dan 24)
Gambar 23
Rapat rencana pembuatan Design Logo Aplikasi dengan Tim Efektif
63
Gambar 24
Design Logo Aplikasi
SIAP 64
64
Waktu : 01 Juli 2021
Koordinasi dengan pengembang sampai
Output :
dengan Design Aplikasi Terbangun
Gambar 25
Design Aplikasi
SIAP 65
Gambar 26
Koordinasi dengan Pengembang melalui Media Zoom
65
SIAP 66

Melaksanakan Ujicoba trial and error Aplikasi bersama
Output :
Tim Pengembang melalui media zoom
Evidence : Foto Tampilan Aplikasi (Gambar 27 s/d 37)
Gambar 27
Melaksanakan Ujicoba trial and error Aplikasi bersama Tim Pengembang
melalui media zoom
66
SIAP 67
Gambar 28
Tampilan Halaman Depan Aplikasi
67
Gambar 29
Tampilan Dashboard (admin)
SIAP 68
Gambar 30
Tampilan User (admin)
68
SIAP 69
Gambar 31
Tampilan Master (admin)
69
Gambar 32
Tampilan isian Dokumen
SIAP 70
Gambar 33
Tampilan isian Inventaris
70
SIAP 71
Gambar 34
Tampilan isian Data Surat Masuk
71
Gambar 35
Tampilan isian Data Surat Keluar
SIAP 72
Gambar 36
Tampilan isian Data Surat Keluar
72
SIAP 73
Gambar 37
Tampilan isian Lembar Arsip
73
i. Tahap Terwujudnya Aplikasi SIAP

Dengan terbangunnya Aplikasi Sistem Informasi
Automasi Perkantoran (SIAP) ini, pada tahapan ini telah
dilakukan beberapa kegiatan yakni Pembagian Link
Website Aplikasi (https://pendidikan-kita.com/demos/login)
SIAP 74
serta Video Tutorial Penggunaan Aplikasi SIAP melalui

Grub WA Tim Kerja “SIAP” dan Melaksanakan Ujicoba
Aplikasi ke stakeholder internal dan mentor dan
Melakukan Launcing Aplikasi pada Stakeholder Internal
dan Eksternal
Tabel 11
Daftar Nama User Pengguna Aplikasi SIAP dan LINK
NO USERNAME PASWORD EMAIL
1. kasiasfian 12345 asfian06noor@gmail.com
2. kasihendro 12345 sulistyo.hendro@yahoo.co.id
3. kasimohammad 12345 hmn297776@gmail.com
4. kasikarim 12345 karimasrani64@gmail.com
5. kasinana 12345 nana.yusuf.pu@gmail.com
6. kasitaufik 12345 taufikkutim775@gmail.com
7. kadis 12345
8. sumardani 12345 sumardani.craft@gmail.com
9. kabiddeky 12345 dekyhermawan94@yahoo.co.id
10. kabidtahang 12345 tahang0512@gmail.com

74
11. kasubagade 12345 yulkafilahade@gmail.com
12. kasubagasih 12345 pujiatiasih49@gmail.com
13. staffsatu admin

Output : Melaksanakan Ujicoba Aplikasi ke stakeholder
internal dan mentor
Evidence : Foto Kegiatan (Gambar 38)
Gambar 38
Melaksanakan Ujicoba Aplikasi ke stakeholder internal dan mentor
SIAP 75
75

Launching Aplikasi yang dihadiri oleh Stakeholder
Internal, Para Pejabat Disperkim dan Perwakilan
Output :
Stakeholder eksternal (perwakilan Bappeda dan
Diskominfo, persandian dan Statistik
SIAP 76
Gambar 39
Launching Aplikasi SIAP
76
Gambar 40
Foto Bersama Setelah Launching Aplikasi SIAP
SIAP 77
4.2.2. Tahap Evaluasi Capaian Target Milestones

Tahap akhir dari pelaksanaan aksi perubahan ini sampai
dengan selesainya laboratorium kepemimpinan adalah
evaluasi capaian target jangka pendek. Beberapa
indikator yang dapat digunakan sebagai sarana evaluasi
capaian jangka pendek dalam aksi perubahan ini diantaranya
adalah:
1. Keberhasilan komunikasi dalam mempengaruhi
stakeholder, sehingga berhasil meningkatkan partisipasi
stakeholder.
2. Tercapainya seluruh milestones jangka pendek sesuai
dengan rancangan aksi perubahan yang dibuat.
3. Penggunaan Aplikasi
4. Respon, masukan serta evaluasi terhadap kekurangan
77
untuk penyempurnaan aplikasi.
5. Adanya dukungan dan manfaat positif yang
dirasakan dengan adanya pengembangan aplikasi. Hal
ini dapat dilihat dari adanya dukungan dan testimoni
manfaat yang dirasakan oleh seluruh Jajaran Struktural
Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman dan juga
dari Pejabat Pemerintah Terkait dengan manfaat aksi
ini.
4.3. KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN

SIAP 78
Tindaklanjut kegiatan jangka pendek dengan menetapkan target

jangka menengah dan jangka panjang. Pada pelaksanaan aksi
perubahan kinerja organisasi berupa pengelolaan data melalui
Aplikasi Sistem Informasi Automasi Perkantoran (SIAP), semua
tahapan jangka pendek sudah dapat dilaksanakan dengan baik.
Untuk pengembangan berikutnya merupakan target jangka
menengah dan jangka panjang yaitu:
1. Target jangka menengah diharapkan penggunaan
pengembangan Aplikasi SIAP dapat terlaksana sepenuhnya
terhadap seluruh kegiatan pelayanan administrasi surat
menyurat.
2. Target jangka panjang diharapkan Aplikasi SIAP dapat
digunakan untuk seluruh OPD dan terkolaborasi dengan Dinas
Komimfo, Persandian dan Statistik Kabupaten Kutai Timur.
78
SIAP 79
BAB V
PENUTUP
5.1. KESIMPULAN
Keberhasilan pelaksanaan aksi perubahan dengan
pengembangan Aplikasi Sistem Informasi Automasi Perkantoran
(SIAP) untuk efektifitas layanan internal Dinas Perumahan dan
Kawasan Permukiman Kabupaten Kutai Timur sangat ditentukan
dari kemampuan memobilisasi dukungan dari seluruh stakeholder.
Selain kemampuan manajerial kepemimpinan serta strategi
komunikasi yang baik, diperlukan juga keputusan yang terarah dan
terukur dalam pelaksanaan aksi perubahan ini.
Pencapaian target jangka pendek yang telah ditetapkan
diperlukan strategi komunikasi khusus yang melibatkan mentor,
coach, tim efektif dan project leader baik secara langsung maupun
tidak langsung melalui berbagai sarana komunikasi. Sedangkan
untuk target jangka menengah dan target jangka panjang
selanjutnya yang direncanakan dalam aksi perubahan ini akan
dilaksanakan secara konsisten dengan pengembangan dan
penyempurnaan aplikasi sehingga tujuan dari perbaikan layanan
proses administrasi perkantoran dapat tercapai.
79
5.2. SARAN
Aplikasi SIAP dan/atau sejenisnya yang bersifat layanan layanan
proses administrasi perkantoran dapat diadopsi dan dikembangkan
pada seluruh OPD melalui Dinas Komimfo, Persandian dan Statistik
Kabupaten Kutai Timur.
SIAP 80
DAFTAR PUSTAKA
1. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 86 Tahun 2017 Tentang Tata

Cara Perencanaan, Pengendalian Dan Evaluasi Pembangunan
Daerah, Tata Cara Evaluasi Rancangan Peraturan Daerah Tentang
Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah Dan Rencana
Pembangunan Jangka Menengah Daerah, Serta Tata Cara Perubahan
Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah, Rencana
Pembangunan Jangka Menengah Daerah, Dan Rencana Kerja
Pemerintah Daerah
2. Rancangan Awal RPJMD Kabupaten Kutai Timur Tahun 2021 – 2026
3. Peraturan Daerah Kabupaten Kutai Timur Nomor 10 Tahun 2016
tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah
4. Peraturan Bupati Kutai Timur Nomor 25 Tahun 2016 tentang Susunan
Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah Kabupaten Kutai Timur
5. Sandy Ferdinandus, Perancangan Aplikasi Surat Masuk dan Surat
Keluar pada PT.PLN (Persero) wilayah Sulutenggo. Manado: Jurusan
Teknik Elektro - FT UNSTRAT
6. H. Wursanto. “Pembimbing Administrasi dan Surat-menyurat”.
Yogyakarta, 19
80
SIAP 81
LAMPIRAN - LAMPIRAN
81

Laporan Akhir Aksi Perubahan Sistem Informasi Automasi Perkantoran

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi:

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Deskripsi:

Hak Cipta:

Format Tersedia

Laporan Akhir Aksi Perubahan Sistem Informasi Automasi Perkantoran

Diunggah oleh

Deskripsi:

Hak Cipta:

Format Tersedia

KEMENTERIAN DALAM NEGERI

LAPORAN IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN

SISTEM INFORMASI AUTOMASI PERKANTORAN

NAMA : ADE ACHMAD YULKAFILAH, ST., MM

PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR ANGKATAN V

LAPORAN IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN

SISTEM INFORMASI AUTOMASI PERKANTORAN

NAMA : ADE ACHMAD YULKAFILAH, ST. MM

Telah disetujui pada tanggal …………..............

MUHAMMAD KHAIDIR, A.P., S.I.P. ,M.Si. Ir. SUMARDANI

Nama Peserta Pelatihan : ADE ACHMAD YULKAFILAH, ST., MM

Saya menilai peserta Sangat Mampu / Mampu / Kurang Mampu / Tidak

MUHAMMAD KHAIDIR, A.P., S.I.P. ,M.Si.

Saya menilai peserta Sangat Mampu / Mampu / Kurang Mampu / Tidak

ALHAMDULILAH, Puji Syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT,

Makasar, 31 Juli 2021

Kami yang bertandatangan dibawah ini :

Kami yang bertandatangan dibawah ini :

Aksi Perubahan Kinerja Organisasi peserta PKA Angkatan V Tahun 2021

Sangatta, 31 Juli 2021

ADE ACHMAD YULKAFILAH, ST., MM IR. SUMARDANI

Kata kunci: aplikasi, sistem berbasis web based

BAB I PENDAHULUAN .................................................................... 1

BAB II PENGGAMBARAN MASALAH ............................................. 12

BAB III STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH ............................. 18

BAB V PENUTUP ................................................................................ 69

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................... 70

1.1. LATAR BELAKANG

Sistem informasi merupakan salah satu hal terpenting dalam suatu

dokumen yang ditujukan pada yang berwenang, serta banyaknya

1.2. RUMUSAN MASALAH

Berdasarkan latar belakang masalah, maka dapat dirumuskan

1.3. PEMBATASAN MASALAH

Pada penyusunan Laporan ini, sistem yang dibuat memiliki

Agar rumusan masalah dapat tercapai dalam Aksi perubahan yang

1.5.1. Bagi Organisasi

1.5.2. Bagi Stakeholder

a. memperoleh informasi yang di butuhkan;

1.6. RUANG LINGKUP

1.7. INOVASI DAN OUTPUT AKSI PERUBAHAN

Inovasi merupakan gagasan atau ide dan praktik yang didasarkan

1.8. GAMBARAN UMUM ORGANISASI

i. penyelenggaraan koordinasi dan hubungan kerja di

Dinas Perumahan dan Kawasan Permukiman berdasar

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

dimaksud, Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Sub Bagian Perencanaan Program dan Keuangan

b. penyusunan rencana kerja teknis dan operasional

1.8.2. VISI DAN MISI

Untuk mewujudkan Visi Pembangunan Kabupaten Kutai

1.8.3. LETAK GEOGRAFIS

Sumber: Bappeda Kabupaten Kutai Timur Tahun 2020

Kabupaten Kutai Timur mempunyai luas wilayah sebesar

2.1. PERMASALAHAN YANG ADA

Dari tabel diatas, terlihat bahwa masih terdapat kondisi yang

2.2. PENYEBAB MASALAH

4. Lambatnya distribusi untuk yang berwenang bertanda tangan

Penomoran Surat belum

Berdasarkan analisis USG tersebut, teridentifikasi bahwa yang

2.3. AKAR PENYEBAB MASALAH

Analisis Diagram Fishbone