2/14/2021

KKPI
Ahmad A. Kohar

SMK PGRI 3 KOTA BOGOR

TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI
Menganalisis informasi dari internet untuk menunjang pekerjaan kantor

Pengertian Data, Informasi dan Tek. Informasi

A. Data
 Data adalah fakta berupa angka, karakter, symbol, gambar, tanda-tanda, isyarat, tulisan,
suara, bunyi yang merepresentasikan keadaan sebenarnya yang selanjutnya digunakan
sebagai masukan suatu Sistem Informasi.
 Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi (data is the description of
things and events that we face).
 Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata
 Data adalah bahan yang akan diolah/diproses berupa angka-angka, huruf-huruf, symbol-
simbol, kata-kata yang akan menunjukkan situasi dan lain lain yang berdiri sendiri
 Dalam bahasa sehari-hari data adalah fakta tersurat (dalam bentuk catatan atau tulisan)
tentang suatu obyek.
 Dalam dunia komputer data adalah segala sesuatu yang dapat disimpan dalam memori
menurut format tertentu
 Data adalah fakta yang sudah ditulis dalam bentuk catatan atau direkam ke dalam berbagai
bentuk media 8. Data merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih
lanjut untuk menghasilkan informasi

B. Informasi
 Informasi adalah data hasil pengolahan Sistem Informasi yang bermanfaat bagi
penggunanya.
 Infomasi adalah hasil proses atau hasil pengolahan data meliputi : Hasil gabungan, hasil
analisa, hasil penyimpulan, dan hasil pengolahan system informasi komputerisasi
 Informasi adalah segala sesuatu yang ditampilkan oleh komputer dalam sebuah media
penampil tersebut diatas, biasanya sebagai hasil dari sebuah proses komputasi.
 Informasi adalah fakta tersembunyi dibalik himpunan fakta yang sudah dicatat, dan baru
diketemukan sesudah diolah atau dicerna
 Informasi adalah fakta tersirat yang muncul dalam benak teknisi itu sesudah mencermati
dan mengolahnya dengan tertib, berdasarkan model yang diyakini sebagai hal yang benar
ada dalam keseluruhan persoalan tersebut

C. Teknologi Informasi
 Teknologi Informasi adalah suatu teknik atau cara Elektronik untuk mengumpulkan,
menyiapkan, menyimpan, memproses, mengumumkan, menganalisa, dan menyebarkan
informasi.
 Teknologi informasi adalah hasil rekayasa manusia terhadap proses penyampaian informasi
dari pengirim ke penerima sehingga: lebih cepat, lebih luas sebarannya dan lebih lama
penyimpanannya.
 Menurut Williams dan Sawyer (2003). Teknologi Informasi adalah teknologi yang
menggabungkan komputasi (komputer) dengan jalur komunikasi yang membawa data, suara
ataupun video.
 Teknologi informasi adalah bagian dari media yang digunakan untuk menyampaikan pesan
ilmu pada orang banyak, mulai dari teknologi percetakan beberapa abad yang lalu, seperti
buku yang dicetak, hingga media telekomunikasi seperti, suara yang direkam pada kaset,
video, TV, dan CD.

KKPI A.A. Chr

  Teknologi informasi adalah suatu sarana/piranti yang digunakan dalam pengolahan laporan
dengan mendayagunakan keahlian (brainware), piranti lunak (software), piranti keras
(hardware) yang dioperasikan dengan prosedur tertentu.
 Teknologi informasi adalah suatu sarana/piranti yang digunakan dalam pengolahan laporan
dengan mendayagunakan keahlian (brainware), piranti lunak (software), piranti keras
(hardware) yang dioperasikan dengan prosedur tertentu.

Etika warga digital

1. Komunikasi
Komunikasi adalah proses dimana seseorang (individu) atau beberapa orang, kelompok, organisasi,
dan masyarakat menciptakan suatu hubungan dengan lingkungan dan orang lain. Bisa dipersingkat,
komunikasi adalah suatu pemindahan informasi dari individu atau kelompok kepada individu atau
kelompok yang lain dimana keduanya saling mengerti apa yang sedang dibicarakan.
Fungsi komunikasi adalah untuk :
1.       Menyampaikan pikiran, ide atau perasaan
2.       Tidak terisolasi dari lingkungan
3.       Menginginkan sebuah informasi
4.       Menambah pengetahuan

Macam komunikasi:

a.       Komunikasi orang adalah komunikasi yang langsung dilakukan oleh manusia.

b.       Komunikasi data adalah proses pengiriman dan penerimaan data atau informasi dari dua atau
lebih perangkat yang saling terhubung dengan jaringan.

2.  Warga Digital

Warga digital adalah orang yang sadar apa yang baik apa yang salah, menunjukkan kecerdasan
perilaku teknologi, dan membuat pilihan yang tepat ketika menggunakan teknologi.
Warga digital merupakan individu yang memanfaatkan TI untuk membangun komunitas, bekerja,
dan berekreasi. Warga digital secara umum telah memiliki pengetahuan dan kemampuan
mengoperasikan TI untuk berkomunikasi maupun mengekspresikan sebuah ide. Contohnya bermain
facebook, menulis blog, mencari informasi di forum, dan lain-lain. Sama halnya dengan warga dunia
nyata, semua warga digital memiliki kewajiban untuk menjaga etiket

Mengapa kewargaan digital itu penting? Jika Anda ingin memperoleh yang terbaik dalam
menggunakan Internet dan menjaga keamanan serta kesehatan Anda dan rekan, gunakan bahan-
bahan berikut ini untuk mempelajari bagaimana menjadi warga digital yang positif.

3.  Mengapa harus memahami etika kewargaan digital

Seringkali pengguna teknologi digital tidak peduli dengan etiket penggunaan teknologi, tetapi
langsung menggunakan produk tanpa mengetahui aturan serta tata krama penggunaannya. Atau
sudah mengetahui tetapi menganggap etiket digital tidak terlalu penting untuk diperhatikan.
Seringkali para pengguna digital melupakan bahwa walaupun dalam dunia digital para pengguna
tidak saling bertatap muka, tetapi perlu diperhatikan bahwa di balik setiap akun, di balik setiap
posting forum, terdapat individu lainnya yang dapat tersinggung jika Anda melanggar tata krama.
Etiket digital dibuat dengan tujuan untuk menjaga perasaan dan kenyamanan pengguna lainnya.
Namun peraturan saja tidak cukup. Seringkali para pengguna tidak mengetahui aturan tersebut,

KKPI A.A. Chr

ataupun malas membaca peraturan. Kita juga harus mengajarkan setiap pengguna teknologi digital
untuk bertanggungjawab dalam pemanfaatan teknologi.

4. Kewargaan Digital

Kewargaan digital dapat didefinisikan sebagai norma perilaku yang tepat dan bertanggung jawab
terkait dengan penggunaan teknologi.

Rentang usia warga digital mulai bergeser, seiring dengan semakin mudahnya akses teknologi,
tampilan dan fitur yang semakin memanjakan pengguna, membuat anak-anak di usia belia telah
dapat memanfaatkan teknologi tersebut untuk berkomunikasi, mencari dan bertukar informasi di
dunia maya. Usia yang masih belia semakin membuka kemungkinan adanya pelanggaran norma-
norma maupun penyebaran informasi penting yang dapat disalahgunakan oleh pihak-pihak yang
tidak bertanggungjawab.
Kewargaan digital adalah konsep yang dapat digunakan untuk memberikan pengetahuan mengenai
penggunaan teknologi dunia maya dengan baik dan benar. Penggunaan teknologi dunia maya
dengan baik dan benar memiliki banyak implikasi, pemilihan kata yang tepat dalam berkomunikasi,
tidak menyinggung pihak lain dalam update status, tidak memberikan informasi penting kepada
publik, tidak membuka tautan yang mencurigakan, dan lainnya.

Komponen Kewargaan Digital

Kewargaan digital dapat dibagi menjadi 9 komponen, yang dikategorikan menjadi 3 berdasarkan
pemanfaatannya.

a. Lingkungan belajar dan akademis

Komponen 1. Akses Digital

Setiap orang seharusnya memiliki hak yang sama dalam mengakses fasilitas IT. Namun
kemudian, setiap pengguna TIK harus menyadari bahwa tidak setiap orang memiliki
kesempatan yang sama dalam mengakses teknologi, baik itu dibatasi oleh
infrastruktur maupun oleh lingkungan komunitas pengguna itu sendiri.

Komponen 2. Komunikasi Digital

Dalam lingkungan belajar, akademis, maupun lingkungan kerja dan masyarakat umum
nantinya, komunikasi merupakan kewajiban yang harus dilakukan setiap orang untuk
dapat bertukar informasi dan ide. Komunikasi dapat dilakukan secara satu arah, dua
arah, antarpribadi maupun komunikasi dalam forum.

Perkembangan teknologi digital telah mengubah sikap seseorang dalam

berkomunikasi. Berbagai bentuk komunikasi digital telah tersedia, seperti e-mail,
sms, chatting, forum, dan berbagai bentuk lainnya, memungkinkan setiap individu
untuk terus dapat terhubung dengan individu lainnya.

Setiap warga digital diharapkan dapat mengetahui berbagai jenis komunikasi

menggunakan media digital. Warga digital juga diharapkan dapat mengetahui
kelebihan dan kekurangan dari setiap jenis komunikasi tersebut, sehingga dapat
memilih penggunaan komunikasi yang tepat sesuai dengan kebutuhan.

Komponen 3. Literasi Digital

KKPI A.A. Chr

 Dunia pendidikan telah mencoba untuk mengintegrasikan teknologi digital ke dalam
proses belajar mengajar, sehingga siswa mampu menggunakan teknologi digital untuk
mencari dan bertukar informasi. Namun pada kenyataannya, teknologi yang
digunakan dalam dunia kerja sedikit berbeda dengan yang digunakan di sekolah.
Berbagai bidang pekerjaan seringkali memerlukan informasi yang aktual dan
bermanfaat, pekerja dituntut memiliki kemampuan untuk mencari dan memproses
data secara kompleks dalam waktu yang singkat. Sementara itu, ketergantungan
siswa pada pengajar belum seirama dengan tuntutan dunia kerja.

b. Lingkungan sekolah dan tingkah laku

Komponen 4. Hak digital

Sama halnya dengan perlindungan hak asasi di dunia nyata, para warga digital juga
memiliki perlindungan hak di dunia digital. Setiap warga digital memiliki hak atas
privasi, kebebasan berbicara
Dunia pendidikan telah mencoba untuk mengintegrasikan teknologi digital ke dalam
proses belajar mengajar, sehingga siswa mampu menggunakan teknologi digital untuk
mencari dan bertukar informasi. Namun pada kenyataannya, teknologi yang
digunakan dalam dunia kerja sedikit berbeda dengan yang digunakan di sekolah.

Komponen 5. Etiket digital

Seringkali pengguna teknologi digital tidak peduli dengan etiket penggunaan

teknologi, tetapi langsung menggunakan produk tanpa mengetahui aturan serta tata
krama penggunaannya. Atau sudah mengetahui tetapi menganggap etiket digital tidak
terlalu penting untuk diperhatikan.
ikut membantu pemanfaatan teknologi secara benar, mengikuti tata krama yang
berlaku, baik yang tersirat maupun tersurat. Contoh nyatanya adalah: tidak
melakukan pembajakan konten, tidak menyebarkan informasi palsu, tidak memancing
emosi pengguna teknologi informasi lainnya.

Komponen 6. Keamanan digital

Dalam setiap komunitas terdapat individu yang mencuri karya, merusak, ataupun
mengganggu individu lainnya. Meskipun tidak boleh berburuk sangka, kita tidak dapat
mempercayai seseorang begitu saja, karena hal tersebut akan beresiko terhadap
keamanan kita. Hal ini berlaku juga dalam dunia digital.

c. Kehidupan siswa di luar lingkungan sekolah

Komponen 7. Hukum digital

Hukum digital mengatur etiket penggunaan teknologi dalam masyarakat. Warga

digital perlu menyadari bahwa mencuri ataupun merusak pekerjaan, data diri,
maupun properti daring orang lain merupakan perbuatan yang melanggar hukum.
Hukum siber (cyber law) di Indonesia sendiri dapat dikategorikan menjadi 5 aspek
besar.
*      Aspek hak cipta
*      Aspek merek dagang
*      Aspek fitnah dan pencemaran nama baik
*      Aspek privasi
*      Aspek yurisdiksi dalam ruang siber

KKPI A.A. Chr

Komponen 8. Transaksi digital

Warga digital perlu menyadari bahwa sebagian besar dari proses jual beli telah
dilaksanakan secara daring. Berbagai situs jual-beli lokal dapat dengan mudah diakses
oleh penjual dan pembeli, seperti tokobagus.com, kaskus.co.id, berniaga.com, dan
berbagai toko daring lainnya. Mudahnya akses dan semakin tingginya tingkat kesadaran
masyarakat akan teknologi informasi ikut mendorong tumbuhnya pasar jual beli daring
di Indonesia.

Dalam jual beli daring, penjual dan pembeli perlu menyadari resiko dan keuntungan
yang didapat dari jual beli daring, mulai dari resiko penipuan, perbedaan barang yang
dikirim, lama pengiriman, hingga legalitas barang yang diperjualbelikan. Warga digital
perlu mengetahui bagaimana menjadi pembeli maupun penjual daring yang baik.

Komponen 9. Kesehatan digital

Di balik manfaat teknologi digital, terdapat beberapa ancaman kesehatan yang perlu
diperhatikan, seperti kesehatan mata, telinga, tangan, bahkan keseluruhan badan.
mengatur penggunaan teknologi digital. Untuk mencegahnya, pengguna perlu
menyadari bahaya-bahaya yang dapat ditimbulkan oleh teknologi digital.

MENCARI INFORMASI DENGAN SEARCH ENGINE

a. MENCARI DENGAN KATA TERTENTU

Berikut ini kita akan mendemonstrasikan cara mencari informasi yang kita butuhkan dengan
bantuan kata tertentu melalui homepage yang dilengkapi dengan search engine. Untuk itu kita akan
menggunakan salah satu search engine yang sudah dijelaskan diatas, misalnya kita akan
menggunakan Google untuk mencari informasi yang kita butuhkan.

Langkah-langkah yang harus kita lakukan adalah sebagai berikut :

1. Bukalah program browser Internet Explorer, kemudian ketik alamat

URL : http://www.google.co.id pada address bar Internet Exporer. Setelah homepage
Google muncul, ketikkan kata kunci informasi yang ingin kita cari pada kotak pencarian
Google, sebagai contoh kita akan menggunakan kata kunci
2. Klik tombol Telusuri dengan Google guna memulai pencarian dan Google akan
langsung menuju homepage, situs, atau web yang berisi informasi yang kita cari. Selain itu
kita juga dapat dengan manekan tombol Enter yang berada pada keyboard. Apabila
pencarian berhasil, maka akn muncul beberapa situs link yang sesuai dengan kata kunci
yang disertai dengan keterangan singkat.
3. Pilihlah situs link yang menurut kita tepat, sesuai, atau mendekati dengan informasi
yang sedang kita butuhkan. Caranya, gerakkan mouse ke arah teks pada halaman hasil
pencarian Google tersebut.
4. Jika tanda panah mouse berubah menjadi gambar tangan pada teks atau gambar
yang kita tunjuk, maka hal itu menandakan bahwa teks atau gambar tersebut merupakan
suatu linkyang dapat membawa kita ke suatu homepage halaman web lain yang mungkin
memuat informasi yang kita butuhkan.
5. Apabila halaman web yang telah terbuka benar-benar menyajikan informasi yang
kita butuhkan, maka kita dapat mengambil data informasi tersebut. Sebaliknya apabila

KKPI A.A. Chr

 halaman web yang ditampilkan tidak sesuai dengan informasi yang kita cari, maka kita
dapat kembali ke halaman web sebelumnya dengan cara mengklik ikon Back yang terdapat
pada toolbar browser Internet Explorer. Kliklah link yang lain hingga kita dapat menemukan
informasi data yang kita butuhkan.
b. MENCARI MENGGUNAKAN KATA FRASE

Jika kata kunci yang kita gunakan merupakan bentuk frase yaitu gabungan dari beberapa kata yang
mempunyai satu arti, maka kita tidak dapat memasukkan kata kunci pencarian seperti langkah-
langkah yang telah dijelaskan diatas. Kita harus menambahkan tanda kutip pada awal dan akhir dari
frase yang kita gunakan sebagai kata kunci Misalnya kita akan menggunakan frase “Teknologi
Komputer” sebagai kata kunci, maka langkah-langkah yang harus kita lakukan adalah :

1. Tampilkan search engine Google pada browser Internet Explorer.

2. Ketikkan frase kata yang ingin kita cari pada kotak isian pencarian dengan
menambahkan tanda kutip pada awal dan akhir frase, misalnya kita akan menggunakan
frase “Teknologi Informasi” sebagai kata kunci.
3. Klik tombol Telusuri dengan Google atau tekan tombol Enter pada keyboard untuk
memulai proses pencarian.
4. Mesin pencari Google hanya akan mencari dan menampilkan dokumen-dokumen
yang mengandung frase kata teknologi informasi saja.
Selain dengan penambahan tanda kutip (“) secara manual, kita juga dapat melakukan pencarian
frase dengan menggunakan pencarian khusus (Advance Search). Langkah-langkah yang kita lakukan
untuk pencarian khusus adalah :

1. Klik taks link Pencarian Khusus pada halaman depan Google. Maka halaman

pencarian khusus Google akan ditampilkan.
2. Ketikkan kata frase yang ingin kita cari pada kotak mengandung frasa berikut.
3. Klik tombol Telusuri dengan Google atau tekan Enter untuk memulai pencarian.
4. Mesin pencari Google hanya akan mencari dan menampilkan semua dokumen yang
mengandung frase kata yang kita ketikkan.
c. MENCARI DENGAN FUNGSI PENGECUALIAN

 Saat melakukan pencarian, terkadang terdapat kata-kata penggangu yang membuat pencarian kita
menjadi tidak terfokus. Misalnya kita ingin mengadakan pencarian tentang “Tikus” tanpa
menggunakan kata-kata “Kantor” karena kata kanor merupakan kata pengganggu yang mungkin saja
muncul pada saat pencarian. Kita dapat menghilangkan kata pengganggu tersebut dari pencarian
dengan menggunakan pencarian cenggih. Langkah-langkah melakukan pencarian dengan
menghilangkan kata penggangu adalah sebagai berikut :

1. Tampilkan mesin pencari Google pada browser Internet Explorer.

2. Klik teks link Pencarian Khusus hingga kotak dialog pencarian canggih Google
ditampilkan.
3. Ketikklah kata kunci pencarian pada kotak isian teks mengandung semua kata
dari misalnya kata Tikus
4. Pada kotak isian teks tak mengandung kata ketikkanlah kata penggangu yang ingin
dihilangkan dari pencarian, misalnya kata Kantor
5. Klik tombol Telusuri dengan Google untuk memulai pencarian atau dapat juga
dengan menekan tombol Enter pada keyboard.
6. Hasil pencarian akan ditampilkan dengan semua web yang mengandung
kata Tikus tanpa adanya kata Kantor yang dianggap sebagai kata penggangu.

KKPI A.A. Chr

d. MENCARI FILE BERBAHASA INDONESIA DENGAN FORMAT TERTENTU

 Search engine Google mempunyai kemampuan untuk mencari informasi dengan menggunakan
bahasa tertentu, misalnya bahasa Indonesia. Sehingga dokumen dalam halaman web semua
menggunakan bahasa Indonesia.

File pada halaman web biasanya berformat HTML (.htm). Namun pada saat ini beberapa mesin
pencari telah dilengkapi kemampuan untuk mencari file dengan format tertentu, misalnya file
dengan format Adobe Acrobat (.pdf). file kompresi (.zip),  Ms. Word (.doc), Ms. Excel (.xls),
Microsoft PowerPoint (.ppt), Rich text Format (.rtf), dan masih banyak lagi.

Bila kita akan melakukan pencarian data informasi dengan file yang menggunakan bahasa Indonesia
dan dengan format file tertentu sesuai dengan keinginan kita, maka langkah yang harus kita
lakukan adalah sabagai berikut :

1. Tampilkan homepage Google lalu klik teks link Pencarian Khusus.

2. Pada kotak teks Mengandung semua kata dari, ketikkan kata kunci pencarian,
Misalnya kita akan menggunakan kata kunci pencarian David Beckham.
3. Pada kotak drop-down Bahasa, klik dan pilihlah bahasa Indonesia.
4. Jika ingin membatasi waktu tentang informasi yang akan kita dapatkan, maka pada
kotak drop-down Tanggal pilihlah waktu yang sesuai dengan kebutuhan kita, misalnya
informasi pada 6 bulan terakhir.
5. Pada kotak drop-down Jenis Berkas, pilih format file yang dicari. Misalnya file
dengan format Microsoft Word, maka kita pilih isian Microsoft Word (.doc)
6. Klik tombol Telusuri dengan Google atau tekan tombol Enter pada keyboard untuk
memulai pencarian.
7. Mesin pencari Google akan menampilakan informasi data yang berhubungan
dengan David Beckham yang menggunakan bahasa Indonesia dan format file Microsoft Word
(.doc).

Cara Mengirim File Lewat Email

Cara Mengirim File Lewat Email - seperti yang sudah disinggung diatas bahwa kita dapat
menggunakan email untuk mengirim file yang disebut sebagai file attachment dengan syarat anda
harus mempunyai akun email, jika belum silhkan baca artikel buat akun gmail.

File-file yang dikirim tersebut dapat berupa file dengan tipe apa saja. jumlah file yang dikirim
lewat email yahoo dapat mencapai puluhan file dan dibatasi sampai ukuran total dari file
sampai 25MB; suat jumlah dan ukuran yang cukup besar.

KKPI A.A. Chr

 Cara Mengirim File Lewat Email

Cara lain yang dapat dilakukan adalah mengkompres file-file tersebut menggunakan program
WinRar sebelum mengirimkannya. Cara ini akan membuat banyak file dapat dijadikan kedalam satu
file saja dan juga ukuran file akan semakin kecil sehingga lebih mudah dikirimkan dan didownload
oleh sipenerima.

Untuk mengirim file lewat email anda dapat mengikitu langkah-langkah berikut ini:

1. Klik teks link new. Halama web untuk menulis email akan ditampilkan.

2. Isikan alamat email penerima dan subjek email

3. Klik Isi email.

4. Selanjutnya cari tombol Attach / Lampirkan dari komputer dan Klik tombol tsb. dalam kotak
dialog select file akan ditampilkan.

KKPI A.A. Chr

5. Bukafolder tempat file yang akan dikirim, anda dapat mengirim beberapa file sekaligus.
selanjutnya, Klik tombol select file.

6. Selanjutnya klik tombol Send untuk mengirim email bersama file yang sudah dipilih.tunggu
sampai halaman web untuk mengkonfirmasikan pengiriman email berhasil telah ditampilkan.

Menyimpan dokumen online

Menyimpan file ke awan memungkinkan Anda mengaksesnya dari mana saja dan mempermudah
berbagi file dengan keluarga dan teman. Untuk menyimpan dokumen secara online dengan
OneDrive, masuk ke Office.

File Anda disimpan secara online di OneDrive.com dan juga di folder OneDrive di komputer.
Menyimpan file dalam folder OneDrive memungkinkan untuk bekerja offline, selain secara online,
dan perubahan akan disinkronkan saat Anda tersambung kembali ke internet. Untuk mempelajari
selengkapnya tentang OneDrive, lihat OneDrive.com

Untuk menyimpan file ke OneDrive

1. Dengan dokumen yang terbuka dalam program Office, klik File > Simpan

Sebagai > OneDrive.

2. Jika Anda belum masuk, lakukan sekarang dengan mengklik Masuk.

Atau jika Anda belum mendaftar akun Microsoft, klik Daftar.

3. Setelah mendaftar atau masuk, simpan dokumen Anda ke OneDrive.

Tips: Untuk menemukan file nantinya, cukup buka aplikasi Office tempat Anda membuat file
kemudian periksa daftar Terbaru. Hal ini berfungsi di aplikasi versi desktop dan seluler.

Masuk ke file Anda dari OneDrive.com

Dengan file di OneDrive, Anda dapat masuk ke file dari komputer, tablet, atau telepon mana saja
yang menggunakan situs web OneDrive. Cukup masuk ke OneDrive.com dan masuk.

Masuk ke file Anda dari ponsel atau tablet

Untuk pengalaman yang lebih baik, unduh aplikasi OneDrive untuk perangkat Anda.

KKPI A.A. Chr

  iOS
 Android
 Windows Phone
Atau, gunakan aplikasi seluler Office. Jika Anda menggunakan Windows Phone, aplikasi tersebut
sudah diinstal. Pilih perangkat iOS atau Android Anda dari daftar di bawah ini untuk melihat
informasi yang menjelaskan cara menginstal dan menyiapkan aplikasi Word, Excel, PowerPoint,
atau OneNote gunakan akun yang terkait dengan langganan Office 365 Anda.

 iPhone atau iPad

 Tablet Android
 Ponsel Android

SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI

Sistem pemrosesan transaksi berasal dari istilah transaction processing system ( TPS ) adalah bentuk
sistem informasi paling sederhana karena fungsinya adalah mencatat data, memproses data, dan
menghasilkan informasi baku. Sistem pemrosesan transaksi ( SPT) selalu dimiliki oleh entitas
( perusahaan, organisasi, instansi pemerintah ).

   Dibandingkan dengan sistem informasi yang lain SPT memang lebih dibutuhkan perusahaan karena
berfungsi merekam semua aktiva yang ada di dalam perusahaan dan berbagai kejadian yang ada di
dalamnya. SPT dapat diselenggarakan secara manual dan komputerisasi. Namun dalam era sekarang
ini tidak mungkin sebuah perusahaan tidak menggunakan komputer untuk mengolah data. Bila
dijalankan dengan baik maka SPT akan memberikan manfaat besar bagi perusahaan.

Contoh:

Sebuah perusahaan jasa listrik daerah ( PLD ). Setiap bulan para pelanggan dikirimi tagihan
pemakaian listrik masing – masing. Seorang pelanggan dapat membayarnya melalui berbagai cara
yaitu melalui kantor – kantor PLD ( tidak harus kantor cabang tempat ia mendaftar ), melalui ATM,
internet banking, sms banking yang sudah banyak disediakan para operator seluler.

Pelanggan juga tidak harus membayar persis jumlah tagihan yang diterimanya. Misalnya seorang
pelanggan ditagih Rp 82.500 dia dapat saja membayar Rp 80.000 dulu atau Rp100.000 sekaligus,
agar pihak PDL tidak bingung, karena bila pembayaran kurang sisanya akan ditambahkan pada
tagihan bulan berikutnya dan bila pembayaran lebih akan dipotongkan pada bulan berikutnya.

Bila karena suatu hal pelanggan tidak membayar tagihan pada satu bulan, PLD tidak akan langsung
mematikan aliran listriknya tetapi akan memeriksa dulu data pelanggan bersangkutan, bila
pelanggan tersebut adalah pelanggan lama maka PLD akan menelfon untuk mengetahui apakah
pelanggan tersebut memiliki masalah dan akan membantunya, begitupula bila ia pelanggan baru.
Jadi dengan basis data yang baik, pelanggan akan mendapatkan pelayanan yang baik.

A.    Karakteristik SPT (Sistem Pemrosesan Transaksi )

Sistem pemrosesan transaksi sangat diperlukan oleh setiap perusahaan, orgsnisasi, instansi
pemerintah, atau institusi apapun untuk mengolah data – data induk dan transaksi. Bila perusahaan
dapat membangun sistem pemrosesan transaksi dengan baik, maka perusahaan juga dapat
memanfaatkanya dengan baik juga.

SPT memeiliki karakteristik yaitu :

KKPI A.A. Chr

•       SPT berfungsi mencatat data ke dalam basis data. Data yang dicatat meliputi data induk dan
data transaksi. Data induk adalah data yang lengkap dan dapat berdiri sendiri, misalnya data
pegawai, dat barang dagangan dan data pelanggan. Data transaksi adalah data yang digunakan
untuk mencatat transaksi. Transaksi dalah berbagai perubahan atau peristiwa yang terjadi di
perusahaan.

•       SPT digunakan oleh para pemakai akhir ( end user ), yang terdiri dari operator ( misalnya
kasir, teller bank dan resepsionis hotel ) atau para manajer pelaksana.

•       SPT menyajikan informasi atau laporan yang bersifat baku atu standar tidak mengandung
banyak variasi. Contoh : kasir hanya menyediakan nota penjualan yang terdiri dari secarik kertas,
begitu juga dengan informasi yang dihasilkan oleh ATM.

•       SPT diperlukan hampir setiap hari , karena dlam suatu perusahaan transaksi selalu terjadi dan
setiap transaksi yang terjadi harus dicatat.

•       SPT berguna untuk pembuatan keputusan yang terstruktur. keputusan yang terstruktur adalah
keputusan yang timbul karena masalah yang sudah jelas dan jalan keluar juga jelas. Contoh:
penjualan tiket pesawat, pelayanan bank melalui ATM, pencatatan tagihan telepon.

•       SPT memerlukan perangkat input dan output yang sangat bervariasi mulai dari komputer,
mesin ATM, telpon dan perankat lain yang dalam masa depan akan semakin bervariasi dan mudah
dig SPTunakan.

A.     Model SPT ( Sistem Pemrosesan Transaksi )

Sistem pemrosesan transaksi bermacam – macam tetapi bila digambarkan modelnya memiliki
bentuk yang hampir sama. Model sistem informasi dapat dilihat pada gambar berikut.

Perangkat input dapat terdiri dari berbagai alat, meliputi komputer, palmtop ( PDA , semua jenis
telpon dan faksimile.

Perangkat pemrosesan terdiri dari program komputer ( yang bisa dipasang dalam mesin ATM,
komputer atau perangkat sejenis ).

Perangkat keluaran meliputi berbagai jenis monitor ( dapat menampilkan gambar dan tulisan ),
speaker ( menampilkan suara atau pesan ), atu printer ( mencetak informasi yang perlu disimpan
dalam jangka waktu lebih lama ).

Berbagai bentuk dokumen digunakan untuk menyampaikan berbagai bentuk informasi pada
manajemen dari pihak lain yang memerlukan informasi yang berbeda – beda, sehingga harus diberi
informasi yang sesuai.

B.     Tujuan SPT ( Sistem Pemrosesan Transaksi )

Mencatat Data Dan Transaksi

Sistem pemrosesan transaksi dirancang dan diterapkan perusahaan, memiliki beberapa tujuan.
Tujuan SPT yaitu :

·         Mencatat setiap transaksi yang terjadi dalam perusahaan. Tidak hanya transakai jual beli,
tetapi juga berbagai perubahan data, misalnya perubahan harga jual barang dagangan.

KKPI A.A. Chr

·         Mempercepat proses yang terjadi dalam perusahaan. Misalnya sebuah biro perjalanan akan
menjual tiket perjalanan ke tujuan tertentu.

·         Menyediakan informasi atas kegiatan operasional dengan akurat dan tepat waktu.

·         Meningkatkan kinerja dan layanan perusahaan. Contoh: perusahaan pengiriman barang dapat
memberikan informasi bagi para pelangganya, perjalanan barang yang dikirimnya. Informasi dapat
diakses melalui internet atau sms.

C.    Kegiatan Utama SPT

SPT mencatat data ke dalam basis data. Data yang dicatat dapat berbentuk macam – macam,
misalnya huruf, angka, tanda bahkan gambar dan suara. Dengan adanya kemajuan di bidang
komputer, dat dicatat ke dalam sistem komputer, tidak lagi dalam bentuk aslinya, tetapi sudah
diubah ke dalam bentuk digital yang hanya dapat dibaca oleh komputer. Dan bentuk digital ini
disimpan dalam media yang khusus dibuat untuk menampung data, diantaranya adalah disket,
hardisk, CD, flash memori, dan magnetic tape atu kaset.

Data disimpan dengan suatu metode yang sistematis, sehingga sewaktu – waktu diperlukan lagi
dapat diambil dengan cara cepat dan akurat. Biasanya data disimpan dalam bentuk tabel, seperti
halnya dengan daftar tamu dan daftar presensi. Tabel terdiri dari beberapa baris dan setiap baris
terdiri dari beberapa kolom. Baris menggambarkan entitas ( misalnya satu orang mahasiswa ) dan
kolom menggambarkan ciri atau atribut ( misal nomor mahasiswa ).

Data dapat dicatat dengan beberapa cara, yang masing – masing cara dapat dikelompokan ke dalam
metode langsung dan tidak langsung. Metode tidak langsung memerlukan keyboard sehingga antara
data asli dengan komputer ada data tambahan, yaitu penekanan tombol keyboard oleh operator.
Misalnya seorang nasabah menabung uang dan menyerahkan kepada teller dengan mengisi formulir
setor. Teller akan menuliskan beberapa informasi yang ada di formulir ke dalam sistem komputer
dengan menggunakan keyboard. Inilah yang disebut tidak langsung.

Sedangkan metode langsung tidak memerlukan penekanan pada keyboard oleh operator. Contohnya
seorang kasir supermarket menginput barang – barang yang dibeli oleh pembeli, dengan
menggunakan alat yang disebut bar code reader (pembaca kode bar) karena setiap barang sudah
ditempel kode bar.

Memproses Data

Memproses data merupakan kegiatan memanipulasi data agar diperoleh informasi yang diperlukan.
Kegiatan memanipulasi data dapat berupa kegiatan aritmatika (menambah, mengurang,
mengalikan, membagi, menjumlah ) atau kegiatan manual           ( meringkas, mengurutkan,
memisah, menggabung, menghapus dan menyisipkan ).

Pemrosesan data dapat dilakukan secara manual maupun menggunakan komputer. Pengolahan data
menggunakan komputer jauh lebih baik dibandingkan secara manual, karena konsisten, tidak
terpengaruh emosi, cepat dan teliti.

Pemrosesan dat dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu cara batch process ( sequantial processing )
dan cara online  ( real time ). Cara batch dilakukan dengan mengumpulkan data terlebih dahulu,
baik secara fisik maupun secara digital dalam komputer, dan secara berkala akan diolah misalnya

KKPI A.A. Chr

setelah terkumpul data tertentu. Car ini tidak memerlukan biaya yang mahal bahkan ukup dengan
satu komputer. Misalnya suatu perusahaan mencatat data transaksi penjualan secara manual dalam
faktur penjualan. Faktur selama satu hari lalu dikumpulkan, lalu esok paginya diinput dalam
komputer dan diproses.

Cara online dilakukan setelah data transaksi dicatat. Contoh: pada waktu seseorang mengambil
uang melalui ATM, datnya akan diperbarui setelah orang tersebut berhasil mengambil uangnya.
Cara ini memerlukan alat yang lebih mahal, karena hrus tersedia beberapa mesin atau komputer
yang saling terhubung.

Menghasilkan Informasi Baku

Fungsi terakhir dalam SPT adalh menghasilkan laporan yan bentuknya sudah baku. Laporan dap[at
berbentuk hard copy ( tercetak ) maupun soft copy ( tampilan di komputer atu suara ). Laporan
yang dihasilkan oleh mesin ATM dan cash register sangat baku dan tidak banyak variasinya. Waktu
pelaporan sudah ditentukan baik secara berkala ( seminggu sekali ) maupun setelah suatu kejadian
( setelah transaksi penjualan dicatat ).

D.    Komponen Sistem Pemrosesan Transaksi

Komponen sistem pemrosesan transaksi adalah sebagai berikut.

Prosedur

Prosedur adalah serangkaian kegiatan yang sudah dibakukan untuk menangani suatu peristiwa atau
transaksi. Serangkaian kegiatan ini terdiri atas beberapa urutan langkah yang tidak dapat dibalik.
Sebagai contoh, sistem penjualan barang di supermarket. Prosedurnya adalah: (1) pembeli memilih
dan mengambil barang, (2) membawanya kekasir untuk diinput, (3) membayar, lalu (4) membawa
keluar barang belanjaannya. Urutan langkah dari (1) sampai (4) tersebut tidak dapat ditukar,
misalnya pembeli membayar terlebih dahulu, baru memilih barangnya, atau membawa keluar dulu
barangnya.

Perangkat Pemroses

Sistem Pemrosesan Transaksi bertugas mencatat dan memroses data dalam jumlah besar.
Pemrosesan memerlukan perangkat khusus, agar dapat dilakukan dengan cepat, akurat, dan
meyakinkan. Saat ini perangkat yang paling banyak digunakan dalam memroses data dalam jumlah
besar adalah komputer.

Pemrosesan dapat dilakukan dengan dua metode pokok, yaitu batch processing (sering juga disebut
dengan sequential processing) dan real-time processing (sering disebut dengan on-line processing).

Batch processing dilakukan dengan cara mencatat dan mengumpulkan data secara periodik (bisa
jam-jaman, bisa harian, atau bahkan bulanan), lalu diolah sekaligus secara bersama-sama.
Pemrosesan model batch ini cocok digunakan untuk informasi yang tidak harus bersifat up-to-date,
misalnya adalah nilai ujian mahasiswa.

Real-time processing dilakukan dengan cara mencatat data pada saat transaksi berlangsung dan
langsung mengolahnya, sehingga dapat segera dihasilkan informasi. Pengolahan data model ini

KKPI A.A. Chr

diperlukan untuk informasi yang harus bersifat up-to-date. Informasi seperti ini misalnya adalah
informasi mengenai saldo bank.

Dokumen

Dokumen adalah media yang digunakan untuk mencatat data dan menghasilkan informasi. Dokumen
dapat berbentuk hardcopy ( misalnya formulir dalam bentuk cetakan dikertas) maupun softcopy
(misalnya tampilan di layar komputer dan suara yang dapat didengarkan melalui telepon). Dokumen
digunakan untuk menyampaikan informasi atau menyampaikan perintah kepada pihak lain.

Sistem Pengendalian Internal

Sistem pengendalian internal merupakan berbagai perangkat dan prosedur yang digunakan
perusahaan untuk menjamin agar sistem informasi tetap dapat digunakan dengan baik. Agar tetap
terjaga kualitasnya, sistem informasi harus dilengkapi dengan sistem pengendalian internal.

Tujuan utama sistem pengendalian internal adalah :

ü  Melindungi harta kekayaan perusahaan, baik yang berwujud maupun tidak.

ü  Meningkatkan kehandalan dan kualitas informasi yang dihasilkan oleh

sistem                                   

ü  Meningkatkan efisiensi dan efektivitas kegiatan perusahaan.

ü  Meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.

ü  Ada lima proses dalam sistem pengendalian internal, yaitu :

ü  Komitmen atau perhatian manajemen puncak untuk menyelenggarakan sistem pengendalian.

ü  Lingkungan pengendalian yang kondusif sehingga memudahkan dilaksanakannya sistem

pengendalian.

ü  Komunikasi yang baik di antara berbagai pihak yang memakai sistem pengolahan transaksi.

ü  Monitoring terhadap pelaksanaan sistem maupun pengendalian.

ü  Evaluasi terhadap penyelenggaraan sistem.

Basis Data

Basis data adalah sekumpulan tabel yang saling berkait. Sebuah tabel berisi data yang sejenis,
misalnya tabel barang, berisi data barang secara lengkap, tabel karyawan berisi data karyawan
secara lengkap, dan seterusnya. Antara tabel satu dengan tabel lainnya harus dapat dihubungkan,
sehingga dapat menghasilkan informasi baru. Setiap sistem informasi memerlukan basis data. Basis
data yang baik dapat menghasilkan informasi yang baik juga.

E.     Karakterisitik Data dan Informasi

Selama ini data dan informasi yang sering kita dapatkan berbentuk tulisan, yaitu huruf dan angka.
Dengan perkembangan teknologi, terutama teknologi komputer dan multimedia, data dan informasi
tidak hanya berbentuk tulisan, tetapi sudah lebih bervariasi, yaitu berbentuk gambar, suara,
warna, sinar, getaran, dan sebagainya.

Informasi yang baik tidak hanya diperlukan oleh manajemen perusahaan, tetapi juga diperlukan
oleh pihak internal dan eksternal lainnya. Misalnya, dari pihak internal, karyawan perusahaan ingin
mengetahui seberapa banyak rencana produksi bulan ini, sehingga perlu disiapkan berapa banyak
bahan baku dan berapa banyak karyawan. Dari pihak eksternal contohnya adalah bank yang akan

KKPI A.A. Chr

memberi kredit kepada perusahaan. Dalam hal ini, informasi menjadi suatu sumber daya yang sama
pentingnya dengan sumber daya yang lain seperti dana, aktiva, dan sumber daya manusia.

F.      Contoh SPT

Bagi manajemen, sistem informasi harus dapat memberi nilai lebih kepada pelanggan dan pemasok,
sehingga dapat menciptakan hal-hal berikut ini :

ü  Membatasi perusahaan lain untuk masuk ke dalam industri tempat perusahaan berada.

ü  Menciptakan switching cost kepada pelanggan.

ü  Menciptakan switching cost kepada pemasok.

Meningkatkan efisiensi di dalam perusahaan.

Sebagai contoh adalah dunia perbankan. Bagi nasabah bank yang sudah lama menjadi nasabah bank
tertentu, akan kesulitan bila harus pindah ke bank lain. Nasabah tersebut harus berurusan dengan
masalah-masalah administrasi, yaitu pendaftaran. Masalah lain adalah perbedaan layanan yang
disediakan oleh bank yang baru. Apabila bank yang lama sudah dapat member layanan yang
memuaskan, maka tidak ada alasan bagi nasabah tersebut untuk pindah ke bank lain. Berbagai
pengorbanan yang dikeluarkan atau dilakukan oleh nasabah untuk berpindah ke bank lain disebut
dengan switching cost.

Switching cost juga dapat terjadi pada pemasok. Apabila pemasok memutuskan untuk
menghentikan layanan kepada pelanggan dan mencari pelanggan lain, akan menyebabkan pemasok
tersebut mengeluarkan biaya tambahan atau perlakuan khusus.

Sistem informasi juga harus dapat mempercepat proses di dalam perusahaan, meningkatkan akurasi
informasi, dan memudahkan karyawan mengerjakan pekerjaan.

BAB III

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem informasi manajemen merupakan sistem informasi yang mengolah berbagai data dan
informasi menjadi informasi baru yang jauh lebih bermanfaat bagi para pemakainya.

SPT merupakan pengolahan data (data processing) untuk mengolah data menjadi informasi.

A.    Hubungan SIM dan SPT

SIM merupakan sistem informasi kelanjutan dari SPT. SPT harus ada dulu dan hasilnya akan diolah
oleh SIM. Meskipun demikian, tidak mudah membedakan SPT dan SIM. Dalam penerapan sistem

KKPI A.A. Chr

informasi di berbagai perusahaan, seringkali SPT dan SIM sudah merupakan suatu kesatuan. Hal ini
disebabkan oleh kaburnya batas antara SPT dan SIM.

SPT mengolah data (fakta yang belum berguna untuk pembuatan keputusan) menjadi informasi.
Informasi ini sudah dapat digunakan untuk membuat keputusan, tetapi lingkupnya terbatas. Apabila
manajemen akan membuat keputusan yang sifatnya lebih menyeluruh, informasi tadi diolah lebih
lanjut dengan pengolahan informasi. Informasi dapat dihasilkan melalui mediasoftcopy (dihasilkan
melalui tampilan di layar atau suara di speaker) maupunhardcopy (dicetak di kertas).

B.     Karakteristik SIM

Sistem informasi manajemen memiliki karakteristik sebagai berikut:

a.       SIM tidak mencatat data ke dalam basis data, karena hal ini sudah dilakukan oleh SPT. SIM
hanya mengambil atau membaca data dari basis data.

b.      SIM banyak mengolah informasi menjadi informasi baru dengan pengolahan informasi.

c.       Informasi dihasilkan melalui berbagai media, baik softcopy (melalui tampilan layar, suara

atau tanda-tanda tertentu misalnya alarm) maupunhardcopy (dalam bentuk cetakan).

d.      Informasi yang dihasilkan diperlukan untuk membuat keputusan terstruktur dan keputusan
semi-terstruktur.

e.       SIM banyak digunakan oleh para manajer madya, dengan tujuan untuk mengendalikan
kegiatan perusahaan agar dapat mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan oleh manajer
puncak.

f.       Data yang diolah melibatkan data masa lalu dan data yang baru. Data masa yang akan datang
(lebih sering disebut sebagai data untuk analisis) akan banyak diolah oleh sistem pendukung
keputusan dan sistem pakar.

SIM memerlukan waktu relatif lama untuk membangunnya, karena sistem ini tidak tergolong ke
dalam sistem yang sangat dibutuhkan oleh manajemen.

C.    Hubungan SIM dengan Sistem Informasi Lain

Sistem informasi manajemen tidak dapat berdiri sendiri, karena memerlukan input dari sistem lain
(yaitu SPT) dan menghasilkan informasi bagi sistem yang lain.

Sistem informasi manajemen mempunyai kaitan yang sangat erat. Basis data yang digunakan oleh
masing-masing sistem tersebut saling terkait. Sebagai contoh, SIM dapat menghasilkan informasi:
karyawan mana saja (data pokoknya ada di sistem informasi personalia)yang menghasilkan
penjualan tertinggi (data pokoknya ada di sistem informasi pemasaran), sehingga dapat diketahui
berapa laba laba yang diperoleh dari masing-masing penjualan tersebut (dari sistem informasi
produksi).

D.    Metode Pengolahan Data

                  Sejak digunakannya computer untuk pengolahan data, telah diterapkan berbagai cara
pengolahan data. Beberapa cara pengolahan data yang hingga saat ini masih banyak dipakai
adalaha: pengolahan data terpusat (controlized processing), pengolahan tidak terpusat
(decentralizing processing), dan pengolahan data terdistribusi (distributed processing).

      Sistem pengolahan data tersebut diuraikan pada bagian berikut:

Pengolahan Data Terpusat (Controlized Processing)

KKPI A.A. Chr

Pengolahan data terpusat adalah pengolahan data yang dilakukan pada suatu computer terpusat.
Pengolahan data secara terpusat memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

a.       Ada fasilitas computer sentral yang dapat menangani semua terminal yang ada di
perusahaan. Komputer sentral ini biasanya sekelas mainframe atau minicomputer. Selain
menangani semua terminal dengan cara multitasking (beberapa program dapat dijalankan pada saat
yang bersamaan) dan multiuser (beberapa pemakai dilayani pada saat yang bersamaan)

b.      Komputer sentral dapat diakses oleh banyak terminal (bias mencapai jumlah ribuan). Masing-
masing terminal dapat berupa computer PC, notebook, palmtop, telpon genggam, dan peralatan
lain yang memiliki kemampuan mencatat dan mengolah data (misalnya ATM dan cash register)

c.       Basis data dipusatkan pada satu lokasi yang dapat diakses oleh semua pemakai

d.      Para pengelola system terdiri atas orang-orang yang benar-benar memiliki pengetahuan di
bidang computer, jaringan, maupun program computer.

e.       Pemusatan data mengakibatkan perusahaan dapat menerapkan pengendalian secara terpadu.

Keseragaman dan konsistensi data sangat terjamin

Pengolahan Tidak Terpusat (Decentralizing Processing)

Pengolahan data tidak terpusat adalah pengolahan data yang dilakukan melalui computer di
masing-masing cabang atau lokasi. Karakteristik pengolahan data ini adalah sebagai berikut:

a.       Terdapat computer yang digunakan sebagai pengolah data di masing-masing cabang atau
bagian. Komputer ini tidak perlu mewah, karena hanya perlu memroses data untuk masing-masing
bagiannya

b.      Tidak memerlukan tenaga yang benar-benar professional untuk menangani berbagai

kebutuhan di masing-masing cabang. Tenaga professional yang diperlukan adalah tenaga yang
mampu menangani computer jaringan, data base local, dan program aplikasi yang sesuai dengan
bagian tersebut.

c.       Dalam banyak kasus, masing-masing cabang dapat menggunakan program siap pakai yang
dijual di pasar, sehingga tidak memerlukan tenaga ahli

d.      Masing-masing manajer dan anggota tim benar-benar menguasai basis data mereka, karena
merekalah yang membangun dan mengelola basis data setiap hari atau setiap ada transaksi

e.       Sustem ini memiliki kelemahan, yaitu data di suatu kantor cabang atau bagian belum tentu
bias sinkron dengan data di bagian lain

Sistem pengolahan data seperti ini cocok digunakan pada perusahaan yang ingin segera memiliki
sistem informasi tetapi manajemen puncak tidak segera memenuhi keinginan masing-masing
cabang. Dimungkinkan juga system pengolahan data ini diterapkan karena kantor cabang berada di
lokasi yang saling berjauhan sehingga sulit terjangkau oleh sarana komunikasi data. Daripada
menunggu fasilitas tersedia, lebih baik bagi perusahaan untuk menerapkan pengolahan data secara
tidak terpusat.

Pengolahan Data Terdistribusi (Distributed Processing)

Pengolahan data terdistribusi merupakan metode pengolahan data gabungan antara metode
terpusat dan metode tidak terpusat. Karakteristik pengolahan data terdistribusi adalah sebagai
berikut:

KKPI A.A. Chr

a.       Sistem ini memiliki beberapa computer di beberapa cabang atau bagian yang berfungsi untuk
mengolah data. Perusahaan tidak perlu memiliki computer pusat, karena sudah digantikan oleh
computer pengolah data di masing-masing bagian atau cabang

b.      Masing-masing bagian memiliki basis data yang terhubung dengan basis data di bagian-bagian
lain, sehingga apabila di satu cabang data sudah diperbarui, bagian lain juga akan mendapatkan
informasi terkini

c.       Pengolahan data ini memerlukan jaringan komunikasi data yang handal dan ceapt, sehingga
tidak mengganggu kinerja system informasi secara keseluruhan pada waktu sedang dilakukan
pengolahan data

Keunggulan system pengolahan data terdistribusi adalah:

a.       Mempersingkat respon system terhadap permintaan user

b.      Menurunkan biaya pengolahan data

c.       Meningkatkan keakuratan dan keandalan system informasi

d.      Menggunakan sumberdaya secara bersama-sama (sharing resources)

e.       Meningkatkan kepuasan pemakai system

Sistem terdistribusi juga memiliki kelemahan atau kesulitan. Kelemahan yang dihadapi oleh metode
pengolahan data terdistribusi adalah sebagai berikut:

a.       Membangun basis data untuk banyak bagian dengan keperluan yang saling berbeda tetapi
tetap dapat dihubungkan satu dengan yang lain dengan cara yang mudah memerlukan keahlian yang
tinggi. Ini ibarat sebuah perusahaan membangun beberapa bangunan terpisah tetapi antarbangunan
harus dapat saling berhubungan dengan baik

b.      Pengendalian tidak mudah dilakukan, mengingat kebutuhan data dan proses pengolahan data
di masing-masing bagian tidak sama. Bagian produksi lebih mementingkan pengolahan data barang
yang selesai diproduksi, sementara bagian personalia juga mementingkan jam kerja masing-masing
karyawan di bagian produksi. Perbedaan ini dalam praktiknya akan menyebabkan pengendalian data
tidak mudah

Agar berhasil dengan baik, metode pengolahan data terdistribusi memerlukan beberapa kondisi, di
antaranya adalah:

a.       Memerlukan pelatihan, penyeliaan (supervise), pemantauan (monitoring), dan pengendalian

secara menyeluruh dan terus menerus

b.      Sistem harus mudah digunakan dan dikelola, tidak hanya tergantung kepada satu atau dua
orang saja, mengingat system ini akan diakses oleh pemakai dib again lain

c.       Data harus bersifat fleksibel, sehingga bila diperlukan, dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
Untuk ini diperlukan perencanaan yang matang dan mencakup masa jangka panjang

d.      Konfigurasi computer harus dapat memenuhi kebutuhan para manajer dan pemakai system

e.       Perusahaan harus memiliki basis data yang terdistribusi. Data di satu bagian, apabila sudah
di update, harus dapat diakses oleh bagian lain atau pihak luar. Meskipun demikian harus tetap
aman, sehingga tidak mudah diubah-ubah oleh orang yang tidak berhak. Untuk ini, diperlukan
replikasi basis data, yaitu salinan data asli yang dapat digunakan oleh para pemakai dari luar,
tetapi tidak dapat diubah-ubah oleh pihak luar tersebut. Peremajaan data tetap dilakukan oleh
bagian yang memiliki basis data

KKPI A.A. Chr

E.     Variasi SIM

SIM sulit dipisahkan dari SPT, sehingga agak sulit menemukan contoh SIM yang terpisah dari SPT.
Meskipun demikian, ada variasi dari SIM, yaitu yang disebut dengan Sistem Otomatisasi Perkantoran
(SOP) atau Office Automation System (disingkat OAS). Fungsi utama SOP ada beberapa, diantaranya
adalah:

a.       Pengolahan dokumen, seperti manajemen surat, pengarsipan dokumen penting, penyiapan

bahan rapat, dan sebagainya. Dalam pengelolaan dokumen ini, ada beberapa program computer
yang khusus dipakai untuk itu, di antaranya adalah:

·         Pengolahan kata(wordprocessing), misalnya MS Word dan WordPro

·         Pembuatan naskah cetakan (desktop publishing), misalnya MS Publisher, Corel Ventura, dan
Adobe PageMaker

·         Pengarsipan dokumen (document imaging), misalnya dengan perangkat Canofile dan Canon

·         Penerbitan situs di Internet (web publishing), misalnya dengan MS FrontPage

b.      Penjadwalan bersama. Misalnya adalah mengatur jadwal rapat antarkepala bagian,

pertemuan rutin, atau penetapan kegiatan lainnya. Contohnya:

·         Sinkronisasi jadwal dengan PIM (personal information manager) seperti MS Outlook, atau
Calender Scheduler

·         Pengaturan jadwal bersama dengan electronic calendar, misalnya dengan Yahoo! Calender
(www.yahoo.com)

c.       Program komunikasi yang memudahkan komunikasi antara staf, manajer, karyawan,

termasuk dengan pihak lain. Programnya adalah:

·         MSN Mesengger (www.msn.com)

·         Yahoo! Mesengger (www.yahoo.com)

·         ICQ (www.icq.com)

d.      Program pengelolaan basis data bersama, misalnya:

·         MMS Access

·         Program spreadsheet, misalnya MS Excel

·  Program pembaca basis data seperti ACL dan Report Writer

Program-program aplikasi yang diuraikan di atas sebenrnya tidak hany dapat dipakai dalam kegiatan
bisnis atau formal di kantor, tetapi juga dapat dipakai secara individual di rumah. Saat ini banyak
pelajar, mahasiswa, ibu rumah tangga dan pengguna individu lainnya yang sudah memanfaatkan
program-program tersebut untuk mempermudah atau mempercepat kegiatan sehari-harinya

KKPI A.A. Chr