PERTEMUAN 3 dan 4

[ PERENCANAAN KEBUTUHAN SARANA DAN PRASARANA ]

Oleh : Annisa Nurul Amalia

A. Tujuan Pembelajaran / Capaian Pembelajaran :

Setelah mempelajari modul ini siswa diharapkan :
- Siswa mampu menjelaskan berbagai istilah yang terdapat di dalam sarana dan prasarana
- Siswa mampu menjelaskan tujuan dari sarana dan prasarana
- Siswa mampu menjelaskan berbagai sarana dan prasarana sesuai dengan Undang-
undang Pokok Sarpras
- Siswa mampu menjelaskan jenis jenis sarana dan prasarana
- Siswa mampu menggambarkan siklus hidup sarana dan prasarana

B. Materi Belajar .
1) Pengertian Perencanaan Kebutuhan

Pengertian Analisis jika dilihat dari Kamus Besar Bahasa Indonesia

(KBBI), adalah proses pengurai dan penelaahan suatu pokok yang saling
berhubungan agar bisa mendapatkan pemahaman yang tepat dan
pengertian secara keseluruhan. Perencanaan adalah suatu proses untuk
menentukan sesuatu yang ingin dicapai di masa yang akan datang serta
menetapkan langkah-langkah yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan. Proses perencanaan dapat dilakukan dengan cara
sebagai berikut:
1. Menguji berbagai macam cara untuk pencapaian
2. Mengkaji ketidakpastian yang ada
3. Mengukur kemampuan yang ada
4. Memilih langkah-langkah untuk mencapainya

2) Macam-macam Kegiatan Administrasi Perkantoran

Macam-macam kegiatan administrasi perkantoran sebagai berikut :
 Perencanaan Perkantoran (Office Planning)
Perencanaan perkantoran merupakan salah satu aktivitas dalam
suatu organisasi atau perusahaan tentang sesuatu yang dilakukan
pada masa akan datang mengenai perkantoran. Perencanaan
perkantoran meliputi:
1. Standarisasi pekerjaan ketatausahaan
2. Anggaran pekerjaan kantor
3. Sistem informasi dan komunikasi kantor
4. Perencanaan gedung
5. Perencanaan tata ruang kantor
6. Perencanaan perabot/peralatan kantor
 Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)
Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan keseluruhan
proses pengelompokan dan penempatan orang, alat-alat, tugas-
tugas, tanggung jawab, dan wewenang yang dapat digerakkan
sebagai satu kesatuan dalam organisasi untuk mencapai tujuan.
Pengorganisasian berguna untuk mengupayakan pemberdayaan
sumber daya manusia agar dapar bekerja sama dalam sebuah
sistem untuk mencapai suatu tujuan organisasi yang telah
ditentukan. Pengorganisasian perkantoran meliputi:
1. Menyediakan perbekalan/peralatan kantor untuk pegawai
dengan menyesuaikan jenis pekerjaannya sehingga memudahkan
untuk melakukan pekerjaan.
2. Adanya pembagian tugas dan pekerjaan sesuai dengan
kemampuan yang dimiliki pegawai.
3. Terjalin hubungan kerja yang baik antara atasan dengan
bawahan.
4. Hubungan atasan dengan bawahan berdasarkan tugas
pokok dan fungsi kedinasan.

 Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)

Pengarahan perkantoran adalah kegiatan yang dilaksanakan untuk
meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses kerja secara
maksimal, agar hasil sesuai dengan target dan sasaran yang telah
dirumuskan, serta menciptakan lingkungan kerja yang dinamis dan
sehat. Pengarahan perkantoran meliputi:
1. Penggunakan sistem yang efektif dalam melakukan
pengawasan terhadap bawahan.

2. Penggunakan sistem yang efektif dalam memberikan

motivasi terhadap bawahan.
3. Memberikan bantuan atau solusi kepada bawahan yang
mengalami kesulitan dalam bekerja.
4. Menyatukan visi misi karyawan dan organisasi.
5. Perancangan sistem komunikasi yang efektif dengan
karyawan.
6. Menggunakan pemikiran yang adil dalam memberikan gaji
karyawan.
  Pengawasan Perkantoran (Office Controlling)

Menurut Admosudirjo, pengawasan adalah keseluruhan dari pada

kegiatan yang membandingkan atau mengukur apa yang sedang
atau sudah dilaksanakan dengan kriteria, norma, standar, atau
rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Pengawasan pada
kantor atau organisasi sangat penting karena dengan adanya
pengawasan dapat membantu kesalahan yang terjadi pada
pekerjaan kantor dan dapat meminimalisir kecurangan yang terjadi
dalam pelaksanaan pekerjaan kantor atau organisasi. Adapun objek
yang menjadi pengawasan perkantoran yaitu:
1. Manajemen waktu dan biaya
2. Kualitas dan kuantitas pekerjaan administrasi perkantoran
3. Pekerjaan pelayanan kepada masyarakat
4. Pemakaian perabot/peralatan kantor

C. Tugas
1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan Sarana dan Prasarana !
2. Sebutkan yang termasuk dari sarana !
3. Sebutkan yang termasuk dari prasarana !
D. Referensi.
[ diisi daftar pustaka ]