BAB II

PEMBAHASAN

A. PENGERTIAN PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN

Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan

tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan
kinerja yang telah ditetapkan tersebut.Controlling is the process of measuring
performance and taking action to ensure desired results. (Schermerhorn,2002).

Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana
sesuai dengan apa yang telah direncanakan . the process of ensuring that actual
activities conform the planned activities. (Stoner, Freeman ,& Gilbert, 1995)
Pengendalian:  adalah proses untuk menjamin agar kegiatan mengarah ke tujuan yang
diinginkan.

Pengendalian Manajemen
Adalah suatu proses yang digunakan untuk mempengaruhi para anggota organisasi agar
menerapkan strategi organisasi.

George R. Tery (2006: 395) mengartikan pengawasan sebagai mendeterminasi apa yang telah
dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tidankan-
tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah
ditetapkan. Admosudirdjo (dalam Febriani, 2005:11) mengatakan bahwa pada pokoknya
pengawasan adalah keseluruhan daripada kegiatan yang membandingkan atau mengukur apa
yang sedang atau sudah dilaksanakan dengan kriteria, norma-norma, standar atau rencana-
rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.

Kesimpulannya, pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar

pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan,merancang system informasi umpan
balik,membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan
sebelumnya,menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan
koreksi yang diperlukan.

Pengendalian menurut Hansen & Mowen adalah proses penetapan standar dengan menerima

umpan balik berupa kinerja sesungguhnya, dan mengambil tindakan yang diperlukan jika kinerja
sesungguhnya berbeda secara signifikan dengan apa yang telah direncanakan sebelumnya.
Menurut Earl P. Strong “Controlling is the process of regulating the various factor in an
enterprise according to the requirement of its plans” artinya “Pengendalian adalah proses
pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar pelaksanaan sesuai dengan ketetapan-
ketetapan dalam rencana.”

Pengendalian (controlling) merupakan suatu faktor penunjang penting terhadap efisiensi

organisasi, demikian juga pada perencanaan pengorganisasian, dan pengarahan. Pengendalian
adalah suatu fungsi yang positif dalam menghindarkan dan memperkecil penyimpangan-
penyimpangan dari sasaran-sasaran atau target yang direncanakan. Setiap pengorganisasian, oleh
karena itu harus memiliki sistem pengawasan (pengendalian).

B. Prinsip pengawasan dan pengendalian

C.   Tujuan dan Manfaat Pengendalian dan Pengawasan

Adapun tujuannya adalah:

1.       Menghentikan atau meniadakan kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan,

hambatan, dan ketidakadilan

2.       Mencegah terulangnya kembali kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan,

hambatan, dan ketidakadilan

3.       Mendapatkan cara-cara yang lebih baik atau membina yang telah baik

4.       Menciptakan suasana keterbukaan, kejujuran, partisipasi, dan akuntabilitas organisasi

5.       Meningkatkan kelancaran operasi organisasi

6.       Meningkatkan kinerja organisasi

7.       Memberikan opini atas kinerja organisasi

8.       Mengarahkan manajemen untuk melakukan koreksi atas masalah-masalah pencapaian

kerja yang ada.

9.       Menciptakan terwujudnya pemerintahan yang bersih.

Manfaat pengawasan:
1.       Untuk memberikan ruang regular untuk merenungkan isi dan pekerjaan mereka

2.       Untuk mengembangkan pemahaman dan keterampilan dalam bekerja

3.       Untuk menerima informasi dan perspektif lain mengenai pekerjaan seseorang

4.       Untuk menjadi dukungan baik segi pribadi ataupun pekerjaan

5.       Untuk memastikan bahwa sebagai pribadi dan sebagai orang pekerja tidak ditinggalkan
tidak perlu membawa kesulitan, masalah dan proyeksi saja

6.       Untuk memiliki ruang untuk mengesplorasi dan mengekspresikan distress, restimulation

pribadi, transferensi atau counter – transferensi yang mungkin dibawa oleh pekerjaan

7.       Untuk merencanakan dan  memanfaatkan sumberdaya pribadi dan professional yang lebih
baik

8.       Untuk menjadi proaktif bukan reaktif

9.       Untuk memastikan kualitas pekerjaan

D. Langkah-langkah Pengendalian

Proses pengendalian dilakukan secara bertahap melalui langkah-langkh berikut:

A.      Tahap pertama dalam pengendalian adalah penetapan standar pelaksanaan. Standar

mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai “patokan”
untuk penilaian hasil-hasil. Standar adalah kriteria-kriteria untuk mengukur pelaksanaan
pekerjaan. Kriteria tersebut dapat dalam bentuk kuantitatif ataupun kualitatif. Standar
pelaksanaan (standard performance) adalah suatu pernyataan mengenai kondisi-kondisi yang
terjadi bila suatu pekerjaan dikerjakan secara memuaskan. Standar pelaksanaan pekerjaan bagi
suatu aktifitas menyangkut kriteria: ongkos, waktu, kuantitas, dan kualitas. Tipe bentuk standar
yang umum adalah:

1.        Standar-standar fisik, meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan, atau kualitas
produk.

2.        Standar-standar moneter, yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga
kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan lain-lain.

3.        Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan
harus diselesaikan.
B.      Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan,penentuan standar akan sia-sia bila tidak
disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap kedua
dalam pengendalian adalah menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat.

C.      Pengukuran pelaksanaan kegiatan, setelah frekuensi pengukuran dan sistem monitoring

ditentukan pengukuran pelaksanaan dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus-
menerus. Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan yaitu pengamatan
(observasi), laporan-laporan (lisan dan tertulis), pengujian (tes), atau dengan pengambilan
sampel.

D.      Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan.

Tahap kritis dari proses pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata dengan
pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan.

E.      Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan

Bila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil. Tindakan
koreksi mungkin berupa:

1.      Mengubah standar mulu-mulu (barangkali terlalu tinggi atau terlalu  rendah.

2.      Mengubah pengukuran pelaksanaan

3.      Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan penyimpangan-

penyimpangan.

E. Audit mutu

Audit adalah kegiatan mengumpulkan dan mengevaluasi dari bukti-bukti mengenai informasi

untuk menentukan dan melaporkan tingkat kesesuaian antara informasi dengan kriteria yang
telah ditetapkan. Proses audit harus dilakukan oleh orang yang kompeten dan independent.

Audit mutu berarti mempelajari mutu suatu produk tertentu dengan mengambil contoh sekali-
sekali di dalam perusahaan atau di pasar.  Atau audit mutu memeriksa mutu produk untuk
mengetahui apakah tuntutan konsumen dipenuhi.  Atau audit mutu memperbaiki cacat jika ada
yang ditemukan dan meningkatkan mutu produk (nilai jual) yang menarik perhatian.  Dengan
kata lain Audit mutu merupakan suatu audit siklus PDCA (plan, do, Check, action), tidak hanya
mendorong mutu lebih baik, tapi juga terhadap “perangkat keras”.

Tujuan audit Mutu adalah menentukan apakah sistem manajemen mutu

bekerja. Sedangkan Tujuan pemeriksaan mutu adalah untuk menentukan apakah kegiatan suatu
perusahaan telah sesuai dengan program mutu atau apakah perlu membuat perubahan pada
praktek bisnisnya.

Audit mutu perusahaan dapat juga dilakukan secara sendiri untuk menentukan apakah kegiatan
program mutu telah sesuai dengan standar mutu tertentu, yang ditetapkan oleh manajmen
perusahaan atau Organisasi Internasional untuk Standardisasi (ISO) 9000.   Sederhananya, ISO
9000 adalah sertifikasi bahwa suatu perusahaan mengikuti prosedur bisnis formal.

 Dasar-dasar Audit Mutu

Audit mutu adalah suatu pemeriksaan sistematik dan mandiri untuk menetapkan apakah kegiatan

mutu dan hasil-nasilnya sesuai dengan pengaturan yang direncanakan dan apakah pengaturan
tersebut diterapkan secara efektif dan sesuai untuk mencpai tgujuan mutu. Definisi ini diadop
dari Standart internasional ISO 8402 dan ISO 10011.

Audit mutu dilakukan untuk satu atau lebih dari beberapa tujuan berikut ini:

(1). Mengevaluasi keefektifan mutu yang diterapkan,

(2). Menilai kesesuaian mutu terhadap persyaratan yang ditentukan,

(3). Mengidentifikasi kekurangan-kekurangan dalam sistem mutu dan

(4) mengidentifikasi kemungkinan penyempurnaan.

Terdapat beberapa jenis audit mutu:

1). Audit sistem: menilai bagaimana prosedur manajemen mutu diterapkan dalam praktek dan
bagaimana keefektifannya. 

2). Audit produk/jasa: mengevaliasi kesesuaian produk/jasa terhadap persyaratan teknis yang

ditentukan.

3). Audit Operasional: menilai unjuk-kinerja pemasok/internal atau kebutuhan/keinginan

konsumen. 

4). Audit proses: memferifikasi sampai seberapa dekat metoda/prosedur yang ada diikuti dalam
praktek sehari-hari. 

5). Audit pemantauan: memverifikasi proses-proses yang ada untuk memastikan bahwa semua
parameter dipertahankan sesuai dengan spesifikasinya.

4. Tipe audit Mutu

Audit mutu dibagi dalam tiga jenis yakni audit internal, eksternal dan pihak ketiga:

(1).  Audit mutu Internal.  Audit mutu internal dilaksanakan oleh personal atau bagian di
perusahaan itu sendiri, tanpa melibatkan pihak lain.  Dengan persyaratan bahwa personel tersebut
tidak mempunyai tanggung jawab langsung dengan bagian yang diaudit.  Pelaksanaan audit mutu
internal  dilakukan oleh bagian yang ditunjuk dengan persyaratan tertentu.   Yang paling
mendasar dalam menangani audit mutu internal adalah bahwa bagian tersebut harus bekerja 
secara sistematik dan mandiri.  Kegiatan Audit mutu Internal ini merupakan persyaratan dalam
menerapkan ISO 9000.

(2).  Audit Mutu Eksternal.  Audit Mutu Eksternal dilakukan baik atas perusahaan untuk menilai
kemampuan untuk memenuhi persyaratan yang sudah ditentukan ataupun atas konsumen atau
pelanggan terhadap pemasok, untuk menilai kebutuhan dan keinginannya, yang dilakukan oleh
personal dari luar perusahaan. Kedatangan auditor dilakukan dengan memberitahu terlebih
dahulu secara resmi tentang tanggal, waktu dan jumlah personel yang akan mengaudit.  Audit ini
dilakukan untuk mengetahui efektifitas sistem mutu pemasok.

(3).  Audit mutu pihak ketiga.  Audit mutu pihak ketiga dilakukan oleh lembaga sertifikasi
Sistem Mutu kepada perusahaan dengan mengadakan kontrak perjanjian sesuai dengan prosedur-
prosedur termasuk pembiayaan yang disepakati oleh keduabelah pihak dengan tujuan untuk
mengecek system mutu yang diterapkan dengan mengacu kepada standar sistem mutu SNI atau
yang setara.

Audit sistem mutu internal atau eksternal dilaksanakan dengan tujuan tertentu yaitu sesuai

dengan rencana, prosedur dan kriteria yang sudah ditentukan.

5. Peranan Audit Mutu

Audit mutu merupakan evaluasi keefektifan sistem mutu secara obyektif.  Audit mutu
memberikan laporan status kesehatan mutu perusahaan secara lengkap tepat pada waktunya.
Audit mutu dilakukan sesua dengan prosedur terdokumentasi dn membeikan jaminan bahwa
penerapan mutu dan memelihara sistem mutu sesuai dengan kebijakan, tujuan, perencanaan  dan
prosedur mutu yang telah ditetapkan.  Dengan kata lain, audit mutu merupakan alat verifikasi
yang mengidentifikasi kelemahan-kelemahan dan maslah-masalah yang mengganggu dan bila
audit mutu ini dilakukan, memberikan ruang untuk melaksanakan tindakan koreksi dan
penyempurnaan sistem.

Audit sistem mutu memberikan beberapa keuntungan: 

(1). Membantu mengembangkan sistem mutu terpadu yang efektif.

 (2). Menyempurnakan proses pengambilan keputusan manajemen,  

(3).  Membantu pembagian sumberdaya secara optimal, 

(4). Membantu mencegah timbul masalah yang dapat mengganggu, 

(5). Memungkinkan tindakan koreksi tepat waktu, 

(6).  Mengurangi biaya-biaya umum tambahan,

 (7).  Meningkatkan produktifitas dan 

(8).  Meningkatkan kepuasan konsumen dan pemasaran.

Audit mutu yang dilaksanakan oleh pembeli dapat merupakan pengalaman yang sangat berharga,

baik bagi pembeli maupun bagi pemasok.  Jika manajemen pemasok hanya bertujuan agar lulus
audit kendali mutu dan membiarkan orang-orang yang mengurus devisi-devisi yang
bersangkutan hanya menghasilkan dokumen-dokumen, maka hanya akan menimbulkan masalah
saja.   Praktek semacam ini hanya menciptakan “kendali mutu asal-asalan” atau “kendali mutu
untuk menciptakan dokumen saja.”

https://lizenhs.wordpress.com/2014/07/28/audit-mutu-dan-audit-kendali-mutu/
https://rohmatfapertanian.wordpress.com/diktat-dasar-dasar-manajemen/bab-x-pengawasan-dan-
pengendalian-manajemen/

https://afdalarianto.blogspot.com/2016/04/pengawasan-dan-pengendalian-organisasi.html