Format Laporan Aktualisasi

Logo Kab.

Merauke

LAPORAN AKTUALISASI
PENINGKATAN TERTIB PENATAAN ARSIP INAFKTIF PADA SUB BAGIAN
UMUM SEKRETARIAT DINAS KESEHATAN KABUPATEN SARMI

Disusun oleh :

FRISCA INGGRID FEIBY NDUN,S.Pd

NDH : 11

PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL GOLONGAN III

ANGKATAN V

BADAN KEPEGAWAIAN DAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

KABUPATEN MERAUKE

BEKERJASAMA DENGAN

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PROVINSI PAPUA

JAYAPURA
2021

1
 DAFTAR ISI

LEMBAR PERSETUJUAN EVALUASI RANCANGAN ………………………………………i

LEMBAR PERSETUJUAN HASIL PERBAIKAN …………………………………………….ii

LEMBAR PENGESAHAN ……………………………………………………………..………iii

KATA PENGANTAR …………………………………………………………………….…….iv

DAFTAR ISI …………………………………………………………………………………….v

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang …………………………………………………………………..

B. Tujuan dan Manfaat …………………………………………………………

C. Visi dan Misi ………………………………………………………………..

D. Tugas dan Fungsi …………………………………………………………

BAB II RANCANGAN AKTUALISASI

A. Identifikasi Isu ……………………………………………………………….

B. Perumusan dan Penetapan Isu ……………………………………………

C. Rancangan Pemecahan Isu ………………………………………………..

BAB III PELAKSANAAN AKTUALISASI

A. Strategi Pemecahan Isu ………………………………………………………….

B. Capaian Aktualisasi ……………………………………………………………..
C. Analisis Dampak ………………………………………………………………...
D. Role Model ……………………………………………………………………....

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan …………………………………………………………………..

B. Saran …………………………………………………………………………

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

2
 BAB I
PENDAHULUAN

A.     Latar Belakang.

B. Tujuan dan Manfaat.

1. Tujuan.
Tujuan yang akan dicapai melalui kegiatan dan aktualisasi nilai-nilai dasar
ASN adalah sebagai berikut :
a………………………………………
b………………………………………
c………………………………………
d dst.

2. Manfaat
Manfaat kegiatan dan aktualisasi nilai-nilai dasar ASN adalah sebagai berikut:
a. Bagi Pribadi Calon Pegawai Negeri Sipil.
………………………………………………..
………………………………………………..
b. Bagi Satuan Kerja.
………………………………………………..
………………………………………………..
c. Bagi Stakeholder.
………………………………………………..
………………………………………………..

C. Visi dan Misi.

1. Visi.
Visi Dinas Kesehatan Kabupaten Sarmi (Contoh) adalah :
……………………………………………………………
……………………………………………………………

3
 2. Misi.
Untuk mewujudkan Visi di atas, maka Misi Dinas Kesehatan Kabupaten Sarmi
(Contoh) yang harus dilaksanakan, yaitu :
a. …………………………………………………..
b. ………………………………………………….
c. ………………………………………………….
d. …………………………………………………..
e. …………………………………………………….
dst.

D. Tugas Pokok Dan Fungsi.

Tugas pokok dan fungsi yang dijadikan sebagai acuan penulisan Rancangan
Aktualisasi ini adalah pada Sub Bagian Umum Sekretariat Dinas Kesehatan
Kabupaten Sarmi (Contoh), sebagai berikut :
1. Tugas Pokok.
……………………………………………….
……………………………………………….
2. Fungsi.
……………………………………………….
……………………………………………….
dst.

4
5
 BAB II

RANCANGAN AKTUALISASI

A. Identifikasi Isu

Berdasarkan pengamatan yang kami lakukan selama bekerja pada Sub Bagian Umum
Sekretariat Dinas Kesehatan Kabupaten Sarmi (Contoh) setelah berkoordinasi dengan
atasan, maka isu/masalah yang terkait dengan pengelolaan arsip ) , yaitu :
1. Kurang Tertibnya Penataan Arsip Inaktif.
2. Kurang Tertibnya Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar.
3. Kurangnya Pencatatan Barang Inventaris Kantor.

B. Penetapan dan Perumusan Isu

Penetapan isu prioritas untuk dipecahkan berdasarkan hasil indentifikasi
sebagaimana tersebut di atas, maka digunakan matriks USG, dimana “U” adalah Urgency,
yaitu berkaitan dengan seberapa besar mendesaknya isu tersebut harus diatasi. Sedangkan S
adalah Seriousness, yaitu berkaitan dengan seberapa serius atau seberapa besar dampak dari
adanya isu tersebut terhadap organisasi dan menimbulkan kerugian, dan G adalah Growth,
yaitu berkaitan dengan seberapa besar potensi isu tersebut memburuk dan berdampak
terhadap organisasi.
Dari beberapa isu yang telah diidentifikasi diatas maka selanjutnya di analisis dengan
menggunakan methode analisis USG (Urgenci, Serius dan Growth), dengan Skor 1-5 sebagai
berikut
1. Sangat kecil
2. Kecil
3. Sedang
4. Besar
5. Sangat Besar
Yang menjadi isu prioritas dalam pemecahan masalah adalah isu yang mempunyai
Total nilai USG paling besar sebagaimana ditunjukkan dengan tabel dibawah ini :

6
 Tabel U (Urgency)

NO ISU PERMASALAHAN U

1 Kurang Tertibnya Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar 4

2 Kurang Tertibnya Penataan Arsip Inaktif pada Sub Bagian Umum 5

3 Kurangnya Pencatatan Barang Inventaris Kantor 4

Tabel S (Seriousness)

NO ISU PERMASALAHAN S

1 Kurang Tertibya Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar 4

2 Kurang Tertibnya Penataan Arsip Inaktif pada Sub Bagian Umum 5

3 Kurangnya Pencatatan Barang Inventaris Kantor 5

Tabel G (Growth)

NO ISU PERMASALAHAN G

1 Kurang Tertibnya Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar 4

2 Kurang Tertibnya Penataan Arsip Inaktif pada Sub Bagian Umum 5

3 Kurangnya Pencatatan Barang Inventaris Kantor 4

7
MATRIX USG

N ISU / PERMASALAHAN U S G TOTAL URUTAN

O SKOR PRIORITAS

1 Kurang Tertibnya Pengelolaan Surat 4 4 4 12 III

Masuk dan Surat Keluar

2 Kurang Tertibnya Penataan Arsip 5 5 5 15 I

Inaktif pada Sub Bagian Umum

3 Kurangnya Pencatatan Barang 4 5 4 13 II

Inventaris Kantor

Berdasarkan analisis USG tersebut di atas, maka yang menjadi isu/permasalahan

prioritas pada Sub Bagian Umum Sekretariat Dinas Kesehatan Kabupaten Sarmi (Contoh)
untuk segera diatasi, yaitu “ Kurang Tertibnya Penataan Arsip Inaktif pada Sub Bagian
Umum” dengan Total Skore : 15 (lima belas).

C.Rancangan pemecahan isu

Unit Kerja : Sub Bagian Umum Sekretariat Dinas

Kesehatan Kabupaten Sarmi

Identifikasi Isu : 1. Kurang Tertibnya Pengelolaan Surat

Masuk dan Surat Keluar.
2. Kurang Tertibnya Penataan Arsip
Inaktif pada Sub Bagian Umum
3. Kurangnya Pencatatan Barang Inventaris
Kantor.

Isu yang diangkat : Kurang Tertibya Penataan Arsip Inaktif pada

Sub Bagian Umum Sekretariat Dinas
Kesehatan Kabupaten Sarmi

Gagasan Pemecahan Isu : Peningkatan Tertib Penataan Arsip Inaktif

8
pada Sub Bagian Umum Sekretariat Dinas
Kesehatan Kabupaten Sarmi

9
 RANCANGAN KEGIATAN AKTUALISASI

N Kegiatan Tahapan Output/ Hasil Kegiatan Keterkaitan Kontribusi Penguatan

O Kegiatan dengan Subtansi terhadap Visi Nilai
Mata Pelatihan Misi Organisasi Organisasi

1. 1. Konsultasi a. 1. Menghadap Nasionalisme

kepada Atasan dan Catatan atau surat pernyataan dukungan (Menggunakan
Mentor/Atasan menyampaikan pimpinan Bahasa
ide/gagasan Indonesia yang
perubahan baik dan benar).
2. Mendengarkan Etika Publik
dan mencatat ( sopan )
arahan pimpinan Akuntabilitas
(Tanggung
3. Meminta Jawab)
persetujuan dan
dukungan
Pimpinan

1.Membuat rincian
2. Penyiapan Sarana dan Tersedianya sarana dan prasarana Anti Korupsi
kebutuhan sarana
Prasarana Kearsipan kearsipan sesuai kebutuhan (Jujur/sesuai
 2. Meminta kebutuhan)
persetujuan Etika Publik
pimpinan (Sopan dan
3. Mengadakan ramah)
sarana dan Komitmen Mutu
prasarana kearsipan (Efektif dan
Efisien

3. Pemilahan dan -1.Memisahkan Tersedianya arsip yang telah Akuntabilitas

Pengelompokan Arsip arsip dan dikelompokkan berdasarkan tahun (Tanggung
non arsip penciptaan dan permasalahan/ kegiatan Jawab)
serta
duplikasi Komitmen Mutu
yang (Inovasi)
berlebihan
222.
Mengelomp
okkan arsip
berdasarkan
4. Pembungkusan dan tahun
Penomoran Arsip penciptaan

9
 dan
permasalah
an/ kegiatan

1.Membuat daftar
arsip (mencatat
arsip yang telah
dikelompokan ke
dalam daftar arsip
2. Arsip dibungkus
dengan kertas
karton/dibendel
3. Pemberian
nomor pada
berkas arsip
sesuai dengan
nomor urut dalam
daftar arsip
5. Penataan dan
a. 1. Menata arsip ke
Pelebelan Arsip dalam boks sesuai

10
 nomor urut
b. 2. Mencantumkan
label pada setiap
boks
c. 3. Menata boks
arsip sesuai nomor
urut ke dalam
lemari/rak.

6. Evaluasi dan
a. 1. Menyiapkan data
Pelaporan laporan
b. 2. Membuat
laporan
c. 3. Menyampaikan
laporan kepada
pimpinan
-

11
 BAB III
PELAKSANAAN AKTUALISASI

A. Strategi Pemecahan Isu.

No Kegiatan Strategi Pemecahan Isu

1 Konsultasi/Koordinasi Mengawali seluruh rangkaian kegiatan
aktualisasi, saya berkonsultasi dengan
pimpinan/Kasubag Umum untuk
mendapatkan petunjuk/arahan dalam
penataan arsip inaktif sekaligus
mendapatkan persetujuan dan
dukungan.
2 Penyiapan Sarana dan Prasarana Untuk melakukan tertib penataan arsip
Kearsipan. inaktif tentu membutuhkan sarana dan
prasarana kearsipan yang memadai.
Untuk itu saya membuat rincian
kebutuhan, meminta persetujuan
pimpinan dan melakukan pengadaan
sesuai kebutuhan.

12
3. Pemilahan dan Pengelompokan Dalam melakukan penataan arsip
Arsip inaktif pertama-tama saya melakukan
pemilahan arsip untuk memisahkan
mana yang merupakan arsip dan mana
yang bukan arsip atau non arsip seperti
undangan atau blanko formulir, serta
duplikasi arsip. Kemudian memisahkan
arsip berdasarkan tahun penciptaan
dan permasalahan.
4. Pembungkusan dan Penomoran Sebelum penataan dan pelebelan asrip
Arsip
terlebih dahulu saya membuat daftar
arsip (mencatat arsip yang telah
dikelompokan ke dalam daftar arsip),
kemudian membungkus arsip dengan
kertas karton/dibendel, dan
memberikan nomor pada berkas arsip
sesuai dengan nomor urut dalam daftar
arsip.
5. Penataan dan Pelebelan Arsip Setelah melakukan Pembungkusan dan
Penomoran Arsip, dilanjutkan dengan
menata arsip ke dalam boks sesuai nomor
ururut kemudian mencantumkan label pada
setiap boks dan menata boks arsip sesuai
nonomor urut ke dalam lemari/rak.
13
 6 Evaluasi dan Pelaporan Oleh karena pekerjaan penataan arsip
inaktif ini merupakan salah satu tugas
Sub Bagian Umum dalam hal ini Kepala
Sub Bagian Umum, maka sebagai staf
saya harus melaporkannya kepada
pimpinan. Sehubungan dengan itu saya
melakukan penilaian sampai
sejauhmana tingkat keberhasilan saya
dalam menata arsip inaktif, menyiapkan
data laporan, membuat laporan dan
menyampaikannya kepada Kepala Sub
Bagian Umum sebagai bentuk
akuntabilitas (pertanggung jawaban)
kinerja kepada pimpinan.

B. Capaian Aktualisasi.
No. Kegiatan 1
Waktu Pelaksanaan Rabu,
Kegiatan Konsultasi/Koordinasi
Tahapan Pelaksaan b. 1.Menghadap Atasan dan
menyampaikan ide/ gagasan
perubahan
4. Mendengarkan dan mencatat
arahan pimpinan
14
 5. Meminta persetujuan dan
dukungan Pimpinan
Output/Hasil 1. Adanya pertemuan di ruang
Kasubag.
2. Mendapatkan izin untuk
melaksanakan aktualisasi,
kesamaan pemahaman mengenai
program yang diaktualisasikan,
mendapat saran saat
melaksanakan aktualisasi.
3. Surat dukungan berupa ijin
melaksanakan kegiatan.

Gambar 3.2 Menyiapkan Ruangan

No. Kegiatan 2
Waktu Pelaksanaan ………………………….
15
Kegiatan Penyiapan Sarana dan Prasarana
Kearsipan
Tahapan Pelaksaan 1. Membuat rincian kebutuhan sarana
2. Meminta persetujuan pimpinan
3. Mengadakan sarana dan prasarana
kearsipan.
Output/Hasil 1. Tersedianya rincian kebutuhan
sarana dan prasarana
2. Mendapat persetujuan pimpinan
3. Tersedianya sarana dan
prasarana kearsipan (Boks file,
lemari, dll).

Lampirkan foto kegiatan

dst. Sesuai dengan jumlah kegiatan.

16
C. Analisis Dampak.

Analisis dampak positif dan negatif terdapat dalam tabel dibawah ini :

Tabel 3.1 Analisis Dampak Kegiatan 1

No Kegiatan 1
Nama Kegiatan Konsultasi/Koordinasi
Nilai Positif dan Negatif
WoG
Jika saya dapat membangun kerjasama yang baik dengan pimpinan
dan rekan kerja maka kegiatan aktualisasi yang telah dirancang akan
berjalan dengan baik. Sebaliknya jika saya tidak dapat membangun
kerjasama yang baik maka kegiatan aktualisasi tidak dapat terlaksana
dengan baik.
Etika Publik
Jika saya menggunakan bahasa yang sopan dan ramah maka
pimpinan serta rekan kerja akan memberikan dukungan dalam
melaksanakan kegiatan aktualisasi. Sebaliknya jika saya tidak sopan
dan ramah maka baik pimpinan maupun rekan kerja tidak akan
memberikan bantuan.

Akuntabilitas
Jika saya melaksanakan kegiatan aktualisasi dengan bertanggung
jawab maka dalam pelaksanaannya akan berjalan sesuai rencana
dan hasil yang diharapkan dapat tercapai. Sebaliknya jika saya tidak
bertanggungjawab maka hasil yang diharapkan tidak dapat tercapai.

Nasionalisme
…………………………………………………

17
 Tabel 3.2 Analisis Dampak Kegiatan 2
No Kegiatan 2
Nama Kegiatan Penyiapan Sarana dan Prasarana Kearsipan
Nilai Positif dan Negatif
Akuntabilitas
Jika saya dengan penuh rasa tanggungjawab mempersiapkan sarana
dan prasarana kearsipan sesuai kebutuhan, maka kegiatan penataan
arsip akan berjalan dengan teratur dan terlaksana dengan baik.
Sebaliknya jika saya tidak mempersiapkan sarana dan prasarana
kearsipan sesuai kebutuhan, maka arsip tidak akan tertata dengan
baik.

Etika Publik
Jika saya meminta persetujuan pimpinan dalam pengadaan sarana dan
prasarana kearsipan dengan sopan santun dan ramah, maka pimpinan akan
menyetujui untuk mengadakan sesuai kebutuhan. Sebaliknya jika saya
menggunakan bahasa yang tidak sopan dan kasar, maka pimpinan tidak
akan menyetujui dan mendukung saya.

Tabel 3.3 Analisis Dampak Kegiatan 3

No Kegiatan 3
Nama Kegiatan Pemilahan dan Pengelompokan Arsip
Nilai Positif dan Negatif
Komitmen Mutu
……………………………………………………

WoG
Jika saya bekerja sama dengan baik bersama rekan kerja dalam
kegiatan penataan arsip, maka pelaksaannya akan berjalan dengan
baik. Sebaliknya jika saya tidak dapat bekerja sama dengan baik,
maka kegiatan penataan arsip tidak akan terlaksana dengan baik
pula.

Akuntabilitas
…………………………………………………..
18
 Tabel 3.4 Analisis Dampak Kegiatan 4
No Kegiatan 4
Nama Kegiatan Pembungkusan dan Penomoran Arsip
Nilai Positif dan Negatif
Komitmen Mutu
………………………………………………….

WOG
…………………………………………………..

Akuntabilitas
…………………………………………………..

Tabel 3.4 Analisis Dampak Kegiatan 5

No Kegiatan 5
Nama Kegiatan Penataan dan Pelebelan Arsip
Nilai Positif dan Negatif
Komitmen Mutu
………………………………………………….

WOG
…………………………………………………..

Akuntabilitas
…………………………………………………..

Tabel 3.4 Analisis Dampak Kegiatan 6

19
No Kegiatan 6
Nama Kegiatan Evaluasi dan Pelaporan
Nilai Positif dan Negatif
Akuntabilitas
………………………………………………….

Etika Publik
…………………………………………………..

Nasionalisme
…………………………………………………..

Anti Koruosi
…………………………………………………..

D. Role M

Siapa yang menjadi role model dan nilai-nilai apa yang dapat diteladani dari
dia………..

BAB IV
PENUTUP

20
A. Kesimpulan.

B. Saran.

Format rancangan aktualisasi by ypu

Semoga Sukses Melaksanakan Aktualisasi, TUHAN MEMBERKATI…!

21