TUGAS CORE ISU AGENDA III

NAMA : Haris Aditama

ANGKATAN : LXXVI
NIP : 199604192020121001
NDH :8
UNIT KERJA : Balai Pemasyarakatan Kelas II Jambi

A. IDENTIFIKASI DAN DESKRIPSI ISU

1. ISU PERTAMA – Penomoran surat keluar masuk yang masih manual.
a. Metode Indentifikasi Isu: Media Pengamatan
b. Lingkup isu: munculnya isu ini berdampak terhadap seluruh pegawai yang hendak
membuat surat keluar atapun melakukan pengarsipan surat masuk.
c. Deskripsi Isu
Dalam suatu Instansi pastinya terdapat kegiatan surat menyurat, baik mendapat
surat masuk ataupun hendak mengirimkan surat keluar. Hampir seluruh pegawai
Bapas Jambi melakukan aktivitas surat menyurat setiap hari ini. Bapas Jambi
masih menggunakan metode manual dalam melakukan penomoran dan
pengarsipan surat masuk-keluar, yaitu dengan mengisi buku yang sudah
disediakan. Bagi pegawai Bapas Jambi yang sedang Dinas Luar terutama JFT
Pembimbing Kemasyarakatan pastinya mengalami kesulitan ketika hendak
membuat surat keluar lantaran harus mengisi buku yang berada di kantor terlebih
dahulu untuk mendapatkan nomor surat. Di era sekarang ini sistem penomoran
dan pengarsipan surat sudah selayaknya menggunakan berbasis digital untuk
memudahkan dan meningkatkan kinerja pegawai.
 d. Penyebab terjadinya Isu:
Metode ini sudah digunakan sejak lama dan belum ada pemanfaatan teknologi.
e. Dampak terjadinya Isu:
 Pegawai yang sedang DL mengalami kesulitan ketika hendak mengambil nomor
surat;
 Kegiatan surat-menyurat agak terhambat dan kurang maksimal
f. Pihak yang terlibat:
Seluruh pegawai Bapas Jambi
g. Rumusan Isu:
Belum adanya pemanfaatan teknologi dalam metode penomoran surat.

2. ISU KEDUA - Belum berjalannya sistem SPPTI dengan baik

a. Metode Indentifikasi Isu: melalui observasi langsung
b. Lingkup isu: munculnya isu ini berdampak terhadap tingkat efektivitas kinerja
dengan stakeholder terkait
c. Deskripsi Isu :
Dalam menjalankan kinerja Bapas Jambi sering berkaitan dan berhubungan
dengan beberapa instansi, seperti Kejaksaan, Kepolisian, dan Mahkamah Agung.
Untuk mempermudah dan meningkatkan efektivitas kinerja telah dirilis Sistem
terpadu guna membagi data antar instansi yang disebut SPPTI. Namun, sistem
SPPTI yang ada sampai saat ini belum berjalan sehingga sharing berkas masih
menggunakan metode manual

d. Penyebab terjadinya isu:

Belum adanya koordinasi antar instansi untuk melaksanakan sistem SPPTI.

e. Dampak terjadinya isu:

 Proses kinerja pihak-pihak antar instansi terkait menjadi kurang efektif;
f. Pihak yang terlibat:
Seluruh stakeholder yang terlibat dalam SPPTI
g. Rumusan Isu:
Belum terlaksananya SPPTI dengan baik

3. ISU KETIGA –Wajib Lapor Klien masih menggunakan metode manual

a. Metode Indentifikasi Isu: melalui observasi
b. Lingkup isu: memberikan dampak bagi pelayanan yang diberikan Bapas Jambi
c. Deskripsi Isu :
Warga Binaan Pemasyarakatan yang mendapat program asimilasi diwajibkan
melakukan wajib lapor hingga masa bebas murni. Dalam menjalankan wajib lapor
selama pandemi Covid-19 wajib lapor dilakukan secara online menggunakan
fasilitas Videocall dari aplikasi Whatsapp. Dalam kondisi normal klien diharuskan
datang dan membawa kartu wajib lapor yang nantinya akan diisi oleh PK. Namun
tak jarang klien yang datang lupa membawa kartu wajib lapor, sehingga PK
mengalami kesulitan dalam melihat record Klien dalam melakukan wajib lapor.
Sehingga dibutuhkan sistem/aplikasi dalam melaksanakan wajib lapor.

d. Penyebab terjadinya isu:

 Belum adanya sistem/aplikasi khusus untuk melakukan wajib lapor.
e. Dampak terjadinya isu:
 Record wajib lapor dari setiap klien sulit terbaca
f. Pihak yang terlibat:
PK dan Klien
g. Rumusan Isu:
 Belum adanya sistem/aplikasi khusus untuk melaksanakan wajib lapor di Bapas
Jambi.

B. TAPISAN ISU
Ketiga isu kritis di atas selanjutnya dianalisis untuk mendapatkan isu yang menjadi
prioritas untuk diselesaikan terlebih dahulu, dengan metode APKL dan USG.

Matriks Penilaian Analisa APKL (Aktual, Problematik, Kekhalayakan, Layak)

No ISU A P K L Jumlah Prioritas

Belum adanya pemanfaatan teknologi dalam

1 5 5 4 4 18 II
metode penomoran surat

2 Belum terlaksananya SPPTI dengan baik 5 5 4 3 17 III

Belum adanya sistem/aplikasi khusus untuk

3 5 5 5 4 19 I
melaksanakan wajib lapor di Bapas Jambi.

Matriks Penilaian Analisa USG (Urgency, Seriousness, Growth)

No ISU U S G Jumlah Prioritas

Belum adanya pemanfaatan teknologi dalam metode

1 5 4 4 13 II
penomoran surat

2 Belum terlaksananya SPPTI dengan baik 5 4 4 13 II

Belum adanya sistem/aplikasi khusus untuk

3 5 5 4 14 I
melaksanakan wajib lapor di Bapas Jambi.
Berdasarkan teknik penapisan isu diatas, maka dapat disimpulkan bahwa yang menduduki
peringkat pertama dan yang menjadi prioritas utama isu dalam manajemen ASN di Bapas
Jambi adalah Belum adanya sistem/aplikasi khusus untuk melaksanakan wajib lapor di
Bapas Jambi

C. ANALISIS ISU
Penyebab Akibat

Surrounding System

Pegawai Tidak ada

sudah Pejabat IT
Belum adanya
terbiasa di Kantor
menggunaka sistem/aplikasi
Bapas
n metode Jambi khusus untuk
lama melaksanakan
wajib lapor di
Bapas Jambi.
Tidak semua Membuthka
pegawai n anggaran
handal dalam tambahan
menggunaka dalam
mebuat
n teknologi
sistem baru

Skills Suppliers

D. GAGASAN KREATIF
Faktor Penyebab Gagasan Tahapan
Pegawai sudah terbiasa membuat sistem/aplikasi - Berkonsultasi dengan
menggunakan metode berbasis teknologi untuk stakeholder Bapas Jambi
lama, Tidak semua wajib lapor Klien - Berkonsultasi dengan
pegawai handal dalam
Pemasyarakatan sesuai ahli IT diluar kantor untuk
menggunakan teknologi,
Tidak ada Pejabat IT di dengan aturan dan membuat dan menyusun
Kantor Bapas Jambi, ketentuan wajib lapor sistem/aplikasi yang
Membuthkan anggaran
tambahan dalam mebuat dibutuhkan
sistem baru - Melakukan sosialisasi
kepada JFT PK terkait
penggunaan
sitem/aplikasi
- Mengaplikasikan sistem
yang baru
- Melakukan evaluasi
setiap 3 bulan sekali