SURAT – MENYURAT

KELOMPOK IV

Disusun oleh :

1. Cantika Dwi Pratiwi (1931410004)

2. Dhimas Senno Andisyahputra (1931410160)
3. Niken Larasati (1931410030)
4. Safaria Dwi F. (1931410029)
5. Zildan Alfasabila (1931410142)

D-III TEKNIK KIMIA

JURUSAN TEKNIK KIMIA
POLITEKNIK NEGERI MALANG
2021
 DAFTAR ISI
BAB IV SURAT MENYURAT...............................................................................................3
4.1 PENGERTIAN SURAT.................................................................................................3
4.2 FUNGSI SURAT............................................................................................................3
4.3 TUJUAN PENULISAN SURAT...................................................................................3
4.4 BENTUK SURAT...........................................................................................................3
4.5 JENIS-JENIS SURAT....................................................................................................5
4.6 BAHASA SURAT.........................................................................................................12
4.7 SYARAT-SYARAT BAHASA SURAT YANG BAIK :...........................................13
4.8 MENURUT WUJUDNYA SURAT DIBEDAKAN ATAS :.....................................14
4.9 PENGGUNAAN TATA BAHASA DALAM SURAT-MENYURAT......................14
4.10 CIRI-CIRI BAHASA SURAT...................................................................................15
4.11 PENGGUNAAN TATA BAHASA DALAM SURAT-MENYURAT....................16
 BAB IV

SURAT MENYURAT

4.1 PENGERTIAN SURAT 

Surat adalah media komunikasi yang berupa tulisan, yang berisi informasi, 
pesan, pertanyaan, atau tanggapan sesuai dengan keinginan penulis surat. 

4.2 FUNGSI SURAT 

1. Surat sebagai alat komunikasi 
Surat dijadikan sebagai alat penyampai informasi dari penulisnya kepada 
pembaca/penerimanya. 
2. Surat sebagai wakil penulis.
Dalam hal ini penulis tidak perlu langsung bertatap muka dengan orang yang 
dituju untuk menyampaikan informasi melainkan diwakili oleh surat. 
3. Surat sebagai alat untuk menghemat waktu, tenaga, dan biaya. 
Berkomunikasi dengan surat berarti tidak bertatap muka, jadi berkomunikasi 
dengan surat dapat dilakukan dari jarak jauh. Oleh sebab itu surat dapat 
menghemat waktu, tenaga, dan biaya. 
4. Surat sebagai bukti tertulis 
Surat dapat dijadikan bukti tertulis untuk berbagai keperluan. Sehingga jika  terjadi
sesuatu (misalnya kekeliruan) kelak kemudian hari, surat dapat  dijadikan acuan. 

4.3 TUJUAN PENULISAN SURAT 

Surat merupakan tolak ukur keberhasilan dan kemajuan suatu instansi atau
organisasi. Setiap kegiatan yang dilakukan olek setiap orang atau organisasi pasti
mempunyai tujuan, demikian juga dengan penulisan surat mempunyai tujuan-tujuan
tertentu sebagai berikut: 

1. Ingin menyampaikan informasi kepada pihak lain 

2. Ingin mendapat balasan/tanggapan dari penerima/pihak yang dikirim tentang
informasi yang disampaikan tersebut. 
3. Memperlancar arus informasi sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak
salah  tangkap. 

4.4 BENTUK SURAT 

1. Bentuk Setengah Lurus 

 Surat yang berbentuk setengah lurus di susun dengan aturan, semua
bagian surat di ketik mulai dari margin kiri yang sama, batas-batas bagian surat di
ketik  dengan menambahkan jarak 5 (Lima) ketukan dan setiap paragraf baru di
mulai pada  margin yang sama diantara paragraf yang satu dan yang lainnya
berjarak satu spasi. Keterangan : 
1) Kop Surat 
2) Perihal dan Nomor Surat 
3) Tempat, tanggal dan tahun Surat 
4) Salam Pembuka 
5) Isi Surat 
6) Inti atau Pokok Surat 
7) Salam Penutup 
8) Tandatangan dan nama terang. 

2. Bentuk Lurus 
Bentuk lurus pada dasarnya hampir sama dengan bentuk lurus penuh.
Bedanya  terletak pada pengetikan tanggal surat, nama jabatan, tanda tangan, nama
terang dan  NIP, salam penutup, semuanya terletak di margin sebelah kiri. 
Keterangan : 
1) Kop Surat 
2) Perihal dan Nomor Surat 
3) Tempat, tanggal dan tahun Surat 
4) Salam Pembuka 
5) Isi Surat 
6) Inti atau Pokok Surat 
7) Salam Penutup 
8) Tandatangan dan nama terang. 

3. Bentuk Lekuk dan Gerigi 

Bentuk Lekuk dan gerigi (Indented Style) yaitu setiap paragraf diketik
agak  menjorok ke dalam. Paragraf yang satu dan paragraf yang lainnya tidak perlu 
berjarak.
Keterangan : 
1) Kop Surat 
2) Perihal dan Nomor Surat
3) Tempat, tanggal dan tahun Surat 
4) Salam Pembuka 
5) Isi Surat 
6) Inti atau Pokok Surat 
7) Salam Penutup 
8) Tandatangan dan nama terang. 
 4. Bentuk Resmi Indonesia Lama 
Bentuk resmi Indonesia lama yaitu penulisan alamat surat diketik sebelah 
kanan di bawah tanggal surat. 
Keterangan : 
1) Kop Surat 
2) Perihal dan Nomor Surat 
3) Tempat, tanggal dan tahun Surat 
4) Salam Pembuka 
5) Isi Surat 
6) Inti atau Pokok Surat 
7) Salam Penutup 
8) Tandatangan dan nama terang. 

5. Bentuk Resmi Indonesia Baru 

Bentuk resmi Indonesia baru merupakan variasi bentuk setengah lurus dan 
bentuk resmi Indonesia, bedanya dengan bentuk setengah lurus terletak pada 
penulisan salam penutup yang berada pada margin kanan yang setara
dengan penulisan tembusan. 
Bagian-bagian surat : 
1) Kepala Surat/Kop Surat 
2) Nomor Surat 
3) Tanggal Surat 
4) Lampiran Surat 
5) Hal atau Perihal 
6) Alamat Dalam Surat (siapa yang dituju) 
7) Salam Pembuka 
8) Isi Surat :–AleniaPembuka -Alenia Isi-Alenia Penutup 
9) Salam Penutup 
10) Pengirim Surat 
11) Tembusan Surat 
12) Inisial 

4.5 JENIS - JENIS SURAT 

1. Surat Resmi 
Surat resmi adalah surat yang biasa digunakan untuk kepentingan resmi, baik 
perseorangan , instansi , maupun organisasi . 
Contoh : dari surat resmi dalah surat undangan, surat edaran, dan surat
pemberitahuan.

Ciri-Ciri Dari Surat Resmi : 

 1. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi  
2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal  
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim  
4. Penggunaan ragam bahasa resmi  
5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi  
6. Ada aturan format baku  

Bagian-Bagian Surat Resmi : 

1. Kepala/kop surat yang berisi nama instansi/lembaga , alamat instansi dan logo 
instansi .  
2. Nomor surat yakni urutan surat yang akan dikirimkan .  
3. Lampiran yakni berisi lembaran lain yang disertakan selain surat .  
4. Hal isinya berupa garis besar dari isi surat tersebut .  
5. Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat) 
6. Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)  
7. Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)  
8. Isi surat yang berisi uraian hari , tanggal , waktu , tempat , dan sebagainya
ditulis  dengan huruf kecil , terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang
disempurnakan  (EYD) haruslah menyesuaikannya .  
9. Penutup surat berisi salam penutup , jabatan , tanda tangan , nama yang
biasanya  disertai NIP .  
10. Tembusan surat berisi berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan  tentang
adanya suatu kegiatan . 

2. Surat Pribadi 
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi atau bisa
di bilang  surat yang tujuannya hanya untuk seseorang . Surat ini yang di tujukan
antara sesama teman  atau keluarga.  

Ciri-ciri :  
1. surat pribadi yaitu tidak menggunakan kop surat 
2. tidak ada nomor surat  
3. salam pembuka dan penutup bervariasi  
4. menggunakan bahasa bebas yang sesuai keinginan dari si penulis  
5. format tulisan surat bebas .  
6. Surat ini tidak termasuk surat resmi namun dalam surat pribadi tentunya harus 
memperhatikan etika dan sopan santun dalam penulisannya tidak boleh 
menggunakan bahasa yang semaunya . 

Contoh : surat pribadi adalah surat izin dari orang tua untuk sekolah , surat cinta
dari  pasangan , surat undangan ulang tahun , surat kepada sahabat , dan lain-lain
yang masih  belum bisa disebutkan di makalah ini . 
3. Surat Niaga 
Surat niaga adalah surat yang biasa digunakan bagi badan yang
menyelenggarakan  kegiatan usaha niaga seperti usaha industri , bisnis , dan usaha
jasa . Biasanya surat niaga  dibuat oleh perusahaan untuk mencari keuntungan 

Contoh : yang termasuk ke dalam surat niaga , yaitu surat jual beli , kwitansi , dan 
perdagangan. 

4. Surat Dinas 
Surat dinas merupakan suatu surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau
lembaga  dengan tujuan untuk keperluan dinas. Atau definisi surat dinas yaitu surat
yang berisikan  permasalahan kedinasan dan biasanya surat ini dibuat oleh instansi
atau lembaga. 
Ciri dari surat dinas, yang diantaranya sebagai berikut: 
 Adanya kop surat dan nama instansi ataupun lembaga. 
 Adanya nomer surat dan lampiran. 
 Adanya salam pembuka maupun salam penutup. 
 Menggunakan bahasa resmi, karena surat dinas merupakan surat
resmi.
 Adanya stempel instansi atau lembaga pada surat 

5. Surat Sosial 
Pengertian surat sosial adalah surat yang dibuat oleh individu, perusahaan
maupun  kelompok untuk kepentingan mempererat hubungan kerjasama maupun
hubungan kekeluargaan. Secara umum surat sosial terbagi dalam dua ruang lingkup
yaitu dalam  lingkup hubungan masyarakat dan lingkup hubungan bisnis. 

Contoh surat sosial diantaranya yaitu surat ucapan terimakasih, surat undangan,
surat  permintaan maaf, surat ucapan belasungkawa, surat undangan rapat, surat
permohonan  bantuan, surat undangan ulang tahun dan lain sebagainya. 
Contoh Surat : 

1. Surat Resmi
2. Surat Pribadi
3. Surat Niaga 
4. Surat Dinas 
5. Surat Sosial 
Surat social yaitu surat yang berisi kepentingan social dan dibuat oleh lembaga-
lembaga  social. 
4.6 BAHASA SURAT 
1) Penggunaan Bahasa Indonesia Dalam Surat 
Penggunaan kata – kata yang belum dikaji kebenarannya tidak dibenarkan. 
Contoh : kata seperti gimana, ngapain, kenapa, entar, kasih, bikin, dan yang 
semacam itu adalah termasuk kata yang tidak baik. Karena kata – kata yang 
dianggap baik adalah seperti bagaimana. mengapa, nanti, memberi, membuat.
  
2) Kata Yang Lazim 
Pilihlah kata – kata yang lazim atau memakai istilah dalam bahasa Indonesia.
Contoh :masukan bukan input, suku cadang bukan spare part, dan peringkat bukan
ranking. 

3) Kata Yang Cermat 

Kata memohon, meminta, menugasi, memerintahkan, menganjurkan dan 
menyarankan merupakan kata – kata yang mempunyai arti yang sama. Penulis  surat
dinas hendaknya dapat memilih kata tersebut dengan tepat sesuai dengan  pesan
yang ingin disampaikan dalam surat. 

4) Ungkapan Idiomatik 
Unsur – unsur dalam ungkapan idiomatik sudah tetap dan senyawa. Unsur – unsur
itu tidak boleh ditambah, dikurangi, atau dipertukarkan. Yang termasuk  ungkapan
idiomatik 
Antara lain: sesuai dengan, bertemu dengan, terbuat dari, dan luput dari.

5) Ungkapan Yang Bersinonim 

Ungkapan – ungkapan yang bersinonim atau berarti sama sebaiknya tidak 
digunakan sekaligus.
Contoh: 
1. sejak dan dari 
2. adalah dan merupakan 
3. butuh dan perlu 

4.7 Syarat-Syarat Bahasa Surat Yang Baik : 

1. Menggunakan bahasa Indonesia yang baku : Kata yang baku atau standar adalah
kata  yang danggapa paling benar ditinjau dari segi penulisan dan pengucapannya.
2. Menggunakan Ejaan yang disempurnakan (EYD) : Ejaan yang berlaku untuk
bahasa  Indonesia sekarang ini adalah Ejaan Yang Disempurnakan (EYD).
Ketentuan  pemakaian ejaan ini terdapat dalam buku tersendiri yaitu Pedoman
 Umum Ejaan  Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan, ruang lingkupnya
adalah :pemakaian huruf,  penulisan huruf, penulisan kata, penulisan unsur
serapan dan pemakaian tanda baca.
3. Sesuai dengan kaidah-kaidah yang berlaku di dalam dunia surat menyurat.
Contohnya, bagaimana pemilihan kata, pemakaian EYD, penyusunan paragraf
dan  penyusunan kalimat.
4. Tidak menggunakan singkatan, kecuali lazim digunakan dalam surat
menyurat.  Contohnya, Yth, Bpk, Sdr, PT 
5. Tidak menggunakan kata-kata yang sulit dan istilah yang belum banyak
digunakan.  Apabila menggunakan singkatan sebaiknya ditulis
kepanjangannya. Contohnya, PMI  (Palang Merah Indonesia). HIPMI
(Himpunan Pengusaha Muda Indonesia). 

4.8 Menurut Wujudnya Surat dibedakan atas : 

1. Kartu Pos 
Kartu pos adalah wujud surat terbuka yang terbuat dari karton berukuran
10×15 cm. Kartu pos dipergunakan untuk menyampaikan berita pendek yang
isinya dapat diketahui orang lain. 
2. Warkat Pos 
Warkat pos adalah wujud surat yang tertutup yang terbuat dari sehelai  kertas
yang telah dicetak, dapat dilipat seperti amplop. Warkat pos  dipergunakan
untuk menyampaikan berita pendek yang isinya dapat  diketahui orang lain. 
3. Surat Bersampul 
Surat bersampul adalah wujud surat tertutup yang memakai sampul.  Surat
bersampul digunakan untuk : 
a. Menyampaikan berita yang isinya tidak dapat diketahui orang lain. 
b. Mengirimkan berita yang isinya lebih panjang daripada warkat pos,
dan lebih menghormati pihak yang kita kirimi surat. 
4. Memorandum dan Nota 
Memorandum adalah surat yang berisi catatan singkat tentang pokok pokok
persoalan. Memo dibuat oleh atasan untuk bawahan atau sebaliknya. Nota
adalah surat yang hanya dibuat oleh atasan untuk bawahannya.  Pada dasarnya
isi nota sama dengan isi surat dinas,hanya lebih ringkas  tetapi jelas. 
5. Telegram 
Telegram adalah surat yang susunannya ringkas dan jelas dengan bahasa  yang
jelas yang memuat berita-berita yang penting saja yang dituliskan, dan
penulisannya menggunakan huruf morse. 
4.9 Penggunaan Tata Bahasa dalam Surat-Menyurat 

Bahasa merupakan alat yang digunakan oleh manusia untuk berkomunikasi dalam 
kehidupan sehari-hari. Penggunaan bahasa yang baik dan benar dalam kehidupan sehari-
hari sangat penting karena bahasa merupakan sarana komunikasi lisan dan tulisan.
Penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar adalah yang sesuai dengan kaidah-
kaidah atau ketentuan yang berlaku. Penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar
dapat dilihat dari segi ejaan, diksi, dan keefektifan kalimat dalam suatu tulisan.
Terampilnya seseorang dalam berbahasa dapat dilihat dari kemampuannya dalam menutur
atau menulis ide kepada orang lain. Apabila komunikasi sudah baik, berarti orang lain akan
mudah mengerti atau memahami apa yang diinformasikan. Berikut pembahasan mengenai
surat-menyurat.

4.10 Ciri-Ciri Bahasa Surat

Bahasa surat biasanya memiliki cirri-ciri yaitu jelas isinya, lugas, menarik, dan
sopan. Untuk lebih lengkapnya, lihat pembahasan berikut ini:

 Jelas
Bahasa surat yang jelas maksudnya tidak hanya mudah dimengerti tetapi harus
terbebas dari salah tafsir atau rancu, sehingga data-data yang dituangkan dalam surat
sesuai dengan sasaran yang diinginkan. Bahasa dalam surat juga harus dapat
menjelaskan siapa yang membuat surat itu kepada siapakah surat itu ditujukan. Oleh
karena itu, surat harus menggunakan pilihan kata-kata yang cermat, kalimat yang
utuh tidak menggantung, dan tanda baca yang benar serta tidak terlalu banyak
menggunakan kata-kata atau istilah asing.

 Lugas
Lugas artinya sederhana, praktis, bersahaja (simple). Jika diterapakn dalam
pada penulisan kalimat dalam surat, berate kalimat yang digunakan harus langsung
menunjukkan persoalan atau permasalahan yang pokok-pokok saja, tidak bertele-tele
serta dapat mengungkapkan gagasan secara tepat sesuai dengan maksud yang
dikehendaki.
Cara yang dapat dilakukan oleh penulis surat agar diperoleh bahasa surat yang lugas
adalah sebagai berikut:
1) Menghilangkan unsur-unsur yang tidak diperlukan
2) Menghilangkan basa-basi
3) Menambahkan unsur penjelas yang hilang
4) Menggunakan istilah yang biasa digunakan dalam surat niaga
5) Menempatkan tanda baca yang tepat

 Menarik dan Sopan

 Bahasa yang menarik adaah Bahasa yang hidup, lugas, jelas, wajar, enak
dibaca, dan tidak kaku, tidak menggunakan kata – kata yang telah usin, dan tidak
menggunakan kata makian yang dapat menyinggung perasaan orang lain.bahasa yang
menarik juga menghindari pengulangan kata yang mengakibatkan nada surat menjadi
monoton atau memboankan lawan bicara.
Bahasa surat yang sopan maksudnya bahasa yang digunakan sederhana sesuai
kaidah bahasa umumnya dan tidak menggunakan bahasa yang berlebihan sserta kata-
kata yang merendahkan martabat orang lain.

4.11 Penggunaan Tata Bahasa dalam Surat-Menyurat

Pemakaian tata bahasa yang tepat dalam surat-menyurat memudahkan anda dalam
memahami kalimat surat. Tata bahasa meliputi ejaan dan tanda baca (fungtuasi).
1. Ejaan
Ejaan meliputi penulisan huruf, penulisan kata, dan penulisan unsure serapan.
a) Penulisan huruf
Huruf capital sebagai huruf pertama digunakan dalam penulisan unsur
serapan.
Nama gelar (keturunan, agama, dan kehormatan), pangkat, jabatan, dan gelar
akademis yang diikuti dengan nama orang. Contoh : Cut Nyak Dien, Haji
Amirudin, Prof. Soetjipto.
Nama bahasa, suku bangsa, dan bangsa. Contoh: bahasa Jepang, suku Indian,
bangsa Mesir
Nama tahun, bulan, hari, dan peristiwa bersejarah. Contoh. Tahun Kabisat,bulan
April, hari senin, dan hari Pahlawan.

b) Penulisan Kata
Perhatikan penulisan kata-kata berikut.
Kata dasar merupakan kata yang berdiri sendiri. Contoh: majalah, kantor, dan
kemarin
Kata berimbuhan merupakan kata yang mendapatkan awalan atau akhiran.
Contoh: perkantoran, bacaan, dan memasak
Kata ulang ditulis menggunakan tanda hubung antara kata yang diulang.
Contoh: surat-mnyurat, bahu-membahu, dan masak-masak.
Kata gabungan yang diapit oleh imbuhan, maka pemulisannya digabung.
Contoh: mempertanggungjawabkan, memperjualbelikan, dan melipatgandakan.
Kata gabungan yang menggunakan awalan atau akhirannya saja ditulis terpisah,
karena awalan dan akhirannya hanya terdapat pada salah satu kata gabungan.
Contoh: beri tatahukan dan bertanggung jawab.
Kata majemuk penulisan dipisah jika salah satu katanya tidak berdiri sendiri,
dan digabung bila sudah dianggap satu kata. Contoh: kerja sama, tanda tangan,
daripada dan apabila.
 Kata depan di,ke, dan dari yang berfungsi menunjukkan nama tempat/arah,
maka penulisannnya dipisah. Contoh dari desa, ke Jakarta, dan di lemari.
Kata pun penulisannya dipisah dari kata yang mendahuluinya, kecuali pada kata
ungkapan tetap seperti meskipun, walaupun. Contoh: saya pun dan anda pun

c) Penulisan unsur serapan

Penulisan unsur serapan dari bahasa asing perlu diperhatikan ketentuannya.
Contoh:
Management = Manajemen Apotheek= Apotek
Kwitantie = Kuitansi Psychology= Psikologi

2. Tanda baca
 Tanda titik
Pada akhir kata singkatan, maka menggunakan satu tanda titik.
a. Satu kata yang disingkat, maka menggunakan satu tanda titik. Contoh:
nomor disingkat No., jalan disingkat Jln
b. Dua kata yang disingkat, maka mengguanakn dua tanda titik. Contoh:
Sarjana Teknik, disingkat S.T, sampai dengan disingkat s.d.
c. Tiga kata yang disingkat, maka pada akhir singkatan dipakai satu tanda
titik. Contoh: dan kawan-kawab disingkat dkk.

 Tanda koma
Tanda koma dapat digunakan untuk:
a. Memisahkan dua kalimat setara yang kalimat keduanya didahului dengan
kata namun, tetapi, bahkan, melainkan, dan sedangkan.
b. Merinci hal yang lebih dari dua.

 Tanda titik dua

Tanda titik dua digunakan pada akhir pernyataan yang diikuti dengan rinciannya.
Tanda titik dua tidak dipakai pada akhir pernyataan yang sebelum perinciannya
didahului dengan kata adalah,

 Tanda garis miring

Penulisan tanda garis miring setelah kata atau sebelum kata tidak menggunakan
spasi. Contoh: organisasi/perhimpunan.
 DAFTAR PUSTAKA
https://id.wikibooks.org/wiki/Bahasa_Indonesia/Surat-menyurat#:~:text=Surat%2Dmenyurat
%20adalah%20kegiatan%20penanganan,pendistribusian%20dan%20pengiriman%20surat
%20keluar.
http://contohsuratyangbenar.blogspot.com/2016/04/teori-surat-menyurat-fungsi-surat-
dan.html
https://id.wikipedia.org/wiki/Surat
http://milakarmila28.blogspot.com/2015/10/pengertian-surat-surat-adalah-suatu.html
https://text-id.123dok.com/document/9ynx3j3lq-pengertian-surat-pengertian-surat-menyurat-
pengertian-prosedur-surat-menyurat.html
https://www.anugerahdino.com/2015/09/jenis-surat-menurut-wujudnya.html