Persyaratan minimal menjadi serang auditor :

- Sebagai auditor harus memahami standard dan faham jadi tahu bentuk dan cara
mengimplementasikan standard dalam organisasi.
- Memahami peraturan hukum dan persyartan lainnya, misalkan terkait dengan barang dan
produk kira kira ada standard SNI atau persyaratan hukum yang melekat pada produk misal
persyaratan penjualan.
- Harus memahami konteks organisasi dan bagian yang di audit
- Mampu menerapkan prinsip, proses dan metode audit yang sesuai standard ISO.

TAHAPAN MENYUSUN PROGRAM AUDIT

1. Tetapkan sasaran program audit. Misal sasarannya adalah melihat efektifitas sistem, atau
sasarannya tahun ini adalah melakukan investigasi terhadap permasalahan yang sering
terjadi di departemen produksi,atau mungkin melihat lebih ke pemenuhan regulasi
pemerintah. Maka pelaksanaannya nanti fokuskan sesuai dengan sasaran audit tersebut.
Dalam membuat sasaran audit pertimbangkan need expectation pihak terkait misal internal
adalah manajemen / direksi, pertimbangkan karakteristik proses dan jasa, Persyaratan
sistem manajemen misal ISO 9001 ISO 14001, Kebutuhan evaluasi penyedia eksternal,
Performa dan kematangan sistem manajemen, resiko peluang, hasil audit sebelumnya.
2. Kemudian lakukan evaluasi resiko dan peluang ketika kita melakukan audit. katakan ada
resiko jika audit di bagian produksi prosesnya lama maka perlu ada alokasi tim audit yang
lebih. Peluang : misal ternyta saat proses shutdown itu seluruh departemen bisa hadir
semua atau jadwalnya lebih longgar. peluang kesesuaian kompetensi auditor dengan
sasaran audit, keselarasan tanggal audit dengan auditee.
3. Penyusunan program audit. program audit adalah serangkaian audit yang ditetapkan dalam
kurun waktu tertentu misal tahunan.

JENIS PROGRAM AUDIT DI BAGI MENJADI 3 :

- PROGRAM AUDIT BERDASARKAN DEPARTEMEN : Menetapkan program audit berdasarkan

departemen. Katakan misal bulan 5 dan 11 ngaudit internal departemen Marketing,
Purchasing, HRD, GA, Maintenance. Bulan 7 melakukan audit eksternal. Yang warna kuning :
internal audit, merah : eksternal, D: audit dokumen I: audit interview. Kelebihan dari
porgram ini lebih efisien dari segi waktu, jadi dalam waktu bersamaan bisa beberapa
departemen. Karena per departemen jadi lebih mudah dalam penetapan jadwal dan
koordinasi. Namun tidak efisien untuk ngaudit proses, seperti audit ISO 45001 banyak audit
di lapangan, jadi proses yang sama dilakukan audit beberapa kali. Misal :Dept GA punya SOP
Perawatan & Perbaikan Gedung. Dept IT punya SOP Perawatan & Perbaikan IT. Dept
Teknik/Maintenance punya SOP Perawatan & Perbaikan Mesin. Dept Logistik punya SOP
Perawatan & Perbaikan Kendaraan. satu SOP dilakukan audit berkali kali padahal sebenarnya
intinya sama yang mau di audit adalah SOP perawatan dan perbaikan.
- PROGRAM AUDIT BERDASARKAN PROSEDUR : misal mau ngaudit prosedur pembelian, misal
ada hubngan dengan purcasing dan qc yang memeriksa. jadi semua departemen yang ada
korelasi dengan prosedur harus ikut di audit dengan waktu bersamaan. Kelebihan : lebih
detail dan akurat, kekurangan kurang efisien dari sisi waktu memungkinkan departemen
yang sama ikut di audit berkali kali
- AUDIT BERDASARKAN PASAL, biasanya untuk memastikan tiap klausul terpenuhi. Ini
dilakukan jika auditor paham mendalam terhadap klausal ISO. tapi kurang cocok jika
auditornya masih baru. kekurangan tidak efisien dari segi waktu karena mengumpulkan
 beberapa departemen secara bersama sama dan memungkinkan departemen sama di audit
berkali kali

KALAU SARAN SAYA PALING BAGUS KOMBINASI. MISAL KOMBINASI METODE DEPARTEMEN
DENGAN PROSEDUR : NGAUDIT QC. ADA PROSEDUR PEMERIKSAAN PROSES, FINISHING DAN
INCOMING BARANG. JADI SEMUA PROSEDUR TERKAIT QC DI AUDIT SEMUA. TAPI JIKA TUJUANYA
ADALAH AUDIT EKSTERNAL MAKA SETIAP PASAL HARUS SUDAH TERPENUHI, SEMUA PROSEDUR
HARUS SUDAH SESUAI DAN SEMUA DEPARTEMEN SUDAH MELAKSANAKAN. KETIGANYA HARUS
TERPENUHI.

Penyusunan program audit : trik kegiatan survilance audit eksternal dalam 3 tahun harus semua
klausal sudah tercover. kalau audit internal beda, dalam 1 tahun harus tercover semua.

misal melakukan audit integrasi antara iso 9001 dengan iso 45001, misal iso 45001 itu mewajibkan
untuk kelapangan, maka gimana, misal ada 3 lapangan a,b,c maka kita sampling pilih satu lapangan,
misal b, yang kita pilih tapi kita harus tetap lihat record catatan hasil kerja di lapangan a dan c.

PENYUSUNAN PROGRAM AUDIT :

harus mempertimbangkan waktu yang lalu, misal banyak yg belum closing waktu audit jadi nambah

- pertimbangkan bahasa, budaya dan isu sosial misal bahasa biasanya auditor yang dari luar
negri maka bawa translator, tapi bukan asal translator tapi translator yang harus faham
proses yang akan di audit kemudian tanda tangan fakta integritas
- pandangan dari pihak berkepentingan biasnya ketika kita mau ngaudit pihak supplier kita
- perunahan konteks, resiko dan peluang, semakin banyak perubahan maka audit akan lebih
lama
- ketersediaan sistem informasi, misal semua pakai kertas gak ada data softcopy ini yang akan
memperlama proses audit
- insiden interndal dan eksternal
- mempertimbangkan resiko dan peluang bisnis ke organisasi agar apa yang kita tanyakan
tidak mengarah ke hal hal yang sensitif.

MENYUSUN JADWAL AUDIT

diskripsi dari audit yang sudah di atur dalam program audit . jadi kebih detail lagi. kalau prgram audit
tadi masih dalam satuan tahun 2 tahun, kalau di jadwal audit lebih detail muncul tanggal audit,
muncul jumlah tim auditor, kemudian yang menjadi audite , jadwal audit ini harus di setujui oleh
manajemen karena bukti komitmen dari manajemen

pertimbangkan juga ada proses yang tidak bisa di tinggal misal baru bisa di audit kalau misal
shotdown

stepnya : buata sasaran audit – tetapkan resiko dan peluang – buat program audit – kemudian di
turunkan menjadi jadwal audit – diminta membuatkan check list

PELAKSANAAN AUDIT

OPENING MEETING : ini dihadiri tim audit, audite dan manajemen, dijelaskan maksud dan tujuan
audit biasnya yang menjelaskan lead auditor, diperkenalkan nama tim auditor / teknikal expert /
observer juga harus diperkenalkan, mengkonfirmasikan ruanglingkup audit sudah sesuai belum,
pastikan jadwal audit dengan auditee mensetujui jdi jadwal sudah di bagikan tidak ada revisi
diantaranya jam dan durasi. konfirmasi bahasa yang digunakan, misal ada expart nya bahasa yang
digunakan, kemudian pernyataan kerahasiaan informsi dan data, menjelaskan kriteria pembagian
temuan audit (major minor observation), kemudian pelaratan dan aksesn yg dibutuhkan (apd),
bentuk laporan audit (kapan laporan di submit dll), kemudian sepakati misal ada perubahan jadwal
kesepakatan gimana

contoh rundown kegiatan opening meeting :

- pembukaan dari wakil manajemen

- sambutan dan penjelasan seputar kegiatan audit dari koordinator audit internal / lead
auditor (tujuan audit, konfirmasi jadwal, ruang lingkup, kriteria, metode audit, penjelasan
sampel, pelaporan, tanya jawab)
- Sambutan top manajemen yang mencerminkan support terhadap pelaksanaan audit
- Kata penutup dari top manajemen.

PROSES AUDIT ADA TAHAPAN :

PENGUMPULAN INFORMASI : pakai metode TOP (TANYA, OBSERVASI, PRIKSA) untuk mencari bukti
objective. tanya bisa dilakukan dengan cara interview secara online atau langsung, observasi melihat
proses kerja dilapangan, memastikan kegiatan di lapangan berjalan baik, lingkungan kerja sudah
dikendalikan, memastikan proses tersebut dilakukan oleh personil berkompeten, Memerika atau
meninjau kembali kesesuaian data check record recordnya. misalkan forklift tersebut yang operator
sudah kompeten belum dari hasil wawancara, kemudian ada bukti sio nya tidak. Hasil dari TOP atau
pengumpulan informasi adalah bukti objective.

Dua jenis komunikasi dalam audit : lisan dengan kata, non lisan bisa dengan gerakan tangan, mata
dll.

untuk komunikasi lisan maka pastikan gunakan kata-kata yang audite mengerti, misal di surabaya
bahasa mari artinya selesai, di jogja mari itu sembuh dari penykit. kemudian gunakan intonasi yang
jelas

untuk komunikasi non lisan hal yang tidak cocok dikomunikasikan secara lisan, bisa kita lihat dari
gerakan tangan biasanya orang setelah ngomong trus garik kepala berarti dia masih ragu dengan apa
yang disampaikan. kalau misal saya ada audite sampai seperti itu biasanya saya tambahkan
pertanyaan lebih detail untuk menggali informasi

Kemudian teknik sampling sebernarnya sudah di atur contoh pedoman sampel MIL-STD Acceptable
Quality Level). ini merupakan jumlah minimal. jika waktu audit dirasa masih lama, bisa jadi di
tambah waktunya. auditor sendiri yang harus memilih sampel. saat pilih sampel lihat data yang
upnormal lihat data yang ada coretan, atau dihapus atau ditulis pakai pensil, data yang paling dikit
atau paling besar, atau jumlah peseta training paling dikit, data ahir pekekan misal hari sabtu, atau
ambil data pergantian shift kalau bisa shift malam itu biasanya ndelewer, atau setelah libur panjang.

Perhatikan waktu saat proses pengambilan data, misal perlu waktu yang lama maka langsung minta
ke admin dok agar lebih cepat

WAWANCARA

siapa yang perlu di wawancara ? pelaksana dan penanggung jawab QC dan QC supervisor

hal hal yang diperhatikan pemilihan orang yang diwawancara :

 - karyawan baru atau karyawan lama

Berikut contoh pertanyaan yang buruk yang lebih ke arah justifikasi vs yang baik

Tipe pertanyaan dalam wawancara :

1. pertanyaan terbuka
jadi audite lebih banyak menjelaskan
2. pertanyaan investigasi
biasanya setelah pertanyaan terbuka kita lihat ada sesuatu yang ingin kita gali lebih dalam
maka kita ajukan pertanyaan investigasi atau lebih mendalam
3. Pertanyaan tertutup (klarifikasi)
intinya untuk memastikan persamaan persepsi antara auditan dan auditor
4. Pertanyaan mengarahkan
ini yang perlu dihindari karena lebih ke justifikasi, misal sebenarnya tau kalau ada check list
yang belum di isi kemudian tanya kamu belum ngisi check list ya ?

PROSEDUR WAWANCARA

- Ramah tamah singkat supaya mencairkan suasana

- Melakukan pertanyaan sesuai scheck list
- ambil sampel apakah ini sesuai dengan kriteria misal pasal 8.5.1 kita mau ambil sampel di
proses terkait dimensi apakah sampel ini sesuai dengan dimensi yang di minta di standard
misal ambil sampel beberapa sampel (5 sampel) misal ada yang tidak sesuai dari sampel.
maka
- lakukan pertanyaan kenapa tidak sesuai tapi kok diterima, misal ternyata sudah dijelaskan
bahwa sudah di terima secara logis, berikan saran atau tips dan ucapkan terimakasih

Dalam wawancara biasanya timbul konflik :

bisa jadi sesama auditor (ini sebaiknya di hindari jangan sampai, misal antar auditor beradu argumen
sebaiknya di balik layar atau di rapat koordinasi di pertengahan jadwal audit ada push untuk rapat
koordinasi jika ada perbedaan pendapat)

konflik antar audite, kita sebagai auditor sebagai penengah. misal saling menyalahkan maka kita jadi
penengah, misalkan dokumen tidak ada maka bisa dikirimkan melalui email ke saya. karena akibat
konflik ini bisa menyita waktu yang terbuang

konflik antara auditor dengan audite.. bisanya ngira pertanyaan auditor menuduh, atau audite tidak
mau menerima saran auditor. jika ada konflik maka pilih jalan keluar yang terbaik win win solution,
inilah pentingnya sifat sifat yang harus dimiliki oleh auditor.

Saran tips :

- gunakan tempat terbaik untuk wawancara misal lagi mengoperasikan mesin cari tempat
yang enak aman
- cari posisi duduk / berdisi yang sesuai dengan audite
- senyum secukupnya
- memberi pujian untuk implementasi yang baik, sebagai penyemangat bagi orang yang sudah
mengimplementasikan yang baik
- gunakan humor yang secukupnya, jangan sampai dikira audit ini tidak serius.

Teknik audit yang perlu diwaspadai :

 - absen (waktu audit absen ga hadir) ada ini audit di BUMN tiap jadwal audit dia pasti tidak
masuk terutama yang manajemen manajemen
- Kasus khusus
- mengulur waktu (misal pak saya ada temuan di lampangan, tapi pergi gak balik balik) bisa
jadi menjelaskan pajang banget tapi gak ada bobotnya
- hambatan bahasa karena biasanya kalau hubungan proses bahasa teknis agak lama
menjelaskan ke auditor
- pamer kekuatan (biasanya sok ngerti atau sok tau) biasanya terjadi saat auditor lebih muda
- amnesia (beneran pak dokumennya kemarin ada, bsok sy kirim ternyta ga dikirim kirim)

HAL – HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN SAAT PROSES WAWANCARA :

- Hindari cara bertanya yang mengintrogasi

- Berbicara dengan suara yang jelas
- Ingat nama auditee menjadi nilai tambah
- Mencatat poin penting dari hasil wawancara
- Hindari mencerca pertanyaan secara terus menerus

TINJAUAN AUDIT : dilakukan saat audit sudah selesai antar auditor akan melakukan tinjauan audit
terlebih dahulu sebelum disampaikan ke auditee. saat semua departemen sudah di periksa maka
lead auditor dengan auditor melakukan pembahasan hasil audit.

output tinjauan audit, perbaikan misal ada beberapa departemen kurang waktunya untuk di audit,a
pakah perlu ada penambahan waktu audit.

PELAPORAN AUDIT

bukti audit : catatan / pernyataan dari sebuah fakta yang relevan dengan kriteria audit dan dapat
diverifikasi. Sedangkan yang sesuai tidak sesuai itu adalah temuan audit : bukti audit yang telah di
bandingkan dengan kriteria audit. Yang tidak sesuai istilahnya Nonconformity, yang sesuai istilahnya
conformity. Tapi saran atau peluang itu perlu, karena dalam audit perlu adanya improvement.
Ketidak sesuaian di bagi menjadi 2 :

Minor : inkonsistensi pemenuhan persyaratan

Major : kegagalan total suatu sistem dalam memenuhi standard, atau ada beberapa temuan skaligus
minor dalam satu klausal yang sama. Temuan major biasnya mengarah terhadap komitmen. atau
yang paling kelihatan bilamana terkait dengan pelanggan. misal produk barang yang reject, tapi kita
kasih ke customer laporan bagus trus customer komplain kita tidak meresponnya. temuan major
bisa kita putuskan setelah kita melakukan penyelidikan lebih mendalam.

Bagaimana cara menentukan Conformity, NC, Protentional NC dengan Opportunity For

Improvement ? perbedaannya berdasarkan tabel berikut ini
contoh conformity: pelaksanaan training hrd sudah sesuai dengan perencanaan training yang sudah
di atur di prosedur training

Contoh NC : kegiatan training belum dilaksanakan sesuai dengan jadwal

Contoh PNC: bukti yang kita dapat tidak mencukupi untuk menyatakan itu sebagai temuan. memang
tidak ada bukti yang mengarah ke situ. contoh : tidak wajib didokumentasikan (sosialisasi kebijakan
ke pihak internal belum dilakukan secara konsisten, tapi pihak eksternal memahami isi kebijakan
tersbut) misal di ruang dept HRD gak ada tempelan kebijakan. tapi bagian hrd tau isi kebijakan. tapi
kalau hrd di tanyaii ternyta gak ngerti kebijakan itu baru NC.

contoh OFI : masalah ada namun referensinya tidak ada. Misal agar lebih efektif maka auditor
menyarankan untuk membuat TNA. yang sudah ada penilaian kompetensi kemudian jadwal training,
dan ada evaluasi. namun yg nganalisis siapa orang yang butuh training. karena di sop dan iso yang
penting jalan ada proses pelaksanaan training.

TEKNIK PENCATATAN LAPORAN AUDIT :

P: Problem / Diskripsi permasalahan buat dengan kata kata lugas dan jelas

L: Lokasi temuan

O: Bukti objective audit (bisa berupa dokumen, catatan, hasil wawancara dll)

R: Referensi persyaratan audit / Kriteria audit (ISO, Perundangan, SNI, perjanjian dengan client dll)

S: Status temuan (Major,Minor,PNC, OFI)

Setalah laporan audit di buat berdasarkan maka di distribusikan, tanggal pendistribusin di atur dalam
opening meeting, tentukan pihak mana saja yang berhak menerima misal laporan qc ya qc sj yang
menerima gak dibagikan ke departemen lain lain, konfirmasi ke auditee apabila ada keterlambatan,
laporan audit harus di tinjau dan diperbaiki (lihat tindakan perbaikan sudah dilakukan belum)

kemudian closing meeting.

ISI KEGIATAN CLOSING MEETING:

- Metode pelaporan audit

- Temuan audit dan bukti audit. Temuan audit yang sesuai atau tidak sesuai itu berdarkan
sampling tidak menutup kemungkinan ada ketidak sesuaian di proses yang sama tapi
departemen lain.
- Konsekuensi dari temuan, misal sifat major minor bagaimana penyelesaian, dampaknya apa,
berapa lama waktu closingnya
 - Tindakan perbaikan setelah closing audit : kadang kalau auditee tidak mengerti gimana
closing brikan saran.

KESIMPULAN AUDIT

Dengan temuan sebegitu banyak kira kira kesimpulan bagaimana SESUAIKAN DENGAN TUJUAN
AUDIT, misal kefektifan atau peningkatan sistem.

TINDAK LANJUT AUDIT

stepnya adalah auditor menyerahkan laporan audit ke auditee  auditee melakukan tindakan
koreksi Audite menganalisa akar masalah kemudian melakukan tindakan corrective action
Auditor melakukan verifikasi apakah tindakan yang diambil sudah efektif / belum, jika belum maka
di kembalikan lagi ke auditee untuk perbaikan lagi tapi jika sudah maka auditor melengkapi laporan
audit.

Audit verifikasi : apakah tindakan sudah dilakukan secara efektif , jika belum efektif mencapai tujuan
maka catat kemudian audit depan di audit kembali.

KEGAGALAN PROGRAM AUDIT :

- Yang diselidiki hanya kulitnya saja, tapi dalamnya tidak di tanya, trik mengatasi misal auditor
pertama kulitnya saja, auditor ke dua lebih dalam pertanyaanya
- Resiko peluang tidak di identifikasi
- Tindakan korektif tidak menyelesaikan akar permasalahan karena kurang mendalam dalam
mengauditnya

- Tujuan, lingkup, metode dan kriteria audit tidak dikomunikasikan kepada pihak terkait

- Masalah tidak diselidiki secara tuntas oleh auditor

- Masalah tidak dikomunikasikan secara efektif kepada auditan

- Auditan tidak memahami proses tindakan koreksi

- Tindakan koreksi tidak menyelesaikan akar permasalahan

- Tindakan koreksi tidak diverifikasi oleh auditor