Mata Kulia

Manajemen Proyek Teknologi Informasi

(Pertemuan 4)

A. Sub CPMK
B. Mahasiswa mampu memahami tentang proyek dan manajemen fungsional
C. Bahan Kajian.
- Konsep Manajemen
- Fungsi Manajemen
- Kajian Teori Konsep Proyek Dan Manajemen Fungsional
D. Pengalaman Belajar
Mahasiswa mampu memahami tentang proyek dan manajemen fungsional.
E. Alokasi Waktu : 4 x 50 Menit
F. Pembahasan

Konsep Manajemen.

Konsep Manajemen - manajemen bersifat universal. Tidak ada satu kesepakatan tentang
batasan. Banyak definisi yang bisa dijadikan dasar sesuai dengan tujuan masing masing. Namun
beberapa ahli berpandangan sama mengenai konsep manajemen. Secara garis besar, banyak yang
setuju bahwa konsep manajemen bisa dilihat dari 4 sudut pandang.

a. Manajemen Sebagai Suatu Ilmu

Awal mulanya, manajemen tidak termasuk sebagai sebuah teori. Teori harus terdiri atas
konsep yang bisa menjelaskan fenomena, meramalkan apa yang akan terjadi dan membuktikan
ramalan tersebut berdasarkan penelitian secara sistematis. Setelah manajemen dipelajari selama
beberapa waktu, manajemen akhirnya bisa membuktikan secara sistematis dan memahami
fenomena-fenomena dan meramalkan mengapa orang-orang bekerja sama. Manajemen sebagai
suatu ilmu pengetahuan yang berupaya secara sistematis dalam memahami dan mempelajari
bagaimana masing masing manusia bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan dan membuat
sistem ini bisa memberikan manfaat untuk kemanusiaan. Manajemen sebagai sebuah ilmu
pengetahuan telah lama dipelajari dan telah menjadi sebuah teori. Gejala gejala dalam
manajemen telah diteliti menggunakan metode-metode penelitian ilmiah yang bisa dirumuskan
dalam prinsip prinsip yang diwadahi dalam sebuah teori. Manajemen sebagai ilmu digunakan
untuk menjelaskan dan menerangkan berbagai fenomema-fenomena yang ada sehingga bisa
memberikan arahan kepada manajer terhadap apa yang seharusnya mereka kerjakan.

b. Manajemen Sebagai Seni

Manajemen sebagai seni merupakan sebuah upaya nyata untuk mendatangkan hasil yang
maksimal dengan usaha yang seminimal mungkin yang bisa dilakukan. Begitu juga dalam
memberikan pelayanan yang terbaik kepada semua pihak yang berhubungan
Henry M Boettinger mengemukakan manajemen merupakan sebuah seni dalam suatu
pengambilan keputusan, yang artinya manajemen adalah suatu kemampuan, keterampilan atau
kemahiran dalam menerapkan prinsip-prinsip dan teknik dalam memanfaatkan semua sumber
daya yang dimiliki untuk merealisasikan tujuan yang diinginkan.
Dia menambahkan bahwa sebagai seni, manajemen memerlukan tiga unsur :
1. Pandangan
2. pengetahuan tekhnis
3. komunikasi
Ketiga unsur tersebut bisa dikembangkan dengan melakukan pelatihan-pelatihan manajemen.
Konsep manajemen sebagai seni memandang perlunya kerja sama dengan pihak lain, bagaimana
mengatur dan memerintahkan orang lain supaya bisa bekerja sama dengan baik dan
menguntungkan. Hal ini karena pada dasarnya manusia umumnya adalah "managing" atau
mengatur. dan mengatur manusia ada seninya tersendiri agar mendapatkan hasil yang paling
maksimal. Mary Parker Follet [stoner, 1986] menambahkan "The art getting things done through
people". manajemen sebagai sebuah seni untuk menjalankan pekerjaan melalui orang lain.
Semua sepakat bahwa manajemen melakukan pekerjaannya dengan cara mengatur orang lain.

c. Manajemen sebagai Profesi

Manajemen sebagai sebuah profesi adalah suatu bidang pekerjaan yang dijalankan orang-
orang yang mempunyai keahlian serta keterampilan sebagai kader, manajer atau pimpinan
didalam sebuah organiasi tertentu. Manajemen diartikan sebuah profesi dikarenakan manajemen
memerlukan keahlian, keterampilan, kemahiran dan skill tertentu untuk menjalankan aktivitas
dalam merealiasikan tujuan yang diinginkan. Semua pekerjaan dijalankan dengan cara yang
sangat efektif dan efisien sehingga bisa memanfaatkan segala sumber daya yang ada dengan
maksimal. Untuk menjalankannya perlu sebuah kemampuan yang ahli, dan skill ini bisa
merupakan suatu profesi tersendiri bagi seorang ahli. Para ahli profesional mendapatkan status
dengan cara mencapai sebuah standar prestasi kerja dan bukan berdasaran kepada faktor diluar
itu seperti suku, keturunan, agama serta kriteria-kriteria yang tidak berkaitan lainnya.

d. Manajemen sebagai Proses

Dalam usaha mencapai tujuan, manajemen melakukan berbagai hal yang tidak bisa
dipisahkan antara satu kegiatan dengan kegiatan yang lain. Konsep manajemen sebagai proses
lebih mengarah kepada proses dalam mengelola dan mengatur pelaksanaan sebuah pekerjaan
atau serangkaian kegiatan yang untuk mencapai tujuan.
Proses manajemen sendiri terdiri atas beberapa tindakan seperti perencanaan, pengorganisasian,
pelaksanaan serta pengendalian yang juga merupakan fungsi dari manajemen itu sendiri.

Konsep dasar manajemen diwujudkan oleh kegiatan seperti pengambilan keputusan,

menetapkan sebuah kebijakan, memberikan perintah kerja, mengelola sumber daya yang dimiliki
dan mengarahkan pekerjaan orang lain agar tujuan perusahaan tercapai. Manajemen menetapkan
tujuannya. Dan berusaha untuk meraihnya dengan cara memanfaatkan pengatahuan, ketrampilan,
keahlian bahkan pengalaman para bawahan/karyawan pada sebuah perusahaan.

Dari sejumlah pemikiran manajemen modern, sedikitnya ada tiga yang berpengaruh besar
dan berkaitan erat dengan konsep manajemen proyek. Ketiga pemikiran manajemen modern itu
adalah manajemen klasik (manajemen fungsional),pemikiran sistem, dan pendekatan
contingency. Manajemen klasik menjelaskan tugas-tugas manajemen berdasarkan fungsinya,
yaitu merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan
 Fungsi Manajemen

Fungsi-fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang selalu ada dan melekat di dalam
proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk
mencapai tujuan. Adapun fungsi-fungsi manajemen yaitu antara lain :

1. Planning (perencanaan) adalah sesuatu yang dinyatakan hari ini untuk mencapai tujuan
atau dengan kata lain bagaimana menetapkan tujuan yang diinginkan dan kemudian
menyusun rencana strategi bagaimana cara untuk mencapai tujuan tersebut.
2. Organizing (pengorganisasian) adalah fungsi manajemen bagaimana mengatur semua
sumber daya baik manusia maupun fisik agar tersusun secara sistematis berdasarkan
fungsinya masing-masing.
3. Staffing (penyusunan staf) adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan
penyusunan personalia mulai dari recruitmen, peletakan, training, dan pengembangan
serta penempatan dan pemberian orientasi pada karyawan dalam lingkungan kerja yg
menguntungkan dan produktif, pada intinya meletakan orang yang cocok sesuai pada
posisi yang tepat.
4. Directing (pengarahan) adalah fungsi manajemen dalam hal pengarahan lebih
menekankan pada upaya untuk meningkatkan efektivitas dan efesiensi kinerja dengan
optimal.
5. Controlling (pengendalian/pengawasan) adalah upaya untuk menilai suatu kinerja yang
berpatokan kepada standar yang telah dibuat, juga melakukan perbaikan apabila memang
dibutuhkan dengan cara mengevaluasi keberhasilan dan target dengan cara mengikuti
standar indikator yang sudah ditetapkan, melakukan klarifikasi dan koreksi terhadap
penyimpangan yang ditemukan dan memberi alternatif solusi yang mungkin bisa
mengatasi masalah yang terjadi.

Konsep dan Pemikiran Manajemen

Dari sejumlah pemikiran manajemen modern, sedikitnya ada tiga yang berpengaruh besar
dan berkaitan erat dengan konsep manajemen proyek. Ketiga pemikiran manajemen modern itu
adalah manajemen klasik atau manajemen fungsional atau “general management”, pemikiran
sistem, dan pendekatan contingency. Manajemen klasik menjelaskan tugas-tugas manajemen
berdasarkan fungsinya, yaitu merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan.

Kajian teori

1. Manajemen fungsional
Pengertian manajemen fungsional adalah sebuah bentuk supaya kontribusi pada dalam suatu
departemen dapat bertahan pada tingkatan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sedangkan
pengertian manajemen fungsional (manajer fungsional) sendiri adalah aktivitas dari manajer
madya untuk dapat mencapai tujuan dari sebuah perusahaan.

2. Strategi implementasi
Pearce dan Robin (1988:334), Strategi adalah kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan
oleh setiap bidang fungsional dalam suatu perusahaan guna mengimplementasikan strategi
umum. Strategi ini harus dikembangkan dalam bidang manajemen pemasaran, keuangan,
produksi/operasi, riset and development (R&D), dan sumber daya manusia. Dalam implementasi
ini setiap manajemen fungsional harus melalui tahap-tahap program, budget dan prosedur, sesuai
dengan fungsi dan wewenangnya masing-masing.

3. Kinerja
Moeheriono, (2009) meyatakan bahwa kinerja merupakan hasil kerja yang dapat dicapai oleh
individu atau sekelompok orang dalam suatu organisasi baik secara kuantitatif maupun kualitatif,
sesuai dengan kewenangan dan tanggungjawab masingmasing, dalam upaya mencapai tujuan
organisasi secara legal dan tidak melanggar hukum. Mangkunegara, (2006) kinerja sumber daya
manusia merupakan prestasi kerja atau hasil kerja (output) baik kualitas maupun kuantitas yang
dicapai dan dihasilkan sumber daya manusia persatuan periode waktu dalam melaksanakan tugas
kerjanya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Kinerja (desempenho) juga
mempunyai makna yang lebih luas bukan hanya menyatakan sebagai hasil kerja, tetapi juga
bagaimana proses kerja berlangsung.
 a. Konsep dan Pemikiran Manajemen

1. Manajemen klasik (manajemen fungsional atau manajemen umum).

Menjelaskan tugas-tugas manajemen berdasarkan fungsinya yaitu merencanakan,
mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan. Manajemen adalah proses
merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan kegiatan anggota serta
sumberdaya yang lain untuk mencapai sasaran organisasi (perusahaan) yang telah
ditentukan. Proses adalah mengerjakan sesuatu dengan pendekatan tenaga, keahlian,
peralatan, dana, dan informasi.
Menurut definisi ini, fungsi manajemen terbagi menjadi 5 yaitu:
 Merencanakan :
a. Menentukan langkah kegiatan untuk mencapai sasaran
b. Rencana adalah sesuatu menjembatani antara sasaran yang akan dicapai dan kondisi
awal
c. Melakukan pengambilan keputusan untuk memilih alternatif kegiatan
 Mengorganisir
· Berkaitan dengan cara mengatur dan mengalokasikan kegiatan dan sumberdaya agar dapat
mencapai sasaran secara efisien.Perlu pembagian tugas, tanggung jawab, dan pengaturan
peranan masing-masing anggota otoritas dibentuklah struktur organisasi.
 Memimpin
· Mengarahkan dan mempengaruhi sumberdaya manusia dalam organisasi agar mau bekerja
sama dengan sukarela untuk mencapai tujuan yang telah digariskan. Berkaitan erat dengan
motivasi, pelatihan, penyeliaan, koordinasi, dan konsultasi. Perlu diperhatikan mengenai
gaya kepemimpinan yang hendak diterapkan.
 Mengendalikan
· Menuntun, memantau, mengkaji, dan mengadakan koreksi (jika perlu) agar hasil kegiatan
sesuai dengan yang telah ditentukan. Hasil-hasil pelaksanaan diukur dan dibandingkan
dengan rencana, biasanya dibuat tolok ukur (anggaran dan mutu standar serta skedul kerja).
Jika ada penyimpangan segera dilakukan pembetulan. Pengendalian adalah salah satu upaya
untuk memastikan bahwa arus kegiatan bergerak ke arah sasaran yang dituju.
  Staffing
· Meliputi pengadaan tenaga kerja, jumlah dan kualifikasi yang diperlukan bagi kegiatan
termasuk perekrutan, pelatihan, dan penyeleksian untuk menempati posisi-posisi dalam
organisasi.

2. Pemikiran sistem
Memandang segala sesuatu dengan wawasan totalitas, erat dengan penyelenggaraan
proyek sistem analisis, sistem engineering, dan sistem manajemen. Misalnya sistem
engineering mencoba menjelaskan langkah-langkah yang harus dilalui untuk
mewujudkan suatu gagasan menjadi sistem berbentuk fisik.

3. Pendekatan (contingency)
Bahwa tidak ada satu pun pendekatan manajemen terbaik yang dapat dipakai untuk
mengelola semua jenis kegiatan. Pengelolaan harus bersifat luwes dan situasional.