1 PB

Herman Setyawan Strategi Organizational Development Melalui Aplikasi...
Volume 2 No. 1 September 2018 Halaman 34– 43
STRATEGI ORGANIZATIONAL DEVELOPMENT

MELALUI APLIKASI PERSURATAN DAN KEARSIPAN
ELEKTRONIK MY OFFICE
DI UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
Herman Setyawan
Mahasiswa MMPT SPS Universitas Gadjah Mada
herman.setyawan@ugm.ac.id
Abstract
Every organization is very necessary to develop along with the times. Organizations must
be able to adapt to changes in various aspects of life, such as technological, economic,
political, and cultural change. In facing change, a concept is needed to assist an
organization in creating an effective response to this change. This paper is based on the
development of My Office application of mailing and filing at Universitas Negeri
Yogyakarta (UNY), especially in the Sub-Section of Administration and Filing as the key
holder of the UNY Rectorate system, and then analyzed with the organizational
development model developed by Kurt Lewin. With a qualitative-descriptive approach,
this study attempts to answer the question: "How is the organization's growth strategy in
UNY through the use of My Office mailing and filing applications?". In general,
organizational changes occur with the use of this application, especially in terms of
information flow acceleration, mail flow monitoring, and paper savings. But the changes
that are attempted do not necessarily change the organization instantly because there
are several factors that hinder the change
Keywords: Organizational development, My Office, Universitas Negeri Yogyakarta
Intisari
Setiap organisasi sangat perlu untuk berkembang seiring dengan perkembangan

zaman. Organisasi harus mampu beradaptasi dengan perubahan dalam berbagai aspek
kehidupan, seperti perkembangan teknologi, ekonomi, politik, dan perubahan budaya.
Dalam mengahadapi perubahan, diperlukan sebuah konsep untuk membantu sebuah
organisasi dalam menciptakan respon yang efektif terhadap perubahan ini. Paper ini
disusun berdasarkan pengembangan aplikasi persuratan dan kearsipan My Office di
Universitas Negeri Yogyakarta (UNY), terutama pada Sub-bagian Tata Usaha dan
Kearsipan sebagai pemegang kunci tata persuratan di lingkungan Rektorat UNY,
kemudian dianalisis dengan model perkembangan organisasi yang dikembangkan oleh
Kurt Lewin. Dengan pendekatan kualitatif-deskriptif, penelitian ini mencoba menjawab
pertanyaan: “Bagaimana startegi perkembangan organisasi di UNY melalui
penggunaan aplikasi persuratan dan kearsipan My Office?”. Secara umum, terjadi
perubahan operasional organisasi dengan penggunaan aplikasi ini, terutama dalam hal
percepatan arus informasi, monitoring alur surat, dan penghematan kertas. Namun
perubahan yang diupayakan tidak serta merta mengubah organisasi secara instan
karena ada beberapa faktor yang menghambat perubahan tersebut.
Kata kunci: Perkembangan organisasi, My Office, Universitas Negeri Yogyakarta
Diplomatika, Vol. 2, No. 1 September 2018 34

PENDAHULUAN mendefinisikan bagaimana organisasi

Perubahan dibutuhkan setiap mengumpulkan, menyimpan,
organisasi dalam rangka survive and memanipulasi, menggunakan, dan
develop (ketahanan dan tumbuh mentransmisikan informasi agar dapat
kembang) dalam menghadapi menurunkan biaya atau meningkatkan
perkembangan zaman. Organisasi nilai dan kualitas produk serta layanan,
dituntut untuk membuat diri mereka dan (3) inovasi manajerial, yang
lebih efektif, responsif terhadap menuntut organisasi untuk
lingkungan, dan mampu menjalankan menyesuaikan diri dalam bentuk baru,
bisnisnya secara berkelanjutan. seperti jaringan, aliansi strategis, dan
Organisasi juga dituntut untuk perusahaan virtual. Sementara itu,
mengambil inisiatif dalam berinovasi Smithers (2006, 38-43) menyatakan
dan mengelola perubahan, bukan bahwa perubahan organisasi
sekedar menanggapi apa yang telah dipengaruhi oleh dua faktor utama,
terjadi. Oleh karena itu, pelaku yaitu faktor eksternal dan internal.
organisasi perlu mempelajari situasi Faktor eksternal terdiri atas perubahan
organisaasi saat ini, apakah sudah ekonomi dan perkembangan teknologi
waktunya untuk melakukan perubahan, informasi. Persaingan ekonomi
dalam bidang apa saja perubahan itu berpengaruh pada market (konsumen)
diperlukan, serta bagaimana startegi organisasi, dan perkembangan
perubahan yang akan dilakukan. teknologi informasi berpengaruh
Dengan demikian organisasi menjadi kepada kecepatan arus informasi.
lebih siap dalam menghadapi tantangan Sementara itu, faktor internalnya
zaman. adalah perubahan struktur organisasi
Organisasi dapat berubah secara dan pengubahan demografi pegawai.
terencana maupun tidak terencana. Pegawai pada umumnya terlahir dari
Planned change (perubahan terencana) dan dibesarkan dengan budaya yang
menurut Smithers (2006, 40-41) adalah berbeda yang berpengaruh pada
perubahan yang dihasilkan dari sebuah kebiasaan dan kinerjanya, sehingga
keputusan sadar/disengaja untuk perlu perubahan mendasar dari
mengubah fungsi organisasi, sedangkan kebiasaan yang kurang baik menjadi
unplanned change (perubahan tak kebiasaan yang lebih baik.
terencana) adalah respon terhadap Perubahan dan pengembangan
faktor perubahan internal dan eksternal organisasi merupakan upaya peralihan
dalam upaya untuk mencegah adanya untuk memajukan organisasi secara
krisis. Menurut Bennins (1966) dalam terencana dan mengarah pada suatu
Cummings & Worley (2005, 23), konsep tujuan. Menurut Worley dan Feyerherm
perubahan yang direncanakan dalam Cummings dan Worley (2005,1),
cenderung berfokus pada bagaimana untuk disebut sebagai proses yang
perubahan dapat dilaksanakan dalam disebut pengembangan organisasi
organisasi. (organizational development), ada 3 hal
Cummings & Worley (2005, 4) yang harus diperhatikan, yaitu : (1)
menyatakan bahwa terdapat tiga tren harus fokus pada hasil dalam
utama adalah membentuk perubahan perubahan di berbagai aspek sistem
organisasi, yaitu: (1) globalisasi, yang organisasi; (2) harus ada pembelajaran
menuntut organisasi menjalankan atau pertukaran pengetahuan atau
fungsinya sebaik mungkin dalam keterampilan; dan (3) harus ada bukti
menghadapi perubahan lingkungan; (2) dari peningkatan berdasarkan niat yang
teknologi informasi, yang dijalankan dalam mengembangkan

efektifitas dari sistem organisasi. ini ditunjukkan, anggota diharapkan

Porras (1987) dalam Himam (2013, dapat termotivasi untuk terlibat dalam
59) menyatakan bahwa dalam perspektif mengubah aktivitas.
organizational change and development Tahap moving yaitu
(OCD), dapat diidentifikasi adanya dua mengembangkan perilaku yang baru
parameter pokok yang yang menjelaskan serta melakukan perubahan struktur dan
ke arah mana organisasi seharusnya proses dalam organisasi. Pada tahap ini
berubah dan berkembang, yaitu: terjadi perubahan dari perilaku lama ke
parameter efectivity (efektifitas) dan perilaku baru dengan melibatkan
parameter quality work life (QWL)/ intervensi. Sementara itu, tahap
kualitas hidup anggota organisasi. Kedua refreezing yaitu mengusahakan
parameter ini secara esensi terjadinya kondisi seimbang dan
merepresentasikan proses adaptasi yang mengembangkan kebaruan dalam
dilakukan secara terus-menerus oleh budaya, norma, kebijakan dan struktur.
organisasi. Pada tahap ini, semua perubahan yang
Salah satu model awal perubahan telah dibuat dan dikembangkan perlu
yang direncanakan dijelaskan oleh Kurt untuk dipermanenkan, serta diperlukan
Lewin, yang dikenal sebagai Lewin’s penggunaan mekanisme pendukung yang
Change Model . Model perubahan Lewin menguatkan budaya organisasi baru,
melihat perubahan sebagai modifikasi seperti budaya organisasi, penghargaan,
dari kekuatan yang menjaga perilaku dan struktur yang baru.
sistem tetap stabil. Dalam Lewin’s Change Menurut Tanner (2017), keindahan
Model dijelaskan bahwa perubahan model Lewin terlihat dari kesederhanaan
adalah suatu upaya memodifikasi. Dalam konsepnya, yaitu hanya terdiri dari tiga
pemahaman ini dijelaskan bahwa setiap langkah. Pertama, meyakinkan para
kendala yang menghambat pemangku kepentingan organisasi bahwa
pengembangan harus diubah agar dapat perubahan yang diajukan sangat
membuat sistem lebih stabil. Kendala diperlukan (unfreezing). Kedua, lakukan
yang menghambat perubahan biasanya perubahan (moving), dan ketiga,
adalah keinginan mempertahankan menjadikannya sebagai cara tetap dalam
status quo maupun ketidakmampuan menjalankan organisasi/bisnis
menerima perubahan. Adapun langkah- (refreezing). Tanner berpendapat bahwa
langkah menurut model ini terdiri hal tersebut kedengarannya bagus, tetapi
dari unfreezing, moving dan refreezing. jika diterapkan di tempat kerja modern
Tahap unfreezing meliputi upaya seperti sekarang, model Lewin terlihat
penjelasan mengenai perbedaan antara terlalu sederhana. Di sinilah model Kotter
perilaku yang diinginkan kedepan dengan dapat digunakan dalam kombinasi
perilaku yang terjadi sekarang. Pada dengan model Lewin untuk meyakinkan
tahap ini semua bentuk resistensi kepemimpinan senior mengenai
terhadap perubahan dikurangi dan kebutuhan akan proses yang teratur
kebutuhan akan perubahan untuk menerapkan perubahan organisasi.
dikembangkan. Langkah ini biasanya Model Kotter merupakan perpanjangan
melibatkan pengurangan kekuatan yang dari model Lewin. Seperti ditunjukkan
mempertahankan perilaku organisasi pada tabel berikut, delapan langkah
pada tingkat sekarang. Unfreezing kadang Kotter untuk perubahan terdepan sejalan
dilakukan melalui proses psychological dengan model Lewin sebagai berikut:
disconfirmation. Dengan mengenalkan
informasi yang menunjukkan perbedaan
antara perilaku yang diinginkan oleh
anggota organisasi dan perilaku yang saat
Tabel 1. Perubahan Model Lewin dan Model Kotter

Kurt Lewin John Kotter
Unfreeze Establish a Sense of Urgency
Create the Guiding Coalition
Develop a Vision and Startegy
Communicate teh Change Vision
Move Empower Broad-Based Action
Generate Short Term Wins
Consolidate Gains & Make More Change
Refreeze Anchor New Approach in the Culture
Sumber: Robert Tanner kertas memakan biaya yang besar; dan

(3) masalah interaksional yang terbatas
Sejalan dengan arus globalisasi, pada batas ruang. Keterbatasan
organisasi mulai meletakkan pengertian penggunaan kertas meliputi: kertas harus
dasar adaptasi dalam kerangka yang digunakan secara lokal, tidak dapat
terintegrasi dan mengedepankan unsur diakses dari jarak jauh, membutuhkan
fluiditas lingkungan yang harus dihadapi ruang penyimpanan fisik, dan
organisasi. Konsep tersebut dikenal membutuhkan pengiriman fisik.
dengan boudaryless organization dan Dokumen berbasis kertas juga sulit
dikembangkan oleh Ashkenash, dkk pada direvisi atau diintegrasikan ke dokumen
1994 (Himam, 2013, 59). Integrasi ini lain, dan statis dalam tampilan visual.
akan berdampak langsung pada Dalam rangka mencapai tujuan
efektivitas maupun kualitas hidup efektifitas, organisasi dituntut untuk
anggota organisasi. membangun sistem yang terkendali
Integrasi nilai adaptasi bagi dalam kegiatan penyampaian informasi.
organisasi untuk mencapai efektifitas dan Universitas Negeri Yogyakarta (UNY),
quality work life dapat diperoleh melalui merupakan institusi perguruan tinggi
berbagai cara. Salah satu diantaranya yang mulai menyadari pentingnya
adalah penggunaan teknologi informasi perubahan dalam tata persuratan dan
dalam persuratan, yaitu penggunaan kearsipan yang selama ini masih
aplikasi persuratan dan kearsipan mengandalkan kertas. Sebuah
elektronik. Powsner, dkk (1998, 1617) kesenjangan besar terlihat dalam
menyatakan bahwa teknologi informasi pengolahan surat di UNY. Persuratan dan
menawarkan banyak keuntungan pengarsipan secara manual membawa
potensial dibandingkan kertas. Kelebihan dampak buruk bagi organisasi, di
penggunaan teknologi informasi tersebut antaranya adalah lambatnya arus
adalah kecepatan dan ketepatan dalam informasi, keberadaan surat yang sulit
membaca dan mengakses data. Bahkan ditelusuri, serta penggunaan kertas yang
teknologi elektronik dengan media tak terkendali.
komputer mampu memisahkan data Melihat kenyataan tersebut, sebuah
entry dan data recall dalam urutan external developer menagkap peluang
apapun meskipun tidak dimasukkan atau untuk mengembangkan persuratan
ditata secara kronologis. elektronik dan kemudain ditawarkan ke
Sellen & Harper (2001, 25-32) UNY. Namun karena berbagai
mengungkapkan tiga masalah pertimbangan, tawaran tersebut
penggunaan kertas dalam kegiatan kemudian tidak berlanjut menjadi sebuah
administrasi, yaitu: (1) kertas adalah proyek. Pada awal tahun 2016, UNY
simbol masa lalu/kuno; (2) penggunaan
mengembangkan aplikasi My Office My Office merupakan sebuah

dalam rangka pengurusan surat (mail aplikasi yang dikembangkan UNY untuk
handling) secara elektronik. mengendalikan surat yang berfungsi
Persuratan (mail handling) sebagai arsip dinamis (arsip yang
merupakan bagian dalam digunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan kearsipan. Dalam kajian kegiatan administrasi) di lingkungannya.
kearsipan, pengurusan surat masuk Dengan aplikasi tersebut, terdapat tiga
termasuk dalam bagian penciptaan kemungkinan keuntungan yang akan
(creation) arsip. Sementara itu, diperoleh oleh UNY dalam menanggapi
penciptaan arsip merupakan bagian dari kesenjangan dalam persuratan, yaitu: (1)
pengelolaan arsip dinamis (records percepatan arus informasi, (2) alur surat
management). Dalam berbagai literatur dapat dipantau secara jelas, dan (3)
disebutkan bahwa arsip tercipta melalui mengurangi penggunaan kertas
pembuatan dan penerimaan. Ricks & Gow (paperless office).
Gambar 1. Alur Penelitian
(1988, 4) mengatakan bahwa daur hidup Perubahan organisasi dalam rangka

arsip menjadi tiga tahap, yaitu: (1) memperbaiki dan mengembangkan
penciptaan atau penerimaan (tahap lahir organisasi bukannya tanpa tantangan.
arsip); (2) penggunaan dan pemeliharaan Tantangan tersebut bisa jadi berasal dari
arsip dinamis (tahap hidup produktif); internal organisasi, yang diantaranya
dan (3) tahap penyusutan arsip dinamis adalah penolakan terhadap perubahan.
(tahap kematian) atau pemindahan ke Menurut Robbins (2013, 582), sumber
tempat arsip statis (reinkarnasi). penolakan terhadap perubahan berasal
Sementara itu Atherton (1985:44) dari: (1) individu, berupa kebiasaan
menyatakan bahwa pengelolaan arsip bekerja dengan gaya lama/kuno, adanya
dinamis dilaksanakan melalui tahapan: perasaan terancam jika terjadi
(1) pembuatan atau penerimaan perubahan, dan anggapan akan
informasi berupa arsip dinamis, (2) berkurangnya penghasilan/faktor
klasifikasi arsip dinamis atau ekonomi; dan (2) organisasi, yaitu
informasinya dalam beberapa sistem kelembaman struktural, fokus perubahan
logis, (3) pemeliharaan dan penggunaan yang sangat terbatas, kelembaman
arsip dinamis, dan (4) disposisi arsip kelompok, ancaman terhadap keahlian,
diamis melalui penghancuran atau ancaman terhadap kekuasaan, dan
transfer ke lembaga kearsipan. Undang- ancaman terhadap alokasi sumber daya
undang nomor 43 tahun 2009 yang mapan.
menyatakan bahwa pengelolaan arsip Penggunaan teknologi informasi di
dinamis meliputi penciptaan, penggunaan UNY merupakan sebuah tantangan saat
dan pemeliharaan, dan penyusutan. Dari ini. Tantangan tersebut dapat
beberapa literatur tersebut dapat dirumuskan dalam pertanyaan berikut:
disimpulkan bahwa penerimaan surat “Bagaimana strategi UNY dalam
termasuk dalam tahap awal pengelolaan menggunakan aplikasi My Office untuk
arsip dinamis.
meraih efektifitas kinerja organisasi?” meliputi tiga tahapan utama, yaitu: (1)
Berangkat dari pertanyaan umum tahap inisiasi, (2) tahap adaptasi, dan (3)
tersebut, muncul pertanyaan-pertanyaan tahap penstabilan/pemantapan.
khusus sebagai berikut: 1. Tahap inisiasi penggunaan aplikasi
1. Bagaimana proses inisiasi, adaptasi, My Office di UNY.
dan pemantapan aplikasi My Office Aplikasi ini mulai dibangun pada
dilakukan di UNY? 2015. Tahap inisiasi, yang dalam
2. Aspek apa sajakah yang dapat model Lewin dikenal sebagai
diperoleh kemanfaataanya dalam unfreezing, diperkenalkan aplikasi
penggunaan aplikasi My Office di My Office. Inisiasi dilakukan mulai
UNY? awal tahun 2016 melalui workshop.
Workshop tersebut menghadirkan
METODE PENELITIAN para pimpinan dan pengelola surat
Penelitian ini dilakukan dengan di lingkungan rektorat, fakultas, dan
pendekatan deskriptif kualitatif. Metode lembaga, dan UPT sebanyak 142
deskriptif menurut Whitney (1960) orang. Pada tahap ini diperkenalkan
dalam Nazir (2017) adalah pencarian fungsi dan cara penggunaan
fakta dengan interpretasi yang tepat. aplikasi, serta mulai mengupayakan
Penelitian kualitatif menurut Pendit adanya perubahan pandangan
(2003, 264) adalah suatu penelitian mengenai tata persuratan dan
dengan memberikan perhatian yang kearsipan manual yang perlu
seksama dan terinci terhadap hal yang dirubah ke dalam sistem elektronik
berhubungan dengan suatu fenomena yang lebih efektif.
dan memperlakukan fenomena itu secara 2. Tahap adaptasi aplikasi My Office di
alamiah sesuai kenyataan yang ada. UNY
Sebagai pelaksanaan tahap moving,
HASIL DAN PEMBAHASAN aplikasi tersebut mulai
Dalam rangka pengembangan dipergunakan secara intensif sejak 1
organisasi dalam mengahadapi November 2016. Aplikasi tersebut
globalisasi dan perkembangan teknologi dikelola oleh UPT Pusat Komputer
informasi, UNY mulai mengembangkan UNY sebagai administrator utama.
sistem elektronik dalam tata Hingga saat ini, akses terhadap
persuratannya. Pada tahun 2012, UNY aplikasi dilingkungan rektorat
mendapatkan tawaran dari developer dibatasi pada level pempinan
eksternal untuk mengembangkan universitas seperti rektor, wakil-
electronic mailing system. Sistem yang wakil rektor, kepala biro, kepala
dibangun ini dikenal sebagai e-Office. bagian, hingga kepala sub-bagian.
Setelah diujicobakan hingga tahun 2014, Sementara itu, untuk ranah fakultas,
sistem ini dianggap kurang sesuai dengan akses terhadap aplikasi tersebut
kebutuhan yang ada di UNY sehingga dibatasi pada level jabatan
tawaran sistem ini dihentikan. Oleh struktural fakultas seperti dekan,
karena itu, pimpinan UNY kemudian wakil-wakil dekan, kepala bagian,
meminta UPT Pusat Komputer UNY untuk hingga kepala sub-bagian. Batasan
mengembangkan sistem persuratan akses pada setiap level adalah
elektronik yang lebih sesuai dengan membaca, mencetak, dan
kebutuhan. Setelah itu, dibangunlah melakukan disposisi. Aplikasi My
sistem tata persuratan dan kearsipan Office dikhususkan untuk
elektronik yang kemudian dikenal pengurusan surat masuk dan
sebagai aplikasi My Office. Tahap pengurusan surat keluar internal
penggunaan aplikasi My Office di UNY
universitas, serta untuk memantau data recall yang baik, namun tidak
posisi dan lokasi simpan arsip. dibekali kemampuan untuk
3. Tahap stabilisasi aplikasi My Office monitoring serta mengirim
di UNY informasi berbasis internet.
Hingga saat ini tahap refreezing Sebelum menggunakan aplikasi
terhadap penggunaan aplikasi My tersebut, surat masuk melalui Sub-
Office di UNY belum dapat bagian Tata Usaha dan Kearsipan
terlaksana. Penggunaan My Office di diteruskan kepada Rektor UNY, lalu
lingkungan UNY belum dipayungi Rektor memberikan disposisi. Surat
regulasi formal, seperti peraturan tersebut kemudian dikembalikan ke
rektor atau berupa surat keputusan. Sub-bagian Tata Usaha dan
UNY merupakan sebuah universitas Kearsipan (Sub-bag TU & K) untuk
dengan struktur organisasi yang dikirimkan kepada tujuan sesuai
kompleks. Kompleksitas struktur disposisi. Pengiriman surat tersebut
organisasi tersebut menyebabkan sangat tergantung pada level
tingginya kegiatan korespondensi baik pengolah surat. Semakin rendah
internal maupun eksternal. Dalam level unit pengolah, semakin
penelitian ini, aspek-aspek yang diteliti panjang jalan yang harus dilalui
dalam rangka penggunaan aplikasi My sehingga arus informasi menjadi
Office di UNY adalah: (1) aspek ektifitas semakin lambat. Contoh, apabila
arus informasi, (2) aspek monitoring pengolah surat adalah level sub-
pengolahan surat, dan (3) aspek bagian, maka surat tersebut
penghematan penggunaan kertas. mengikuti alur seperti berikut:
1. Aspek efektifitas arus informasi Surat Masuk → Sub-bag TU & K →
Dalam beberapa tahun terakhir, Rektor → Sub-bag TU & K → Wakil
tercatat tidak kurang dari 9000 Rektor → Sub-bag TU & K → Kepala
surat masuk ke Rektorat UNY setiap Biro → Sub-bag TU & K → Kepala
tahunnya. Pada tahun 2015, tercatat bagian → Sub-bag TU & K → Kepala
9985 surat masuk melalui Sub- Sub-bagian.
bagian TU dan Kearsipan UNY. Pada pola tersebut,
Sementara itu, pada tahun 2016 pengiriman surat antar level
tercatat surat masuk sebanyak tersebut melibatkan surat asli, dan
9573, dan selama tahun 2017 ada kemungkinan beberapa level
tercatat 9987 surat masuk. yang dilalui melakukan duplikasi
Dari hasil pengamatan, diketahui apabila diperlukan. Sementara itu,
adanya kenaikan efektifitas arus setelah penggunaan aplikasi, arus
informasi di UNY, khususnya di informasi menjadi lebih cepat,
lingkungan rektorat, setelah seperti pola berikut:
penggunaan aplikasi My office. Hal
ini dapat dilihat dari pengurusan
surat di Sub-bagian Tata Usaha dan
Kearsipan UNY, yang merupakan
pintu masuk bagi setiap surat
masuk di lingkungan Rektorat UNY.
Sistem tradisional yang digunakan
dalam pengurusan surat masuk
sebelum dikenalnya aplikasi e-Office
dan My Office adalah dengan
menggunakan Microsoft Excell.
Aplikasi ini memiliki kemampuan
tercatat sebanyak 2465 selama

tahun 2016, dan meningkat menjadi
4415 surat selama tahun 2017.
Jumlah surat keluar tersebut
mengindikasikan penggunaan
kertas dalam pembuatan surat
cukup tinggi. Jumlah tersebut
menunjukkan jumlah minimal
lembar kertas yang digunakan,
karena setiap surat tidak selalu
dibuat dalam satu lembar kertas,
namun bisa jadi beberapa lembar.
Sebelum menggunakan aplikasi My
Office, setiap surat keluar dicetak
Gambar 2. Arus surat masuk di Rektorat UNY menggunakan kertas. Namun sejak
penggunaan aplikasi, beberapa
Penggunaan aplikasi My Office surat dikirim melalui aplikasi
terlihat mampu mengefektifkan tersebut, terutama untuk surat
arus informasi di lingkungan UNY internal. Beberapa kegiatan yang
dalam pengurusan surat masuk. menggunakan surat internal selama
Selain dimensi waktu (kecepatan), tahun 2017 antara lain undangan
pengunaan aplikasi ini juga dapat mengenai: ground breaking
mengatasi dimensi ruang, karena pembangungan gendung IDB 7in1,
setiap user level dapat mengakses sosialisasi statuta 2017, upacara
informasi dari segala tempat dengan hardiknas, upacara harkitnas,
jaringan internet. upacara harlahpan, upacara hari
2. Aspek monitoring pengolahan surat sumpah pemuda, lokakarya
Sub-bagian Tata Usaha dan pancasila, peresmian BTN Zone, dan
Kearsipan UNY diberikan kuliah umum. Selain itu, undangan
wewenang untuk memantau rutin internal berupa rapat
pengolahan surat. Melalui aplikasi pimpinan dilkasanakan setiap
My Office, Sub-bagian Tata Usaha pekan. Pada awalnya, undangan-
dan Kearsipan dapat memantau undangan tersebut dicetak pada
disposisi terakhir sebagai pengolah media kertas. Namun dengan
surat. Bahkan Sub-bagian Tata berkembangnya teknologi
Usaha dan Kearsipan dapat melihat informasi, pengiriman undangan
level mana sajakah yang telah atau rapat pimpinan tidak lagi
belum membuka aplikasi tersebut menggunakan kertas tetapi melalui
sebagai tanda level tersebut telah aplikasi My Office. Sementara itu,
atau belum membaca surat. Dengan kegiatan yang melibatkan SDM UNY
demikian apabila ada pengirim (dosen dan pegawai) menggunakan
surat menanyakan tindaklanjut dari pengiriman melalui aplikasi
suratnya, maka Sub-bagian Tata whatsapp dan email. Dengan
Usaha dan Kearsipan dapat mengingat jumlah SDM UNY yang
memberikan jawaban secara pasti. cukup besar (tercatat 1270 dosen
3. Aspek penghematan kertas dan 1074 tenaga kependidikan aktif
Penghematan kertas dapat dilihat per 25 Oktober 2017), maka
dari pengurusan surat keluar, penggunaan teknologi informasi
terutama surat keluar internal UNY. dalam persuratan sangat diperlukan
Surat keluar yang dibuat oleh UNY
untuk penghematan penggunaan Untuk merespon hal ini, pimpinan UNY

kertas. perlu melakukan langkah-langkah
Hingga akhir tahun 2017, meskipun strategis guna mengubah kebiasaan
manfaat penggunaan aplikasi ini tersebut menjadi kebiasaan yang lebih
mulai dirasakan, pada baik. Langkah yang dapat diambil adalah
kenyataannya terdapat berbagai dengan intervensi struktural, karena saat
tanggapan terhadap kemunculan ini aplikasi My Office masih terbatas pada
aplikasi ini. Beberapa pihak level struktural. Peneliti juga
tersebut adalah: (a) pihak yang menyarankan agar setiap pegawai dan
mempunyai kemampuan dosen diberikan hak akses aplikasi ini
menggunakan aplikasi secara dengan batasan tertentu, setidaknya
intens, menggunakan aplikasi sebagai penerima surat, sehingga
tersebut sambil mengamati pengiriman surat dapat dilakukan secara
kelebihan dan kekurangannya; (b) terintegrasi melalui satu sistem yang
pihak yang menggunakan aplikasi sama. Kedua, koneksi internet yang tidak
dan kertas secara bersamaan, yaitu stabil menjadi penghambat secara teknis.
pihak-pihak yang mampu Rata-rata setiap bulan terjadi empat kali
menggunakan aplikasi namun tetap akses jaringan limit/lambat. Hal ini
merasa nyaman dengan mengakibatkan penggunaan aplikasi My
penggunaan kertas, pada akhirnya Office menjadi terhambat.
tidak mampu mengurangi Penggunaan aplikasi My Office terasa
penggunaan kertas, namun mampu dampak positifnya dalam hal persuratan,
mempercepat arus informasi; dan namun jika dilihat dari tata kearsipan
(c) pihak yang sama sekali belum masih memiliki kekurangan. Aplikasi My
bersedia menggunakan aplikasi ini, Office yang belum dapat mengakomodasi
yaitu pihak-pihak yang kesulitan pengurusan surat keluar. Dalam ranah
menggunakan aplikasi, masih ilmu kearsipan, pengurusan surat masuk
terjebak pada paradigma obsolete dan surat keluar terintegrasi ke dalam
yang boros kertas dan arus fase penciptaan dan diolah dengan
informasi menjadi lambat. Melihat pemberkasan, yaitu terberkasnya surat
kenyataan ini, dapat disimpulkan masuk dan keluar menjadi satu bagian
bahwa perubahan organisasi yang yang tidak terpisahkan. Saat ini pembuat
signifikan harus dilakukan secara aplikasi sebaiknya berdiskusi dengan
sederhana dan bertahap mengingat pakar kearsipan guna menghasilkan
berbagai faktor mempengaruhi aplikasi yang dapat mengakomodasi
penerimaan teknologi baru. keduanya.
KESIMPULAN DAN SARAN DAFTAR PUSTAKA

Secara umum, dengan pemanfaatan Atherton. Jay. (1985). From Life Cycle to
aplikasi ini terjadi perubahan dalam Continuum. Some Thoughts on
organisasi, yaitu dalam hal percepatan the Records Management -
arus informasi, monitoring pengolahan Archives Relationship. Archivaria.
surat, dan penghematan kertas. Namun 21. 43-51.
perubahan sikap dan perilaku belum
mencapai ke dalam semua level pengguna Cummings, T.G. & Worley, C.G. (2005).
informasi. Hal ini disebabkan oleh Organizational Development and
berbagai faktor, diantaranya adalah: Change (8th Edition). Mason, OH:
pertama, kebiasaan membaca naskah Thomson South-Western.
berbasis kertas masih menjadi pilihan
beberapa kalangan di Rektorat UNY.
Himam, Fathul. (2013). Talent

Management dalam Perspektif
Organizational Change and
Development. Buletin Psikologi.
21(2). 59-67.
Nazir, Moh. (2017). Metode Penelitian.

Bogor: Ghalia Indonesia.
Pendit, P.L., 2003, Penelitian Ilmu

Perpustkaan dan Informasi: Suatu
Pengantar Diskusi Epistemologi
dan Metodologi. Jakarta: JIP-FSUI.
Powsner, S.M, dkk. (1998). Opportunities

for and challenges of
computerisation. The Lancet.
352.1617-1622.
Ricks, M & Gow, K. (1988). Information

Resources Management. A
Records System Approach. 2nd
edition. Cincinnati: South-
Western Publishing.
Robbins, S.P., dan Judge, T.A., (2013).

Organizational Behavior. New
Jersey: Pearson Education, Inc.
Sellen, A.J. and Harper, R.H.R. (2001). The

Myth of the Paperless Office.
Bristol, UK: MIT Press.
Smither, R.D. Houston, J.M., & McIntire,

S.A. (2006). Organization
Development: Strategies for
Changing Environments. New
York: Harper Collins College
Publishers.
Tanner, Robert.(2017). Unfreeze, Change,

Refreeze: Is This a Child’s Game?
Taken from: https://
managementisajourney.com/
unfreeze-change-refreeze-is-this-
a-childs-game/ at October 26,
2017, 09.20 AM.
Undang-undang Nomor 43 tahun 2009

tentang Kearsipan.

1 PB

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

1 PB

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Herman Setyawan Strategi Organizational Development Melalui Aplikasi...

Volume 2 No. 1 September 2018 Halaman 34– 43

STRATEGI ORGANIZATIONAL DEVELOPMENT

Keywords: Organizational development, My Office, Universitas Negeri Yogyakarta

Setiap organisasi sangat perlu untuk berkembang seiring dengan perkembangan

Kata kunci: Perkembangan organisasi, My Office, Universitas Negeri Yogyakarta

Diplomatika, Vol. 2, No. 1 September 2018 34

PENDAHULUAN mendefinisikan bagaimana organisasi

Diplomatika, Vol. 2, No. 1 September 2018 35

efektifitas dari sistem organisasi. ini ditunjukkan, anggota diharapkan

Tabel 1. Perubahan Model Lewin dan Model Kotter

Sumber: Robert Tanner kertas memakan biaya yang besar; dan

mengembangkan aplikasi My Office My Office merupakan sebuah

Gambar 1. Alur Penelitian

(1988, 4) mengatakan bahwa daur hidup Perubahan organisasi dalam rangka

tercatat sebanyak 2465 selama

untuk penghematan penggunaan Untuk merespon hal ini, pimpinan UNY

KESIMPULAN DAN SARAN DAFTAR PUSTAKA

Himam, Fathul. (2013). Talent

Nazir, Moh. (2017). Metode Penelitian.

Pendit, P.L., 2003, Penelitian Ilmu

Powsner, S.M, dkk. (1998). Opportunities

Ricks, M & Gow, K. (1988). Information

Robbins, S.P., dan Judge, T.A., (2013).

Sellen, A.J. and Harper, R.H.R. (2001). The

Smither, R.D. Houston, J.M., & McIntire,

Tanner, Robert.(2017). Unfreeze, Change,

Undang-undang Nomor 43 tahun 2009

Anda mungkin juga menyukai