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Integração de Sistemas de Gestão

UFCD: 5153 – Integração de Sistemas de gestão

Objectivo(s):
- Reconhecer os beneficios e vantagens da integração dos sistemas
de gestão;
- Identificar os requisitos integráveis dos três sistemas;

Conteúdos:
- Sinergias da implementação de um sistema integrado;
- Níveis de integração;
- Requisitos integráveis e comuns aos três referenciais;
- Correspondência entre os requisitos das normas NP EN ISO 9001, NP
EN ISSO 14001 e OHASAS 18001;
- Processo de certificação de um sistema de gestão integrado;
- Auditorias a um sistema integrado.

Rosalina Machado
Integração de Sistemas de Gestão

Integração de Sistemas de Gestão

Num mundo globalizado e cada vez mais competitivo, é crescente o


número de organizações que implementam diferentes sistemas de
gestão para atender aos objectivos específicos relacionados com as
exigências do mercado consumidor, como ISO 9001 para a gestão da
qualidade, ISO 14001 para gestão ambiental, OHSAS 18001 para a
gestão da saúde e segurança ocupacional e NBR 14900 para a gestão
da análise de perigos e pontos críticos de controle. A implementação
integrada destes diferentes sistemas pode otimizar custos e evitar
redundâncias, e esta é a principal justificativa para este artigo, que
trata de uma revisão bibliográfica sobre o tema, desde a construção
do conceito de sistemas de gestão até a identificação das potenciais
vantagens de uma integração.

Rosalina Machado
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Introdução

O número da quantidade de empresas que implementaram SGQs


(Sistema Gestão de Qualidade) com base nas normas da série NBR
ISO 9000 é extremamente significativo. Actualmente, segundo dados
do INMETRO (2005) (Instituto Nacional de Metrologia, Normalização e
Qualidade Industrial), são 561.690 empresas certificadas na Norma
NBR ISO 9001:2000 no mundo, sendo 13.306 na América do Sul, dos
quais 7.900 são do Brasil.

Segundo Maffei (2001), esta é uma das razões pela qual as normas
NBR ISO 14.001:1996 e OHSAS 18001:1999 foram desenvolvidas de
modo a permitir a integração, ou seja, trazem os requisitos
específicos para os seus propósitos sem apresentar requisitos
conflitantes com os propósitos de outras normas, o que poderia
resultar em um entrave para sua aceitação e disseminação.

O exposto por Maffei (2001) também pode ser aplicado para a Norma
NBR 14.900:2002, pois segundo Codex Alimentarius (1997), a
implementação do Sistema APPCC é compatível com a
implementação de outros sistemas de gestão da qualidade, tais como
a série NBR ISO 9000, devendo ser integrado a tais sistemas no caso
de coexistirem. A Norma NBR 14.900:2002 reforça esta possibilidade
de integração, uma vez que uma de suas referências normativas é a
própria Norma NBR ISO 9001:2000.

A possibilidade de que, ao se utilizar requisitos já implantados e


alguns conceitos já conhecidos pelas organizações sobre um sistema

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de gestão, provavelmente a implantação de um novo sistema de


gestão se tornaria menos traumática e mais ágil.

Construção do conceito de sistema de gestão

Para discutir a integração de sistemas de gestão, é importante iniciar


pela construção do conceito de sistema de gestão, partindo-se dos
conceitos de sistemas com base no pensamento sistêmico e do
conceito de gestão para se estabelecer uma visão global sobre este
tema.

Checkland (1993) e Senge (1998) descrevem o pensamento sistêmico


como sendo uma forma particular de elaborar contractos que nos
permitam conceber quadros de referência para nos auxiliar na
capacidade de perceber, identificar, esclarecer e descrever padrões
de inter-relações, ao invés de cadeias lineares de causa e efeito de
eventos existentes, ou seja, o pensamento sistêmico é uma forma de
abordagem que nos auxilia a compreender o todo, distinguir padrões
de mudanças e ver as estruturas subjacentes às situações percebidas
como complexas.

A procura por um método mais eficaz de se fazer a gestão das


empresas tem sido assunto recorrente ao longo de toda a história

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industrial (Chiavenato, 1992). Ainda segundo Chiavenato (1992), foi


possível perceber uma transição dos princípios básicos aplicados na
administração das organizações, dos da administração científica de
Taylor aos adoptados pela abordagem sistêmica (Tabela 1).

Segundo Feigenbaum (1986), é evidente que os princípios anteriores


contribuíram para os avanços tecnológicos observados nas últimas décadas e
são úteis para a resolução de problemas simples. No entanto, a partir de um
certo momento, a divisão de esforços passou a provocar dificuldades, visto que
os problemas existentes foram se tornando cada vez mais complexos e com
inúmeras variáveis e disciplinas envolvidas e inter-relacionadas, o que resultou
na introdução da teoria dos sistemas na administração.

Ainda segundo Feigenbaum (1986), a teoria dos sistemas, basicamente,


adiciona aos antigos conceitos de progresso por meio da divisão de esforços
um conceito complementar, que é o de progresso por meio da integração de
esforços.

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Este progresso por meio da integração de esforços serve de embasamento


para a definição de sistema proposta por Ackoff (1999): um conjunto de
elementos dinamicamente relacionados que interagem entre si para funcionar
como um todo, formando um contracto unitário que satisfaz às seguintes
condições:

- tem um propósito a ser satisfeito ou alguma função a ser desempenhada;

- cada elemento pode afetar o desempenho do sistema;

- a maneira como cada elemento do sistema afeta seu desempenho


depende do comportamento ou propriedades de pelo menos um outro
elemento do sistema, ou seja, os elementos do sistema necessariamente
interagem entre si de uma forma direta ou indireta, promovendo um sinergismo
entre elas (resultado maior do que a soma individual);

- existe um subconjunto de elementos que são suficientes para realizar


funções definidas para o sistema em mais de um ambiente; cada um dos
elementos desse subconjunto é necessário, mas insuficiente para realizar a
função definida para o sistema como um todo;

- o efeito de qualquer subconjunto de elementos sobre o sistema como um


todo depende do comportamento de pelo menos um outro subconjunto.

Chiavenato (1993) cita que deve ser incluída a retroação como uma das
características desejáveis aos sistemas, ou seja, deve haver uma comunicação
de retorno que corrija os desvios do sistema em relação aos seus objetivos ou
propósitos. Essa idéia está incorporada na figura 1.

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Ackoff (1999) e Waring e Glendon (1998) observam que as


propriedades de um sistema derivam das interações entre as suas
partes e não de ações tomadas de modo separado. Como
conseqüência dessas interações, emergem situações que podem não
ser previstas, principalmente a partir do exame individual dos seus
componentes, o que reforça a mudança para o princípio do
expansionismo e do pensamento sistêmico.

Churchman (1972) reforça este ponto, citando que a introdução de


melhorias separadamente num dos elementos do sistema pode não
resultar em melhorias no desempenho deste. Outros autores como
Bertalanfy (1973), Maciel (1974), Kaufman (1980), Barbosa (2001) e
Barreiros (2002) apresentam definições de sistema convergentes com
a apresentada.

Após a definição de Sistema, deve ser conhecido o termo “gestão”,


que pode, por questão de objetividade, ser definido com base na NBR
ISO 9000: “atividades coordenadas para atingir e controlar uma
organização”. Porém, também se deve destacar que o termo gestão

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abrange não só a atuação sobre as pessoas, mas também a atuação


sobre as máquinas e sobre o ambiente (Figura 2).

Desta forma, segundo Viterbo (1998), os Sistemas de Gestão podem


ser entendidos como um conjunto de elementos dinamicamente
relacionados que interagem entre si para funcionar como um todo,
tendo como função dirigir e controlar um propósito determinado
numa organização, seja um propósito específico ou global.

Frosini e Carvalho (1995) definem de forma diferente, porém análoga,


inferindo os elementos propostos na figura 2. Para estes autores, um
Sistema de Gestão é um conjunto de pessoas, recursos (máquinas e
ambiente) e procedimentos, cujos componentes associados
interagem de uma maneira organizada para realizar uma tarefa
específica.

Ambas definições são convergentes com as apresentadas pelas


normas NBR ISO 9001:2000, NBR ISO 14.001:1996, OHSAS
18001:1999 e NBR 14.900:2002, que tratam respectivamente de
Sistema de Gestão da Qualidade SGQ), Sistema de Gestão Ambiental
(SGA), Sistemas Gestão de Segurança e Saúde Ocupacional (SGSSO)
e Sistema de Gestão de APPCC – Segurança de Alimentos (SGAPPCC).
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As definições destes sistemas são apresentadas na tabela 2, assim


como seus propósitos específicos.

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Assim pode-se afirmar que os sistemas de gestão a\presentados apenas


acrescentam seus propósitos específicos ao sistema de gestão global de uma
organização.

Integração de sistemas de gestão

A integração de dois ou mais Sistemas de Gestão resultará num Sistema de


Gestão Integrado (SGI), onde serão respeitados os propósitos específicos de
cada sistema, porém, buscando-se a integração dos elementos que sejam
comuns (equivalentes) entre eles (Maffei, 2001).

Apesar dos sistemas de gestão apresentados na tabela 5 possuírem


características que permitam sua integração, as empresas possuem duas
possibilidades distintas de ampliar o número de propósitos considerados com a
implementação de sistemas de gestão específicos ao seu sistema de gestão
global:

1. Sistemas de gestão não integrados: implementação de novos sistemas de


gestão (com os propósitos desejados) de forma paralela e independente dos
sistemas pré-existentes;

2. Sistemas de gestão Integrados (SGI): integração dos elementos de novos


sistemas (com os propósitos desejados) aos elementos do sistema de gestão
pré-existente.

A figura 3 apresenta uma representação que busca ilustrar a diferença dos


sistemas de gestão integrados em relação aos sistemas de gestão não
integrados, destacando a existência de elementos comuns.

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Analisando a figura 3, é possível dizer que a integração é interessante por


apresentar mais propósitos atendidos com um menor número de elementos.
Podem existir situações em que um requisito de um determinado sistema de
gestão seja comum entre todos os outros sistemas de gestão implementados;
situações onde não são comuns a todos, porém a alguns; e também situações
onde os requisitos apresentem particularidades específicas de um sistema de
gestão que não possibilitem uma integração com nenhum outro sistema de
gestão.

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Pode-se citar como exemplos de integração de elementos de sistemas de


gestão:

- A utilização de uma única política organizacional que trate de qualidade,


meio ambiente, saúde ocupacional e/ ou segurança dos alimentos;

- A utilização de um único procedimento para controle de documentos ou de


registros, que trate de forma comum assuntos relacionados com todos os
sistemas de gestão implementados por uma organização;

- A execução de uma única auditoria e de uma única análise crítica pela alta
direção que aborde elementos do SGQ, SGA, SGSSO.

Diversos autores confirmam nas suas pesquisas que a integração de sistemas


de gestão é possível e que poderá apresentar vantagens em relação aos
sistemas de gestão não integrados.

Segundo pesquisa realizada em 1999 pelo Centro de Qualidade, Segurança e


Produtividade – QSP (2002), 65% das empresas brasileiras que apresentavam
mais de uma certificação possuíam seus sistemas de gestão integrados, e
grande parte das demais estava partindo para a integração.

Muitos empresários têm sentido que não é prático nem eficiente implementar
sistemas gerenciais funcionais separados e concebidos a partir de diferentes
concepções de gerenciamento na mesma empresa.

Pape (1993) apud Martins (2000) diz que muitas das deficiências podem ser
eliminadas por “um sistema gerencial integrado e modular capaz de manipular
os sistemas de gestão envolvidos de maneira consistente”.

Dennison (1993) também afirma que um único gerenciamento integrado pode


acelerar a melhoria de desempenho nas áreas de qualidade, segurança e
ambiental. Ele oferece várias razões para a existência de um único sistema
integrado de qualidade.

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Segundo De Cicco (2004), a integração pode ser vista como uma oportunidade
para reduzir custos com o desenvolvimento e manutenção de sistemas
separados, ou de inúmeros programas e ações que, na maioria das vezes,
sobrepõem-se e acarretam gastos desnecessários.

Beckmerhgen et ali (2003) destacam que os sistemas de gestão


implementados separadamente e de forma incompatível resultam em custos,
aumento da probabilidade de falhas e enganos, esforços duplicados, criação de
uma burocracia desnecessária e um impacto negativo junto às partes
interessadas, em especial para os trabalhadores e clientes. Já os Sistemas de
Gestão Integrados trazem uma série de vantagens, como segue:

- Harmoniza e minimiza o volume, a administração e a manutenção do


sistema de gerenciamento de documentos/ menor burocracia;

- Promove a coordenação e balanceamento dos propósitos específicos dos


sistemas de gestão no sistema de gestão global da organização;

- Promove a redução dos custos com auditorias internas e de certificação;

- Promove a redução dos custos do processo de implementação de novos


sistemas (menor número de elementos a serem implementados)

- Reduz o tempo total de paralisação das atividades durante a realização das


auditorias;

- Possibilita a realização de uma implementação progressiva e modular de


novos sistemas de gestão ao sistema de gestão global;

- Permite alinhamento dos objetivos, processos e recursos para diferentes


áreas funcionais (qualidade, ambiental e segurança);

- Reduz o tempo utilizado para treinamentos (treinamentos integrados);

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- Elimina esforços duplicados e redundâncias;

- Gera sinergia pelos diferentes sistemas implementados de maneira


conjunta;

- Aumenta a eficácia e melhora a eficiência do sistema.

Conclusão

A existência de elementos comuns em diferentes sistemas de gestão, torna a


integração possível, independentemente de seus objetivos específicos.

O processo de implementação de sistemas de gestão de forma integrada deve


ser considerado como uma das opções quando uma organização pretende
implementar dois ou mais sistemas de gestão simultaneamente, ou quando ela
já possui um ou mais sistemas de gestão implementados e pretende implantar
um novo sistema de gestão, a fim de reduzir custos de implementação, otimizar
este processo e evitar redundâncias.

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Referências

Norma NBR ISO 9001:2000 – Sistemas de Gestão da Qualidade – Requisitos.

Norma NBR ISO 14.001:2004 – Sistemas de gestão ambiental – Requisitos


com orientações para uso.

Norma OHSAS 18001:1999 – Sistema de Gestão de Saúde e Segurança


Ocupacional.

QSP – Centro da Qualidade, Segurança e Produtividade. Disponível em


www.qsp.com.br. Acesso em 15/ nov/ 2004.

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