BAB 13 MANAJEMEN PEMANGKU KEPENTINGAN PROYEK Manajemen Pemangku Kepentingan Proyek mencakup proses yang diperlukan untuk mengidentifikasi orang, kelompok, atau organisasi yang dapat berdampak atau terkena dampak proyek, untuk menganalisis harapan pemangku kepentingan dan dampak pada proyek, dan untuk mengembangkan strategi pengelolaan yang tepat untuk melibatkan pemangku kepentingan secara efektif dalam keputusan dan pelaksanaan proyek. Manajemen pemangku kepentingan juga berfokus pada komunikasi berkelanjutan dengan pemangku kepentingan untuk memahami kebutuhan dan harapan mereka, menangani masalah yang terjadi, mengelola konflikkepentingan dan mendorong keterlibatan pemangku kepentingan yang tepat dalam keputusan dan kegiatan proyek, Pemiangku Kepentingan kepuasan harus dikelola sebagai tujuan utama proyek. Gambar 13-1 memberikan gambaran umum tentang proses Manajemen Pemangku Kepentingan Proyek yang mencakup hal-hal berikut: 13.1 Identify Stakeholders : Proses mengidentifikasi orang, kelompok, atau organisasi yang dapat memengaruhi atau dipengaruhi oleh keputusan, aktivitas, atau hasil proyek; dan ‘menganalisis dan mendokumentasikan informasi yang relevan mengenai minat, keterlibatan, saling ketergantungan, pengaruh, dan potensi dampak mereka terhadap keberhasilan proyek. 13.2 Rencanakan Manajemen Pemangku Kepentingan : Proses mengembangkan strategi manajemen yang tepat untuk melibatkan pemangku kepentingan secara efektif sepanjang siklus hidup proyek, berdasarkan analisis kebutuhan mereka, kepentingan, dan dampak potensial pada keberhasilan proyek. 13.3 Kelola Keterlibatan Pemangku Kepentingan : Proses berkomunikasi dan bekerja dengan pemangku kepentingan untuk memenuhi kebutuhan/harapan mereka, mengatasi masalah saat terjadi, dan mendorong keterlibatan pemangku kepentingan yang tepat dalam kegiatan proyek sepanjang siklus hidup proyek. 13.4 Kontrol Keterlibatan Pemangku Kepentingan : Proses pemantauan hubungan pemangku kepentingan proyek secara keseluruhan dan menyesuaikan strategi dan rencana untuk melibatkan pemangku kepentingan. Proses-proses ini berinteraksi satu sama lain dan dengan proses di Area Pengetahuan lain seperti yang dijelaskan secara rinci di Bagian 3 dan Lampiran A.Setiap proyek akan memiliki pemangku kepentingan yang terkena dampak atau dapat berdampak pada proyek secara positif atau negatif. Sementara beberapa pemangku kepentingan mungkin memiliki kemampuan terbatas untuk mempengaruhi proyek, yang lain mungkin memiliki pengaruh yang signifikan pada proyek dan hasil yang diharapkan. Kemampuan manajer proyek untuk mengidentifikasi dan mengelola ini dengan benar pemangku kepentingan dengan cara yang tepat dapat berarti perbedaan antara keberhasilan dan kegagalan.18.1 Identify Stakeholders 1 Inputs 1 Project charter 2 Procurement documents 3 Enterprise environmental eae V coed pleeeT eet ateasthg ER SINE OGY plement 1 Inputs 1 Project management plan .2 Stakeholder register 3 Enterprise environmental factors 4 Organizational process assets 2 Tools & Techniques 1 Stakeholder analysis 2 Expert judgment 3 Meetings 3 Outputs 1 Stakeholder register \ SLAB U EMEC TCLS gy poeEr Tete 1 Inputs 11 Stakeholder management plan 2 Communications management plan factors 4 Organizational process assets 2 Tools & Techniques 1 Expert judgment .2 Meetings ‘3 Analytical techniques 3 Outputs 1 Stakeholder management plan 2 Project documents updates eee PER EOC eter ty 1 Inputs 1 Project management plan 3 Change log 4 Organizational process assets 2 Tools & Techniques 1 Communication methods 2 Interpersonal skills 3 Management skills 3 Outputs 1 Issue log 2 Change requests '3 Project management plan updates 4 Project documents updates 5 Organizational process assets updates 2 Issue log 3 Work performance data 4 Project documents 2 Tools & Techniques 1 Information management systems 2 Expert judgment 3 Meetings 3 Outputs 1 Work performance information .2 Change requests ‘3 Project management plan updates 4 Project documents updates 5 Organizational process assets updates13.1 Identifikasi Pemangku Kepentingan dentifikasi Pemangku Kepentingan adalah proses mengidentifikasi orang, kelompok, atau organisasi yang dapat berdampak atau dipengaruhi oleh keputusan, aktivitas, atau hasil proyek, menganalisis dan mendokumentasikan informasi yang relevan mengenai kepentingan mereka, keterlibatan, saling ketergantungan, pengaruh, dan dampak potensial pada keberhasilan proyek. NS manfaat utama dari proses ini adalah memungkinkan manajer proyek untuk mengidentifikasi fokus yang tepat untuk setiap pemangku kepentingan atau kelompok pemangku kepentingan. Masukan, alat dan teknik, dan keluaran dari proses ini digambarkan pada Gambar 13-2. Gambar 13-3 menggambarkan diagram aliran data dari proses.ee eed Outputs 1 Project charter 1 Stakeholder analysis 1 Stakeholder register 2 Procurement documents 2 Expert judgment 3 Enterprise environmental 3 Meetings factors 4 Organizational process assets Figure 13-2. Identify Stakeholders: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs 52 Project Stakeholder Management PHT nett — | | Pan Guaty Magen Prt tater a waa Bai >| 30a Pon : ol} 24 ms Procirerent ‘ina teeny lca Management ‘camo ‘Stakeholders ‘Management eager | Ener anit eh wre - >| | rani Organ suena Managerent 132 112 fron eb] | erty staenotier ks Management| wa >} | Proareent Management Figure 13-3. Identify Stakeholders Data Flow DiagramPemangku kepentingan proyek adalah individu, kelompok, atau organisasi yang dapat mempengaruhi, dipengaruhi oleh, atau merasakan diri mereka sendiri untuk dipengaruhi oleh keputusan, aktivitas, atau hasil dari suatu proyek. Mereka terdiri dari orang-orang dan organisasi seperti pelanggan, sponsor, organisasi pertunjukan, dan publik yang terlibat secara aktif dalam proyek, atau yang kepentingannya mungkin terpengaruh secara positif atau negatif oleh pelaksanaan atau penyelesaian proyek. Mereka juga dapat memberikan pengaruh atas proyek dan kirimannya. Pemangku kepentingan mungkin berbeda tingkat dalam organisasi dan mungkin memiliki tingkat otoritas yang berbeda, atau mungkin berada di luar kinerja organisasi untuk proyek tersebut. Bagian 13.1.2.1 mengidentifikasi berbagai jenis pemangku kepen proyek. Sangat penting untuk keberhasilan proyek untuk mengidentifikasi pemangku kepentingan di awal proyek atau fase dan untuk menganalisis mereka tingkat minat, harapan individu mereka, serta kepentingan dan pengaruh mereka. Penilaian awal ini harus ditinjau dan diperbarui secara berkala. Sebagian besar proyek akan memiliki jumlah pemangku kepentingan yang beragam tergantung pada ukuran, jenis, dan kompleksitasnya. Sementara waktu manajer proyek terbatas dan harus digunakan seefisien mungkin mungkin, para pemangku kepentingan ini harus diklasifikasikan menurut minat, pengaruh, dan keterlibatan mereka dalam proyek, dengan mempertimbangkan fakta bahwa pengaruh atau pengaruh pemangku kepentingan mungkin tidak terjadi atau menjadi terbukti sampai tahap selanjutnya dalam proyek atau fase. Hal ini memungkinkan manajer proyek untuk fokus pada hubungan diperlukan untuk memastikan keberhasilan proyek. 13.1.1 Identifikasi Pemangku Kepentingan: Masukan 13.1.1.1 Piagam Proyek Dijelaskan dalam Bagian 4.1.3.1. Piagam proyek dapat memberikan informasi tentang pihak internal dan eksternal terkait dengan proyek dan dipengaruhi oleh hasil atau pelaksanaan proyek, seperti sponsor proyek, pelanggan, anggota tim, kelompok dan departemen yang berpartisipasi dalam proyek, dan orang atau organisasi lain terkena proyek 13.1.1.2 Dokumen Pengadaan Dijelaskan dalam Bagian 12.1.3.3. Jika suatu proyek merupakan hasil kegiatan pengadaan atau didasarkan pada kontrak, para pihak dalam kontrak itu adalah pemangku kepentingan proyek utama, Pihak terkait lainnya, seperti pemasok, harus juga dianggap sebagai bagian dari daftar pemangku kepentingan proyek.13.1.2 Identifikasi Pemangku Kepentingan: Alat dan Teknik 13.1.2.1 Analisis Pemangku Kepentingan Analisis pemangku kepentingan adalah teknik pengumpulan dan analisis kuantitatif dan kualitatif secara sistematis informasi untuk menentukan kepentingan siapa yang harus diperhitungkan selama proyek berlangsung. Ini mengidentifikasi kepentingan, harapan, dan pengaruh para pemangku kepentingan dan menghubungkannya dengan tujuan proyek. Juga membantu mengidentifikasi hubungan pemangku kepentingan (dengan proyek dan pemangku kepentingan lainnya) yang dapat dimanfaatkan untuk membangun koalisi dan kemitraan potensial untuk meningkatkan peluang keberhasilan proyek, bersama dengan pemangku kepentingan hubungan yang perlu dipengaruhi secara berbeda pada berbagai tahap proyek atau fase. Analisis pemangku kepentingan umumnya mengikuti langkah-langkah yang dijelaskan di bawah i - Identifikasi semua pemangku kepentingan proyek yang potensial dan informasi yang relevan, seperti peran, departemen, minat, pengetahuan, harapan, dan tingkat pengaruh. Pemangku kepentingan utama biasanya mudah diidentifikasi. Mereka termasuk siapa saja dalam pengambilan keputusan atau peran manajemen yang dipengaruhi oleh hasil proyek, seperti sponsor, manajer proyek, dan pelanggan utama. Mengidentifikasi pemangku kepentingan lainnya adalah biasanya dilakukan dengan mewawancarai pemangku kepentingan yang teridentifikasi dan memperluas daftar hingga semua pemangku kepentingan potensial sudah termasuk. ~ Analisis dampak potensial atau dukungan yang dapat dihasilkan oleh setiap pemangku kepentingan, dan klasifikasikan untuk menentukan sebuah strategi pendekatan. Dalam komunitas pemangku kepentingan yang besar, penting untuk memprioritaskan pemangku kepentingan untuk memastikan penggunaan upaya yang efisien untuk berkomunikasi dan mengelola harapan mereka. -Menilai bagaimana pemangku kepentingan utama cenderung bereaksi atau merespons dalam berbagai situasi, untuk merencanakan bagaimana mempengaruhi mereka untuk meningkatkan dukungan mereka dan mengurangi potensi dampak negatif.High Power Low Low Interest High Figure 13-4. Example Power/Interest Grid with Stakeholders13.1.2.2 Penilaian Ali Untuk memastikan identifikasi dan daftar pemangku kepentingan yang komprehensif, penilaian dan keahlian harus dicari dari kelompok atau individu dengan pelatihan khusus atau keahlian materi pelajaran, seperti Manajemen senior Unit lain dalam organisasi Pemangku kepentingan utama yang teridentifikasi Manajer proyek yang pernah mengerjakan proyek di area yang sama (secara langsung atau melalui pelajaran yang didapat) 5. Ahli materi pelajaran (UKM) di bidang bisnis atau proyek 6. kelompok industri dan konsultan; dan 7. Asosiasi profesional dan teknis, badan pengatur, dan lembaga swadaya masyarakat (ism). Rene Penilaian ahli dapat diperoleh melalui konsultasi individu (pertemuan satu lawan satu, wawancara, dll.) atau melalui format panel (kelompok fokus, survei, dll.). 13.1.2.3 Rapat Pertemuan analisis profil adalah pertemuan proyek yang dirancang untuk mengembangkan pemahaman tentang proyek besar pemangku kepentingan, dan mereka dapat digunakan untuk bertukar dan menganalisis informasi tentang peran, minat, pengetahuan, dan posisi keseluruhan dari setiap pemangku kepentingan yang menghadapi proyek. 13.1.3 Identifikasi Pemangku Kepentingan: Keluaran 13.1.3.1 Daftar Pemangku Kepentingan Keluaran utama dari proses Identifikasi Pemangku Kepentingan adalah daftar pemangku kepentingan. Ini berisi semua detail terkait kepada pemangku kepentingan yang teridentifikasi termasuk, namun tidak terbatas pada: 1. Informasi identifikasi. Nama, posisi organisasi, lokasi, peran dalam proyek, kontak 2. Informasi penilaian. Persyaratan utama, harapan utama, pengaruh potensial dalam proyek, fase dalam siklus hidup yang paling menarik; dan 3. Klasifikasi pemangku kepentingan. Internal/eksternal, pendukung/netral/resistor, dll.13.2 Rencana Manajemen Pemangku Kepentingan Rencana Manajemen Pemangku Kepentingan adalah proses mengembangkan strategi manajemen yang tepat untuk secara efektif melibatkan pemangku kepentingan sepanjang siklus hidup proyek, berdasarkan analisis kebutuhan, minat, dan potensi mereka berdampak pada keberhasilan proyek. Manfaat utama dari proses ini adalah menyediakan rencana yang jelas dan dapat ditindaklanjuti untuk berinteraksi dengan pemangku kepentingan proyek untuk mendukung kepentingan proyek. Masukan, alat dan teknik, dan keluaran dari proses i digambarkan pada Gambar 13-5. Gambar 13-6 menggambarkan diagram aliran data dar proses.oe ed oe 1 Project management plan | | .1 Expert judgment 2 Stakeholder register 2 Meetings 1 Stakoholder managament plan 2 Project documents updates 3 Enterprise environmental |_| 3 Analytical techniques factors 4 Organizational process assats Figure 13-5, Plan Stakeholder Management: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs Project Stakeholder Management cee UE «ope Pret Sa i fim >| comms bp = i —— a a | “langenert >| sr a nee = ct 123 tener Sone Figure 13-6, Plan Stakeholder Management Data Flow DiagramRencanakan Manajemen Pemangku Kepentingan mengidentifikasi bagaimana proyek akan ‘memengaruhi pemangku kepentingan, yang kemudian memungkinkan manajer proyek untuk mengembangkan berbagai cara untuk secara efektif melibatkan pemangku kepentingan dalam proyek, untuk mengelola mereka harapan, dan pada akhirnya mencapai tujuan proyek. Manajemen pemangku kepentingan lebih dari sekadar meningkatkan komunikasi dan membutuhkan lebih dari sekadar mengelola tim. Manajemen pemangku kepentingan adalah tentang penciptaan dan pemeliharaan hubungan antara tim proyek dan pemangku kepentingan, dengan tujuan untuk memuaskan masing-masing kebutuhan dan persyaratan dalam batas-batas proyek. Proses ini menghasilkan rencana pengelolaan pemangku kepentingan, yang be terperinci tentang seberapa efektif manajemen pemangku kepentingan dapat terwujud. Seiring berjalannya proyek, keanggotaan komunitas pemangku kepentingan dan tingkat keterlibatan yang diperlukan dapat berubah, oleh karena itu, perencanaan manajemen pemangku kepentingan adalah proses berulang yang ditinjau secara teratur oleh manajer proyek. i rencana 13.2.1 Rencana Manajemen Pemangku Kepentingan: Masukan 13.2.1.1 Rencana Manajemen Proyek 13.2.1.2 Daftar Pemangku Kepentingan 13.2.2 Rencana Manajemen Pemangku Kepentingan: Alat dan Teknik 13.2.2.1 Penilaian Ahli Berdasarkan tujuan proyek, manajer proyek harus menerapkan penilaian ahli untuk memutuskan tingkat keterlibatan yang diperlukan pada setiap tahap proyek dari setiap pemangku kepentingan. Misalnya, pada awal proyek, mungkin perlu bagi pemangku kepentingan senior untuk terlibat secara tinggi untuk menghilangkan hambatan apa pun untuk sukses. Setelah ini berhasil dihapus, mungkin cukup bagi pemangku kepentingan senior untuk mengubeh tingkat keterlibatan dari memimpin ke mendukung, dan pemangku kepentingan lainnya, seperti pengguna akhir, mungkin menjadi lebih penting. Untuk membuat rencana pengelolaan pemangku kepentingan, penilaian dan keahlian harus dicari dari kelompok atau individu dengan pelatihan khusus atau keahlian materi pelajaran atau wawasan tentang hubungan di dalam organisasi, seperti13.2.2.2 Rapat Pertemuan harus diadakan dengan para ahli dan tim proyek untuk menentukan tingkat keterlibatan yang diperlukan dari semua pemangku kepentingan. Informasi ini dapat digunakan untuk menyiapkan rencana pengelolaan pemangku kepentinga. 13.2.2.3 Teknik Analisis Tingkat keterlibatan semua pemangku kepentingan saat ini perlu dibandingkan dengan tingkat keterlibatan yang direncanakan diperlukan untuk penyelesaian proyek yang sukses. Keterlibatan pemangku kepentingan sepanjang siklus hidup proyek adalah penting untuk keberhasilan proyek. 13.2.3 Rencana Manajemen Pemangku Kepentingan: Keluaran 13.2.3.1 Rencana Pengelolaan Pemangku Kepentingan Rencana pengelolaan pemangku kepentingan adalah Komponen dari rencana pengelolaan proyek (Bagian 4.2.3.1) dan mengidentifikasi strategi pengelolaan yang diperlukan untuk melibatkan pemangku kepentingan secara efektif. Manajemen pemangku kepentingan rencana bisa formal atau informal, sangat rinci atau dibingkai secara luas, berdasarkan kebutuhan proyek, Manajer proyek harus menyadari sifat sensitif dari rencana pengelolaan pemangku kepentingan dan mengambil tindakan pencegahan yang sesuai. Misalnya, informasi tentang pemangku kepentingan yang menentang proyek dapat berpotensi merusak, dan pertimbangan harus diberikan mengenai distribusi informasi tersebut. Saat memperbarui rencana pengelolaan pemangku kepentingan, validitas asumsi yang mendasarinya harus ditinjau untuk memastikan kelanjutan akurasi dan relevansi.. 13.2.3.2 Pembaruan Dokumen Proyek Dokumen proyek yang dapat diperbarui termasuk, tetapi tidak terbatas pada: 1. _Jadwal proyek, dan 2. Daftar pemangku kepentingan. 13.3 Kelola Keterlibatan Pemangku Kepentingan Kelola Keterlibatan Pemangku Kepentingan adalah proses berkomunikasi dan bekerja dengan pemangku kepentingan untuk memenuhi kebutuhan/harapan mereka, mengatasi masalah saat terjadi, dan mendorong keterlibatan pemangku kepentingan yang tepat dalam proyek aktivitassepanjang siklus hidup proyek. Manfaat utama dari proses ini adalah memungkinkan manajer proyek untuk meningkatkan dukungan dan meminimalkan resistensi dari pemangku kepentingan, secara signifikan meningkatkan peluang untuk mencapai keberhasilan proyek Masukan, alat dan teknik, dan keluaran dari proses ini digambarkan pada Gambar 13-8. Angka 13-9 menggambarkan diagram aliran data dari proses.eee 1 Stakeholder management | | 1 Communication methods | J .1 Issue log plan 2 Interpersonal sils 2 Change requests 2 Communications 3 Management skils 3 Project management plan ‘management plan updates 3 Change log 4 Project documents ‘4 Organizational process updates assets 5 Organizational process assets updates Figure 13-8. Manage Stakeholder Engagement: Inputs, Tools & Techniques, and Outputsa5 respatee change Coro 94 Nonage Frees Figure 13-9. Manage Stakeholder Engagement Data Flow DiagramMengelola keterlibatan pemangku kepentingan membantu meningkatkan kemungkinan keberhasilan proyek dengan memastikan bahwa pemangku kepentingan dengan jelas memahami tujuan, sasaran, manfaat, dan risiko proyek. Ini memungkinkan mereka untuk aktif pendukung proyek dan untuk membantu memandu kegiatan dan keputusan proyek. Dengan mengantisipasi reaksi orang terhadap proyek, tindakan proaktif dapat diambil untuk mendapatkan dukungan atau meminimalkan dampak negatif. Kemampuan pemangku kepentingan untuk mempengaruhi proyek biasanya paling tinggi selama tahap awal dan semakin rendah seiring berjalannya proyek. Manajer proyek bertanggung jawab untuk melibatkan dan mengelola berbagai pemangku kepentingan dalam suatu proyek dan dapat meminta sponsor proyek untuk membantu sesuai kebutuhan. Manajemen aktif keterlibatan pemangku kepentingan mengurangi risiko proyek gagal memenuhi tujuannya dan tujuan. 13.3.1 Mengelola Keterlibatan Pemangku Kepentingan: Masukan 13.3.1.1 Rencana Pengelolaan Pemangku Kepentingan Dijelaskan dalam Bagian 13.2.3.1. Rencana pengelolaan pemangku kepentingan memberikan panduan tentang bagaimana berbagai pemangku kepentingan dapat terlibat dengan baik dalam proyek. Rencana pengelolaan pemangku kepentingan menjelaskan metode dan teknologi yang digunakan untuk komunikasi pemangku kepentingan. Rencana ini digunakan untuk menentukan tingkat interaksi berbagai pemangku kepentingan dan—bersama-sama dengan pihak lain dokumen—membantu menentukan strategi untuk mengidentifikasi dan mengelola pemangku kepentingan sepanjang siklus hidup proyek 13.3.1.2 Rencana Manajemen Komunikasi Dijelaskan dalam Bagian 10.1.3.1. Rencana manajemen komunikasi memberikan panduan dan informasi tentang mengelola harapan pemangku kepentingan. Informasi yang digunakan termasuk, namun tidak terbatas pada: 1. Persyaratan komunikasi pemangku kepentingan 2. Informasi yang akan dikomunikasikan, termasuk bahasa, format, isi, dan tingkat detail 3. Alasan penyebaran informas!13.3.1.3 Ubah Log Dijelaskan dalam Bagian 4.5.3.2. Log perubahan digunakan untuk mendokumentasikan perubahan yang terjadi selama proyek. Ini perubahan—dan dampaknya terhadap proyek dalam hal waktu, biaya, dan risiko—dikomunikasikan kepada pihak yang tepat pemangku kepentingan. 13.3.1.4 Aset Proses Organisasi Dijelaskan dalam Bagian 2.1.4. Aset proses organisasi yang dapat memengaruhi Kelola Pemangku Kepentingan Proses keterlibatan termasuk, namun tidak terbatas pada: 1. Persyaratan komunikasi organisasi 2. Prosedur manajemen masalah 13.3.2 Mengelola Keterlibatan Pemangku Kepentingan: Alat dan Teknik 13.3.2.1 Metode Komunikasi Dijelaskan dalam Bagian 10.1.2.4. Metode komunikasi yang diidentifikasi untuk setiap pemangku kepentingan dalam rencana manajemen komunikasi digunakan selama manajemen keterlibatan pemangku kepentingan. Berdasarkan persyaratan komunikasi pemangku kepentingan, manajer proyek memutuskan bagaimana, kapan, dan yang mana dari metode komunikasi yang akan digunakan dalam proyek 13.3.2.2 Keterampilan Interpersonal 13.3.2.3 Keterampilan Manajemen 13.3.3 Mengelola Keterlibatan Pemangku Kepentingan: Keluaran 13.3.3.1 Log Masalah Mengelola keterlibatan pemangku kepentingan dapat menghasilkan pengembangan log ‘masalah. Log ini diperbarui seperti baru masalah diidentifikasi dan masalah saat ini diselesaikan.13.3.3.2 Permintaan Perubahan Mengelola keterlibatan pemangku kepentingan dapat mengakibatkan permintaan perubahan pada produk atau proyek. Mungkin juga termasuk tindakan korektif atau pencegahan untuk proyek itu sendiri atau interaksi dengan pemangku kepentingan yang terkena dampak, seperti: sesuai. 13,3.3.3 Pembaruan Rencana Manajemen Proyek Elemen dari rencana manajemen proyek yang dapat diperbarui termasuk, tetapi tidak terbatas pada, pemangku kepentingan rencana pengelolaan. Rencana ini diperbarui ketika persyaratan pemangku kepentingan baru atau yang diubah diidentifikasi. Untuk misalnya, beberapa komunikasi mungkin tidak lagi diperlukan, metode komunikasi yang tidak efektif mungkin diganti dengan metode lain, atau persyaratan komunikasi baru dapat diidentifikasi. Hasilnya juga diperbarui untuk mengatasi masalah dan menyelesaikan masalah. Misalnya, dapat ditentukan bahwa pemangku kepentingan memiliki tambahan kebutuhan informasi. 13.3.3.4 Pembaruan Dokumen Proyek Dokumen proyek yang dapat diperbarui termasuk, tetapi tidak terbatas pada, daftar pemangku kepentingan. Ini diperbarui sebagai informasi tentang perubahan pemangku kepentingan, ketika pemangku kepentingan baru diidentifikasi, atau jika pemangku kepentingan yang terdaftar tidak ada lebih lama terlibat atau terkena dampak proyek, atau pembaruan lain untuk pemangku kepentingan tertentu diperlukan. 13.3.3.5 Pembaruan Aset Proses Organisasi 13.4 Kontrol Keterlibatan Pemangku Kepentingan Kontrol Keterlibatan Pemangku Kepentingan adalah proses pemantauan hubungan pemangku kepentingan proyek secara keseluruhan dan menyesuaikan strategi dan rencana untuk melibatkan pemangku kepentingan. Manfaat utama dari proses ini adalah bahwa ia akan mempertahankanatau meningkatkan efisiensi dan efektivitas kegiatan pelibatan pemangku kepentingan saat proyek berkembang dan perubahan lingkungan. Masukan, alat dan teknik, dan keluaran dari proses ini digambarkan pada Gambar 13-10. Gambar 13-11 menggambarkan diagram aliran data dari proses.ed Pore 1 Projectmanagement plan | | 1 information management | | .1 Work performance 2 Issue log systems information 3 Work performance data 2 Exper judgment 2 Chango requests 4 Project documents 3 Meetings 3 Project management plan updates 4 Project documents updates 5 Organizational process assets updates Figure 13-10. Control Stakeholder Engagement: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs Project Stakcholder Management Moree sine a2 Eraseerert ‘ager Ownton 43. eros warns Pct conan oa charge Oar <7 Figure 13-11. Control Stakeholder Engagement: Data Flow Diagram Stakeholder engagement activities are included in the stakeholder management plan and are executed during the life cycle of the project. Stakeholder engagement should be continuously controlled.13.4.1 Kontrol Keterlibatan Pemangku Kepentingan: Masukan 13.4.1.1 Rencana Manajemen Proyek Dijelaskan dalam Bagian 4.2.3.1. Rencana manajemen proyek digunakan untuk mengembangkan manajemen pemangku kepentingan rencana, seperti yang dijelaskan dalam Bagian 13.1.3.1. Informasi yang digunakan untuk Mengontrol Keterlibatan Pemangku Kepentingan termasuk, tetapi adalah tidak terbatas pada: 1. Siklus hidup yang dipilih untuk proyek dan proses yang akan diterapkan pada setiap fase 2. Bagaimana pekerjaan akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan proyek; 3. Bagaimana persyaratan sumber daya manusia akan dipenuhi, bagaimana peran dan ‘tanggung jawab, hubungan pelaporan,dan manajemen kepegawaian akan ditangani dan terstruktur untuk proyek tersebut. 13.4.1.2 Log Masalah Dijelaskan dalam Bagian 13.3.3.1. Log masalah diperbarui saat masalah baru diidentifikasi dan masalah saat ini terselesaikan 13.4.1.3 Data Prestasi Kerja Dijelaskan dalam Bagian 4.3.3.2, Data kinerja kerja adalah pengamatan dan pengukuran utama diidentifikasi selama kegiatan yang dilakukan untuk melaksanakan pekerjaan proyek. Berbagai pengukuran pada proyek aktivitas dan kiriman dikumpulkan selama berbagai proses pengendalian. Data sering dipandang sebagai tingkat abstraksi terendah dari mana informasi diturunkan oleh proses lain. 13.4.1.4 Dokumen Proyek Beberapa dokumen proyek yang berasal dari inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, atau proses kontrol dapat digunakan sebagai: masukan pendukung untuk mengendalikan keterlibatan pemangku kepentingan. Ini termasuk, tetapi tidak terbatas pada 13.4.2 Kontrol Keterlibatan Pemangku Kepentingan: Alat dan Teknik 13.4.2.1 Sistem Manajemen Informasi Sistem manajemen informasi menyediakan alat standar bagi manajer proyek untuk menangkap, menyimpan, dan mendistribusikan informasi kepada pemangku kepentingan tentang biaya proyek, kemajuan jadwal, dan kinerja. Juga memungkinkan manajer proyek untukmengkonsolidasikan laporan dari beberapa sistem dan memfasilitasi distribusi laporan ke para pemangku kepentingan proyek. Contoh format distribusi mungkin termasuk pelaporan tabel, analisis spreadsheet, dan presentasi. Kemampuan grafis dapat digunakan untuk membuat representasi visual dari kinerja proyek informasi 3.4.2.2 Penilaian Ahli Untuk memastikan identifikasi yang komprehensif dan daftar pemangku kepentingan baru, penilaian ulang pemangku kepentingan saat ini dapat dilakukan. Masukan harus dicari dari kelompok atau individu dengan pelatihan khusus atau materi pelajaran keahlian, 13.4.3 Keterlibatan Pemangku Kepentingan Kontrol: Keluaran 13.4.3.1 Informasi Prestasi Kerja Informa: erja adalah data kinerja yang dikumpulkan dari berbagai proses pengendalian, dianalisis dalam konteks, dan terintegrasi berdasarkan hubungan lintas wilayah. Dengan demikian data prestasi kerja telah diubah menjadi informasi kinerja kerja. Data itu sendiri tidak digunakan dalam proses pengambilan keputusan, karena maknanya bisa disalahartikan. Informasi, bagaimanapun, berkorelasi dan dikontekstualisasikan dan memberikan suara dasar untuk keputusan proyek. 13.4.3.2 Permintaan Perubahan Analisis kinerja proyek dan interaksi dengan pemangku kepentingan sering kali menghasilkan permintaan perubahan. Ini permintaan perubahan diproses melalui proses Lakukan Kontrol Perubahan Terintegrasi (Bagian 4.5) sebagai berikut 1, Tindakan korektif yang direkomendasikan mencakup perubahan yang membawa kinerja masa depan yang diharapkan dari: proyek sesuai dengan rencana pengelolaan proyek; dan 2. Tindakan pencegahan yang direkomendasikan dapat mengurangi kemungkinan timbulnya proyek negatif di masa depan pertunjukan. 13.4.3.3 Pembaruan Rencana Manajemen Proyek Saat pemangku kepentingan terlibat dengan proyek, efektivitas keseluruhan strategi manajemen pemangku kepentingan dapat dievaluasi. Saat perubahan yang diperlukan dalam pendekatan atau strategi diidentifikasi, bagian proyek yang terkena dampak rencana pengelolaan mungkin perlu diperbarui untuk mencerminkan perubahan ini. Elemen dari rencana manajemen proyek yang dapat diperbarui termasuk, tetapi tidak terbatas pada;Ubab rencana pengelolaan Rencana manajemen komunikasi, Rencana manajemen biaya Rencana manajemen sumber daya manusia Rencana manajemen pengadaan yaenep 13.4.3.4 Pembaruan Dokumen Proyek Dokumen proyek yang dapat diperbarui termasuk, tetapi tidak terbatas pada: 1. Daftar pemangku kepentingan:Ini diperbarui ketika informasi tentang pemangku kepentingan berubah, ketika pemangku kepentingan baru diidentifikasi, atau jika pemangku kepentingan yang terdaftar tidak lagi terlibat atau terkena dampak proyek, atau lainnya pembaruan untuk pemangku kepentingan tertentu diperlukan 2. Log masalah. Ini diperbarui sebagai masalah baru diidenttfikasi dan masalah saat ini diselesaikan. 13.4.3.5 Pembaruan Aset Proses Organisasi Aset proses organisasi, yang dapat diperbarui termasuk, tetapi tidak terbatas pada 1. Pemberitahuan pemangku kepentingan. Informa: kepentingan tentang masalah yang diselesaikan, disetujui perubahan, dan status proyek secara umum fapat diberikan kepada pemangku 2. Laporan proyek. Laporan proyek formal dan informal menggambarkan status proyek dan mencakup pelajaran yang dipetik,log masalah, laporan penutupan proyek, dan keluaran dari Area Pengetahuan lainnya (Bagian 4-12). 3. Presentasi proyek. Informasi secara formal atau informal yang diberikan oleh tim proyek kepada salah satu atau semua Pemangku kepentingan Proyek 4. Catatan proyek. Catatan proyek termasuk korespondensi, memo, notulen rapat, dan dokumen lainnya menggambarkan proyek. 5. _Umpan balik dari pemangku kepentingan. Informasi yang diterima dari pemangku kepentingan mengenai operasi proyek dapat didistribusikan dan digunakan untuk memodifikasi atau meningkatkan kinerja proyek di masa depan.6. Dokumentasi yang dipelajari. Dokumentasi meliputi analisis akar penyebab masalah yang dihadapi,alasan di balik tindakan korektif yang dipilih, dan jenis pembelajaran lainnya tentang pemangku kepentingan pengelolaan. Pelajaran yang dipetik didokumentasikan dan didistribusikan sehingga menjadi bagian dari sejarah database untuk proyek dan organisasi yang melakukan.