PENYUSUTAN ARSIP

PENYUSUTAN ARSIP
Penyusutan adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip
dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit
pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang
tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis
kepada lembaga kearsipan.
 VOLUME ARSIP
BERDASARKAN TIPE ARSIP
(Betty R Rick)
40

30 Inaktif
30%

20
Tak berguna
Aktif
35%
25%
10 Permanen
10%

0
 Pemindahan Arsip Inaktif
dari Unit Pengolah ke Unit
Kearsipan

Penyusutan Pemusnahan Arsip

Arsip
yang telah habis retensinya dan tidak memiliki
nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan

Penyerahan Arsip Statis

Oleh pencipta arsip ke lembaga kearsipan untuk
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa
retensinya, dan berketerangan dipermanenkan
Tujuan Penyusutan Arsip

▰ Memisahkan antara arsip yang tidak bernilai guna dengan arsip yang bernilai
guna
▰ Memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna
▰ Menghemat penggunaan sarana dan prasarana penyimpanan arsip
▰ Untuk memudahkan penilaian arsip
▰ Memisahkan pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif pada unit kerja yang
berbeda (minimal dengan fungsi yang berbeda) dengan kewenangan
pengelolaan yang jelas dan tegas)
▰ Memperjelas pengalihan dan pelepasan tanggung jawab pengelolaan
informasi
▰ Menyelamatkan arsip yang bernilai guna permanen berskala
nasional
Manfaat Penyusutan Arsip

▰ Secara fisik, arsip menjadi rapi (salah satu syarat penyusutan,

arsip harus dalam keadaan tertata.
▰ Dilihat dari informasinya, hanya arsip yang bernilai guna yang
disimpan.
▰ Penemuan kembali menjadi mudah dan cepat.
▰ Berpindah atau hilangnya informasi dapat diketahui dengan
mudah
▰ Biaya pengelolaan arsip menjadi murah.
▰ Unit kerja (Unit Pengolah) tidak perlu mengurusi arsip yang tidak
secara langsung digunakan untuk mendukung operasional
organisasi sehari-hari.
1
PEMINDAHAN
PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF
Penanggungjawab Penanggung jawab
Arsip Aktif Arsip Inaktif

Pemindahan Arsip
Inaktif

UNIT PENGOLAH UNIT KEARSIPAN

Dilengkapi dengan :

Daftar arsip inaktif Berita Acara Pemindahan

PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF

UNIT KEARSIPAN • Menyimpan dan

• Arsip Inaktif yang
Menata Arsip
telah diseleksi
• Melakukan Inaktif yang telah
berdasarkan JRA dipindahkan
• Daftar Arsip Inaktif verifikasi terhadap
Daftar dan Arsip • Menyimpan Daftar
• Berita Acara Arsip Inaktif
Inaktif yang akan
Pemindahan Arsip
dipindahkan • Menyimpan Berita
Inaktif
• Menandatangani Acara Serah
Berita Acara Terima Arsip
Inaktif
Record Center
UNIT PENGOLAH Pemindahan Arsip
DI UNIT KEARSIPAN
Inaktif
PENANGGUNGJAWAB PENANGGUNG JAWAB ARSIP IN AKTIF
ARSIP AKTIF
 Pemindahan Arsip

Pemindahan Arsip Inaktif dilaksanakan melalui

kegiatan:
. Pemindahan
Arsip Inaktif
Pemeriksaan Penyusunan Penataan dilaksanakan
Pemindahan
Arsip Daftar Arsip Fisik dengan
memperhatikan
bentuk dan
Pemeriksaan Penerimaan Penyimpanan media arsip.
 1. Pemeriksaan Arsip Inaktif
Pemeriksaan Arsip Inaktif
dilakukan melalui JRA
dengan cara melihat
pada kolom retensi
aktif.
Dalam hal retensi aktifnya telah
habis atau terlampaui, maka arsip
tersebut telah memasuki masa
inaktif atau frekuensi penggunaan
arsip yang telah menurun (ditandai
dengan penggunaan kurang dari 5
(lima) kali dalam setahun).
 2. Penyusunan Daftar Arsip Inaktif yang Akan
Dipindahkan

▰ Pencipta Arsip menyusun Daftar

Arsip Inaktif yang
dipindahkan dan ditandatangani oleh pimpinan
Unit Pengolah/Unit Kerja selaku yang
memindahkan arsip
2. Penyusunan Daftar Arsip Inaktif yang
Akan Dipindahkan

▰ Pada Penjelasan atas PP 28 Tahun 2012 ttg Pelaksanaan

UU 43 Tahun 2009 Pasal 57 ayat 2 huruf b: Pembuatan
daftar arsip inaktif yang dipindahkan meliputi
daftar berkas dan daftar isi berkas.
▰ Pada Penjelasan atas PP 28 Tahun 2012 ttg Pelaksanaan
UU 43 Tahun 2009 Pasal 42 Ayat 6: Daftar isi berkas
sekurang- kurangnya memuat: nomor berkas; nomor
item arsip; kode klasifikasi; uraian informasi
arsip; tanggal; jumlah; dan keterangan.
2. Penyusunan Daftar Arsip Inaktif yang
Akan Dipindahkan
 3. Penataan Fisik Arsip

1. Penataan Arsip Inaktif yang dipindahkan kedalam boks,

a. menata folder/berkas yang berisi Arsip Inaktif yang akan dipindahkan
yang diurutkan berdasarkan nomor urut daftar Arsip Inaktif yang
dipindahkan;
b. menyimpan dan memasukkan folder/berkas Arsip Inaktif kedalam boks
arsip;
c. memberi label boks arsip.
2. Penataan Arsip Inaktif dan pembuatan daftar Arsip Inaktif menjadi
tanggung jawab Kepala Unit Pengolah /Unit Kerja.
 4. Pemindahan

Unit Pengolah mengirimkan surat pemindahan arsip kepada Kepala Unit

Kearsipan dengan melampirkan Daftar Arsip Usul Pindah

5. Pemeriksaan

Unit Kearsipan menerima dan melakukan pemeriksaan atas Daftar Arsip

Usul Pindah dengan fisik arsip. Jika terdapat perbedaan antara daftar dan
fisik, maka Unit Kearsipan berhak meminta perbaikan daftar atau menolak
arsip yang tidak sesuai
 6. Penerimaan

Unit Kearsipan menerima arsip yang sudah diperiksa dan diverifikasi

kesesuaian antara daftar dengan fisik arsip. Unit Kearsipan membuat
Berita Acara Pemindahan Arsip beserta Daftar Arsip Yang Dipindahkan..
Pembuatan Berita Acara Pemindahan
Arsip
 7. Penataan dan Penyimpanan Arsip Inaktif yang Akan
Dipindahkan

Penataan Arsip Inaktif dilakukan berdasarkan asas

1. asas “asal usul” adalah asas yang dilakukan untuk menjaga arsip
tetap terkelola dalam satu kesatuan Pencipta Arsip (provenance),
tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari Pencipta Arsip lain,
sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya.
2. asas “aturan asli” adalah asas yang dilakukan untuk menjaga arsip

tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau

sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk
pelaksanaan kegiatan Pencipta Arsip.
2
PEMUSNAHAN
ARSIP
 Kriteria Arsip yang dimusnahkan

telah habis tidak ada tidak berkaitan

tidak memiliki peraturan dengan
retensinya dan
nilai guna perundang- penyelesaian
berketerangan
dimusnahkan undangan yang proses suatu
berdasarkan melarang perkara
JRA
 Prosedur Pemusnahan ARsip
Pembentukan
Pembuatan
Panita Penyeleksian
Daftar Usul
Pemusnahan Arsip
Musnah
Arsip

Penetapan Permintaan Penilaian oleh

Pemusnahan Persetujuan Panitia Penilai
Arsip Kepala ANRI Arsip

Pelaksanaan
Pemusnahan
Arsip
 1. Penyeleksian Arsip
1. Panitia Pemusnahan Arsip melakukan pemilahan arsip dan
bahan non arsip.
2. Panitia Pemusnahan Arsip menyeleksi arsip berdasarkan JRA
dengan cara melihat pada kolom retensi inaktif dan kolom
keterangan dinyatakan musnah.
3. Dalam hal retensi inaktifnya telah habis dan pada kolom
keterangan dinyatakan musnah, maka arsip tersebut dapat
dikategorikan sebagai arsip usul musnah.
 2. Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah
• Hasil penyeleksian arsip dituangkan dalam daftar arsip usul
musnah.
• Daftar arsip usul musnah sekurang-kurangnya berisi: nomor,
jenis arsip, tahun, jumlah, tingkat perkembangan, dan
keterangan.

67
Pembuatan Daftar Arsip usul Musnah

67
 3. Penilaian Arsip
• Panitia Penilai Arsip melakukan penilaian terhadap daftar
arsip usul musnah dengan melakukan verifikasi secara
langsung.
• Hasil penilaian dituangkan dalam Notula penilaian dan
penelitian arsip yang diusulkan untuk dimusnahkan, serta
Surat Pertimbangan tertulis oleh Panitia Penilai Arsip.

69
Surat
Pertimbangan
PPA
 4. Proses Permohonan Persetujuan Pemusnahan
Arsip harus Memenuhi Persyaratan:

a. Menyampaikan surat permohonan persetujuan/pertimbangan

dari pimpinan Pencipta Arsip kepada Kepala ANRI
b. Menyampaikan daftar arsip usul musnah; dan
c. Menyampaikan notula penilaian arsip usul musnah dan
surat pertimbangan oleh panitia penilai arsip:
 Pelaksanaan Pemusnahan
Pelaksanaan pemusnahan arsip memperhatikan ketentuan

a. Dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah

dan tidak dapat dikenali;
b. Disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit
kerja bidang hukum dan/atau unit kerja pengawasan dari
lingkungan Pencipta Arsip yang bersangkutan; dan
c. Disertai penandatanganan berita acara pemusnahan yang
memuat daftar arsip yang dimusnahkan.
d. Berita Acara dibuat 2 rangkap dan ditandatangani oleh pimpinan
unit pencipta arsip yg akan dimusnahkan yang disaksikan oleh
unit hukum/unit pengawasan
 Tata Cara pemusnahan arsip

Arsip yang dimusnahkan

dapat dijual kepada pihak
Pembakaran;
ketiga dalam keadaan
tercacah (menjadi bagian
kecil-kecil) dan hasil Pencacahan;
penjualannya disetorkan
ke kas negara sebagai
PNBP unit pengusul
Penggunaan bahan kimia;

Pulping; dan
Cara-cara lain yang memenuhi kriteria yang disebut
dengan istilah musnah.
Berita Acara
Pemusnahan
Arsip
 Arsip yang Tercipta
dari Pelaksanaan Pemusnahan Arsip
1. Keputusan Pembentukan Panitia Pemusnahan Arsip
2. Notula Rapat Panitia Penilai Arsip pada saat melakukan
penilaian
3. Surat Pertimbangan dari Panitia Penilai Arsip kepada pimpinan
pencipta arsip yang menyatakan bahwa arsip telah memenuhi
syarat untuk dimusnahkan
4. Surat Persetujuan Kepala ANRI
5. Keputusan Menteri Keuangan tentang Penetapan
Pemusnahan Arsip
6. Berita Acara Pemusnahan Arsip
7. Daftar Arsip yang Dimusnahkan
1. Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan pemusnahan arsip
wajib disimpan oleh pencipta arsip
2. Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan pemusnahan arsip
diperlakukan sebagai arsip vital.
3. Berita acara dan daftar arsip yang dimusnahkan disampaikan
kepada Menteri Keuangan up Sekretaris Jenderal, Inspektorat
Jenderal, Pimpinan Unit Eselon I dan Kepala ANRI.
PEMUSNAHAN BAHAN-BAHAN NON ARSIP
DAN DUPLIKASI BERLEBIHAN
1. Pemusnahan ditetapkan oleh Pimpinan Unit Eselon II
untuk yang berada pada Kantor Pusat, dan ditetapkan
oleh Kepala Kantor untuk yang berada pada Kantor
Vertikal di daerah;
2. Pelaksanaan pemusnahan dibuatkan Berita Acara
Pemusnahan yang dilampiri Daftar secara global bahan-
bahan/duplikasi yang dimusnahkan;
3. Dalam Pemusnahan blanko/formulir agar disisakan
contoh sebagai lampiran Berita Acara dan Laporan;
4. Dilaporkan kepada Menkeu cq. Sekjen, Itjen, dan
Pimpinan unit eselon I ybs.
3
PENYERAHAN ARSIP
 PENYERAHAN ARSIP STATIS

⯀ Penyerahan dilakukan terhadap arsip yang:

✓ memiliki nilai guna kesejarahan
✓ telah habis masa retensinya dengan keterangan permanen
berdasarkan JRA
 Prosedur penyerahan Arsip Statis

1. Penyeleksian dan Pembuatan Daftar Arsip Usul Serah;

2. Penilaian;
3. Pemberitahuan Penyerahan Arsip Statis;
4. Verifikasi dan Persetujuan.
5. Penetapan Arsip yang Akan Diserahkan;
6. Pelaksanaan Serah Terima Arsip Statis.
1. Penyeleksian dan Pembuatan Daftar Arsip Usul Serah

1. Penyeleksian Arsip Statis dilakukan melalui JRA dengan cara

melihat pada kolom retensi inaktif dan pada kolom
keterangan yang dinyatakan permanen.
2. Dalam hal retensi inaktifnya telah habis dan pada kolom
keterangan dinyatakan permanen, maka arsip tersebut
telah memasuki masa arsip usul serah.
3. Hasil penyeleksian arsip dituangkan dalam daftar arsip usul
serah.
4. Daftar arsip usul serah sekurang-kurangnya berisi: nomor,
kode klasifikasi, uraian informasi arsip, kurun waktu, jumlah
arsip dan keterangan.
80
DAFTAR ARSIP USUL SERAH
 2. Penilaian Arsip Statis
1. Panitia penilai melakukan penilaian terhadap daftar arsip usul
serah dengan melakukan verifikasi secara langsung terhadap
fisik arsip.
2. Hasil penilaian dituangkan dalam Notula Hasil Penilaian dan
Penelitian serta Surat Pertimbangan tertulis oleh panitia
penilai arsip.

81
 3. Pemberitahuan Penyerahan Arsip Statis
1. Pemberitahuan akan menyerahkan Arsip Statis oleh
pimpinan Pencipta Arsip kepada Kepala ANRI disertai dengan
pernyataan dari pimpinan Pencipta Arsip bahwa arsip yang
diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat
digunakan.
2. Proses pemberitahuan penyerahan Arsip Statis harus
memenuhi persyaratan sebagai berikut:
• menyampaikan surat permohonan penyerahan Arsip
Statis dari pimpinan Pencipta Arsip kepada Kepala ANRI;
• menyampaikan daftar arsip usul serah; dan
• menyampaikan surat pertimbangan oleh panitia penilai
arsip.
81
 4. Verifikasi dan Persetujuan

1. Kepala ANRI melakukan verifikasi daftar arsip usul serah

berdasarkan permohonan penyerahan Arsip Statis dari
Pencipta Arsip.
2. Kepala ANRI dapat memberikan rekomendasi atas hasil
verifikasi daftar arsip usul serah terhadap arsip yang diterima
atau ditolak kepada Pencipta Arsip.
3. Kepala ANRI memberikan persetujuan atas daftar arsip usul
serah dari Pencipta Arsip.

82
5. Penetapan Arsip yang Diserahkan
Pimpinan Pencipta Arsip mengeluarkan penetapan terhadap
arsip yang akan diserahkan kepada ANRI dengan
mengacu pada persetujuan dari Kepala ANRI.

6. Pelaksanaan Serah Terima Arsip

Pelaksanaaan serah terima Arsip Statis oleh pimpinan
Pencipta Arsip kepada Kepala ANRI dengan disertai
berita acara, daftar arsip usul serah dan fisik arsip
yang akan diserahkan

83
Berita Acara
Penyerahan
Arsip Statis

85
 ARSIP YG TERCIPTA DARI PELAKSANAAN
PENYERAHAN ARSIP STATIS

1. Keputusan Pembentukan Panitia Penilai Arsip

2. Notula Rapat Panitia Penilai Arsip pada saat melakukan penilaian
3. Surat Pertimbangan dari Panitia Penilai Arsip kepada Pencipta Arsip yang menyatakan
bahwa arsip yang diusulkan untuk diserahkan dan telah memenuhi syarat untuk
diserahkan
4. Surat Persetujuan dari Kepala ANRI
5. Surat Pernyataan dari Pimpinan Pencipta Arsip bahwa arsip yang diserahkan autentik,
terpercaya, utuh dan dapat digunakan
6. Keputusan Menteri Keuangan tentang Penetapan Penyerahan Arsip Statis
7. Berita Acara Penyerahan Arsip Statis
8. Daftar Arsip Statis yang Diserahkan

ARSIP INI WAJIB DISIMPAN OLEH PENCIPTA ARSIP DAN LEMBAGA KEARS IPAN
SEBAGAI ARSIP VITAL
 SANKSI KEARSIPAN
Berupa
Berupa
Teguran Tertulis, Penundaan
Pidana Penjara atau Denda
Kenaikan Gaji Berkala, Penundaan
(2-10 Tahun. 25-500 Juta)
Kenaikan Pangkat, Pembebasan
terhadap
dari Jabatan
Setiap orang yang:
• Dengan sengaja menguasai dan
terhadap
atau memiliki arsip negara untuk
• Lembaga negara, pemda,
kepentingan sendiri atau orang lain
perguruan tinggi negeri, BUMN/D
Pidana yang tidak berhak
tidak menjamin akses arsip bagi Administrasi • Dengan sengaja menyediakan
kepentingan publik
arsip dinamis kepada pengguna
• Lembaga negara, pemda,
yang tidak berhak
perguruan tinggi negeri, BUMN/D
• Dengan sengaja tidak menjaga
tidak membuat tata naskah dinas,
keutuhan, keamanan, dan
klasifikasi arsip, JRA, sistem
keselamatan arsip negara yang
klasifikasi keamanan dan akses
terjaga
arsip
• Dengan sengaja tidak menjaga
• Lembaga negara, pemda,
kerahasiaan arsip tertutup
perguruan tinggi negeri, BUMN/D
• Dengan sengaja memusnahkan
tidak menyediakan arsip dinamis
arsip di luar prosedur yang
bagi pengguna arsip yang berhak
sebenarnya
•
Pasal 80Ayat (1), (2), (3) UU43/2009: Kearsipan Pasal 81, 82, 83, 85, 86 UU43/2009: Kearsipan