SISTEM MANAJEMEN

KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA (SMK3)

PP 50 Tahun 2012

DOKUMEN LEVEL 2
PROSEDUR
PENGENDALIAN DOKUMEN

NOMOR DOKUMEN : JAT-P-PPD-SMK3-01

REVISI KE : 0
TANGGAL BERLAKU : 28 DESEMBER 2018

STATUS DOKUMEN :

DIBUAT OLEH : DIPERIKSA OLEH : DISETUJUI OLEH :

ADITYA MAULANA PUTRA ADE YANUAR S, ST H.M. IHWAN SAFARI, ST

 PENGENDALIAN DOKUMEN SOP

PPD MR DIREKTUR UTAMA

JAT-P-PPD-SMK3-01 / R-0 2
 PENGENDALIAN DOKUMEN SOP

SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN

Keterangan
Tanggal Revisi Ke
(Tuliskan sub-bab dan perihal yang diubah serta alasan perubahan)

JAT-P-PPD-SMK3-01 / R-0 3
 PENGENDALIAN DOKUMEN SOP

DAFTAR ISI

1. TUJUAN.......................................................................................................................4

2. REFERENSI.................................................................................................................4

3. RUANG LINGKUP.......................................................................................................4

4. DEFINISI......................................................................................................................4

5. URAIAN PROSEDUR..................................................................................................5

6. KETERANGAN..........................................................................................................11

7. KONDISI KHUSUS...................................................................................................12

8. REKAMAN.................................................................................................................12

JAT-P-PPD-SMK3-01 / R-0 4
 PENGENDALIAN DOKUMEN SOP

1. TUJUAN

Memberi petunjuk dan penjelasan mengenai cara yang harus dilakukan dalam mengelola dan
mengendalikan dokumen termasuk pemberian nomor sebagai identifikasi atas seluruh
dokumen yang berkaitan dengan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja.

2. REFERENSI

2.1. SMK3 PP 50 Tahun 2012 Elemen 4.1, 4.2, 10.1 Tentang pengendalian dokumen.

2.2. Manual PT. JS ANUGERAH TEKNIK.

3. RUANG LINGKUP

Prosedur ini diterapkan atas seluruh dokumen yang berhubungan dengan Sistem Manajemen
Keselamatan dan Kesehatan Kerja di PT. JS ANUGERAH TEKNIK yang dikendalikan oleh
Management Representative dengan dibantu oleh Pusat Pengendali Dokumen (PPD).

4. DEFINISI

4.1. Dokumen Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3).

Yang dimaksud dokumen dalam prosedur ini adalah:

Manual

Prosedur

Instruksi Kerja (IK)

Formulir-Checklist

Lampiran

1.1. Dokumen Internal : Dokumen yang diterbitkan secara internal antara lain Manual dan
Prosedur, IK, Formulir-Checklist dan lain-lain.

1.2. Dokumen Eksternal : Dokumen yang diterbitkan oleh pihak eksternal atau pemberi
kerja, dibatasi hanya untuk dokumen Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja dan
Kontrak Kerja beserta lampirannya.

JAT-P-PPD-SMK3-01 / R-0 5
 PENGENDALIAN DOKUMEN SOP

4.2. Asli : Untuk dokumen asli

4.3. Copy : Untuk setiap dokumen turunan.

4.4. Terkendali : Untuk setiap dokumen yang harus dikendalikan, apabila ada
perubahan, kepada penerima dokumen disampaikan perubahannya.

4.5. Tidak Terkendali : Untuk dokumen yang tidak terkendalikan

4.6. Tidak Berlaku : Untuk dokumen yang ditarik dan akan dimusnahkan.

4.7. PPD : Pusat Pengendali Dokumen.

5. URAIAN PROSEDUR

5.1. Umum

5.1.1.Seluruh dokumen yang dibutuhkan untuk melakukan verifikasi Sistem Manajemen

Keselamatan dan Kesehatan Kerja terhadap kegiatan-kegiatan yang saling
berhubungan harus dikendalikan dan diperlakukan sebagai bukti bahwa Sistem
Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja telah dilakukan efektif dan efisien.

5.1.2.Dokumen-dokumen seperti Manual, Prosedur, IK dan Dokumen Eksternal tertentu

yang dibutuhkan perusahaan, harus dikendalikan dengan menggunakan:

 Cap dengan tulisan “ASLI” untuk Master dokumen.

 Cap dengan tulisan “COPY” untuk dokumen yang dikendalikan, dan diberi
nomor kode Dokumen Terkendali sesuai Daftar Distribusi Dokumen
Terkendali.

 Cap dengan tulisan “TIDAK TERKENDALI” dokumen yang tidak

dikendalikan;

 Cap “TIDAK BERLAKU” untuk dokumen master yang sudah tidak berlaku
lagi (kadaluwarsa);

 Cap diberikan di samping tulisan “STATUS DOKUMEN” yang berada pada

halaman pertama dari dokumen.

JAT-P-PPD-SMK3-01 / R-0 6
 PENGENDALIAN DOKUMEN SOP

5.1.3.Dokumen yang terkait dengan setiap kegiatan yang ada di dalam organisasi PT. JS
ANUGERAH TEKNIK harus senantiasa berada di tempat yang telah ditentukan
serta terjamin keabsahannya. Setiap pemegang dokumen bertanggung jawab untuk
menjamin bahwa hanya dokumen yang masih berlaku saja yang digunakan,
sedangkan dokumen yang tidak berlaku lagi harus segera disingkirkan.

5.1.4.Pusat Pengendali Dokumen bertanggung jawab untuk membuat dan memelihara

Daftar Induk Dokumen, baik Dokumen Internal maupun Dokumen Eksternal untuk
menghindari penggunaan dokumen yang tidak sah atau penggunaan dokumen
kadaluwarsa tanpa izin.

5.1.5.Pusat Pengendali Dokumen dan Management Representative bertanggung jawab

atas penyimpanan semua dokumen master, baik yang masih berlaku maupun
kadaluarsa, yang meliputi dokumen master Manual, Prosedur, Instruksi kerja,
Formulir-Checklist dan Lampiran.

5.2. Pengendalian Dokumen Internal

5.2.1.Dokumen Internal yang harus dikendalikan dengan menggunakan tanggal berlaku

meliputi:

 Manual;
 Prosedur;
 Instruksi Kerja (IK);
 Formulir-Checklist;
 Lampiran.
1.2.1. Formulir-Checklist dikendalikan dengan mengunakan JUDUL, sedangkan tanggal berlakunya
Formulir-Checklist tersebut tercatat-terdaftar dalam Daftar Induk Formulir-Checklist.
1.2.2. Pusat Pengendali Dokumen harus memeriksa Manual, Prosedur, dan IK untuk memastikan
bahwa keseluruhannya masih berlaku.
1.2.3. Setiap perubahan atau penambahan terhadap dokumen merupakan tanggung jawab Pusat
Pengendali Dokumen.
5.2.2.Formulir-Checklist yang digunakan dicatat dalam Daftar Induk Formulir-Checklist
dan ditandatangani oleh Pusat Pengendali Dokumen.

5.2.3.Pusat Pengendali Dokumen menyimpan Formulir-Checklist master untuk

menunjukkan bahwa Formulir-Checklist tersebutlah yang berlaku dan digunakan di
unit kerja terkait.

JAT-P-PPD-SMK3-01 / R-0 7
 PENGENDALIAN DOKUMEN SOP

5.2.4.Dokumen master yang tidak berlaku lagi (kadaluarsa) disimpan oleh Pusat
Pengendali Dokumen, sedangkan semua salinannya dimusnahkan untuk
menghindari penggunaan yang tidak sesuai dengan batasan waktu yang telah
ditentukan.

5.3. Pengendalian Dokumen Eksternal

5.3.1. Dokumen eksternal yang harus dikendalikan meliputi antara lain:

 Standar-Panduan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja.

 Kontrak Kerja beserta lampirannya.

5.3.2. Dokumen eksternal yang digunakan dicatat dalam Daftar Induk Dokumen Eksternal
dan ditandatangani oleh Pusat Pengendali Dokumen.

5.3.3. Dokumen eksternal yang diterima di proyek pada saat pelaksanaan pekerjaan akan
disimpan dan dikendalikan oleh Bagian QHSE yang bersangkutan atau staf proyek
yang terkait-berkepentingan.

5.4. Tanggung Jawab Dan Wewenang

5.4.1 Setiap personel dapat mengajukan dokumen baru atau mengusulkan perubahan
atas dokumen Integrasi yang sudah ada (dengan menggunakan Formulir-Checklist
Usulan Perubahan Dokumen) yang kemudian diserahkan kepada personel yang
berwenang untuk meninjau dan atau mengesahkannya.

1.3. Distribusi Dokumen

5.5.1 Pusat Pengendali Dokumen bertanggung jawab atas distribusi dokumen seperti Manual,
Prosedur, dan IK serta memelihara Daftar Distribusinya.

5.5.2 bahwa dokumen Integrasi yang berlaku senantiasa tersedia di bagian atau fungsi yang
kegiatannya sangat erat kaitannya dengan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan
Kerja.

5.5.3 Prosedur dan IK yang didistribusikan harus sesuai dengan nomor salinan yang telah
ditetapkan (sama dengan nomor salinan dalam Manual).

5.5.4 Dokumen Internal yang didistribusikan dilengkapi dengan cover-lay out depan yang dapat
diidentifikasi, yakni berupa identitas judul, status dan nomor salinan identitas judul berfungsi
untuk membedakan jenis dokumen.

JAT-P-PPD-SMK3-01 / R-0 8
 PENGENDALIAN DOKUMEN SOP

5.5. Perubahan Dokumen

5.5.1. Usulan perubahan dokumen Integrasi yang terjadi dapat berasal dari hasil audit
internal maupun eksternal, tinjauan manajemen, keluhan pelanggan, maupun inisiatif
dari personel internal. Setiap usulan perubahan tersebut dituangkan dalam Formulir-
Checklist Permintaan Usulan Perubahan Dokumen.

5.5.2. Setiap perubahan terhadap dokumen Integrasi harus dicatat dalam Catatan
Perubahan yang menjelaskan perubahan-perubahan yang dilakukan terhadap
dokumen revisi sebelumnya (misalnya, untuk dokumen dengan revisi Alpha maka
riwayat perubahan tersebut menjelaskan perubahan yang terjadi antara revisi Alpha
dengan revisi Beta, demikian juga untuk edisi 01 dengan 02 dan seterusnya.

5.5.3. Dokumen Integrasi yang telah direvisi harus ditarik dari peredaran dan
dimusnahkan, sedangkan dokumen master revisi lamanya tetap disimpan oleh Pusat
Pengendali Dokumen dan diberi cap “TIDAK BERLAKU”. Kemudian, Pusat
Pengendali Dokumen mendistribusikan kembali dokumen tersebut dengan revisi baru.

5.5.4. Pejabat yang mempersiapkan dan menyetujui dokumen revisi adalah sama dengan
dokumen sebelumnya. Persetujuan oleh pejabat lain hanya dimungkinkan atas dasar
pertimbangan-pertimbangan tertentu.

5.6. Identifikasi Dokumen

5.6.1. Kode dari masing-masing jenis dokumen adalah sebagai berikut:

Jenis Dokumen Kode

Kebijakan KBJ

Manual M

Prosedur P

Instruksi Kerja IK

Formulir - Checklist F - CL

Lampiran L

5.6.2. Identifikasi Kebijakan, Manual, Prosedur, IK adalah sebagai berikut:

a. Kebijakan

Contoh : JAT-KBJ-SMK3-XXX

JAT-P-PPD-SMK3-01 / R-0 9
 PENGENDALIAN DOKUMEN SOP

Berarti : JAT = Kode Perusahaan

KBJ = Kebijakan

SMK3 = Sistem Manajemen Keselamatan dan

Kesehatan Kerja

b. Manual

Contoh : JAT-M-SMK3

Berarti : JAT = Kode Perusahaan

SMK3 = Sistem Manajemen Keselamatan dan

Kesehatan Kerja

M = Manual

Untuk lampiran ditambahkan dengan

kode dokumen L-XX

c. Prosedur

Contoh : JAT-P-(INITIAL)-SMK3-XX

Berarti : JAT = Kode Perusahaan

P = Prosedur

(INITIAL) = Bagian

SMK3 = Sistem Manajemen Keselamatan dan

Kesehatan Kerja

XX = Nomor Urut Prosedur

d. Instruksi Kerja

Contoh : JAT-IK-(INITIAL)-SMK3-XX-YY

Berarti : JAT = Kode Perusahaan

IK = Prosedur

(INITIAL) = Bagian

SMK3 = Sistem Manajemen Keselamatan dan

Kesehatan Kerja

JAT-P-PPD-SMK3-01 / R-0 10
 PENGENDALIAN DOKUMEN SOP

XX = Nomor Urut Prosedur

YY = Nomor Urut Instruksi Kerja

e. Formulir-Checklist

Contoh : JAT-(F-CL)-(INITIAL)-SMK3-XX-YY-ZZ

Berarti : JAT = Kode Perusahaan

IK = Intruksi kerja

(INITIAL) = Bagian-Jabatan

SMK3 = Sistem Manajemen Keselamatan dan

Kesehatan Kerja

XX = Nomor Urut Dokumen Terkait-Prosedur

YY = Nomor Urut Dokumen Terkait-Instruksi

Kerja
ZZ =
Nomor Urut Formulir

5.6.3. FORMAT PENULISAN BAGIAN-JABATAN:

INITIAL KETERANGAN

DIRUT Direktur Utama

Panitia Pembina Keselamatan dan

P2K3
Kesehatan Kerja

OPR Operasional

MKT Marketing

PPD Pusat Pengendalian Dokumen

MR Management Representative

PROC Procurement atau Purchasing

HRD Human Resource Development

JAT-P-PPD-SMK3-01 / R-0 11
 PENGENDALIAN DOKUMEN SOP

6. KONDISI KHUSUS

6.1. Tidak ada.

7. REKAMAN

7.1. Form Daftar Induk Dokumen Internal No. Form: JAT-F-PPD-SMK3-01-00-01

7.2. Form Daftar Induk Dokumen Eksternal No. Form: JAT-F-PPD-SMK3-01-00-02

7.3. Form Daftar Distribusi Dokumen No. Form: JAT-F-PPD-SMK3-01-00-03

7.4. Form Daftar Induk Formulir-Checklist No. Form: JAT-F-PPD-SMK3-01-00-04

7.5. Form Usulan Perubahan Dokumen No. Form: JAT-F-PPD-SMK3-01-00-05

7.6. Form Serah Terima Dokumen No. Form: JAT-F-PPD-SMK3-01-00-06

JAT-P-PPD-SMK3-01 / R-0 12