Pengertian Human Resource Informasi sitem

Dalam bahasa Indonesia, singkatan dari HRIS adalah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia.
Berdasarkan singkatan tersebut HRIS merupakan sekumpulan aktivitas untuk mengelola
informasi yang berhubungan dengan sumber daya manusia (pegawai perusahaan/anggota
organisasi).

Pada era digital ini definisi HRIS menjadi software atau aplikasi online untuk data entry,
melacak data, mengolahh data dan sebagai sumber informasi untuk departemen SDM, payroll,
pihak Management dan departemen akuntansi.

Contoh Human Resource informasi system

Sistem Rekrutmen

Jika Anda memperhatikan, sekarang ini sudah banyak perusahaan yang menggunakan
websitenya sebagai sarana untuk mencari pegawai. Calon karyawan akan diminta untuk mengisi
form yang telah disediakan di website tersebut.

Ini adalah salah satu contoh sistem rekrutmen. HRIS yang canggih dapat menganalisa dari data
yang telah di-input oleh pelamar, apakah pelamar tersebut masuk kualifikasi atau tidak.  Namun
ada juga HRIS yang hanya menyimpan data pelamar agar nanti dapat langsung diubah statusnya
menjadi pegawai. Dengan demikian staf HRD tidak perlu lagi meng-input data pelamar.

Sistem ini mempercepat tugas HRD dan mengurangi human error.

Sistem Penyimpanan Data Pegawai

Jika ada karyawan baru, Anda akan meng-input data-nya menggunakan aplikasi ini. Atau jika
Anda menggunakan aplikasi KaryaOne, anda dapat meminta karyawan ybs. untuk meng-input
sendiri data dirinya.

Berdasarkan data yang telah di-input tersebut, Anda dapat menentukan hak-hak yang akan
diterima oleh karyawan berdasarkan ketentuan perusahaan.

Jika Anda telah melakukan setting peraturan perusahaan mengenai cuti, izin, job class, jadwal
masuk kerja dan gaji, proses administrasi HR berikutnya akan dilakukan secara otomatis oleh
aplikasi hris tersebut.

Sistem Kehadiran

Data kehadiran karyawan sangat banyak. Setiap hari selalu bertambah, dan banyak situasi yang
harus dipertimbangkan untuk memastikan data kehadiran pegawai akurat.
Sistem kehadiran harus bisa mendata pegawai yang benar pada waktu dan lokasi yang tepat.
Sistem kehadiran harus bisa mendata kehadiran pegawai yang bekerja di luar kantor, yang
lokasinya jauh dari teknologi, yang jadwal masuknya subuh.

Sistem kehadiran juga perlu mengetahui kapan karyawan tersebut dianggap lembur, dianggap
telat, sedang ijin atau sedang cuti. Data ini nantinya akan berkaitan dengan perhitungan gaji yang
diterima karyawan tsb. setiap bulan.

Sistem Payroll

Dari sisi payroll Anda akan mampu membuat laporan rekap penerima gaji pada bulan
bersangkutan. Sistem payroll juga akan menghitung lembur, bonus, THR, denda, pinjaman
pegawai, pajak karyawan, hingga BPJS.

Dengan sistem Payroll, departemen Payroll Anda tidak akan pusing lagi setiap kali menghitung
take home pay karyawan

Human resource untuk perusahaan baru

Seringkali untuk perusahaan baru, mereka bingung memikirkan sistem HR yang seharusnya
mereka terapkan. Alih-alih memikirkan semuanya sendiri dari awal dan melupakan bisnis utama
Anda, lebih baik jika Anda menggunakan software HRIS yang siap digunakan.

Akan lebih baik lagi jika HRIS tersebut berbasis web, sehingga Anda dapat mengakses data
karyawan darimanapun Anda berada selama masih bisa mengakses jaringan internet.

Semakin besarnya jumlah pegawai dalam perusahaan, semakin tinggi tanggung jawab
departemen HR untuk mengelola data karyawan dengan efektif dan praktis.  HRIS
memungkinkan perusahaan untuk menangani beban kerja lebih banyak dengan sumber daya
yang lebih sedikit.

Tujuan utama HRIS adalah perusahaan/organisasi dapat memiliki data karyawan yang terpercaya
untuk mendukung kegiatan operasional dan penyusunan strategi yang lebih baik.

HRIS menawarkan banyak kemudahan bagi Anda dalam mengelola data karyawan.  Namun,
sebenarnya apa saja keuntungan yang Anda dapatkan dengan menggunakan aplikasi hr ini

Mengapa human resource penting

1. Semua data pegawai terpusat, terutama untuk software HRIS berbasis web.

Anda tidak perlu lagi meminta data dari cabang-cabang yang jauh, atau dari toko yang berbeda
untuk membuat report konsolidasi. Data karyawan dapat diakses oleh pihak manajemen atau
departemen hr dengan cepat.
2. Mengurangi human error.

Setiap pegawai selalu berusaha keras untuk memberikan pekerjaan yang terbaik. Namun, tentu
manusia tidak luput dari kesalahan, meskipun ada juga orang yang bermaksud buruk terhadap
perusahan. Salah perhitungan yang tidak disengaja, terutama untuk penggajian dapat
memberikan dampak yang buruk.

Dengan software HRIS Anda akan terhindar dari kesalahan perhitungan gaji, pajak ataupun
risiko kehilangan data karena tidak sengaja ter-delete.

Selain kesalahan yang menyebabkan kerugian perusahaan, hubungan antara karyawan juga dapat
menjadi buruk. Hal ini dapat menciptakan suasana kerja yang tidak menyenangkan dan
mengakibatkan banyak karyawan yang berhenti kerja.

3. Keamanan data yang lebih canggih.

Data karyawan merupakan data personal yang bersifat sensitif. Hanya beberapa orang dari
perusahaan/organisasi yang dapat mengakses data tersebut.

Selain kerugian besar karena kehilangan data, aplikasi hris juga bagus untuk menghindari
pencurian data karyawan karena hanya orang-orang tertentu yang diberi akses yang dapat
mengakses data tersebut.

4. Mengurangi kerja manual yang menggunakan kertas.

Banyak perusahaan masih menggunakan kertas untuk proses pengajuan cuti, ijin, reimbursement
obat.

Staf departemen HR harus meng-input data satu per satu dari form tersebut. Dapat terjadi staff
yang bersangkutan harus lembur karena ada banyak form yang harus di-input ke
spreadsheet/excel.

Melalui sistem sistem ESS (Employee Self Service), untuk proses tsb. karyawan yang
berkepentingan akan meng-input data sendiri di program komputer.

Dengan demikian, departemen HR dapat langsung mengakses dan memproses data tsb.
Perusahaan dapat menghemat banyak waktu, tenaga, dan biaya kertas.

5. Akses data dari mana saja.

Terutama untuk aplikasi hris cloud based, pihak management dapat mengakses data sdm dari
rumah atau dari luar kantor, di luar jam kerja, kapan saja. Sebagai pemilik usaha, tentu terkadang
Anda perlu mengakses data karyawan dengan cepat.

6. Meningkatkan komunikasi antar karyawan dengan departemen SDM.

Departemen HR dapat menyampaikan pengumuman penting seperti hari cuti bersama atau
reminder pelaporan pajak karyawan langsung ke akun karyawan.

HRIS mengurangi perbedaan data antara karyawan ybs. dengan departemen HR. Contoh jumlah
sisa cuti atau jumlah lembur. Perbedaan data tersebut dapat menciptakan situasi yang tidak
nyaman dan merepotkan antara HR dengan karyawan ybs. Kesamaan data ini dapat mengurangi
ketegangan tsb.

Daftar pustaka
https://www.karyaone.co.id/blog/apa-itu-hris/#