ISSN 2088-2637 Jurnal Pengabdian Dinamika, Edisi 8 Volume 1 November 2021

PEMBUATAN APLIKASI DEKSTOP UNTUK OPTIMASI PENGELOLAAN DATA

KEPENDUDUKAN DAN PERSURATAN DI DESA KALIASIN KECAMATAN SUKAMULYA
KABUPATEN TANGERANG

Andi Moch Januriana¹), Royan Habibie Sukarna²)

¹), ²) Program Studi Informarika Fakultas Teknik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa
Email: amjanuriana@untirta.ac.id, royan@untirta.ac.id

Abstrak
Pengelolaan data penduduk tidak hanya dikelola oleh pusat ataupun tingkat provinsi, ternyata tingkat desa
juga perlu mengelola data kependudukan yang bertujuan untuk mengetahui keberadaan penduduk dan
melalui data penduduk aparat desa bisa melakukan program-program kerjanya. Oleh karena itu perlu
adanya suatu pembuatan aplikasi pengelolaan data penduduk yang bisa menangani berbagai masalah seperti
duplikasi data penduduk, tercecernya file atau dokumen data penduduk dan lain-lain. Desa Kaliasin
Kecamatan Sukamulya Kabupaten Tangerang saat ini dalam melakukan pengelolaan data penduduk sudah
terkomputerisasi namun masih menggunakan Microsoft Excel, dalam proses pengolahan data penduduk
dirasa masih belum optimal, karena sering terjadi file excel tersebut tercecer dari satu computer ke computer
lain. Kegiatan pengabdian masyarakat ini bertujuan membuat suatu aplikasi desktop yang bisa menangani
permasalahan dalam pengelolaan data kependudukan di Desa Kaliasin, serta pengelolaan persuratan di Desa
Kaliasn. Penerapan aplikasi desktop ini diharapakan dapat meningkatkan pelayanan dan informasi di Desa
Kaliasin.
Kata kunci: data penduduk, persuratan, aplikasi desktop

PENDAHULUAN tahun 2004 tentang pemerintahan daerah,

Penduduk merupakan pilar dari menegaskan bahwa dalam perencanaan daerah
pembangunan social, ekonomi, dan lingkungan harus didasarkan pada data dan informasi yang
yang keberadaanya tidak bisa dipisahkan satu akurat dan dapat dipertanggung jawabkan, baik
dengan yang lainya, hal ini dalam upaya untuk menyangkut masalah kependudukan, masalah
merealisasikan pembangunan yang berwawasan potensi sumberdaya daerah maupun informasi
kependudukan diperlukan dukungan data dan mengenai kewilayahanya.
informasi kependudukan yang lengkap dan Selama pandemic covid-19, banyak
akurat, serta memudahkan para perencana dan sekali bantuan pemerintah yang harus
pengambil keputusan dalam merumuskan didistribusikan ke masyarakatnya serta
kebijakan dan penyusunan program mengharuskan bantuan tersebut tepat sasaran,
pembangunan yang berwawasan kependudukan. maka aparat desa dituntut untuk lebih teliti dan
Undang-undang republic Indonesia Nomor 32 bekerja ekstra untuk menyalurkan bantuan
ISSN 2088-2637 Jurnal Pengabdian Dinamika, Edisi 8 Volume 1 November 2021

tersebut. Dalam melakukan pendistribusian 2. Bagaimana aplikasi pengelolaan data

bantuan tersebut, pemerintah desa mengacu pada penduduk dapat melakukan pengolahan
data pengelolaan penduduk yang selama ini di data dan pelaporan data warga?
kelola. Desa Kaliasin Kecamatan Sukamulya Batasan Masalah
Kabupaten Tangerang melayani seluruh warga Penelitian ini memiliki batasan masalah
dari 6 RW (Rukun Warga) dan 26 RT (Rukun yaitu:
Tetangga) dengan luas wilayah 2,55 km2, dengan 1. Penelitian hanya dilakukan pada Desa
keadaan tersebut desa kaliasin mempunyai Kaliasin Kecamatan Sukamulya
potensi alam dan profile penduduk yang beraneka Kabupaten Tangerang
ragam. Dalam pengelolaan data penduduk 2. User hanya dibuat 1 user saja yaitu staff
diKantor Desa Kaliasin saat ini menggunakan pengelola data kependudukan, tujuanya
Microsoft Excel, dalam pengoprasian terdapat data penduduk tetap aman dan tidak
kendala, dimana proses pembuatan laporan masih tercecer.
harus ada proses perhitungan jumlah penduduk 3. Pembuatan aplikasi ini berbasis Dekstop
berdasarkan kriteria serta file excel yang sering dengan menggunakan Delphi dan
digunakan pengelolaan data penduduk sering kali database MySQL
berpindah-pindah lebih dari satu computer atau Tujuan
laptop, dengan keadaan tersebut membuat Tujuan dari penulisan ini adalah membangun
petugas pengelola data penduduk terhambat aplikasi desktop kependudukan yang diharpkan
dalam bekerja. Beradasarkan keadaan tersebut mampu untuk:
peneliti berinisiatif untuk membuat Aplikasi 1. Dengan adanya aplikasi pengelolaan data
Dekstop Untuk Optimasi Pengelolaan Data penduduk ini yang terkomputerisasi ini
Kependudukan Dan Persuratan Di Desa Kaliasin dapat membantu kinerja petugas menjadi
Kecamatan Sukamulya Kabupaten Tangerang. lebih mudah dan efesien.
Dengan adanya sisitem ini diharapkan akan 2. System yang dibuat dapat melakukan
memudahkan petugas dalam pendokumentasian pembuatan Formulir Pembuatan KK,
data penduduk Desa Kaliasin. Formulir Pembuatan KTP, Formulir
Rumusan Masalah Surat Pindah, Formulir Surat Pindah,
Bedasarkan uraian diatas, maka Formulir Permohonan Akta Kelahiran,
permasalahan yang timbul adalah: Surat Pernyataan Tanggung Jawab
1. Bagaimana membuat aplikasi Mutlak, Surat Keterangan Kelahiran,
pengelolaan data penduduk hanya Komsen Tumpang Nikah, KK
terinstal di satu laptop saja? Sementara, KTP Sementara, SKTM
untuk Instansi, SK Domisili Lembaga,
ISSN 2088-2637 Jurnal Pengabdian Dinamika, Edisi 8 Volume 1 November 2021

SK Domisili Pribadi, Pengantar SKCK, Tumpang Nikah, KK Sementara, KTP

Surat Keterangan Usaha (SKU), Surat Sementara, SKTM untuk Instansi, SK
Pernyataan Hibah, Surat Keterangan Domisili Lembaga, SK Domisili Pribadi,
Perjalanan, Surat Keterangan Nikah, Pengantar SKCK, Surat Keterangan
Surat Izin Keramaian, Surat Keterangan Usaha (SKU), Surat Pernyataan Hibah,
Izin Orang Tua, Surat Keterangan Surat Keterangan Perjalanan, Surat
Hewan, Surat Keterangan Jual Beli, Surat Keterangan Nikah, Surat Izin Keramaian,
Keterangan Tanah dan Bangunan, Surat Surat Keterangan Izin Orang Tua, Surat
Keterangan Kematian, Surat Keterangan Keterangan Hewan, Surat Keterangan
Tidak Mampu (SKTM), Surat Jual Beli, Surat Keterangan Tanah dan
Keterangan Duda Janda, Surat Bangunan, Surat Keterangan Kematian,
Keterangan Suami Istri, Surat Kuasa, Surat Keterangan Tidak Mampu
Surat Perintah Tugas, Surat Undangan (SKTM), Surat Keterangan Duda Janda,
Musyawarah Paripurna, Surat Undangan Surat Keterangan Suami Istri, Surat
Musyawarah, Surat Keterangan Kuasa, Surat Perintah Tugas, Surat
Kepemilikan Kendaraan, Surat Undangan Musyawarah Paripurna, Surat
Keterangan Wali Hakim, Surat Pengantar Undangan Musyawarah, Surat
Laporan Kehilangan, Surat Permohonan Keterangan Kepemilikan Kendaraan,
Duplikat Surat Nikah. Surat Keterangan Wali Hakim, Surat
Manfaat Pengantar Laporan Kehilangan, Surat
Adapun manfaat dari pembuatan aplikasi ini Permohonan Duplikat Surat Nikah.
adalah sebagai berikut: 3. Mempercepat dan mempermudah dalam
1. Memberikan kemudahan bagi petugas proses pencarian
dalam melakukan pengelolaan data Landasan Teori
penduduk dan pelayanan kepada Aplikasi
masyarakat di Desa Kaliasin Kecamatan Aplikasi adalah suatu perangkat lunak
Sukamulya Kabupaten Tangerang. yang sudah dilengkepi sebuah perintah untuk
2. Mempercepat dalam proses pembuatan melakukan pemrosesan. Menurut Supriyanto
Formulir Pembuatan KK, Formulir (2005:2) Aplikasi adalah program yang memiliki
Pembuatan KTP, Formulir Surat Pindah, aktifitas pemrosesan yang diperlukan untuk
Formulir Surat Pindah, Formulir melaksanakan permintaan pengguna dengan
Permohonan Akta Kelahiran, Surat tujuan tertentu. Menurut kamus besar Bahasa
Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak, Indonesia adalah penerapan dari rancang system
Surat Keterangan Kelahiran, Komsen untuk mengolah data yang menggunakan aturan
ISSN 2088-2637 Jurnal Pengabdian Dinamika, Edisi 8 Volume 1 November 2021

atau ketentuan bahasa pemograman tertentu. mengarahkan usaha manusia untuk mencapai
Menurut jurnal (Juzinar Suhimarita:2019) tujuan.
Aplikasi adalah software atau alat terapan yang Pengelolaan menurut kamus besar
dibuat untuk mengerjakan tugas – tugas khusus. Bahasa Indonesia, Edisi Ketiga (2007:534)
Dari pengertian diatas penulis menyimpulkan: adalah proses melakukan kegiatan tertentu
Aplikasi adalah perangkat lunak yang sudah siap dengan menggerakan tenaga orang lain.
pakai untuk mengerjakan pemrosesan- Didalam buku yang berjudul “Dasar-
pemrosesan yang sesuai dengan rancang system. dasar Manajemen” oleh George R. Terry
Pengelolaan Data (2013:168) pengelolaan sebagai usaha untuk
Data berasal dari kata “Datum” yang mencapai tujuan yang telah ditentukan
berarti fakta yang mengandung arti yang sebelumnya melalui usaha orang lain.
dihubungkan dengan kenyataan yang dapat Dari pengertian diatas penulis
digambarkan dengan symbol, angka huruf dan menyimpulkan pengelolaan adalah suatu
sebagainya. kegiatan sebuah organisasi untuk mencapai
Pengertian data menurut Drs.Jhon tujuan yang sudah ditentukan.
J.Longkutoy (1996:69) mengatakan bahwa data Kependudukan
adalah suatu istilah majemuk dari fakta yang Dalam keputusan Mentri Dalam Negri
mengandung arti yang dihubungkan dengan No 54 tentang kependudukan pedoman
kenyataan, symbol, gambar, angka, huruf yang penyelenggaraan pendaftaran penduduk yang
menunjukan suatu ide, objek, kondisi atau situasi dijelaskan diantaranya:
dan lainya. 1. Penduduk
Didalam buku yang berjudul “Basis Penduduk adaldah warga Negara Indonesia
Data” Oleh Edhy Sutanto (2011:13) Data (WNI) dan Warga Negara Asing (WNA)
didefinisikan sebagai bahan keterangan tentang pemegang ijin tinggal tetap di wilayah Negara
kejadian-kejadian nyata atau fakta yang Kesatuan Republik Indonesia atau semua orang
dirumuskan dalam sekelompok lambang tertentu berdomisili kurang dari enam bulan tetapi
yang tidak acak, yang menunjukan jumlah, bertujuan menetap.
tindakan atau hal. 2. Keluarga
Dari pengertian diatas penulis Keluarga merupakan unit terkecil dalam
menyimpulkan data adalah suatu fakta kejadian masyarakat yang mempunyai hubungan darah
yang dapat disambungkan objek, angka, huruf, dan orang lain yang tinggal dalam satu rumah
atau kondisi lainya. atau bangunan yang terdaftar dalam satu
Pengelolaan adalah suatu proses untuk keluarga.
menggerakan, mengorganisasikan dan 3. Kepala Keluarga
ISSN 2088-2637 Jurnal Pengabdian Dinamika, Edisi 8 Volume 1 November 2021

Laki-laki atau perempuan yang berstatus kawin, model pengembangan system informasi yang
janda, atau duda yang mengepalai satu keluarga sistemik dan sekuensial (Pressman, R.S: 2002)
yang anggotanya terdiri dari istri atau suami dan Metode Warterfall memiliki tahapan-tahapan
anak-anak. sebagai berikut (Sommerville ,I: 2011):
4. Anggota Keluarga 1. Requirement analysis and definition
Mereka yang tercantum dalam satu kartu Layanan system, kendala, dan tujuan ditetapkan
keluarga dua orang atau lebih dan salah satu ada oleh hasil kosnsultasi dengan pengguna yang
yang menajadi kepala keluarga. kemudian didefinisikan secara rinci dan berfungsi
5. Dinamika Kependudukan sebagai spesifikasi system.
a) Kelahiran, merupakan proses 2. System and software design
penambahan jumlah penduduk yang Tahapan perancangan system mengalokasikan
diakibatkan oleh hal dari suatu kebutuhan-kebutuhan system baik perangkat
perkawinan. lunak dengan membentuk arsitektur system
b) Kematian, merupakan proses secara keseluruhan. Perancangan perangkat lunak
pengeurangan penduduk yang melibatkan identifikasi dan penggambaran
diakibatkan oleh meninggalnya abstraksi system dasar perangkat lunak dan
penduduk. hubunganya.
6. Migrasi (Pindah) 3. Implementation and unit testing
Terbagi menjadi dua pengertian. Pada tahap ini, perancangan perangkat lunak
a) Warga masuk, merupakan proses direalisasikan sebagai serangkaian program atau
penambahan penduduk yang unit program. Pengujian melibatkan verifikasi
berasal dari satu tempat ke tempat bahwa setiap unit memenuhi spsifikasinya.
lain. 4. Integration and system testing
b) Warga keluar, merupakan proses Unit-unit individu program atau program
pengurangan penduduk yang keluar digabung dan diuji sebagai sebuah sistem untuk
atau pindah dari suatu tempat ke memastikan apakah sesuai dengan kebutuhan
tempat lain. perangkat lunak dikirimkan ke customer.
Metode Penelitian 5. Operation and Maintenance
Perancangan system adalah merupakan proses- Tahapan ini merupakan tahapan yang paling
proses pengambaran pembuatan aplikasi yang panjang. System dipasang dan digunakan secara
diinginkan. nyata. Maintenance melibatkan pembetulan
Metode penelitian yang diterapkan pada kesalahan yang tidak ditemukan pada tahapan-
penelitian ini adalah dengan pengembangan tahapan sebelumnya, meningkatkan
motede waterfall. Metode waterfall merupakan implementasi dari suatu unit system, dan
ISSN 2088-2637 Jurnal Pengabdian Dinamika, Edisi 8 Volume 1 November 2021

meningkatkan layanan system sebagai kebutuhan

baru.

Gambar 3. Input Profile Desa

Input profile desa merupakan sebuah proses
penyimpanan keadaan desa, proses ini juga
Gambar 1. Metode Waterfall
sebagai acuan KOP dan tanda tangan pengesah
Gambar 1 adalah bagan metode waterfall
surat yang sudah ada di menu pelayanan surat.
yang merupakan metode pengembangan system
yang digunakan pada penelitian.
Implementasi
Pada tampilan program dijelaskan hasil yang
diperoleh dari perancangan Aplikasi Pengelolaan
Data Penduduk dan Persuratan Desa Kaliasin Gambar 4. Input Data Indeks
Kecamatan Sukamulya Kabupaten Tangerang, Input data indeks merupakan sebuah proses
berikut adalah tampilan interface Aplikasinya penyimpanan identifikasi perihal surat yang akan
yang dapat dilihat dibawah ini: dibuat, yang bertujuan untuk penomeran surat.

Gambar 5. Input Perangkat Desa

Input data perangkat desa meruakan proses
penyimpanan pengeurus Desa. Tujuan
Gambar 2. Tampilan Login
dibuatkannya proses ini untuk pengidentifikasian
Tampilan login merupakan identifikasi
tanda-tangan jika kepala desa sedang tidak ada di
pengaksesan admin, atau staff pengelola data
tempat.
penduduk yang mempunyai akses username dan
password.
ISSN 2088-2637 Jurnal Pengabdian Dinamika, Edisi 8 Volume 1 November 2021

Gambar 7. Menu Jenis Laporan Berdasakan

Tanggal
Gambar 6 dan Gambar 7 merupakan bagian
satuan menu dari laporan berdasarkan menu dan
tanggal perioder berdasarkan aktivitas yang
sudah dilakukan layanan masyarakat selam bulan
pelaporan tersebut.

Gambar 6. Menu Pelayan Surat

Menu pelayanan surat adalah list menu
jenis-jenis pelayanan yang bisa dilakukan
perangkat desa kepada masyarakatnya, semua
proses menu tersebut sudat dibuat template surat
atau formulir, petugas pelayanan hanya
menginputkan identitas penduduk melalui No
KTP.

Gambar 8. Menu Data Penduduk

Menu data penduduk merupakan menu proses
input atau update profile penduduk yang tinggal
di desa tersebut, serta menu laporan untuk proses
pembuatan laporan berdasarkan print out
Gambar 7. Menu Jenis Laporan keseluruhan data penduduk, statistic untuk
ISSN 2088-2637 Jurnal Pengabdian Dinamika, Edisi 8 Volume 1 November 2021

mengetahui data jumlah penduduk yang

mengajukan surat pindah, jumlah warga yang
melahirkan, jumlah kematian warga, dan jumlah
keseluruhan penduduk. Selain itu juga terdapat
pilihan laporan yaitu laporan DPT, yaitu proses
pembuatan laporan profile penduduk yang berhak
mengikuti pemilihan umum.

Gambar 11. Dokumentasi dengan Aparat Desa

Gambar 9. Menu Import data Gambar 10 dan Gambar 11 merupakan
Menu Import data bertujuan untuk proses dokumentasi dari kunjungan penulis ke Kantor
memasukan data excel yang selama ini digunakan Desa Kaliasin dan Dokumentasi instalasi aplikasi
oleh perangkat desa, sehingga pada proses import di laptop milik petugas pelayanan pengelolaan
ini data-data yang sudah masuk ke desa tidak data penduduk.
perlu mengetik ulang. Penutup
Pembuatan Aplikasi Pengelolaan Data Penduduk
dan Persuratan Desa Kaliasin Kecamatan
Sukamulya Kabupaten Tangerang bertujuan
untuk mempermudah proses pelayanan perangkat
desa kepada masyarakanya, guna kepentingan
masing-masing masyarakat.
Dengan adanya Aplikasi ini, perangkat desa dapat
dengan mudah membuat laporan berdasarkan
keseluruhan data penduduk, Jumlah penduduk,
dan jumlah masyarakat yang sudah mempunyai
hak pilih.
Daftar Pustaka
Gambar 10. Instalasi Aplikasi Pengelolaan Data Supriyanto (2005). Perancangan Aplikasi.
Penduduk dan Persuratan di Laptop Staff Desa Surabaya : Widyastana.
Suhimarita, J. Susianto, D. Aplikasi Akuntansi
ISSN 2088-2637 Jurnal Pengabdian Dinamika, Edisi 8 Volume 1 November 2021

Persedian Obat Pada Klinik Kantor

Badan Pemeriksa Keuangan Perwakilan
Lampung. Jurnal ISSN 2655-4992
Lampung: Amik Dian Cipta Cendikia.
Sutanto, Andi, 2011. Pengenalan Komputer.
Andi. Yogyakarta.
George. R. Terry 2013, Dasar-Dasar
Pemograman. Jakarta. PT Bumi Aksara
Roger, S. Pressman, Ph.D. , 2012, Rekayasa
Perangkat Lunak (Pendekatan Praktisi)
Edisi 7: Buku 1, Yogyakarta: Andi
Sommerville, I. (2011). Software Engineering 9th
Edition. Addison-Wesley.