Setiap kegiatan laboratorium diperlukan adanya dokumentasi.

Hal ini dilakukan

untuk mencatat setiap kejadian dan penemuan yang dilakukan. Dari situlah
diharapkan adanya solusi terhadap permasalahan yang ada. Dengan kata lain kita
harus belajar dari pengalaman yang dalam hal ini kegiatan yang menyangkut
tridharma perguruan tinggi.
Setiap laboratorium apapun itu namanya haruslah memiliki sistem
pendokumentasian kegiatan, baik itu yang menyangkut administrasi, unjuk kerja,
apa lagi penelitian. Dari sinilah kita memulai kerja dengan menerapkan tata kelola
kerja di laboratorium. Alhamdulillah, Fakultas Peternakan Universitas Padjadjaran
telah berusaha untuk menerapkan metode ini pada setiap laboratorium yang ada di
lingkungannya. Setiap pihak yang mengelola laboratorium bekerja keras membuat
pengadministrasian dan pendokumentasian setiap kegiatan laboratorium secara
terarah.
Dokumentasi Kegiatan Laboratorium
Metode ini diterapkan dalam rangka mem-promosikan dan mengembangkan uji
kualitas data, serta memberikan perangkat manajerial jaminan pendekatan
manajemen yang meliputi keberlangsungan, pelaporan dan pengarsipan
penyelidikan laboraturium.
Secara administrasi, peraturan berfungsi untuk mengatur jalannya laboratorium
dengan baik. Dengan demikian pengelola dapat menyempurnakan kerjanya dengan
mengatur prosedur perencanaan, pencatatan, pelaporan, dan pengarsipan. Hal itu
dilakukan untuk meminimalisir sumber kesalahan/error dalam melaksanakan
pengujian.
Metode ini menekankan pada pentingmya factor-faktor sebagai berikut:
1. Sumber daya: Organisasi, personal, fasilitas, peralatan.
2. Aturan: Usulan penelitian, Standard Operating Procedures, Konsep arahan
penelitian sebagai poin yang sangat penting untuk mengontrol penelitian.
3. Documentasi: Data mentah, Laporan Akhir, Arsip.
4. Jaminan Kualitas: Independen terhadap berlangsungnya pengujian
1
1. Sumber Daya
1.1. Organisasi dan Personal
Tata kelola kerja di laboratorium memerlukan struktur organisasi dan
pertanggungjawaban yang jelas dari setiap personal peneliti. Hal ini berarti bahwa
diagram organisasi dan job deskripsi harus up-to-date dan mencerminkan
kenyataan. Diagram organisasi dan job deskripsi memberikan suatu pemikiran
yang cepat dalam hal menjalankan fungsi laboratorium yang memiliki keterkaitan
antartempat dan tugas yang berbeda.
1.2. FASILITAS DAN PERALATAN
Fasilitas harus cukup luas untuk menghindari permasalahan seperti proyek yang
terlalu penuh, kontaminasi silang, kebingungan antara proyek dan kondisi kerja
yang kaku. Penggunaan (air, listrik, dsb.) harus stabil dan cukup. Seluruh peralatan
harus dikerjakan sesuai petunjuk. Suatu program validasi, kalibrasi, dan perawatan
harus dikerjakan dengan teliti. Pencatatan penggunaan dan perawatan sangat
penting dalam mengetahui, setiap poin waktu, keadaan peralatan.
2. Aturan
2.1. Pendahuluan
Tahap-tahap prinsip suatu pengujian harus dijelaskan dalam usulan penelitian.
Kemudian disajikan dalam rencana penelitian untuk mendemonstrasikan
penyelengaraan penelitian yang terrencana secara memadai. Untuk itu usulan harus
disetujui oleh koordinator penelitian pada saat penandatanganan proposal sebelum
pengujian dimulai, dan pilihan rancangan penelitian tidak dapat dibuat kecuali
dengan prosedur amandemen yang formal. Semua ini akan menjamin
rekonstruktabilitas penelitian berikutnya.
2.2. Prosedur Tertulis
Prosedur tidak akan mungkin dijelaskan, seluruh rincian teknis penelitiannya, pada
pendahuluan. Laboratorium perlu menyetandarkan secara teknis dalam mem-
fasilitasikan perbandingan hasil pengujian. Untuk itu lah kita memerlukan SOP.
Namun prosedur tidak dapat dipergunakan sepanjang waktu; hal ini berakibat pada
penggunaan prosedur dengan metode yang kadaluarsa; Maka kita harus selalu
beradaptasi dengan perkembangan ilmu dan kemajuan teknik pengetahuan. Untuk
itu kita harus meninjaunya secara teratur, kemudian memodifikasinya bila
diperlukan, sehingga dapat mencerminkan bangunan pengetahuan yang
sebenarnya.
2.3. Pengarah Penelitian
Pengarah penelitian adalah seseorang yang paling bertanggung jawab terhadap
terlaksananya tata kelola kerja laboratorium dalam suatu pengujian; bertanggung
jawab terhadap kelengkapan penelitian pendahuluan, dan keberlangsungan suatu
pengujian. Hal itu dilakukan dalam penandatanganan pernyataan keterlaksanaan.
18
3. Dokumentasi
3.1. Data Mentah
Setiap pengujian menghasilkan data mentah yang merupakan hasil dari investigasi.
Penelitian harus mewakili kesimpulan dasar, namun pada sisi lain juga merupakan
pembuktian prosedur dan keadaan pada saat dilangsungkannya pengujian.
Beberapa hasil pengujian akan diolah secara statistik, sementara yang lainnya
dapat digunakan secara langsung. Hasil pengujian dan interpretasi, yang diberikan
ilmuwan dalam jurnal penelitian, harus merefleksikan kebenaran dan keakuratan
data mentah.
3.2. Pengarsipan
Karena suatu pengujian harus direkonstruksikan setelah beberapa tahun, catatan
harus disimpan untuk periode waktu yang lama namun dapat digunakan untuk
mencari keterangan yang tepat, harus ada jaminan keamanan penyimpanan seluruh
catatan. Pengarsipan data mentah dan dokumen penting lainnya harus utuh dan
jangan sampai hilang atau juga digantikan; untuk itu batasi akses orang-orang
menuju arsip untuk menjaga catatan masuk dan keluar.
4. Jaminan Kualitas
Jaminan kualitas merupakan jaminan keterlaksanaan aturan dalam suatu fasilitas
pengujian.
Faktor-Faktor Pendukung
1. Peralatan
Adanya peralatan yang tepat dengan kapasitas yang cukup merupakan prasyarat
dalam menjamin keberlangsungan penelitian dengan tepat. Semua peralatan harus
sesuai dengan kegunaannya, dan harus dikalibrasikan agar pendayagunaannya
akurat. Pencatatan, perbaikan dan perawatan rutin, dan kerja non rutin lainnya,
harus diatur dengan baik. Salah satu tujuan tata kelola kerja laboratorium adalah
untuk memastikan dan menjamin bahwa data yang dihasilkan dapat dipercaya dan
tidak kehilangan data akibat ketidakakuratan, ketidakcukupan atau kesalahan dari
peralatan. Peralatan yang tepat herus memenuhi kriteria sebagai berikut:
– Kesesuaian
Hal ini dapat dinilai dan dipertimbangkan sesuai dengan kegunaan dari peralatan
yang digunakan. Kapasitas harus pula memenuhi kebutuhan pelaksanaan tugas.
– Terkalibrasi secara berkala
Peralatan harus digunakan sesuai dengan secifikasinya apakah untuk menghasilkan
data ( misal peralatan analitik atau timbangan ) atau untuk mempertahankan
kondisi standar ( missal pendingin atau AC). Setiap peralatan harus memiliki
semacam bukti ketercapaian spesifikasi. Hal ini umumnya dapat dilengkapi dengan
pengecekan secara periodic. Pada kasus peralatan ukur, hal ini akan melibatkan
penggunaan peralatan baku dalam melakukan penyetandaran. Misalnya, timbangan
harus dikalibrasi dengan alat yang diketahui standar beratnya. Pada kasus peralatan
analitik, sampel yang diketahui konsentrasinya akan digunakan untuk menjamin
bahwa peralatan berfungsi sebagaimana yang diharapkan, memberikan dasar dari
mana mengkalkulasikan hasil akhir. Peralatan lain, seperti AC untuk kandang
ternak atau ruangan penyimpanan dengan temperature konstan, harus di-cek secara
teratur.
– Keterawatan
Peralatan harus dirawat agar dapat bekerja secara konstan dan untuk mengurangi
kerusakan yag dapat mengakibatkan kehilangan data. Perawatan dilakukan dengan
cara:
☺ Terencana. Hal ini dilakukan dengan pengecekan secara berkala dalam hal
penggunaan yang berturut-turut dan kalibrasi kinerja alat. Misalnya pengecekan
berkala menganjurkan bahwa mesin tidak berfungsi sesuai dengan spesifikasi.
Perawatan yang terencana merupakan tindakan yang bermanfaat bagi sejumlah
besar peralatan atau barang yang tidak memiliki alternative pilihan yang sesuai.
Hal ini dapat mengurangi resiko kerusakan.
☺ Back up Data. Untuk peralatan modern yang perawatannya tidak mudah, seperti
computer atau timbangan elektronik yang dioperasikan untuk menganalisa. Dalam
hal ini laboraturium harus memiliki back-up dan akses pada engeneer-nya.
Laboraturium harus memiliki kemampuan untuk melanjutkan perbaikan yang
esensial dalam mencegah kehilangan data pengujian yang tidak dapat diperoleh
kembali (irretrievably). Untuk itu berikan peringatan awal dalam mengoperasikan
suatu peralatan. Rencanakan interval pengecekan untuk, misalnya dengan
penggunaan alarm saat terjadi gangguan fungsi peralatan.
2. Pendokumentasian Kegiatan
Perencanaan perawatan rutin, sebagaimana disebutkan di atas, harus
didokumnetasikan dalam rangka menjamin bahwa barang tersebut cukup terawat
dan tidak berada di luar interval perbaikan. Stiker yang ditempelkan ke peralatan,
akan sangat membantu perawatan yang baik
3. Personal
Setiap personal yang terlibat harus memiliki komitmen dalam menjalankan aturan.
Tanpa komitmen manajemen dan keterlibatan formal seluruh personal, kredibilitas
sistem menjadi berkurang dan tidak akan berfungsi sebagaimana mestinya. Sistem
dan manajemen organisasi merupakan elemen yang sangat penting.
25
4. Prosedur Operasi Standar ( S O P )
Tatacara suatu sistem SOP sangat penting dalam mengatur alokasi waktu dan
pelaksanaan tugas kerja.
Deming menyatakan: ‘‘Gunakan standar [misal SOP] sebagai pembebas yang
mengatasi permasalahan rutin, dan biarkan kreatifitas itu bebas dalam mencari
jawaban yang belum terselesaikan’’ (W. Edwards Deming).
Keberhasilan penerapan SOP memerlukan:
• Keberlanjutan dan antusias dukungan dari setiap tingkat manajemen dengan
komitmen untuk membangun SOP sebagai elemen yang esensial dalam organisasi
dan budaya laboratorium.
• Pendidikan dan pelatihan personal harus berdasarkan SOP sehingga prosedur
dilakukan dengan cara yang sama bagi seluruh personal.
• SOP suatu sistem manajemen befungsi untuk menjamin bahwa SOP yang sedang
berlangsung bermanfaat pada tempat yang tepat.
Gambaran Umum Sistem yang Berdasarkan SOP
Sistem harus memiliki karakteristik sebagai berikut:
 Penggabungan seluruh sistem laboraturium dari dokumentasi induk.
 Memiliki ulasan yang luas terhadap:
• Seluruh tahap rancangan penelitian pokok, manajemen, keberlangsungan dan
pelaporan.
• Memiliki kebijakan dan prosedur administrative yang ‘Ilmiah’ (missal: format,
sistem pengamanan dan kesehatan, keamanan, personal, dsb).
• Teknik keilmuan yang baku, peralatan, dsb.
 Mudah dipahami. SOP harus lah mengikuti susunan baku (standard dan petunjuk
yang ada dalam ha ini). Prosedur harus tertulis dan memperlihatkan suatu
perbendaharaan kata yang tepat. Setiap personal harus mendukung terlaksananya
SOP. Ideal nya, setiap orang yang bekerja harus pula menulis SOP-nya, kemudian
mempromosikan rasa pertanggungjawabannya terhadap pekerjaan yang mereka
lakukan.
 Dapat digunakan dan dapat dipercaya. Untuk alasan kepercayaan dan kemudahan
penggunaan, sistem berderet dari SOP seringkali dipilih sebagai suatu pendekatan.
Misalnya tingkat yang satu menggambarkan kebijakan umum dan prosedur
( penulisan usulan studi, peninjauan, persetujuan, distribusi dan modifikasi, SOP,
peraturan umum bagi penggunaan dan perawatan peralatan, pengarsipan, dsb.),
mewakili metode teknis (misalnya metode pewarnaan jaringan, metode analisis,
prosedur khusus untuk menggunakan dan merawat peralatan). Sebaiknya SOP
dibuat sebagai pengikat, dengan suatu tabel yang up-to-date, pembagian bab yang
logis, dan pendistribusian yang selektif, untuk menghindari kesalahan dalam
penempatan. Pada beberapa laboraturium, SOP dapat digunakan secara langsung
dalam suatu layar, namun pada kasus ini kita perlu untuk menerapkan aturan
khusus mengenai pencetakan SOP (yang sudah tidak berlaku). Setiap perubahan
SOP harus dibuat melalui revisi secara formal; penulisan dan perubahan dengan
tulisan tangan tidak dapat diterima.
 Kepahaman. Staf harus paham mengenai SOP dan mengikutinya dengan teliti.
Apabila terjadi penyimpangan, komunikasikan dengan direktur penelitian,
kemudian pihak manajemen harus menjamin terlaksananya aturan dalam rangka
mempertahankan kredibilitas suatu sistem.
 Tanggung Jawab. Setiap orang harus bertanggung jawab terhadap setiap SOP
yang dikerjakannya. Oleh karena itu maka buatlah prosedur yang selalu mengikuti
perkembangan jaman. Untuk itu, buat masing-masing prosedur untuk selalu dapat
diperbaharui. Suatu ide yang bagus yaitu untuk menentukan perlunya peninjauan
secara berkala.
 Kontrol Perubahan. Suatu sistem formal harus berada pada tempat yang
menjamin rekonstruksi sejarah. Suatu sistem SOP, apabila bekerja dengan tepat,
cenderung untuk selalu berubah karena penambahan, pengurangan, dan modifikasi
yang menggambarkan tingkat normal kemajuan atau perubahan. Perubahan dan
amandemen merupakan bukti yang baik bahwa laboraturium menggunakan SOP.
Oleh karena itu pembaharuan harus mudah dan cepat, dan kekuasaan sebaiknya
tidak banyak terlibat.
 Pemusatan Organisasi. Hal ini memperhatikan permasalahan mengenai pelaporan
seperti pembuatan format, penomoran, pengeluaran, modifikasi, dan penarikan
ketidaklogisan, penundaan, kurangnya kepercayaan, dan ketidaklengkapan
distribusi. Pemusatan organisasi menghindari terjadinya duplikasi upaya.
 Ketersediaan. SOP harus dibuat dan dapat digunakan dengan segera oleh
seseorang yang melakukan pekerjaan.
 Pengarsipan. Semua SOP yang ditarik, apakah tidak lagi digunakan atau
digantikan dengan versi revisi, harus diarsipkan dengan hati-hati, dalam rangka
untuk membuat catatan sejarah yang lengkap mengenai prosedur fasilitas
pengujian.
Dari seabrek paparan di atas jelaslah bahwa tata kelola kerja laboratorium
membutuhkan kerja sama tim di bawah pimpinan orang yang betul-betul
memahami bagaimana penerapannya. Pelaksanaannya tanggung jawab setiap staf
yang berkecimpung dalam suatu laboratorium, mulai dari kepala laboratorium
hingga ke teknisi laboratorium.