Transaksi keuangan dalam perusahaan terjadi karena aktivitas yang berhubungan dengan
pihak luar perusahaan dalam pertukaran ekonomi dengan pihak-pihak eksternal tersebut saat
penjualan barang dan jasa, pembelian persediaan, pembebanan kewajiban keuangan dan penerimaan
kas dari pelanggan. Transaksi keuangan tersebut harus dikontrol untuk mengendalikan terjadinya
perlakuan yang tidak bertanggung jawab dari divisi masing-masing.
Sebelum transaksi diproses, kita terlebih dahulu harus mengidentifikasikan data-data transaksi
yang dibutuhkan dalam suatu laporan keuangan. Kita tidak perlu mengumpulkan transaksi yang tidak
dibutuhkan oleh suatu laporan keuangan. Jadi kesimpulannya kita memulai pemrosesan suatu
transaksi akuntansi harus diawali mulai dari atas bukan dari bawah (laporan keuangan). Dimulai dari
desain laporan keuangan, kemudian pembuatan bagan rekening, setelah itu diidentifikasikan
berdasarkan siklus transaksi, dan yang terakhir baru dibuat ayat jurnalnya.
Artikel ini disusun untuk mengetahui dan menyediakan informasi bagi masyarakat luas
mengenai konsep sistem pengolah transaksi keuangan suatu perusahaan yang berupa pentingnya bagi
perusahaan untuk mengimplementasikan sistem pengolah transaksi keuangan, peran sistem pengolah
transaksi keuangan tersebut dalam aktivitas operasional perusahaan, proses dan mekanisme
implementasi sistem pengolah transaksi keuangan pada perusahaan serta kendala/hambatan dan
tantangan yang terjadi pada perusahaan.
ABSTRACT
Transaction systems are almost always owned by companies, organizations, and government
agencies, because in companies or organizations there are always transactions and every transaction
that occurs must be recorded. If the organization already has a good transaction system (TPS), then
the organization also has a business transaction database that is automatically recorded by the TPS.
The transaction system will process data that describes the day-to-day operations of the company.
This process will generate a database for use by other systems in the company. The transaction system
of a distribution company processes customer orders, orders inventory orders, and maintains the
general ledger.
Financial transactions within the company occur due to activities related to parties outside the
company in economic exchange with these parties during the sale of goods and services, purchases of
inventories, charging of financial obligations and receipt of cash from external customers. These
financial transactions must be controlled to control the occurrence of irresponsible treatment from
each division.
Before the transaction, we must first identify the transaction data needed in a financial report.
We do not need to collect transactions that are not required by a financial statement. So in conclusion
we start an accounting transaction must start from the top not from the bottom (financial statements).
Starting from the design of financial statements, then making a chart of accounts, after that it is
identified based on the transaction cycle, and finally the journal entries are made.
This article was compiled to find out and provide information for the wider community
regarding the concept of a company's financial transaction processing system which is the importance
for companies to implement a financial transaction processing system, the role of the financial
transaction processing system in the company's operational activities, the process of implementing a
financial transaction processing system in companies. as well as obstacles/barriers and challenges that
occur in the company.
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Setiap perusahaan baik yang bergerak dalam bidang usaha maupun di bidang manufaktur
bertujuan untuk mendapatkan laba yang optimal dan tercapainya kontinuitas usaha. Bagi setiap
perusahaan informasi itu sangatlah penting, karena setiap perusahaan membutuhkan informasi sebagai
sumber daya bisnis yang vital bagi kelangsungan hidup perusahaan. Informasi juga berguna untuk
mengerahkan dan memperlancar kegiatan perusahaan dan membentuk pihak manajemen untuk
mengambil keputusan dalam mendapatkan informasi yang akurat, maka diperlukan kerja sama yang
baik antara pihak yang berkepentingan untuk mengetahui sejauh mana target yang telah dicapai oleh
perusahaan tersebut.
Dengan sistem pencatatan yang benar, hal tersebut merupakan salah satu cara yang dimiliki
perusahaan dengan tujuan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan kedepannya. Sistem
akuntansi sangat berperan dalam suatu perusahaan karena akuntansi dapat memberikan informasi
yang diperlukan manajemen. Disamping itu dapat memberikan bantuan dalam menyajikan suatu
pertanggung jawaban keuangan bagi pihak – pihak yang berkepentingan dalam perusahaan, melalui
laporan keuangan antara lainnya neraca dan perhitungan laba rugi. Berdasarkan informasi yang
diberikan akuntansi, manajemen dapat mengambil keputusan dan kebijakan serta pengawasan
perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2. Rumusan Masalah
3. Tujuan Penulisan
Menurut (Krismiaji, 2015) “Sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang
memproses data dan berguna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan,
mengendalikan dan mengoperasikan bisnis.”
Jogiyanto (2005: 221-222) menyatakan “sistem informasi yang digunakan untuk level
operasional disebut juga dengan nama SPT (Sistem Pengolahan Transaksi) atau TPS (Transaction
Processing System). Disebut dengan sistem pengolahan transaksi (Transaction Processing System)
karena sistem ini menangkap transaksi- transaksi bisnis yang terjadi, .mencatatnya di dokumen-
dokumen dasar, memasukkannya ke dalam sistem informasi dan merekamnya ke basis data dan
mengolahnya menjadi informasi-informasi pencatatan nilai (score-keeping information).
Istilah sistem pemrosesan transaksi digunakan untuk menjelaskan sistem informasi yang
mengumpulkan data yang menguraikan aktivitas perusahaan, mengubah data menjadi informasi, dan
menyediakan informasi tersebut bagi para pengguna yang terdapat di dalam maupun diluar
perusahaan. Ini merupakan aplikasi bisnis pertama yang dipasang pada komputer ketika mereka
pertama kali diperkenalkan pada tahun 1950’an. Istilah sistem pemrosesan data elektronik (electronic
data processing- EDP) dan sistem informasi akuntansi juga telah dipergunakan ,namun saat ini kurang
populer (McLeod , 2007:236).
Sebuah Transaksi kadangkala juga disebut LUW (Logical Unit of Work), yang
merupakan sederetan operasi yang berkedudukan sebagai satu kesatuan proses. Seluruh transaksi
dianggap sukses, jika semua operasi berhasil dengan sukses dan perubahan disimpan ke dalam
database. Seluruh transaksi dianggap gagal, jika ada satu operasi yang gagal dan perubahan tidak akan
disimpan ke dalam database dan jika transaksi gagal, perubahan akan dihapus dari tabel dan diganti
dengan nilai-nilai aslinya.
Sistem pengolahan transaksi ( Transaction Processing System atau disingkat TPS ) adalah
sistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan pengolahan data pada suatu organisasi.
Tugas utama TPS adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi
yang lain dalam organisasi, misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen atau kebutuhan
sistem informasi eksekutif.
Sebuah transaksi kadangkala juga disebut LUW (Logical Unit of Work), yang merupakan
sederetan operasi yang berkedudukan sebagai satu kesatuan proses. Seluruh transaksi dianggap
sukses, jika semua operasi berhasil dengan sukses dan perubahannya disimpan kedalam database.
seluruh transaksi dianggap gagal, jika ada satu operasi yang gagal dan perubahan tidak akan disimpan
kedalam database dan jika transaksi gagal, perubahan akan dihapus dari tabel dan diganti dengan
nilai-nilai aslinya.
● Input (masukan)
Mencakup penggunaan jurnal dan register untuk menyajikan catatan input secara permanen
dan kronologis. Journals sendiri digunakan untuk mencatat transaksi akuntansi keuangan, sedangkan
Registers digunakan untuk mencatat tipe data lain yang tidak berhubungan langsung dengan
akuntansi.
● Storage (Penyimpanan)
Buku besar dan file menyediakan simpanan data baik dalam sistem manual maupun
terkomputerisasi. Buku besar menyediakan ringkasan suatu transaksi keuangan perusahaan. Adapun
file kumpulan data yang terorganisir seperti transaction file, master file dan reference or table file.
● Output (Keluaran)
Terdapat banyak beragam variasi keluaran dari sistem pemrosesan transaksi. Setiap dokumen
yang dihasilkan dari sistem adalah output. Dokumen keluaran dari departemen accounting adalah
laporan keuangan. Contoh Output antara lain : trial balance, financial report, operational reports dan
paychecks.
Pemutakhiran berkas
Ketika tumpukan data diproses Saat transaksi diproses
Waktu tanggapan Beberapa jam atau hari setelah Beberapa detik setelah
tumpukan data dikirim atau
diproses transaksi diproses
Kelompok
100 - 199 Aktiva
200 - 149 Utang
250 - 299 Modal
300 - 399 Pendapatan
400 - 899 Biaya Usaha
900 - 999 Penghasilan dan Rugi Diluar Usaha
D. Siklus Akuntansi
Siklus akuntansi adalah proses pencatatan akuntansi dari seluruh transaksi (aktivitas
perusahaan) mulai dari transaksi awal (penerimaan dan pengeluaran uang secara tunai atau kredit),
pencatatan buku besar ( posting ), menyusun neraca saldo, ayat jurnal penyesuaian sampai
penyusunan laporan keuangan.Siklus akuntansi terdiri dari dua bagian yang saling terkait antara
lain
Laporan Keuangan
Laporan Ekuitas
Peran Dari Sistem Pengolah Transaksi Keuangan, antara lain :
● Pengumpulan Data
Setiap organisasi yang berinteraksi langsung dengan lingkungannya dalam
penyediaan jasa dan produk, pasti memerlukan sistem yang mengumpulkan data transaksi
yang bersumber dari lingkungan
● Tahap Pencatatan
a. Melakukan transaksi (aktivitas). Analisis atau dokumen aktivitas bisnis menjadi dasar untuk
pencatatan awal setiap transaksi.
b. Mencatat transaksi dalam jurnal. Berdasarkan dokumen pendukung, transaksi dicatat
dengan menggunakan ayat atau entri jurnal secara kronologis pada awal setiap
transaksi.
c. Memindahbukukan (posting) transaksi kedalam buku besar (ledger). Transaksi yang
telah dikelompokkan dan dicatat pada jurnal diposting pada akun – akun yang sesuai dengan
buku besar (general ledger) dan apabila diperlukan pada buku tambahan atau buku
pembantu (subsidiary ledger).
● Manipulasi Data
Data transaksi yang dikumpulkan biasanya diolah lebih dahulu sebelum disajikan
sebagai informasi untuk keperluan bagian-bagian dalam organisasi atau menjadi bahan
masukan sistem informasi yang lebih tinggi. Beberapa tugas manipulasi data adalah sebagai
berikut :
1. Klasifikasi : data dikelompokan menurut kategori tertentu, misalnya menurut jenis
kelamin, menurut agama, menurut golongan, dsb.
2. Sortir : data diurutkan menurut urutan tertentu agar lebih mudah dalam pencarian
data, misalnya di sortir menurut abjad nama atau menurut nomor induk, dsb.
3. Perhitungan : melakukan operasi aritmatika terhadap elemen data tertentu, misalnya
menjumlahkan penerimaan dan pengeluaran setiap hari, atau menghitung jumlah
hutang pelanggan.
4. PengIkhtisaran : melakukan peringkasan data ( summary ) seperti sintesa data
menjadi total, sub-total, rata-rata.
5. Penyimpanan data : data transaksi harus disimpan dan dipelihara sehingga selalu siap
memenuhi kebutuhan para pengguna.
6. Penyiapan dokumen : beberapa dokumen laporan harus disiapkan untuk memenuhi
keperluan unit-unit kerja dalam organisasi.
● Tahap Pelaporan
a. Menyiapkan neraca saldo atau neraca percobaan (trial balance) atas akun–akun dibuku
besar. Neraca saldo berisi daftar setiap akun pada buku besar bersama saldo debit dan
kreditnya.
b. Mencatat jurnal penyesuaian. Sebelum laporan keuangan disiapkan, semua informasi
relevan yang belum tercatat harus diidentifikasi dan dibuatkan penyesuaian yang
tepat.
c. Menyiapkan laporan keuangan. Laporan ini merupakan ikhtisar hasil operasi dari
aktivitas perusahaan dan menunjukkan posisi keuangan serta arus kas yang disiapkan
berdasarkan informasi yang terdiri dari akun yang telah disajikan.
d. Menutup akun nominal. Saldo-saldo akun nominal (sementara) ditutup ke akun laba ditahan.
Proses penutupan ini mengakibatkan akun nominal bersaldo nol (0) pada awal periode
berikutnya.
e. Menyiapkan neraca saldo setelah penutupan atau neraca penutup (post closing trial balance)
untuk memastikan kesamaan atau keseimbangan debit dan kredit setelah jurnal penyesuaian
dan jurnal penutup diposting
Eksistensi dari sebuah perusahaan pada dasarnya mengarah pada sebuah tujuan yang ingin
dicapai. Untuk prosesnya itu sangat ditentukan oleh sistem yang handal dan kinerja yang
sinergis. Sistem yang handal untuk mendukung kinerja yang baik perlu ditunjang dengan
pemanfaatan teknologi dan sistem informasi yang tepat.
Penerapan sistem pengolahan transaksi keuangan dapat dikatakan baik jika proses bisnis
dan kegiatan operasionalnya berjalan dengan baik. Penerapan sistem pengolahan transaksi
keuangan pada sebuah perusahaan sangat mendukung jalannya proses bisnis dan kegiatan
operasionalnya. Penerapan sistem pengolahan transaksi keuangan yang baik akan mendukung
akuntabilitas dan transparansi perusahaan sendiri.
PT. Hamri Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak di bidang konveksi yang berlokasi
di Jl. Griya Loka Raya Blok H 2/No.19 BSD City. PT. Hamri Indonesia berfokus pada pembuatan
seragam kerja untuk wanita maupun pria.
Sistem pencatatan transaksi keuangan di PT Hamri Indonesia sudah cukup baik dengan
menerapkan komponen- komponen sistem pemrosesan transaksi
1. Input
Yang mana bukti bukti transaksi baik pembelian maupun penjualan sudah tersimpan dan
termanajemen dengan baik oleh sistem dan tetap ada backup hardcopynya.
2. Proses
PT Hamri Indonesia telah memproses kegiatan pemasukkan data transaksi ke dalam
jurnal. Dalam sistem komputer, proses ini dilakukan dengan memasukkan data ke
dalam file transaksi.
3. Penyimpanan
Media penyimpanan dari transaksi sudah tersimpan/ dibuat dalam excel namun masih di
salin secara manual dalam Buku Besar untuk menghindari data hilang.
4. Keluaran
Terdapat berbagai macam jenis keluaran yang dihasilkan dari proses transaksi, antara
lain: Laporan keuangan, Laporan Operasional, Dokumen Pengiriman, faktur, dsb dan
laporan-laporan dijadikan softcopy yang telah tersimpan di komputer dan drive, lalu di print
juga untuk menghindari hilang/error data dalam komputer.
Output
Sumber
Daya Fisik
Lingkungan
Manajemen
Lingkungan
Software
Mengubah
Pengolahan Database
Data
SIA
Input
Sumber
Daya Fisik
Skema diatas adalah sebuah model sistem pemrosesan transaksi PT. Hamri Indonesia. Unsur-
unsur input, transformasi dan output dari sistem fisik perubahan di bagian bawah. Data dikumpulkan
dari sistem fisik dan lingkungan, kemudian dimasukkan ke dalam basis data. piranti lunak pemrosesan
transaksi mengubah data menjadi informasi bagi manajemen perusahaan dan bagi individu-individu
serta organisasi-organisasi di dalam lingkungan perusahaan ( McLeod 2007:236).
Informasi yang mengalir kelingkungan juga memiliki arti penting. sistem pemrosesan
transaksi adalah salah satunya sistem informasi yang memiliki tanggung jawab untuk memenuhi
kebutuhan informasi di luar perusahaan. Sistem pemrosesan transaksi memiliki tanggung jawab untuk
memberikan informasi kepada setiap unsur lingkungan selain pesaing. Sebagai contoh, sistem
pemrosesan transaksi memberikan faktur dan laporan saldo kepada pelanggan, pesanan pembelian
kepada pemasok, dan data dalam laporan keuangan tahunan kepada para pemegang saham dan
pemilik ( McLeod 2007:236).
KESIMPULAN
Transaksi keuangan dalam perusahaan terjadi karena aktivitas yang berhubungan dengan
pihak luar perusahaan dalam pertukaran ekonomi dengan pihak-pihak eksternal tersebut saat
penjualan barang dan jasa, pembelian persediaan, pembebanan kewajiban keuangan dan penerimaan
kas dari pelanggan. Transaksi keuangan tersebut harus dikontrol untuk mengendalikan terjadinya
perlakuan yang tidak bertanggung jawab dari divisi masing-masing.
Sistem pengolahan transaksi ( Transaction Processing System atau disingkat TPS ) adalah
sistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan pengolahan data pada suatu organisasi.
Tugas utama TPS adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi
yang lain dalam organisasi, misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen atau kebutuhan
sistem informasi eksekutif.
Implementasi sistem pengolah transaksi keuangan yang diterapkan pada PT. Hamri Indonesia
sudah memadai dan efektif karena perusahaan telah menerapkan prosedur pengendalian intern yang
baik, sehingga membantu perusahaan dalam mengelola kas dan menghindari terjadinya kecurangan
dalam penerimaan dan pengeluaran kas dalam perusahaan. Adanya pemisahan fungsi pencatatan dan
penerimaan kas sehingga akan terjadi penyesuaian diantara fungsi-fungsi yang terlibat.
DAFTAR PUSTAKA
1. Putra, Y. M., (2021). Definisi Konsep Sistem Informasi Akuntansi. Modul Kuliah Sistem
Informasi Akuntansi Jakarta : FEB-Universitas Mercu Buana.
2. Choiriah, S., & Sudibyo, Y. A. (2020). Competitive Advantage, Organizational Culture and
Sustainable Leadership on the Success of Management Accounting Information System
Implementation.
4. Hanifah, S., Sarpingah, S., & Putra, Y. M. (2020). The Effect of Level of Education,
Accounting Knowledge, and Utilization Of Information Technology Toward Quality The
Quality of MSME’s Financial Reports. In The 1st Annual Conference Economics, Business,
and Social Sciences (ACEBISS) 2019 (Vol. 1, No. 3).
5. Iskandar, D. (2015). Analysis of factors affecting the success of the application of accounting
information system. International Journal of scientific & Technology research, 4(2), 155-162
7. Putra, Y. M. (2019). Analysis of Factors Affecting the Interests of SMEs Using Accounting
Applications. Journal of Economics and Business, 2(3), 818-826.
9. http://anissya-rohman.blogspot.com/2014/09/sistem-pemrosesan-transaksi.html (15/09/21
diakses jam 21.35
10. http://nimbus-sirius.blogspot.com/2012/07/pengertian-transaksi.html
11. http://farriezt.blogspot.com/2008/06/beda-batch-processing-dengan-online.html
12. M, Mardi. 2011. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta : Ghalia Indonesia. dan Mulyanti, sri,
dkk. 2009. Ekonomi dan Kehidupan. Jakarta : Pusat Perbukuan.
13. W. Wilkinson, Joseph. Sistem Akunting dan Informasi, Jilid Satu, Edisi Ketiga. Binarupa
Aksara.