BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Setiap Lembaga atau Instansi dalam pelaksanaan kegiatan administrasi

sehari–hari tidak dapat lepas dari proses penciptaan arsip, karena pada dasarnya

arsip merupakan catatan atau rekaman dari setiap kegiatan yang dilakukan.

Catatan ini secara umum disebut naskah atau dokumen atau informasi terekam,

yang dalam realisasinya dapat berupa tulisan, gambar ataupun suara. Arsip

mempunyai peranan yang sangat penting dalam perjalanan hidup suatu organisasi,

oleh karena itu untuk menjaga keawetan daur hidup sebuah arsip dari tahap

penciptaannya, penggunaan, pemeliharaan dan pemindahan serta pemusnahannya,

sangat diperlukan sebuah sistem yang baik dan benar untuk menangani arsip.

Arsip dalam bahasa Belanda disebut “Archief”, sedang dalam bahasa

Inggris disebut “Archieve”, kata inipun berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata

“arche” yang berarti “permulaan”. Kemudian kata “arche” ini berkembang

menjadi kata “Archia” yang berarti “catatan”.Selanjutnya, dari kata “Archia”

berubah lagi menjadi kata “Ar-cheion” yang berarti ‘Gedung Pemerintahan”.

Sedangkan dalam bahasa Latin, disebut “Archivum”, dan akhirnya menurut

Serdamayanti dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “Arsip” sampai saat ini.

Informasi yang diperlukan melalui arsip dapat menghindari salah

komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai

efisiensi kerja, arsip mempunyai nilai dan peran penting karena arsip merupakan

bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi, baik administrasi

pemerintahan ataupun lembaga pendidikan sehingga kearsipan modern berfungsi

dalam rangka usaha untuk meningkatkan daya guna dan tepat guna. Kearsipan

sebagai salah satu kegiatan perkantoran merupakan hal yang sangat penting dan

tidak mudah. Arsip yang dimiliki oleh organisasi harus dikelola dengan baik

sebab keunggulan pada bidang kearsipan akan sangat membantu tugas pimpinan

serta membantu mekanisme kerja dari seluruh karyawan instansi yang

bersangkutan dalam pencapaian tujuan secara lebih efisien dan efektif.

Di Indonesia, lembaga negara yang mengatur sistem kearsipan adalah

Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Dalam Undang-Undang Nomor 43

Tahun 2009 tentang Kearsipan, disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan

atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan

teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga

negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,

organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan

bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Arsip Nasional Republik Indonesia

(ANRI) adalah lembaga kearsipan berbentuk Lembaga Pemerintahan Non

Kementerian (LPNK) yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang

berkedudukan di ibu kota negara (Widhi, 2014)

Penyelenggaraan kearsipan secara nasional menjadi tanggung jawab

ANRI. Penyelenggaraan kearsipan nasional meliputi kebijakan, pembinaan

kearsipan, dan pengelolaan. Pengelolaan arsip yang dimaksud adalah pengelolaan

arsip dinamis dan arsip statis. ANRI sebagai lembaga kearsipan nasional wajib

melaksanakan pengelolaan arsip statis berskala nasional yang diterima dari

lembaga negara, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan

perseorangan (Widhi, 2014)

Pekerjaan atau kegiatan yang berkaitan dengan pengurusan arsip disebut

manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip

yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan,

pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Pekerjaan tersebut

meliputi siklus hidup arsip (life cycle of archive) (Arjun,2007)

Manajemen kearsipan (record management) memiliki fungsi untuk

menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas dokumen,

pencatatan, penerusan, pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan,

pemindahan dan pemusnahan arsip. Tujuan akhir manajemen kearsipan ialah

untuk menyederhanakan jenis dan volume arsip serta mendayagunakan

penggunaan arsip bagi peningkatan kinerja dan profesionalitas institusi atau

lembaga dengan biaya yang efektif dan efisien. (Zulkifli Amsyah,1996).

Seiring dengan kemajuan teknologi, dunia kearsipan yang selama ini

hanya berkutat pada kertas-kertas lusuh. Kini juga tak ketinggalan telah

memanfaatkan teknologi sebagai alat untuk mengolah, mengakses dan penyebaran

serta pelestarian arsip. Arsip-arsip kuno yang memiliki nilai guna informasi

sejarah dan mengandung keunikan yang sangat menarik sekarang telah disajikan

dan diakses melalui media elektronik. Dengan memungkinkan pengaksesan yang

lebih luas, diharapkan arsip merupakan barang bukti yang sekaligus mampu

berbicara tentang fakta dan peristiwa sejarah dan mampu memberikan arti dan

manfaat dalam kehidupan manusia. Sehingga arsiparsip yang dulunya hanya dapat
dilihat dan dibaca pada pusat-pusat arsip, kini dapat diakses secara online, dan

bahkan layanannya telah mengarah pada sistem layanan otomasi (Della,2016)

Sistem Pengelolaan arsip yang efektif dan efesien akan menjamin

terlaksananya program kegiatan yang ditentukan. Namun sering terjadi

permasalahan jika suatu kantor tidak melaksanakan pedoman kearsipan secara

benar, hal ini dapat mengakibatkan pengurusan terlalu lama dalam

penyelengaraanya. Setiap Instansi dalam pelaksanaan pekerjaan kantor yang

meliputi kegiatan administrasi sehari–hari tidak lepas dari proses penciptaan arsip,

karena pada dasarnya arsip merupakan catatan atau rekaman dari setiap kegiatan

yang dilakukan. Catatan ini secara umum disebut naskah atau dokumen atau

informasi terekam yang realisasinya dapat berupa tulisan, gambar maupun suara.

Oleh sebab itu peneliti tertarik untuk mengetahui lebih jauh mengenai

persepsi karyawan tentang sistem pengelolaan pelaksanaan kegiatan administrasi

kearsipan di perkantoran. Dan penulis mengadakan riset langsung mengenai

pelaksanaan tata kearsipan pada PT. ASABRI (Persero) Wilayah Sumatera Utara.

PT. ASABRI (Persero) merupakan Badan Usaha Milik Negara yang

berbentuk Perseroan Terbatas. PT. ASABRI (Persero) merupakan sebagai

perusahaan pengelola program Tabungan Hari Tua (THT), Jaminan Kecelakaan

Kerja (JKK), Jaminan Kematian (JKM) dan Pensiun bagi Prajurit TNI, Anggota

Polri dan Pegawai ASN di lingkungan Kemhan dan Polri. PT ASABRI (Persero)

memiliki jaringan kantor yang tersebar di seluruh provinsi di Indonesia. Jaringan

kantor pelayanan ini terdiri dari 1 kantor cabang utama, 12 kantor cabang
(Kancab), 20 kantor cabang pembantu (KCP) dan 1 unit pelayanan khusus di

cabang Jayapura (Reni, 2015)

Menurut (Danu,2020) Penelitian persepsi pegawai terhadap pengelolaan

arsip yaitu meliputi : (1) pencatatan arsip, (2) penyimpanan arsip , (3) peminjaman

arsip, (4) pemeliharaan arsip, dan (5) penyusutan arsip. Hasil Penelitiannya

menyatakan bahwa sebesar 19,06% dari temuannya belum semua pegawai

melakukan pencatatan arsip dengan baik. Hal ini disebabkan karena pegawai

dalam mencatat arsip kurang didukung oleh pengetahuan bagaimana prosedur

pencatatan arsip yang mesti dilaksanakan, hal ini yang menyebabkan pegawai

kesulitan dalam melaksanakan pencatatan arsip sehingga hal ini memberi

pengaruh dalam pencatatan arsip karena dapat dilihat dalam selisihnya belum

semua pegawai atau pengelola arsip melaksanakan pencatatan arsip dengan baik.

Setelah peneliti mengamati persepsi karyawan mengenai sistem

manajemen kearsipan di bagian administrasi dan umum pada PT ASABRI

(Persero) Wilayah Sumatera Utara, pelaksanaan sistem kearsipannya kurang baik,

karena perusahaan belum memenuhi kaidah yang ada pada kearsipan, penataan

arsip kurang rapi, kemungkinan disebabkan karena belum adanya karyawan

administrasi yang ahli dalam bidang kearsipan. Tetapi dalam pencarian arsip pada

PT ASABRI (Persero) Wilayah Sumatera Utara telah melakukannya dengan cepat

dan mudah. Tampak jelas bahwa arsip memiliki peranan yang sangat penting

yaitu sebagai alat bantu dalam pelaksanaan kegiatan pemerintah dan pelaksanaan

kehidupan kebangsaan, selain itu juga sebagai salah satu bahan penelitian ilmiah,

usaha-usaha pemeliharaan akan lebih mudah apabila data-data yang bersumber

dan sudah tertata dengan baik dan sistematis.

 Dari fenomena di atas dapat disimpulkan bahwa perusahaan perlu

berfokus pada sistem manajemen kearsipan, agar dapat membantu tugas pimpinan

serta membantu mekanisme kerja dari seluruh karyawan yang bersangkutan dalam

pencapaian tujuan secara lebih efisien dan efektif. Maka dari itu, Penulis tertarik

untuk meneliti mengenai “ Persepsi Karyawan Terhadap Sistem Manajemen

Kearsipan Pada PT. ASABRI (Persero) Wilayah Sumatera Utara”

1.2 Rumusan Masalah

Rumusan masalah pada penelitian ini adalah : Bagaimana Persepsi

Karyawan Terhadap Sistem Manajemen Kearsipan Pada PT. ASABRI (Persero)

Wilayah Sumatera Utara?

1.3 Tujuan Penelitian

Adapun yang menjadi tujuan penulisan tugas akhir ini adalah “Untuk

mengetahui Persepsi Karyawan Terhadap Sistem Manajemen Kearsipan pada PT

ASABRI (Persero) Wilayah Sumatera Utara.

1.4 Manfaat Penelitian

Adapun yang menjadi tujuan penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut:

1. Menambah wawasan dan pengetahuan penulis mengenai sistem kearsipan.

2. Sebagai bahan perbandingan antara teori yang diajarkan dibangku

perkuliahan dengan praktik yang sebenarnya terjadi dilapangan.

3. Sebagai bahan masukan bagi PT ASABRI (Persero) Kantor Cabang

Medan dalam hal “Sistem Manajemen Kearsipan”.

4. Sebagai bahan masukan bagi Politeknik untuk mengevaluasi program

pendidikan sehingga sesuai dengan dunia kerja.