STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

UNIVERSITAS 17 AGUSTUS 1945 BANYUWANGI

 SOP PENYUSUNAN VISI MISI

A. TUJUAN :
Memberikan penjelasan tentang alur penyusunan visi dan misi pada tigkat fakultas dan
program studi

B. RUANG LINGKUP :
Lingkup pelaksanaan pada tingkat prodi dan fakultas

C. DEFINISI :
1. Visi adalah tujuan, masa depan, cita-cita, hal yang ingin dilakukan
2. Misi adalah langkah, bentuk atau cara serta bagaimana untuk mewujudkannya

D. REFERENSI : -

E. PENANGGUNGJAWAB :
1. Dekan
2. Kaprodi
3. Wadek 1, 2, 3

F. RINCIAN PROSEDUR :
1. Membentuk tim penyusun visi, misi, tujuan dan sasaran
2. Tim menyelenggarakan pertemuan untuk melaksanakan analisis situasi internal dan
eksternal
3. Tim penyusun mengadakan pertemuan dengan seluruh sivitas akademika Prodi
akuntansi Fakultas ekonomi Untag Banyuwangi dan pihak eksternal untuk
mensosialisasikan draf visi misi yang telah disusun
4. Tim penyusun mengadakan rapat kerja untuk perbaikan visi misi berdasarkan
masukan dan analisis situasi
5. Visi misi tujuan dan sasaran ditetapkan dalam bentuk surat keputusan
 SOP SURAT KELUAR

B. TUJUAN :
Penanganan proses surat keluar dilakukan untuk memberikan keseragaman dalam
berkirim surat kepada pelanggan dan kejelasan tanggungjawab satuan kerja terhadap
informasi yang disampaikan melalui surat kepada pelanggan atau instansi lain.

B. RUANG LINGKUP :

Prosedur ini meliputi proses alur pembuatan surat keluar, sampai pada surat yang dikirim
diterima oleh pelanggan.

C. DEFINISI :

Proses surat keluar adalah tahapan pembuat surat kepada pelanggan atau instansi terkait
untuk kepentingan satuan kerja Universitas 17Agustus 1945 Banyuwangi yang
disampaikan melalui surat.

D. REFERENSI :

1. Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan.

2. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No. 42 Tahun 2006 Tentang Tata Persuratan.
3. Tupoksi Humas
E. PENANGGUNGJAWAB :
Humas

F. RINCIAN PROSEDUR :
1. Unit Kerja membuat konsep surat keluar baik fax maupun email
2. Konsep surat, fax dan email keluar disampaikan kepada Pimpinan.
3. Wakil Rektor sesuai bidangnya mengoreksi konsep surat yang akan dikirim.
4. Koreksi konsep surat, fax dan email, oleh Unit Kerja diadakan perbaikan.
5. Perbaikan surat dimintakan paraf kepada Wakil Rektor sesuai bidangnya masing-
masing.
6. Selanjutnya surat dimintakan pengesahan tandatangan kepada Rektor, bila Rektor
berhalangan tandatangan bisa dimintakan ke Wakil Rektor sesuai dengan bidangnya.
7. Surat yang akan dikirim oleh Humas diagenda (nomor dan arsip) berdasarkan unit
kerja, selanjutnya dicatat dalam Buku Registrasi
8. Surat keluar dikirim ke kantor pos, faximile dan internet bisa langsung ke
pelanggan/instansi.
9. Tembusan surat keluar juga diberikan kepada Unit Kerja yang berkepentingan,
sebagai arsip.
10. Setiap surat yang dikirim langsung dicatat dalam Buku Tanda Terima Surat
G. LAMPIRAN :
1. Contoh Bentuk Surat
2. Format Buku Registrasi Surat Keluar
3. Format Buku Tanda Terima Surat
 SOP SURAT MASUK

A. TUJUAN :
Penanganan surat masuk dilakukan dalam rangka untuk memberikan palayanan yang
maksimal kepada pelanggan, sehingga informasi yang dikirim dapat segera dicatat
(agenda, kartu kendali) diketahui, ditindaklanjuti oleh satuan kerja/lembaga dan dapat
dengan cepat dibuat balasan suratnya .

B. RUANG LINGKUP :
Prosedur ini meliputi penerimaan surat-surat dan pencatatan dalam buku agenda untuk
diproses sampai kepada siapa informasi itu diinginkan oleh pengirim.

C. DEFINISI :
Penanganan surat masuk adalah aktivitas kerja penerimaan surat dari pelanggan baik
internal maupun eksternal untuk diproses pencatatanya berdasarkan standar pengurusan
surat (Mail Handling).

D. REFERENSI :
1. Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan.
2. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No. 42 Tahun 2006 Tentang Tata Persuratan.
3. Tupoksi Humas

E. PENANGGUNGJAWAB :
Kepala Humas

F. RINCIAN PROSEDUR :
1. Humas menerima pengiriman surat, fax dan e-mail baik yang dikirim langsung
maupun melalui kantor pos, faximile dan e-mail.
2. Surat, fax dan email diproses untuk diagendakan dan diberi disposisi, Kepala Humas
sebagai pengarah surat masuk.
3. Surat masuk diberikan lembar disposisi.
4. Selanjutnya surat diteruskan kepada Rektor.
5. Disposisi oleh Rektor, bila Rektor berhalangan disposisi dapat diberikan kepada
Wakil Rektor sesuai bidang tugasnya.
6. Sekretaris humas meneruskan kepada Wakil Rektor sesuai dengan bidang tugas
masing-masing.
7. Surat yang telah didisposisi Rektor dan Wakil Rektor oleh sekretaris diturunkan
Humas.
8. Kepala Humas memberikan arahan disposisi tindaklanjut isi disposisi Pimpinan
kepada unit yang bersangkutan.
9. Petugas Humas menyampaikan surat masuk tersebut kepada Unit Kerja yang
diperintahkan.

G. LAMPIRAN :
1. Format Buku Registrasi Surat Masuk
2. Blanko Lembar Disposisi
 SOP PENYELENGGARAAN RAPAT / KOMUNIKASI INTERNAL

A. TUJUAN :
Memastikan pelaksanaan komunikasi antar fungsi dan bagian berjalan lancar untuk
menjamin efektifitas proses kegiatan pendidikan.

B. RUANG LINGKUP :
Prosedur ini mencakup pengaturan pelaksanaan kegiatan rapat dan penyebaran informasi,
baik antar bagian di tingkat pimpinan maupun di masing-masing unit kerja.

C. DEFINISI : ---

D. REFERENSI : ---

E. PENANGGUNG JAWAB :
Kepala/Ketua unit kerja masing-masing.

F. RINCIAN PROSEDUR :
1. Penanganan Informasi
a. Komunikasi antar fungsi atau bagian akan dilakukan dengan menggunakan
Memo Internal, Telepon, SMS atau Undangan.
b. Setiap Kepala/Ketua Unit Kerja bertanggung jawab untuk memastikan
kelancaran komunikasi di dalam bagiannya dengan memastikan informasi telah
diterima oleh pihak yang tepat.
c. Informasi yang ditujukan untuk seluruh pegawai akan disampaikan dalam
bentuk pengumuman yang akan diletakkan pada tempat yang telah ditetapkan
ataupun secara langsung kepada masing-masing pegawai.
d. Kepala Bagian terkait bertanggung jawab untuk memastikan informasi tersebut
telah diterima dan diketahui oleh seluruh pegawai.

2. Pelaksanaan Rapat
a. Kegiatan Rapat dapat dilakukan oleh bagian/fungsi yang membutuhkan sesuai
dengan maksud dan tujuannya. Bagian tersebut bertanggung jawab untuk
memastikan kejelasan agenda, waktu dan pesertanya serta mengatur
penggunaan ruang rapat dengan bagian lain.
b. Penanggung jawab rapat berkewajiban membuat Daftar Hadir, mengatur dan
mengendalikan pelaksanaan rapat serta membuat Notulen Hasil Rapat untuk
kemudian disampaikan kepada pihak-pihak yang terkait untuk ditindaklanjuti.
c. Penyampaian notulen hasil rapat dapat dilakukan dengan menggunakan sarana
komunikasi yang ada seperti tersebut diatas.

G. LAMPIRAN :
1. Memo Internal
2. Undangan
3. Daftar Hadir
4. Notulen Hasil Rapat
 SOP KERJASAMA

UNIVERSITAS 17 AGUSTUS 1945 BANYUWANGI

a. TUJUAN :
Memberikan panduan tentang Pedoman Penjajagan Kerjasama yang dilakukan oleh
Universitas 17 Agustus 1945 Banyuwangi dengan institusi dalam dan luar negeri

B. RUANG LINGKUP :

Lingkup dari kerjasama mencakup ketentuan pengelolaan kerjasama, prosedur

pelaksanaan kerjasama, dan format naskah perjanjian kerjasama (MoU)

C. DEFINISI :

1.Kesepakatan kerjasama adalah kesepakatan antara pihak Universitas 17 Agustus

1945 Banyuwangi dengan pihak mitra tentang hak dan kewajiban kedua belah
pihak berkaitan dengan pendayagunaan sumber daya manusia, sarana dan
prasarana serta dana untuk kegiatan kerjasama
2.Kegiatan kerjasama adalah pelaksanaan kesepakatan kerjasama antara Universitas 17
Agustus 1945 Banyuwangi dengan pihak lain yang berada di dalam dan luar negeri
3.Unit adalah unit kerja yang ada di lingkungan Universitas 17 Agustus 1945
Banyuwangi yang diwakili oleh Wakil Rektor III danWakil Dekan III.
4.Pelaksana kerjasama adalah Fakultas, Lembaga, Pusat, Unit Pelaksana Teknis, tim,
dan /atau individu yang disahkan oleh Rektor..

D. REFERENSI :

H. Statuta
I. Renstra

6. PENANGGUNGJAWAB :
1. Pimpinan Universitas
2. Wakil Rektor III
3. Pimpinan Fakultas

7. RINCIAN PROSEDUR :
Tahap Penjajakan:

1. Koordinasi kepada Kepala Bagian Kerjasama Fakultas (Wadek III).

2. Koordinasi dengan Wakil Rektor Bidang Kerjasama (Warek III)
3. Pembahasan materi kerjasama dengan calon mitra.
4. Pembahasan rencana kerjasama dengan pejabat terkait (Wakil Rektor I, II, dan
III).
5. Menuju tahap pengesahan kerjasama.

Tahap Formalisasi/Pengesahan:

1. Substansi isi MoU harus dibicarakan t erlebih dahulu oleh penggagas ( Fakultas,
Lembaga, Pusat, Unit Pelaksana Teknis, tim, dan /atau individu) dengan mitra
kerja. Butir-butir kesepakatan selanjutnya dibuat dalam draf MoU
2. Draf MoU selanjutnya dikirimkan kepada Wakil Rektor III/Wadek III untuk
dipelajari aspek hukumnya.
3. Masukan/hasil koreksi dari Wakil Rektor III/Wadek III dikirimkan kembali
kepada penggagas untuk dikomunikasikan ulang dengan pihak mitra kerja
4. Jika draf sudah disepakati bersama oleh unit dan mitra kerja, selanjutnya
dikonsultasikan ke pimpinan Universitas, untuk dipelajari ulang perihal butir-
butir/isi draf MoU dan/atau perjanjiankerjasama.
5. Jika ada koreksi, segera diperbaiki Wakil Rektor III/Wadek III
6. Jika disetujui naskah MoU yang sudah diparaf oleh pejabat terkait
7. Naskah MoU yang sudah diparaf oleh pejabat terkait, selanjutnya disampaikan
ke Rektor sebagai laporan
8. MoU yang sudah mendapatkan persetujuan, dibuat rangkap dua masing-masing
dilengkapi dengan materai untuk ditandatangani oleh Rektor dan pihak mitra kerja
pada hari pelaksanaan penandatanganan
Tahap Implementasi:

1. Unit pelaksana kerjasama melaksanakan kegiatan sesuai dengan perjanjian kerjasama

2. Membuat laporan secara berkala kegiatan kerjasama kepada pimpinan universitas.
Monitoring dan Evaluasi:

1. Pimpinan Universitas, Wakil Rektor III/Wadek III , serta unit pelaksana

kerjasama dan mitra kerja melaksanakan kegiatan monitoring danevaluasi.
2. Hasil monitoring dapat dijadikan bahan untuk mengevaluasi apakah suatu
kegiatan kerjasama dapat dilanjutkan, diperbaiki atau hal-hal lainnya. Evaluasi
hasil kegiatan kerjasama dilakukan oleh tim evaluasi yang terdiri dari pihak
pimpinan Universitas, mitra kerja, dan unit terkait.
Pengembangan Program Kerjasama

1. Identifikasi hal baru yang muncul selama kegiatan kerjasama berlangsung;

2. Analisis kemungkinan pengembangan kerjasama untuk periode- periode
mendatang.
3. Pengembangan kerjasama

8. LAMPIRAN :
1. Draf Kerjasama
 SOP MONITORING DAN EVALUASI
UNIVERSITAS 17 AGUSTUS 1945 BANYUWANGI

a. TUJUAN :
1. Memberikan panduan tentang Pedoman Kerjasama yang dilakukan oleh
Universitas 17 Agustus 1945 Banyuwangi dengan institusi luar
2. Memberikan panduan tentang prosedur Pedoman Kerjasama yang dilakukan oleh
Universitas 17 Agustus 1945 Banyuwangi dengan institusi luar
B. RUANG LINGKUP :

Lingkup dari kerjasama mencakup ketentuan pengelolaan kerjasama, prosedur

pelaksanaan kerjasama, dan format naskah perjanjian kerjasama (MoU)

C. DEFINISI :

1.Kesepakatan kerjasama adalah kesepakatan antara pihak Universitas 17 Agustus

1945 Banyuwangi dengan pihak mitra tentang hak dan kewajiban kedua belah
pihak berkaitan dengan pendayagunaan sumber daya manusia, sarana dan
prasarana serta dana untuk kegiatan kerjasama
2.Kegiatan kerjasama adalah pelaksanaan kesepakatan kerjasama antara Universitas 17
Agustus 1945 Banyuwangi dengan pihak lain yang berada di dalam dan luar negeri
3.Unit adalah unit kerja yang ada di lingkungan Universitas 17 Agustus 1945
Banyuwangi yang diwakili oleh Wakil Rektor III danWakil Dekan III.
4.Pelaksana kerjasama adalah Fakultas, Lembaga, Pusat, Unit Pelaksana Teknis, tim,
dan /atau individu yang disahkan oleh Rektor..

D. REFERENSI :

1. Statuta
2. Renstra

E. PENANGGUNGJAWAB :
1. Pimpinan Universitas
2. Wakil Rektor III
3. Pimpinan Fakultas

F. RINCIAN PROSEDUR :
1. Pimpinan Universitas, Wakil Rektor III/Wadek III , , serta unit pelaksana
kerjasama dan mitra kerja melaksanakan kegiatan monitoring dan evaluasi.
2. Hasil monitoring dapat dijadikan bahan untuk mengevaluasi apakah suatu
kegiatan kerjasama dapat dilanjutkan, diperbaiki atau hal-hal lainnya. Evaluasi
hasil kegiatan kerjasama dilakukan oleh tim evaluasi yang terdiri dari pihak
pimpinan Universitas, mitra kerja, dan unit terkait.
3. Identifikasi hal baru yang muncul selama kegiatan kerjasama berlangsung;
4. Analisis kemungkinan pengembangan kerjasama untuk periodeperiode mendatang.
5. Pengembangan kerjasama

G. LAMPIRAN :
1. Draf Kerjasama
 SOP KEPUASAN MITRA
UNIVERSITAS 17 AGUSTUS 1945 BANYUWANGI

A. TUJUAN :
1. Menyusun dan menetapkan instrumen survey kepuasan mitra kerjasama
2. Memastikan proses survey mitra kerjasama Universitas 17 Agustus 1945
Banyuwangi berjalan dengan baik
B. RUANG LINGKUP :

1.Proses survey pemahaman penetapan visi, misi, tujuan, dan sasaran

2. Pihak-pihak yang terlibat dalam pelaksanaan survey kepuasan mitra kerjasama

C. DEFINISI :

1. Kesepakatan kerjasama adalah kesepakatan antara pihak Universitas 17 Agustus

1945 Banyuwangi dengan pihak mitra tentang hak dan kewajiban kedua belah
pihak berkaitan dengan pendayagunaan sumber daya manusia, sarana dan
prasarana serta dana untuk kegiatan kerjasama
2. Kegiatan kerjasama adalah pelaksanaan kesepakatan kerjasama antara Universitas
17 Agustus 1945 Banyuwangi dengan pihak lain baik yang berada di luar negeri.

D. REFERENSI :

1. Statuta
2. Renstra

E. ENANGGUNGJAWAB :
1. Pimpinan Universitas
2. Wakil Rektor III
3. Pimpinan Fakultas
4. Stakeholder

F. RINCIAN PROSEDUR :
1. Unit penggagas kerjasama menyusun instrumen untuk mengukur tingkat kepuasan
mitra kerjasama
2. Unit penggagas kerjasama mengadakan rapat koordinasi dan mendistribusikan
instrumen pengukuran tersebut.
3. Melakukan survey kepuasan mitra
4. Unit penggagas kerjasama melakukan evaluasi atas hasil survey, kemudian
menyampaikan hasil evaluasi secara tertulis kepada Wakil Rektor III.
5. Berdasarkan laporan Unit penggagas kerjasama, Warek III melakukan evaluasi
kemudian menyampaikan secara tertulis hasil evaluasi kepadarektor
6. Rektor mengkaji laporan evaluasi dan menindaklanjuti temuan dari laporan tersebut

G. LAMPIRAN :
1. Instrumen pengukuran kepuasan mitra
 SOP PENANGANAN PELANGGARAN KODE ETIK

UNIVERSITAS 17 AGUSTUS 1945 BANYUWANGI

A. TUJUAN :
1. Mengatur perlakuan atas pelanggaran yang dilakukan oleh mahasiswa dan
sanksi yang dikenakan.
2. Mengatur perlakuan atas pelanggaran yang dilakukan oleh dosen dan karyawan dan
sanksi yang dikenakan

B. RUANG LINGKUP :

Pelanggaran Kode Etik harus diterapkan pada semua civitas akademika Universitas
17 Agustus 1945 Banyuwangi yaitu mahasiswa, dosen dan karyawan

C. DEFINISI :

Kode etik adalah sistem norma, nilai dan aturan profesional tertulis yang secara
tegas menyatakan apa yang benar dan baik dan apa yang tidak benar dan tidak baik bagi
profesional. Kode etik menyatakan perbuatan apa yang benar atau salah, perbuatan apa
yang harus dilakukan dan apa yang harus dihindari.

D. REFERENSI :

1. Undang-Undang No. 5 Tahun 2005 Tentang Guru dan Dosen

2. Pedoman Akademik
3. Statuta
4. Peraturan Kepegawaian

E. PENANGGUNGJAWAB :

Seluruh Civitas akademika Untag Banyuwangi

F. RINCIAN PROSEDUR :
Bila terjadi pelanggaran kode etik yang dilakukan oleh mahasiswa/i, maka
prosedur penyelesaiannya adalah sebagai berikut :

1. Laporan pelanggaran kode etik diterima oleh Ka Prodi

2. Ka Prodi mengisi berita acara yang berisi jenis pelanggaran, waktu dan tempat
terjadinya pelanggaran.
3. Ka Prodi menyerahkan berita acara pelanggaran kepada Wakil Dekan bidang
kemahasiswaan.
4. Wakil Dekan bidang kemahasiswaan memanggil mahasiswa/i yang bersangkutan
untuk memperoleh informasi lebih lengkap
a. Bila Wakil Dekan menilai pelanggaran tersebut termasuk kategori ringan,
Wakil Dekan cukup memberi nasehat/ peringatan/ teguran kepada mahasiswa/I
yang bersangkutan.
b. Bila pelanggaran dinilai termasuk kategori berat, dengan merujuk pada Buku
Pedoman Akademik Universitas 17 Agustus 1945 Banyuwangi, maka Wakil
Dekan memberikan rekomendasi kepada Ka Prodi mengenai bentuk hukuman
yang sesuai.
c. Ka Prodi menjatuhkan sanksi kepada mahasiswa/i tersebut.

Bila terjadi pelanggaran kode etik yang dilakukan oleh dosen/karyawan,

maka prosedur penyelesaian adalah sebagai berikut :

1. Laporan diterima oleh Dekan/Wakil Dekan I.

2. Bila pelanggaran kode etik tergolong ringan, Dekan/Wakil dekan I cukup memberi
peringatan/ teguran kepada yang bersangkutan.
3. Apabila pelanggaran kode etik tergolong berat, Wakil Dekan I/Dekan mengundang
Rapat Senat untuk membahas pelanggaran tersebut.
4. Senat menyampaikan draft rekomendasi mengenai sanksi yang bisa diterapkan. Draft
tersebut diserahkan kepada ketua senat untuk dirapatkan dalam rapat pleno
senat fakultas.
5. Ketua senat fakultas mengundang seluruh anggota senat fakultas untuk
membahas rekomendasi senat dalam rapat pleno dan meminta pertimbangan Senat
Universitas
6. Rapat pleno senat menghasilkan rekomendasi kepada ketua senat mengenai
bentuk sanksi/ solusi atas pelanggaran kode etik tersebut dengan mengundang
Senat Universitas
7. Ketua senat fakultas melaksanakan rekomendasi tersebut dengan menerbitkan
surat pengusulan hasil putusan ke Rektor
 SOP KEGIATAN ORGANISASI MAHASISWA (ORMAWAN)

A. TUJUAN :
1. Memfasilitasi upaya peningkatan Soft Skill dan Hard Skill mahasiswa melalui
kegiatan kampus.
2. Mendukng pelaksanaan program Ormawa
3. Meningkatkan kualitas kegiatan dan program Ormawa

B. RUANG LINGKUP :
Organisasi Mahasiswa Universitas 17 Agustus 1945 Banyuwangi.

C. DEFINISI :
Kegiatan Organisasi Kemahasiswaan adalah kegiatan yang diprogam oleh

organisasi Mahasiswa untuk mengembangkan bakat, minat dan kemampuan

dirinya.

D. REFERENSI :
1. Undang-undang Negara Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 tentang
Pendidikan Tinggi;
2. Peaturan Pemerintah Nomor 4 Tahun 2014 Tentang Penyelenggaraan
Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tngggi
3. Pedoman Akademik Universitas 17 Agustus 1945 Banyuwangi
4. Statuta Universitas 17 Agustus 1945 Banyuwangi

E. PENANGGUNG JAWAB :
1. Wakil Rektor I
2. Wakil Dekan I
F. URAIAN PROSEDUR :
Pengajuan Program Kegitatan Tahunan

1. Program kerja yang terstruktur dan disepakati dalam Organisasi Kemahasiswaan.

2. Program kerja dilengkapi dengan TOR masing-masing kegiatan.
3. Program kerja dan TOR diserahkan ke Wadek I atau Warek I diketahui oleh
BEM dan Pembina.
Pengajuan Proposal Kegiatan

Proposal yang disetujui Warek I akan diproses di Biro II.

1. Pencairan awal 70% dari dana yang disetujui WR I atau WD I.

2. Pencairan dana 70% akan diberikan maksimal 7 hari setelah proposal diterima
oleh Biro II.
3. Pencairan kedua sebesar 30% dilakukan setelah menyampaikan LPJ keuangan
dan kegiatan
Pelaksanaan Kegiatan

Pelaksana kegiatan dilakukan oleh panitia kegiatan sesuai dengan yang tertulis di
dalam proposal pengajuan kegiatan.

Pembuatan laporan Pelaksanaan Kegiatan

Panitiaia pelaksana kegiatan membuat laporan pelaksanaan kegiatan (kegiatan dan

keuangan) sesuai format yang ditentukan WR I atau WD I (maksimal 1 minggu setelah
pelaksanaan)

Penyerahan Laporan dan SPJ

1. Laporan tingkat Universitas diserahkan ke WR III melalui Kepala Humas.

2. Laporan tingkat Fakultas diserahkan ke WD I melalui TU Fakultas.
3. Laporan diterima oleh WR I atau WD I maksimal 7 hari setelah kegiatan
selesai. Jika laporan melebihi batas waktu tersebut, maka kegiatan berikutnya
tidak boleh dilaksanakan.
4. Pencairan dana kegiatan 30% akan diterimakan maksimal 7 hari setelah laporan
diterima WR I.
 SOP PENDIRIAN DAN PEMBUBARAN UKM

A. TUJUAN :
Untuk meningkatkan kemampuan individu mahasiswa (soft skill dan hard skill) UKM
yang ada di Universitas 17 Agustus 1945 Banyuwangi.
B. RUANG LINGKUP :
1. Mahasiswa Universitas 17 Agustus 1945 Banyuwangi.
2. UKM yang ada di Universitas 17 Agustus 1945 Banyuwangi.

C. DEFINISI :
Standar Operasional Prosedur Pendirian dan pembubaran Unit Kegiatan Mahasiswa
adalah Organisasi mahasiswa yang menampung minat dan bakat serta penalaran
mahasiswa dalam bidang kemahasiswaan

D. REFERENSI :
1. Pedoman Akademik Universitas 17 Agustus 1945 Banyuwangi
2. Statuta Universitas 17 Agustus 1945 Banyuwangi

E. 5. PENANGGUNG JAWAB :
1. Rektor
2. Wakil Rektor I
3. Wakil Dekan I

F. URAIAN PROSEDUR :
Pengajuan Surat Mendirikan UKM

1. Kelompok/komunitas mahasiswa mengajukan permohonan untuk mendirikan UKM

dalam bidang minat, bakat dan penalaran kepada WD 1 dan/atau WR I
2. WD I dan/atau WR I memberikan surat ijin kepada kelompok/komunitas mahasiswa
sebagai bukti telah diijinkannya mendirikan UKM
3. Rektor menerbitkan SK pendirian UKM.
Pengajuan Pembuaran UKM
1. Kelompok /komunitas mahasiswa dan/atau pejabat yang berwenang mengajukan
atau melaporkan urgensinya membubarkan UKM kepada WD I dan/atau WR I
2. WD I dan/atau WR I memberikan surat pembubaran/pembekuan kepada UKM yang
dianggap telah melanggar status UKM dan memenuhi syarat-syarat pembubaran
UKM
3. Rektor mengeluarkan surat keputsan pembubaran UKM
 SOP REKRUTMEN DOSEN DAN TENDIK

A. Tujuan
Standar Operational Prosedur Sistem Rekruitmen Dosen dan Karyawan dibuat untuk
menjamin pelaksanaan rekruitmen dosen dapat berjalan tertib dan sesuai dengan prinsip good
university governance.

B. Ruang lingkup
1. Klasifikasi kebutuhan tenaga dosen/karyawan
2. Persyaratan standar minimal pelamar yang diperlukan
3. Proses seleksi yang harus dilakukan dalam menentuka rekrutmen SDM
C. Definisi
1. Pimpinan adalah pejabat tertinggi yang secara struktural menjabat di lingkungan
Untag Banyuwangi
2. Pimpinan fakultas adalah pejabat tertinggi ditingkat fakultas yang secara
struktural menjabat di lingkungan Untag Banyuwangi
3. Pelamar adalah calon dosen/karyawan yang memenuhi kriteria yang telah
ditentukan

D. Referensi
1. Undang-undang Negara Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 tentang
Pendidikan Tinggi;
2. Peaturan Pemerintah Nomor 4 Tahun 2014 Tentang penyelenggaraan
Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tngggi
3. Pedoman Akademik Universitas 17 Agustus 1945 Banyuwangi
4. Statuta Universitas 17 Agustus 1945 Banyuwangi

E. Penanggung jawab :
1. Wakil Rektor II
2. PPSDM

F. Penentuan Kebutuhan Dosen Dan Karyawan

a. Pimpinan Fakultas (Dekan) mengadakan pertemuan untuk menentukan kebutuhan dosen
dan karyawan.
b. Kebutuhan dosen dan karyawan ditentukan berdasarkan kebutuhan bidang atau program
studi yang membutuhkan dan disesuaikan berdasarkan spesifikasi keahlian yang
dibutuhkan dengan mengutamakan efisiensi dan efektifitas.
c. Dekan mengajukan permohonan kepada Wakil Rektor II dengan tembusan kepada Ka.
PPSDM tentang kebutuhan dosen/karyawan.
d. Wakil Rektor II menyampaikan kepada Badan Penyelenggara
e. Badan Penyelenggara mengumumkan adanya lowongan pekerjaan secara luas akan
kebutuhan dosen/karyawan berdasarkan spesifikasi keahlian yang dibutuhkan.
f. Badan Penyelenggara/Rektor mengumpulkan dan menerima pelamar sesuai klasifikasi
yang dibutuhkan
 STANDAR OPERASIONAL DAN PROSEDUR

PENGHAPUSAN BARANG

a. Tujuan
1. Menghindari terjadinya penumpukan barang-barang yang rusak di gudang.
2. Mengurangi jumlah barang inventaris dalam buku inventaris.

b. Ruang Lingkup:
Prosedur mulai pembuatan dan mengirimkan surat usulan penghapusan barang
kepada WR II, WR II mengusulkan ke Perpenas karena pada intinya semua asset
adalah milik Yayasan.

c. Definisi :
Yang dimaksud penghapusan adalah suatu proses menghapusan barang dari daftar
inventaris dengan tujuan membebaskan pencatatan di unit akuntansi.

d. Rincian Prosedur:
No Penanggungjawab Uraian Kegiatan
1. Unit Kerja Membuat surat usulan penghapusan barang kepada KK Sarpras
 Menyeleksi barang yang akan di hapus.
 Mengusulkan penghapusan barang kepada WR II.
 WR II mengusulkan ke Perpenas
 Perpenas menyetujui dengan surat ke WR II
2. KK Sarpras
 WR II melanjutkan ke KK Sarpras
 Melakukan penghapusan barang hasil keputusan rapat,
 Membuat berita acara penghapusan barang
 STANDAR OPERASIONAL DAN PROSEDUR
PENGADAAN DAN PENDITRIBUSIAN BARANG

G. Tujuan:
Untuk mengetahui barang milik Untag Banyuwangi, posisi dan kondisi barang.

H. Ruang Lingkup:
Prosedur menerima pengajuan, mengecek barang, sampai
barang didistribusikan ditempat.

I. Definisi :
Yang dimaksud pengadaan barang adalah pembelian barang yang diperlukan
untuk kelancaran proses kegiatan di kantor dan proses belajar mengajar diluar ATK.

J. Rincian Prosedur:
No Penanggungjawab Uraian Kegiatan Waktu
 Mengajukan surat permohonan
Awal tahun
1 Unit Kerja permintaan barang sesuai dengan RKAT
anggaran
 Membuat jadwal penggunaan barang
 Menerima disposisi dan menindaklanjuti isi disposisi
 Mencari dan membandingkan harga yang paling
2 KK Sarpras
murah.
 Merekomendasikan harga barang kepada WR II
 Melakukan pembelian dengan tender untuk barang
Tim Pengadaan
3 yang harganya > 50 juta Sesuai
barang
 Menyerahkan kepada KK Sarpras kebutuhan
 Mengecek kondisi barang sesuai spek yang
ditentukan
4 KK Sarpras  Membuat Berita Acara Penyerahan Barang
 Menyerahkan kepada unit
 Menginventarisir barang ke laporan aset
 STANDAR OPERASIONAL DAN PROSEDUR
PEMINJAMAN KENDARAAN

A. Tujuan:
Untuk mengatur penggunaan kendaraan supaya semua unit yang membutuhkan dapat
terlayani dengan baik

B. Ruang Lingkup:
Proses mulai dari pembuatan surat peminjaman oleh unit kerja sampai peminjam
mengembalikan

C. Definisi :
Yang dimaksud penggunaan kendaraan adalah pemakaian mobil dan atau motor untuk
memperlancar keperluan dinas di tingkat rektorat, unit dan fakultas

D. Rincian Prosedur:
No Penanggungjawab Uraian Kegiatan
Mengajukan surat permohonan peminjaman kendaraan kepada
1. Unit kerja KK Sarpras
 Menerima surat permohonan
peminjaman kendaraan dan memberikan disposisi.
 Menjadwalkan dan memberitahu pemakaian
2. KK Sarpras
kendaraan kepada unit kerja.
 Mengecek kesiapan kendaraan
 Menyiapkan kendaraan dan driver nya
 Menggunakan kendaraan sesuai jadwal.
3. Unit kerja  Mengembalikan kendaraan dan memberitahu bila
sudah selesai
4. KK Sarpras Mengecek bila sudah dikembalikan
 SOP PENYUSUAN BAHAN AJAR PRODI

A. TUJUAN :
1. Menjadi pedoman bagi Dosen dalam pemberian/penulisan bahan ajar sesuai
dengan kurikulum baru
2. Menjadi rujukan bagi Dosen dalam menetapkan tata cara dan persyaratan untuk
penulisan bahan ajar.
3. Meningkatkan kemampuan mahasiswa dalam memecahkan suatu masalah dan
untuk meningkatkan wawasan yang dimiliki mahasiswa

B. RUANG LINGKUP :
Penyusunan Bahan Ajar Prodi mencakup textbook, modul atau media yang mendukung
proses belajar-mengajar suatu mata kuliah. Bahan ajar ini dipergunakan oleh mahasiswa
maupun Dosen Prodi di dalam maupun di luar proses belajar-mengajar

C. DEFINISI :
Bahan ajar merupakan suatu bahan/ materi pelajaran yang disusun secara sistematis
yang digunakan guru dan siswa dalam pembelajaran untuk mencapai tujuan yang
diharapkan.

D. REFERENSI :
1. Pedoman Akademik Universitas 17 Agustus 1945 Banyuwangi
2. Kurikulum Universitas 17 Agustus 1945 Banyuwangi
3. Kalender Akademik Universitas 17 Agustus 1945 Banyuwangi

E. PENANGGUNG JAWAB :
1. Wakil Dekan I
2. Kaprodi
3. Dosen
F. URAIAN PROSEDUR :
1. Ketua program studi membuat surat pemberitahuan kepada dosen-dosen penanggung
jawab mata kuliah.
2. Ketua program studi dan dosen mengkaji kurikulum baru dan deskripsi mata kuliah
yang dilaksanakan.
3. Dosen dan ketua prodi mengumpulkan bahan-bahan dan sumber-sumber bahan ajar
untuk dilakukan penyusunan sesuai kurikulum yang akan digunakan.
4. Dosen melaksanakan penulisan bahan ajar sesuai dengan ketentuan yang berlaku
5. Ketua program studi melakukan monitoring terhadap pelaksanaan penulisan bahan
ajar sesuai waktu yang telah ditentukan
6. Dosen menyampaikan penulisan bahan ajar kepada reviwer untuk dilakukan review.
7. Bahan ajar yang telah direviu dilakukan pengkajian draft oleh reviever
8. Penulis melakukan revisi terhadap draft bahan ajar sesuai yang disarankan oleh
reviever.
9. Penulis melaporan kegiatan penulisan bahan ajar kepada Ketua Prodi dan Wakil
Dekan 1
 STANDAR OPERASIOAL PROSEDUR

SKRIPSI

A. TUJUAN :
Memberikan pedoman kepada mahasiswa untuk menyelesaikan Skripsi di bawah
bimbingan dosen dapat berjalan lancar

B. RUANG LINGKUP :
Penetapan judul Skripsi mahasiswa, penyusunan proposal, pelaksanaan Skripsi dan
ujian Skripsi

C. DEFINISI :
Skripsi merupakan kegiatan akademik mahasiswa yang bertujuan untuk menerapkan
dan mengembangkan pengetahuan dan keahlian secara komprehensif dengan
melakukan kegiatan penelitian yang dilengkapi dengan laporan tertulis.

D. REFERENSI :
1. Pedoman Akademik Universitas 17 Agustus 1945 Banyuwangi
2. Kurikulum Universitas 17 Agustus 1945 Banyuwangi
3. Kalender Akademik Universitas 17 Agustus 1945 Banyuwangi

E. PENANGGUNG JAWAB :
Wakil Dekan I

F. URAIAN PROSEDUR :
1. Ketua Program Studi membagikan Formulir Usulan Judul Skripsi dan melakukan
inventarisasi topik skripsi mahasiswa
2. Program Studi menetapkan dosen pembimbing Skripsi mahasiswa
3. Dekan menetapkan dan menerbitkan surat tugas pembimbing skripsi berdasarkan
usulan Program Studi
4. Mahasiswa mendapatkan kartu kendali pembimbingan dari fakultas
5. Mahasiswa melakukan konsultasi dan bimbingan untuk menetapkan judul dan
menyusun proposal skripsi sesuai format Proposal sampai dengan mendapatkan
persetujuan pembimbing,
6. Setiap kali proses pembimbingan mahasiswa wajib mengisi kartu kendali yang
ditandatangani dosen pembimbing
7. Setelah mendapat persetujuan dosen pembimbing, mahasiswa melaksanakan
seminar proposal skripsi dengan mendaftar ke Ketua Program Studi
8. Kegiatan penelitian dalam rangka penyusunan skripsi dapat dilaksanakan di dalam
dan di luar kampus
9. Selama kegiatan skripsi dilakukan monitoring oleh dosen pembimbing dan
program studi
10. Mahasiswa membuat laporan hasil penelitian dalam bentuk skripsi sesuai dengan
format yang berlaku dan disetujui oleh pembimbing, yang didalamnya memuat
halaman judul Skripsi dan halaman Pengesahan Skripsi
11. Mahasiswa mendaftar ke Ketua Program Studi menggunakan Formulir Pendaftaran
Ujian skripsi dilengkapi dengan persyaratan ujian skripsi
12. Dekan menunjuk tim penguji skripsi yang terdiri dari Ketua, Sekretaris dan
Anggota dengan surat tugas
13. Program Studi melakukan koordinasi dengan tim penguji untuk menetapkan waktu
dan tempat ujian.
14. Fakultas menerbitkan surat undangan pelaksanaan ujian Skripsi
15. Jika pada hari pelaksanaan ujian salah satu dosen tim penguji tidak hadir, ujian
tetap dapat dilaksanakan tanpa ada konsekuensi bagi mahasiswa yang bersangkutan
16. Hasil evaluasi ujian skripsi dibuat dalam bentuk Berita Acara Ujian Skripsi dengan
dilampiri hasil penilaian dari tim penguji dan Surat Pernyataankemudian
diserahkan kepada ketua Program Studi
17. Ketua tim penguji menetapkan nilai akhir skripsi menggunakan Formulir
Rekapitulasi Nilai Akhir skripsi
18. Program Studi merekapitulasi nilai akhir skripsi dari beberapa mahasiswa dan
melaporkan ke BAAK
SOP PENDANAAN PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
 SOP MAHASISWA DROP OUT (DO)

A. TUJUAN :
Menjamin proses pemberhentian kuliah mahasiswa drop out (DO) sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.

B. RUANG LINGKUP :

Prosedur ini mencakup persyaratan atau kriteria mahasiswa DO dan mekanisme

penghentian status kemahasiswaan.

C. DEFINISI :

a. Drop Out (DO) adalah kebijakan universitas untuk melepas status kemahasiswaan
berdasarkan pertimbangan pencapaian akademis (batas studi).

b. Batas Studi adalah akhir jangka waktu yang harus ditaati oleh mahasiswa untuk
menyelesaikan program studinya.

D. REFERENSI :

1. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No. 44 Tahun 2015 Tentang SN DIKTI

2. Statuta Untag Banyuwangi
3. Pedoman Akademik Untag Banyuwangi

E. PENANGGUNGJAWAB :
1. Dekan
2. Wakil Dekan I
3. Kaprodi
4. BAAK

F. RINCIAN PROSEDUR :

1. Wakil Dekan I membuat daftar mahasiswa dengan masa studi paling lama 14
semester dengan mencantumkan IPK
2. Wakil Dekan I mengkonsultasikan daftar mahasiswa dengan Ketua Program Studi dan
Dekan
3. Ka Prodi memberikan persetujuan untuk memberikan status mahasiswa KELUAR
dengan surat pengantar ke Dekan
4. Dekan menerima surat dari Ka Prodi dan selanjutnya menerbitkan Surat Keputusan
Dekan tentang daftar mahasiswa dengan status KELUAR
5. Fakultas melalui Wakil Dekan I / Kaprodi memberikan salinan Surat Keputusan
Dekan tentang daftar mahasiswa dengan status KELUAR kepada BAAK untuk
perubahan data pada Forlap Dikti
6. Mahasiswa menerima Surat Keputusan Dekan tentang daftar mahasiswa dengan
status KELUAR
 SOP MAHASISWA DROP OUT (DO)

A. TUJUAN :
Menjamin proses pemberhentian kuliah mahasiswa drop out (DO) sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.

B. RUANG LINGKUP :

Prosedur ini mencakup persyaratan atau kriteria mahasiswa DO dan mekanisme

penghentian status kemahasiswaan.

C. DEFINISI :

a. Drop Out (DO) adalah kebijakan universitas untuk melepas status kemahasiswaan
berdasarkan pertimbangan pencapaian akademis (batas studi).

b. Batas Studi adalah akhir jangka waktu yang harus ditaati oleh mahasiswa untuk
menyelesaikan program studinya.

D. REFERENSI :

1. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No. 44 Tahun 2015 Tentang SN DIKTI

2. Statuta Untag Banyuwangi
3. Pedoman Akademik Untag Banyuwangi

E. PENANGGUNGJAWAB :
10. Dekan
11. Wakil Dekan I
12. Kaprodi
13. BAAK

F. RINCIAN PROSEDUR :

1. Wakil Dekan I membuat daftar mahasiswa dengan masa studi paling lama 14
semester dengan mencantumkan IPK
2. Wakil Dekan I mengkonsultasikan daftar mahasiswa dengan Ketua Program Studi dan
Dekan
3. Ka Prodi memberikan persetujuan untuk memberikan status mahasiswa KELUAR
dengan surat pengantar ke Dekan
4. Dekan menerima surat dari Ka Prodi dan selanjutnya menerbitkan Surat Keputusan
Dekan tentang daftar mahasiswa dengan status KELUAR
5. Fakultas melalui Wakil Dekan I / Kaprodi memberikan salinan Surat Keputusan
Dekan tentang daftar mahasiswa dengan status KELUAR kepada BAAK untuk
perubahan data pada Forlap Dikti
6. Mahasiswa menerima Surat Keputusan Dekan tentang daftar mahasiswa dengan
status KELUAR
 SOP PENGUNDURAN DIRI MAHASISWA

A. TUJUAN :
Menjamin terselenggaranya proses perijinan dan pemantauan presensi mahasiswa pada
proses pembelajaran

B. RUANG LINGKUP :

Prosedur ini mencakup persyaratan mekanisme pengajuan pengunduran diri dari status
kemahasiswaan di Untag Banyuwangi.

C. DEFINISI :

Pengunduran diri adalah proses berhentinya kegiatan akademik mahasiswa secara

permanen dikarenakan permohonan dari mahasiswa yang bersangkutan

D. REFERENSI :

G. Statuta Untag Banyuwangi

H. Pedoman Akademik Untag Banyuwangi
E. PENANGGUNGJAWAB :
G. Dekan
H. Wakil Dekan I
I. Kaprodi
J. BAAK
F. RINCIAN PROSEDUR :

1. Membuat surat pernyataan pengunduran diri yang ditandatangani mahasiswa

disetujui oleh orang tua/ Wali mahasiswa
2. Mengisi formulir pengunduran diri yang ditandatangani Wakil Dekan I dan Kaprodi
serta melampirkan persyaratan
a. Print Out pembayaran SPP
b. Bukti lunas dan tidak ada tunggakan dari BAKEU
c. Surat bebas perpustakaan dan laboratorium
d. Surat pernyataan pengunduran diri
3. Mahasiswa menunggu terbitnya Surat Keterangan Pengunduran Diri
4. Fakultas melalui Wakil Dekan I / Kaprodi memberikan salinan Surat Keterangan
pengunduran diri mahasiswa dengan status kepada BAAK untuk perubahan data pada
Forlap Dikti