Pengelolaan Kearsipan di Lembaga Dinas Kearsipan Provinsi

Sumatera Selatan

Djulian Parta Wijaya, Lia Ayu Melinda, Nadea Fara Lestari; dkk
Prodi Ilmu Perpustakaan
Universitas Islam Negeri Raden Fatah Palembang

Abstract

PENDAHULUAN
Kata pengelolaan bisa disamakan dengan manajemen, yang berarti pengaturan dan
pengurusan. Banyak yang mengartikan manajemen merupakan pengaturan,
pengelolaan, dan pengadministrasian karena ini adalah pengertian yang paling
populer. Pengelolaan juga bisa diartikan sebagai rangkaian pekerjaan atau usaha
yang dilakukan untuk mencapai tujuan. Secara garis besar tahap-tahap dalam
melakukan pengelolaan meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan
pengawasan.1
Pembangunan Bidang Kearsipan bertujuan untuk menjamin ketersediaan arsip
yang autentik dan terpercaya, menjamin perlindungan kepentingan negara dan
hak-hak keperdataan, serta mendinamiskan sistem kearsipan serta peningkatan
kualitas pelayanan publik di bidang kearsipan dengan melakukan penetapan
kebijakan, pembinaan kearsipan serta pengelolaan arsip sesuai dengan
kewenangan daerah yang diatur dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan.
Dinas Perpustakaan Provinsi Sumatera Selatan adalah suatu lembaga yang
dinaungi oleh Pemerintah Provinsi Sumatera Selatan, muatan materi sesuai
dengan PERDA No. 14 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat
Daerah Provinsi Sumatera Selatan. Dalam mengemban tugas pokok dan fungsi

1
Jurnal Iqra’ Volume 13 No.01 Mei 2019,Pengelolaan Arsip Dinamis Di Dinas
Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan
dengan mengacu pada Peraturan Gubernur Sumatera Selatan No. 42 Tahun 2016
Tentang Susunan Organisasi, Uraian Tugas dan Fungsi Dinas Perpustakaan
Provinsi Sumatera Selatan2
Arsip merupakan suatu kegiatan yang sangat penting selama suatu organisasi yang
masih melaksanakan kegiatannya, baik dalam kegiatan rutin maupun dalam hal
pengembangan kegiatan yang dilakukan. Public records arrive at an archival
institution during the inactive stage of the records lifecycle (Amber L. Cusing,
2010:302). Hal ini dapat diartikan sebagai catatan dalam arsip dinamis merupakan
hal yang penting dalam suatu lembaga baik pemerintah maupun swasta karena
merupakan kesinambungan rutinitas dari dari lembaga publik tersebut. Archives
as organizational records. In this category, the archive is experienced as a record
of the institution and this definition of what constitutes archives and archives
affects the focus of this category archive management (Wakimoto, 2015:188).
Arsip adalah gudang memori, memberikan bukti yang andal untuk mengetahui
historis di masa lalu bagi yang membutuhkan informasi di masa sekarang atau
yang akan datang (Jimerson 2013). Kearsipan berperan penting dalam kegiatan
administrasi, sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka
melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan,
pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan
pertanggungjawaban dengan setepat-tepatnya (Rachmadi Eka Apriyani, Dinda
Safira, Rhoni Rodin - Pengelolaan arsip statis di Dinas Kearsipan Daerah... 2
2016). Dengan demikian dapat dipahami bahwa “All archiving laws or regulations
are basically for the existence of archives and archives very important for society,
government and the Indonesian Nation” (Rodin 2019). Semua undang-undang
atau peraturan pengarsipan pada dasarnya untuk keberadaan arsip dan arsip sangat
penting bagi masyarakat, pemerintah dan Bangsa Indonesia. Disinilah letak
urgensinya pengelolaan arsip secara baik dan teratur sesuai dengan prosedur dan
regulasi yang berlaku

2
Sumber: Dokumen Kasubbag Umum dan Kepegawaian. Dinas Perpustakaan
Provinsi Sumatera Selatan 2016.
RUMUSAN MASALAH
1. Bagaimana lembaga arsip dinas kearsipan provinsi Sumatera Selatan dalam
mengelola arsipnya?
2. Bagaimana cara mengklasifikasi arsip di dinas kearsipan provinsi Sumatera
Selatan?
3. Apa saja layanan yang tersedia di dinas kearsipan provinsi Sumatera Selatan?

METODE PENELITIAN
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode observasi,
yakni dengan mengamati dan mencari data yang berhubungan dengan
permasalahan. Teknik dalam pengumpulan data ini berupa wawancara
dengan menyiapkan list wawancara untuk mengajukan beberapa
pertanyaan kepada narasumber. Adapun yang menjadi narasumber dalam
penelitian ini adalah bapak Holidan, Bapak Rusdi, Bapak Yusuf, Ibu
Endayani, Ibu Nyimas Masitoh, dan Bapak …..

PEMBAHASAN
1. Pengelolaan Lembaga Kearsipan di Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera
Selatan
Menurut penggunaannya berdasarkan UU Nomor 1 Tahun 1971, arsip
dinamis dibedakan menjadi 2 yaitu dokumen aktif dan inaktif (Helmalia;
3) Arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi
dan/atau secara terus menerus. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi
penggunaannya telah menurun. (PERGUB No. 32 Tahun 2017).
Berdasarkan undang-undang nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuanketentuan
pokok kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b menetapkan bahwa yang dimaksud
dengan arsip adalah:
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan
badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
kelompok maupun tunggal dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta atau perorangan,
dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok,
dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Selain dari pengertian diatas, arsip dapat pula diartikan sebagai suatu badan yang
melakukan segala kegiatan pencatatan, penanganan, penyimpanan dan
pemeliharaan surat atau warkat yang mempunyai arti penting baik kedalam
maupun keluar, baik yang menyangkut soal pemerintah maupun non-pemerintah.
Berdasarkan fungsinya Arsip terbagi menjadi dua yaitu:
1. Pengertian Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah merupakan arsip yang masih diperlukan secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administarasi negara. Arsip dinamis juga berarti informasi terekam, termasuk
data dalam sistem komputer yang dibuat atau diterima oleh organisasi dalam
melakukan aktivitasnya. Karena masih digunakan secara langsung dalam
kegiatan organisasi, maka arsip dinamis harus diciptakan dan dikelola untuk
mendukung aktivitas organisasi. Arsip dinamis harus memenuhi syarat yang
ditentukan, lengkap, cukup, bermakna, komprehansif, tepat dan tidak melanggar
hukum. Adapun bentuk arsip dinamis dapat berupa: kertas, mikrofilm, media
elektronik, peta, cetak biru, gambar, foto, data dari sistem komputer, audio dan
vidio, dokumen tulisan tangan, formulir dan sebagainya.
Menurut Sulistyo Basuki dalam bukunya manajemen arsip dinamis. Pengantar
memahami dan mengelola informasi dan dokumen (2012: 13), Arsip dinamis
adalah informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer yang dibuat atau
diterima oleh badan koorporasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau
melakukan tindakan sebagai bukti tindaka tersebut (Sulistyo, 2003: 13).
2. Pengertian arsip statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya. Arsip statis juga adalah arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang
abadi khusus sebagai bahan pertanggung jawaban nasional atau pemerintah yang
hanya digunakan sebagai referensi saja

2. Klasifikasi Arsip di Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan

3. Layanan yang Tersedia di Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan.

PENUTUP