PENGAWASAN

POKOK PEMBAHASAN

1. Pengertian Pengawasan
2. Tipe-tipe pengawasan
3. Tujuan pengawasan
4. Tujuan dari fungsi pengawasan
5. Jenis-jenis pengawasan
6.Tahap-tahap pengawasan
7. Syarat-syarat pengawasan
8. Cara-cara pengawasan
9. Fungsi pengawasan
10. Pentingnya pengawasan
11. Alat bantu pengawasan
12. Kesimpulan
 PENGERTIAN PENGAWASAN

Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik

menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan,
merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan
nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasi dan
mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber
daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien.

Kertonegoro (1998 : 163) menyatakan pengawasan itu adalah proses

melalui manajer berusaha memperoleh kayakinan bahwa kegiatan yang
dilakukan sesuai dengan perencanaannya.

Robbin (dalam Sugandha, 1999 : 150) menyatakan pengawasan itu

merupakan suatu proses aktivitas yang sangat mendasar, sehingga
membutuhkan seorang manajer untuk menjalankan tugas dan
pekerjaan organisasi.
George R. Tery (2006:395) mengartikan pengawasan sebagai
mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya
mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tindakan-
tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang
telah ditetapkan.
Terry (dalam Sujamto, 1986 : 17) menyatakan Pengawasan adalah
untuk menentukan apa yang telah dicapai, mengadakan evaluasi
atasannya, dan mengambil tindakan-tidakan korektif bila diperlukan
untuk menjamin agar hasilnya sesuai dengan rencana.

Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan

pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang
diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan. Pengawasan
adalah proses untuk memastikan dengan melakukan pengawasan bahwa
segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah
direncanakan
 TIPE-TIPE PENGAWASAN

Tipe-tipe pengawasan ada 3 yaitu :

1. Pengawasan Pendahuluan
2. Pengawasan Concurrent
3. Pengawasan Umpan Balik

1. Pengawasan Pendahuluan (feeforward control, steering controls,

preliminary control).
Prosedur-prosedur pengawasan pendahuluan mencakup semua upaya
manajerial guna memperbesar hasil aktual akan berdekatan hasilnya
dengan yang diperkirakan. Pengawasan ini dirancang untuk
mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi
dibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif
bila manajer dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat
waktu tentang perubahan yang terjadi atau perkembangan tujuan.
2. Pengawasan Concurrent (concurrent control ).
Yaitu pengawasan yang terjadi ketika pelaksanaan berlangsung,
dimana suatu aspek harus memenuhi syarat yang ditentukan sebelum
kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.
Pengawasan ini biasanya dilakukan oleh supervisor yang mengarahkan
pekerjaan bawahannya. Mengawasi pekerjaan harus disesuaikan
dengan standar yang ada, supaya hasil yang diharapkan sesuai
dengan cita-cita.

3. Pengawasan Umpan Balik (feedback control, past-action controls).

Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna
mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai
dengan rencana di sebuah perusahaan yang telah ditetapkan.
Sejumlah pengawasan feed back banyak dilakukan oleh dunia bisnis
yaitu dengan analisa laporan keuangan, analisa biaya standar, dan
pengawasan kualitas.
 TUJUAN PENGAWASAN

Sesuai dengan pengertian pengawasan dalam arti luas,

maka pengawasan bertujuan :
1. Menemukan dan menghilangkan kemacetan yang
mungkin timbul.
2. Melakukan pencegahan dan perbaikan kesalahan yang
ada.
3. Mencegah penyimpangan
4. Mengadakan koreksi apakah hasil sesuai rencana,
5. Memperoleh efisiensi dan efektifitas.
6. Mendidik pegawai dan mempertebal rasa tanggung
jawab.
 TUJUAN DARI FUNGSI PENGAWASAN

Menurut Griffin (2000), tujuan dari fungsi pengawasan dibagi

menjadi empat bagian, yaitu:

1. Adaftasi Lingkungan

Tujuannya adalah agar perusahaan dapat beradaftasi

dengan perubahan yang terjadi di lingkungan perusahaan,
baik lingkungan yang bersifat internal maupun eksternal.
Dengan demikian fungsi pengawasan tidak saja dilakukan
untuk memastikan agar kegiatan berjalan sebagaimana
rencana yang telah ditetapkan, akan tetapi juga agar
kegiatan yang dijalankan sesuai dengan perubahan
lingkungan.
 2. Meminimalkan kegagalan

Maksudnya adalah ketika perusahaan melakukan kegiatan

produksi, misalnya perusahaan berharap agar kegagalan
seminimal mungkin. Oleh karena itu perusahaan perlu
menjalankan fungsi pengawasan agar kegagalan-kegagalan
tersebut dapat diminimumkan.

3. Meminimumkan biaya

Maksudnya adalah ketika perusahaan mengalami

kegagalan maka akan ada pemborosan yang tidak
memberikan keuntungan bagi perusahaan. Maka untuk
meminimumkan biaya sangat diperlukan adanya
pengawasan.
4. Mengantisipasi kompleksitas dari organisasi

Tujuan terakhir dari fungsi pengawasan adalah agar

perusahaan dapat mengantisipasi berbagai kegiatan
organisasi yang kompleks. Kompleksitas tersebut mulai
dari pengelolaan terhadap produk, tenaga kerja hingga
berbagai prosedur yang terkait dengan manajemen
organisasi. Ketika kegiatan perusahaan hanya
memproduksi satu jenis barang, atau 10 orang pekerja,
atau 2 bagian dalam struktur organisasi, barangkali
kegiatan manajemen lebih mudah untuk dilakukan.
 JENIS-JENIS PENGAWASAN

Adapun jenis-jenis pengawasan yang diantaranya yaitu:

Pengawasan Intern & Pengawasan

ekstern prepentif & represif

Pengawasan aktif Pengawasan

& pasif Kebenaran Formil
 JENIS-JENIS PENGAWASAN

1. Pengawasan Internal “Intern”

Yang merupakan pengawasan yang dilakukan oleh orang ataupun badan
yang ada terdapat di dalam lingkungan unit organisasi/lembaga yang
bersangkutan.

2. Pengawasan Eksternal “Ekstern”

Yang merupakan pengawasan atau pemeriksaan yang dilakukan oleh
unit pengawasan yang ada di luar unit organisasi/lembaga yang
diawasi.
3. Pengawasan preventif
Ialah lebih dimaksudkan sebagai suatu pengawasan yang dilakukan pada
kegiatan sebelum kegiatan itu dilaksanakan, sehingga dapat mencegah
terjadinya kegiatan yang menyimpang, misalnya pengawasan tersebut
dilakukan oleh pemerintah supaya untuk menghindari adanya
penyimpangan-penyimpangan pelaksanaan keuangan negara yang akan
membebankan/merugikan negara.

4. Pengawasan represif
Ialah suatu pengawasan yang dilakukan terhadap suatu
kegiatan setelah kegiatan tersebut sudah dilaksanakan atau
dilakukan. Misalnya pengawasan represif dilakukan pada akhir
tahun anggaran yang dimana anggaran yang telah ditentukan
lalu disampaikan laporannya
5. Pengawasan pasif “jauh” ialah suatu pengawasan yang dilakukan
misalnya melalui “penelitian serta pengujian terhadap surat-surat atau
laporan-laporan pertanggung jawaban yag disertai dengan berbagai bukti
penerimaan maupun bukti pengeluaran.

6. Pengawasan aktif “dekat” ialah pengawasan yang

dilaksanakan sebagai dari bentuk pengawasan yang dilakukan
ditempat kegiatan yang bersangkutan.

7. Pengawasan Kebenaran Formil

Pengawasan kebenaran formil ialah pengawasan menurut hak
“rechtimatigheid” dan pemeriksaan kebenaran materiil mengenai maksud
serta tujuan pengeluaran .
 TAHAP-TAHAP PENGAWASAN

1. Tahap Penetapan Standar

Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan
kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan
keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :
a. standar fisik
b. standar moneter (biaya)
c. standar waktu

2. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan
secara tepat.
3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa
atas, pengamatan, laporan, metode, pengujian, dan sampel.

4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa

Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan
dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga
digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer.

5. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi

Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana
perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.
 TAHAP-TAHAP PENGAWASAN
Menurut Kadarman (2001, hal. 161) langkah-langkah pengawasan
yaitu :
a. Menetapkan Standar
Karena perencanaan merupakan tolak ukur untuk merancang
pengawasan, maka secara logis hal irri berarti bahwa langkah
pertama dalam proses pengawasan adalah menyusun rencana.
Perencanaan yang dimaksud disini adalah menentukan standar.
b. Mengukur Kinerja
Langkah kedua dalam pengawasan adalah mengukur atau
mengevaluasi kinerja yang dicapai terhadap standar yang telah
ditentukan.
c. Memperbaiki Penyimpangan
Proses pengawasan tidak lengkap jika tidak ada tindakan perbaikan
terhadap penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
 SYARAT-SYARAT PENGAWASAN

Berikut syarat-syarat pengawasan menurut pendapat Soewarno

Handayaningrat dalam bukunya Pengantar Studi Ilmu Administrasi
dan Manajemen :

1. Menentukan standar pengawasan yang baik dan dapat dilaksanakan.

2. Menghindarkan adanya tekanan, paksaan yang menyebabkan

penyimpangan dari tujuan pengawasan itu sendiri.

3. Melakukan koreksi rencana yang dapat digunakan untuk mengadakan

perbaikan serta penyempurnaan rencana yang akan datang.
 CARA-CARA PENGAWASAN

1. Peninjauan pribadi (Personal inspection, personal observation),

Mengawasi dengan meninjau secara pribadi sehingga dapat melihat
sendiri pelaksanaan kegiatan.

2. Interview/laporan lisan, Pengawasan dilakukan

denganmengumpulkan fakta-fakta melalui laporan lisan yang diberikan
bawahan.

3. Laporan tertulis, Pengawasan mengenai pertanggung jawaban tentang

pelaksanaan kegiatan bawahan sesuai dengan tugas dan wewenangnya
kepada atasan yang dilaporkan secara tertulis.

4. Laporan dan pengawasan kepada hal-hal yang bersifat luar biasa,

Sistem atau cara pengawasan dimana pengawasan itu ditujukan kepada
soal-soal kekecualian. Jadi pengawasan dilakukan bila diterima laporan
yang menunjukkan adanya peristiwa yang istimewa atau luar biasa.
 FUNGSI PENGAWASAN

1. Untuk menilai apakah setiap unit-unit telah melakukan

kebijaksanaan dan prosedur yang menjadi tanggung jawabnya
masing-masing.
2. Untuk menilai apakah surat-surat atau laporan yang
dihasilkan telah menggambarkan kegiatan-kegiatan yang
sebenarnya secara cermat maupun tepat.

3. Untuk menilai apakah pengendalian manajemen sudah cukup

memadai dan dilaksanakan secara efektif.

4. Untuk meneliti apakah kegiatan sudah terlaksana secara efektif

yaitu mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dan
meneliti apakah kegiatan sudah dilaksanakan secara efisien.
 PENTINGNYA PENGAWASAN

Suatu organisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari

waktu ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna
mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang
membuat fungsi pengawasan semakin penting dalam setiap
organisasi. Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting,
diantaranya :
1. Perubahan lingkungan organisasi
Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-
menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi
produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru
dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi
perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi
sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan
kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.
2. Peningkatan kompleksitas organisasi

Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan

yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus
diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga.
Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan
dengan lebih efisien dan efektif.

3. Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan

Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat

secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi
kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan.
Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi
kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.
4. Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang

Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya

tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya
cara manajer dapat menentukan apakah bawahan telah
melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan
sistem pengawasan.

5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan

standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan
kemudian pengambilan tindakan
 ALAT BANTU PENGAWASAN

Alat-alat pengawasan yang paling dikenal dan paling umum digunakan

adalah :

1. Manajemen 2. Management
Pengecualian Information System
(Management by (MIS)
Exception)

3. Analisa Rasio 4. Penganggaran

1. Manajemen Pengecualian (Management by Exception)
Manajemen pengecualian adalah teknik pengawasan yang
memungkinkan hanya penyimpangan kecil antara yang
direncanakan dan kinerja aktual yang mendapatkan
perhatian dari wirausahawan. Manajemen penegecualian
didasarkan pada prinsip pengecualian, prinsip manajemen
yang muncul paling awal pada literatur manajemen. Prinsip
pengecualian menyatakan bahwa bawahan menangani
semua persoalan rutin organisasional, sementara
wirausahawan menangani persoalan organisasional non
rutin atau diluar kebiasaan.
2. Management Information System (MIS)
MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan
penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan
dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses
pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi
perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi yang
dilaksanakan secara efektif.
3. Analisa Rasio
Rasio adalah hubungan antara dua angka yang dihitung
dengan membagi satu angka dengan angka lainnya. Analisa
rasio adalah proses menghasilkan informasi yang meringkas
posisi financial dari organisasi dengan menghitung rasio
yang didasarkan pada berbagai ukuran finansial yang
muncul pada neraca dan neraca rugi-laba organisasi.

4. Penganggaran
Anggaran dalam organisasi ialah rencana keuangan yang
menguraikan bagaimana dana pada periode waktu tertentu
akan dibelanjakan maupun bagaimana dana tersebut akan
diperoleh. Anggaran juga merupakan laporan resmi
mengenai sumber-sumber keuangan yang telah disediakan
untuk membiayai pelaksanaan aktivitas tertentu dalam
kurun waktu yang ditetapkan. Disamping sebagai rencana
keuangan, anggaran juga merupakan alat pengawasan.
 KESIMPULAN

Pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan

standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang
sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan
standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur
penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang
diperlukan.
Tipe-tipe pengawasan yaitu ; Pengawasan Pendahuluan,
Pengawasan pada saat kerja berlangsung, Pengawasan Feed Back. Tahap
Proses Pengawasan ; Menetapkan standar pelaksanaan (perencanaan),
Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan, Pembandingan pelaksanaan
kegiatan dengan standard dan penganalisa penyimpangan –penyimpangan,
Pengambilan tindakan koreksi.
Pengawasan penting disebabkan karena Perubahan lingkungan
organisasi, Peningkatan kompleksitas organisasi, Meminimalisasikan
tingginya kesalahan-kesalahan, Kebutuhan manager untuk mendelegasikan
wewenang, Komunikasi dan Menilai informasi dan mengambil tindakan
koreksi.