DISUSUN OLEH :
NAMA : DIYAN ADITYA PUTRA PRATAMA, S.T.
NIP : 199304202019031005
FORMASI JAFUNG : TEKNIK JALAN DAN JEMBATAN AHLI PERTAMA
UNIT ORGANISASI : DIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA
UNIT KERJA : SUBDIT TEKNIK PEMELIHARAN, DIREKTORAT
PRESERVASI JALAN
DISEMINARKAN PADA :
HARI : JUMAT
TANGGAL : 6 SEPTEMBER 2019
Ir. Siti Mardiyah, M.T. Dr. Ir. Dharma Nursani, M.Sc. Ahmad Kholidi Nasution, S.ST., M.T.
NIP. 196311081992032003 NIP. 195803071986031001 NIP. 196703041993031007
KEPALA PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN JABATAN
FUNGSIONAL BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas limpahan
karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan aktualisasi ini dengan judul
“Penggunaan Kalender Elektronik dalam Pembuatan Jadwal Kegiatan Kerja yang Terintegrasi
di Subdit Teknik Pemeliharaan” dengan baik.
Pada kesempatan yang baik ini, tak lupa penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih
kepada:
1. Ibu Ir. Siti Mardiyah, M.T. selaku Kasubdit Teknik Pemeliharaan dan mentor yang telah
memberikan arahan dan bimbingan dalam penyelesaian laporan ini.
2. Bapak Dr. Ir. Dharma Nursani, M.Sc selaku coach yang telah memberikan masukan dan
bimbingan dalam penyusunan laporan aktualisasi ini.
3. Bapak Syauqi Kamal, ST, MT. selaku mentor pengganti memberikan arahan dan masukan
dalam pembuatan laporan ini.
4. Ibu Ir. Yuli Khaeriah, M.E. selaku penguji yang telah memberikan banyak masukan dan
saran.
5. Segenap pejabat dan staff di lingkungan Balai Diklat PUPR Wilayah VI Surabaya yang
telah mendukung penyusunan laporan.
6. Segenap pegawai di lingkungan Subdit Teknik Pemeliharaan.
7. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.
Semoga laporan ini dapat bermanfaat serta berguna bagi berbagai pihak yang membacanya.
ii
DAFTAR ISI
iii
DAFTAR GAMBAR
iv
DAFTAR TABEL
v
BAB I
PENDAHULUAN
1
Pembuatan Jadwal Kegiatan Kerja yang Terintegrasi di Subdit Teknik Pemeliharaan” yang
diharapkan dapat menyelesaikan isu tersebut.
2
BAB II
GAMBARAN UNIT KERJA
3
dan pengawasan yang ketat.
Untuk mewujudkan Visi dan Misi Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat
yang bebas dari KKN dan selaras dengan tujuan nasional, Kementerian Pekerjaan Umum dan
Perumahan Rakyat mempunyai nilai-nilai yang harus dilaksanakan seluruh pegawai dan
menunjukan jati diri sebagai Orang PUPR. Menurut Permen PU No 26/PRT/M/2017 tentang
Panduan Pembangunan Budaya Integritas di Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan
Rakyat, nilai-nilai organisasi Kementerian PUPR meliputi:
1. Integritas
Insan Kementerian PUPR melaksanakan tugas dengan jujur, bersikap dan berperilaku sesuai
antara perbuatan dan ucapan, konsisten, disiplin, berani dan tegas dalam mengambil
keputusan, tidak menyalahgunakan wewenang serta pro aktif dalam upaya pencegahan dan
pemberantasan korupsi, kolusi, dan nepotisme serta tidak melibatkan diri dalam perbuatan
tercela.
2. Profesional
Insan Kementerian PUPR melaksanakan tugas perumusan kebijakan, perencanaan dan
program kegiatan, pengalokasian anggaran dan pelaksanaan, serta pengawasan berdasarkan
kompetensi yang dimiliki, sesuai dan patuh dengan prosedur, bersungguh-sungguh, mandiri
serta memiliki komitmen terhadap pencapaian hasil pekerjaan yang optimal dan
menghindari pertentangan kepentingan.
3. Orientasi Misi
Insan Kementerian PUPR senantiasa berpijak pada visi dari Kementerian PUPR yang
merupakan acuan dalam melaksanakan tugas melalui organisasi unit kerjanya sebagai arah
dalam mencapai sasaran dan kesuksesan dalam mencapai misi pelaksanaan tugas dan fungsi
organisasi tersebut.
4. Visioner
Insan Kementerian PUPR melaksanakan tugas untuk mencapai tujuan yang lebih besar,
melihat jauh ke depan, berbuat untuk kemajuan masyarakat, bangsa dan negara, serta
memberikan makna dalam setiap kegiatan.
5. Etika Akhlakul Karimah
Insan Kementerian PUPR memiliki budi pekerti, akhlak dan tingkah laku (tabiat) yang terpuji,
baik dan yang mulia sesuai dengan ajaran agama yang harus dimiliki oleh semua manusia
4
yang hidup di dunia. Dengan demikian keberadaan setiap karyawan Kementerian PUPR dapat
bermanfaat dan memberikan kenyamanan bagi lingkungan, masyarakat, bangsa dan negara.
Direktorat Jenderal Bina Marga merupakan bagian dari Kementerian PUPR yang
memiliki tugas dalam bidang infrastruktur jalan. Direktorat Jenderal Bina Marga memiliki visi
dan misi sebagai berikut: "Visi Direktorat Jenderal Bina Marga yaitu Terwujudnya Sistem
Jaringan Jalan Yang Andal, Terpadu & Berkelanjutan di Seluruh Wilayah Nasional Untuk
Mendukung Pertumbuhan Ekonomi dan Kesejahteraan Sosial ". Untuk mewujudkan visi tersebut
Direktorat Jenderal Bina Marga memiliki misi:
1. Mewujudkan jaringan jalan nasional yang berkelanjutan dengan mobilitas, aksesibilitas
dan keselamatan yang memadai, untuk melayani pusat-pusat kegiatan nasional, wilayah dan
kawasan strategis nasional.
2. Mewujudkan jaringan jalan nasional bebas hambatan antar perkotaan dan di kawasan
perkotaan yang memiliki intensitas pergerakan logistik tinggi yang menghubungkan dan
melayani pusat-pusat kegiatan ekonomi utama nasional.
3. Memfasilitasi agar kapasitas pemerintah daerah meningkat dalam menyelenggarakan jalan
daerah yang berkelanjutan dengan mobilitas, aksesibilitas dan keselamatan yang memadai.
5
e. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan di bidang penyelenggaraan jalan;
f. Pelaksanaan administrasi Direktorat Jenderal Bina Marga; dan
g. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh MenteriPekerjaan Umum dan Perumahan
Rakyat.
Struktur organisasi Direktorat Jenderal Bina Marga dapat dilihat pada gambar 2.1. Dalam
pelaksanaan habituasi penulis ditempatkan di unit kerja Subdit Teknik Pemeliharaan. Subdit ini
termasuk bagian dari Direktorat Preservasi Jalan, Direktorat Jenderal Bina Marga.
6
nonklasikal; (ii) kompetensi sosial kultural dengan kompetensi bidang. Pada pelatihan ini
kemampuan dasara yang diukur meliputi:
a. Menunjukkan sikap perilaku bela negara;
b. Mengaktualisasikan nilai-nilai dasar PNS dalam pelaksanaan tugas jabatannya;
c. Mengaktualisasikan kedudukan dan peran PNS dalam kerangka Negara Kesatuan Republik
Indonesia; dan
d . Menunjukkan penguasaan Kompetensi Teknis yang dibutuhkan sesuai dengan bidang tugas.
Pelatihan Dasar CPNS dimulai dengan Agenda I yang berupa kegiatan Bela Negara.
Kegiatan ini bertempat di Pusdiklat Bela Negara Kementerian Pertahanan RI yang berlangsung
selama 13 hari. Kegiatan Bela Negara bertujuan untuk:
a. Meningkatkan kesetiaan insan CPNS PUPR terhadap Negara Kesatuan Republik Indonesia
b. Membentengi diri CPNS PUPR dari pelemahan rasa kebangsaan sebagai akibat arus
globalisasi, dan
c. Membangun kesadaran berbangsa dan bernegara, jiwa nasionalisme, serta jiwa korsa.
Setelah melaksanakan kegiatan Bela Negara dilanjutkan oleh kegiatan Pelatihan Dasar
CPNS. Pelatihan ini terbagi menjadi 3 tahapan yaitu (i) Pelatihan Dasar CPNS on campus I; (ii)
Habituasi di Unit Organisasi masing-masing; (iii) Pelatihan Dasar CPNS on campus II. Pelatihan
Dasar CPNS on campus I bertempat di Balai Diklat Wilayah VI Surabaya selama 14 hari. Disini
para CPNS diberikan pelatihan berupa Agenda II yaitu Nilai-Nilai Dasar PNS dan Agenda III
yaitu Kedudukan dan Peran PNS dalam NKRI. Setelah melakukan pelatihan on campus I ini
dilanjutkan dengan pelaksanaan habituasi di unit kerja masing-masing. Pelaksanaan habituasi
dilaksanakan selama 30 hari kerja dengan tujuan untuk melaksanakan rancangan aktualisasi yang
telah dibuat untuk dapat menyelesaikan permasalahan yang terdapat di unit organisasi. Setelah
kegiatan aktualisasi dilanjutkan dengan evaluasi hasil pelaksanaan aktualisasi. Kegiatan
selanjutnya berupa penguatan kompetensi teknis bidang tugas yang dilaksanakan di Puslitbang
Jalan dan Jembatan di Bandung yang akan berlangsung selama 30 hari kerja. Setelah melalui
semua pelatihan diharapkan dapat membentuk PNS profesional yang berkarakter sebagai pelayan
masyarakat.
7
BAB III
DESKRIPSI RANCANGAN AKTUALISASI
8
Seriousness yaitu seberapa serius suatu isu harus dibahas dikaitkan dengan akibat yang akan
ditimbulkan.
Growth: seberapa besar kemungkinan memburuknya isu tersebut jika tidak ditangani segera.
Tingkat prioritas dari metode ini ditentukan dengan menggunakan skala penilaian 1-5, nilai
1 berarti paling rendah sedangkan nilai 5 berarti paling tinggi. Isu dengan nilai total yang
paling besar adalah isu yang memiliki prioritas paling tinggi. Selanjutnya isu-isu yang telah
dikumpulkan pada tabel 3.1. dilakukan analisis menggunakan metode USG. Hasil analisis USG
terhadap isu-isu tersebut dapat dilihat pada tabel 3.2.
Berdasarkan hasil analisis dengan menggunakan metode USG diketahui isu core issue adalah
isu “Belum terintegrasinya jadwal kegiatan kerja tiap pegawai di Subdit Teknik Pemeliharaan”.
10
Tabel 3.3. Tahapan kegiatan aktualisasi
No Uraian Kegiatan Tahapan Kegiatan
Pengumpulan data terkait cara penggunaan
1
Pembuatan Standar aplikasi
Operasional Prosedur (SOP) Pembuatan desain Standar Operasional
1 2
pengisian kalender kerja Prosedur (SOP)
elektronik Konsultasi Standar Operasional Prosedur
3
(SOP) yang telah dibuat ke mentor
Koordinasi awal dengan mentor/Kasubdit
1
Sosialisasi penggunaan terkait kegiatan sosialisasi
2 aplikasi kalender kerja 2 Persiapan dan pembuatan bahan presentasi
elektronik kepada pegawai Mengadakan rapat sosialisasi penggunaan
3
kalender kerja elektronik
Pembuatan akun dan melakukan pengaturan
Pembuatan akun dan pengisian 1
awal kalender elektronik
3 jadwal kegiatan kerja pada
Melakukan pengisian jadwal kegiatan kerja
kalender elektronik 2
pada kalender elektronik
Pembuatan dan penyebaran kuesioner manfaat
Evaluasi penggunaan aplikasi
1 kegunaan kalender elektronik dalam
kalender elektronik dalam
4 pembuatan jadwal kegiatan kerja
pembuatan jadwal kegiatan
Pelaporan dan pemaparan hasil evaluasi
pegawai 2
kepada mentor
1 Penyusunan laporan aktualisasi
Melakukan konsultasi dan pengesahan laporan
5 Pembuatan laporan aktualisasi 2
kepada mentor
3 Pengumpulan laporan
11
3.3.3. Output/Hasil yang Dicapai
Berdasarkan kegiatan yang telah dilakukan output/hasil yang diperoleh yaitu (Tabel 3.4.):
12
negara, dan sekaligus menghormati bangsa lain yang didasarkan pada Nilai-Nilai Pancasila.
- Etika Publik merupakan refleksi tentang standar/norma yang menentukan baik/buruk,
benar/salah perilaku, tindakan dan keputusan untuk mengarahkan kebijakan publik dalam
rangka menjalankan tanggung jawab pelayanan publik. Dalam etika publik terdapat nilai-nilai
dasar berupa jujur, bertanggung jawab, integritas tinggi, cermat, disiplin, hormat, sopan, taat
pada peraturan, taat perintah, menjaga rahasia.
- Komitmen Mutu merupakan sikap atau tindakan yang dilakukan untuk selalu menjaga kualitas
dari pekerjaan yang dilakukan. Dalam komitmen mutu terdapat nilai-nilai efektivitas,
efisiensi, inovasi, berorientasi mutu.
- Anti Korupsi merupakan sikap atau perilaku ASN yang taat akan hukum dan aturan serta
menentang segala bentuk tidakan penyimpangan dan penyelewengan yang dapat merugikan
masyarakat dan negara. Dalam anti korupsi terdapat nilai-nilai jujur, disiplin, tanggung jawab,
kerja keras, sederhana, mandiri, adil, berani, peduli.
Selain itu gagasan mengenai pemecahan isu yang telah dipilih akan dievaluasi untuk
mengetahui keterkaitannya terhadap pencapaian visi, misi, dan tujuan organisasi, serta terhadap
penguatan nilai-nilai organisasi. Matriks rancangan aktualisasi secara rinci sebagai berikut
(Tabel 3.5.):
a. Nama Unit Organisasi : Sub Direktorat Teknik Pemeliharaan, Direktorat Preservasi
Jalan, Direktorat Jenderal Bina Marga
b. Identifikasi Isu : - Belum tersedianya denah evakuasi bencana di Subdit
Teknik Pemeliharaan
- Belum terintegrasinya jadwal kegiatan tiap pegawai
secara efektif di Subdit Teknik Pemeliharaan
- Kurang tertata rapinya arsip dan barang peralatan
kantor
c. Isue yang diangkat : Belum terintegrasinya jadwal kegiatan tiap pegawai secara
efektif di Subdit Teknik Pemeliharaan
d. Gagasan Pemecahan Isu : Penggunaan Kalender Elektronik dalam Pembuatan
Jadwal Kegiatan Kerja yang Terintegrasi di Subdit Teknik
Pemeliharaan
13
Tabel 3.5. Matriks rancangan aktualisasi
No Uraian Tahapan Output/Hasil Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan Kontribusi Terhadap Visi – Penguatan Nilai
Kegiatan Kegiatan Misi Organisasi Organisasi
1 2 3 4 5 6 7
1 Pembuatan 1. Pengumpulan - Adanya Standar - Akuntabilitas yaitu tercermin dari nilai - Secara umum kegiatan - Integritas
Standar data terkait Operasional tanggung jawab dan transparan terhadap penggunaan kalender kerja Melaksanakan tugas
Operasional cara Prosedur (SOP) kualitas data yang dikumpulkan dan elektronik dalam dengan jujur, konsisten,
Prosedur penggunaan penggunaan menjamin dari kebenaran data. Selain itu pembuatan jadwal kegiatan dan disiplin
(SOP) aplikasi kalender kerja juga bertanggung jawab terhadap kerja akan memberikan - Profesionalitas
pengisian 2. Pembuatan elektronik pembuatan Standar Operasional Prosedur dampak yaitu kemudahan Bersungguh-sungguh dan
kalender Desain Standar (SOP) yang ada. dalam koordinasi antar mandiri, serta memiliki
kerja Operasional - Komitmen Mutu yaitu tercermin dari pegawai, efektifitas dalam komitmen terhadap
elektonik Prosedur (SOP) cara pengumpulan data yang efektif dan pengaturan dan pembagian pencapaian hasil
3. Konsultasi hasil tugas, serta dapat dijadikan
efisien serta menjamin dari mutu data itu - Etika-akhlakul Karimah
Standar sendiri. Selain itu juga menjamin dari bahan pengawasan
operasional Memperhatikan sopan
mutu SOP yang dihasilkan. terhadap kinerja pegawai. santun dalam setiap
Prosedur (SOP) Hal ini dapat mendukung
yang telah - Etika Publik yaitu sewaktu bertanya atau tingkah laku dan
visi organisasi yaitu untuk
dibuat ke berkonsultasi dengan mentor atau perbuatan
pegawai lain terkait data yang ingin membentuk Insan PUPR
mentor yang handal dan
dikumpulkan harus memperhatikan etika
professional dalam
sopan santun, penggunaan bahasa yang
baik, serta bertingkah laku yang baik. pekerjaan. Selain itu
dengan adanya kegiatan ini
2 Sosialisasi 1. Koordinasi - Notulensi hasil - Etika Publik yaitu sewaktu komunikasi - Etika-akhlakul Karimah
mendukung misi organisasi
penggunaan awal dengan sosialisasi dengan mentor harus memperhatikan Memperhatikan sopan
yaitu untuk meningkatkan
aplikasi mentor / etika sopan dan santun. Selain itu dalam santun dalam setiap
tata kelola sumber daya
kalender Kasubdit terkait pelaksanaan sosialisasi menggunakan tingkah laku dan
organisasi bidang pekerjaan
kerja kegiatan bahasa yang baik, memperhatikan perbuatan
umum dan perumahan
elektronik sosialisasi sopan santun, tidak berbelit-belit agar
rakyat yang meliputi - Profesionalitas
kepada 2. Persiapan dan mudah dimengerti oleh para Bersungguh-sungguh dan
sumber daya manusia.
pegawai pembuatan audien/pegawai. mandiri, serta memiliki
bahan - Akuntabilitas yaitu bertanggung jawab komitmen terhadap
presentasi terhadap pembuatan bahan presentasi pencapaian hasil.
3. Mengadakan agar dapat terselesaikan dengan baik,
rapat sosialisasi - Orientasi Misi
tepat waktu, dan sesuai dengan kualitas Mencapai sasaran dan
penggunaan yang diinginkan.
kalender kerja kesuksesan dalam setiap
- Komitmen Mutu yaitu menjamin tugas atau kegiatan yang
elektronik kualitas dari bahan yang akan dilaksanakan.
dipresentasikan. Penyampaian presentasi
dibuat seefektif mungkin agar mudah
dipahami dan dimengerti.
14
No Uraian Tahapan Output/Hasil Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan Kontribusi Terhadap Visi – Penguatan Nilai
Kegiatan Kegiatan Misi Organisasi Organisasi
1 2 3 4 5 6 7
- Nasionalisme yaitu mau menerima
masukan/pendapat yang membangun
terhadap hasil aktualisasi yang telah
dipresentasikan
3 Pembuatan 1. Pembuatan akun - Setiap pegawai - Akuntabilitas yaitu tercermin dari nilai - Integritas
akun dan dan melakukan memahami fungsi tanggung jawab pegawai untuk membuat Melaksanakan tugas
pengisian pengaturan awal dan kegunaan dari dan mengisi jadwal kegiatan kerja pada dengan jujur, konsisten,
jadwal kalender aplikasi kalender aplikasi google calendar. dan disiplin
kegiatan elektronik kerja elektronik - Etika publik yaitu sewaktu membantu - Etika-akhlakul Karimah
kerja pada 2. Melakukan - Kalender kerja pembuatan dan pengisian jadwal Memperhatikan sopan
kalender pengisian pegawai yang kegiatan kerja pada aplikasi google santun dalam setiap
elektronik jadwal kegiatan
telah calendar harus memperhatikan sopan tingkah laku dan
kerja pada terhubung/terinteg santun. perbuatan
kalender rasi
elektronik - Anti Korupsi yaitu tercermin dari nilai - Profesionalitas
jujur dan disiplin dalam pengisian jadwal Bersungguh-sungguh dan
kegiatan kerja pada aplikasi google mandiri, serta memiliki
calendar komitmen terhadap
pencapaian hasil.
4 Evaluasi 1. Pembuatan dan - Kuesioner manfaat - Akuntabilitas yaitu tercermin dari - Etika-akhlakul Karimah
penggunaan penyebaran google calendar bertanggung jawab dalam pembuatan Memperhatikan sopan
kalender kuesioner manfaat bahan kuesioner penggunaan google santun dalam setiap
elektronik kegunaan kalender calendar. Transparansi terhadap data tingkah laku dan
dalam elektronik dalam yang didapatkan. perbuatan
pembuatan pembuatan jadwal - Komitmen Mutu yaitu menjamin - Integritas
jadwal kegiatan kerja kualitas dari kuesioner yang dibuat agar Melaksanakan tugas
kegiatan 2. Pelaporan dan sesuai dengan yang diharapkan. dengan jujur, konsisten,
pegawai pemaparan hasil dan disiplin
evaluasi kepada - Etika Publik yaitu penggunaan bahasa
mentor yang baik dan sopan dalam penyusunan - Profesionalitas
dan penyebaran kuesioner serta Bersungguh-sungguh dan
penyampaian hasil evaluasi kepada mandiri, serta memiliki
mentor. komitmen terhadap
- Anti Korupsi yaitu jujur terhadap data pencapaian hasil
kuesioner yang diperoleh dengan tidak
menambah atau mengurangi data.
15
No Uraian Tahapan Output/Hasil Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan Kontribusi Terhadap Visi – Penguatan Nilai
Kegiatan Kegiatan Misi Organisasi Organisasi
1 2 3 4 5 6 7
5 Pembuatan 1. Penyusunan - Laporan - Akuntabilitas yaitu pembuatan - Integritas
laporan laporan aktualisasi laporan dengan penuh tanggung jawab Melaksanakan tugas
aktualisasi aktualisasi agar hasil pekerjaan dapat maksimal dengan jujur, konsisten,
2. Melakukan dan baik. Selain itu juga tanggung dan disiplin
konsultasi dan jawab pada ketepatan waktu - Profesionalitas
pengesahan pengumpulan laporan. Bersungguh-sungguh dan
laporan kepada
- Komitmen Mutu yaitu tercermin mandiri, serta memiliki
mentor komitmen terhadap
dalam pembuatan laporan yang
3. Pengumpulan pencapaian hasil
tetap memperhatikan kualitas dan
laporan
mutu pekerjaan. - Etika-akhlakul Karimah
- Etika Publik yaitu menggunakan Memperhatikan sopan
bahasa yang sopan dan santun serta santun dalam setiap
sesuai dengan aturan penulisan yang tingkah laku dan
ada. Selain itu dalam berikteraksi perbuatan
dengan orang lain harus - Orientasi Misi
memperhatikan etika sopan santun Mencapai sasaran dan
kesuksesan dalam setiap
tugas atau kegiatan yang
dilaksanakan.
16
3.5. Jadwal Kegiatan
Pelaksanaan aktualisasi direncanakan dilakukan selama 30 hari kerja (selama masa habituasi) yang dimulai dari minggu terakhir
bulan Juli hingga awal bulan September sesuai dengan tabel 3.6.
17
BAB IV
PELAKSANAAN AKTUALISASI
18
berkonsultasi dengan mentor atau pegawai lain terkait data yang ingin dikumpulkan harus
memperhatikan etika sopan santun, penggunaan bahasa yang baik.
Gambar 4.1. Konsultasi hasil Standar Operasional Prosedur (SOP) penggunaan google calendar
ke mentor.
Gambar 4.2. Konsultasi Standar Operasional Prosedur (SOP) penggunaan google calendar ke
mentor (lanjutan).
19
Gambar 4.3. Contoh Standar Operasional Prosedur (SOP) Penggunaan Google Calendar.
20
b. Sosialisasi penggunaan aplikasi kalender kerja elektronik kepada pegawai
Kegiatan ini bertujuan untuk mensosialisasikan aplikasi google calendar dalam pembuatan
jadwal kalender kerja serta sosialisasi mengenai Standar Operasional Prosedur (SOP) yang telah
dibuat. Dengan melakukan sosialisasi diharapkan setiap pegawai dapat memahami/mengerti
tentang fungsi dan manfaat dari aplikasi google calendar serta dapat mempraktekan penggunaan
aplikasi google calendar secara langsung. Kegiatan diawali dengan pembuatan materi presentasi
penggunaan google calendar dengan menggunakan microsoft powerpoint (Gambar 4.4.).
Kemudian melakukan konsultasi dengan mentor terkait waktu dan materi yang akan
dipresentasikan (Gambar 4.5.). Setelah mendapat persetujuan mentor dibuat surat undangan rapat
sosialisasi secara resmi untuk mengundang pegawai di lingkungan Subdit Teknik Pemeliharaan
(Gambar 4.6. dan Gambar 4.7.). Presentasi sosialisasi dilaksanakan pada Rabu, 21 Agustus 2019,
bertempat di ruang rapat Subdit Teknik Pemeliharaan. Kegiatan sosialisasi berlansung dengan
baik dan lancar, kegiatan ini dibuka oleh Kasubdit Teknik Pemeliharaan Ibu Ir. Siti Mardiyah,
M.T. secara langsung dan dihadiri oleh pegawai di lingkungan Subdit Teknik Pemeliharaan.
Suasana sosialisasi dapat dilihat pada Gambar 4.8. Output dari kegiatan ini yaitu notulensi hasil
sosialisasi.
Ditinjau dari keterkaitan kegiatan dengan substansi mata pelajaran, pada kegiatan ini nilai-
nilai yang diterapkan yaitu etika publik, akuntabilitas, komitmen mutu, dan nasionalisme. Etika
Publik yaitu sewaktu komunikasi dengan mentor harus memperhatikan etika sopan dan santun.
Selain itu dalam pelaksanaan sosialisasi menggunakan bahasa yang baik, memperhatikan sopan
santun, tidak berbelit-belit agar mudah dimengerti oleh para audien/pegawai. Akuntabilitas yaitu
bertanggung jawab terhadap pembuatan bahan presentasi agar dapat terselesaikan dengan baik,
tepat waktu, dan sesuai dengan kualitas yang diinginkan. Komitmen Mutu yaitu menjamin
kualitas dari bahan yang akan dipresentasikan. Penyampaian presentasi dibuat seefektif mungkin
agar mudah dipahami dan dimengerti. Nasionalisme yaitu mau menerima masukan/pendapat
yang membangun terhadap hasil aktualisasi yang telah dipresentasikan.
21
Gambar 4.4. Screenshot materi sosialisasi google calendar.
Gambar 4.5. Konsultasi dengan metor terkait pelaksanaan kegiatan sosialisasi penggunaan
aplikasi google calendar.
22
Gambar 4.6. Surat undangan sosialisasi hasil aktualisasi.
23
Gambar 4.7. Menyampaikan surat undangan rapat sosialisasi kepada pegawai di lingkungan
Subdit Teknik Pemeliharaan.
Gambar 4.8. Suasana sosialisasi penggunaan aplikasi google calendar dalam penyusunan
kalender kerja.
24
c. Pembuatan akun dan pengisian jadwal kegiatan kerja pada kalender elektronik
Kegiatan ini merupakan tahapan kegiatan selanjutnya setelah kegiatan sosialisasi. Pada
tahap ini dilakukan penulis membantu melakukan pembuatan akun serta pengaturan awal
aplikasi google calendar hingga pengisian jadwal kegiatan kerja pada aplikasi google calendar
oleh setiap pegawai. Kegiatan ini diawali oleh pembuatan akun gmail yang akan digunakan
untuk membuat akun pada google calendar. Setelah membuat akun gmail selanjutnya pegawai
melakukan login ke google calendar. Setelah itu membuat kalender kerja baru dan melakukan
pengaturan sharing atau berbagi. Pengaturan sharing bertujuan untuk membagi kalender kerja
yang dimiliki kepada pegawai lain di lingkungan Subdit Teknik Pemeliharaan. Dokumentasi
kegiatan pembuatan akun dan pengaturan awal google calendar dapat dilihat pada gambar 4.9.
Hal ini dilakukan agar tercipta kalender kerja yang saling terhubung/terintegrasi. Selanjutnya
setelah semua kegiatan awal selesai dilanjtkan dengan kegiatan pengisian jadwal kerja oleh
setiap pegawai setiap minggunya. Output dari kegiatan ini yaitu (i) setiap pegawai memahami
fungsi dan kegunaan dari aplikasi kalender kerja elektronik; (ii) kalender kerja pegawai yang
telah terhubung/terintegrasi.
Gambar 4.9. Pembuatan akun dan pengaturan awal penggunaan awal aplikasi google calendar.
Ditinjau dari keterkaitan kegiatan dengan substansi mata pelajaran yaitu pada kegiatan ini
25
diterapkan nilai Akuntabilitas, Etika Publik, dan Anti Korupsi. Akuntabilitas yaitu tercermin dari
nilai tanggung jawab pegawai untuk membuat dan mengisi jadwal kegiatan kerja pada aplikasi
google calendar. Etika publik yaitu sewaktu membantu pembuatan dan pengisian jadwal
kegiatan kerja pada aplikasi google calendar harus memperhatikan sopan santun. Anti Korupsi
yaitu tercermin dari nilai jujur dan disiplin dalam pengisian jadwal kegiatan kerja pada aplikasi
google calendar.
Gambar 4.10. Pengisian lembar kuesioner oleh para pegawai di lingkungan Subdit Teknik
Pemeliharaan.
26
Ditinjau dari keterkaitan kegiatan dengan substansi mata pelajaran, pada kegiatan ini nilai-
nilai yang diterapkan yaitu etika publik, akuntabilitas, komitmen mutu, dan anti korupsi.
Akuntabilitas yaitu tercermin dari bertanggung jawab dalam pembuatan bahan kuesioner
penggunaan google calendar, transparansi terhadap data yang didapatkan. Komitmen Mutu yaitu
menjamin kualitas dari kuesioner yang dibuat agar sesuai dengan yang diharapkan. Etika Publik
yaitu penggunaan bahasa yang baik dan sopan dalam penyusunan dan penyebaran kuesioner
serta penyampaian hasil evaluasi kepada mentor. Anti Korupsi yaitu jujur terhadap data
kuesioner yang diperoleh dengan tidak menambah atau mengurangi data.
27
Ga
Ga
Gambar 4.12. Diskusi dengan mentor terkait kuesioner pengunaan google calendar.
Berdasarkan kegiatan yang telah dilaksanakan, ditinjau kaitannya terhadap kontribusi visi
dan misi organisasi yaitu Sebagai lembaga negara yang bergerak dalam bidang infrastruktur,
28
Kementerian PUPR memiliki visi yaitu "Terwujudnya Infrastruktur Pekerjaan Umum dan
Perumahan Rakyat Yang Handal Dalam Mendukung Indonesia Yang Berdaulat, Mandiri, dan
Berkepribadian Berlandaskan Gotong Royong". Berdasarkan visi tersebut diharapkan
Kementerian PUPR dapat membentuk infrastruktur yang handal. Kata handal disini dapat
diartikan sebagai tingkat dan kondisi ketersediaan, keterpaduan, serta kualitas dan cakupan
pelayanan infrastruktur pekerjaan umum dan perumahan rakyat yang produktif dan cerdas,
berkeselamatan, mendukung kesehatan masyarakat, menyeimbangkan pembangunan, memenuhi
kebutuhan dasar, serta berkelanjutan yang berasaskan gotong royong guna mencapai masyarakat
yang lebih sejahtera.
Dalam pemecahan isu di atas, diajukan gagasan berupa “Penggunaan Kalender Elektronik
dalam Pembuatan Jadwal Kegiatan Kerja yang Terintegrasi di Subdit Teknik Pemeliharaan”.
Dengan adanya kalender kerja elektronik tersebut diharapkan setiap pegawai dapat mengetahui
jadwal kegiatan kerja yang ada secara cepat dan tepat. Selain itu kalender kerja elektronik ini
dapat dijadikan alat pengawasan dan evaluasi pegawai oleh pemimpin atau dalam hal ini
Kasubdit. Secara tidak langsung hal ini akan meningkatkan profesionalitas dan kinerja dari
pegawai. Hal ini sejalan dengan Visi Kementerian untuk membentuk infrastruktur PUPR yang
handal. Faktor produktivitas dan profesionalitas merupakan salah satu parameter dari handal.
Selain itu dengan adanya kalender kerja elektronik ini juga akan meningkatkan manajemen
pengelolaan pegawai terutama pada pengorganisasian yang tepat dan efisien. Hal ini sejalan
dengan misi Kementerian PUPR yang kelima yaitu meningkatkan tata kelola sumber daya
organisasi bidang pekerjaan umum dan perumahan rakyat yang meliputi sumber daya manusia,
pengendalian dan pengawasan, kesekertariatan serta penelitian dan pengembangan untuk
mendukung fungsi manajemen meliputi perencanaan yang terpadu, pengorganisasian yang
efisien, pelaksanaan yang tepat, dan pengawasan yang ketat.
29
atau output dari setiap kegiatan yang telah dilaksanakan.
a. Pembuatan Standar Operasional Prosedur (SOP) penggunaan kalender kerja elektonik
Pada kegiatan ini output yang dihasilkan berupa adanya Standar Operasional Prosedur
(SOP) Penggunaan Google Calendar. Pada SOP ini dijelaskan mulai dari proses pembuatan
akun google calendar, fungsi dan kegunaan dari setiap menu, cara pengisian dan aturan
penggunaan, cara membagikan dengan sesame pegawai serta aturan pelaporan setiap
kegiatan yang dilaksanakan. Bentuk Standar Operasional Prosedur (SOP) yang dihasilkan
dapat dilihat pada gambar 4.13. dan secara lengkap dapat dilihat di lampiran 2.
Gambar 4.13. Bentuk Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengunaan Google Calendar.
30
b. Sosialisasi penggunaan aplikasi kalender kerja elektronik kepada pegawai
Hasil sosialisasi ini menghasilkan output berupa notulensi hasil sosialisasi. Dokumen ini
merupakan dokumen catatan hasil rapat yang memuat masukkan, tanggapan, serta pertanyaan
dari berbagai audien yang mengikuti kegiatan rapat sosialisasi. Tanggapan yang diberikan
diharapkan dapat membantu menyempurnakan gagasan yang telah dipilih. Notulensi hasil rapat
ini dibuat oleh notulen dan kemudian disahkan oleh pimpinan. Bentuk hasil notulen rapat dapat
dilihat pada gambar 4.14. dan secara lengkap pada lampiran 3.
Gambar 4.15. Dokumentasi kegiatan membantu Kasubdit Teknik Pemelihaaran Ir. Siti
Mardiyah, M.T. dalam pembuatan, pengaturan berbagi, dan pengisian jadwal kegiatan
pada google calendar.
32
Gambar 4.16. Contoh pengisian jadwal kegiatan kerja pada aplikasi google calendar.
33
Gambar 4.17. Contoh pengisian jadwal kegiatan kerja pada aplikasi google calendar (lanjutan).
34
Gambar 4.18. Contoh kuesioner yang telah diisi.
35
N=14 N=14
N=14 N=14
N=14 N=14
N=14
37
dapat berjalan dengan lancar
- Teknik komunikasi
Digunakan saat komunikasi dengan mentor dan pegawai lain pada saat konsultasi atau
mengumpulkan data yang diperlukan. Selain itu pada saat sosialisasi hasil kegiatan
kepada para pegawai di lingkungan Subdit Teknik Pemeliharaan
- Teknik Berpikir Inovatif
Membuat desain Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengunaan Google Calendar
yang sederhana agar mudah dipahami dan dimengerti oleh semua pegawai.
- Teknik Sosialisasi
Sosialisasi hasil kegiatan aktualisasi penggunaan google calendar melalui kegiatan
presentasi secara langsung kepada para pegawai agar dapat diketahui mengenai fungsi
dan kegunaan dari aplikasi google calendar.
- Teknik Simulasi
Mempraktekan penggunaan aplikasi google calendar oleh setiap pegawai agar
semakin memahami akan fungsi dan kegunaan dari aplikasi tersebut.
B. Hambatan
Dalam pelaksanaan kegiatan aktualisasi terdapat beberapa hambatan yang dijumpai.
Hambatan-hambatan tersebut antara lain:
- Pelaksanaan kegiatan aktualisasi yang bersamaan dengan kegiatan Hari Perayaan
Kemerdekaan Indonesia, menyebabkan harus adanya revisi jadwal kegiatan.
- Belum terbiasanya pegawai untuk mau menginput jadwal kegiatan kerja pada aplikasi
google calendar.
- Penggantian mentor secara tiba-tiba menjelang akhir kegiatan yang berakibat perlunya
waktu koordinasi tambahan dengan mentor baru.
C. Manfaat
Gagasan pemecahan isu yang diambil, diharapkan akan memberikan manfaat berupa:
- Pekerjaan pegawai menjadi lebih terarah karena adanya jadwal kegiatan kerja dan
fungsi reminder pada aplikasi google calendar yang dapat digunakan sebagai
pengingat dan patokan pekerjaan.
38
- Efektivitas dalam pengaturan dan pembagian tugas pegawai.
- Kemudahan dalam koordinasi antar pegawai terkait pekerjaan.
- Sebagai bahan pengawasan baik bagi individu pegawai ataupun bagi pimpinan atas
pekerjaan yang dilakukan.
39
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
Berdasarkan uraian pelaksanaan kegiatan aktualisasi maka dapat disimpulkan:
1. Rancangan aktualisasi sudah dapat diimplementasikan pada unit organisasi dengan
gagasan yang diangkat yaitu “Penggunaan Kalender Elektronik dalam Pembuatan Jadwal
Kegiatan Kerja yang Terintegrasi di Subdit Teknik Pemeliharaan”.
2. Kegiatan aktualisasi terdiri atas 4 kegiatan utama yang mengandung nilai-nilai dasar PNS
yaitu Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi
(ANEKA) serta dapat menguatkan nilai-nilai serta visi dan misi organisasi.
3. Penggunaan aplikasi google calendar dapat memberikan manfaat berupa efektivitas
dalam pengaturan dan pembagian tugas pegawai, kemudahan dalam koordinasi antar
pegawai terkait pekerjaan, dan sebagai bahan pengawasan baik bagi individu pegawai
ataupun bagi pimpinan atas pekerjaan yang dilakukan.
4. Selama kegiatan aktualisasi ini pembelajaran yang dapat dipetik yaitu pengaturan waktu
kegiatan, cara berkomunikasi baik dengan atasan atau dengan sesama pegawai, dan
mengetahui alur pembuatan ijin acara.
5.2. Saran
Adapun saran yang dapat diberikan sebagai berikut:
1. Perlu adanya aturan yang mengikat terkait pengisian jadwal kegiatan kerja di google
calendar agar setiap pegawai mau ngisi jadwal kegiatan kerjanya.
2. Perlu adanya koordinasi yang lebih baik antara instansi-instansi yang terlibat seperti
panitia penyelenggara Latsar CPNS dengan Bagian Kepegawaian Unit Organisasi agar
tidak terjadi ketidakjelasan jadwal dan administrasi kegiatan.
3. Berkaitan dengan kegiatan aktualisasi agar format laporan, format lembar pengesahan,
panduan penulisan laporan diberikan jauh-jauh hari, sehingga laporan rancangan dan
laporan akhir aktualisasi menjadi seragam format penulisannya.
40
LAMPIRAN
41
LAMPIRAN 1
BORANG KONSULTASI
LAMPIRAN 2
SOP GOOGLE CALENDAR
STANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR (SOP) PENGGUNAAN
GOOGLE CALENDAR
Oleh:
Diyan Aditya Putra Pratama, S.T.
199304202019031005
Mentor:
Ir. Siti Mardiyah, M.T.
196311081992032003
Agenda Kerja
II Pelaksanaan/Pengunaan Mulai
1. Membuka Google Calendar.
Buka Google Calender
Tidak
3. Menginput jadwal kerja/agenda-agenda ada
Daftar agenda/kegiatan
baru (misal: undangan-undangan rapat dan baru yang telah terinput
Ya
lainnya). ke google calendar.
Menginput jadwal/agenda kerja
ke Google Calendar
4. Merivisi/mengupdate bila ada perubahan Perbaikan terhadap
atau tambahan agenda/kegiatan kerja. kalender kerja yang
dibuat.
5. Mengatur notifikasi atau reminder pada Kegiatan kerja yang
Google Calendar. Pengaturan notifikasi memiliki fitur
dapat berupa notifikasi email dan aplikasi. Mengatur notifikasi/reminder.
notifikasi
Fungsi notifikasi ini diatur pada saat
melakukan input kegiatan.
Revisi
III Pelaporan/Reporting
Pelaksanaan Rencana Kerja
1. Melaporankan hasil kegiatan dengan Laporan, catatan, atau
menggunggah hasil berupa laporan, foto-foto/dokumentasi
Hasil:
catatan, atau foto-foto/dokumentasi. kegiatan.
1. Laporan
Selambat-lambatnya 2 hari setelah 2. Data Tindak lanjut atas hasil
kegiatan. 3. Catatan pelaporan kegiatan.
4. Dokumentasi
Pelaporan/Reporting
Disimpan
Ditindaklanjuti
1. Dinas Luar Lapangan
2. Rapat
Selesai/Stop
PANDUAN PENGATURAN GOOGLE CALENDAR PADA SMARTPHONE
Cara memunculkan Kalender Rencana Kerja Pegawai yang telah disharing pada smartphone kita:
1. Buka aplikasi google calendar pada smartphone. Pilih menu , kemudian pilih “Setelan”.
2. Pilih menu “Tampilkan yang lainnya”. Kemudian pilih Kalender yang ingin ditampilkan.
3. Aktifkan menu “sinkronisasi” pada kalender yang dipilih dan kalender otomatis akan ditampilkan
pada google calendar kita. Ulangi proses tersebut untuk setiap kalender kerja yang ingin
ditampilkan.
Daftar Email Pegawai Subdit Teknik Pemeliharaan