RMK Bab2

Canta Nandiwardhana

NPM : 19013010291

PENDAHULUAN
Bab ini dibagi menjadi dua bagian besar. Bagian pertama membahas siklus pemrosesan data dan
perannya dalam mengatur kegiatan bisnis dan memberikan informasi kepada pengguna. Ini
menjelaskan bagaimana organisasi menangkap dan memasukkan data tentang aktivitas bisnis ke
dalam sistem informasi akuntansi (AIS) mereka dan bagaimana perusahaan memproses data dan
mengubahnya menjadi informasi yang berguna. Ini juga membahas konsep penyimpanan data
dasar, menunjukkan bagaimana data disimpan untuk digunakan lebih lanjut. Akhirnya, keluaran
informasi dibahas, termasuk berbagai cara informasi diberikan kepada pengguna.
Bagian kedua membahas peran sistem informasi dalam organisasi modern dan memperkenalkan
konsep sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP). ERP dapat membantu
mengintegrasikan semua aspek operasi perusahaan dengan AIS tradisionalnya. Bagian ini juga
menjelaskan keuntungan signifikan dari ERP serta tantangan signifikan yang harus diatasi untuk
menerapkan sistem ERP.

PEMROSESAN TRANSAKSI: SIKLUS PENGOLAHAN DATA

Akuntan dan pengguna sistem lainnya memainkan peran penting dalam siklus pemrosesan data.
Salah satu fungsi SIA yang penting adalah memproses transaksi perusahaan secara efisien dan
efektif. Dalam sistem manual (non-komputer), data dimasukkan ke dalam jurnal dan buku besar
yang dipelihara di atas kertas. Dalam sistem berbasis komputer, data dimasukkan ke komputer dan
disimpan dalam file dan database. Operasi yang dilakukan pada data untuk menghasilkan
informasi yang bermakna dan relevan disebut secara kolektif sebagai siklus pemrosesan data.
Proses ini terdiri dari empat langkah: input data, penyimpanan data, pemrosesan data, dan output
informasi.

Input Data
Langkah pertama dalam memproses input adalah menangkap data transaksi dan memasukkannya
ke dalam sistem. Proses pengambilan data biasanya dipicu oleh aktivitas bisnis. Data harus
dikumpulkan tentang tiga aspek dari setiap aktivitas bisnis:

1. Setiap aktivitas yang menarik

2. Sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap aktivitas
3. Orang-orang yang berpartisipasi dalam setiap kegiatan.
Langkah kedua dalam memproses input adalah memastikan data yang diambil akurat dan lengkap.
Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan menggunakan otomatisasi data sumber atau
dokumen turnaround yang dirancang dengan baik dan layar entri data. Dokumen dan layar yang
dirancang dengan baik meningkatkan akurasi dan kelengkapan dengan memberikan instruksi atau
petunjuk tentang data apa yang harus dikumpulkan, mengelompokkan bagian informasi yang
terkait secara logis berdekatan, menggunakan kotak centang atau menu tarik-turun untuk
menyajikan opsi yang tersedia, dan menggunakan bayangan dan batas yang sesuai untuk
memisahkan item data dengan jelas. Layar input data biasanya mencantumkan semua data yang
harus dimasukkan pengguna. Terkadang layar ini menyerupai dokumen sumber, dan pengguna
mengisi layar dengan cara yang sama seperti dokumen sumber kertas.

Langkah ketiga dalam memproses input adalah memastikan kebijakan perusahaan dipatuhi, seperti
menyetujui atau memverifikasi transaksi.

PENYIMPANAN DATA
Data perusahaan adalah salah satu sumber daya yang paling penting. Relevansi data tidak
menjamin bahwa data tersebut berguna. Agar data berfungsi sebagaimana mestinya, organisasi
harus siap dan bisa mengakses data tersebut dengan mudah. Oleh karena itu, akuntan perhlu
memahami bagaimana data diatur dan disimpan dalam SIA dan bagaimana data-data tersebut
dapat diakses. Esensinya, akuntan harus tahu bagaimana mengelola data untuk penggunan
perusahaan secara maksimum.
Bayangkan, seberapa sulit membaca buku teks ini jika tidak diatur ke dalam bab, bagian
paragraf, dan kalimat. Sekarang, bayangkan seberapa sulit bagi S&S untuk menemukan faktur
semua dokumen dimasukkan ke dalam file cabinet secara acak. Untungnya, informasi dalam SIA
diatur agar akses mudah dan efisien. Bab ini menjelaskan konsep dan definisi penyimpanan data
dasar

BUKU BESAR
Informasi akuntansi kumulatif disimpan dalam buku besar umum dan buku besar
pembantu. Buku besar umum (general ledger) berisi ringkasan level data untuk setiap akun
aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan beban organisasi. Buku besar pembantu (subsidiary
ledger) berisi data mendetail untuk beberapa akun buku besar dengan banyak sub-akun terpisah.
Contohnya, buku besar memiliki akun piutang yang meringkas total jumlah yang dipinjamkan
perusahaan kepada semua pelanggannya. Buku besar pembantu piutang memiliki catatan
terpisah untuk setiap pelanggan, yang masing-masing berisi informasi detail seperti nama,
alamat, pembelian, pembayaran, saldo akun, dan batas kredit. buku besar pembantu sering
digunakan untuk piutang, persediaan, aktiva tetap, dan utang.
 Akun buku besar umum berhubungan dengan buku besar pembantu yang disebut akun
kontrol (control account). Hubungan antara akun kontrol buku besar umum dan total saldo pada
tiap-tiap akun buku besar pembantu membantu menjaga keakuratan data SIA. Khususnya jumlah
dari semua saldo akun buku besar pembantu yang harus sama dengan jumlah akun control buku
besar umum yang terkait

TERNIK PENGODEAN
Data dalam buku besar disusun secara logis menggunakan teknik pengodean. Pengodean
(coding) adalah penetapan sistematis dari angka atau huruf pada item untuk mengklasifkasi dan
mengatur item-item tersebut.

 Dengan kode urutan (sequence code), item yang diberi nomor secara berurutan untuk
akun semua item. Setiap item yang hilang menyebabkan perbedaan dalam urutan
numerik. contohnya, cek yang dinomori sebelumnya, faktur, dan pesanan pembeliar
 Dengan kode blak (block code), blok angka dicadangkan antuk kategori data tertentu
Contohnya, S&S menyimpan angka berikut ini untuk kategori produk utama.

Kode Produk Jenis Produk

1000000-1999999 Kompor Elektrik
2000000-2999999 Kulkas
3000000-3999999 Mesin Cuci
4000000-4999999 Pengering
Pengguna dapat mengidentifikasi jenis dan model item yang menggunakan nomor kode. Contoh
lain meliputi nomor akun buku besar (diblok berdasarkan jenis akun), nomor karyawan (diblok
berdasarkan departemen), dan nomor pelanggan (diblok berdasarkan wilayah).
 Kode grup (group code), merupakan dua atau lebih subgrup dari digit yang digunakan
untuk kode item, sering kali digunakan dalam kaitannya dengan kode blok. Jika S&S
menggunakan angka kode produk tujuh digit, teknik pengodean grup mungkin
diaplikasikan sebagai berikut.
Posisi Digit Arti
1-2 Lini Produk, Ukuran, dan corak
3 Warna
4-5 Tahun Pembuatan
6-7 Fitur Opsional
Ada empat subkode dalam kode produk, masing-masing dengan maksud yang berbeda.
Pengguna dapat menyortir, meringkas, dan mengambil informasi menggunakan satu atau lebih
subkode. Teknik ini sering kali diaplikasikan untuk nomor akun buku besar umum.
 Dengan kode mnemonik (mnemonic code), huruf dan angka yang diselingi untuk
mengidentifikasi item. Kode mnemonik berasal dari deskripsi item dan biasanya mudah
untuk dihafal. Contohnya, Dry300W05 dapat merepresentasikan low end (300), patih
(W), pengering (Dry) yaing dibuat oleh Sears (05).

BAGAN AKUN
Contoh yang sangat baik terkait pengodean ini adalah bagan akun (chart of account),
yang merupakan daftar angka yang ditetapkan untuk setiap akun buku besar umum. Angka-
angka akun ini memungkinkan data transaksi dikodekan, diklasifikasikan, dan dimasukkan ke
dalam akun yang sesuai. Bagan akun juga mempermudah laporan persiapan dan laporan
keuangan, karena data yang disimpan dalam tiap-tiap akun dapat dengan mudah diringkas untuk
presentasi.
Namun, data yang tersimpan dalam akun ringkasan tidak bisa dengan mudah dianalisis
dan dilaporkan dengan lebih detail. Akibatnya, penting bahwa bagan akun berisi data yang detail
untuk memenuhi kebutuhan informasi organisasi. Untuk mengilustrasikannya, pertimbangkan
akibatnya jika S&S hanya menggunakan satu akun buku besar umum untuk semua transaksi
penjualan. Itu akan mudah untuk menghasilkan Iaporan yang menunjukkan total jumlah
penjualan untuk periode waktu tertentu, tetapi akan sangat sulit untuk mempersiapkan laporan
terpisah antara penjualan tunai dan kredit. Memang, satu-satunya
cara untuk menghasilkan laporan terakhir adalah kembali pada catatan penjualan asli untuk
mengidentifikasi sifat dari setiap transaksi penjualan. Jika S&S menggunakan akun buku besar
umum yang terpisah untuk penjualan tunai dan kredit, maka laporan yang menunjukkan kedua
jenis penjualan tersebut akan dapat lebih mudah disusun. Total penjualan juga dapat dengan
mudah dilaporkan berdasarkan setiap jenis penjualan.
Tabel dibawah ini menunjukkan bagan akun Ashton yang dikembangkan untuk S&S.
Setiap nomor akun panjangnya tiga digit. Digit pertama merepresentasikan kategori akun utama
dan

KODE AKUN NAMA AKUN

100-199 Aktiva Lancar
101 Giro
102 Tabungan
103 Kas Kecil
120 Piutang
130 Wesel Tagih
150 Persediaan
160 Perlengkapan
170 Sewa dibayar dimuka
180 Asuransi dibayar dimuka
200-299 Aktiva Tidak Lancar
200 Tanah
210 Gedung
215 Akumulasi depresiasi-Gedung
230 Peralatan
235 Akumulasi depresiasi-Peralatan
……… …….
mengindikasikan letak akun pada laporan keuangan S&S. Oleh karena itu, semua aktiva
lancer nomor 100-an, dan semua aktiva tidak lancar diberi nomor 200-an, dan seterusnya.

Digit kedua merepresentasikan sub akun keuangan utama dalam setiap kategori. akun
diberikan angka untuk dicocokkan dengan urutan tampilannya pada laporan (untuk mengurangi
likuiditas). Oleh karena itu, akun 120 merepresentasilan piutang, dan akun 150
merepresentasikan persediaan.
Digit ketiga menunjukkan akun khusus tempat data transaksi akan dimasukkan.
Contohnya, akun 501 merepresentasikan penjualan tunai, dan akun 502 merepresentasikan
penjualan kredit. Sama halnya, akun 101 hingga 103 merepresentasikan berbagai akun kas yang
digunakan oleh S&S.
Bagan akun dibuat sesuai dengan sifat dan tujuan organisasi. Contohnya, bagan akun
untuk S&S mengindikasikan bahwa perusahaan adalah korporasi. Sebaliknya, kemitraan akan
memasukkan akun penarikan dan modal yang terpisah untuk setiap rekanan, beserta saham biasa
dan laba ditahan. Demikian juga, karena S&S adalah perusahaan ritel, ia hanya memiliki satu
jenis akun persediaan buku besar umum. Perusahaan manufaktur, sebaliknya, akan memiliki
akun buku besar umum yang terpisah untuk bahan baku, barang dalam proses (work in process--
WIP), dan persediaan barang jadi.
Ashton membuat jarak pada bagan akun S&S yang memungkinkan penambahan akun.
Contohnya, ketika S&S memiliki kelebihan kas untuk diinvestasikan dalam pasar saham yang
diperdagangkan, akun buku besar umum yang baru dapat dibuat dan diberi nomor 110. Ketika
S&S membuka toko di masa yang akan datang, ia akan menambahkan tiga digit ke tabel akun
untuk merepresentasikan setiap toko di dalam rantai, sehingga S&S dapat melacak item-item
pada setiap toko.

Akun buku besar pembantu sering kali memiliki kode akun yang lebih panjang
dibandingkan akun buku besar umum. Pada S&S, setiap piutang akan memiliki kode tujuh digit.
Tiga digit pertama adalah 120, kode untuk piutang. Empat digit selanjutnya mengidentifkasi
hingga 10.000 pelanggan.

JURNAL. Data transaksi sering kali dicatat dalam jurnal sebelum dientri ke dalam buku
besar. Entri jurnal menunjukkan akun dan jumlah untuk didebit dan dikredit, Jurnal umum
(general journal) digunakan untuk mencatat transaksi yang tidak sering atau tidak rutin seperti
pembayaran pinjaman dan penyesuaian akhir periode dan jurnal penutup. Jurnal khusus
(specialized journal) mencatat sejumlah besar transaksi yang berulang seperti penjualan,
peneriman kas, dan pengeluaran kas.

Semua informasi transaksi dicatat dalam satu baris, dengan setiap entri debit ke piutang
dan kredit ke penjualan. Tidak perlu menulis penjelasan pada setiap entri, seperti kas pada entri
jurnal umum. Untuk transaksi harian yang jumlahnya besar,waktu akan dapat dihemat dengan
mencatat transaksi ini pada jurnal penjualan dibandingkan di jurnal umum.
JEJAK AUDIT, Jejak audit (audit trail) adalah jalur transaksi yang dapat ditelusuri
melalui sistem pengolahan data dari titik asal ke output final, atau mundur dari output final ke
titik asal. Jejak audit ini digunakan untuk mengecek keakuratan dan validitas posting buku besar.

KONSEP PENYIMPANAN BERBASIS KOMPUTER.

Entitas (entity) adalah sesuatu yang disimpan informasinya, seperti karyawan, barang
persediaan, dan pelanggan. setiap entitas memiliki atribut (attributes), atau karakteristik khusus
yang disimpan, seperti tingkat pembayaran dan alamat. Setiap jenis entitas memiliki set atribut
yang sama. contohnya, semua karyawan memiliki nomor karyawan, tingkat pembayaran, dan
alamat rumah.
Pemrosesan Transaksi: Blockchain
Orang-orang telah terlibat dalam transaksi bisnis selama ribuan tahun. Awalnya, orang
melacak, atau memperhitungkan, transaksi ini menggunakan sistem akuntansi entri tunggal. Kita
akhirnya lulus ke sistem pembukuan entri ganda dengan jurnal dan buku besar
dan laporan keuangan berbasis kertas yang telah digunakan selama ratusan tahun. Ketika
komputer
ditemukan, kami mendigitalkan jurnal dan buku besar dan membuat file transaksi dan master
file yang melakukan pekerjaan jurnal dan buku besar berbasis kertas.
Ketika jumlah file master berkembang biak dengan redundansi data yang menyertainya dan
ketidakakuratan, kami menggabungkan beberapa file ke dalam database, yang telah tumbuh lebih
besar dan lebih banyak lagi
kompleks dari waktu ke waktu. Setiap perusahaan yang terlibat dalam transaksi memiliki cara
sendiri untuk menangkap
data transaksi dan penyimpanan transaksi, seringkali dalam database terpusat yang menyediakan
lebih baik
kontrol dan keamanan. Pelanggan dan vendor harus secara berkala merekonsiliasi catatannya
dengan
pihak lain dalam transaksi.
Munculnya Internet telah memiliki dampak yang luar biasa pada orang-orang dan bisnis. NS
Internet memiliki banyak kegunaan, termasuk kemampuan untuk berbagi informasi dengan
kelompok besar orang. Ada banyak interaksi orang-ke-orang seperti media sosial. Ada juga
banyak
aplikasi bisnis-ke-konsumen seperti belanja online. Transaksi bisnis-ke-bisnis
juga difasilitasi oleh internet. Banyak transaksi Internet diproses dan disimpan oleh
lama, sistem warisan tradisional.
Organisasi dapat mengotomatiskan pelaksanaan kontrak cerdas berdasarkan pemicu eksternal.
Misalnya, sensor di gudang dapat mengenali kapan barang pesanan dikirim
dan sistem kemudian dapat memicu pembayaran jumlah transaksi yang disepakati. Ini
transaksi juga bisa memiliki keuntungan yang dijelaskan dalam Bab 1 seperti transparansi,
kekekalan, keamanan, kepercayaan, dan penghapusan verifikasi pihak ketiga.

Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP)

Secara tradisional, AIS telah disebut sebagai sistem pemrosesan transaksi karena hanya
perhatian adalah data keuangan dan transaksi akuntansi. Misalnya, ketika terjadi penjualan,
AIS akan mencatat entri jurnal yang hanya menunjukkan tanggal penjualan, debit ke salah satu
uang tunai
atau piutang, dan kredit untuk penjualan. Informasi nonkeuangan lain yang berpotensi berguna
tentang penjualan, seperti waktu terjadinya, secara tradisional akan dikumpulkan dan
diproses di luar AIS. Akibatnya, banyak organisasi mengembangkan sistem informasi tambahan
untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan melaporkan informasi yang tidak terdapat
dalam SIA. Sayangnya, keberadaan beberapa sistem menciptakan banyak masalah dan
inefisiensi.
Seringkali data yang sama harus ditangkap dan disimpan oleh lebih dari satu sistem, yang tidak
hanya
menghasilkan redundansi di seluruh sistem tetapi juga dapat menyebabkan perbedaan jika data
diubah
dalam satu sistem tetapi tidak pada yang lain. Selain itu, sulit untuk mengintegrasikan data dari
berbagai
sistem.
Sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) mengatasi masalah ini saat mereka
mengintegrasikan
semua aspek operasi perusahaan dengan SIA tradisional. Sebagian besar organisasi besar dan
menengah menggunakan sistem ERP untuk mengoordinasikan dan mengelola data, proses bisnis,
dan sumber daya. Sistem ERP mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data dan
menyediakan informasi yang dibutuhkan manajer dan pihak eksternal untuk menilai perusahaan.

Sistem ERP bersifat modular, dengan setiap modul menggunakan praktik bisnis terbaik untuk
mengotomatisasi a
proses bisnis standar. Desain modular ini memungkinkan bisnis untuk menambah atau
menghapus modul sebagai
diperlukan. Modul ERP yang umum meliputi:
- Keuangan (buku besar dan sistem pelaporan)—buku besar, piutang, hutang, aset
tetap, penganggaran, manajemen kas, dan persiapan manajerial laporan dan laporan
keuangan
- Sumber daya manusia dan penggajian—sumber daya manusia, penggajian, tunjangan
karyawan, pelatihan, waktu dan kehadiran, tunjangan, dan pelaporan pemerintah.
- Order to cash (siklus pendapatan)—entri pesanan penjualan, pengiriman, persediaan,
penerimaan kas, perhitungan komisi
- Pembelian untuk membayar (siklus pengeluaran)—pembelian, penerimaan dan
pemeriksaan persediaan, manajemen persediaan dan gudang, dan pengeluaran kas.
- Manufaktur (siklus produksi)—engineering, penjadwalan produksi, bill of material,
- pekerjaan dalam proses, manajemen alur kerja, kontrol kualitas, manajemen biaya,
dan proses dan proyek manufaktur.
- Manajemen proyek—penghitungan biaya, penagihan, waktu dan pengeluaran, unit
kinerja, aktivitas pengelolaan.