BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam melakukan komunikasi, tentunya terdapat pesan yang ingin disampaikan oleh
komunikator kepada komunikan. Dalam suatu organisasi bisnis pun, hal tersebut tidak
terkecuali. Komunikasi yang terjadi dalam kegiatan bisnis pun tergantung pada tersalurnya
pesan dengan baik. Akan tetapi, pesan - pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para
bawahan terkadang tidak terorganisasi dengan baik dan sebaliknya, pesan - pesan yang
disampaikan para bawahan kepada pemimpin juga terkadang tidak terorganisasi dengan baik.
Hal ini menyebabkan pesan - pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya
tidak sesuai dengan yang dikehendaki. Dengan mengatur ide - ide secara logis, berurutan, dan
tidak bertele - tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan - kebutuhan
informasi, motivasi, maupun praktiks bagi komunikan. Mengorganisasi dan menyusun pesan
- pesan secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi tantangan bagi komunikator.

Berdasarkan hal tersebut di atas, penulis tergugah untuk menulis paper ini dalam
mengkaji lebih lanjut terkait pengorganisasian dan penyusunan pesan.

1.2 Rumusan Masalah

Rumusan masalah yang diangkat oleh paper ini yaitu sebagai berikut.

1.2.1 Bagaimana pengorganisasian pesan bisnis ?

1.2.2 Bagaimana penyusunan pesan bisnis ?

1.3 Tujuan Penulisan

Tujuan penulisan dari paper ini yaitu sebagai berikut.

1.3.1 Untuk mengetahui pengorganisasian pesan bisnis.

1.3.2 Untuk mengetahui penyusunan pesan bisnis.

1
1.4 Manfaat Penulisan

Manfaat yang dapat diperoleh dari paper ini yaitu sebagai berikut.

1.4.1 Bagi masyarakat umum, mampu dijadikan pedoman dan panduan dalam

melakukan komunikasi.

1.4.2 Bagi pelaku bisnis, mampu dijadikan arahan dalam mengefisienkan

komunikasi sehingga berdampak positif dalam kegiatan bisnis yang dijalankan

2
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengorganisasian Pesan Bisnis

Perencanaan pesan bisnis yang meliputi penentuan tujuan , analisis audiens,

penentuan ide pokok, dan pemilihan saluran dan media telah diuraikan dalam materi
sebelumnya. Pengorganisasian pesan bisnis meliputi pengorganisasian pesan dan
memformulasikan pesan.

2.1.1 Mengorganisasikan Pesan Bisnis

Komunikasi yang tidak diorganisasikan dengan baik bermasalah dalam isi,

pengelompokan, dan urutan butir-butir pesan. Pesan yang tidak diorganisasikan dengan
baik akan sulit dipahami dan dapat berakibat adanya rasa frustasi pada penerima.
Hal-hal berikut bisa menyebabkan tidak baiknya pesan bisnis:
a. Bagian awal terlalu panjang (bertele-tele)
Seringkali pesan pembuka terlalu panjang hingga beberapa paragraph. Bagian awal
yang terlalu panjang akan menyulitkan penerima dalam memahami ide pokoknya.
Terlebih lagi apabila ide pokok disajikan terlalu ringkas.
b. Memasukkan hal-hal yang tidak relevan dan tidak logis
Hal-hal yang tidak relevan dan tidak logis hanya akan memperpanjang pesan bisnis,
membuang waktu, dan mengamburkan pesan pokok.
c. Informasi penting terlupakan
Informasi penting sering terlupakan karena perhatian terpusat pada penyajian ide-ide
pendukung atau pelengkap.
d. Pengelompokan dan urutan pesan tidak menunjukkan satu kesatuan yang logis.
Butir-butir pesan bisnis yang tidak dikelompokkan dengan baik dan tidak disajikan
secara kronologis bisa membingungkan penerima. Butir pesan seolah terlepas dan
sulit dikaitkan satu sama lain.
Pesan bisnis berorientasi pada penerima. Tujuan pesan bisnis adalah
pemahaman penerima, bukan semata-mata menghasilkan pesan bisnis. Oleh karena
itu, mengorganisasikan pesan dengan baik akan mempercepat dan meningkatkan

3
efisiensi penyusunan pesan. Pesan yang diorganisasikan dengan baik akan
memberikan beberapa manfaat, yaitu (1) membantu audiens memahami pesan, (2)
membantu audiens menerima pesan, (3) menghemat waktu audiens, dan (4)
menyederhanakan tugas komunikasi.
Bagaimana cara mencapai pengorganisasian pesan yang baik?
Mengorganisasikan pesan dengan baik dapat dilakukan memalui tiga langkah berikut:
(1) Menetapkan ide/ gagasan pokok
Semua pesan bisnis memiliki tujuan umum dan tujuan spesifik. Setiap pesan
bisnis memiliki satu ide/gagasam pokok. Ide/gagasan pokok merupakan inti atau
tema sentral pesan.
(2) Mengelompokkan ide/gagasan
Ide pokok biasanya didukung oleh beberapa ide pendukung. Dalam menyiapkan
pesan yang panjang dan kompleks, pembuatan diagram skematis atau kerangka
akan membantu membayangkan hubungan antara bagian-bagian pesan.
(3) Memutuskan pola atau pendekatan urutan gagasan
Setelah menetapkan ide pokok dan mengelompokkan ide, perlu diputuskan pola
atau pendekatan yang dipergunakan dalam menentukan urutan penyajian
ide/gagasan. Terdapat 2 pola atau pendekatan yang dapat digunakan, yaitu:
a. Pendekatan deduktif atau langsung (direct approach)
Pendekatan deduktif merupakan pola urutan penyajian ide di mana ide pokok
ditempatkan di bagian awal, baru kemudia diikuti ide-ide pendukung atau
argumentasi atau bukti-bukti. Pendekatan itu dipergunakan apabila penerima
pesan diperkirakan akan bereaksi netral atau merasa senang saat menerima
pesan tersebut.
b. Pendekatan induktif atau tak langsung (indirect approach)
Pada pendekatan induktif, argumentasi atau bukti-bukti pendukung disajikan
di bagian awal diikuti ide pokok. Pendekatan induktif dipergunakan untuk
pesan-pesan yang diperkirakan bisa menimbulkan reaksi negative atau untuk
berita yang tidak menyenangkan atau penerima diperkirakan menolak gagasan
yang disampaikan atau kemudian bersikap skeptis.

Berdasarkan reaksi audiens, terdapat empat bentuk organisasi pesan bisnis, yaitu:
a) Direct Request

4
 Direct Request atau permintaan langsung adalah pesan yang
penyampaiannya langsung pada poin yang dituju, dapat berbentuk surat dan
memo. Misalnya, membuat surat penawaran kepada audiens yang tertarik
dan memilki hasrat tinggi terhadap suatu produk. Permintaan langsung
sebaiknya menggunakan pendekatan langsung.
b) Pesan Rutin, good news atau good will
Pesan rutin adalah pesan atau informasi yang disampaikan secara rutin yang
merupakan bagian dari bisnis tetap. Penerima pesan rutin pada umumnya
bersikap netral. Good news atau good will adalah berita baik yang
menimbulkan reaksi positif dari penerima. Misalnya, informasi penurunan
harga, undangan, ucapan selamat, dan lain-lain. Pesan-pesan seperti itu
sebaiknya disusun dengan pendeketan langsung karena reaksi audiens
netral atau positif.
c) Bad News
Bad news adalah pesan-pesan yang tidak menyenangkan dan berpotensi
menimbulkan kekecewaan. Misalnya, penolakan lamaran kerja, penolakan
kredit, penurunan pangkat, dan rasionalisasi pekerja. Pesan seperti itu
sebaiknya menggunakan pendekatan tak langsung. Inti pesan dibuat dengan
bahasa yang halus dan tidak ditempatkan di bagian awal.
d) Pesan Persuasif
Pesan persuasif bertujuan membujuk dan penerima tidak tertarik pada pesan
tersebut. Ada kemungkinan penerima akan berekasi negatif. Oleh karena
itu, sebaiknya pesan disusun dengan pendekatan tak langsung
2.1.2 Memformulasikan Pesan Bisnis
Setelah mengikuti tiga langkah pengorganisasian tersebut di atas, selanjutnya
dilakukan penyusunan naskah bisnis. Ketika menyusun naskah untuk pertama kali,
hal-hal yang harus diperhatikan adalah gaya dan nada. Walaupun dapat diperhalus
dalam tahap revis, gaya dan nada sebaiknya ditentukan sejak awal untuk menghemat
waktu penulisan ulang. Pilihan kata-kata disesuaikan dengan nada yang dikehendaki.

1) Mengendalikan Gaya dan Nada

Gaya adalah cara menggunakan kata-kata untuk mencapai nada atau kesan
secara keseluruhan. Gaya dapat diubah-ubah untuk menciptakan nada yang sesuai
dengan peristiwa. Sturktur kalimat dan kosakata yang dipergunakan disesuaikan

5
dengan sifat pesan dan hubungan dengan penerima. Gaya dan nada yang sopan
dan bersahabat memungkinkan jalur komunikasi tetap terbuka.
Kemampuan penggunaan bahasa dapat menunjukkan kualitas pribadi dan ciri
khas seseorang. Gaya yang jelas, ringkas, dan benar yang secara tata bahasa
dipadukan dengan norma-norma kelompok atau organisasi akan mencerminkan
gaya organisasi. Setiap organisasi pada umumnya memiliki gaya tersendiri dan
menggunakan kosakata tertentu yang cenderung sama.
Meskipun berbagai situasi memerlukan nada yang berbeda, dewasa ini
komunikator bisnis pada umumnya menggunakan nada percakapan yang terdengar
praktis, tidak terlalu formal, dan membosankan. Penggunaan bahasa sederhana
yang mirip bahasa percakapan akan lebih mudah dipahami .
Untuk mencapai nada hangat yang praktis, hendaknya tidak terlalu
ditunjukkan keakraban atau keintiman, humor digunakan dengan sangat hati-hati,
tidak berkotbah, dan tidak menggunakan bahasa berlebihan agar tidak terkesan
sombong.
Agar komunikasi berhasil, komunikator bisnis harus dapat menjaga kredibiltas
agar bisa dipercaya. Kredibilitas juga ditentukan dari interaksi yang selama ini
telah terjadi. Namun bila belum saling mengenal, informasi biasanya mengenai
kredibilitas komunikator yang bisa diperoleh dari pihak lain. Pemahaman dari
situasi dan pengunaan kata-kata yang mengggambarkan rasa percaya diri dapat
meningkatkan kredibilitas komumikator.
Komunikator yang efektif memegang peranan penting dalam bisnis.
Komunikasi bisnis tertulis dikatakan efetif apabila memenuhi karakteristik sebagai
berikut:
a. Courtesy (sopan satun)
Nada sopan dan satun akan membuat para penerima pesan merasa dihargai
dan dihormati. Penggunaan kata-kata berkonotasi positif, gender-neutral
(penggunaan kata tidak membedakan jenis kelamin), dan permohonan maaf
yang tulus akan meningkatkan citra komunikator.
b. Correctness (tepat/benar)
Tidak terdapat kesalahan dalam penulisan, format, tanda baca, penggunaan
kata, ejaan dan tata bahasa. Penggunaan kata-kata dan istilah (jargon) yang
tidak familiar akan membingungkan para audiens.
c. Conciseness (ringkas)

6
 Menggunakan kata, kalimat dan paragraph yang relevan secara ringkas. Tidak
menggunakan kata-kata yang mubazir dan tidak mengulang kata-kata yang
tidak perlu. Penggunaan kalimat aktif diutamakan karena lebih mantap,
ringkas, dan secara umum lebih mudah dipahami. Kalimat pasif hanya
dipergunakan untuk memperlunak berita buruk.
d. Clarity atau Clearness (jelas)
Kata-kata mudah dimengerti hanya dengan sekali baca dan tidak menimbulkan
keraguan. Kalimat-kalimat tidak terlalu panjang dan bertalian secara logis
(coherence).
e. Concreteness (tepat)
Tidak menimbulkan kesalahan interpretasi karena disajikan secara spesifik dan
tidak biasa
f. Completeness (lengkap)
Memberikan informasi lengkap sesuai kebutuhan dan keinginan penerima.
Informasi yang tidak lengkap bisa mengakibatkan kerugian (misalnya,
gagalnya penjualan, rugi waktu, pengembalian barang, dan kehilangan
pelanggan potensial).

2) Mengembangkan Paragraph yang Logis

Paragraph adalah kumpulan dari kalimat yang berhubungan dengan satu topik
umum. Paragraph adalah satu kesatuan unit pemikiran. Setiap paragraph
merupakan bagian penting dari keseluruhan pesan. Panjang dan bentuk paragraph
amat bervariasi. Komunikasi dapat dilakukan secara efektif hanya dengan satu
paragraph pendek atau paragraph panjang hingga beberapa halaman. Pada
umumnya, paragraph pendek lebih mudah dibaca dan dipahami dibandingkan
paragraph panjang.
Paragraph umumnya terdiri atas tiga unsur, yaitu kalimat topik, kalimat
pendukung topik, dan unsur peralihan. Kalimat topik mengungkapkan subjek dari
paragraph dan bagaimana subjek akan dikembangkan. Paragraph dikembangkan
melalui deretan kalimat berkaitan yang menyediakan rincian atau dukungan
mengenai kalimat topik. Agar paragraph dapat diatur dalam urutan yang logis dan
terpadu, diperlukan beberapa unsur peralihan, seperti penggunaan kata sambung,
ungkapan, kata ganti, dan kata-kata yang sering dipasangkan (misalnya, kata
maksimum dengan minimum, untung dengan rugi, legal dengan illegal).

7
 Paragraph bisa dikembangkan dengan banyak cara. Terdapat lima teknik yang
paling umum dipergunakan untuk mengembangkan paragraph, yaitu:
(1) Ilustrasi: mengembangkan paragraph menggunakan ilustrasi atau contoh-
contoh yang dapat memperjelas ide pokok.
(2) Perbandingan atau kontras: mengembangkan paragraph dengan menguraikan
persamaan dan perbedaan.
(3) Sebab akibat: mengembangkan paragraph dengan teknik sebab-akibat dan
memusatkan uraian pada alasan-alasan mengenai sesuatu.
(4) Klasifikasi: mengembangkan paragraph dengan memecah ide umum menjadi
beberapa kategori spesifik.
(5) Masalah dan penyelesaian: mengembangkan paragraph dengan menyajikan
suatu masalah dan kemudian membahas penyelesaiannya.

NADA FORMAL

Ibu Rika Yth.

   
          Menunjuk surat permintaan penawaran harga dengan nomor
065/UM/X11/2004 tanggal 28 Desember 2004, bersama ini kami informasikan harga
dan spesifikasi computer notebook berbagai merek sesuai perincian terlampir.
         Harga – harga tersebut sudah termasuk pajak, pengiriman , dan pemasaran serta
garansi hardware selama 1 ( satu ) tahun sejak pemasangan. Disamping itu selama
garansi hardware, kami memberikan jaminan kelangsungan kerja dengan
memberikan pinjaman peralatan penggati selama peralatan yang dibeli pada masa
perbaikan.
         Demikian penawaran harga ini kami sampaikan. Apabila Ibu memerlukan
penjelasan yang lebih lanjut, mohon segera menghubungi kami setiap hari kerja.

Hormat saya,

Yeni

8
 NADA INFORMAL

Anna Yth.

         Menyambung pembicaraab per-telepon, berikut ini saya kirinmkan daftar

harga berbagai merek computer notebook beserta spesifikasi-nya.
        Harga – harga tersebut sudah termasuk pajak, pengiriman dan pemasangan
serta garansi hardware selama 1(satu) tahun sejak pemasangan.
       Pekerjaan akan terganggu atau terhenti bila terjadi kerusakan?? Anna tidak
perlu khawatir ! Pinjaman peralatan pengganti akan diberikan apabila peralatan
yang dibeli mengalami kerusakan. Saya jamin Anna tidak akan kecewa.
       Jika perlu penjelasan lebih lanjut, hubungi saya dikantor setiap hari kerja.
Sampai Jumpa !

       Salam,
        Yeni

2.2 Proses Penyusunan Pesan Bisnis

Dalam organisasi bisnis, berbagi kegiatan komunikasi terjadi setiap hari, baik lisan
maupun tertulis. Mulai dari kegiatan komunikasi yang sangat sederhana sampai pada kegiatan
komunikasi yang rumit dan kompleks. Misalnya, membuat memo, merevisi draftsurat,
mengetik e-mail, membuat laporan, menyiapkan surat tanggapan atas keluhan pelanggan,
membuat surat perjanjian, dan lain-lain. Semua kegiatan komunikasi itu saling bersaing untuk
memperoleh perhatian penerima. Oleh karena itu, pesan bisnis diupayakan selalu lebih
menarik dibandingkan yang lain atau lebih baik dibandingkan sebelumnya.

Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah
dipahamimemerlukan kreativitas. Namun demikian, tujuan penyusunan pesan bisnis bukanlah
agar penerima terpesona akan pengetahuan dan kreativitas pengirim. Pesan bisnis yang
dibuat hendaknya tetap berpusat pada penerima dan memiliki tujuan yang jelas. Agar pesan

9
 bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses
penyusunan pesan bisnis bersifat fleksibel. Tidak ada proses penyusunan pesan bisnis yang
terbaik. Walaupunn demikian, sejumlah langkah umum dalam penyusunan pesan bisnis yang
efektif perlu diperhatikan. Proses penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri atas 3 (tiga) dan
tahap sederhana, yaitu :

a. Perencanaan Pesan
Dalam tahap ini, ditentukan hal-hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan
dikomunikasikan. Seara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi:
o Penentuan tujuan
o Analisis audiens
o Penentuan ide pokok
o Pemilihan saluran dan media
b. Penyusunan Pesan
Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gagasan dituangkan dalam pesan tertulis.
Pengorganisasian dan penyusunan dokumen dimulai dari penyusunan kata-kata, kalimat,
paragraf, serta memilih ilustrasi yang akan digunakan untuk mendukung ide/gagasan.
Tahap ini meliputi 2 (dua) kegiatan, yaitu:

o Mengorganisasikan pesan
o Memformulasikan pesan.

c. Revisi Pesan

Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang
diungkapkan sudah memadai. Pemeriksaan lebih detail juga dilakukan atas format
penulisan, tanda baca, dan tata bahasa.

Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah:

o Menyunting pesan
o Menulis ulang
o Memproduksi pesan
o Mencetak pesan

10
 Perkiraan pembagian waktu yang dialokasikan pada masing-masing tahap proses
penyusunan pesan bisnis adalah merencanakan pesan 40% menyusun draft dasar 20% dan
merevisi 40% dari waktu total (Vik dan Gilsdorf dalam Haryani, 2001:87).

11
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diperoleh berdasarkan pembahasan paper ini yaitu sebagai
berikut.

3.1.1 Terdapat tiga langkah dalam mencapai pengorganisasian pesan yang baik,
yaitu menetapkan ide / gagasan pokok, mengelompokkan ide / gagasan, dan
memutuskan pola atau pendekatan urutan gagasan. Selain itu, dapat pula diketahui
bahwa terdapat lima teknik umum yang dipergunakan untuk mengembangkan
paragraf, terkait komunikasi tertulis, yaitu ilustrasi, perbandingan atau kontras, sebab
akibat, klasifikasi, serta masalah dan penyelesaian.

3.1.2 Proses penyusunan bisnis umumnya terdiri atas tiga tahap sederhana yairu
perencanaan pesan, penyusunan pesan, dan revisi pesan. Dalam perencanaan pesan,
meliputi penentuan tujuan, analisis audiens, penentuan ide pokok, dan pemilihan
saluran media. Dalam penyusunan pesan meliputi mengorganisasikan pesan dan
memformulasikan pesan. Serta dalam revisi pesan meliputi kegiatan menyunting
pesan, menulis ulang, memproduksi pesan, dan mencetak pesan.

3.2 Saran
Saran yang dapat diberikan penulis yaitu agar selalu memperhatikan tahap - tahap dan
ketentuan - ketentuan dalam mengorganisasikan dan menyusun pesan yang baik sehingga
niscaya dapat tersampaikan dengan baik.

12
 DAFTAR PUSTAKA

Dewi, Sutrisna. 2007. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: Penerbit Andi.

http://msvebrya.blogspot.co.id/2012/01/perencanaan-pesan-pesan-bisnis.html (diakses
tanggal 7 Oktober 2016)

http://www.academia.edu/11720956/PROSES_PENYUSUNAN_PESAN_BISNIS (diakses
tanggal 7 Oktober 2016)

13