BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam kehidupan sehari-hari, kita selalu melihat seseorang menggunakan alat

komunikasi untuk dapat berhubungan dengan seseorang yang dikehendakinya . Salah satu alat
komunikasi yang sering digunakan adalah surat. Surat merupakan alat komunikasi yang dapat
digunakan baik dalam situasi formal maupun nonformal, sehingga memberikan fleksibilitas bagi
penggunanya.
Dewasa ini, penggunaan surat tertulis memang masih berkembang, namun dikarenakan
perkembangan teknologi, muncul surat elektronik yang dapat mengakomodasi perkembangan
teknologi tersebut. Surat elektronik ini sering disebut sebagai e-mail (electronic mail). E-mail
dan surat tertulis merupakan suatu sistem yang tetap berkembang di masyarakat sebagai sarana
berkomunikasi. Selain itu, terdapat juga memo yang sering digunakan sebagai sarana komunikasi
yang cepat dan sederhana.
Berdasarkan hal tersebut di atas, penulis tergugah untuk menulis paper ini dalam
mengkaji lebih lanjut terkait surat, e-mail, dan memo.

1.2 Rumusan Masalah

Rumusan masalah yang diangkat oleh paper ini yaitu sebagai berikut.
1.2.1 Bagaimana fungsi surat, penggolongan, dan bentuknya ?
1.2.2 Bagaimana karakteristik e-mail dan memo yang sukses ?
1.2.3 Bagaimana menggunakan e-mail dengan aman dan efektif serta merencanakan
dan menulis e-mail dan memo ?

1.3 Tujuan Penulisan

Tujuan penulisan dari paper ini yaitu sebagai berikut.
1.3.1 Untuk mengetahui fungsi surat, penggolongan, dan bentuknya.
1.3.2 Untuk mengetahui karakteristik e-mail dan memo yang sukses.

1
 1.3.3 Untuk mengetahui cara menggunakan e-mail dengan aman dan efektif serta
merencanakan dan menulis e-mail dan memo.
1.4 Manfaat Penulisan

Manfaat yang dapat diperoleh dari paper ini yaitu sebagai berikut.

1.4.1 Bagi masyarakat umum, mampu dijadikan pedoman dan panduan dalam

melakukan surat - menyurat.

1.4.2 Bagi pelaku bisnis, mampu dijadikan arahan dalam mengefisienkan

komunikasi melalui penggunaan surat, e-mail, maupun memo.

2
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Fungsi Surat, Penggolongan, dan Bentuknya

2.1.1 Fungsi Surat

Selain sebagai alat komunikasi, surat memiliki fungsi berikut:

a. Tanda bukti tertulis yang otentik

Surat merupakan bukti, “hitam di atas putih” dan dapat menyimpan rahasia.
Misalnya, surat perjanjian, surat nikah, akte kelahiran, surat wasiat, dan lain-lain.
b. Alat pengingat
Kemampuan manusia untuk mengingat sangatlah terbatas, terlebih lagi dalam
aktivitas yang rumit dan kompleks. Dokumen tertulis yang diarsip dengan baik akan
berfungsi sebagai alat pengingat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
c. Dokumen historis
Surat menjadi dokumentasi bersejarah yang mampu memberikan gambaran mengenai
kejadia-kejadian masa lalu, ,isalnya supersemar.
d. Pedoman kerja
Surat dapat dipergunakan sebagai pedoman dalam melakukan suatu pekerjaan
tertentu. Misalnya, surat perintah, surat kuasa, dan surat keputusan.
e. Jaminan keamanan
Selembar surat mampu memberikan jaminan keamanan kepada seseorang. Misalnya,
surat keterangan jalan akan memberikan jaminan keamanan kepada seseorang dalam
suatu perjalanan.
f. Utusan dan duta organisasi
Surat berfungsi sebagai utusan dan duta organisasi yang mampu mencerminkan citra,
mentalitas, jiwa, dan kondisi internal organisasi yang bersangkutan.
g. Dasar penilaian dan keputusan

3
 Pengambilan keputusan biasanya dilakukan berdasarkan berbagai pertimbangan.
Surat merupakan salah satu dasar penilaian dan pengambilan keputusan. Misalnya,
surat rekomendasi, surat keterangan, dan surat dalam bentuk laporan.
h. Sebagai barometer kegiatan organisasi
Kegiatan organisasi disebarkan kepada pihak internal dan eksternal melalui surat.
Dengan demikian, intensitas kegiatan organisasi dapat diukur dari frekuensi surat-
menyurat.
i. Alat untuk menumbuhkan sikap saling pengertian dan menghindari kesalahpahaman.
Surat yang tidak disusun dengan baik bisa menimbulkan kekacauan. Namun, melalui
surat pula saling pengertian dapat ditumbuhkan dan kesalahpahaman dapat dihindari.
j. Sarana meningkatkan kerja sama dengan pihak lain
Kerja sama dengan pihak lain akan terjalin lebih kuat dengan adanya surat. Arus surat
menyurat dengan pihak lain bisa menunjukan eratnya kerja sama dalam upaya
mencapai tujuan organisasi.

2.1.2 Penggolongan Surat

Surat-surat bisa digolongkan sebagai berikut:

(1) Menurut isi dan pengirimnya

a. Surat resmi (dinas pemerintah)
b. Surat niaga atau surat bisnis
c. Surat pribadi
(2) Menurut maksud dan tujuannya
a. Surat pemberitahuan
b. Surat keputusan
c. Surat perintah
d. Surat edaran
e. Surat peringatan
f. Surat panggilan
g. Surat permintaan atau permohonan
h. Surat perjanjian
i. Surat penawaran

4
 j. Surat pesanan
k. Surat laporan
l. Surat pengantar
m. Surat lamaran pekerjaan
n. Surat penegasan
o. Surat penuntutan (klaim)
(3) Menurut wujud/ bentuknya
a. Surat bersampul
b. Memorandum atau nota
c. Telegram
d. Telex
e. Radiogram
f. Faksimili
g. Kartu pos
h. Wesel/ warkat pos
(4) Menurut jaminan keamanan
a. Surat sangat rahasia
b. Surat rahasia
c. Confidential (terbatas)
d. Surat Biasa
(5) Menurut urgensinya
a. Surat kilat khusus
b. Surat kilat (amat segera)
c. Surat biasa
(6) Menurut alirannya
a. Surat keluar
b. Surat masuk
(7) Menurut kegunaannya
a. Surat konsep
b. Surat asli
c. Surat tembusan

5
 d. Surat petikan
(8) Menurut nilai isinya
a. Surat rutin
b. Surat tidak rutin
(9) Menurut sifatnya
a. Surat yang bersifat mengatur
b. Surat yang bersifat tidak mengatur

2.1.3 Bentuk Surat

Bentuk surat yang dimaksud adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat.
Setiap bagian surat memiliki peranan yang sangat penting sebagai identifikasi atau
petunjuk pengelolaan surat.

Menurut pola umum surat menyurat, ada beberapa macam bentuk surat, yaitu:

(1) Bentuk lurus penuh (full block style)

(2) Bentuk lurus (block style)
(3) Bentuk setengah lurus (semi block style)
(4) Bentuk bertekuk atau bergigi (indented style)
(5) Bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph style)

2.2 Karakteristik E-mail dan memo yang sukses

Pesan e-mail dan memo merupakan bentuk komunikasi standar dalam

kebanyakan organisasi, mereka mungkin akan menjadi media komunikasi bisnis yang

paling umum. Pesan yang sangat diperlukan untuk digunakan untuk memberi informasi

pada karyawan, meminta data, memberi respon, menginformasi keputusan, dan memberi

arahan. Pesan e-mail dan memo yang sukses pada umumnya mempunyai karakter sebagai

berikut :

(1) Satu Topik

6
 Pesan e-mail dan memo yang baik umumnya hanya membahas satu

topik. Membatasi topik membantu penerima bertindak terhadap subjek dan

mengarsipnya dengan tepat.

(2) Bersifat Percakapan.

Ada pesan e-mail dan memo diharapkan bersifat percakapan karena pihak-pihak yang

berkomunikasi biasanya sudah saling kenal. Hal ini berarti kadang-kadang dalam

bahasa inggris menggunakan singkatan, kata sehari-hari, dan kata ganti orang

pertama. Meskipun demikian, nadanya juga harus tetap professional.

(3) Keringkasan.

Sebagai bentuk fungsional komunikasi, e-mail dan memo hanya mengandung apa

yang perlu untuk menyampaikan makna dan bersikap sopan. Sering kali e-mail dan

memo hanya membutuhkan sedikit penjelasan latar belakang dan perhatian pada

usaha memberi kesan baik kepada pihak luar dibandingkan surat.

(4) Penyorotan Grafis.

Untuk menonjolkan ide-ide yang penting dan meningkatkan keterbacaan, penulis e-

mail dan memo menggunakan teknik penyorotan grafis secara bebas. Isi memo

cetakan ditingkatkan dengan daftar nomor atau bullet, heading, table, dan teknik

nilainnya

2.3 Menggunakan E-mail dengan Aman dan Efektif serta Merencanakan dan Menulis E-mail
dan Memo

2.3.1 Menggunakan E-mail dengan Aman dan Efektif

Bila hal-hal yang mendasar dalam teknis pengiriman dan penerimaan

e-mail telah dikuasai, maka yang berikutnya harus diupayakan adalah begaimana

7
 menggunakan e-mail secara aman dan efektif. Sebenarnya seiring dengan semakin

seringnya seseorang menggunakan e-mail, lambat laun cara penggunaannya yang efektif

akan ditemukan sendiri, akan tetapi tentu ada baiknya bila disini disajikan beberapa poin

yang dapat mempersingkat pengalaman.

Beberapa tips penggunaan e-mail secara aman dan efektif antara lain :

(1) Menulis semua e-mail secara offline

(2) Singkat dan padat lebih efektif

(3) Baris yang tidak terlalu panjang

(4) Mengedit sebelum mereplay

(5) Subjek yang deskriptif

(6) Mengelompokkan e-mail

(7) Menghindari penerimaan attachment berukuran besar

(8) Dokumentasi e-mail yang telah terkirim

(9) Mengoleksi alamat e-mail

(10) Jam dan tanggal sistem computer

2.3.2 Merencanakan dan Menulis E-mail dan Memo

Secara garis besar dalam merencanakan menulis e-mail sebaiknya memperhatikan

hal-hal sebagai berikut :

(1) Penggunaan semua huruf besar hanya untuk menekankan saja. Mengetik e-mail

dengan memakai huruf besar semua akan dillihatnya oleh pembaca sebagai ungkapan

marah atau berteriak.

(2) Jangan gunakan pesan marah dengan menggunakan e-mail. Jika anda memiliki

konflik dengan seseorang, selesaikan secara tatap muka, tidak secara elektronik.

8
(3) Kirimkan kepada seseorang hanya pesan yang mereka butuhkan.

(4) Ketika anda merespon sebuah emai, sertakan hanya bagian pesan yang asli saja yang

penting, agar pembaca mengerti postingan anda.

(5) Jika kutipan pesan aslinya terlalu panjang, letakkan respon pesan anda terlebih

dahulu, baru materi pesan aslinya.

Secara garis besar dalam merencanakan menulis memo sebaiknya memenuhi kriteria

sebagai berikut :

(1) Memo yang disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu :

a. Penyusunan letak bagian-bagiuan memo tepat sesuai dengan aturan atau

pedoman yang telah ditentukan.

b. Pengetikan memo benar, jelas, bersih, dan rapi dengan format yang menarik.

c. Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum.

(2) Isi memo harus dinyatakan secara ringkas, jelas dan eksplisit. Hal ini dimaksudkan

agar penerima dapat memahami isi memo dengan cepat, teapt, tidak ragu-ragu dan

pengirim pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang dikehendaki.

(3) Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai

dengan kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata,

maupun kalimatnya. Selain itu, bahasa memo haruslah efektif. Bahasa memo juga

harus wajar, logis, hemat kata, cermat dalam pemilihan kata, sopan, dan menarik.

Nada memo harus hormat, sopan dan simpatik

9
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diperoleh berdasarkan pembahasan paper ini yaitu sebagai
berikut.

3.1.1 Fungsi surat yaitu sebagai tanda bukti tertulis yang otentik, alat pengingat,
dokumen historis, pedoman kerja, jaminan keamanan, utusan dan duta organisasi, dasar
penilaian dan keputusan, sebagai barometer kegiatan organisasi, alat untuk
menumbuhkan sikap saling pengertian dan menghindari kesalahpahaman, serta sarana
meningkatkan kerja sama dengan pihak lain. Selain itu, surat dapat digolongkan
berdasarkan isi dan pengirimnya, maksud dan tujuannya, wujud / bentuknya, jaminan
keamanan, urgensinya, alirannya, kegunaannya, nilai isinya, dan sifatnya. Menurut pola
umum surat menyurat, macam bentuk surat yaitu bentuk luruh penuh, bentuk lurus,

3.1.2 Karakteristik e-mail dan memo yang sukses pada umumnya yaitu memiliki satu
topik, bersifat percakapan, keringkasan, serta penyorotan grafis.

3.1.3 Beberapa tips penggunaan e-mail secara aman dan efektif yaitu menulis semua e-
mail secara offline, singkat dan padat lebih kreatif, dokumentasi e-mail yang telah
terkirim, serta baris yang tidak terlalu panjang. Menulis e-mail dan memo perlu
direncanakan sedemikian rupa sehingga memberikan hasil yang memuaskan.

3.2 Saran
Saran yang dapat diberikan penulis yaitu agar lebih mendalami surat - menyurat baik itu
surat tertulis, e-mail, maupun memo, sehingga mampu mengefisienkan komunikasi.

10
 DAFTAR PUSTAKA

Dewi, Sutrisna. 2007. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: Penerbit Andi.

http://morrisen2.blogspot.co.id/2014/11/pesan-e-mail-dan-memo.html (diakses tanggal 8

Oktober 2016)

11