TEKNIK DOKUMENTASI SISTEM

MAKALAH
Disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi

Pada Program Studi Akuntansi

OLEH :

1. Riska Mahviana M (19.1.02.01.0005 )

2. Ilham Akbar Baidowi (19.1.02.01.0013 )
3. Sri Wulandari (19.1.02.01.0024 )

FAKUTAS EKONOMI DAN BISNIS

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

UNIVERSITAS NUSANTARA PGRI KEDIRI

2021
 KATA PENGANTAR

Puji syukur alhamdulillah kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena telah
melimpahkan rahmat-nya berupa kesempatan dan pengetahuan sehingga makalah ini bisa selesai
pada waktunya. Terima kasih juga kami ucapkan kepada teman-teman yang telah berkontribusi
dengan memberikan ide-idenya sehingga makalah ini bisa disusun dengan baik dan rapi.
Kami berharap semoga makalah Sistem Informasi Akuntansi ini bisa menambah
pengetahuan para pembaca. Namun terlepas dari itu, kami memahami bahwa makalah ini masih
jauh dari kata sempurna, sehingga kami sangat mengharapkan kritik serta saran yang bersifat
membangun demi terciptanya makalah selanjutnya yang lebih baik lagi.
Kami menyadari bahwa dalam penyusunan makalah ini jauh dari kata sempurna, baik
dari segi penyusunan, bahasan ataupun penulisannya. Oleh karena itu kami mengharapkan kritik
dan saran yang bersifat membangun, khususnya dari dosen mata kuliah Pendidikan pancasila
agar menjadi acuan dalam bekal pengalaman kami untuk lebih baik di masa yang akan datang.
Semoga makalah ini memberikan informasi yang bermanfaat bagi orang lain yang membacanya
dan bermanfaat untuk pengembangan wawasan serta peningkatan ilmu pengetahuan bagi kita
semua.

Kediri, 27 September 2021

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR…………………………………………………………………………….ii
DAFTAR ISI……………………………………………………………………………………..iii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang………………………………………………………………………….…1
B. Rumusan Masalah……………………………………………………………………...….1
C. Tujuan……………………………………………………………………………………..1

BAB II PEMBAHASAN
A. Teknik Dokumentasi Sistem ……………………………….......…………………………2
B. SIA Berbasis Komputer …………………………………………………........................11
C. Database Relasional ……………………..……………………...…………………….…17
D. Model Data Rea ……………………………………………..……..............……………19

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan……………………………………………………………..………………..27
B. Saran………………………………………………………………….………………….27
DAFTAR PUSTAKA……………………………………………………..………...………..….28

iii
 BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Dokumentasi (documentation) menjelaskan cara sistem bekerja, termasuk siapa, apa,
kapan, di mana, mengapa dan bagaimana entri data, pengolahan data, penyimpanan data,
output informasi, dan sistem pengendalian. Arti populer pendokumentasian sistem meliputi
diagram, bagan alir, tabel, dan representasi grafis lainnya dari data dan informasi. Ini
dilengkapi dengan deskripsi naratif (narrative description) dari sistem, penjelasan langkah-
demi-langkah yang tertulis dari komponen sistem dan interaksinya. Dalam bab ini, kita
menjelaskan tiga alat dokumentasi sistem yang umum: diagram arus data, bagan alir, dan
diagram proses bisnis.
Definisi Sistem Informasi Akuntansi adalah Sistem Informasi Akuntansi adalah
komponen organisasi yang dirancang untuk mengolah data keuangan menjadi informasi atau
laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak internal maupun eksternal perusahaan. Data
dapat diolah menjadi informasi dengan cara manual maupun dengan bantuan computer
Database Relasional ialah seperangkat koordinasi beberapa file data terpusat yang saling
berhubungan yang disimpan dengan sedikit mungkin kelebihan data. Database
menggabungkan catatan yang sebelumnya disimpan dalam beberapa file terpisah kedalam
kelompok umum yang melayani berbagai penguuna dan aplikasi pengolahan data.

B. RUMUSAN MASALAH
1. Apa saja teknik dokumentasi sistem?
2. Apa yang dimaksud SIA berbasis komputer?
3. Apa yang dimaksud dengan database relasional ?
4. Apa yang dimaksud model data rea?

C. TUJUAN PENULISAN
1. Mengetahui apa saja teknik dokumentasi sistem.
2. Mengetahui yang dimaksud dengan SIA berbasis komputer.
3. Mengetahui apa yang dimaksud dengan database relasional.
4. Mengetahui apa yang dimaksud model data rea.

1
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Teknik Dokumentasi Sistem

Dokumentasi (documentation) menjelaskan cara sistem bekerja, termasuk siapa, apa,
kapan, di mana, mengapa dan bagaimana entri data, pengolahan data, penyimpanan data,
output informasi, dan sistem pengendalian. Arti populer pendokumentasian sistem meliputi
diagram, bagan alir, tabel, dan representasi grafis lainnya dari data dan informasi. Ini
dilengkapi dengan deskripsi naratif (narrative description) dari sistem, penjelasan langkah-
demi-langkah yang tertulis dari komponen sistem dan interaksinya. Dalam bab ini, kita
menjelaskan tiga alat dokumentasi sistem yang umum: diagram arus data, bagan alir, dan
diagram proses bisnis.
Akuntan menggunakan teknik dokumentasi secara ekstensif. Standar akuntansi
mensyaratkan bahwa auditor independen memahami prosedur pengendalian internal manual
dan terotomatisasi yang digunakan oleh suatu entitas. Satu cara yang baik untuk memperoleh
pemahaman ini adalah menggunakan model proses bisnis atau bagan alir untuk
mendokumentasikan sistem, karena beberapa penggambaran grafik lebih siap
mengungkapkan kelemahan dan kekuatan pengendalian internal.
Sarbanes-Oxley Act (SOX) pada tahun 2002 mensyaratkan laporan pengendalian
internal dalam laporan tahunan perusahaan publik yang (1) menyatakan bahwa manajemen
bertanggung jawab untuk membuat dan menjaga struktur pengendalian internal yang
memadai dan (2) mengukur keefektifan pengendalian internal perusahaan. SOX juga merinci
bahwa auditor perusahaan harus mengevaluasi pengukuran manajemen struktur pengendalian
internal perusahaan dan menguji keakuratannya. Pengesahan auditor sebaiknya meliputi
notasi khusus mengenai kerusakan signifikan atau ketidakpatuhan material yang ditemukan
selama pengujian pengendalian internal. Untuk melakukannya, mereka harus dapat
mempersiapkan, mengevaluasi, dan membaca jenis dokumentasi yang berbeda, seperti model
proses bisnis dan bagan alir.
Alat dokumentasi juga digunakan secara ekstensif dalam proses pengembangan
sistem. Selain itu, anggota tim yang mengembangkan aplikasi sistem informasi sering kali
berubah, dan alat dokumentasi membantu anggota tim yang baru untuk dapat memulai dengan
cepat.
Dokumentasi lebih mudah untuk mempersiapkan dan merevisi ketika paket perangkat
lunak digunakan. Setelah beberapa komando dasar dikuasai, pengguna dapat dengan cepat
dan mudah mempersiapkan, menyimpan, merevisi, dan mencetak dokumentasi kualitas
presentasi.
Alat dokumentasi dalam bab ini digunakan di seluruh buku.
a. Diagram Arus Data
Diagram arus data (DAD-data flow diagram) menjelaskan arus data dalam organisasi
secara grafis. Diagram ini menggunakan empat simbol pertama yang ditunjukkan dalam

2
Figur° untuk merepresentasikan empat elemen dasar: sumber dan tujuan data, arus data,
proaes transformasi, dan penyimpanan data. Contohnya, Figur 3-2 menunjukkan bahwa input
untuk memproses C adalah arus data B, yang datang dari sumber data A. Output proses adalan
arus data D dan E. Arus data E dikirim ke tujuan data J. Proses F menggunakan arus dala D
dan G sebagai input dan menghasilkan arus data I dan G sebagai output. Arus data G datang
dari dan mengembalikan ke penyimpanan data H. Arus data I dikirim ke tujuan data K.
Figur 3-3 memberikan judul spesifik untuk setiap proses yang digambarkan dalam
Figur 3-2. Figur 3-2 dan 3-3 akan digunakan untuk menguji empat elemen dasar DAD secara
lebih mendetail.
Dalam Bab 12 hingga 16, DAD dasar telah diadaptasi, sehingga menunjukkan
pengendalian internal, menggunakan simbol segitiga (simbol peringatan jalan raya) yang
ditunjukkan pada Figur 3-1. Pengendalian internal diberi nomor dan tabel yang menjelaskan
pengendalian internal. Pengguna yang tidak ingin mengindikasikan pengendalian internal
dapat dengan mudah mengabaikan simbol segitiga.
Sumber data (data source) dan tujuan data (data destination) adalah entitas yang
mengirim atau menerima data yang digunakan atau dihasilkan oleh sistem. Entitas dapat
merupakan sumber atau tujuan. Keduanya diwakili oleh persegi, seperti yang diilustrasikan
oleh komponen A (pelanggan), J (bank), dan K (manajer kredit) dalam Figur 3-3.
Arus data (data flow) adalah perpindahan data di antara proses, penyimpanan, sumber,
dan tujuan. Data yang melewati antara penyimpanan data dan sumber atau tujuan harus
melewati proses transformasi data. Arus data dilabeli untuk menunjukkan data apa yang
mengalir. Satu-satunya pengecualian adalah arus data antara proses dan penyimpanan data,
seperti arus data
Penyimpanan
Data (H)

(G)

Arus Data (B) Proses Arus Data (D) Arus Data (I)
Tujuan Data
Sumber (E)
Proses (K)
Data (A)
(F)

Deposito (E)

Tujuan
Data (J)

9K

3
 G dalam Figur 3-3, karena arus data biasanya jelas. Dalam arus data G, data dari file
piutang diambil, diperbarui, dan disimpan kembali dalam file. Arus data lain dalam Figur 3-3
adalah B (pembayaran pelanggan), D (data pengiriman uang), E (setoran), dan I (data
piutang).
Jika dua atau lebih arus data bergerak bersama, garis tunggal digunakan. Contohnya,
arus data B (pembayaran pelanggan) terdiri dari pembayaran dan data pengiriman uang.
Proses 1,0 (proses pembayaran) membagi keduanya dan mengirimkannya ke arah yang
berbeda. Data pengiriman uang (D) digunakan untuk memperbarui catatan piutang, dan
pembayaran (E) didepositokan pada bank. Jika data mengalir secara terpisah, dua garis
digunakan. Contohnya,
Figur 3-4 menunjukkan dua garis karena permintaan pelanggan (L) tidak selalu
menyertai pembayaran (B). Jika diwakili oleh arus data yang sama, elemen-elemen yang
terpisah dan tujuan keduanya yang berbeda tidak jelas, dan DAD lebih sulit untuk
diinterpretasikan.

Piutang (H)

(G)
Pembayaran Data Pengiriman Informasi
Pelanggan (B) Uang (D) Piutang (I)
1.0 Proses 2.0 Manajer
Pelanggan pembayaran Memperbarui Kredit (K)
(A) (C) Piutang (F)

Deposito (E)

Bank (J)

9K

Permintaan Pelanggan (L)

Pelanggan 1.0 Proses
(A) Pembayaran Pelanggan Pembayaran
(C)

4
 Proses (processes) merepresentasikan transformasi data. Figur 3-3 menunjukkan
bahwa proses pembayaran (C) membagi pembayaran pelanggan ke dalam data pembayaran
dan cek, yang didepositokan dalam bank. Proses piutang yang diperbarui (F) menggunakan
data pembayaran (D) dan piutang (H) untuk memperbarui catatan piutang dan mengirim data
piutang ke manajer kredit.
Penyimpanan data (data store) adalah tempat data disimpan. DAD tidak menunjukkan
media penyimpanan fisik (seperti penyedia atau kertas) yang digunakan untuk menyimpan
data. Seperti yang ditunjukkan pada Figur 3-3, penyimpanan data (H) direpresentasikan oleh
garis horizontal, dengan nama file yang tertulis di dalam garis.

Sub pembagian DAD

DAD dibagi ke dalam level-level yang lebih rendah untuk memberikan jumlah detail
yang semakin meningkat, karena beberapa sistem dapat secara penuh dibuat menjadi diagram
pada satu lembar kertas. Selain itu, pengguna memiliki kebutuhan yang berbeda, dan berbagai
level dapat lebih baik untuk memenuhi permintaan yang berbeda.
Level DAD tertinggi disebut sebagai diagram konteks (context diagram) karena
memberikan level ringkasan tinjauan sistem kepada pembaca. Ini menggambarkan sistem
pengolahan data dan entitas yang merupakan sumber dan tujuan sistem input dan output.
Contohnya, Ashton menggambarkan Figur 3-5 untuk mendokumentasikan prosedur
pemrosesan penggajian pada S&S. Sistem pemrosesan penggajian menerima data kartu waktu
(time card) dari departemen yang berbeda dan data karyawan dari sumber daya manusia.
Sistem mengolah data-data ini dan menghasilkan (1) laporan dan pembayaran pajak untuk
badan pemerintah, (2) cek pembayaran karyawan, (3) cek penggajian pada akun penggajian di
bank, dan (4) informasi penggajian untuk manajemen.
Ashton menggunakan prosedur penggajian S&S dalam Tabel 3-1l untuk menyusun
diagram konteks ke dalam level yang lebih rendah secara berturut-turut, masing-masing
dengan angka detail yang bertambah. Bacalah deskripsi ini dan tentukan hal berikut ini.
- Seberapa banyak aktivitas pengolahan data yang terlibat?
- Apa saja input dan output data dari setiap aktivitas (mengabaikan semua referensi ke orang,
departemen, dan tujuan dokumen)?

5
Narasi dalam Tabel 3-1 menjelaskan lima aktivitas pengolahan data sebagai berikut.
1. Memperbarui file induk karyawan/penggajian (paragraf pertama).
2. Menangani kompensasi karyawan (paragraf kedua, kelima, dan keenam). Selanjutnya
dalam bab ini, Anda akan melihat pembagian aktivitas ke dalam bagian-bagian lain dalam
DAD level rendah.
3. Membuat laporan manajemen (paragraf ketiga).
4. Membayar pajak (paragraf keempat).
5. Memasukkan entri ke buku besar (paragraf terakhir).
Kelima aktivitas dan semua arus data masuk dan keluar ditunjukkan dalam Tabel3-2.
Ketika karyawan dipekerjakan, mereka melengkapi formulir karyawan baru. Ketika
perubahan untuk status penggajian terjadi, seperti meningkatnya atau berubahnya jumah
potongan, departemen sumber daya manusia melengkapi formulir perubahan karyawan.
Salinan formulir ini dikirim ke penggajian. Formulir-formulir ini digunakan untuk membuat
atau memperbarui catatan pada file karyawan/penggajian dan kemudian disimpan dalam file.
Catatan karyawan disimpan secara alfabet.

6
 Beberapa karyawan 5&5 diberi bayaran gaji, tetapi sebagian besar adalah pekerja per
jam yang mencatat waktu kerja mereka pada kartu waktu. Pada akhir setiap periode
pembayaran, manajer departemen mengirimkan kartu waktu ke departemen penggajan.
Petugas penggajian mengunakan data kartu waktu, data dari fie karyawan (seperti tingkat
pembayaran dan gaji tahunan), dan tabel pajak yang sesuai untuk mempersiapkan cek dua
bagian untuk setiap karyawan. Petugas juga mempersiapkan register penggajian dua bagian
yang menunjukkan pembayaran kotor, pengurangan, dan pembayaran bersih untuk setiap
karyawan. Petugas memperbarui fle kayawan untuk merefleksikan setiap laba karyawan saat
ini. Salinan asli cek pembayaran karyawan diteruskan ke Susan. Register penggajian
diteruskan ke petugas utang. Kartu waktu dan salinan duplikasi register penggajian dan cek
pembayaran disimpan berdasarkan tanggal dalam fle penggajan.
Setiap periode pembayaran, petugas penggajan menggunakan data dalam fie
karyawan/penggajan untuk mempersiapkan laporan ringkasan penggajian untuk Susan,
sehingga ia dapat mengontrol dan mengawasi biaya tenaga kerja. Laporan ini diteruskan ke
Susan, dengan salinan asli cek pembayaran karyawan.
Setiap bulan, petugas penggajian menggunakan data. karyawan/penggajian untuk
mempersiapkan laporan pajak dua-bagian. Laporan asli diteruskan ke petugas utang. dan
salinannya ditambahkan ke catatan pajak pada file penggajian. Petugas utang menggunakan
laporan pajak untuk mempersiapkan cek dua bagian untuk pajak dan voucher pengeluaran kas
dua bagian. Laporan pajak dan salíinan asli setiap dokumen diteruskan ke Susan. Salinannya
disimpan berdasarkan tanggal ke file utang
Susan meninjau setiap paket informasi yang ia terima, menyetujuinya, dan
menanaatangani cex. la meneruskan voucher pengeluaran kas ke Ashton, laporan paiak
pembayaran ke badan pemerintah yang sesual, cek penggajan ke bank, dan cek karyawan ke
karyawan. la mengarsipkan laporan pengajian secara berurutan. Achton menggunakan
voucher pengeluaran cek penggajian dan pajak penggajlan untuk mempermudah buku besar.
la kemudian menunda jurnal voucher dengan menandai "di-posting dan mengarsipkannya
secara numerik.
Ashton membuat diagram konteksnya dan membuat DAD Level 0 (disebut Level 0
karena ada titik desimal yang berarti nol-1,0; 2,0; dll.) yang ditunjukkan pada Figur 3-6.
Perhatikan bahwa beberapa input dan output data telah dikeluarkan dari DAD. Contohnya,
dalam proses 2,0; arus data masuk dan keluar tidak terkait dengan entitas eksternal atau proses
lainnya yang tidak digambarkan (tabel pajak dan register penggajian). Arus data ini adalah
internal untuk aktivitas "membayar karyawan'" dan ditunjukkan pada level DAD selanjutnya.
Ashton menggambarkan proses 2,0 (membayar karyawan) untuk membuat DAD Level
1 (yang memiliki satu tempat desimal-2,1; 2,2; dll.) Figur 3-7 memberikan hal yang lebih
mendetail mengenai pengolahan data yang terlibat dalam pembayaran karyawan, dan itu
termasuk tabel tarif pajak dan register penggajian arus data yang dihilangkan dari Figur 3-6.
Sama halnya, setiap proses Figur 3-6 dapat dibuat, menggunakan DAD Level 1, untuk
menunjukkan level detail yang lebih besar.

7
TABEL
Beberapa pedoman umum untuk mengembangkan DAD ditunjukkan dalam Fokus 3-1.
Anda dapat mempraktikkan level yang berbeda dari DAD dengan menggambarkannya untuk
permasalahan komprehensif, yang disebut Accuflow Cash Disbursements Process, pada akhir
tiap-tiap konten bab. Anda kemudian bisa membandingkan diagram Anda dengan solusi pada
akhir setiap bab. Anda juga dapat membaca penjelasan mendetail mengenai cara solusi
dipersiapkan.
FOKUS 3-1 PEDOMAN UNTUK MENGGAMBAR DAD
1. Memahami sistem
2. Mengabaikan aspek tertentu dari sistem. DAD adalah diagram asal, arus, transformasi,
penyimpanan, dan tujuan data. Jalur kesalahan yang tidak penting diabgaikan.
3. Menentukan batas sistem
4. Mengembangkan diagram konteks
5. Mengidentifikasi arus data

Bagan Alir
Bagan alir (flowchart) adalah teknik analitis bergambar yang digunakan untuk
menjelaskan beberapa aspek dari sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis. Bagan alir
mencatat cara proses bisnis dilakukan dan cara dokumen mengalir melalui organisasi. Bagan
alir juga digunakan untuk menganalisis cara meningkatkan proses bisnis dan arus dokumen.
Sebagian besar bagan alir digambar menggunakan program perangkat lunak seperti Visio,
Microsoft Word, Microsoft Excel, atau Microsoft PowerPoint. Bagan alir menggunakan
seperangkat simbol standar untuk menjelaskan gambaran prosedur pemrosesan transaksi yang
digunakan oleh perusahaan dan arus data melalui sistem. Simbol bagan alir dibagi ke dalam
empat kategori yaitu.
1. Simbol input/output menunjukkan input ke atau output dari sistem.
2. Simbol pemrosesan menunjukkan pengolahan data, baik secara elektronik atau dengan
tangan.
3. Simbol penyimpanan menunjukkan tempat data disimpan.
4. Simbol arus dan lain-lain menunjukkan arus data, di mana bagan alir dimulai dan
berakhir, keputusan dibuat, dan cara menambah catatan penjelas untuk bagan alir.

8
9
 Jenis-Jenis Bagan Alir
- Bagan alir dokumen (document flowchart) dikembangkan untuk mengilustrasikan arus
dokumen dan data antar-area pertanggungjawaban dalam organisasi. Bagan ini menelusuri
dokumen dari awal hingga akhir, menunjukkan setiap dokumen dimulai, distribusi, tujuan,
disposisi, dan semua hal yang terjadi saat mengalir melewati sistem. Jenis khusus bagan alir,
yang disebut bagan alir pengendalian internal (internal control flowchart) digunakan untuk
menjelaskan, menganalisis, dan mengevaluasi pengendalian internal. Bagan tersebut
digunakan untuk mengidentifikasi kelemahan atau inefisiensi sistem, seperti arus komunikasi
yang tidak memadai, pemisahan tugas yang tidak memadai, kompleksitas yang tidak
dibutuhkan pada arus dokumen, atau prosedur tanggung jawab yang menyebabkan penundaan
pemborosan.
- Bagan alir sistem (system flowchart) menggambarkan hubungan antar-input, pemrosesan,
penyimpanan dan output sistem. Terminal akan mengambil dan mengedit (semua tanggal
yang dibutuhkan dimasukkan, dll.) data penjualan dan mencetak penerimaan pelanggan.
Terminal secara periodik mengirim semua data penjualan untuk kantor pusat perusahaan,
sehingga piutang, persediaan, dan database penjualan/pemasaran dan buku besar dapat
diperbarui. Manajemen dan pengguna lainnya dapat mengakses file kapan pun dengan
menggunakan sistem pemrosesan penyelidikan. Bagan alir sistem digunakan untuk
menjelaskan arus dan prosedur data dalam SIA. Setiap bab proses bisnis menggunakan bagan
alir sistem untuk memberikan tinjauan mengenai cara setiap proses bisnis bekerja.
- Bagan alir program (program flowchart) mengilustrasikan urutan operasi logis yang
dilakukan oleh komputer dalam mengeksekusi program. Bagan alir program menjelaskan
logika khusus yang digunakan untuk melakukan proses yang ditunjukkan pada bagan alir
sistem.
b. Diagram Proses Bisnis
Diagram Proses Bisnis (DPB-Business Process Diagram) adalah cara visual untuk
menjelaskan langkah-langkah atau aktivitas-aktivitas dalam proses bisnis. Contohnya, ada
banyak aktivitas dalam siklus pendapatan. Di antaranya adalah menerima pesanan, mengecek
kredit pelanggan, memverifikasi ketersediaan persediaan, dan mengonfirmasi penerimaan
pesanan pelanggan. Seperti halnya, ada berbagai aktivitas yang terlibat dalam siklus
pengeluaran. Di antaranya adalah mengirimkan barang yang dipesan, menagih pelanggan, dan
mengumpulkan pembayaran pelanggan. Semua aktivitas ini ditunjukkan pada DPB untuk
memberikan pemahaman yang lebih mudah kepada pembaca mengenai gambaran yang terjadi
dalam proses bisnis.
PEDOMAN UNTUK MEMPERSIAPKAN DIAGRAM PROSES BISNIS
1. Mengidentifikasi dan memahami proses bisnis
Mengembangkan pemahaman ini dengan mengobservasi proses bisnis organisasi dan arus
data, mewawancarai, atau memasukkan sistem transaksi
2. Memutuskan seberapa mendetail yang dimasukkan
Seperti DAD, berbagai level detail dapat ditunjukkan

10
 3. Mengelola bagian alir
4. Memasukkan setiap proses bisnis dalam diagram.

B. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTER

Dalam dunia usaha dibutuhkan informasi yang cepat dan tepat sebagai dasar dalarn
pengambilan keputusan oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Informasi ini sangat mutlak
diperlukan khususnya dalam melakukan proses akuntansi yaitu dalarn menyusun laporan
keuangan seperti neraca dan laporan laba rugi.
Data-data yang ada sangat bervariasi dan terus menerus berubah secara cepat. Oleh
karena itu perlu dilakukan suatu sistem yang tepat sehingga dapat menangani data-data
tersebut dan rnenghasilkan suatu informasi yang benar, handal dan tepat waktu.
Pada umumnya, proses-proses akuntansi yang dilakukan masih menggunakan cara
manual. Sebenarnya, dengan cara manual ini informasi sudah dapat dihasilkan, namun ha1 ini
akan menimbulkan beberapa kelemahan seperti :
1. Tidak tepat waktu atau memerlukan waktu yang cukup lama dalam prosesnya
2. Kadang timbul kesalahan baik dalam perhitungan maupun penulisannya. Hal ini
merupakan kesalahan manusia (human error)
3. Timbul ketergantungan pada karyawan yang bertugas pada proses akuntansi tersebut
4. Laporan keuangan yang kadang tidak rapi seperti terjadi kesalahan dalam menulis atau
tulisan yang jelek dan sulit dibaca
Oleh sebab itu dibutuhkan suatu alat bantu sebagai pengolah data yang tepat dan cepat
agar menghasilkan suatu informasi yang tepat dan cepat pula. Alat bantu yang sering dipakai
oleh perusahaan-perusahaan tersebut adalah komputer beserta software yang mendukung
yaitu program-program aplikasi dan program-program yang dibuat khusus oleh perusahaan
sesuai dengan kebutuhan perusahaan masing-masing yang berbeda antara satu perusahaan
dengan perusahaan lainnya.
Pelaksanaan informasi secara komputerisasi tersebut tidak asal jadi, melainkan harus
memenuhi beberapa syarat tertentu seperti :
1. Suatu sistem yang dikomputerisasi haruslah mempunyai sistem manual yang sudah baik
dan teratur sehingga dapat dengan mudah dikomputerisasi. Dengan adanya sistem manual
yang baik tentunya sudah dapat diketahui kendala-kendala apa saja yang akan terjadi dan
ha1 ini akan dapat diantisipasi. Oleh karena itu proses pemindahan sistem dari manual ke
komputer tidak akan menimbulkan suatu masalah lagi, melainkan hanya cara kerjanya saja
yang berubah yaitu dari manual ke komputer.
2. Program yang baik, yaitu suatu program yang benar-benar dapat mewakili sistem tersebut
secara keseluruhan, juga mengantisipasi kendala-kendala yang mungkin terjadi. Disini
sebelum program tersebut dilaksanakan hams sudah diuji coba terlebih dahulu selama
beberapa bulan (trial and error) untuk menguji kehandalan program tersebut. Selain itu

11
 program haruslah bersifat user-friendly yaitu mudah digunakan dan mudah dikuasai oleh
personil yang bertugas.
3. Lingkungan yang memadai seperti tersedianya komputer yang baik yang nantinya akan
mendukung pelaksanaan program yang akan dipakai. Selain itu juga dibutuhkan personil
yang cakap dalam komputer, dalam ha1 ini tidaklah perlu seseorang yang benar-benar ahli
dalam komputer melainkan setidaknya mengetahui tentang cara pemakaian program
tersebut. Disini perusahaan akan lebih baik bila melakukan training tentang pemakaian
program terhadap personil yang nantinya akan melaksanakan program tersebut

Pengertian Sistem Akuntansi

Definisi Sistem Informasi Akuntansi adalah Sistem Informasi Akuntansi adalah
komponen organisasi yang dirancang untuk mengolah data keuangan menjadi informasi atau
laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak internal maupun eksternal perusahaan. Data
dapat diolah menjadi informasi dengan cara manual maupun dengan bantuan computer.
Dari definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa Sistem Informasi Akuntansi
dapat dilakukan dengan dua cara yaitu secara manual dan dengan bantuan komputer. Namun
pada umumnya penggunaan istilah Sistem Informasi Akuntansi lebih merujuk pada Sistem
Informasi Akuntansi yang berbasis komputer atau lebih dikenal dengan nama Sistem
Elektronik Data Prosesing (Electronic Data Procesing).
Dengan penggunaan Sistem Informasi Akuntansi berbasis komputer maka akan terjadi
beberapa perubahan dalam sistem perusahaan antara lain:
1. Perubahan terhadap struktur organisasi
Pada perusahaan besar, penerapan komputer akan menimbulkan suatu departemen baru
yaitu departemen komputer atau departemen pengolahan data elektronik. Penerapan
komputer juga dapat membawa perubahan dari struktur organisasi desentralisasi menjadi
sentralisasi. Dengan komputer dan alat-alat komunikasi, maka dapat dilakukan pengiriman
data dari satu tempat ke tempat yang lainnya, sehingga data dapat dipusatkan di satu
tempat untuk diolah
2. Perubahan terhadap simpanan data
Pada sistem manual data dicatat di jurnal dan buku besar serta buku besar pembantu. Pada
sistem komputer, data disimpan di file dalam bentuk yang hanya dapat dibaca oleh mesin
seperti disk magnetic
3. Perubahan pemrosesan volume data besar yang rutin
4. Perubahan terhadap ketersediaan informasi
Komputer dapat menyediakan informasi pada saat yang dibutuhkan
5. Perubahan dalam pengendalian intern

Dengan diterapkannya komputer maka pengendalian intern juga akan mengalami

perubahan terutama pada pengendalian akuntansi. Penelusuran akuntansi tetap masih ada,
tetapi banyak elemen-elemennya yang berubah. Secara manual, penelusuran akuntansi

12
mempunyai jalur dari laporan-laporan yang dihasilkan ke catatan-catatan dan dokumen-
dokumen dasar sebagai bukti transaksi. Pada sistem komputer, penelusuran akuntan
menembus sistem komputer Selain perubahan yang terjadi, terdapat pula beberapa
keuntungan dari penggunaan komputer, antara lain:
1. Kecepatan dari penggunaan komputer lebih tinggi dibanding manual
2. Data yang dihasilkan menjadi lebih akurat
3. Komputer dapat mengerjakan tugas-tugas yang bersifat rutin atau berulang-ulang tanpa
merasa bosan ataupun lelah
Namun harus diingat pula bahwa penggunaan komputer tidak selamanya menguntungkan,
dimana adakalanya timbul masalah-masalah seperti :
• Keluaran yang dihasilkan akan buruk bila inputldata yang dimasukkan juga buruk
• Output/keluaran akan buruk bila program yang diterapkan juga buruk
• Hilangnya fleksibilitas
• Hilangnya abes atas penyimpanan
• Ketergantungan yang sangat tinggi terhadap komputer sehingga bila timbul masalah atas
komputer , misal data hilang karena terserang virus atau listrik mati mendadak maka akan
menimbulkan kemacetan atas pekerjaan dan informasi
Pada Sistem Informasi Akuntansi terdapat tujuh komponen pokok yaitu manusia,
komputer dan mesin otomatisasi, program komputer, database, sistem pengkodean, dokumen
dan laporan. Berbagai komponen ini hams saling bekerjasama dan bertukar serta mengolah
data sehingga menghasilkan informasi bagi pemakainya. Penjelasan masing-masing
komponen tersebut sebagai berikut :
1. Manusia
Pada Sistem Informasi Akuntansi berbasis komputer, peranan komputer dan alat
pendukungnya sangatlah penting. Namun hams diingat bahwa meskipun perusahaan sudah
dijalankan secara komputerisasi, tenaga manusia tetaplah diperlukan, antara lain :
• Operator bertugas mengelola data dari penyiapan data hingga pemasukan data ke sistem
kornputer Pustakawan bertugas menyimpan data-data dan program-program komputer
secara terpisah dari ruang komputer.
• Pustakawan juga bertanggungjawab atas peminjaman data dan program pada orang-orang
yang berhak
• Manajer adalah pemakai akhir sistem informasi. Manajer membutuhkan informasi sesuai
dengan yang diperlukannya berdasar data-data yang ada dan telah diproses oleh program
komputer
• Administrator database bertugas atas tersedianya data-data yang dibutuhkan oleh manajer
dan keserasian serta keterpaduan dalam suatu sistem informasi
• Programmer bertanggung jawab atas program-program komputer yang digunakan oleh
perusahaan. la harus dapat menterjemahkan sistem yang digunakan oleh perusahaan
kedalam bahasa pemrograrnan sehingga menghasilkan program yang benar-benar
mewakili sistem

13
 2. Komputer dan mesin otomatisasi Komputer adaIah perangkat keras yang berfungsi
mengubah input menjadi output yang berupa informasi dengan memproses data. Dalam
suatu komputer terdiri atas lima komponen utama yaitu :
• Perangkat masukan (input unit)
Perangkat ini digunakan untuk menerima masukan atau input baik berupa program maupun
data. Contoh : keyboard, mouse, joystick, scanner, barcode reader, voice recognition,
trackball, digitizer, light pen
• Prosesor (processor)
Prosesor merupakan otak komputer karena ia adalah perangkat utama yang berfungsi
melakukan pengolahan data
• Perangkat keluaran (Output unit)
Perangkat ini digunakan untuk mengeluarkan hasil pemrosesan yang dilakukan oleh
prosesor dan merubahnya kedalam bentuk yang dapat dimengerti oleh manusia. Contoh :
monitor, printer, speaker
• Perangkat penylmpanan (storage unit)
Perangkat ini berguna untuk menyimpan data-data dan program. Contoh : disket, harddisk,
CD Row
• Perangkat tambahan (peripheral device)
Perangkat ini berguna untuk menambah kegunaan komputer. Contoh : penggunaan jaringan
computer Selain komputer masih diperlukan mesin otomatisasi lain seperti mesin fotocopy,
mesin absensi, faksimili, pesawat telepon dan peralatan lainnya
3. Program Komputer
Program komputer merupakan perangkat lunak yang diperlukan untuk pelaksanaan
komputer. Perangkat keras komputer tidak akan dapat berfungsi apabila tidak ada program
komputer. Teknologi yang ada pada perangkat keras akan berfungsi bila diberikan
instruksi-instruksi khusus kepadanya. Instruksi-instruksi inilah yang disebut dengan
perangkat lunak
Berdasarkan kegunaannya, program komputer dapat digolongkan kedalam tiga jenis yaitu :
• Sistem operasi yaitu berisi perintah dasar untuk mengendalikan dan mengkoordinasi
kegiatan sistem komputer yaitu mulai dari komputer dihidupkan sampai dimatikan.
Contoh : DOS, Windows NT Unix
• Bahasa komputer yaitu bahasa yang digunakan untuk membuat program komputer
dimana bahasa tersebut digunakan untuk menerjemahkan instruksi-instruksi yang ditulis
dalam bahasa pemrograman ke dalam bahasa mesin supaya dapat dimengerti oleh
komputer. Contoh : Basic, Cobol, Fortran, Pascal
• Program Aplikasi adalah program yang siap digunakan untuk mengolah data menjadi
informasi. Program aplikasi ini sering disebut dengan program komputer yang sudah siap
pakai. Contoh : lotus, WS, MS Word, Excel, Amipro

14
4. Database
Database adalah kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan lainnya dan
disimpan di perangkat keras komputer dan digunakan oleh perangkat lunak dengan jalan
memanipulasi data yang ada sehingga menghasilkan suatu informasi. Pada pendekatan
tradisional, data-data yang ada dikumpulkan dalam file-file yang berdiri sendiri dan tidak
berhubungan satu dengan lainnya. Biasanya tiap-tiap file dirancang untuk aplikasi tertentu,
misal : aplikasi penjualan maka diperlukan data-data penjualan, aplikasi personalia
diperlukan data-data karyawan.
Hal ini akan menimbulkan beberapa kelemahan antara lain :
• Terjadi duplikasi data karena tiap aplikasi membentuk file data sendiri, misal : aplikasi
personalia dan aplikasi penggajian sama-sama membutuhkan data karyawan
• Tidak terjadi hubungan data karena masing-masing aplikasi yang ada berdiri sendiri-
sendiri
Pada pendekatan database kedua kelemahan diatas dapat dikurangi dengan cara datadata
yang ada dikumpulkan secara bersama-sama secara umum sehingga dapat digunakan
bersarna-sama untuk semua aplikasi yang ada.
5. Sistem Pengkodean
Kode digunakan untuk tujuan mengklasifikasikan data, memasukkan data ke dalam
komputer dan mengarnbil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya. Kode
dapat dibuat dari kumpulan angka, huruf maupun karakter-karakter khusus. Dalam
merancang suatu kode harus diperhatikan beberapa hal, antara lain :
• Harus mudah diingat
• Harus unik untuk masing-masing item yang diwakilinya
• Harus fleksibel sehingga memunglankan perubahan-perubahan atau penarnbahan item baru
• Harus efisien sehingga mudah diingat dan efisien bila disimpan
• Harus konsisten
• Harus distandardisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam organisasi
• Spasi harus dihindarkan karena dapat menyebabkan kesalahan dalam penggunaannya
• Hindari karakter yang mirip
• Panjang kode harus sama
6. Dokumentasi
Sistem informasi yang baik akan menghasilkan suatu dokumentasi yang baik pula.
Dokumentasi meliputi skema, tabel, formulir dan dokumen lainnya Pada Sistem Informasi
Akuntansi, dokumen yang harus ada yaitu :
• Dokumentasi prosedural yang menguraikan berbagai prosedur dan standar yang
menyangkut pelaksanaan sistem informasi
• Dokumentasi Sistem yaitu dokumentasi yang menjelaskan semua ha1 yang berhubungan
langsung dengan sistem pemrosesan data
• Dokumentasi program yaitu menguraikan kegunaan program, cara mengubah program,
pemeliharaan dan pembuatan program komputer

15
 • Dokumentasi operasi berisi cara menjalankan program dan menghentikan program, data
apa saja yang diperlukan dan informasi apa saja yang dihasilkan
• Dokumentasi data yang berfungsi menjelaskan semua data yang ada didalam data base
7. Laporan
Laporan merupakan outputlkeluaran dari suatu sistem informasi. Keluaran yang
merupakan laporan formal biasan~a ditampilkan dalam media kertas. Laporan formal
merupakan laporan yang paling dominin dalam Sistem Informasi Akuntansi
Pengawasan Dalam Lingkungan Komputer
Pada Sistem Informasi yang baik harus mempunyai suatu pengendalian, ha1 ini
bertujuan untuk menghindari kesalahan, kecurangan maupun penyelewengan yang mungkin
terjadi. Pada perusahaan yang sudah menggunakan Sistem Informasi Akuntansi berbasis
komputer hams menetapkan dua jenis pengawasan antara lain :
1. Pengawasan Aplikasi / Pengawasan Transaksi
Pengawasan Aplikasi adalah pengawasan yang dirancang untuk menjamin bahwa
semua transaksi yang terjadi sudah mendapat otorisasi dan sudah dicatat, diklasifikasi,
diproses dan dilaporkan dengan benar.
Pengawasan Aplikasi meliputi tiga jenis pengawasan yaitu :
• Pengawasan masukan bertujuan untuk meyakinkan bahwa semua data transaksi telah
lengkap dan bebas dari kesalahan sebelum dilakukan proses pengolahan. Selain itu juga
menjamin bahwa data yang ada sesegera mungkin diproses
• Pengawasan proses dilakukan pada saat data sudah diinputkan dan diproses oleh komputer.
Tujuan dari pengawasan ini yaitu :
a. Data yang diolah sudah teliti dan lengkap
b. File dan program yang digunakan untuk proses data sudah benar
c. Semua data, catatan dan transaksi lainnya dapat ditelusuri dengan mudah
• Pengawasan keluaran dilakukan untuk mernastikan bahwa keluaran yang dihasilkan oleh
sistem sudah lengkap, benar dan didistribusikan ke pemakai yang berhak
2. Pengawasan Umum Pengawasan umum adalah pengawasan terhadap berbagai prosedur,
aktivitas dan aktiva yang tidak secara langsung tercakup dalam pengawasan aplikasi.
Pengawasan umum meliputi :
• Praktik manajemen yang sehat meliputi perencanaan, penganggaran, pemilihan karyawan
dan pengawasan atas karyawan
• Pengawasan operasional bertujuan meningkatkan efisiensi pekerjaan tiap karyawan
• Pengawasan organisasional bertujuan memberi pembagian tugas dan tanggung jawab yang
jelas untuk tiap bagian perusahaan
• Pengawasan dokumentasi dimana dokumen harus disimpan dengan baik
• Pengawasan otorisasi meliputi otorisasi umum dan otorisasi khusus
• Pengawasan aktiva meliputi pencatatan di buku pembantu, penggunaan dokumen,
perhitungan fisik dan penilaian kembali aktiva

16
 • Pengamanan aktiva yaitu membatasi orang-orang tertentu yang dapat menggunakannya,
misalnya penggunaan data tertentu hanya dapat diakses oleh orang-orang yang berhak saja
maka digunakan kata sandi

C. DATABASE RELASIONAL
Seperangkat koordinasi beberapa file data terpusat yang saling berhubungan yang
disimpan dengan sedikit mungkin kelebihan data. Database menggabungkan catatan yang
sebelumnya disimpan dalam beberapa file terpisah kedalam kelompok umum yang melayani
berbagai penguuna dan aplikasi pengolahan data.
Database digunakan untuk menempatkan peekembangbiakan file induk. Selama
bertahun-tahun, perusahaan membuat beberapa file dan program yang baru setiap kali
kebutuhan akan informasi timbul.
Keunggulan Sistem Database
Hampir semua mainframe dan server menggunakan Teknologi database, dan database yang
digunakan dalam komputer personal semakin tumbuh dengan cepat. Sebagian besar akuntan
terlibat dengan database melalui entri data, pengolahan data, pembuatan guery atau
pengauditan. Mereka juga mengembangkan, mengelola, atau mengevaluasi pengendalian
yang dibutuhkan Untuk menjamin integritas database. Database memberi organisasi
keuntungan berikut ini:
- Integrasi data (data Integration). Beberapa file induk digabungkan ke dalam “kelompok-
kelompok” data besar atas yang diakses oleh banyak program aplikasi Contohnya adalah
database karyawan yang menggabungkan file induk penggajian, personcl, din keter mpilan
kerja
- Pembagian data (da'a sharing). Data yang terintegrasi lebih mudah dibagi dengan pengguna
sah. Database dapat dengan mudah dicari untuk meneliti permasalahan atau memperoleh
informasi me wdeta, yang mendasari laporan. FBI, yang melakukan pekerjaan dengan baik
dalan mengumpulkan data, tetapi buruk dalam membaginya, menghabiskan 8 tahun dan
$400 juta untuk mengintegrasikan data Jari si-tem mereka yang berbeda.
- Meminimalkan kelebihanan dan inkonsistensi data (minimal data redundancy and data
inconsistencws). Oleh karena item-item data biasanya hanya disimpan sekali, maka
kelebihan dan inkonsistensi data dapat diminimalkan.
- Independensi data (data Independence). Oleh karena data dan programprogram yang
menggunakannya independen satu sama lain, masing-masing dapat diubah tanpa
mengubah lainnya. Independensi data memudahkan dalam pemrograman dan penyederhan
san manajemen data
- Analisis lintas fungsional (cross-functional analysis). Pada sistem database, hubungan,
seperti hubungan antara biaya penjualan dan kampanye promosi, dapat secara eksplisit
didefinisikan dan digunakan dalam mempersiapkan laporan manajemen.

17
Database Relasional
DBMS digolongkan berdasarkan model data (data model) logis, atau representasi
abstrak konten database. Sebagiar, besar DBMS adalah database relasional, bai ini berfokus
utamanya pada hal tersebut. Model data relasional (relational data model) merepresentasikan
skema level konseptual dan eksternal sebagai nana data disimpan dalsm tahcl dua dimensi
seperti yang ditunjukkan dalam Tabel 4-2. Data benar-benar disimpan dalam tahel, tetapi
dengar Cara yang dijelaskan dalam skema level internal.
Setiap baris dalam tabel, disebut tuple (disebut juga dengan couple), yang herisi data
mengenai komponen spesifik dalam tabel database. Setiap kolom berisi data mengenai atribut
entitas. Contohnya, setiap baris dalam Tubel 4-2 her isi data mengenat item persediaan
tertentu, seperti deskripsi, warna, dan harga. Sama halnya, setiap baris dalam tat «l Pelanggan
berisi data mengena: pelanggan tertentu, dan setiap kolom berisi data mengenai atribut
pelanggan, seperti nama dan alamat,
Tpe-Tipe Artibut
o Kunci utama (primary key) adalah atribut database, atau kombinasi artibut, yang secara
khusus Mengidentifikasi suatu baris tertentu dalam sebuah label.
o kunci asing (orergn key) adalah atribut dalam tabel yang juga Merupakan kunci utama
dalam tabel lain dan digunakan untuk menghubungkan dua table.
Persyaratan Data Relasional
pedoman yang digunakan untuk mengembangkan database relasinal terstruktur dengan tepat.
1. Setiap kolom dalam baris harus dinilai tunggal. Dalam database relasional, hanya ada Ka
nilai Persel. Pada S&S, setiap penjualan dapat melibatkan lebih dari satu item. ada faktur 102,
pelanggan membeli televisi, /reezer dar. kulkas. Jika item adalah atribut pada tabel Penjualan,
akan diambil tiga nilai (nomor item 10, 20, dan 30). Untuk menyelesaikan permasalahan ini,
tabel Penjualan-Persediaan dibuat yang mendaftar setiap barang yang dibeli pada faktur.
2. Kunci utamu tidak bisa nol. Kunci utama tidak bisa secara khusus mengidentifikasi baris
dalam tabel jika nilainya nol (kosong). Kunci utama tidak-nol memastikan bahwa setiap baris
dalam tabel menampilkan sesuatu dan dapat diidentifikasi. Ini mengacu pada aturan integritas
entitas (entify integrity rule).
3. Kunci asing, jika bukan nol, harus memiliki nilai yang sesuai dengan nilai kunci utama
pada tabel lainnya. Kunci asing menghubungkan baris pada satu tabel dengan baris pada tabel
lain. Contohnya, ketika pelanggan membayar secara tunai, Pelanggan dalam tabel penjualan
dapat menjadi kosong.
4. Semua atribut nonkunci dalam tabel harus menjelaskan karakteristik objek yang
diidentifikasi berdasarkan kunci utama. Sebagian besar tabel berisi atribut lain sebagai
tambahan kunci utama dan asing.
Database relasional juga menyederhanakan penghapusan data Menghapus factor
penjualan, tidak menphapus semua data mengenai pelanggan, karena disimpan dalam tabel
Pelanggan Tindakan ini menghindari anomali penghapusan.

18
D. MODEL DATA REA
Model data REA (REA data model) dikembangkan secara spesifik untuk digunakan
dalam mendesain SIA. Model data REA berfokus pada semantik bisnis yang mendasari
aktivitas rantai nilai sebuah organisasi. la menyediakan panduan bagi desain database dengan
mengidentifikasi entitas apa yang harus disertakan dalam database SIA dan dengan
menentukan bagaimana menyusun hubungan di antara entitas dalam database itu. Mode data
REA biasanya digambarkan dalam bentuk diagram E-R. Akibatnya, dalam sisa bab ini dan di
seluruh buku, kita akan merujuk diagram E-R yang dikembangkan berdasarkan mouc data
REA sebagai diagram REA.

Tiga Jenis Dasar Entitas

Model data REA dinamai demikian karena ia mengklasifikasikan entitas ke dalam tiga
kategori yang berbeda: sumber daya yang organisasi dapatkan dan gunakan, peristiwa
(aktivitas bisnis) yang dijalan diialankan organisasi, dan agen yang berpartisipasi dalam
peristiwa ini Figur 17-3 menyediaka contoh dari tiga jenis entitas ini.
Sumber daya (resources) adalah hal-hal yang memiliki nilai ekonomis untuk
organisasi.Figur 17-3 menyertakan dua entitas sumber daya: Kas dan Persediaan. Peristiwa
(events) adalah herhagai aktivitas bisnis mengenai informasi apa yang manajemen ingin
kumpulkan untuk perencanaan atau tujuan pengendalian.: Ada dua entitas peristiwa dalam
Figur 17-3: Penjualan dan Penerimaan Kas. Agen (agents) adalah orang dan organisasi yang
berpartisipasi dalam peristiwa dan mengenai bagi siapa informasi diperlukan bagi
perencanaan, pengendalian, dan tujuan evaluasi. Figur 17-3 menyertakan dua jenis entitas
agen: Pegawai dan Pelanggan.
Menyusun Hubungan: Rancangan Rea Dasar
Model data REA menentukan sebuah pola dasar bagi bagaimana tiga jenis entitas ini (sumber
daya, peristiwa, dan agen) harus berhubungan satu sama lain. Figur 17-4 menyajikan pola
dasar ini. Fitur-fitur esensial dari pola tersebut adalah sebagai berikut.
1.Setiap peristiwa ditautkan ke setidaknya satu sumber daya yang ia pengaruhi.
2.Setiap peristiwa ditautkan ke setidaknya satu peristiwa lainnya.
3. Setiap peristiwa ditautkan ke setidaknya dua agen yang berpartisipasi.

19
Nama-nama dalam garis menjelaskanjenis hubungan. Agen berpartisipasi dalam peristiwa.
Hubungan dualisme ekonomi antara peristiwa "'mendapatkan" dan peristiwa "memberikan"
merefleksikan fakta bahwa organisasi harus menyerahkan satu sumber daya (misalnya, kas)
guna mendapatkan sumber daya lainnya (misalnya, persediaan). Hubungan alir stok antara
sebuah peristiwa dan sebuah sumber daya merepresentasikan baik arus masuk atau arus keluar
sumber daya.
• Aturan 1: Setiap Entitas Peristiwa Harus Ditautkan Ke Setidaknya Satu Entitas
Sumber Daya
Peristiwa harus ditautkan ke setidaknya satu sumber daya yang ia pengaruhi. Beberapa
peristiwa, seperti yang dilabeli "Mendapatkan Sumber Daya A" dalam Figur 17-4,
meningkatkan kuantitas sebuah sumber daya. Contoh umum dari peristiwa "Mendapatkan”
tersebut termasuk penerimaan barang dari seorang pemasok (yang meningkatkan kuantit
persediaan di tangan) dan penerimaan pembayaran dari pelanggan (yang meningkatkan
jumlah kas). Peristiwa lain, seperti yang dilabeli "Memberikan Sumber Daya B" dalam gur
17-4, secara langsung menurunkan kuantitas sebuah sumber daya. Contoh umum dari
peristiwa "Memberikan" tersebut termasuk membayar pemasok dan menjual barang, Van
menurunkan jumlah kas dan kuantitas persediaan di tangan, secara berurutan.
Hubungan yang memengaruhi kuantitas sumber daya terkadang disebut sebagai
hubungan alir stok karena menunjukkan baik arus masuk atau arus keluar sumber daya
tersebut. Tidak setiap peristiwa secara langsung mengubah kuantitas sumber daya, meski
demikian. Sebagai contoh, pesanan dari pelanggan menunjukkan komitmen yang nantinya
menghasilkan penjualan barang di masa depan, sama halnya pesanan ke pemasok
menunjukkan komitmen bahwa nantinya menghasilkan pembelian persediaan berikutnya.
Untuk sederhananya, Figur 17-4 tidak menyertakan peristiwa komitmen seperti itu.
Organisasi memang, meski demikian, perlu melacak pengaruh dari komitmen tersebut, baik
untuk menyediakan jasa yang lebih baik dan untuk tujuan perencanaan. Sebagai contoh,
pesanan pelanggan menurunkan kuantitas tersedia atas barang persediaan spesifik yang
dipesan. Staf penjualan perlu mengetahui informasi ini agar mampu dengan layak merespons
pertanyaan dan pesanan pelanggan selanjutnya.

20
 Perusahaan manufaktur mungkin menggunakan informasi mengenai pesanan
pelanggan untuk merencanakan produksi. Selanjutnya, di bab ini kita akan melihat bagaimana
menambahkan peristiwa komitmen ke pola dasar yang ditunjukkan di Figur 17-4.
• Aturan 2:Setiap Entitas Peristiwa Harus Ditautkan Ke Setidaknya Satu Entitas
Peristiwa Lainnya
Figur 17.4 juga menunjukkan bahwa peristiwa Mendapatkan Sumber Daya A
ditautkan ke peristiwa Memberi Sumber Daya B dalam apa yang dilabeli sebagai hubungs
dualisme ekonomi. Hubungan dualisme memberi-untuk-mendapatkan tersebut merefleksikan
prinsip bisnis dasar yang organisasi biasa jalankan dalam aktivitas yang menghabiskan
sumbee daya hanya dengan harapan mendapatkan sumber daya lainnya sebagai pertukaran.
Sebagai contoh, peristiwa Penjualan, yang memerlukan penyerahan (penurunan) persediaan,
terkait dengan peristiwa Menerima Kas, yang melibatkan mendapatkan (meningkatkan)
jumlah kas. Figur 17-5 menunjukkan bahwa tiap siklus akuntansi dapat dijelaskan dalam
istilah hubungan dualisme memberi-untuk-mendapatkan terebut. Bagian bawah figur tersebut
juga menunjukkan bahwa terkadang satu peristiwa dapat ditautkan ke beberapa peristiwa
ainnya.
Tidak setiap hubungan antara dua peristiwa merepresentasikan dualisme ekonomi
memberi-untuk-mendapatkan, meski demikian. Peristiwa komitmen ditautkan ke peristiwa
lain untuk merefieksikan hubungan sebab-akibat berurutan. Sebagai contoh, peristiwa
Ambil Pesanan Pelanggan akan ditautkan ke peristiwa Penjualan untuk merefleksikan fakta
bahwa pesanan tersebut mengawali dan menghasilkan penjualan. Sama halnya, peristiwa
Memesan Persediaan (pembelian) akan ditautkan ke peristiwa Menerima Persediaan untuk
merefieksikan hubungan sebab-akibat berurutan lainnya.
• Aturan 3: Setiap Entitas Peristiwa Harus Ditautkan Ke Setidaknya Dua Agen Yang
Berpastisipasi
Untuk akuntabilitas, organisasi perlu mampu melacak tindakan para pegawai.
Organisasi juga perlu mengawasi status komitmen dan pertukaran dualisme ekonomi yang
dijalankan dengan pihak luar. Jadi, Figur 17-4 menunjukkan setiap peristiwa yang ditautkan
ke dua entitas agen yang berpartisipasi. Bagi peristiwa yang melibatkan transaksi dengan
pihak eksternal, agen internal adalah pegawai yang bertanggung jawab bagi sumber daya yang
dipengaruhi oleh peristiwa tersebut, dan agen eksternal adalah pihak eksternal untuk transaksi
tersebut. Bagi peristiwa internal, seperti transfer bahan baku dari ruang simpanan ke produksi,
agen internal adalah pegawai yang menyerahkan tanggung jawab atau penyimpanan sumber
daya, dan agen eksternal adalah pegawai yang menerima penyimpanan atau dengan asumsi
tanggung jawab bagi sumber daya tersebut.

21
Mengembangkan Sebuah Diagram REA
Bab ini berfokus pada mengembangkan sebuah diagram REA bagi sebuah siklus bisnis
tunggal. Dalam bab selanjutnya kita akan mempelajari bagaimana mengintegrasikan diagram
REA bagi siklus bisnis individual untuk membuat satu diagram REA seluruh perusahaan.
Mengembangkan sebuah diagram REA bagi satu siklus bisnis spesifik terdiri atas tiga langkah
berikut.
1. Mengidentifikasi peristiwa mengenai informasi apa yang ingin manajemen kumpulkan
2. Mengidentifikasi sumber daya yang dipengaruhi oleh tiap peristiwa dan agen yang
berpartisipasi dalam peristiwa tersebut.
3. Menentukan kardinalitas dari setiap hubungan.
Mari kita ikuti ketiga langkah ini untuk melihat bagaimana Paul mengembangkan Figur 17-6
untuk memodelkan siklus pendapatan Fred's Train Shop.
LANGKAH 1: MENGIDENTIFIKASI PERISTIWA YANG RELEVAN
Langkah pertama dalam mengembangkan model REA sebuah siklus bisnis tunggal
adalah mengidentifikasi peristiwa yang menarik bagi manajemen. Pada minimum, tiap model

22
REA harus menyertakan dua peristiwa yang merepresentasikan pertukaran ekonomi dasar
memberi-untuk-mendapatkan yang dijalankan dalam siklus bisnis tertentu tersebut (lihat Figur
17-5). Biasanya, ada peristiwa-peristiwa lain yang manajemen tertarik dalam merencanakan,
mengendalikan, dan mengawasi; peristiwa tersebut juga perlu disertakan dalam model REA.
Sebuah pemahaman yang solid atas aktivitas-aktivitas yang dijalankan dalam setiap
siklus bisnis (lihat Bab 12-16) diperlukan untuk mengidentifikasi peristiwa mana yang
mengandung hubungan dualisme ekonomi dasar memberi-untuk-mendapatkan. Sebagai
contoh, Bab 12 menjelaskan bahwa siklus pendapatan biasanya terdiri atas empat aktivitas
yang berurutan.

1. Mengambil pesanan pelanggan

2. Mengisi pesanan pelanggan
3. Menagih pelanggan
4. Mengumpulkan pembayaran dari pelanggan
Analisis atas aktivitas pertama, mengambil pesanan pelanggan, mengindikasikan bahwa
ia tidak melibatkan baik akuisisi sumber daya dari atau provisi sumber daya ke seorang phak
eksternalL Ini hanyalah sebuah komitmen untuk menjalankan tindakan tersebut di masa
depan. Aktivitas kedua, mengisi pesanan pelanggan, memang mengurangi stok sebuah
sunmber

LANGKAH 2: MENGIDENTIFIKASI SUMBER DAYA DAN AGEN

Setelah peristiwa yang relevan telah ditentukan, sumber daya yang dipengaruhi oleh
peristiwa tersebut perlu diidentifikasi. Ini melibatkan menjawab tiga pertanyaan sebagai
berikut.
1. Sumber daya ekonomi apa yang dikurangi oleh peristiwa "Memberikan?
2. Sumber daya ekonomi apa yang didapatkan oleh peristiwa "Memberikan"?
3. Sumber daya ekonomi apa yang dipengaruhi sebuah peristiwa komitmen?
Lagi, sebuah pemahaman yang solid atas proses bisnis mempermudah untuk menjawab
pertanyaan ini. Untuk melanjutkan contoh kita, Paul telah mengamati bahwa peristiwa
Penjualan melibatkan memberi persediaan ke pelanggan dan bahwa peristiwa Menerima Kas
23
tersebut melibatkan mendapat pembayaran (baik dalam bentuk uang, cek, kartu kredit, atau
kartu debit) dari para pelanggan. Oleh karena itu, ia menambahkan sebuah entitas sumber
daya daya Persediaan ke diagram REA dan menautkannya ke entitas peristiwa Penjualan.
Entitas Persediaan menyimpan informasi mengenai tiap produk yang Fred jual. Kemudian,
Paul menambahkan sebuah entitas sumber daya ke diagram tersebut. Meskipun organisasi
biasanya menggunakan berbagai rekening untuk melacak kas dan setara kas (misalnya, akun
pengecekan nerasi, kas kecil, dan investasi jangka pendek), semuanya dirangkum dalam satu
rekening yang disebut Kas. Sama halnya, sumber daya Kas mengandung informasi mengenai
tiap akun kas individual. Jadi, dalam sebuah database relasional, tabel "Kas" akan
mengandung sebuah baris terpisah untuk tiap akun spesifik (misalnya, kas kecil, akun
pengecekan). Paul kemudian menautkan entitas sumber daya Kas dengan entitas peristiwa
Menerima Kas. Untuk meniaga catatan persediaan yang tepat, dan untuk memfasilitasi
pemesanan ulang yang tepat waktu untuk menghindari habisnya stok, tiap peristiwa
Mengambil Pesanan Pelanggan harus berujung pada mengurangi kuantitas tersedia atas
barang persediaan tertentu. Oleh karena it, Paul menambahkan sebuah tautan antara entitas
sumber daya Persediaan dan entitas peristiwa Mengambil Pesanan Pelanggan dalam diagram
REA yang sedang ia kembangkan hagi siklus pendapatan Fred's Train Shop.
Sebagai tambahan untuk menspesifikasi sumber daya yang dipengaruhi oleh tiap
peristiwa, perlu juga untuk mengidentifikasi agen yang berpartisipasi dalam peristiwa terscbut
Akan selalu ada, setidaknya satu agen internal (pegawai) dan, dalam sebagian besar kasus,
seorang agen eksternal (pelanggan atau vendor) yang berpartisipasi dalam setiap peristiwa.
Dalam kasus siklus pendapatan Fred's Train Shop, seorang pelanggan dan seorang
pramuniaga berpartisipasi dalam setiap peristiwa Penjualan. Pelanggan dan seorang kasir
aaiah dua agen yang berpartisipasi dalam setiap peristiwa Menerima Kas.

LANGKAH 3: MENENTUKAN KARDINALITAS HUBUNGAN

Langkah terakhir dalam menggambarkan diagram REA bagi satu siklus transaksi untuk
menambahkan intormasi mengenai kardinalitas hubungan. Kardinalitas (cardinalities)
menjelaskan sifat hubungan antara dua entitas dengan mengindikasikan seberapa banyak
contoh dari satu entitas yang dapat ditautkan ke tiap contoh spesifik dari entitas lainnya
Pertimbangkan hubungan antara entitas agen Pelanggan dan entitas peristiwa Penjualan. Tiap-
tiap entitas dalam sebuah diagram REA merepresentasikan sebuah set. Sebagai contoh entitas
Pelanggan merepresentasikan set pelanggan organisasi, dan entitas Penjualan
merepresentasikan set transaksi penjualan individual yang terjadi selama periode fiscal
terkini. Setiap pelanggan atau transaksi penjualan individual merepresentasikan sebuah
Contoh spesifik atas entitas tersebut. Jadi, dalam sebuah database relasional, tiap-tiap baris
dari entitas Penjualan) yang dapat diasosiasikan dengan setiap pelanggan (contoh dari entitas
dalam tabel Pelanggan akan menyimpan informasi mengenai seorang pelanggan tertentu, dan
tiap baris dalam tabel Penjualan akan menyimpan informasi mengenai sebuah transaksi

24
penjualan spesifk. Kardinalitas menjelaskan seberapa banyak transaksi penjualan (contoh
dalam sebuah diagram REA adalah persoalan selera tatani terlalu sedikit

Pelanggan) dan, sebaliknya, seberapa banyak pelanggan yang dapat diasosiasikan

denaos setiap transaksi penjualan.
Tidak ada standar universal yang ada untuk menunjukkan informasi mengenai
kardinalitas dalam diagram REA. Dalam teks ini, kita menggunakan gaya notasi "kaki gagak
grafis untuk merepresentasikan informasi kardinalitas karena ia menjadi semakin populer dan
digunakan oleh banyak alat desain perangkat lunak. Tabel 17-1 menjelaskan makna dari
simbol yang digunakan untuk merepresentasikan informasi kardinalitas, dan Fokus 17-1
membandingkan notasi yang digunakan dalam buku ini dengan konvensi yang digunakan
secara umum.
Seperti yang ditunjukkan dalam Tabel 17-1, kardinalitas direpresentasikan dengan
sepasang simbol di sebelah sebuah entitas. Empat baris di Tabel 17-1 menggambarkan empat
kombinasi yang mungkin atas kardinalitas minimum dan maksimum. Kardinalitas minimum
(minimum cardinality) dapat pula nol (0) atau satu (1), bergantung pada apakah hubungan
antara kedua entitas adalah opsional (kadinalitas minimum nol; lihat baris satu dan tiga) atau
keharusan (kardinalitas minimum adalah satu, seperti dalam baris dua dan empat.)
Kardinalitas maksimum (maximum cardinality) dapat baik satu atau banyak (simbol kaki
gagak), bergantung pada apakah tiap contoh entitas A dapat ditautkan ke setidaknya satu
contoh (seperti dalam baris dua dan empat) atau secara potensial banyak contoh dari entitas B
(seperti di dasar baris dua).

KEUNIKAN DIAGRAM REA

Diskusi sebelumnya mengindikasikan bahwa tiap organisasi akan memiliki diagram
REA-nya sendiri yang unik. Pada minimum, karena praktik bisnis berbeda antarperusahaan,
begitu pula kardinalitas hubungan. Faktanya, sebuah diagram REA untuk satu organisasi
tertentu harus berubah untuk merefleksikan perubahan terhadap praktik bisnis yang ada.
Sebagai contoh, jika Fred's Train Shop memutuskan untuk mulai membuat pengiriman
sebagian untuk mengisi pesanan pelanggan, kemudian Figur 17-6 harus diubah untuk
menunjukkan hubungan antara peristiwa Mengambil Pesanan Pelanggan dan Penjualan
sebagai 1:N, bukannya hubungan 1:1 yang saat ini digambarkan. Sama halnya, jika Fred's
Train Shop juga memutuskan untuk mengadopsi sebuah kebijakan mengombinasi berbagai

25
pesanan dari satu pelanggan ke dalam satu pengiriman besar, kemudian Figur 17-6 harus
dimodifikasi untuk menggambarkan hubungan antara kedua peristiwa tersebut sebagai M:N.
Terkadang, perbedaan dalam praktik bisnis dapat menghasilkan entitas berbeda yang
dimodelkan. Sebagai contoh, jika Fred's Train Shop hanya membuat penjualan untuk para
pelanggan langsung dan tidak mengambil pesanan dari bisnis, kemudian Figur 17-6 tidak
perlu menyertakan peristiwa komitmen Mengambil Pesanan Pelanggan.
Meskipun perkembangan diagram REA bagi siklus pendapatan Fred's Train Shop
mungkin kelihatannya telah secara relatif langsung dan intuitif, pemodelan data biasanya
sebuah proses yang rumit dan berulang. Seringnya, para pemodel data mengembangkan
Pemodel data bukanlah sebuah tugas mudah, seperti yang Hewlett-Pa Packard pelajari etika ia
mulai mendesain sebuah database baru untuk fungsi akuntansi dan keuangannya.Sebuah
masalah besar adalah bahwa istilah yang sama berarti rti hal yang berbeda bagi orang yang
berbeda. Sebagai contoh, akununtansi menggunakan istilah pesanan untukmenunjukkan
jumlah dolar total atas pesanan per periode waktu, sementara departemen penjualan
menggunakan istilah tersebut untuk merujuk pesanan pelanggan individual.
Terlebih lagi, kebingungan tersebut ada bahkan dalam fungsi akuntansi dan keuangan.
Sebagai contoh, kelompok pelaporan menggunakan istilah produk untuk menunjuk segala
barang yang dijual ke para pelanggan. Jadi, kunci utama bagi entitas ini adalah nomor produk.
Sebaliknya, kelompok peramalan menggunakan istilah produk untuk menunjuk barang yang
sering masih dalam tahap perencanaan dan belum memiliki nomor produk yang ditentukan.
Untuk menyelesaikan masalah ini, Hewlett-Packard meminta kelompok-kelompok
pengguna yang berbeda untuk secara aktif berpartisipasi dalam proses pemodelan data.
Langkah pertama adalah membujuk seluruh pengguna atas kebutuhan dan pembuatan model
data bagi fungsinya. Kemudian, perlu untuk dengan cermat menjelaskan cakupan upaya
pemodelan tersebut. Hewlett-Packard menemukan bahwa waktu yang diinvestasikan dalam
langkah awal ini bernilai karena ini memfasilitasi aktivitas yang mengklarifikasi definisi dan
mengembangkan daftar atribut yang berperan selanjutnya dalam proses tersebut. Aktivitas
selanjutnya adalah sebuah hubungan yang berulang yang menyertakan banyak revisi.
Dokumentasi kritis bagi proses ini. Setiap anggota tim pemodelan dan kelompok pengquna
memiliki salinan atas daftar yang diajukan, yang mempermudah untuk menemukan
inkonsistensi dalam definisi.
Hewlett-Packard mengkredit pendekatan pemodelan data berkontribusi secara
signifikan terhadap kesuksesan keseluruhan proyek tersebut. Pemodelan data mengizinkan
para partisipan untuk berkonsentrasi dulu dalam memahami karakteristik bisnis esensial dari
sistem baru tersebut, bukannya macet dalam menjelaskan isi dari tabel-tabel database
relasional. Ini membantu mereka mengidentifikasi dan menyelesaikan sudut pandang yang
berkonflik secara dini dalam proses dan membuka jalan bagi penerimaan nantinya atas system
yang menghasilkan. Langkah kunci, meski demikian, adalah mendapatkan kelompok-
kelompok pengguna yang berbeda untuk secara aktif berpartisipasi dalam proses pemodelan
data. Sebaliknya, model data hasil akan tidak setepat atau diterima dengan lu

26
 BAB. III
PENUTUP

3.1. KESIMPULAN
Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu sistem yang bertugas mengumpulkan data
dari kegiatan-kegiatan perusahaan dan mengubah data tersebut menjadi Informasi serta
menyediakan Informasi bagi pemakai di dalam maupun di luar perusahaan. Cara kerja
SIA adalah semua sumber data baik yang berasal dari dalam maupun dari luar
perusahaan dikumpulkan menjadi satu dan diubah ke dalam bentuk database. Setelah
itu semua data yang telah berbentuk database, diubah dengan menggunakan perangkat
lunak menjadi sebuah Informasi yang lebih bermanfaat bagi semua pemakai Informasi.
Kemudian data yang telah diubah menjadi Informasi disampaikan ke semua pemakai yang
membutuhkan, seperti manajemen dan pemakai intern maupun pemakai ekstern
perusahaan.
Dokumentasi (documentation) menjelaskan cara sistem bekerja, termasuk siapa, apa,
kapan, di mana, mengapa dan bagaimana entri data, pengolahan data, penyimpanan data,
output informasi, dan sistem pengendalian. Arti populer pendokumentasian sistem meliputi
diagram, bagan alir, tabel, dan representasi grafis lainnya dari data dan informasi. Ini
dilengkapi dengan deskripsi naratif (narrative description) dari sistem, penjelasan langkah-
demi-langkah yang tertulis dari komponen sistem dan interaksinya. Dalam bab ini, kita
menjelaskan tiga alat dokumentasi sistem yang umum: diagram arus data, bagan alir, dan
diagram proses bisnis

3.2 SARAN
Demikian yang dapat kami sampaikan mengenai materi yang menjadi pembahasan dalam
makalah ini, tentu masih banyak kekurangan dikarenakan kurangnya pengetahuan. Penulis
banyak berharap para pembaca dapat memberikan kritik dan saran yang membangun kepada
penulis demi sempurnanya makalah ini dan penulisan makalah di kesempatan berikutnya.
Semoga makalah ini berguna bagi penulis pada khususnya dan pembaca pada umumnya.

27
 DAFTAR PUSTAKA
Lindrawati. (2001). Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Elektronik Data Prosesing. Widya
Manajemen & Akuntansi , Vol 1 No 1. Diakes 26 September 2021 melaui link :
https://media.neliti.com/media/publications/219360-sistem-informasi-akuntansi-berbasis-
elek.pdf

Romney, M. B. (2016). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.

28