Model Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Di PT - Xyz
Model Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Di PT - Xyz
1.2-133
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2017 ISSN : 2302-3805
STMIK AMIKOM Yogyakarta, 4 Februari 2017
subjektif. Sehingga berpengaruh pada penentuan PDCA seperti pada Error! Reference source not
pengembangan karir pegawai, salah satunya found..
pengangkatan menjadi pegawai tetap dan kenaikan gaji,
dimana pegawai yang sebenarnya tidak memiliki kinerja
yang cukup baik bisa memperoleh nilai yang bagus dan
diangkat menjadi pegawai tetap. Kesulitan juga
ditemukan pada pengambilan keputusan untuk
pengambilan cuti dan pensiun. Proses pengambilan
keputusan tersebut terkendala dengan perencanaan yang
belum sesuai dengan kriteria pengambilan cuti dan
pensiun yang benar.
Berdasarkan permasalahan yang sudah dipaparkan
sebelumnya, maka dibutuhkan suatu model sistem
informasi manajemen kepegawaian yang dapat
menyelesaikan permasalahan bagian HRD PT. XYZ
sesuai cakupannya yaitu rekrutment, penilaian kinerja
pegawai, pengambilan keputusan promosi, demosi,
monitoring cuti dan pensiun pegawai.
Gambar 1. Manajemen PDCA[11]
1.2 Tujuan
Penjelasan dari Gambar 1:[11]
Tujuan dari penelitian ini adalah: a) Plan (Rencanakan): identifikasi masalah,
1. Memberikan rekomendasi kepada bagian HRD dalam menentukan tujuan yang ingin dicapai dan
menyeleksi pelamar yang sesuai dengan kriteria yang menganalisa penyebab masalah.
diajukan Unit Kerja. b) Do (Kerjakan): mengeksekusi apa yang ada pada
2. Memberikan rekomendasi kepada General Manajer tahap plan.
dalam proses penentuan kelayakan pegawai kontrak c) Check (Cek): hasil pemantauan dan evaluasi yang
menjadi pegawai tetap. sudah dilakukan, apakah sesuai dengan yang
3. Memberikan rekomendasi kepada bagian HRD dalam direncanakan pada tahap plan.
penilaian kinerja pegawai sehingga mempermudah d) Act (Tindak lanjuti): menindaklanjuti hasil untuk
dalam penentuan promosi pegawai dan demosi. membuat perbaikan yang diperlukan.
4. Memberikan rekomendasi kepada bagian HRD dalam
memonitoring cuti dan pensiun pegawai. 1.3.2 Metode Weighted Product (WP)
1.3 Landasan Teori Metode weighted product (WP) merupakan metode
pengambilan keputusan dengan cara perkalian untuk
Teori-teori yang mendukung penelitian ini adalah teori menghubungkan rating atribut, dimana rating setiap
mengenai sistem informasi manajemen, metode weighted atribut harus dipangkatkan dulu dengan bobot atribut
product (WP), metode behaviorally anchored rating yang bersangkutan. WP adalah salah satu analisis multi-
scales (BARS), dan Analytical Hierarchy Process kriteria keputusan (multi-criteria decision analysis /
(AHP). MCDA). Setiap alternatif keputusan dibandingkan
1.3.1 Sistem Informasi Manajemen (SIM) dengan yang lain dengan mengalikan sejumlah rasio,
satu untuk setiap kriteria keputusan. Setiap rasio
Sistem informasi manajemen adalah sekumpulan diangkat ke kekuasaan setara dengan berat relatif dari
subsistem yang saling berhubungan, berkumpul kriteria yang sesuai[7].
bersama-sama dan membentuk satu kesatuan, saling
berinteraksi dan bekerjasama antara bagian satu dengan 1.3.3 Metode Behaviorally Anchored Rating Scales
yang lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan (BARS)
fungsi pengolahan data, menerima masukan (input) BARS merupakan teknik penilaian kinerja dimana
berupa data/fakta, kemudian mengolahnya (processing), evaluator menilai pegawai berdasarkan beberapa jenis
dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi perilaku kerja yang mencerminkan dimensi kinerja dan
sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna membuat skalanya. Misalnya adalah penilaian pelayanan
dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan pelanggan. Bila pegawai bagian pelayanan pelanggan
akibatnya baik saat itu juga maupun dimasa mendatang, tidak menerima suap dari pelanggan, ia diberi skala 4
mendukung kegiatan oprasional, manajerial, dan yang berarti kinerja lumayan. Bila pegawai itu
strategis organisasi, dengan memanfaatkan berbagai membantu pelanggan yang kesulitan atau kebingungan,
sumber daya yang ada dan tersedia bagi fungsi tersebut ia diberi skala 7 yang berarti kinerjanya memuaskan, dan
guna mencapai tujuan[3]. seterusnya. Metode ini mendeskripsikan perilaku yang
Tahapan sistem informasi manajemen (SIM) yang diharapkan sesuai dengan tingkat kinerja yang
diterapkan pada penelitian ini menggunakan siklus diharapkan. Dengan mendeskripsikannya, metode ini
mengurangi bias yang terjadi dalam penilaian.
1.2-134
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2017 ISSN : 2302-3805
STMIK AMIKOM Yogyakarta, 4 Februari 2017
Berikut adalah tahapan implementasi metode BARS dapat ditentukan elemen mana yang mempunyai prioritas
pada sistem: tertinggi.
a) Penentuan range nilai. Range nilai yang diberikan
2. Pembahasan
adalah 1-4 dengan keterangan sebagai berikut:
4 = Good performance / kinerja tergolong baik Bagian ini akan membahas isi penelitian sebagai solusi
3 = Standard performance / kinerja tergolong untuk masalah yang dijelaskan pada bagian
cukup/standar pendahuluan. Bagian ini terdiri dari analisis PDCA dan
2 = Need improvements / perlu perbaikan rekomendasi model.
1 = Unacceptable / kinerja buruk / tidak dapat
ditolerir 2.1 Analisis PDCA Rekrutmen
b) Penentuan indikator untuk setiap nilai. Berikut
Analisis PDCA untuk proses rekrutmen pegawai adalah:
adalah indikator pemberian nilai yang telah
ditentukan oleh perusahaan. a. Plan
c) Menghitung nilai total penilaian dengan persamaan Tahap plan pada proses rekrutmen adalah bagian HRD
(1). memberikan kandidat calon pegawai yang sesuai dengan
kriteria kepada Unit Kerja pengaju. Sebelum
memberikan kandidat calon pegawai, menurut SOP
d) Dalam kasus yang diteliti, untuk pegawai yang tidak Rekrutmen Karyawan, kegiatan proses rekrutmen terdiri
memiliki bawahan, nilai akhir penilaian diperoleh dari:
dari hasil penjumlahan nilai total penilaian (%) 1. Memilih pelamar yang memenuhi persyaratan:
seluruh aspek penilaian. Sedangkan, untuk pegawai a) Pria/Wanita usia , usia max 30 tahun
yang memiliki bawahan, nilai akhir penilaian b) Pendidikan min D3/S1 Ekonomi
diperoleh berdasarkan perhitungan dengan c) Fresh graduate/pengalaman lebih disukai
persamaan (2). d) Berkepribadian Dominan/Complience
2. Melakukan psikotest terhadap pelamar
3. Pelamar dipanggil untuk melakukan wawancara
4. Dari hasil wawancara dan psikotest tersebut, bagian
e) Nilai total dalam huruf (indeks nilai) diperoleh HRDakan menentukan apakah pelamar tersebut
berdasarkan ketentuan seperti Tabel 1 berikut: lolos seleksi dan dapat diajukan kepada Unit Kerja
5. Unit Kerja melakukan wawancara dengan pelamar
Tabel 1 Ketentuan Penentuan Indeks Nilai Penilaian yang sudah diajukan oleh bagian HRD
Nilai Total Nilai Total Kinerja 6. Unit Kerja mengadakan rapat untuk menentukan
dalam huruf pelamar yang diterima
7. Unit Kerja menginformasikan pada bagian HRDdan
91 – 100 % A 4 (Good
Personalia perihal pelamar yang diputuskan untuk
81 – 90 % A- Performance)
diterima.
71 – 80 % B+
3 (Standard Pemberian rekomendasi pelamar yang cocok dengan
61 – 70 % B kebutuhan Unit Kerja menggunakan metode Weighted
Performance)
51 – 60 % B- Product (WP).
41 – 50 % C+
2 (Need b. Do
31 – 40 % C
Improvements) Tahap Do dilakukan yang dilakukan oleh bagian HRD
21 – 30 % C-
11 – 20 % D adalah:
1 (Unacceptable) 1. Memilih pelamar untuk dipanggil dan melakukan
0 – 10 % D-
tes;
1.3.4 Metode Analytical Hierarchy Process (AHP) 2. Mengatur pelaksanaan tes IQ dan profil disc
terhadap pelamar-pelamar tersebut.
Analytical Hierarchy Process (AHP) dikembangkan oleh 3. Melakukan wawancara dengan enam orang pelamar
Thomas L. Saaty pada tahun 1970-an. Metode ini tersebut dan merekap catatan wawancaranya ke
merupakan salah satu model pengambilan keputusan sistem
multikriteria yang dapat membantu kerangka berpikir 4. Mengajukan pelamar yang diputuskan lolos seleksi
manusia dimana faktor logika, pengalaman pengetahuan, kepada Unit Kerja
emosi dan rasa dioptimasikan ke dalam suatu proses 5. Unit Kerja memutuskan calon diterima sebagai
sistematis. Pada dasarnya, AHP merupakan metode yang pegawai untuk menempati posisi staf admin.
digunakan untuk memecahkan masalah yang kompleks 6. Unit Kerja menginformasikan keputusan tersebut
dan tidak terstruktur ke dalam kelompok–kelompoknya, pada Bagian HRD dan Internal Audit.
dengan mengatur kelompok tersebut ke dalam suatu
hierarki, kemudian memasukkan nilai numerik sebagai
pengganti persepsi manusia dalam melakukan c. Check
perbandingan relatif. Dengan suatu hipotesa maka akan
1.2-135
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2017 ISSN : 2302-3805
STMIK AMIKOM Yogyakarta, 4 Februari 2017
1.2-136
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2017 ISSN : 2302-3805
STMIK AMIKOM Yogyakarta, 4 Februari 2017
1.2-137
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2017 ISSN : 2302-3805
STMIK AMIKOM Yogyakarta, 4 Februari 2017
1.2-138