STANDART OPERASIONAL PROCEDURE (SOP)

APLIKASI AVICENNA-HIS
Gizi

Untuk transaksi Pasien (Berhubungan Dengan Pasien)

1. Membuat/Mengubah Diet Pasien
Dietary & Nutritions  Diets Patients
a. Cari Pasien (Masukkan No. RM pasien pada kolom “Medical No” kemudian klik gambar )
b. Klik “New”
c. Isi sesuai dengan data pasien
Body Height & Weight : ketik tinggi dan berat badan pasien.
Body Mass Index : terisi secara otomatis setelah mengisi Body Height & Weight
d. Pada kolom Form of Food, pilih bentuk makanan pasien
e. Klik tombol
f. pilih jenis diet pasien.
g. Extra Liquid Food Qty diisi bila pasien mempunyai ekstra makanan. Contoh: bentuk makanan cairan
dapat 5x sehari. Jadi pada bagian Extra Qty ketik angka 2] atau bisa klik jam extra makanan
h. Apabila ingin mengubah angka value kandungan Calorie-Protein-Fat-Carbohydrate-Salt-Fiber dapat
mengklik tombol “ ” untuk menaikkan angka value dan tombol “ ” untuk menurunkan angka
value dengan standart interval yang ada
i. Klik tombol “Insert”
j. Apabila pasien memiliki komplikasi diet, klik gambar “ ” di pojok paling kanan data diet pasien.
i. Pada bagian Diet Complication List, pilih jenis diet komplikasinya dengan cara klik
tombol “ ”pada nama diet komplikasinya.
ii. Jika sudah, klik tombol “ ”. (Langkah ini dilakukan khusus untuk pasien yang
memiliki komplikasi diet. Jika tidak ada komplikasi diet, lewati langkah ini).
k. klik tombol Klik “Save”

Untuk mengecek apakah penginputan tersebut berhasil, klik tombol “ ”. Pada kolom diet name
akan terisi nama diet pasien sesuai dengan penginputan sebelumnya.

*APABILA TERJADI KESALAHAN PENGINPUTAN JENIS “DIET PATIENTS” DAN INGIN MELAKUKAN
PERUBAHAN:
a. Cari Pasien (Masukkan No. RM pasien pada kolom “Medical No”, kemudian klik gambar )
b. Klik tombol expand “ ”
c. Klik tombol pada no. transaksi yang ingin diubah
d. Klik tombol
e. Jika ingin menghapus jenis diet yang salah, klik gambar “ ” pada diet yang akan dihapus.
f. Klik tombol untuk menambah detail menu diet pasien yang sebenarnya.
g. pilih jenis diet pasien.
h. Extra Liquid Food Qty diisi bila pasien mempunyai ekstra makanan. Contoh: bentuk makanan
cairan dapat 5x sehari. Jadi pada bagian Extra Qty ketik angka 2] atau bisa klik jam extra makanan

SOP Gizi / Diet dan Nutrisi Page 1/8

 i. Apabila ingin mengubah angka value kandungan Calorie-Protein-Fat-Carbohydrate-Salt-Fiber
dapat mengklik tombol “ ” untuk menaikkan angka value dan tombol “ ” untuk menurunkan
angka value dengan standart interval yang ada
j. Klik tombol “Insert”
k. Apabila pasien memiliki komplikasi diet, klik gambar “ ” di pojok paling kanan data diet pasien.
l. Pada bagian Diet Complication List, pilih jenis diet komplikasinya dengan cara klik tombol “
”pada nama diet komplikasinya.
m. Jika sudah, klik tombol “ ”. (Langkah ini dilakukan khusus untuk pasien yang memiliki
komplikasi diet. Jika tidak ada komplikasi diet, lewati langkah ini).
n. klik tombol Klik “Save”

2. Penginputan Meal Order Untuk Pasien yang mempunyai menu pilihan

Dietary Nutrition  Meal Order
a. Pada kolom “Service Unit” pilih ruangan pasien yang akan di order makanannya. Kemudian klik
gambar .
b. Klik tombol untuk memproses Diet Patient ke Meal Order. Akan muncul gambar di
sebelah kiri Reg. Date Pasien.
c. Bila ada menu pilihan maka klik , untuk dibagikan ke pasien, dan pasien memilih.
d. Hasil isian pilihan pasien dikumpulkan, diinput ke system.
e. Cari Pasien yang akan disetting jadwal makanannya.
f. Klik gambar di sisi paling kiri data pasien.
g. Pada kolom Set, pilih jadwal makan yang akan diinput (Pagi / Siang / Sore). Penginputan ini harus
dilakukan satu per satu jadwal makan, dikarenakan menu makan yang berbeda disetiap jadwal
makan.
h. klik tombol “ ”
i. Klik tombol
j. Pada bagian Food List, akan muncul menu pilihan Food Type (Tipe makanan). Cukup pilih satu jenis
saja. Klik tombol “ ”, maka menu yang satu Food Type akan berpindah ke bagian Selected Food.
Apabila terjadi kesalahan pengambilan menu, klik tombol “ ” di menu yang ingin dihapus. Jika data

sudah benar, klik tombol “ ”.

k. Klik tombol “ Save”
l. Untuk menginput jadwal makan yang berikutnya  ikuti langkah (g), (h), (i),(j),(k)
m. Jika sudah jadwal makan sudah disetting semua, klik tombol “Approval”.

3. Penginputan Meal Order Untuk Pasien dengan Menu Standard

Dietary Nutrition  Meal Order
a. Pada kolom “Service Unit” pilih ruangan pasien yang akan di-order makanannya. Kemudian klik
gambar .
b. Klik tombol untuk memproses Diet Patient ke Meal Order. Akan muncul gambar di
sebelah kiri Reg. Date Pasien.
c. Klik tombol

SOP Gizi / Diet dan Nutrisi Page 2/8

4. Penginputan Meal Order Untuk Non Pasien (Keluarga Pasien)
Dietary Nutrition  Non Patient Customer Meal Order
a. Cari Pasien (Masukkan No. RM pasien pada kolom “Medical No” kemudian klik gambar )
b. Klik “New”
c. Klik
d. Pada kolom “Food” pilih nama makanan yang diminta
e. Masukkan qty makanan yang diminta
f. Klik tombol “Insert” , ulangi langkah (d), (e),(f) untuk snack selanjutnya
g. Klik “Save”
h. Klik tombol

5. Penginputan Additional Meal Order (Penambahan Meal Order untuk pasien yang baru masuk
sementara Meal Order sudah dilakukan.)
Dietary Nutrition  Additional Meal Order
a. Pada kolom “Service Unit” pilih ruangan pasien yang akan dilakukan penambahan order
makanannya. Kemudian klik gambar .
b. Klik tombol untuk memproses Diet Patient ke Additional Meal Order. Akan muncul gambar di
sebelah kiri Reg. Date Pasien.
c. Cari Pasien yang akan disetting menu makanannya.
d. Klik gambar “ ” di sisi paling kiri data pasien.
e. klik tombol “Approval”.

6. Mengubah Meal Order

Dietary Nutrition  Meal Order Change
a. Pada kolom “Service Unit” pilih ruangan pasien yang akan diubah orderan makanannya.
b. Pilih set makanan Kemudian klik gambar .
c. Cari Pasien yang akan disetting perubahan makanannya.
d. Klik tombol untuk membuka data isian Meal Order Change.
e. Klik untuk memulai perubahan
f. Klik bila ingin menghapus data makanan yang udah ada, klik bila ada
tambahan makanan, atau klik pada sisi kanan makanan yang ingin dihapus.
g. Klik tombol “Save”

7. Mengubah Meal Order Karena Berubah Diet

Dietary Nutrition  Meal Order Change (Diet Change)
a. Pada kolom “Service Unit” pilih ruangan pasien yang akan diubah orderan makanannya.
b. Pilih set makanan Kemudian klik gambar .
c. Cari Pasien yang akan disetting perubahan makanannya.
d. Klik tombol untuk membuka data isian Meal Order Change (Diet Change).
e. Klik untuk memulai perubahan
f. Klik bila ingin menghapus data makanan yang udah ada, klik bila ada
tambahan makanan, atau klik pada sisi kanan makanan yang ingin dihapus.
g. Klik tombol “Save”
SOP Gizi / Diet dan Nutrisi Page 3/8
8. Mengubah Meal Order Karena Kondisi Spesial
Dietary Nutrition  Meal Order Change (Special Condition)
a. Pada kolom “Service Unit” pilih ruangan pasien yang akan diubah orderan makanannya.
b. Pilih set makanan Kemudian klik gambar .
c. Cari Pasien yang akan disetting perubahan makanannya.
d. Klik tombol untuk membuka data isian Meal Order Change (Special Condition).
e. Klik untuk memulai perubahan
f. Klik bila ingin menghapus data makanan yang udah ada, klik bila ada
tambahan makanan, atau klik pada sisi kanan makanan yang ingin dihapus.
g. Klik tombol “Save”
** catatan : pasien hanya muncul untuk yang jenis makanannya ditandai Special Condition pada
master food.

9. Mendistribusi Makanan Pasien

Dietary Nutrition  Distribution Portion
h. Pada kolom “Service Unit” pilih ruangan pasien yang akan diubah orderan makanannya.
i. Pilih set makanan Kemudian klik gambar .
j. Klik untuk print label distrubusi makanan
k. Klik tombol untuk memproses distribusi makanan.

10. Mendistribusi Makanan Non Pasien

Dietary Nutrition  Distribution Portion For Non Patient Customer
a. Pada kolom “Service Unit” pilih ruangan pasien yang akan diubah orderan makanannya.
b. Pilih set makanan Kemudian klik gambar .
c. Klik tombol untuk memproses distribusi makanan.

11. Mencatat ketidaksesuaian Pemberian Makanan Pasien

Dietary Nutrition  Distribution Portion Checked list
a. Pada kolom “Service Unit” pilih ruangan pasien yang akan diubah orderan makanannya.
b. Pilih set makanan Cari Pasien (Masukkan No. RM pasien pada kolom “Medical No” kemudian klik
gambar )
c. Pada kolom Reason pilih alasan ketidaksesuaian
d. Klik tombol untuk menandai ketidaksesuaian dalam pemberian makanan pasien.

12. Mengontrol Makan Pasien

Dietary Nutrition  Control Eating Patient
a. Pada kolom “Service Unit” pilih ruangan pasien yang ingin dikontrol makannya.
b. Pilih set makanan, Cari Pasien (Masukkan No. RM pasien pada kolom “Medical No” kemudian klik
gambar )

c. Klik di samping nama pasien yang ingin dikontrol

d. Isi data sesuai dengan porsi dan sisa makanan pasien.
e. Pada kolom notes diisi alasan pasien bila pasien tidak habis makannya.

SOP Gizi / Diet dan Nutrisi Page 4/8

 f. Klik tombol untuk memproses control makan pasien. Di list depan aka nada keterangan
kalo data pasien sudah dikontrol.

13. Mengorder Snack (Baik untuk Pasien, Karyawan, Dokter, dll)

Dietary Nutrition  Snack Order
a. Klik tombol untuk buat order baru.
b. Pada kolom “Service Unit” pilih ruangan yang memesan snack
c. Klik
d. Pada kolom “Snack” pilih nama snack yang diminta
e. Masukkan qty snack yang diminta, di shift 1 bila untuk shift 1, shift 2 untuk shift 2 dan selanjutnya.
f. Isi keterangan bila ada yang ingin diinfokan ke bagian dapur
g. Klik tombol “Insert” , ulangi langkah (e), (f),(g) untuk snack selanjutnya
h. Klik “Save”
i. Klik tombol

14. Mengorder Makanan untuk meeting atau perayaan

Dietary Nutrition  Meeting/Event Meal Order
a. Klik tombol untuk buat order baru.
b. Pada kolom “Event Name” ketik nama perayaan atau meeting yang memesan makanan
c. Pada kolom “P.I.C.” ketik Nama penanggung jawab
d. Pada kolom “Event Date / Time” isi tanggal perayaan atau meeting
e. Pada kolom “Number Of Participant” isi jumlah peserta perayaan atau meeting
f. Pada kolom “Note” isi keterangan bila dibutuhkan
g. Klik
h. Pada kolom “Food” pilih nama makanan yang diminta
i. Masukkan qty makanan yang diminta
j. Klik tombol “Insert” , ulangi langkah (h), (i), (j) untuk snack selanjutnya
k. Klik “Save”
l. Klik tombol

SOP Gizi / Diet dan Nutrisi Page 5/8

 Untuk transaksi stock / Inventory

1. Melakukan permintaan barang ke Gudang Pusat

Inventory  Warehouse  Distribution Request
a. Klik
b. Pilih unit yang melakukan permintaan barang pada kolom “Service Unit”
c. Pilih unit yang dituju pada kolom “Request To”
d. Pilih jenis barang pada kolom “Item Type” (medical : obat dan alkes, non medical : barang umum)
e. Untuk nginput barang yang ingin diminta ada beberapa cara :
 Klik untuk memilih satu persatu barang yang ingin diminta.
i. Pada kolom “Item” , ketik nama barang yang diinginkan
ii. Pada kolom “Quantity”, ketik jumlah barang
iii. Klik tombol “Insert”
iv. Jika ada lebih dari 1 barang/item, ulangi Langkah (i), (ii), (iii)
v. Lanjutkan ke Langkah (f)

 Klik bila ingin mengambil daftar barang yang berdasarkan settingan

stock min-max, akan muncul list barang sesuai qty yang disarankan.
i. Pilih barang yang ingin diminta,
ii. Ubah qty bila tidak sesuai dengan yang diinginkan
iii. Klik
iv. Lanjutkan ke Langkah (f)
 Klik untuk mengambil daftar barang berdasarkan pemakaian barang.
i. Masukkan periode pemakaian pada kolom period,
ii. Masukkan angka hari pemakaian yang diinginkan di kolom divide by
iii. Masukkan nilai mark up yang diinginkan
iv. Klik untuk mengambil barang sesuai pemakaian
v. Pilih barang yang ingin diminta,
vi. Ubah qty bila tidak sesuai dengan yang diinginkan
vii. Klik
viii. Lanjutkan ke Langkah (f)
 Klik untuk mengambil daftar barang berdasarkan template yang ada.
i. Pilih template yang ingin diambil,
ii. Klik untuk mengambil daftar barang sesuai template yang dipilih
iii. Pilih barang yang ingin diminta,
iv. Isi qty sesuai dengan yang diinginkan pada kolom Request Qty
v. Klik
vi. Lanjutkan ke Langkah (f)
**Catatan : Bila template belum tersedia maka Lakukan point 4. Membuat template
f. Klik “Save”
g. Klik “Approval”

2. Melakukan Konfirmasi / Penerimaan Barang

SOP Gizi / Diet dan Nutrisi Page 6/8

 Inventory  Warehouse  Distribution Confirm
a. Klik
b. Pilih unit yang menerima barang pada kolom “Service Unit”
c. Pilih Jenis barang pada kolom “Item Type”
d. Pada kolom “Distribution” , klik tombol
e. Klik “Distribution No”
f. Input pada kolom “Confirm” jumlah barang yang diterima (default sesuai dengan jumlah barang
yang dikirim)
g. Klik tombol “OK”
** Catatan : Bila terjadi kesalahan ambil nomor transaksi, klik tombol “Reset” , ulangi
langkah (c), (d), (e), (f),(g),(h)

h. Klik “ Save”
i. Klik “Approval”

3. Pemakaian Barang (Untuk Mengurangi Stock untuk barang yang tidak discharge ke pasien dan tidak
masuk ke item consumption)
Inventory  Warehouse  Inventory Issue
a. Klik
b. Pilih “Service Unit”
c. Pilih Jenis barang pada kolom “Item Type”
d. Klik Pada kolom “Item”, ketik nama pemeriksaan yang akan dilakukan
e. Pada kolom “Charge Quantity”, ketik jumlah pemeriksaan
f. Klik tombol “Insert”
Jika ada lebih dari 1 pemeriksaan, ulangi langkah (c), (d), (e), (f).
g. Klik “Save”
h. Klik “Approval”

4. Membuat Template
Inventory  Master  Location Template Item
a. Klik
b. Pada Kolom “Template Name”, ketik nama template
c. Pada kolom “Location”, pilih lokasi untuk template ini
d. Klik tab bila template yang dibuat adalah obat dan alkes, Klik tab bila
template yang dibuat adalah barang umum, Klik tab bila template yang dibuat adalah
barang dapur.
e. Klik
f. Pada kolom “Item” ketik nama barang
g. Klik tombol “Insert” , ulangi langkah (f), (g) untuk barang selanjutnya
h. Klik “Save”

5. Mengubah Template

SOP Gizi / Diet dan Nutrisi Page 7/8

 Inventory  Master  Location Template Item
a. Pilih template yang ingin diubah
b. Klik
 Untuk penambahan barang baru,
c. Klik tab bila template yang dibuat adalah obat dan alkes, Klik tab bila
template yang dibuat adalah barang umum, Klik tab bila template yang dibuat adalah
barang dapur.
d. Klik
i. Pada kolom “Item” ketik nama barang
j. Klik tombol “Insert” , ulangi langkah (f), (g) untuk barang selanjutnya
k. Klik “Save”
 Untuk me-nonaktif-kan template uncheck lanjut ke Langkah point (k)
 Untuk menghapus item dari template, search nama item di kolom Item ID / Item Name
Kemudian klik gambar . Klik gambar , bila sudah lanjut ke Langkah point (k).

SOP Gizi / Diet dan Nutrisi Page 8/8