Dalam pada itu mereka juga menegaskan bahawa komunikasi terlibat dalam
semua proses kerja, pembangunan di peringkat struktur serta dibentuk oleh tindakan-
tindakan yang berdasarkan kepada ciri-ciri organisasi dan aspirasi atasan. Tanpa
komunikasi tegas mereka, maka urusan pengurusan tidak wujud. Kajian beberapa sarjana
(Mintzberg,1975; Megginson, Mosley dan Pietri,1989; Kovach, 1989 ) menunjukkan 80
peratus masa yang digunakan oleh para pengurus adalah untuk berkomunikasi dengan
orang lain, merangkumi subordinat, rakan sekerja, pegawai atasan, pelanggan dan
pembekal. Aktiviti berkomunikasi ini dilakukan adalah bertujuan untuk mengerakkan ke
arah pencapaian matlamat organisasi ataupun matlamat peribadi. Berdasarkan dapatan
kajian menunjukkan bahawa kebanyakan masa yang digunakan adalah untuk
berkomunikasi di pelbagai peringkat anggota kerja. Dengan demikian gaya komunikasi
yang di gunakan oleh anggota kerja organisasi akan memberi impaks kepada perlakuan
kerja dan akhirnya pada output organisasi. Hasilan daripada proses komunikasi yang
berkesan di katakan mempunyai hubungan dengan tahap kepuasan kerja, komitmen serta
prestasi kerja yang tinggi.
Maklum Kumpulan
balas kerja
Perancangan
Maklumat Kepimpinan
Pengelolaan komunikasi
Maklum Pengurus
balas Penyelarasan
/ Kawalan
Maklumat
Pencapaian
Maklum Kerja
balas
Euske dan Roberts (1987), menyatakan terdapat empat teori organisasi yang
sering digunakan sebagai kerangka teoritikal oleh penyelidik dalam membuat tinjauan
amalan komunikasi dalam sesebuah organisasi. Teori-teori tersebut adalah teori
struktural-klasikal, hubungan kemanusiaan, behavioral-decision dan teori sistem.
Umumnya, kebanyakan teori organisasi tidak banyak memperkatakan amalan komunikasi
secara khusus terutama pendekatan komunikasi yang digunakan dalam proses
pengelolaan aktiviti kerja dalam sesebuah organisasi.
Walau bagaimanapun, dalam memerihalkan amalan komunikasi dalam teori-teori
organisasi, terdapat empat perkara asas yang dilihat iaitu, arah-aliran komunikasi, saluran
komunikasi, kandungan komunikasi, dan gaya komunikasi (Miller 1999). Teori
pengurusan klasik memerihalkan proses pengelolaan kerja banyak menekankan kepada
amalan komunikasi atas kebawah, manakala teori hubungan kemanusiaan melihat
kepentingan komunikasi di peringkat rakan sekerja dan komunikasi dari bawah ke atas.
Seterusnya dalam teori sistem pula fokusnya tertumpu pada aliran komunikasi pelbagai
arah secara menyeluruh dan interaksi antara subsistem-subsistem bagi tujuan
penyelarasan kerja di peringkat dalaman dan persekitaran luaran sesebuah organisasi.
Pentafsiran organisasi
Walau apa pun dalam menganalisis organisasi kita harus terlebih dahulu mendefinisikan
apakah yang dimaksudkan dengan organisasi. Adakah organisasi itu sebuah badan yang
berjenama atau satu proses pengelolaan aktiviti kerja yang selari dengan matlamat
penubuhannya. Mengikut Pace dan Faules (1994) seseorang penyelidik hendaklah dapat
membezakan apakah yang dimaksudkan dengan organisasi. Persoalan di sini apakah
organisasi itu sebagai satu badan atau pertubuhan, atau organisasi dilihat sebagai satu
usaha penyusunan aktiviti kerja atau tugas-tugas yang selari dengan matlamat
penubuhannya. Sekiranya kita melihat organisasi sebagai satu pertubuhan maka
gambaran mengenai gelagat atau perlakuan komunikasi di peringkat dalaman sukar
diperihalkan. Dalam hal ini, kebanyakan penyelidikan lebih tertumpu persepsi publik
terhadap imej,reputasi serta identiti organisasi.Pendekatan ini sering digunakan oleh
penyelidik-penyelidik dalam bidang komunikasi korporat dan perhubungan awam.
Two or more individuals who recognize that some of their goals can be more
readibly achieve through interdependent (cooperative) actions, even though
disagreement (conflict) may be present; who take in materials, energy and
information from the environment in which they exist; who develop coordinative
and control relationships to capitalize on their interdependence while operating
on these inputs; and who return the modified inputs to the environment in an
attempt to accomplish the goals that interdependence was meant to make
possible.
Miller (1999) pula menyatakan bahawa terdapat lima unsur utama yang ada pada
kebanyakan organisasi, iaitu terdapat dua atau lebih orang (satu kolektiviti sosial),
matlamat, aktiviti penyelarasan, struktur dan pengaruh persekitaran. Manakala Shockley
Zalabak (2002) mendefinisikan organisasi adalah hasil daripada proses pengelolaan
(organizing); yang dianggotai oleh individu-individu dalam satu sistem dinamik yang
sentiasa berusaha untuk mencapai matlamat penubuhannya. Dalam proses pengendalian
organisasi ia melibatkan gelagat komunikasi yang pelbagai dalam kalangan individu
sebagai anggota kerja.
Goldhaber (1991) pula memerihalkan organisasi sebagai satu benda hidup atau
“satu hidupan” dalam sistem terbuka yang sentiasa dikaitkan dengan aliran maklumat
sama ada aliran maklumat dalaman atau aliran maklumat luaran. Mengikut Goldhaber
aliran maklumat dalam organisasi akan memberi pengaruh kepada pelaksanaan tugas
anggota kerja di semua peringkat kerja berdasarkan peranan dan tanggungjawab. Beliau
menyatakan organisasi sebagai satu sistem, atau pola jalinan hubungan seringkali
memberi impak kepada perubahan. Tegas beliau sekiranya terdapat perubahan pada satu
bahagian dalam organisasi, ianya juga akan memberi kesan secara langsung atau tidak
langsung kepada bahagian-bahagian yang lain dalam organisasi.
Mengikut Pace dan Faules (1994) terdapat dua pendekatan yang cuba
membezakan antara organisasi sebagai satu badan dan organisasi sebagai satu proses
pengelolaan kerja yang dikendalikan bagi tujuan mencapai matlamat penubuhannya.
Pendekatan ini juga menyokong cadangan yang diutarakan oleh Jablin (1987) yang juga
mengklasifikasikan dua pendekatan dalam penyelidikan komunikasi dalam organisasi,
pendekatan tersebut adalah:-
a. Pendekatan Objektivis
Pendekatan ini melihat organisasi sebagai satu bentuk fizikal, yang mempunyai
struktur dan sempadan tersendiri. Disamping itu, organisasi diperihalkan sebagai
bersifat anjal dengan gabungan anggota kerja yang menjalinkan hubungan dan
bermatlamat. Selain itu, organisasi dilihat sebagai satu bentuk struktur dan berada
dalam satu kelompok tersendiri.
b. Pendekatan Subjektivis
Pendekatan ini memerihalkan organisasi sebagai satu proses pengelolaan aktiviti
kerja yang dilaksanakan oleh anggotanya yang melibatkan tindakan, interaksi dan
transaksi. Di samping itu, organisasi dilihat sebagai satu pertubuhan yang di
wujud dan diselenggarakan melalui perubahan daripada gelagat interaksi sesama
anggota kerja yang menyumbang kepada keberkesanan organisasi.
Sebagai satu sistem yang dinamik, organisasi bergerak dengan usaha yang
dilaksanakan oleh anggota kerja di pelbagai peringkat ke arah pencapaian matlamat.
Berbanding dengan teori pengurusan saintifik dan toeri hubungan kemanusiaan, selain
dari melihat aspek dalam organisasi, teori sistem juga melihat pengaruh daripada
maklumat persekitaran sama ada persekitaran dalaman dan luaran organisasi terhadap
tahap pencapaian organisasi. Dalam usaha tersebut setiap anggota kerja akan sentiasa
peka terhadap perubahan persekitaran organisasi. Kenyataan ini menunjukkan bahawa
sebagai satu unit sosial dalam persekitaran yang besar organisasi tidak dapat lari daripada
apa sahaja perubahan yang berlaku dipersekitaran dalaman dan persekitaran luarannya.
Selain itu, perspektif ini juga memberi fokus pada aspek kerja serta pengurusan
organisasi, antaranya adalah bagaimana komunikasi digunakan untuk menyalurkan
maklumat prosedur kerja dan peraturan. Mengikut ahli-ahli fungsionalis penyelidikan
komunikasi boleh ditinjau melalui proses jalinan hubungan, dorongan kepada individu
dalam usaha mencapai matlamat organisasi dan akhirnya bagaimana komunikasi
digunakan untuk menjana pengurusan perubahan. Mengikut Shockley-Zalabak (2002)
fungsi ini dilaksanakan melalui pola interaksi dalam kalangan anggota kerja yang
berterusan. Setiap individu sebagai anggota kerja mempunyai peranan yang tersendiri
untuk menjamin kejayaan organisasi.
Dalam usaha mengelola aktiviti kerja yang selari dengan matlamat organisasi,
terdapat pelbagai kaedah komunikasi diamalkan. Amalan komunikasi ini bergantung
kepada iklim yang wujud dalam sesebuah pengurusan, dan ianya terbentuk dalam proses
interaksi di peringkat interpersonal dalam kalangan anggota kerja, sama ada di peringkat
pengurusan dengan penyelia, penyelia dengan subordinat, subordinat dengan subordinat
yang lain dan akhirnya interaksi dengan pelanggan luaran (Barrett, 2002 dan Payne,
2005). Mengikut Weick (1987) komunikasi interpersonal adalah asas utama dalam proses
pengelolaan aktiviti kerja, ia melibatkan interaksi antara pihak yang terlibat berdasarkan
struktur kerja serta memberi kesan kepada pihak yang memberi arahan, penerima dan
siapa yang sepatutnya melakukannya (interpersonal communication is the essence of
organization because it creates structures that then effect what else gets said and done
and by whom .hal.97).
Di samping fungsi mesej, perspektif ini juga melihat kepentingan fungsi jalinan
hubungan, khususnya dalam melihat peranan yang dimainkan oleh setiap individu dalam
proses pencapaian matlamat organisasi. Dalam usaha tersebut perspektif ini percaya
bahawa dengan jalinan hubungan yang baik akan menjana pada keterikatan
(identifications) anggota kerja dengan organisasi. Bagi perspektif ini, jalinan hubungan
yang positif antara penyelia dengan subordinat, dan dengan rakan sekerja sama ada
bersifat rasmi atau tidak rasmi memberi kesan pada tahap kepuasan komunikasi,
produktiviti, amalan kesokongan terhadap pengurusan organisasi.
Perspektif Pemerihalan
Perspektif ini atau pendekatan meaning-centered pula melihat bagaimana reaksi manusia
terhadap sesuatu proses kerja. Bagi perspektif ini tindakan manusia diransang oleh
pelbagai pilihan dan pelbagai perlakuan yang kompleks. Tumpuan pengurusan organisasi
bukan pada kawalan terhadap pengurusan organisasi atau usaha untuk menjadi organisasi
lebih produktif tetapi melihat pada pengalaman yang dialami oleh anggota kerja dengan
organisasi.
Perspektif kritikal
Perspektif kritikal pula melihat bagaimana kuasa dan kawalan berperanan dalam
pengurusan aktiviti kerja organisasi (Neher,1997). Mengikut perspektif ini, kuasa
diperolehi melalui komunikasi dalam kalangan mereka yang ada kepentingan. Dalam
usaha tersebut, perspektif ini melihat bagaimana tahap dominasi terhadap pihak
pelaksana di lihat sebagai unsur penting penyelidikan. Dengan kata lain, perspektif ini
melihat bagaimana kuasa digunakan untuk mengawal perlakuan ahli-ahli organisasi.
Kuasa juga akan menentukan peraturan dan struktur komunikasi yang sepatutnya
diamalkan. Dennis Mumby (1987) menghuraikan bagaimana kuasa didominasikan untuk
tujuan mengawal aktiviti kerja. Berbanding dengan perspektif funsional yang memberi
tumpuan pada peningkatan produktiviti melalui interaksi kerja, perspektif kritikal pula
melihat bagaimana hasil dari interaksi kerja memberi manfaat kepada pihak yang ada
kepentingan (critical theories is more concerned with the questions of efficiency and
productivity for what ends and for whose benefit). Tumpuan penyelidikan dalam
perspektif ini adalah terhadap penggunaan kuasa dan dominasi yang tersirat oleh
pengurusan organisasi. Persoalan yang sering dibangkitkan dalam perspektif ini adalah
bagaimana kuasa yang tersirat mengawal jalinan hubungan, adakah keputusan organisasi
dibuat berdasarkan ciri-ciri dominasi atau penentuan bersama (codetermination), dan
akhirnya bagaimana pengurusan harus mengamalkan penggunaan kuasa untuk
memastikan kejayaan organisasi.
Justeru itu, untuk mendapat gambaran yang lebih menyeluruh terhadap iklim
komunikasi yang diamalkan, penggunaan perspektif fungsional didapati dapat
memerihalkan secara lebih menyeluruh terhadap perlakuan interkasi dan komunikasi.
Begitu juga dalam melihat kesan interaksi serta perlakuan komunikasi pada bentuk iklim
komunikasi yang diamalkan. Sepertimana pemerihalan diatas, perspektif fungsional,
lebih banyak melihat organisasi sebagai satu sistem komunikasi yang berperanan untuk
menghasilkan sesuatu, khususnya tahap pencapaian organisasi. Sistem komunikasi yang
diamalkan memainkan peranan yang penting untuk menyatukan sistem dan subsistem-
subsistem bagi memudahkan pelaksanaan fungsi yang selari dengan matlamat organisasi
(Katz & Kahn,1978 dan, Monge, Farace, Eisenberg & Miller,1984). Disamping itu,
Rogers dan Agarwala (1976) menyatakan bahawa pengukuran iklim komunikasi dalam
penyelidikan boleh dibuat dengan menggunakan dua kaedah, iaitu melalui persepsi ahli-
ahli organisasi terhadap persekitarannya, dan melalui jalinan hubungan antara organisasi
dengan unit-unit lain yang berbentuk laporan dengan persekitarannya.
Sandaran teori-teori organisasi terdahulu seperti teori pengurusan klasik, lebih tertumpu
kepada subsistem yang pertama, iaitu produktiviti dan subsistem yang kelima, iaitu
kepengurusan. Tumpuan penyelidikan sebegini melihat organisasi sebagai satu sistem
yang berbentuk mekanistik dalam persekitaran yang stabil. Manakala dalam pendekatan
teori sistem terbuka, fokus bukan sahaja kepada kepengurusan organisasi dan
produktiviti, tetapi juga memberi tumpuan pada pengukuhan jalinan hubungan dengan
persekitaran (subsistem kesanggaan) dan jalinan hubungan dengan persekitaran dalaman
dan pembangunan sumber kemanusiaan (subsistem penyelenggaraan).
Beberapa konsep penting yang dibincangkan dalam teori sistem terbuka cuba
memerihalkan bagaimana sesuatu organisasi dikelolakan dengan berkesan. Berdasarkan
kepada rajah 2.1 di bawah, dapat diperihalkan bagaimana unsur-unsur persekitaran
dalaman dan luaran yang mempengaruhi proses kerja dan gelagat anggota kerja sesebuah
organisasi. Kesepaduan dan penyelarasan aktiviti pengelolaan kerja adalah pemangkin
utama terhadap peranan yang dimainkan oleh setiap bahagian atau subsistem dalam
sesebuah organisasi. Setiap bahagian dalam kesatuan ini adalah saling bergantungan
(interdependence) agar keputusan yang lebih baik dapat dicapai berbanding dengan agen
yang bergerak secara sendiri. Mengikut Harrison (1994) terdapat lapan unsur utama yang
menjadikan panduan dalam membuat analisis terhadap organisasi berdasarkan
pendekatan sistem terbuka. Unsur-unsur tersebut adalah input, output, teknologi,
persekitaran, matlamat dan strategi, gelagat dalam proses kerja, budaya dan struktur.
2.1 : Organisasi sebagai Sistem Terbuka ( Sumber: Harison, 1994)
PERSEKITARAN
Matlamat
Budaya
dan Strategi
INPUT OUTPUT
Gelagat dan
proses kerja
Teknologi Struktur
Unsur input merangkumi maklumat, pengetahuan, bahan mentah, wang, sumber-
sumber manusia, peralatan dan authoriti sah yang diperolehi daripada persekitaran yang
secara langsung menyumbang kepada pengeluaran output organisasi.Input memainkan
peranan untuk memberikan penjelasan terhadap keadaan persekitaran, khususnya
terhadap permasalahan awalan dan tahap penyediaan maklumat untuk tujuan pembuatan
keputusan.
Unsur kedua pula adalah output yang berbentuk barangan atau perkhidmatan yang
dihasilkan oleh organisasi untuk kegunaan persekitaran luaran dan persekitaran
dalamannya. Bagi output pula, ia didefinisikan sebagai objek atau perkara yang dihantar
dan disalurkan keluar kepada masyarakat. Transformasi merupakan proses pengambilan
input dan menjadikannya sebagai output. Proses ini merangkumi rangkaian yang
dibentuk melalui subsistem-subsistem yang beroperasi secara bersama dan teknologi
yang digunakan, berupa peralatan dan teknik yang digunakan untuk menghasilkan output.
Sesuatu maklum balas yang diberi oleh pengguna terhadap output boleh berbentuk positif
(positive feedback loops) atau negatif (negative feedback loops) di mana ia akan
mempengaruhi peningkatan atau penurunan penggunaan oleh pengguna. Dalam pada itu,
sesebuah organisasi boleh menjalankan operasinya dengan cara mengekalkan imbangan
syarikat atau lebih dikenali sebagai homeostasis. Unsur wholeness merujuk kepada idea,
pandangan dan percaya yang menyeluruh.
Unsur seterusnya dalam pendekatan sistem terbuka adalah matlamat dan strategi.
Unsur ini melihat bagaimana proses membuat keputusan organisasi dilakukan. Begitu
juga dengan fokus pada proses kerja yang selari dengan halatuju organisasi, yakni dengan
menyatakan matlamat dan objektif organisasi yang ingin dicapai. Tumpuan penyelidikan
juga bermatlamat untuk meninjau bagaimana proses penggubalan strategi kerja ke arah
pencapaian matlamat yang telah dibentuk secara bersama. Mengikut Harrison lagi (1994),
selain dari pengubalan strategi sacara bersama (pengurusan/pekerja) pendekatan ini
meletakan keutamaan dalam penyediaan peruntukan, keutamaan beroperasi dan jalinan
hubungan organisasi dengan persekitaran dalaman dan luarannya.
Manakala unsur gelagat dan proses pula memerihalkan pola perlakuan, interaksi
serta jalinan hubungan antara kumpulan-kumpulan dan individu. Perlakuan interaksi
diperihalkan berdasarkan tahap kerjasama, penyelarasan, kawalan dan ganjaran terhadap
gelagat kerja. Begitu juga dengan penggunaan pengaruh serta kuasa, kepenyeliaan serta
kepimpinan, proses penyelesaian masalah serta membuat keputusan, dan penilaian.
Unsur budaya adalah salah satu unsur penting dalam memerihalkan organisasi.
Antaranya adalah perkongsian norma, nilai-nilai, percaya terhadap simbol-simbol seperti
identiti organisasi (logo, slogan-slogan, kempen-kempen periklanan, penampilan fizikal
organisasi, dan upacara atau acara. Unsur terakhir yang diketengahkan dalam teori sistem
terbuka adalah struktur, unsur ini melihat pada aspek jalinan hubungan antara individu,
kumpulan dan organisasi. Dalam aspek ini, tanggungjawab kerja dibentuk melalui
deskripsi tugas, authoriti, tanggungjawab, dan keistimewaan kedudukan. Begitu juga
dengan mekanisma penyelarasan seperti penubuhan serta perjalanan mesyuarat dan
perbincangan dalam kumpulan, mekanisma pembangunan sumber manusia seperti
pemberian ganjaran, penilaian prestasi, dan pola jalinan hubungan.
Kesimpulan
Katz dan Kahn (1978) menyatakan teori ini adalah antara teori terawal yang melihat
kepentingan komunikasi dalam proses pengelolaan kerja. Selain melihat kepentingan
aliran komunikasi di semua peringkat kerja sama ada aliran menegak, mendatar dan
bersilang, teori ini juga melihat pengaruh maklumat persekitaran luaran terhadap
pencapaian organisasi, khususnya impaknya kepada proses pengelolaan kerja. Rogers dan
Agarwala (1976) “One essential unsurt of a system is communication, which links the
parts or subsystems, so as to facilitate their interdependence. This focus on interaction as
the lifeblood of a system..”(hal.49). Selari dengan itu, kajian oleh Ireland, Auken dan
Lewis(1978) menegaskan bahawa dalam mengkaji iklim sesebuah organisasi, pendekatan
sistem terbuka lebih sesuai digunakan. Hellriegel dan Slocum (dalam Ireland, Auken, dan
Lewis,1978) pula menegaskan..an organization’s psychogical climate is developed when
unique belief systems, brought to the organization in the form of individual employees,
interact with the organization’s formalised values, attitudes, norms, leadership styles,
and structure (hlm.4). Mengikut mereka iklim adalah tanggapan secara langsung atau
tidak langsung oleh anggota kerja terhadap karekteritik interaksi kerja. Karekteristik
interaksi dikatakan mempunyai pengaruh yang signifikan terhadap perlakuan komunikasi
dalam proses pengelolaan kerja. Penggunaan teori ini sebagai asas dalam penyelidikan
iklim komunikasi juga disokong oleh Rogers dan Agarwala (1976); Goldhaber (1991);
Neher (1997); Miller (1999); dan Shockley-Zalabak (2002).