Anda di halaman 1dari 24

MODUL

KONSEP DASAR PERILAKU KEORGANISASIAN

I. Pengertian
Organisasi adalah wadah berkumpulnya sekelompok orang yang memiliki tujuan bersama,
kemudian mengorganisasikan diri dengan bekerja bersama-sama dan merealisasikan tujuanya.
Organisasi adalah wadah yang memungkinkan masayarakat dapat meraih hasil yang sebelumnya
belum dapat dicapai oleh individu secara sendiri-sendiri. (James L. Gibson, 1986).
Manajemen organisasi adalah strategi pengelolaan lembaga untuk mencapai tujuan
organisasi yang efektif dan efesien. Perilaku berorganisasi meliputi 3 ranah utama komponen
yaitu :
 Kognitif
 Afektif
 Psikomotor

II. Komponen Organisasi


Komponen penting organisasi meliputi :
a. Tujuan
Merupakan sesuatu yang akan di capai dalam rentang waktu tertentu, Tujuan
berdasarkan rentang dan cakupanya dapat di bagi dala beberapa karakteristik antara lain :
 Tujuan Jangka panjang
 Tujuan Jangka menengah dan
 Tujuan Jangka pendek
b. Struktur
Struktur Organisasi sangat penting untuk dapat dipahami oleh semua komponen
dalam rangka menciptakan system kerja yang efektif dan efesien.
c. Sistem
Terbagi dalam komponen penyusun yang saling berikatan yaitu :
 Input
 Proses
 Output
 Feedback

III. Organisasi Profesi


Asosiasi profesi, mengingat kembali kalimat William Smith, sebenarnya tak lain dari
bentuk formal pertemanan antara orang-orang seprofesi. Karena bentuknya yang formal, maka
asosiasi profesi biasanya mempunyai aturan-aturan, kode etik, syarat keanggotaan, bahkan yang
lebih serius lagi mempunyai dewan kehormatan atau dewan pertimbangan yang bertugas untuk
menegakkan disiplin organisasi.
Apa keuntungan kita untuk bergabung dalam satu asosiasi profesi? Jelas bahwa
keuntungannya besar, terutama kalau anda adalah seorang pemula. Manfaat yang paling minimal
adalah bahwa anda secara formal diakui sebagai salah satu professional pada bidang tertentu.

Page | 1
Walaupun baru masuk kuliah, tetapi anda telah bergabung dalam satu asosiasi profesi atau
apapun yang lain, minimal secara formal anda akan diakui sebagai seorang jurnalis, seorang
karateka, seorang pecinta alam, seorang pemain basket dll. Apalagi kalau untuk menjadi anggota
asosiasi itu anda harus memenuhi sekian syarat, termasuk di antaranya ujian kecakapan profesi.
Dengan demikian baik di antara teman-teman seprofesi maupun di hadapan masyarakat luas,
anda akan diakui sebagai professional bidang tersebut.

Tetapi yang tak kalah penting sebenarnya justru di luar sisi formal keanggotaan itu sendiri.
Yang lebih penting adalah bahwa anda masuk dalam kelompok professional bidang tertentu,
yang mempunyai kebiasaan-kebiasaannya sendiri, cara berpikirnya sendiri, cara berpakaiannya
sendiri, cara hidupnya sendiri dan lain-lain. Dengan bergaul intens dengan mereka, akan sangat
mudah bagi anda untuk melakukan penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan tuntutan profesi
anda. Ingat, profesi adalah hidup anda sendiri, dengan seluruh seginya, baik menyangkut syarat-
syarat keahlian maupun syarat-syarat non keahlian yang oleh masyarakat (pasar) dianggap
penting. Dengan segala maaf, profesi juga menyangkut bagaimana anda berbicara, bagaimana
anda berjalan, bagaimana anda berpakaian, bagaimana anda berdandan, bahkan juga aroma
parfum anda.

KONSEP DASAR MANAJEMEN

Fungsi-fungsi Managemen
Sampai sekarang belum ada kesepakatan baik diantara para praktisi maupun para teoritisi
mengenai  apa saja yang menjadi fungsi-fungsi atau tugas-tugas manajemen.  Untuk pembahasan
kita, baiklah kita ambil konsep paling sederhana yang diajukan oleh George R. Terry yang
meliputi 4 buah fungsi manajemen, yaitu:
1. Perencanaan (Planning)
2. Pengorganisasian (Organizing)
3. Penggerakkan (Actuating)
4. Pengawasan (Controlling)

Pembahasan :
1. Perencanaan (Planning)
Secara sederhana perencanaan dapat dirumuskan sebagai penentuan serangkaian
tindakan untuk mencapai sesuatu hasil yang diinginkan.  Tetapi biasanya secara lebih detail
perencanaan dirumuskan sebagai penetapan atau penyusunan langkah-langkah sebagai
jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut: apa yang harus dicapai, bilamana hal tersebut
harus dicapai, dimana hal itu harus dicapai, bagaimana hal itu harus dicapai, siapa yang 
bertanggung jawab atas pencapaian tujuan, dan mengapa sesuatu hal harus dicapai.
Di dalam bahasa Inggris perencanaan (planning) dirumuskan sebagai tindakan yang
harus dilakukan dalam menjawab 6 buah pertanyaan yang lazim dikenal sebagai 5 W + 1
H, yaitu:
a. Tindakan apa yang harus dikerjakan (WHAT)
b. Apakah sebabnya tindakan itu dikerjakan (WHY)
c. Dimanakah tindakan itu akan dilakukan (WHERE)
d. Bilamana tindakan itu dikerjakan (WHEN)
e. Siapa yang akan mengerjakan tindakan itu (WHO)
Page | 2
f. Bagaimana pelaksanaannya (HOW)

Dari serentetan pertanyaan tersebut di atas, dua masalah pokok adalah ‘What’ yang
mempersoalkan tujuan yang hendak dicapai dan ‘How’ yaitu bagaimana metode atau cara
untuk mencpai tujuan tersebut. Setelah kedua pertanyaan ini terjawab, maka barulah
diteruskan dengan tindakan-tindakan yang lain.

1.1. Pedoman Perencanaan


Karena sebuah rencana dibuat untuk kemudian dilaksanakan, maka
penyusunannya harus mengingat beberapa patokan atau pedoman utama, yakni:
1. Kemampuan
2. Kondisi dan situasi
3. Tanggung jawab
4. Kerjasama
Pembahasan
1.1.1. Kemampuan
Perencanaan  harus disesuaikan dengan kemampuan yang ada:
sumber-sumber yang tersedia, kamampuan tenaga pelaksana, sumber
keuangan, bahan-bahan yang dimiliki, dan sebagainya. Sebuah rencana yang
dibuat tanpa mengingat kemampuan untuk mencapainya, maka mudah kandas
di tengah jalan.
1.1.2. Kondisi dan Situasi
Kondisi dan situasi masyarakat di mana sebuah usaha akan dilakukan
perlu juga menjadi pertimbangan. Termasuk dalam  hal ini adalah kondisi
sosial, ekonomi, budaya, dan sebagainya. Misalnya kemampuan daya beli
masyarakat dan kesenangan terhadap barang yang akan diproduksi.
1.1.3.  Tanggung Jawab
Perlu pula dipertimbangkan besar kecilnya tanggung jawab yang akan
dipikul oleh masing-masing petugas, baik terhadap organisasi maupun
terhadap masyarakat (tanggung jawab sosial). Apakah usaha tidak akan
mengganggu kenyamanan masyarakat dan lingkungan.
1.1.4.  Kerjasama
Yang juga harus dipertimbangkan adalah gambaran akan mudah
tidaknya terjadi kerjasama yang baik antara orang-orang yang menduduki
bagian-bagian organisasi yang akan dijalankan.
1.2. Sifat Perencanaan
Kecuali beberapa faktor yang harus menjadi pertimbangan dalam membuat
perencanaan, maka sebuah rencana yang baik harus memiliki sifat-sifat:
1.2.1 Rasional
artinya rencana dibuat berdasarkan pemikiran dan perhitungan yang
masak, sesuai dengan kemampuan yang ada.

1.2.2 Luwes, atau fleksibel


artinya rencana dapat mudah menyesuaikan diri dengan perubahan/
Page | 3
perkembangan situasi dan kondisi yang mungkin terjadi.
Di samping itu rencana harus dibuat  secara terus-menerus dan
berkesinambungan sesuai dengan perubahan dan perkembangan masa. Artinya pada
setiap jangka waktu tertentu perlu dievaluasi dan diperbaiki.
1.3. Macam-macam Perencanaan
Suatu perencanaan dapat dilihat dari 4 sudut pandangan, yaitu:
1. Tingkatan manajemen
2. Jangka waktu
3. Daerah berlakunya
4. Materi perencanaan
Pembahasan :
1.3.1. Tingkatan Manajemen
Dari sudut tingakatan manajemen, kita mengenal:
1.3.1.1. Perencanaan Kebijaksanaan Dasar (policy Planning atau
Administrative Planning), adalah perencanaan yang memuat
tentang garis besar kebijaksanaan (policy) dari seluruh kegiatan
organisasi.  Perencanaan kebijaksanaan dasar ini dibuat oleh
pimpinan pada tingkatan top management atau manajemen
puncak.
1.3.1.2. Perencanaan Program (Program Planning atau Managerial
Planning), adalah perencanaan untuk menterjemahkan
kebijaksanaan dasar tersebut di atas ke dalam program-program
untuk dilaksanakan. Perencanaan program disusun oleh pimpinan
atau manajemen menengah.
1.3.1.3. Perencanaan Operasional (Operational Planning), adalah
perencanaan pada tingkat terakhir yang dibuat oleh pimpinan
tingkat  rendah atau tingkat pertama untuk melaksanakan program
kerja di lapangan.
1.3.2. Jangka waktu
Dari sudut masa berlakunya sebuah rencana, atau berdasarkan
tahapannya, kita mengenal:
1.3.2.1. Perencanaan jangka pendek,  yang biasanya berlaku dalam satu,
dua,  tiga, empat, dan lima tahun.
1.3.2.2. Perencanaan jangka panjang, yang biasanya dibuat untuk jangka
waktu 10 tahun atau lebih.
1.3.2.3. Perencanaan tahunan, yang dibuat untuk satu tahun dan
merupakan program pelaksanaan dari pada perencanaan jangka
pendek.
1.3.3. Daerah berlakunya
Berdasarkan daerah berlakunya, kita mengenal perencanaan yang dibuat
secara internasional (antar bangsa), nasional (di dalam sebuah negara),
regional (antar wilayah), dan lokal (daerah). Di dalam tata pemerintahan di
Indonesia, kita mengenal urutan sebagai berikut: nasional (pusat), propinsi,
kabupaten/kota, kecamatan, kelurahan, dan sebagainya.

Page | 4
1.3.4. Materi Perencanaan
Berdasarkan materi perencanaan, kita mengenal bidang-bidang seperti:
perencanaan keamanan dan ketertiban, pendidikan, industri, kebudayaan,
perdagangan, keuangan, tata kota, dan sebagainya. Yang juga termasuk di
dalam pembuatan rencana, tetapi adakalanya dipisahkan menjadi bab
tersendiri adalah masalah-masalah penyusunan budget (biaya), standar, dan
program atau acara kerja.
Sehingga secara lebih luas lagi sesungguhnya perencanaan dapat dirumuskan
sebagai penetapan tujuan, kebijaksanaan dasar, prosedur, budget, standar, dan
program dari suatu organisasi. Adapun kegiatannya meliputi: menetapkan
peraturan-peraturan dan pedoman-pedoman pelaksanaan tugas, menetapkan
biaya dan pemasukan yang diharapkan serta rangkaian tindakan yang akan
dilakukan di masa depan.
2. Pengorganisasian (Organizing)
2.1 Arti Organisasi
Organisasi berasal dari bahasa Yunani Organon atau dalam  bahasa Latin
organum yang artinya alat, bagian atau anggota badan. Dari berbagai macam
batasan organisasi dapat disarikan adanya dua pengertian, yaitu pertama rumusan
J.D. Mooney yang menyatakan organisasi sebagai perserikatan manusia untuk
mencapai tujuan bersama, dan kedua batasan C.I. Barnard yang menyebutkan
organisasi sebagai sistem dari usaha-usaha kerjasama yang dilakukan oleh dua
orang atau lebih. Dengan demikian organisasi dapat dibedakan menjadi dua macam
pengertian: sebagai alat dan sebagai fungsi atau organisasi sebagai manajemen.
Dengan perkataan lain, berdasarkan sifatnya organisasi dapat dibedakan
antara organisasi statis dan organisasi dinamis.
Organisasi statis adalah gambaran secara skematis tentang hubungan
kerjasama antara orang-orang yang terdapat dalam suatu usaha untuk mencapai
sesuatu tujuan. Sedangkan organisasi dinamis adalah setiap kegiatan yang
berhubungan dengan usaha merencanakan skema organis, mengadakan
departemenisasi, menetapkan wewenang, tugas, dan tanggung jawab dari orang-
orang di dalam suatu badan/organisasi. Ringkasnya organisasi dinamis adalah
kegiatan-kegiatan mengorganisir yaitu kegiatan menetapkan susunan organisasi
suatu usaha.
2.2. Hubungan antara orang-orang di dalam suatu organisasi
Berdasarkan hubungan antara orang-orang yang terdapat di dalam suatu
organisasi dikenal pula adanya organisasi formal , yaitu  sistem kerjasama yang
dilakukan oleh dua orang atau lebih dan dikoordinasikan secara sadar untuk
mencapai tujuan tertentu; dan organisasi informal yang merupakan  kempulan
hubungan antara pribadi-pribadi tanpa tujuan bersama yang disadari. Meskipun
pada akhirnya hubungan-hubungan tak disadari tersebut ternyata dilakukan untuk
mencapai tujuan bersama.
Dengan demikian seperti halnya administrasi, maka ada tiga unsur utama
dalam organisasi, yaitu:
1. Adanya sekelompok orang
2. Adanya hubungan kerjasama antara orang-orang tersebut
3. Adanya tujuan bersama yang ingin dicapai
2.3. Dasar-dasar Organisasi
Page | 5
Tugas pokok seorang manager antara lain adalah menyusun organisasi
sedemikian rupa sehingga orang-orang dapat bekerja sama dengan efektif dalam
rangka mencapai tujuan. Oleh karena itu  seringkali kita dengar ungkapan bahwa
seorang manager atau pemimpin yang baik adalah seorang organisator yang baik
pula.
Adapun prinsip-prinsip atau dasar-dasar organisasi tersebut adalah:
1. Tujuan yang jelas
2. Kesatuan komando
3. Pembagian kerja
4. Pelimpahan Wewenang dan Tanggung Jawab
2.4. Bentuk-bentuk atau Tipe-tipe Organisasi
Ada 4 macam bentuk atau tipe organisasi yang sering kita temui di dalam praktik:
1. Organisasi Lini (Garis)
Organisasi Lini adalah  bentuk organisasi di mana pimpinan  dipandang
sebagai sumber wewenang tunggal. Garis komandonya kuat dan hanya satu,
yaitu dari atas ke bawah. Dengan demikian segala keputusan kebijaksanaan
dan tanggung jawab ada pada satu tangan. Bentuk ini biasanya dipakai untuk
organisasi yang orang-orangnya sedikit sehingga tugas-tugas pekerjaan yang
ada di dalamnya juga tidak terlampau kompleks.  (contoh: Struktur Organisasi
Lini)
2. Organisasi Lini dan Staf
Organisasi Lini dan Staf adalah organisasi di mana pimpinan dibantu
oleh sekelompok staf, yang mempunyai wewenang fungsional memberikan
bantuan pemikiran/saran-saran. Sedangkan wewenang komando tetap berada di
tangan pimpinan atau kelompok lini, yang melaksanakan tugas-tugas pokok
dalam organisasi dan yang berhak mengambil keputusan terakhir. Bentuk ini
lebih sesuai untuk organisasi yang besar dengan kegiatan yang banyak dan
kompleks dan melibatkan banyak orang. (contoh: Struktur Organisasi Lini dan
Staf).
3. Organisasi Fungsional
Organisasi Fungsional adalah organisasi  di mana orang-orang
digolongkan menurut fungsi atau pekerjaan yang mereka lakukan. Dalam
bentuk organisasi fungsional bawahan mendapat perintah dari beberapa kepala
bagian yang masing-masing ahli dalam bidangnya. (contoh: Struktur
Organisasi Fungsional)
4. Organisasi Panitia
Organisasi Panitia adalah bentuk organisasi yang pimpinannya bersifat
kolegial atau dewan, artinya terdiri dari beberapa orang. Segala keputusan
diambil dan dipertanggung jawabkan secara bersama-sama. (contoh: Struktur
Organisasi Panitia).

Teknik Penguasaan Lapangan Dalam Organisasi


Dalam ilmu pengkondisian lapangan ini, kita akan mempelajari dan melatih mengenai
bagaimana teknik mengendalikan massa di lapangan sehingga massa bereaksi sesuai dengan apa
Page | 6
yang kita inginkan dan agar informasi yang hendak kita sampaikan dapat diterima massa secara
optimal.
Mengendalikan massa berbeda jauh tingkat kesulitannya dibandingkan jika mengendalikan
kelompok orang yang berjumlah kecil. Tetapi bagi seorang tenaga professional lapangan,
mengendalikan massa adalah hal yang mudah jika kita menguasai ilmunya.
Aplikasi ilmu ini dapat kita terapkan pada :
 Kegiatan pengorganisasian kerja massal (kerja bakti, persiapan kegiatan dalam waktu
singkat, dll)
 Kegiatan yang bersifat kolosal (Tadzabur alam, rihlah, tabligh akbar, kamping dll)
 Kegiatan kaderisasi

Persiapan fisik
Persiapan “fisik” yang kiranya perlu dipersiapkan :
 Penampilan fisik dan kharisma (pancaran jiwa) terutama sewaktu penampilan pertama,
karena dapat menimbulkan kesan pertama
 “Dekorasi” seperti spanduk, poster, dll. Kesemuanya bertujuan untuk membangkitkan
minat massa untuk memperhatikan dan sebagai alat bantu penyampaian informasi
 Ada kalanya dekorasi juga diwujudkan dalam hal yang kreatif seperti boneka, drama,
dll.
 Alat komunikasi yang memadai (megaphone, sound system, dll)

Pengumpulan Massa dan Teknik Pengkondisian Awal


Tugas pertama orang-orang lapangan adalah :
1. Mengumpulkan massa
Massa tentu belum ada di tempat yang kita inginkan dan walau ada di tempat yang
kita inginkan, belum tentu mereka berada dalam satu forum dengan kita. Tugas awal
kita adalah menyatukan mereka dengan kita. Teknik yang dapat kita gunakan adalah
ajakan, perintah ataupun paksaan.
Pengumpulan ini dapat dilakukan oleh :
 DanLap : Dia berada di sekitar pusat lokasi dan mengajak massa secara “ammah”
untuk mengikuti kegiatan ini. Dia biasanya menggunakan alat komunikasi yang
paling baik.
 Wakil-wakil DanLap : Mereka bergerak mendukung tujuan DanLap. Mereka
dapat menyebar ke lokasi-lokasi yang ada disekitar tempat acara (terutama lokasi
yang tidak mendengar seruan DanLap ini). Tujuan penyebaran mereka untuk
menginformasikan adanya acara ini. Mereka pun melakukan ajakan secara
“ammah”
 “Tim Lapangan” : Biasanya jumlahnya banyak, dan merekalah yang mengajak
massa bergabung secara fardiyah. Misalnya dengan ajakan langsung,
menyebarkan lef let, mengibarkan spanduk, dll.
Pengkondisian lapangan ini juga dapat dilakukan jauh-jauh waktu sebelum acara
digelar, seperti jika acara digelar siang, maka pagi-paginya telah dilaksanakan publikasi.
2. Mengkondisikan massa

Page | 7
Massa perlu dikondisikan agar :

 Massa “panas” atau bergairah


 Massa siap menerima informasi
 Massa (lingkungan) mendukung proses penyampaian informasi
Cara pengkondisian massa : ORASI, yel-yel, lagu, penggerakan “tim lapangan”

Kepanitiaan dalam Organisasi


Pengertian panitia menurut bahasa adalah sekumpulan beberapa orang yang diberi tugas
mengurus sesuatu pekerjaan.
Urutan kerja kepanitiaan suatu kegiatan/program adalah :
1. Munculnya ide/rencana kegiatan/program
2. Rapat awal untuk menyikapi ide/rencana tersebut
3. Pengurusan perizinan pelaksanaan kegiatan
4. Persiapan kegiatan
5. Pelaksanaan kegiatan
6. Evaluasi
Pembahasan :
1. Munculnya ide/rencana/sebab kegiatan/program
(Bagi officers, ide seharusnya telah diturunkan oversight.) Sebab munculnya
ide/rencana suatu kegiatan dapat berupa :
 Karena tugas (melaksanakan Idul Adha)
 Karena adanya moment/kesempatan.
1. Bentuk telah terdefinisi tetapi waktu belum terdefinisi (Ingin melaksanakan
Tabligh Akbar)
2. Waktu telah terdefinisi tetapi bentuk belum terdefinisi (Mengisi liburan
panjang)
 Karena adanya tujuan yang ingin dicapai
 Karena program kerja,
Kegiatan yang dilaksanakan sebaiknya :
 Bervariasi dan menarik.
Orang akan bosan menghadiri/mengikuti kegiatan yang monoton dan tidak menarik
 Frekuensinya relatif sering.
 Secara terencana mengadakan kegiatan-kegiatan yang bersifat kolosal dan
partisipatif.
Agar ide-ide kegiatan dapat muncul dan dapat diwujudkan, maka markas memiliki nilai
yang penting. Markas harus benar-benar menjadi tempat berkumpul sehari-hari setiap
ROHANI. Hal ini karena:
 Ide dapat segera ditindaklanjuti (disetujui, direncanakan, dll)
Proses pelahiran ide “dari markas” ini akan memegang peran penting tatkala kita telah
go Public.
2. Rapat awal untuk menyikapi ide/rencana tersebut
Page | 8
Rapat awal adalah menyiapkan ide-ide pokok kegiatan
URUTAN TEKNIK RAPAT AWAL :
a. Persiapan rapat awal, intinya adalah mengusahakan agar seluruh anggota dapat
hadir dalam rapat ini. Persiapannya mencakup :
 penentuan waktu dan tempat rapat.
 mengundang seluruh anggota yang terkait untuk hadir dalam rapat
(melalui surat/pemberitahuan lisan/pesan singkat).

Keunggulan menggunakan surat :


 mengantisipasi kelupaan orang yang diundang.
 beberapa orang akan merasakan pentingnya rapat itu jika
diundang secara resmi dengan surat.
 jika perlu dapat saja mengadakan hal menarik agar peserta rapat
termotivasi untuk datang
Catatan : jangan sampai melupakan seorang pun !!
Persiapan rapat “serumit” ini perlu kita pahami saat kita memimpin jumlah
pengurus yang besar (saat go public)
b. Pelaksanaan rapat, hal-hal yang dibahas dalam rapat awal adalah:
 Penentuan deskripsi kegiatan (mencakup bentuk, waktu dan tempat
kegiatan yang belum terdefinisi)
Cara yang dapat digunakan :
 dengan diskusi (usul-usul)
 dengan cara Brain Storming. (Lihat tip-tip BS)
Setelah kegiatan terdeskripsi perlu dilakukan SWOT. Hasil SWOT ini akan
membantu memutuskan apakah kegiatan ini baik untuk dilaksanakan atau tidak.
PERHATIKAN :
Program dan sasaran dari kegiatan ini harus jelas dan terkomunikasi kepada
seluruh anggota yang terkait.

 Penentuan kepanitiaan,
Yang pertamakali dipilih dalam kepanitiaan ini adalah ketua panitia.
Seorang ketua panitia hendaknya minimal :
 Memiliki pengetahuan yang cukup akan kegiatan yang akan
dilaksanakannya
 Bersikap adil(atas amanat yang diterimanya) dalam memberikan
tugas.
Sedangkan anggota yang memilih hendaknya :
 Memilih ketua tersebut dengan serius.
 Bersedia taat kepada ketua tersebut, baik dikala mudah maupun
dikala sulit.
Dalam struktur kepanitiaan, yang selalu ada adalah : Ketua, sekertaris dan
bendahara.
Jika hendak mengadakan wakil ketua, sekertaris I, bendahara I, dsb., hal
Page | 9
ini terserah panitia yang juga disesuaikan dengan keadaan.
Adapun seksi-seksi yang diadakan, disesuaikan dengan keadaan juga dan
jenis kegiatan yang akan dilakukan. Seksi-seksi yang diadakan dapat berupa
seksi humas, dana usaha, acara, sarana prasarana, perizinan, transportasi,
konsumsi, kebersihan, dekorasi, keamanan, publikasi, dokumentasi, dsb.
Yang perlu diperhatikan, hendaknya kepanitiaan ini bersifat padat karya.
Partisipasi seseorang dalam kegiatan suatu organisasi Insya Allah akan
berakibat positif bagi tumbuhnya kepercayaan dan loyalitas orang tersebut akan
organisasi itu.
Sistem komando (kontrol, evaluasi dan disiplin) seksi-seksi yang ada dapat
berupa :
 langsung kepada ketua
 melalui koordinator
Jika SDM yang ada tidak mencukupi jumlah seksi-seksi yang ada, maka
seseorang dapat saja menjabat lebih dari satu jabatan di kepanitiaan.
Walaupun telah ada ketua panitia, kepemimpinan tetap bersifat kolektif.
Kesalahan seorang panitia akan ditanggung oleh seluruh panitia. Jangan selalu
bergantung kepada ketua.
 Pendeskripsian tugas, agar :
Setiap orang mengerti & jelas akan tugasnya, agar :
 akan mengurangi beban ketua
 dapat bekerja mandiri
 lebih memotivasi orang untuk berkreasi (otonomi)
Setiap tugas terdelegasikan sehingga tidak ada tugas yang tidak
terkerjakan karena lupa (tidak terdeteksi semenjak awal) atau tidak ada
yang merasa bertanggung jawab.
Sebagai acuan pendeskripsian tugas panitia, harus diketahui
terlebih dahulu hal-hal apa saja yang harus disiapkan guna
berlangsungnya acara ini.
 Pembuatan time schedule/daftar waktu kerja
Hal ini membantu evaluasi persiapan kegiatan. Selain itu panitia
tidak perlu menunggu perintah ketua untuk bekerja karena telah
mengetahui kapan saja ia harus bekerja.
Pedoman pembuatan time schedule dapat merujuk kepada hal-hal
apa saja yang harus dilakukan pada tahap persiapan kegiatan.

Standar time schedule ROHANI :

Aktivitas Waktu

I II III IV

Page | 10
A

 Penentuan anggaran kegiatan dan cara pemenuhannya.


Biasanya setiap seksi diminta untuk membuat anggaran dana yang
dibutuhkan seksi tersebut.
c. Pasca Rapat
Hasil rapat perlu disosialisasikan kepada anggota lainnya yang tidak
hadir sewaktu rapat. Hal ini berguna agar setiap anggota merasa ikut
bertanggung jawab atas kegiatan ini.
3. Pengurusan perizinan kegiatan
Pengurusan perizinan dapat dibagi dua :
A. Perizinan dengan proposal
Akan sangat membantu dalam tahap perizinan ini jika sejak semula kita
telah membina hubungan yang baik dengan pihak pemberi izin.
B. Perizinan dengan surat (dengan melampirkan proposal)
Perizinan dengan surat dilakukan jika dibutuhkan saja.
Perizinan dengan surat dilakukan misalnya untuk peminjaman ruangan
atau prasarana, izin keramaian pada polwiltabes, dsb.
Kita memiliki beberapa kegiatan-kegiatan mendasar yang jika
perizinannya gagal, kegiatan tersebut harus tetap dilaksanakan. Seperti dauroh
dan training. Kegiatan-kegiatan ini adalah kegiatan mendasar ROHANI yang
jika diizinkan kita jalankan dengan legal, jika tidak kita tetap laksanakan dengan
istilah Under Ground Movement.

4. Persiapan kegiatan
Dalam tahap ini, setiap panitia melaksanakan tugasnya sesuai dengan deskripsi
tugas dan time schedule yang telah disepakati sewaktu rapat awal.
Sering timbul masalah-masalah yang belum terantisipasi dalam rapat awal.
Karena itu kebersamaan panitia dan evaluasi persiapan sangat penting dalam tahap ini.
Jalur komunikasi dan informasi antar sesama panitia pun cukup penting karena
kemungkinan sesama panitia akan sulit bertemu karena memiliki kesibukan dalam
tanggung jawabnya yang berbeda. (Mungkin sebuah buku komunikasi akan sangat
bermanfaat)
Ketua harus senantiasa memonitor situasi dan mengevaluasi persiapan ini
melalui sistem komando yang telah dipilihnya sewaktu rapat awal.
Evaluasi ini adalah baik evaluasi persiapan itu sendiri ataupun pemantauan
ghirah panitia. Jika ghirah panitia menurun, maka ketua harus segera
mengantisipasinya.
Untuk beberapa jenis kegiatan, perlu adanya technical meeting baik dengan
sesama panitia ataupun dengan peserta tidak jauh sebelum pelaksanaan kegiatan untuk
mematangkan pelaksaan kegiatan.

Page | 11
Karena dalam pelaksaan kegiatan kemungkinan besar koordinasi antar panitia
agak sukar, maka technical meeting disini memainkan peranan yang penting. (Tetapi
untuk kegiatan-kegiatan besar non-partisipatif, maka technical meeting adalah urusan
teman-teman dari operation)
5. Pencarian Dana
Sumber-sumber dana :
Dana Usaha : (Alternatif yang pernah dikerjakan)
 Penjualan baju
 Penjualan soal-soal ujian
 Penjualan koran bekas
 Profit kegiatan
Sponsorship
 Tip-tip pembuatan proposal : ringkas, unik (orang lebih tertarik membacanya
daripada proposal lain), jelas, memastikan adanya prospek bagi yang terlibat
didalamnya.
 Arsip proposal apa saja
 Penjelasan ikatan kerjasama
 Komunikasi (duta pembawa proposal)
Arsip-arsip dalam proposal sponsorship :
1. Surat pengantar
2. Proposal
3. Pada lampiran terdapat ketentuan sponsorship
4. Surat tanda terima proposal
5. Surat perjanjian kerja sama
Donatusi
 Kejelasan Proposal
 Komunikasi (duta pembawa proposal)
 Ada cinderamata
 Kwitansi
Arsip-arsip dalam proposal donatusi :
1. Surat pengantar
2. Proposal (Pada lampiran terdapat ketentuan donatusi)
3. Kwitansi
4. Cinderamata
Dana Pribadi

6. Pelaksanaan Kegiatan
Untuk kegiatan-kegiatan tertentu, pelaksanaan menjadi tanggung jawab Operation.
7. Evaluasi
Evaluasi berguna untuk mengetahui kekurangan dan kelebihan sesuatu pekerjaan
sehingga dengan demikian dapat ditentukan tindakan selanjutnya bagi suatu tujuan.
a. Bagi angkatan pelaksananya :

Page | 12
 Untuk mempelajari kekurangan yang terjadi
 agar kelak tidak mengulangi kekurangan yang serupa
 dan dapat mengusahakan agar kegiatan yang mendatang menjadi lebih
baik
b. Bagi angkatan berikutnya :
 Belajar dari pengalaman angkatan sebelumnya
 Sehingga perbaikan yang dilakukan tidak mulai lagi dari nol
Hal ini dapat terwujudkan hanya jika ada di ROHANI ini suatu sistem evaluasi
kegiatan yang rapi yaitu dalam bentuk laporan kegiatan yang terarsipkan.
Hasil evaluasi hendaknya diarsipkan dalam bentuk laporan kegiatan yang sistematis.
Evaluasi disini mencakup evaluasi tahapan persiapan kegiatan dan pelaksanaan
kegiatan dengan evaluasi tiap tahapan kurang lebih terdiri dari:
1. Deskripsi pelaksanaan tahapan tersebut
2. hasil-hasil dari tahapan tersebut
3. Kekurangan, kesalahan, hambatan atau masalah yang terjadi
4. Saran bagi kegiatan selanjutnnya

Administrasi, Kesekretariatan, dan keuangan


Prinsip administrasi kesekretariatan adalah :
1. Sederhana
2. Jelas
3. Fleksibel
4. Satu kesatuan / komando
5. Praktis
Fungsi dasar administrasi kesekretariatan :
1. Merumuskan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan informasi
2. Pengendalian informasi
3. Penggunaan teknologi
Beberapa Sistem Administrasi :

A. PROPOSAL
Untuk :
 bahan pertimbangan bagi yang berwenang
 pengajuan bantuan
 landasan kerja
 § barometer keberhasilan
Proposal bersinonim artinya dengan suggestion (saran, usul atau nasehat), offer
(penawaran), application (permintaan, lamaran), tender (penawaran, pendaftaran), plan
(rencana).
BAB-BAB STANDAR PROPOSAL PERIZINAN :
I. Pendahuluan
II. Dasar pemikiran, Dasar pelaksanaan
Dasar pemikiran berisikan point-point latar belakang berdasarkan hasil
Page | 13
pemikiran pelaksana mengapa kegiatan ini diajukan.
Dasar pelaksanaan berisikan point-point dasar hukum sebagai landasan
pelaksanaan kegiatan ini.
III. Maksud dan tujuan
IV. Deskripsi/rencana kegiatan
Berisikan teknis-teknis pelaksanaan kegiatan. Seperti nama kegiatan,
tema, waktu, tempat, penyelenggara, peserta, materi, bentuk kegiatan, acara, dll
V. Susunan kepanitiaan
VI. Anggaran biaya (sumber pemasukan)
VII. Penutup
VIII. Format tanda tangan
Aturan format tanda tangan :
1) yang disebelah kanan kedudukannya(jabatannya) lebih tinggi dari yang
disebelah kiri.
2) yang disebelah bawah kedudukannya lebih tinggi dari yang disebelah atas.
3) Cap disebelah kanan atas (bukan ditengah atau dikiri)
IX. Lampiran

PROPOSAL ANALISA USULAN KEGIATAN (Versi ROHANI-554)


I. Pendahuluan.
II. Dasar pemikiran [kondisi objektif, kondisi ideal].
III. Tujuan.
IV. Sasaran.
V. Target segmen objek.
VI. Deskripsi pelaksanaan (waktu, tempat, materi, bentuk acara).
VII. Pelaksana.
VIII. Kriteria keberhasilan.
IX. Anggaran dana .
X. Alternatif sumber dana

B. SURAT MENYURAT
Kegiatan penanganan surat adalah kegiatan yang dimulai dari penerimaan surat
masuk maupun surat keluar, pencatatan, pemrosesan sampai dengan pengiriman dan
penyimpanan arsip.
Semua surat masuk maupun surat keluar harus dicatat untuk memudahkan
pengendalian/penemuan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan.

a) Pengertian surat
Surat adalah sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi
dari satu pihak ke pihak lain.
b) Fungsi surat
Sebagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai :

Page | 14
 Wakil dari pengirim/penulis
 Bahan bukti tertulis, misalnya surat perjanjian, bukti histories, dsb
 Pedoman pengambilan tindak lanjut/keputusan
 Alat mengingat, misalnya suratyang sudah diarsip
 Alat pengukur kegiatan organisasi/instansi
 Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak)
c) Jenis surat :
 Memo
 Surat pengantar
 Surat keputusan
 Surat edaran
 Surat undangan
 Surat tugas
 Surat kuasa
 Surat pengumuman
 Surat pernyataan
 Surat keterangan
 Berita acara
Sifat dan derajat surat menurut sifatnya dapat dibedakan menjadi :
 Surat sangat rahasia, yaitu surat yang informasinya memerlukan tingkat
pengamanan yang tinggi dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak
menerimanya.
Salah satu ciri surat rahasia adalah bersampul/amplop rangkap
 Surat rahasia, yaitu surat yang informasinya memerlukan tingkat pengamanan
yang tinggi, yang erat hubungannya dengan keamanan kedinasan dna hanya
boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.
 Surat terbatas, yaitu surat yang informasinya membutuhkan pengamanan yang
erat hubungannya dengan tugas khusus kedinasan dan hanya boleh diketahui
oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.
 Surat biasa, yaitu surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus.
Fungsi arsip dapat digolongkan menjadi dua golongan, yaitu :
1. Arsip yang dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kegiatan pada umumnya atau dalam
penyelenggaraan ketatausahaan. Arsip ini digolongkan menjadi :
a) Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus,
karenanya disimpan di unit pengolahan.
b) Arsip semi aktif, yaitu berkas surat yang frekuensi penggunaannya sudah
menurun.
c) Arsip inaktif, yaitu berkas surat yang tidak dipergunakan lagi secara terus
menerus, disimpan di pusat penyimpanan arsip
2. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, pelaksanaan kegiatan maupun untuk penyelenggaraan pelayanan
ketatausahaan.

Penyimpanan arsip dapat didasarkan pada :


Page | 15
 Masalah
 Abjad
 Tanggal
 Nomor
 Wilayah
Penulisan bagian surat :
Bagian surat terdiri atas :
1. Kepala surat, yang mencantumkan :
 Lambang instansi
 Nomor, lampiran dan perihal
 Tanggal
 Alamat tujuan surat
2. Isi surat, secara garis besar terbagi menjadi tiga bagian :
 Pendahuluan
Pendahuluan merupakan kalimat pembuka isi surat, ditulis
dengan singkat dan jelas tentang yang akan diberitahukan, dapat
berupa pemberitahuan, pertanyaan, pernyataan, permintaan atau
balasan
 Isi pokok
Isi pokok mengemukakan hal yang perlu disampaikan,
singkat, lugas dan jelas serta merupakan uraian dari inti surat
 Penutup
Kalimat penutup merupakan simpul dan kunci isi surat,
dapat juga berupa harapan penulis atau ucapan terima kasih
kepada penerima surat.
3. Penutup surat, terdiri atas :
 Nama dan jabatan penanda tangan
 Tanda tangan
 Cap
 Tembusan

C. LAPORAN KEGIATAN :
Bab-bab isi laporan : (alternatif)
 kesekretariatan
 tiap bidang (Deskripsi kegiatan)
 keuangan
 evaluasi kegiatan
 Kesimpulan, saran
 lampiran

D. DOKUMENTASI :
 Adanya penomoran dokumentasi
 Adanya sistematika penyimpanan dokumentasi
Page | 16
E. PEMBUKUAN KEUANGAN
Jenis I :

Tanggal Aktivitas Debet Kredit Saldo

Jenis II :

Debet Kredit

Tanggal Aktivitas Saldo Tanggal Aktivitas Saldo

Perhatikan bahwa pembukuan harus dilengkapi dengan tanda bukti pengeluaran (bon,
kuitansi, dll)

Team Building

Definisi TIM
Sekumpulan individual tidak dapat disebut team, mereka harus disatukan dengan
baik oleh pemimpin mereka yang menuju pada suatu tujuan yang sama.
TIM adalah :
 Sekelompok kecil orang-orang dengan
 keahlian yang saling melengkapi, dimana mereka berkomitmen untuk
 mencapai tujuan bersama dengan
 standar kualitas kerja yang telah disepakati bersama dan
 tiap anggota TIM mempunyai peran dan tugas yang jelas
 dan bertanggungjawab bersama untuk tindakan setiap anggotanya
 Mereka juga sangat memperdulikan perkembangan pribadi anggota lain

Mengapa TIM ?
 TIM itu lebih dari sekedar sekelompok orang yang bekerja bersama !
 TIM mempunyai potensi menyelesaikan masalah jauh lebih banyak daripada jumlah
anggota secara perorangan
 Ketika sejumlah orang sudah menjadi TIM yang solid, kekuatan TIM bukan sekedar
penjumlahan dari kekuatan anggota-anggotanya. Kekuatan TIM yang padu jauh lebih
besar lagi. (Mungkin perkalian atau bahkan perpangkatannya)
 Keunggulan TIM :
 Lebih banyak gagasan muncul, sehingga kemampuan inovasi meningkat
 Tekanan kerja berkurang karena masalah selalu dibahas bersama
 Masalah besar yang melibatkan banyak bidang keahlian lebih baik dipecahkan
dengan pendekatan TIM

Page | 17
 Tim mempunyai potensi menyelesaikan tugas yang lebih sulit, lebih banyak
dengan lebih baik dibandingkan seorang individu
 Ketika sejumlah orang sudah menjadi tim yang solid, kekuatan tim bukan
sekedar penjumlahan dari kekuatan anggota-anggotanya. tim yang padu jauh
lebih besar lagi (mungkin perkalian atau perpangkatan)

TIM, Kelompok dan individu


Ada beberapa perbedaan nyata antara bekerja dalam TIM dengan bekerja sendiri
atau bekerja bersama dalam kelompok sekalipun.
Point kesuksesan TIM :
 TIM memiliki kemampuan yang lebih baik dari kemampuan perorangan dalam hal
kemampuan dan proses managementnya.
Karena :
 TIM menyatukan kemampuan dan pengalaman anggotanya yang saling
melengkapi.
 Setiap anggota TIM yang saling bertanggungjawab terhadap kesuksesan TIM
menghasilkan kemampuan bekerja TIM yang lebih baik.
 TIM lebih fleksibel dan lebih tanggap terhadap perubahan keadaan.
Karena :
TIM dengan sasaran kerja yang jelas, dapat melahirkan gagasan-gagasan yang lebih
banyak untuk menghadapi masalah-masalah yang muncul.
 TIM dapat membangun kepercayaan diri setiap anggotanya terhadap kemampuannya
masing-masing.
Karena :
Kepercayaan diri mereka akan lebih baik sewaktu mereka menghadapi masalah secara
bersama-sama dalam satu TIM.
 TIM lebih menyenangkan
Karena :
 TIM memiliki rasa kekeluargaan dan kebersamaan
 Setiap anggota TIM menikmati bagaimana dirinya menjadi “sesuatu yang lebih
besar dari dirinya sendiri”.
 Adanya humor mendorong kerja TIM yang lebih baik.

Ciri khas dari sebuah TIM


 Hubungan antar anggota yang sangat erat dan terbuka.
 Rasa identitas yang kuat.
 Semangat dan energi yang besar.
 Setiap anggota memberikan sumbangan dan perannya masing-masing yang khas.

Langkah-langkah pembinaan TIM


 Menentukan misi/tujuan yang jelas.
 Memulai dengan tugas-tugas yang sederhana.
 Memastikan adanya kesepakatan dan komitmen dari seluruh anggota.
Page | 18
 Menyusun program realistis.
 Membahas masalah secara luas dan jujur.
 Mendorong suasana yang jujur dan terbuka.
 Tidak menggunakan paksaan pada anggota.
 Menerima bantuan dari luar jika perlu.
 Banyak mendelegasikan tugas pada anggota.
 Mau belajar dari kegagalan.
 Konsisten.

Hal-hal yang harus diperhatikan


 semua anggota tim jelas mengenal sasaran tim dan sepakat.
 kemampuan perorangan dikenali agar peran menjadi jelas.
 tim mempunyai struktur yang baik.
 tim mempunyai mekanisme kerja yang baik.
 tim disiplin.
 tim saling mendukung dan mengembangkan hubungan yang erat.
 tim bersikap terbuka.
 kepemimpinan yang memadai.
 anggota tim mesti punya keahlian masing-masing yang khas.
 semua anggota mesti loyal dan saling mendukung.
 tidak ragu-ragu untuk berbeda pendapat.
 kreatif.

Yang harus dihindari


Kerja suatu TIM tidak akan ada artinya jika :
 · kepemimpinan TIM buruk.
 · anggota tidak memiliki sikap yang diperlukan.
 · suasana TIM sendiri tidak konstruktif.
 · sasaran yang tidak jelas/terpahami.
 · kurangnya ransangan atau motivasi tim berupa standar tinggi.
 · metode kerja yang tidak efektif.
 · keterbukaan tim dan informasi terbatas.
 · tidak memiliki kreativitas yang tinggi.
 · pribadi-pribadi yang tidak berkembang.

1.h. Tipe TIM

TEAM TYPE CHARACTERISTICS Effecti-veness

Working Group Members interact to share information, best practices or 25 %


perspectives and to make decisions to help each individual
perform within his/her own responsibility

Pseudo Team Group members not focused on collective performance and 0%


not really trying to achieve it

Potential Team Group trying to improve performance impact but needs more 25 %
Page | 19
clarity on purpose, goals and common working approach

Real Team Members committed to common purpose, goals, working 50 %


approach for which they hold themselves mutually
accountable

High Performance Same as above, but members also deeply committed to one 100 %
Team another’s personal growth and success

Tahapan dalam membangun TIM

Tahapan Karakteristik

Forming Setiap anggota mulai mengenal yang lainnya dan menetapkan


dasar awal peraturan team

Storming Konflik antar anggota team mulai ada

Norming Anggota team akan prosedur pelaksanaan, ingin selalu


bekerjasama, mengembangkan perkawanan dan komitmen
untuk melaksanakan proses

Performing Anggota team bekerja bersama untuk mencapai tujuan

1.j. Karakter dari TIM yang efektif


 Misi dan tujuan yang jelas
Penyampaian dari misi dan tujuan ini harus jelas dan dimengerti oleh
setiap anggota team. Walaupn di dalam team tersebut terdapat sub sub team yang
masing masing mempunyai misi dan tujuan yang berbeda. Tetapi misi dan tujuan
secara keseluruhan tetap harus dimengerti oleh tiap anggota team.
 Trust
Trust dapat berarti berbagai macam untuk orang yang berbeda. Di dalam
hal ini trust dapat diartikan sebagai level kenyamanan antar tiap anggota team
yang dimanefestasikan dalam kemampuan tiap anggota team untuk menerima
perbedaan pendapat, sikap dan nilai. Permasalahan permasalahan yang sering
timbul dalam team atau konflik akan terminimalisir bila adanya nilai trust ini.
 Kohesif
Kekuatan dan keinginan dari setiap anggota team untuk mempertahankan
team mereka
 Mengerti keterkaitan antar anggota untuk mencapai suatu tujuan
Memahami bahwa untuk mencapai suatu tujuan dibutuhkan peranan dari
setiap anggota tidak memandang signifikan atau tidak peranan tersebut. “in a
teamwork everyone contributes their share”

Page | 20
Tahapan untuk menuju TIM yang sukses
Ada beberapa tahapan untuk melukiskan perkembangan menuju team yang sukses
Tahap 1 : the undeveloped team
Tahapan yang paling umum. Dimana team ini telah terbentuk tetapi
diantara anggota team masih banyak yang tidak saling percaya, ego yang masih
tinggi diantara anggota. Keputusan di dalam team ini sepenuhnya diambil oleh
manager.
Tahap 2 : the experimenting team
Pada tahapan ini team mulai menghadapi permasalahan dengan lebih
terbuka. Suasana diantara anggota team mulai terlihat lebih akrab
Tahap 3 : the consolidating team
Team ini mulai percaya diri dan diantara team telah tumbuh rasa saling
percaya satu dengan lainnya. Pengambilan keputusan dilakukan dengan lebih
demokratis.
Tahap 4 : the mature team
Ini merupakan tahapan team yang paling tinggi dimana team siap untuk
bekerja dengan efektif. Ego individual telah kalah oleh kepentingan team dan
dalam setiap pengambilan keputusan team seluruh anggota team dilibatkan baik
secara langsung maupun tidak langsung

Memotivasi TIM
Sangat mengagumkan melihat hasil yang dapat dicapai oleh sebuah tim yang
bermotivasi tinggi.
Berikut ini adalah alternatif prinsip yang dapat digunakan untuk mengubah
kelompok menjadi sebuah tim :
1. Mereka seharusnya mampu dan harus sesuai untuk jabatannya
Orang seharusnya mampu, melalui pelatihan dan berbagai
program pengembangan kepribadian, agar menjadi sesuai dengan peran
yang harus mereka mainkan dalam tim mereka.
Tetapi jika seseorang tidak ingin dilatih atau tidak
menginginkan jabatan yang telah mereka duduki, mereka tidak akan
pernah sesuai dengan jabatan mereka itu.
2. Mereka harus merasakan sukses
Sebuah tim, agar mampu mencapai sukses, harus bahagia dan
kebahagiaan itu dapat dikembangkan melalui kemampuan merasakan
kenikmatan sukses.
“Mengetahui diri kita sendiri melangkah maju memotivasi kita.”
3. Mereka harus mempunyai sikap yang tepat
Ketika orang sedang bermain, atau ikut serta dalam sebuah
kegiatan social maupun aktivitas amal, mereka nampaknya tidak sedang
bekerja. Jadi, yang penting adalah sikap kita terhadap pekerjaan.
Ada sebagian orang yang mulai bekerja jam setengah delapan
pagi sampai jam tujuh atau delapan malam. Walaupun tidak tiap-tiap hari
Page | 21
dalam seminggu, tetapi secara teratur dan bila diperlukan.
Dan di dalam perusahaan lain, orang mulai bekerja jam
sembilan pagi, kemudian satu menit menjelang pukul lima sore mereka
akan menghambur keluar. Mereka tidak tahan lagi untuk segera
meninggalkan tempat kerjanya.

Menciptakan Suasana TIM


Berikut ini sepuluh tip kunci untuk menciptakan lingkungan yang sesuai bagi
tim agar dapat termotivasi secara alamiah.
1. Kondisi kerja yang positif
Maksudnya adalah bahwa perlengkapan, peralatan dan system
di mana anggota tim akan bekerja haruslah secara nyata berfungsi baik.
2. Penegasan tugas
Semua tim perlu sadar akan penegasan tugas organisasi
3. Budaya prioritas
Apa yang dihargai atau diakui oleh seorang manajer ?
 Apakah orang yang dihargai adalah mereka kelihatan sibuk dan
bekerja lebih lama ataukah mereka yang membuahkan hasil ?
 Apakah orang takut untuk bersikap lain karena adanya sanksi
berat padahal yang sangat dibutuhkan adalah input yang kreatif ?
Orang akan selalu bertingkah laku sejalan dengan mekanisme
penghargaan yang telah membentuk mereka.
4. Sasaran umum
Harus ada sebuah sasaran umum, sebuah tujuan atau bahkan
sebuah alas an yang harus diperjuangkan.
Dalam menciptakan apa yang kini disebut sebagai ‘sasaran
umum’ (common goal), sasaran itu harus menarik bagi semua orang
dalam tim.
Tidaklah baik memberlakukan suatu sasaran pada sebuah tim
yang hanya merangsang atau menarik bagi manajer, pimpinan, tetapi
tidak menarik bagi atau merangsang semua orang yang terlibat.
Ini mengacu pada pentingnya menciptakan sasaran dengan
suatu pengambilan keputusan melalui proses kolektif.
5. Pertahankan energi tinggi
Orang dengan sendirinya akan menjadi lebih termotivasi pada
saat mereka sibuk. Sangat jarang mengalami kelelahan fisik. Tetapi
bekerja keras tanpa stress hampir tidak pernah menjadi penyebab keluhan
medis.
6. Ingatlah akan individu
Arti individu tetaplah penting sekalipun individu-individu itu
merupakan bagian dari suatu tim.
Mereka masing-masing harus merasa bahwa perlakuan
terhadap mereka adalah adil dan pantas.
Page | 22
Mereka masing-masing harus merasa bahwa sumbangan
mereka bagi tim diakui.
Mereka masing-masing harus merasa bahwa peran mereka
mendukung ke arah keberhasilan.
Mereka masing-masing harus mempunyai kesetiaan dan rasa
hormat terhadap manajer dan rekan.
7. Identitas tim
Pernahkan Anda memperhatikan bagaimana orang begitu ingin
mengenakan jaket atau kaus yang bertuliskan nama tim olahraga
mereka ?
Inilah salah satu prinsip motivasi : keterlibatan dalam
kelompok memotivasi.
Sebagai pemimpin, perhatikan setiap kemungkinan untuk
menciptakan identitas tim
8. Sukses harus dinikmati bersama-sama
Anggota tim harus mampu untuk bersama-sama merasakan
penghargaan atas sukses yang dicapai.
9. Tim yang positif
Bagaimana anggota tim berkomunikasi satu sama lain ? Jika
negatif, satu hal yang pasti adalah bahwa tim itu akan menjadi tim yang
tidak produktif. (saling kritik, saling menyalahkan, selalu mengeluh,
suasana pengkhianatan)
Tugas pimpinan untuk mencegah komunikasi negatif
menyebar.
Hanya diperlukan satu orang negatif untuk menjadikan selutuh
anggota timnya berangsur-angsur menjadi negatif juga.
10. Kepemimpinan yang memotivasi :
 Menetapkan target
Tetapkan target yang realistis dan laksanakan. Orang-orang akan
dipenuhi dengan ilham bila mekre bekerja untuk seorang manajer
yang mempunyai tujuan.
 Berikan teladan
Dalam jangka waktu tertentu, anggota cenderung menjadi
duplikat pimpinan mereka.
Orang macam apa yang Anda inginkan sebagai anggota Anda ?
 Teruslah melakukan perbaikan
Jadilah seorang pemikir yang progresif. Jangan pernah biarkan
mereka yang Anda pimpin untuk juga berpikir bahwa mereka
sedang melakukan hal yang terbaik.
Jika kita ingin menghadapi kebenaran, kita semua bisa berbuat
lebih baik lagi.
 Berilah diri Anda waktu untuk berpikir
Page | 23
Sisihkan sekitar setengah jam per hari untuk betul-betul berpikir
dan Anda akan terkesan dengan hasilnya.
 Memimpinlah tanpa memaksa
Kepemimpinan yang paling efektif adalah kepemimpinan melalui
teladan dan bukan melalui perintah. Pemimpin yang termotivasi
akan memimpin dan tidak perlu mendorong, akan menunjukkan
tanpa perlu mengatakan.
 Buatlah penilaian berdasarkan hasil
Berharapkan agar selalu memperloeh penilaian berdasarkan hasil,
sebab Anda sebagai pemimpin yang termotivasi akan menilai
orang lain juga berdasarkan hasil.
 Bangunlah kepercayaan diri
Kembangkan suatu kepercayaan diri yang besar akan diri Anda
dan akan kemampuan Anda.
Kemampuan adalah sesuatu yang kita peroleh sebagai hasil dari
suatu keinginan kuat.

 Harapkanlah datangnya kritik


 Berpikir tentang masa depan
Jika Anda dapat melakukan sesuatu yang sedikit berbeda dari apa
yang Anda lakukan sehari sebelumnya, bertolak dari pandangan
berbuat sedikit lebih baik, itu akan menimbulkan kepemimpinan
yang mendatangkan inspirasi yang merupakan gaya yang bersifat
sangat memotivasi
 Berpikirlah bagai seorang pemenang
Ketika Anda dihadapkan pada suatu situasi, yang positif maupun
negatif, cobalah membayangkan orang yang paling sukses akan
bertindak apa.

Beristirahat Bersama-sama
Dengan mengajak tim Anda keluar apakah untuk keperluan pelatihan, diskusi
atau bahkan bersenang-senang, Anda akan mempersatukan mereka semakin dekat.

Page | 24

Anda mungkin juga menyukai