12.

MANAJEMEN OPERASIONAL PADA UMKM

Pendahuluan

Sub modul ini membahas tentang arti penting manajemen operasi pada UMKM
dan bagian-bagian manajemen operasional. Dalam sub modul ini membahas
mengenai peranan penting manajemen operasional dalam UMKM dan bagian-
bagian aktivitas manajemen operasional pada UMKM.

Tujuan Pembelajaran

Setelah mempelajari modul ini, anda diharapkan dapat :

1. Menjelaskan tentang arti penting manajemen operasi pada UMKM.
2. Menjelaskan bagian-bagian manajemen operasional pada UMKM.

Modul Manajemen Koperasi dan UKM Oleh Mochammad Ridwan Ristyawan 160
POKOK BAHASAN 12 :

MANAJEMEN OPERASIONAL PADA UMKM

I. ARTI PENTING MANAJEMEN OPERASI DALAM UMKM

Proses produksi memang tidak berhubungan langsung dengan konsumen

namun hambatan di bagian produksi dapat mengakibatkan terhambatnya
produk/jasa sampai di tangan konsumen yang akhirnya menimbulkan kekecewaan
atau citra yang buruk. Untuk itu diperlukan manajemen operasional dalam
berproduksi pada UMKM.
Manajemen operasional meliputi proses produksi dalam suatu kegiatan
usaha yaitu proses perubahan dari bahan mentah menjadi barang jadi; proses
peningkatan sumber daya manusia dalam menyediakan jasa. Elemen-elemen yang
terlibat dalam proses produksi adalah bahan mentah, bahan setengah jadi, barang
jadi, mesin, peralatan, metode dan lain-lain.
Proses produksi yang umumnya banyak dilakukan oleh UMKM (Usaha
Mikro Kecil dan Menengah) adalah merubah bentuk bahan mentah menjadi
bentuk baru dengan cara menenun, menyamak, memintal, memotong dan lain-
lain. Contohnya industri tekstil, kerajinan tangan, kulit, furnitur dan lain-lain.
Proses produksi lainnya adalah menggabungkan beberapa bahan mentah menjadi
barang baru, seperti industri jasa boga, obat-obatan tradisional, kosmetik dan lain-
lain.

II. BAGIAN-BAGIAN DALAM MANAJEMEN OPERASIONAL

Agar proses produksi usaha dalam Manajemen Operasional berjalan tanpa

hambatan maka harus memperhatikan masalah:

a. Pembelian

Kegiatan pembelian dalam perusahaan adalah mendapatkan barang/jasa

yang diperlukan untuk memproduksi barang/jasa yang akan dijual. Pada awal

Modul Manajemen Koperasi dan UKM Oleh Mochammad Ridwan Ristyawan 161
usaha, seorang pengusaha dapat melakukannya sendiri namun jika kegiatan usaha
meningkat dan skala perusahaan menjadi besar maka mungkin harus menugaskan
karyawan khusus atau membentuk departemen pembelian untuk menangani
kegiatan pembelian ini.
Tugas bagian pembelian adalah:

1. Tingkat Persedian: Tanpa memperhatikan tingkat persediaan di gudang maka

pengusaha akan terhindar dari kemungkinan terhentinya proses produkasi
akibat tidak tersedianya bahan baku.
2. Tingkat Permintaan: Naik turunnya tingkat permintaan konsumen dapat
menjadi pedoman jumlah bahan baku yang harus tersedia dan dipesan untuk
proses produksi berikutnya. Persediaan yang melebihi kapasitas gudang akan
menigkatkan pengeluaran, sedangkan persediaan yang disimpan terlalu lama
dapat membuat kondisi bahan baku yang disimpan rusak atau menurun
kualitasnya.
3. Barang/jasa yang dibeli: Dengan mengetahui dengan pasti barang/jasa apa
yang diperlukan dan berapa yang harus dibeli maka proses pembelian akan
lebih efisien dan efektif.
4. Pemasok: Dalam mencari dan memilih pemasok harus berdasarkan harga,
kualitas, pengadaan, keandalan dan dukungan purna jual.
5. Harga beli dan daya beli: Menyeleraskan penawaran dan sistem pembayaran
dengan kemampuan Anda artinya mendapatkan barang/jasa yang berkualitas
dengan harga serendah rendahnya demi keuntungan perusahaan.
6. Sub kontraktor: Carilah pihak-pihak ketiga yang dapat pengusaha percayakan
menjadi sub kontraktor sebagai bagian dari proses produksi jika diperlukan.
Keberadaan sub kontraktor kadang dapat meningkatkan efisiensi proses
pembelian.

b. Penerimaan dan Penyimpanan

Manajemen penyimpanan atau pergudangan yang efektif memungkinkan

pengusaha untuk memenuhi kebutuhan konsumen bahkan melebihi harapan

Modul Manajemen Koperasi dan UKM Oleh Mochammad Ridwan Ristyawan 162
konsumen dalam hal tersedianya produk/jasa yang diperlukan dengan tingkat
keuntungan yang maksimal dan biaya yang minimal. Manajemen pergudangan
intinya adalah menyeimbangkan kebutuhan akan bahan baku dengan biaya
penyimpanan.
Ketika pengusaha memesan bahan baku maka pengusaha harus
memastikan barang-barang yang datang sesuai dengan permintaan pengusaha dari
segi jenis, jumlah dan jadwal kedatangan.:
1. Jenis Barang yang Dibeli  - Jika jenis barang yang diterima tidak sesuai
dengan jenis barang yang dibutuhkan atau dipesan maka tidak dapat
meneruskan produksi karena bahan mentah yang tidak sesuai akan
menghasilkan produk yang berbeda atau menghasilkan produk yang sama
namun dengan kualitas yang berbeda.
2. Jumlah Pembelian - Jika perusahaan kehabisan satu jenis saja bahan baku
maka proses produksi akan terhenti. Dan jika jumlah yang dipesan tidak
sesuai maka tidak dapat menghasilkan jumlah produk yang sudah ditentukan
sesuai permintaan. Seringkali pengusaha akan mendapatkan diskon atau
potongan harga jika membeli dalam jumlah banyak. Sebelum Pengusaha
memutuskan untuk melakukannya pastikan pengusaha memiliki tempat untuk
menyimpannya di gudang , dan pastikan bahan baku tersebut aman dan tahan
hingga proses produksi berikutnya.
3. Jadwal Pesanan - Pesanan bahan baku yang datang terlambat dapat
menghambat proses produksi. Dalam hal ini Pengusaha harus menentukan
batas minimum persediaan di gudang ketika melakukan pesanan sehingga jika
terjadi keterlambatan dalam pengiriman bahan baku tidak perlu menghentikan
proses produksi karena Pengusaha masih memiliki persediaan.
Pembuatan sistem manajemen persediaan dan penyimpanan barang yang
efisien dan efektif agar tidak terjadi pemborosan akibat kelebihan barang baku
atau tempat penyimpanan yang terlalu kecil sehingga bahan mentah yang dipesan
menjadi rusak. Selain bahan mentah, gudang juga harus menyimpan produk yang
dikembalikan, bahan-bahan yang bisa didaur ulang atau digunakan

Modul Manajemen Koperasi dan UKM Oleh Mochammad Ridwan Ristyawan 163
kembali, produk yang rusak namun masih bisa diperbaiki dan produk-produk jadi
yang siap dikirim ke tangan konsumen.

c. Pengawasan Kualitas

Pengawasan kualitas sama artinya dengan memeriksa hasil pekerjaan atau

hasil produksi agar sesuai dengan kriteria yang ditetapkan. Pengawasan
kualitas secara tradisional biasa dilakukan di 3(tiga) titik, yaitu:
1. Pertama ketika bahan mentah diterima sebelum memasuki produksi.
Karena jika bahan mentah kita berkualitas buruk maka besar kemungkinan
hasil akhirnya juga akan buruk.
2. Kedua adalah proses produksi itu sendiri. Jika dalam produk itu dibuat dalam
proses yang tidak sempurna misalnya dari segi pemotongan,
pewarnaan, penyambungan dan lain-lain maka hasilnya pun tidak akan
sempurna.
3. Ketiga adalah ketika produk itu jadi. Adakalanya walaupun bahan
yang digunakan sudah diperiksa dan telah melalui proses produksi yang
diawasi dengan ketat kadangkala produk yang dihasilkan tidak sempurna.
Kini, cara pengawasan kualitas tradisional tidak lagi populer
karena dianggap tidak efisien dari segi waktu, biaya dan sumber daya manusia.
Karena kadang-kadang untuk mengejar kuota produksi, pengawas di tahap
pertama dan kedua sering mengabaikan kriteria-kriteria kualitas yang diminta.
Perusahaan-perusahaan modern kini tidak lagi melakukan pengawan kualitas
dengan cara traditional. Begitu timbul penurunan kualitas pada hasil
produksi mereka langsung memperbaiki sistem proses produksi.

d. Pemeliharaan

Dalam proses produksi dan operasional perusahaan faktor pemeliharaan

mesin dan peralatan memegang peranan penting yang menentukan turun naiknya
tidak hanya tingkat produksi tapi juga moral karyawan dan kepuasan dalam
bekerja. Jika dikejar tenggat waktu atau kuota produksi, pemeliharaan mesin

Modul Manajemen Koperasi dan UKM Oleh Mochammad Ridwan Ristyawan 164
dan peralatan sering diabaikan atau dilewati karena tidak dianggap penting.
Padahal mesin dan peralatan yang tidak terawat baik akan menghasilkan produk
yang kurang sempurna dan mungkin harus dibuang karena tidak terpakai.
Waktu pemeliharaan harus dijadwalkan sebagai bagian dari proses produksi usaha
Pengusaha.
Jika pengusaha disiplin dalam pemeliharaan maka akan:
1. mampu menghindari pemborosan akibat harus membuang produk yang rusak
atau tidak sempurna,
2. mampu menghasilkan produk yang baik dan berkualitas,
3. menghemat biaya perbaikan yang lebih besar lagi jika mesin dan peralatan
rusak akibat tidak dipelihara secara berkala.

e. Penyimpanan dan Pengiriman

Metode pengiriman produk/jasa perusahaan tidak saja penuh

dengan tantangan tapi sekaligus memberikan peluang. Proses pengiriman adalah
bagian yang juga menentukan keberhasilan atau kegagalan usaha. Faktor-faktor
di bawah ini perlu pengusaha pikirkan jika ingin bisnis Pengusaha senantiasa
bergerak ke arah positif:
1. Kesempatan beriklan. Kantong belanja, mobil pengirim, dan karton/dus yang
memuat produk-produk Pengusaha adalah sarana beriklan yang tidak dapat
Pengusaha abaikan. Desain dan kepala berita yang memikat di Kantong
belanja, mobil pengirim, dan karton/dus umumnya mudah diingat oleh
konsumen. Apalagi tas belanja plastik yang umumnya sering digunakan ulang
oleh konsumen.
2. Bahan yang digunakan sebagai sarana penyimpanan dan pengiriman.
Bayangkan jika pengusaha menyediakan kantong belanja dari plastik yang
tipis dan mudah robek maka produk akan jatuh berantakan di tangan
konsumen. Atau mobil pengiriman yang tidak memiliki sistem pendinginan
yang memadai untuk mengirim buah-buahan atau kue-kue. Atau bahan
pembungkus yang tidak prima sehingga produk mudah rusak atau busuk.

Modul Manajemen Koperasi dan UKM Oleh Mochammad Ridwan Ristyawan 165
3. Produk yang tersimpan dan terdata baik. Sistem pergudangan yang efektif
dan efisien akan memudahkan Pengusaha atau karyawan menerima pesanan
kapan saja karena pengusaha tahu berapa jumlah yang tersedia dan tersimpan
dimana.
4. Kecepatan dan ketepatan waktu pengiriman. Armada pengiriman harus
mampu memenuhi kebutuhan akan waktu pengiriman yag dibutuhkan oleh
konsumen atau distributor produk. Keterlambatan pengiriman dapat berakibat
fatal pada citra perusahaan dan mendorong konsumen untuk beralih ke
produk saingan. Jika pengusaha tidak memiliki armada pengiriman sendiri
tidak ada salahnya menyerahkan tugas ini ke perusahaan jasa pengiriman
yang profesional.

f. Penelitian dan Pengembangan

Kebanyakan orang mengasosiasikan fungsi penelitian dan pengembangan

di dalam perusahaan dengan penemuan produk baru. Padahal, pengembangan
produk/jasa yang sudah ada tidak kalah pentingnya karena selera dan perilaku
konsumen selalu berubah dari waktu ke waktu.
Jika usaha ingin sukses maka senantiasa harus selalu
menawarkan produk/jasa yang mampu memenuhi kebutuhan mutakhir dan
kebutuhan masa depan konsumen. Konsumen senantiasa memerlukan produk/jasa
yang lebih baik dari yang ada. Pengusaha dapat memenuhinya dengan selalu
menggunakan bahan mentah yang lebih baik, meningkatkan kualitas proses
produksi, mengemasnya lebih kuat dan lebih menarik, dan memastikan produk
selalu tersedia di pasar. Yang juga penting adalah selalu mendengarkan keluhan
dan komentar konsumen karena penelitian dan pengembangan produk berkaitan
erat dengan penelitian pasar dan konsumen.

Modul Manajemen Koperasi dan UKM Oleh Mochammad Ridwan Ristyawan 166
DAFTAR PUSTAKA

Anonim. 2016. Portal Usaha Kecil Menengah: Produksi & Operasi.

http://portalukm.com/siklus-usaha/mengelola-usaha/produksi-operasi/
(diunduh 9 November 2016)

Modul Manajemen Koperasi dan UKM Oleh Mochammad Ridwan Ristyawan 167