Cássia Alessandra Jammys Guerra Thomas de Carvalho Marcos Emanuel
O processo de compras do Grande Hotel Juazeiro
Juazeiro 2011 UNIVERSIDADE FEDERAL DO VALE DO SÃO FRANCISCO CURSO DE GRADUAÇÃO EM ENGENHARIA DA COMPUTAÇÃO E PRODUÇÃO
Alisson Amorim Siqueira
Cássia Alessandra Jammys Guerra Thomas de Carvalho Marcos Emanuel
O processo de compras do Grande Hotel Juazeiro
Trabalho apresentado como requisito
para avaliação parcial da disciplina Administração de Materiais, ministrada pelo professor Dr. José Luiz Moreira de Carvalho no primeiro semestre do ano de 2011.
Juazeiro 2011 Introdução
Os hotéis Lazar, que compreendem o Grande Hotel de Juazeiro e o
Hotel do Grande Rio em Petrolina, pertencem ao empresário Francisco Pedro Lazar, que há mais de 35 anos iniciou um projeto para se tornar referência para o mercado hoteleiro do Vale do São Francisco.
Petrolina e Juazeiro sempre se destacaram por receber muitos
empresários que fazem negócios nas 2 cidades, principalmente no que se diz respeito ao agronegócio, já que juntas são responsáveis por exportar a maior quantidade de frutas tropicais do Brasil para outros países. Atualmente o Vale do São Francisco, através da RIDE – Rede Integrada de Desenvolvimento, que compõe 8 cidades sendo 4 da Bahia e 4 de Pernambuco começa a despontar como potencial turístico, com o Rio São Francisco como principal ator, seja em suas ilhas maravilhosas ou para esportes aquáticos, e a produção de vinhos que aos poucos também conquista e atraem cada vez mais pessoas para conhecer as 2 cidades.
É nesse cenário que ao longo de sua historia a rede de Hotéis Lazar
acompanha a evolução, a modernidade e o que há de melhor no setor hoteleiro, seja para o turismo de negócio ou a lazer. Possuindo estrutura para receber diversos grupos de pessoas, os Hotéis Lazar também se destacam por hospedar grandes personagens dos cenários nacionais e internacionais, que vêem nos hotéis a melhor opção do Vale. As 2 unidades, uma em Juazeiro da Bahia e a outra em Petrolina em Pernambuco possuem completa infra-estrutura para a realização de eventos, convenções corporativas e programas de incentivo.
Questionário (Grande Hotel -
Juazeiro)
a) O Grande Hotel de Juazeiro é uma empresa do setor hoteleiro,
classificada como empresa de pequeno porte. A empresa possui exatamente 40 funcionários, incluindo o gerente Geral, José Carlos Rodriguês, que gentilmente respondeu ao questionário. Com 56 apartamentos, sendo 2 Suítes Presidenciais, 44 apartamentos Master e 10 apartamentos Standard, o hotel tem capacidade para hospedar 140 pessoas. A maioria dos clientes são empresários, executivos e pessoas que precisam passar temporadas de 1 a 6 meses em Petrolina ou Juazeiro. O hotel conta com Telefone, Tv a cabo, Rede Wireless em todos os ambientes, Room Service 24h, 4 Salões para eventos, Piscina, estacionamento gratuito e lavanderia e restaurante. A partir do meio do ano é a melhor época para o hotel, onde mais de 2/3 dos quartos ficam ocupados. O Gerente José Carlos declara que o setor de compra do hotel tem como objetivo comprar os materiais certos, com a qualidade exigida pelo produto, nas quantidades necessárias e, principalmente, no tempo requerido
b) O Processo de compras tem a responsabilidade de identificar as
necessidades de compra de algum produto e proceder a cotação de preços, negociando preços e prazos com fornecedores. Efetivada a compra, a nota fiscal deve ser lançada em um sistema interno do hotel, classificado como Spot Check (Checagem relâmpago), e ser enviada ao setor financeiro para fazer a programação de pagamentos. Quando a mercadoria chega, a mesma é conferida e armazenada no almoxarifado para posterior distribuição aos setores requisitantes. As pessoas responsáveis por este processo devem possuir um bom conhecimento a respeito de fornecedores e formas de negociação. Os insumos deste processo consistem na lista de pedidos fornecida pelos diversos setores, lista de fornecedores e os produtos. Cada setor do hotel (cozinha, serviços gerais, copa, etc.) tem um dia próprio para fazer a lista de compras. Os produtos de limpeza, por exemplo, são requisitados de duas em duas semanas. A compra é realizada após a autorização do gerente geral. Bebidas e alimentos são comprados diariamente, pois o hotel não tem onde hospedar tanto alimento e não tem um fornecedor fixo para este tipo de produto, em específico. Além disso, o cardápio variado não permite estocar determinado produto tipo de produto, como por exemplo, um determinado tipo de legume. A opinião do cozinheiro pode afetar as compras, pois ele decide se um produto de um determinado fornecedor tem produtos de qualidade ou não. Se o fornecedor não conseguir adequar o produto ao padrão exigido é efetuado uma pesquisa de preço e busca por novos fornecedores. Todo e qualquer processo de compra envolve pesquisa de preços no referido hotel.
c) O processo de compra é centralizado, pois o setor de compra é
responsável por receber as requisições dos diversos setores do hotel e realizar as compras, fiscalizadas pelo Gerente Geral. O setor de compra do Grande Hotel de Juazeiro é independente do setor de compras do Hotel Grande Rio em Petrolina. Produtos, como colchões, lençóis, toalhas, pisos, equipamentos de informática e segurança são comprados de uma única vez, para ambos os hotéis, com um mesmo fornecedor. Neste tipo de compra, geralmente de valor mais elevado, o Gerente Geral participa ativamente do processo, sendo orientados por pesquisa de preços e indicações do setor de compras. O Setor de Compras está organizado em três áreas distintas: Administrativo: Responsável pela conferencia de preços, seleção de fornecedores e a compra de produtos de uso imediato.
Recebimento: Tem por função receber as mercadorias do Hotel,
colocá-las em estoques e levas as compras aos respectivos departamentos ou grupos solicitantes. Também são responsáveis por levar os itens solicitados por hospedes ou grupos.
Circulação: Enquadra o suprimento de alimentos e bebidas,
consistindo de todos os itens destes para seus respectivos setores de estoques, além dos suprimentos de escritórios, roupas de camas e toalhas.
d) Inicialmente são verificadas as implicações da nova compra, isto é, se
o produto é realmente necessário e se está dentro das possibilidades do hotel. Caso seja comprovada a necessidade de uma nova compra, acontece um Levantamento de fornecedores e uma Pesquisa de Mercado. Com a lista de fornecedores em potenciais levantada ocorre uma Análise e Classificação, com o objetivo de eliminar aqueles fornecedores que não satisfazem as exigências do hotel. Por fim, é feito a Avaliação de Desempenho, ou seja, o acompanhamento do fornecedor quanto ao cumprimento do contrato.
e) Sim. O processo é iniciado com Levantamento de fornecedores e
Pesquisa de Mercado. Em seguida ocorre a Análise e Classificação dos fornecedores, eliminado aqueles que não atende as exigências. É feito pesquisa de preços e analise do decaimento do valor do produto através de compras em grande quantidade, desde que o produto permita o armazenamento. Também é verificado a possibilidade de estabelecimento de contrato, dependendo do produto ou serviço a ser adquirido.
f) Toalhas, lençóis, colchões, pisos e materiais de reforma são
adquiridos com certa freqüência por ambos os hotéis. Em busca de confiança, pontualidade de entrega e melhores preços, os hotéis utilizam EDI (Electronic Data Interchange) online para realizar compras dos produtos descritos anteriormente. Os demais produtos são adquiridos por meio de compra convencionais. Em ambos os casos as notas ficais e valores são lançados em um sistema interno para conferência posterior. g) A empresa trabalha com contrato de fornecimento de serviços, como serviços de informática e manutenção de elevadores. O hotel também trabalha com terceirização de serviços, como lavanderia. Com os clientes, o hotel tem contrato de fornecimento de serviços e reservas, por exemplo.
h) Sim. O hotel trabalha com um sistema Spot Check, que permite
verificar em tempo real tudo o que é consumido em suas dependências, desde alimento e bebidas, até quantidade de toalhas, lençóis e sabonetes. O sistema informa a quantidade presente de um item e se o estoque está abaixo do mínimo recomendado, o que pode disparar a compra, mesmo não sendo o dia de pedidos de um determinado setor. Devido a rotina do Hotel é sabido a quantidade de produtos que uma certa quantidade de hospedes consome e as compra são realizadas de forma a não deixar o estoque abaixo do mínimo necessário. O Gerente Geral é responsável pela verificação do sistema e a respectiva conferência no estoque. A verificação do estoque se faz necessária pois a quantidade informada no sistema de verificação não prevê furtos e perdas de produtos. Os valores e itens adquiridos em qualquer compra também são verificados pelo Gerente Geral, que acumula o papel de fiscal.
i) Pela descrição do Gerente geral o hotel tem dificuldades em
armazenar bebidas e alimentos, e por este motivo as compras são efetuadas diariamente. Além disso, o fato de não existir um fornecedor fixo para este tipo de produto pode provocar compras de emergência a preços mais altos. Sugere-se como melhoria, não somente ao setor de compras, mas também o de armazenagem, a implantação de câmaras frias e o estabelecimento de contrato de fornecimento de legumes e bebidas.