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DE LAS ESALES

ENTIDADES
SIN ÁNIMO
DE LUCRO
El presente documento fue realizado por
la Cámara de Comercio de Bogotá bajo la
dirección de la Vicepresidencia Jurídica

Presidente Ejecutiva
Consuelo Caldas Cano

Vicepresidente Jurídico
Juan Camilo Ramírez Ruiz

Jefe Departamento Legal


Ana Lucía Gutiérrez Guingue

Octubre 2010

Diseño y Diagramación
María Cristina Garzón P.

Impresión
Horizontes Gráficos S. A.
ABC de ESALES
Existen personas jurídicas que se constituyen por la voluntad de asociación o creación de otras personas
(naturales o jurídicas) para realizar actividades en beneficio de los asociados o de terceras personas o de
la comunidad en general y no persiguen el reparto de utilidades entre sus miembros. En el ordenamiento
jurídico colombiano se conoce a estas organizaciones con el nombre de Entidades Sin Ánimo de Lucro
– ESALES. Como quiera que las ESALES son personas jurídicas capaces de ejercer derechos y contraer
obligaciones civiles, y de ser representadas judicial y extrajudicialmente, la ley ha establecido que tengan
a su cargo ciertas obligaciones jurídicas.

Dentro de las obligaciones de las ESALES se encuentra la de registrar su creación ante las cámaras de
comercio, las cuales tienen a la administración del registro de las ESALES. La administración de este re-
gistro incluye ESALES que se rigen por dos tipos de regímenes jurídicos: Las de régimen común, es decir
aquéllas reguladas por el Código Civil (artículos 633 y siguientes), y que en general se denominan Aso-
ciaciones, Corporaciones y Fundaciones. De otro lado, las de régimen especial, esto es las entidades del
sector solidario (E.S.S.), definidas en el parágrafo segundo del artículo 6 de la ley 454 de 1998. El registro
de las ESALES es de vital importancia para estas organizaciones, puesto que las mismas sólo forman una
persona distinta de sus miembros o fundadores individualmente considerados, a partir de su registro ante
la Cámara de Comercio competente.

De la misma manera, la ley dispone que los estatutos y sus reformas, los nombramientos de administra-
dores, los libros, la disolución y la liquidación de las ESALES, se inscriban en la Cámara de Comercio con
jurisdicción en el domicilio principal de la persona jurídica. Las cámaras de comercio realizan un control
formal sobre los documentos que las ESALES presentan para registro, con base en las previsiones de los
Decretos 2150 de 1995 y 427 de 1996, y de las Circulares 4 de 2007 y 8 de 2007, incorporadas en la
Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Para la Cámara de Comercio de Bogotá, la función de administrar el registro de las ESALES es estratégica.
En efecto, 33.034 de nuestros clientes de registros públicos son ESALES. Durante 2009, este registro efec-
tuó más de 230.000 operaciones, entre inscripciones y certificaciones.

Además, la entidad es consciente que este tipo de organizaciones puede tener limitaciones en los niveles
de asesoría que reciben en materia de registro. Esta circunstancia, sumada a la especialidad del marco
jurídico que regula las ESALES, hace que la entidad esté interesada en el desarrollo continuo de herra-
mientas que faciliten a estas organi¬zaciones el cumplimiento de sus obligaciones con la Cámara de
Comercio de Bogotá.

Para este fin, el ABC de las ESALES que hoy se pone a disposición de nuestros clientes, contiene la defini-
ción de las ESALES que deben inscribirse y las que no deben hacerlo, así como los puntos más importantes
asociados con la constitución, reformas y nombramientos de las mismas. En el ABC también se incluyeron
listas de chequeo que les permitirán validar que las actas que vayan a ser objeto de inscripción cumplan
con los requisitos legales cuya revisión se encuentra a cargo de las cámaras de comercio.

Esperamos que este nuevo insumo que entregamos a nuestras ESALES contribuya a dar a conocer los as-
pectos más importantes de este registro, y facilite para este tipo de organizaciones jurídicas su interacción
con nuestra entidad.
2
Marco legal ¿Cuáles ESALES
están obligadas
Las normas generales que regulan el
registro de las Entidades sin Ánimo
a registrarse ante
de Lucro: las cámaras de
• Decreto 2150 de 1996
comercio?
• Decreto 427 de 1996 • Asociaciones, corporaciones,
fundaciones e instituciones de
• Circular Única (Circulares 4 y
utilidad común (gremiales, de
8) de la Superintendencia de
beneficencia; profesionales, ju-
Industria y Comercio.
veniles, sociales, democráticas y
participativas, cívicas y comuni-
tarias, de egresados, de rehabili-
¿Qué es una entidad tación social y ayuda a indigentes
sin ánimo de Lucro y clubes sociales).
• Entidades científicas, tecnológi-
(ESAL)? cas, culturales e investigativas.
• Entidades cuyo objeto sea el de-
sarrollo de planes y programas
Las ESALES son personas jurídicas de vivienda de interés social, ex-
que se constituyen por la voluntad cepto si se trata de entidades sin
de asociación o creación de una o ánimo de lucro integradas por
más personas (naturales o jurídicas) familias interesadas en la auto-
para realizar actividades en bene- construcción de sus viviendas.
ficio de los asociados, de terceras • Asociaciones de padres de fami-
personas o de la comunidad en ge- lia de cualquier grado.
neral, que no persiguen el reparto • Asociaciones de instituciones
de utilidades entre sus miembros. educativas.
• Asociaciones sin ánimo de lucro
o de economía solidaria forma-

Recuerde que todos los documentos allegados deben tener


presentación personal de sus otorgantes (art. 40 del CCO). 3
das por padres de familia y edu-
cadores. ¿Cuáles ESALES no
• Asociaciones agropecuarias y están obligadas a
campesinas nacionales y no na-
cionales; y asociaciones de se- registrarse ante
gundo y tercer grado. las cámaras de
• Corporaciones, asociaciones y
fundaciones creadas para ade- comercio?
lantar actividades en comunida-
des indígenas. • Instituciones de educación supe-
• Asociaciones de copropietarios, rior.
coarrendatarios, arrendatarios de • Instituciones de educación for-
vivienda compartida y vecinos, mal y no formal (Ley 115 de
diferentes a las de propiedad ho- 1994).
rizontal regidas por las leyes 182 • Personas jurídicas sin ánimo de
de 1948, 16 de 1985 y 675 de lucro que prestan servicios de vi-
2001. gilancia privada (Decreto 356 de
• Entidades ambientalistas. 1994).
• Cooperativas, federaciones y • Juntas de acción comunal, juntas
confederaciones, instituciones de vivienda comunitaria, federa-
auxiliares de la economía solida- ciones y confederaciones (Ley
ria y precooperativas. 537 de 1999).
• Fondos de empleados. • Iglesias, confesiones y denomi-
• Asociaciones mutuales. naciones religiosas, sus federa-
• Empresas de servicios en las for- ciones y confederaciones y aso-
mas de administraciones públicas ciaciones de ministros (Ley 133
cooperativas. de 1994).
• Organizaciones populares de vi- • Entidades reguladas por la Ley
vienda. 100 de 1993 de Seguridad So-
• Las demás organizaciones civi- cial.
les, corporaciones, fundaciones y • Sindicatos y asociaciones de tra-
entidades privadas sin ánimo de bajadores y empleadores.
lucro no sujetas a excepción. • Partidos y movimientos políticos

Recuerde que todos los documentos allegados deben tener


4 presentación personal de sus otorgantes (art. 40 del CCO).
• Cámaras de Comercio reguladas niveles nacional, departamental
por el Código de Comercio. y municipal (Ley 181 de 1995).
• Entidades privadas del sector • Instituciones de utilidad común
salud cuando se dediquen a la que prestan servicios de bienestar
atención de servicios de salud familiar (Decreto 1422 de 1996).
en los procesos de fomento, pre- • Organizaciones gremiales de
vención, tratamiento y rehabili- pensionados que trata la Ley 43
tación a la comunidad, de que de 1984.
tratan las leyes 10 de 1990 y • Casas cárcel de que trata la Ley
100 de 1993. 65 de 1993.
• Sociedades de gestión colectiva • Clubes de tiro y caza, y asocia-
de derechos de autor y derechos ciones de coleccionistas de ar-
conexos que trata la Ley 44 de mas (Ley 61 de 1993).
1993. • Los cuerpos de bomberos vo-
• Personas jurídicas extranjeras de luntarios u oficiales (Ley 322 de
derecho privado sin ánimo de lu- 1996).
cro, con domicilio en el exterior y • Las asociaciones u organizacio-
que establezcan negocios perma- nes de familias cuyo objeto so-
nentes en Colombia a través de cial sea el desarrollo por el sis-
sucursales (artículo 48 de CPC.). tema de auto- construcción de
• Establecimientos de beneficen- programas de vivienda de inte-
cia y de instrucción pública de rés social (Ley 537 de 1999).
carácter oficial, corporaciones y • Cooperativas y precooperativas
fundaciones creadas por leyes, de trabajo asociado, las cuales
ordenan- Propiedades regidas se deben inscribir ante la Su-
por las leyes de propiedad ho- perintendencia de la Economía
rizontal (edificios, condominios, Solidaria. Dcto 4588 del 27 de
etc.), (Ley 675 de 200l). diciembre de 2006 Decreto, el
• Cajas de compensación familiar Dcto 3758 de 2007 y las circula-
reguladas por la Ley 21 de 1982. res Externas 5,6, y 8 de 2007 de
• Cabildos indígenas regulados la Superintendencia de la Econo-
por la Ley 89 de 1890. mía Solidaria.
• Entidades que conforman el sis- • Las demás personas jurídicas
tema nacional del deporte de los respecto de las cuales la Ley re-

Recuerde que todos los documentos allegados deben tener


presentación personal de sus otorgantes (art. 40 del CCO). 5
gula expresamente su creación • Lo acredita como una entidad
y funcionamiento, las cuales se que cumple con sus obligaciones
regirán por sus nomas especia- legales.
les.
¿Cómo se constituye
¿Cuáles son los una ESAL?
beneficios de
Si ya tiene personería jurídica y co-
registrar una ESAL? rresponde por ley inscribirse en la
CCB deberá presentar un certificado
• Con el certificado expedido por especial emitido por la entidad que
la Cámara se acreditan la exis- otorgó la personería jurídica con
tencia de la entidad y los nom- destinación a la CCB, el cual deberá
bres de los administradores reunir los requisito del artículo 40
(representantes legales, junta di- del Decreto 2150 de 1995.
rectiva, revisores fiscales, etc.).
• La inscripción es una fuente de Una ESAL puede constituirse me-
información a la que pueden diante cualquiera de los siguientes
acudir quienes deseen conocer documentos:
datos de la entidad, como activi-
dad económica y patrimonio. • Acta de constitución junto con
• Facilita el proceso de inscripción los estatutos.
en el Registro Único de Propo- • Por documento privado.
nentes (RUP). • Por escritura pública.
• Permite ingresar a la gran base No olvide que el nombre de los
de datos de la Cámara de Co- asociados o fundadores debe
mercio de Bogotá. coincidir en todas las partes del
• Facilita la obtención de créditos acta, del documento privado o
en el sector financiero. de la escritura pública donde se
• Facilita la celebración de conve- haga referencia a ellos (Ej. com-
nios o negocios con los sectores parecientes, firmas y nombra-
público y privado. mientos).

Recuerde que todos los documentos allegados deben tener


6 presentación personal de sus otorgantes (art. 40 del CCO).
• En las terminales de autoservi-
¿Qué se debe cio de las sedes de la CCB de
consultar antes de Bogotá.
• En nuestro portal Web
constituir una ESAL? www.ccb.org (Apoyo Empresa-
1. Consulta de nombre: rial/ Pasos para crear una empre-
sa/Servicios en línea/Clasifica-
Usted podrá validar si el nombre de ción por actividad económica).
la ESAL que va a crear no ha sido
registrado anteriormente, de la si- 3. Consulta de marca
guiente manera:
Si la entidad va a utilizar una marca
• En las terminales de autoservicio para un servicio o un producto veri-
de las sedes de la CCB ubicadas fique que no esté ya registrada. La
en Bogotá. consulta se puede realizar:
• En www.ccb.org (servicios en
línea/ homonimia nacional) o • En las terminales de autoservicio
mediante solicitud escriba a la de las sedes de la CCB ubicadas
dirección: aplica.ccb.org.co/cc- en Bogotá.
binternet/autoco nsulta/consul- • En nuestro portal Web
ta_esadl.asp “www.ccb.org (Apoyo Empresa-
rial/Pasos para crear una empre-
2. Consulta de actividad econó- sa) o en la dirección electrónica
mica (CIIU)
www.cae.ccb.org.po/consultps-
linde x.htm
Identifique el código que correspon-
de a la actividad económica que va
La consulta de marca no
a desarrollar, de acuerdo a los siste-
mas internacionales CIIU. reemplaza la consulta de
antecedentes marcarios
Este requisito es necesario para el que se realiza ante la
diligenciamiento de los formularios, Superintendencia de
y puede ser consultado: Industria y Comercio.

Recuerde que todos los documentos allegados deben tener


presentación personal de sus otorgantes (art. 40 del CCO). 7
4. Consulta de uso de suelo • Clase de persona jurídica (asocia-
ción, corporación, fundación etc.).
Verifique que la actividad que va a • Domicilio de la ESAL (ciudad o
ejercer pueda ser desarrollada en la municipio).
ubicación elegida (dirección): • Objeto.
• Patrimonio y forma de hacer los
• En las terminales de autoservicio aportes.1
de las sedes de la CCB ubicadas • El sistema de administración con
en Bogotá. indicación de las atribuciones y
• En nuestro portal Web www.ccb. facultades de quien tenga a su
org.co (Apoyo Empresarial/Pasos cargo la administración y repre-
para crear una empresa), o en la sentación legal.2
dirección electrónica “www.cae. • La periodicidad de las reunio-
ccb.ora.co/consultasfindehrn”. nes ordinarias y los casos en los
cuales habrá de convocarse a re-
¿Qué requisitos uniones extraordinarias.
• El término de duración de la ESAL
debe contener el y las causales de disolución.3
documento de • La forma de hacer la liquidación
una vez disuelta la corporación
constitución de o fundación.
una ESAL? • Nombre e identificación de los
administradores, representantes
Sin importar si el documento de
1. Cuando se aporten bienes inmuebles al patrimo-
constitución es un acta, documento nio de la entidad, debe hacerse una descripción
privado o escritura pública, los re- clara de cada inmueble que incluya linderos y nú-
mero de matrícula inmobiliaria y acreditar el pago
quisitos serán los siguientes: del impuesto de registro en la oficina de Registro
de Instrumentos Públicos. En este caso la consti-
tución se debe elevar a escritura pública.
• El nombre, identificación y do- 2. No es obligatoria la creación de una Junta Direc-
micilio (ciudad o municipio) de tiva o Consejo de Administración, bastará con el
Representante Legal.
las personas que intervienen 3. En el caso de las fundaciones y las entidades del
como otorgantes. sector solidario, deberá señalar que la vigencia es
indefinida (Parágrafo 1°del Artículo 1° del Decre-
• Nombre de la ESAL. to 427 de 1996).

Recuerde que todos los documentos allegados deben tener


presentación personal de sus otorgantes (art. 40 del CCO).
legales y revisor fiscal, si es del Para el sector solidario además
caso. Del revisor fiscal debe indi- de los requisitos generales
carse el número de tarjeta profe- señalados anteriormente, se
sional. requiere la presentación de
• Las facultades y obligaciones del una constancia suscrita por
revisor fiscal, si es del caso.4 quien ejerza o vaya a ejercer
• Aceptaciones de las personas las funciones de representante
designadas en los cargos de ad- legal, donde manifieste
ministrador, representante legal haberse dado acatamiento
y revisor fiscal.5 a las normas especiales y
• Cláusula compromisoria (no reglamentarias que regulan a
obligatoria).6 la ESAL.

4. Este tema se revisará si el cargo está creado en


los estatutos de cada entidad, caso en el cual se
¿Cómo realizar
exigirá el nombramiento.
5. En el documento de constitución debe constar
el registro del
que las personas designadas aceptaron los cargos
de administrador, representante legal y revisor fis- documento de
cal, si estos se nombrasen. Cuando las personas
designadas no suscriben el documento de consti- constitución de
tución debe anexarse una carta donde se indique
el cargo aceptado. el número de identificación,
país de origen si es pasaporte (Artículo 42 del De-
una ESAL?
creto- Ley 2150 de 1995).
6. La cláusula compromisoria le permite administrar • Presente el documento de cons-
los conflictos que puedan surgir entre los funda-
dores de la Entidad sin Ánimo de Lucro. Se reco- titución
mienda la siguiente redacción: • Diligencie el formulario (no obli-
“Toda controversia o diferencia relativa a este
contrato, se resolverá por un Tribunal de Arbi-
gatorio)
tramento presentado ante el Centro de Arbitraje
y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bo-
gotá, el cual estará sujeto a sus reglamentos, de c. El Tribunal sesionará en las instalaciones del Cen-
acuerdo con las siguientes reglas: tro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de
a. El Tribunal estará integrado por: (Indique número Comercio de Bogotá.
impar de árbitros 1 ó 3) designados por las partes d. La secretaria del Tribunal estará integrada por un
de común acuerdo. En caso de que no fuere posi- miembro de la lista oficial de secretarios del Centro
ble, los árbitros serán designados por el Centro de de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comer-
Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comer- cio de Bogotá.”
cio, a solicitud de cualquiera de las partes. Para cualquier información comuníquese con el
b. El Tribunal decidirá en: (indique si se decidirá en Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de
derecho o en equidad). Comercio de Bogotá al teléfono: 5941000 Ext: 2322

Recuerde que todos los documentos allegados deben tener


presentación personal de sus otorgantes (art. 40 del CCO). 9
• Solicite el pre RUT7 2. Diligencie el Formulario (no
• Realice el pago obligatorio)8

1. Presente el documento de La ausencia en la presentación de


constitución los formularios, o la presencia de
errores en los mismos no impiden
Adjunte una copia original del docu- la inscripción del documento de
mento, del acta de constitución o la constitución, pero sí afecta el
escritura pública de constitución o proceso de asignación del NIT de
una fotocopia autenticada ante no- la ESAL. Sin embargo, si se allegan,
tario, con los requisitos antes enun- la Cámara de Comercio de Bogotá
ciados. verificará lo siguiente:

Formulario Empresarial:
Verifique que los documentos de
constitución que presenta para ins-
El formulario está compuesto de
cripción sean legibles.
por una Carátula Única Empresarial
y un anexo de matrícula mercantil
El documento de constitución o renovación. Las ESALES pueden
para entidades de naturaleza adjuntar únicamente la carátula
cooperativa, fondos de única empresarial.
empleados y asociaciones
mutuales deberá allegarse • Formulario Carátula Única Em-
suscrito por todos los presarial: puede adquirirlo en
asociados fundadores y tener forma impresa en cualquiera de
constancia de la aprobación las sedes de atención al público
de los estatutos de la empresa de la Cámara de Comercio de
asociativa. (Artículo 143 del Bogotá o en www.ccb.org (Ser-
Decreto-Ley 2150 de 1995). vicios en línea/Formularios en
Línea).

8. Tenga en cuenta que si no allega el formulario, la


7. Para solicitarlo puede consultar a nuestros ase- CCB no podrá gestionar la asignación del NIT de
sores en las diferentes sedes de la CCB. la Esal.

Recuerde que todos los documentos allegados deben tener


10 presentación personal de sus otorgantes (art. 40 del CCO).
Al diligenciar la Carátula Única • Formulario de registro con
Empresarial del formulario, veri- otras entidades: el formulario
fique que: contiene información dirigida a
la Secretaría de Hacienda Dis-
Ø Hayan diligenciado todas las trital, a la Secretaría Distrital
casillas obligatorias. de Planeación y a la Dirección
Ø Haya diligenciado el nombre de Impuestos y Aduanas Nacio-
de la ESAL en forma correcta nales. Usted podrá adquirir este
de acuerdo a lo establecido formulario en forma impresa
en los estatutos. en cualquiera de las sedes de
Ø Se haya incluido la información atención al público de la Cáma-
de la dirección comercial. ra de Comercio de Bogotá o en
Ø Se haya incluido la www.ccb.org (Servicios en línea/
información de la dirección Formularios en Línea).
de notificación judicial.
Ø Se haya incluido la
3. Solicite el Pre RUT
información de los códigos
CIIU, la cual debe coincidir
Para inscribir la constitución de una
con la información indicada
ESAL deberá obtener previamente el
en el formulario de Pre RUT.
Registro Único Tributario (RUT).
Ø Esté firmado por el
Representante Legal o su
Usted encontrará el formulario del
apoderado que deberá ser
Pre RUT en la página Web de la DIAN
abogado titulado, anexando
www.dian.gov.co.
poder.9
Ø Que el número de teléfono
Al diligenciar el formulario
informado sea el mismo del
asegúrese de:
formulario pre RUT.
Ø Que no contenga tachones
ni enmendaduras. • Diligenciar todas las casillas obli-
gatorias marcadas.
• Que el número de teléfono dili-
9. El poder deberá ser debidamente reconocido ante genciado coincida con el indica-
notario o con presentación personal ante el juez
o el secretario de la Cámara de Comercio (art. 35 do en el formulario Carátula Úni-
Decreto - Ley 196 de 1971). ca Empresarial.

Recuerde que todos los documentos allegados deben tener


presentación personal de sus otorgantes (art. 40 del CCO). 11
• Que al imprimir el formulario privado o escritura pública, se-
aparezca la frase “Para Trámite gún el caso.
en Cámara”.10
• El formulario se encuentre firma- • El impuesto de registro corres-
do por el representante legal o pondiente al 0,7% sobre el valor
por el apoderado, el cual deberá del patrimonio a favor del Depar-
ser abogado titulado anexando tamento de Cundinamarca y del
poder.11 Distrito Capital de Bogotá, en una
tarifa.12
Si encuentra alguna duda
sobre el diligenciamiento los • Si no se estipula un valor como
formularios, consulte con patrimonio inicial se cobrará
el Asesor Especializado en cuatro Salarios Mínimos Diarios
cualquiera de nuestras sedes. como impuesto de registro sin
cuantía.
4. Realice los pagos
El plazo máximo para la
inscripción es de 2 meses
Para la inscripción de una ESAL us-
a partir de la fecha de
ted deberá realizar los siguientes
emisión del documento de
pagos:
constitución. De presentarse
• Derechos de inscripción por el por fuera de ese término, se
acta de constitución, documento cobrará una sanción por mora.

10. Si el formulario contiene la frase “Para Asistir”


deberá presentarse personalmente en las oficinas
del DIAN para la aclarar la información presenta-
da. Si la empresa ya posee el número del NIT, el
formulario saldrá con la leyenda CERTIFICADO.
12. Este rubro no se causará si se aportaron bienes in-
11. El formulario debe haber realizado la diligencia
muebles al patrimonio de la entidad, por lo que en
de reconocimiento ante notario o la presenta-
este caso debe anexar documento que acredite la
ción personal ante juez o ante el secretario de la
cancelación del impuesto de registro en la Oficina
Cámara de Comercio por parte del representante
de Instrumentos Públicos.
legal o del apoderado.

Recuerde que todos los documentos allegados deben tener


12 presentación personal de sus otorgantes (art. 40 del CCO).
No olvide que:

• La falta del documento de consti-


tución, impide la radicación de la
solicitud.

• La falta de uno o más de los re-


quisitos del documento de cons-
titución, es causal que impide la
inscripción de la constitución y
ocasiona la devolución del docu-
mento por parte de la Cámara de
Comercio.

• La falta de pago de los derechos


de inscripción y/o del impuesto
de registro correspondientes im-
pide el registro de la constitución.

La Cámara de Comercio
de Bogotá al efectuar la
inscripción, remitirá a la
DIAN la información para la
asignación del NIT, el cual
quedará consignado en el
certificado de inscripción.13

13. Recuerde que para quedar formalizado en la DIAN


deberá obtener el certificado original del RUT que
expide esa entidad. También lo podrá solicitar en
nuestras sedes por primera y única vez el repre-
sentante legal de la Entidad sin ánimo de lucro o
su apoderado, el cual deberá ser abogado titulado
anexando poder.

Recuerde que todos los documentos allegados deben tener


presentación personal de sus otorgantes (art. 40 del CCO). 13
Lista de chequeo
Constitución de ESALES

Requisitos de los constituyentes

1. Nombre y apellidos de los asociados o fundadores

2. Identificación de los asociados o fundadores

3. Domicilio de los asociados (ciudad o municipio)

Requisitos de la entidad

4. Nombre o denominación

5. Clase de persona jurídica

6. Objeto: (verificar la competencia por razón de la


actividad)

7. Domicilio (ciudad o municipio)

8. Vigencia

9. Sistema de representación legal

10. Facultades representante legal

Recuerde que todos los documentos allegados deben tener


14 presentación personal de sus otorgantes (art. 40 del CCO).
11. Composición órgano de administración

12. Reuniones ordinarias y extraordinarias de la


asamblea y órgano de administración.

13. Patrimonio (valor cancelado al momento de


la constitución)

14. Forma de hacer los aportes

15. Causales de disolución

16. Procedimiento de liquidación

17. Entidad que ejercerá la inspección y vigilancia

18. Nombramiento Representante Legal

19. Nombramiento órgano de administración

20. Nombramiento revisor fiscal (si aplica)

21. Facultades Revisor Fiscal (si aplica)

22. Aceptaciones e identificaciones

23. Cumplimento de normas cooperativas


(sólo para entidades del sector solidario)

Recuerde que todos los documentos allegados deben tener


presentación personal de sus otorgantes (art. 40 del CCO). 15
24. Autorización para constitución para cooperativa
de ahorro y crédito (solo para entidades del
sector solidario)

25. Reconocimiento ante juez o notario o presentación


personal por el presidente y secretario de la reunión
o por todos los otorgantes, según el caso.

26. Número de tarjeta profesional del revisor fiscal


(si aplica).

27. Dirección de la entidad

28. Teléfono de la entidad

29. Fax de la entidad

Pago de derechos

30. Derechos inscripción

31. Impuesto de registro

Recuerde que todos los documentos allegados deben tener


16 presentación personal de sus otorgantes (art. 40 del CCO).
¿Qué trámites se ¿Cómo se hacen
deben realizar una nombramientos
vez constituida la y reformas
ESAL? de ESALES?
• Inscribir los libros de actas y de El acta es un texto escrito en el cual
contabilidad exigidos por la ley se presenta en forma objetiva, todo
para las ESALES. lo sucedido, tratado y acordado en
• Allegar certificado de existencia una reunión. En ella se relacionan he-
y representación legal y copia chos sucedidos en forma enunciativa
de los documentos inscritos (es- y da cuenta de acuerdos o decisiones
tatutos y acta) a la entidad que que tomaron los participantes en de-
ejerce inspección, vigilancia y sarrollo de los negocios sociales.
control.
• Realizar los trámites de seguri- Nombramientos:
dad laboral e industrial, ante:
El nombramiento es el acto mediante
Ø Entidades promotoras de
el cual el órgano competente de una
Salud.
ESAL, de acuerdo con los estatutos o
Ø Cajas de compensación
con la ley, designa a las personas que
familiar.
se harán cargo del ejercicio de fun-
Ø Ministerio de Protección
ciones necesarias para el correcto
Social. funcionamiento de la entidad, tales
• Si es del caso, solicitar la licencia como la representación legal y la ad-
ambiental ante el Departamento ministración de la misma.
Administrativo del Medio Am-
biente — DAMA de Bogotá.14 Los nombramientos de las ESALES se
inscriben en las cámaras de comer-
cio de la jurisdicción de la entidad,
14. En caso de que la actividad se vaya a desarrollar en los mismos términos, tarifas y
en otro municipio de Cundinamarca ante la Cor-
poración Autónoma Regional – CAR.
condiciones previstos para el regis-

Recuerde que todos los documentos allegados deben tener


presentación personal de sus otorgantes (art. 40 del CCO). 17
tro de actos de las sociedades co- Las reformas de las ESALES se inscri-
merciales.15 ben en las cámaras de comercio de la
jurisdicción de la entidad, en los mis-
En el caso de las ESALES sólo se mos términos, tarifas y condiciones
efectúan las inscripciones de nom- previstos para el registro de actos de
bramientos de administradores y de las sociedades comerciales.18
revisores fiscales.16 Las cámaras de
comercio no inscribirá el nombra- Actos sujetos a registro
miento de fiscales, veedores, audi- • Aumento o disminución de pa-
tores, órganos de control (juntas de trimonio de la ESAL.
vigilancia, comités de control social, • Transformación.
juntas de control social). • Conversión19.
• Fusión.
Los nombramientos de junta directi- • Escisión.
va, representantes legales y revisores • Reforma del nombre de la ESAL.
fiscales de las Cooperativas Financie- • Reforma de la vigencia.
ras (vigiladas por Superintendencia • Reforma del objeto.
Financiera de Colombia), requieren • Reforma del sistema de repre-
posesión previa ante la Superinten- sentación legal.
dencia Financiera de Colombia.17 • Reforma a las facultades del re-
presentante legal.
• Reforma por traslado de domici-
Reformas estatutarias lio de la ESAL dentro de la juris-
dicción CCB.
La reforma estatutaria es cualquier
• Reforma por traslado de domicilio
modificación que se introduzca a los de la ESAL fuera de la jurisdicción
estatutos de constitución de la ESAL, CCB.
diferente a los nombramientos de • Otras reformas.
órganos de administración, fiscaliza- • Disolución ESAL.
ción y representación legal. • Liquidación ESAL.

15. Artículo 42 del Decreto-Ley 2150 de 1995 Comisión Nacional de Valores y Superintendencia
16. Decreto-Ley 2150 de 1995, Decreto 427 de 1996, de Industria y Comercio.
Artículo 163 y 164 del Código de Comercio, Circu- 18. Artículo 42 del Decreto-Ley 2150 de 1995.
lar nO. 4 y 8 de la SIC y demás normas especiales. 19. Figura propia de cooperativas de ahorro y crédito
17. Artículos 73 y 79 del EOSF, Circular Externa nú- que se van a convertir en cooperativas financieras
mero 01 del 3 de noviembre de 1983 proferida y cuando de precooperativa se convierte en coo-
conjuntamente por la Superintendencia Bancaria, perativa.

Recuerde que todos los documentos allegados deben tener


18 presentación personal de sus otorgantes (art. 40 del CCO).
LISTA DE CHEQUEO
Actas de nombramientos o reformas
ESALES
Tengan en cuenta que tanto las reformas como los nombramientos
deben constar en actas, las cuales deben cumplir con los siguientes
requisitos:

Nombramiento o reforma de ESALES

1. Nombre completo de la entidad

2. Domicilio (ciudad o municipio)

3. Fecha de la reunión

4. Nombre del órgano que se reúne

5. Tipo de reunión (ordinaria o extraordinaria)

6. Persona u órgano que realizó la convocatoria

7. Medio por el cual se realizó la convocatoria

8. Antelación con la que se realizó la convocatoria

Recuerde que todos los documentos allegados deben tener


presentación personal de sus otorgantes (art. 40 del CCO). 19
9. Quórum deliberatorio (porcentaje asociados
presentes o miembros del órgano de
administración)

10. Mayorías decisorias (número de votos con los


que se aprueban las decisiones en la reunión

11. Porcentaje asociados presentes o miembros del


órgano de administración

12. Actos sujetos a registro: nombramientos o


reformas

13. Aprobación de las decisiones

14. Aprobación del acta

15. Firma del Presidente y Secretario de la reunión

16. Copia auténtica o autorizada

17. Aceptación nombramientos y número de


identificación

Pago de derechos

18. Derechos inscripción

19. Impuesto de registro

Recuerde que todos los documentos allegados deben tener


20 presentación personal de sus otorgantes (art. 40 del CCO).
Principales causas de devoluciones
Las siguientes causales son las más frecuentes en la devolución
de documentos de ESALES:

1. No se señala el órgano, el medio y la antelación con la


cual se realizó la convocatoria.
2. No se señala el órgano estatutario que se está reunien-
do.
3. No se señala el quórum deliberatorio.
4. Se nombran personas en cargo no creado en los esta-
tutos.20
5. No se establece el número de votos con los que se
tomó la decisión.
6. Falta de aceptación de los designados en los cargos de
administración de la entidad.
7. Aprobación el texto del acta por los presentes o por la
comisión nombrada para el efecto (para cooperativas,
preocooperativas, instituciones auxiliares del coopera-
tivismo y asociaciones mutuales).
8. Constancia de firma de Presidente y Secretario.
9. Falta de reconocimiento de firma y contenido ante no-
tario o presentación personal del Presidente y Secreta-
rio ante la Cámara de Comercio de Bogotá.
10. Falta de pago de la totalidad de los actos contenidos
en el acta.

20. Los numerales 1, 2, 3 y 4 están sujetos a lo establecido en los estatutos de cada Entidad o en su defecto en
la Ley.

Recuerde que todos los documentos allegados deben tener


presentación personal de sus otorgantes (art. 40 del CCO). 21
¿Qué es la en estado de liquidación desde
la fecha de vencimiento de su
disolución? vigencia.

Es el acto mediante el cual se decide • Por decisión de los asociados


la terminación de las actividades pre- antes de vencerse su término de
vistas en los estatutos o por el objeto duración. En reunión de asam-
social de la entidad y se inicia el pro- blea general se debe decretar la
disolución anticipada de la ESAL
ceso de liquidación.
y nombrar al liquidador.

¿Cuáles son las • Disolución por alguna causal le-


gal. Con fundamento en la causal
causales de legal respectiva, los asociados
disolución? reunidos en asamblea declaran
la disolución y designan al liqui-
dador.
• La entidad se disolverá por las
causales previstas en los estatu- • Por extinción del patrimonio.
tos o por las especiales de cada En el caso de las Fundaciones,
tipo de entidad, según el régi- cuando se extingue su patrimo-
men especial de cada una: nio o se produce la destrucción
de los bienes destinados a su
• Por vencimiento del término de manutención, y los asociados
duración. En este caso la disolu- declaran en asamblea la disolu-
ción de la entidad rige entre los ción de la entidad.
asociados y respecto a terceros
a partir de la fecha de expiración • Por apertura de la liquidación
del término de su vigencia, sin obligatoria u orden de autoridad
necesidad de formalidades es- competente. Se debe registrar la
peciales. La Cámara de Comer- copia de la providencia que or-
cio de Bogotá certificará que la dena la disolución o la apertura
entidad se encuentra disuelta y a la liquidación obligatoria en la

Recuerde que todos los documentos allegados deben tener


22 presentación personal de sus otorgantes (art. 40 del CCO).
cual conste que la providencia
La entidad declarada en
se encuentra ejecutoriada.
disolución no puede continuar
desarrollando actividades,
• Por cancelación de su persone-
excepto las encaminadas a su
ría jurídica por orden de la au-
liquidación.
toridad competente.
A partir de la declaratoria de
¿Cómo se realiza disolución, la entidad entra en
proceso de liquidación.
el registro de la
disolución? A partir de la declaratoria de
disolución, al nombre de la
entidad deberá adicionarse la
• Presente copia del acta o docu-
mento que decretó la disolución, expresión “en liquidación”.
en cualquiera de las sedes de la
CCB. La copia del acta o docu-
mento deberá ser totalmente ¿Cómo se registra
legible y cumplir los requisitos
previstos para las reformas esta- la liquidación?
tutarias, de acuerdo con el tipo
de entidad que se trate. El proceso de liquidación termina
con el registro del acta o documen-
• Cancele el valor de la inscripción to en el que se aprueba la cuenta
que liquida el cajero de la Sede. final de liquidación y adjudicación
del remanente. El documento debe
• Cancele el impuesto de registro contener los siguientes requisitos:
equivalente a cuatro salarios
mínimos diarios legales vigen- • Nombre completo de la entidad
tes a la fecha de presentación a que pertenece.
del acta o documento de diso-
lución. • Clase de reunión.

Recuerde que todos los documentos allegados deben tener


presentación personal de sus otorgantes (art. 40 del CCO). 23
• Domicilio (ciudad o municipio) • Número de votos con los cuales
de la entidad, lugar y fecha de la se aprobó la cuenta final de li-
reunión. quidación.

• Forma en que se realizó la con- • Nombre de la entidad escogida


vocatoria. para recibir el remanente con la
• Persona u órgano que la efectuó. indicación de la suma de dinero
o bienes que recibe a título de
• Medio a través del cual se llevó a adjudicación.22
cabo la convocatoria (carta, avi-
so de prensa, etc.). • Si no existe remanente debe de-
jar constancia de ellos en el acta.
• Antelación, la fecha en la que
se realizó la citación a la re- • Aprobación del acta.
unión.21
• Número de votos emitidos por la
• El número total de asociados asamblea o junta para aprobar
hábiles convocados y el núme- la cuenta final de liquidación re-
ro total de asociados hábiles gistrado en el acta.
presentes y/o representados o
delegados que asistieron (ejem- • Firma del presidente y secretario
plo: se citó a 100 asociados de la reunión.23
hábiles, asistieron 70 ó el por-
centaje de asociados o delega- • La fecha del acta de liquidación
dos hábiles que asistieron; se debe ser posterior a la fecha del
encuentra presente el 60% de
los asociados hábiles).
22. Por carecer de ánimo de lucro, estas entidades no
podrán contemplar la repartición entre sus aso-
ciados del remanente del patrimonio social, salvo
las entidades del sector solidario.
23. Cuando se remita copia del acta debe ser auto-
21. El requisito de la convocatoria no es necesario rizada por el secretario de la reunión o por cual-
cuando se halle presente la totalidad de los aso- quier representante legal, dejando constancia que
ciados, es decir el 100%, de lo cual se debe dejar es fiel copia de su original o podrá allegarse una
constancia escrita en el acta. fotocopia autenticada ante notario.

Recuerde que todos los documentos allegados deben tener


24 presentación personal de sus otorgantes (art. 40 del CCO).
documento de disolución o al
del vencimiento del término de ¿Dónde se
duración de la entidad. registra la
• La copia del acta o documento disolución y
que se remita debe ser totalmen- liquidación de
te legible para garantizar su re-
producción por medio técnico. una ESAL?
• Al solicitar la inscripción cancele • La solicitud de registro debe
el valor que liquidará el cajero. efectuarse en la cámara de co-
mercio con jurisdicción en el lu-
• Cancele el impuesto de registro gar del domicilio principal de la
equivalente al 0,7% del valor. ESAL y en el lugar donde tenga
abiertas sucursales.
El registro del acta
• Si la entidad o su sucursal es-
aprobatoria de la liquidación
tán localizadas en Bogotá o en
no exime al liquidador
cualquiera de los municipios de
de la obligación de dar
nuestra jurisdicción, puede pre-
cumplimiento a las demás
sentar la solicitud en cualquiera
exigencias legales, tales como
de las sedes de la Cámara de Co-
el pago de impuestos y la
mercio de Bogotá.
presentación de la declaración
de renta final.

Recuerde que todos los documentos allegados deben tener


presentación personal de sus otorgantes (art. 40 del CCO). 25
CONOZCA LOS CANALES DE INFORMACIÓN
CREADOS POR LA CCB PARA FACILITAR
LA INSCRIPCIÓN DE LAS ESALES
• Página Web • Guía 7. Cómo registrar la disolución
y la liquidación
• www.ccb.org.co • Guía 8. Cómo se registra la apertura
• Servicios Virtuales: de una sucursal
• Guía 9. Entidades de economía soli-
• Inscripción de escrituras públicas a daria
través de notarias
• Certificados electrónicos (CERPLE) • Vademécum de los
• Venta de publicaciones e registros públicos
• Inscripción a eventos

• Guías informativas • Respuesta a preguntas


frecuentes
• Guía 1. Entidades que están obliga-
das a registrarse ante las cámaras de • Línea de Respuesta Inmediata
comercio (571) 3830330
• Guía 2. Entidades que no están obli- • Información audiorespuesta 24 horas
gadas a registrarse ante las cámaras al día
de comercio • Información personalizada de lunes
• Guía 3. ¿Cómo se constituye una en- a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. y
tidad sin ánimo de lucro? sábados de 9:00 a.m. a 1:00 p.m.
• Guía 4. ¿Cómo se inscriben los libros
de una entidad sin ánimo de lucro? • Programación de
• Guía 5. ¿Cómo inscribir reformas es-
tatutarias? capacitaciones y
• Guía 6. Cómo inscribir los nombra- seminarios gratuitos
mientos de
Atención en las diferentes Sedes de la CCB y Supercades

Información en:
Línea de Respuesta Inmediata: comuníquese al 3830330
Este documento contiene información y
orientaciones de carácter general sobre
algunos aspectos legales aplicables a los actos
y documentos sujetos a inscripción en el registro de
Entidades sin Ánimo de Lucro. El presente texto no suple
la normatividad vigente ni evita la aplicación de la misma.

Fecha de publicación octubre de 2010.