Procedimiento Almacenes

INSTITUTO NACIONAL DE
SALUD PÚBLICA
MANUAL PARA EL
MANEJO DE ALMACENES
Diciembre 2004.
Para someterse a aprobación de la H. Junta de Gobierno.

HOJA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE ALMACENES 2
FECHA AUT.
DIRECCION DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
DIA MES AÑO
DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO
ALMACEN GENERAL Y ALMACEN DE ACTIVO FIJO
07 DIC 2004
1.-Para efectos de este manual se entenderá por:
Ley: a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
Secretaria: a la Secretaria de Hacienda y Crédito Público.
Contraloría: a la Secretaria de la Función Pública.
Unidad de Normatividad: a la Unidad de Normatividad de Adquisiciones, Obras

Públicas, Servicios y Patrimonio Federal de la Contraloría.
Bienes de Consumo: (ALMACEN GENERAL). Los que por su utilización en el

desarrollo de las actividades que realizan las dependencias y entidades, tienen un
desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro global en sus
inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.
Bienes Instrumentales: (ACTIVO FIJO). Los considerados como implementos o

medios para el desarrollo de las actividades que realizan las dependencias y
entidades, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y
resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.
Contrato Abierto: El definido en el artículo 47 de la Ley de Adquisiciones,

Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
Contrato Programado: Son aquellos en los que se especifican con toda precisión,
las descripciones y los precios unitarios de los bienes, así como las cantidades a
entregar en varias fechas determinadas.
Entidades: Los organismos descentralizados, empresas de participación estatal,

instituciones de crédito, e instituciones de seguros y fianzas, y los fideicomisos que
integran la Administración Pública Federal Paraestatal.
Instituto: El Instituto Nacional de Salud Pública
Dirección General. Dirección General del Instituto
Dirección de Centro: Dirección de Centro

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DE ALMACENES 3
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
07 DIC 2004
A.C. : Área Central
D.A.F. : Dirección de Administración y Finanzas
S.A.J. : Subdirección de Asuntos Jurídicos
S.R.F. : Subdirección de Recursos Financieros
S.A.A. : Subdirección de Apoyo Académico
D.A. : Departamento de Abastecimiento
D.C. : Departamento de Contabilidad

HOJA
DE ALMACENES 4
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
07 DIC 2004
INDICE
HOJA
PRESENTACIÓN Y POLITICAS GENERALES 55
I.- OBJETIVO DEL MANUAL 6
II.- MARCO JURÍDICO 7
III.- PROCEDIMIENTOS
III.1.- ALMACEN GENERAL (BIENES DE CONSUMO) 8
1.- PROCEDIMIENTO PARA LA

ENTREGA-RECEPCION DE MERCANCÍA 11
2.- PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA-RECEPCION

DE REACTIVOS QUE DEBERAN DE PERMANECER EN
RERIGERACION O CONGELACIÓN 15

DE MERCANCÍAS EN CAMPO 19
4.- PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA FISICA DE INVENTARIOS 23

HOJA
DE ALMACENES 5
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
07 DIC 2004
III.2.- ALMACEN DE ACTIVO FIJO (BIENES INSTRUMENTALES) 35
5.- PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA

FISICA DE INVENTARIO DEL MOBILIARIO Y EQUIPO
DIVERSOS 38

DE BIENES EN EL ALMACEN DE ACTIVO FIJO 42
7.- PROCEDIMIENTO PARA ENTREGA-RECEPCION

DE EQUIPO EN SEDES ALTERNAS DEL INSP 47
8.- PROCEDIMIENTOS PARA LLEVAR A CABO

LA ENAJENACIÓN DE BIENES MUEBLES
PROPIEDAD DEL INSTITUTO 51
9.- PROCEDIMIENTOS PARA LLEVAR A

CABO LA DESTRUCCIÓN DE BIENES MUEBLES
PROPIEDAD DEL INSTITUTO 56
10.- PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE PERSONAL

EN LA BASE DE DATOS Y CARTA DE LIBERACION 61
IV.- BAJA DE BIENES POR ROBO Y/O EXTRAVIO 65
V.- INDICADORES DE LOS ALMACENES 69
VI.- FORMATOS PARA EL DESARROLLO DE ACTIVIDADES 73

ENCUESTA DE OPINION 75
AVISO DE MATERIAL DE BIENES DE CONSUMO 76
AVISO DE SALIDA DE BIENES INSTRUMENTALES 77
HOJA
DE ALMACENES 6
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
07 DIC 2004
PRESENTACION Y POLITICAS GENERALES
El presente documento se crea en cumplimiento a las disposiciones oficiales

emitidas por la Secretaria de Salud, su propósito esencial es proveer en forma
ordenada y sistemática, información referente a las actividades del Departamento de
Abastecimiento, de la Dirección de Administración y Finanzas en el Instituto Nacional
de Salud Publica.
Su elaboración surge de la necesidad de contar con un instrumento de apoyo

administrativo que señale, oriente e induzca al personal institucional hacia el
cumplimiento de responsabilidades y la uniformidad en el trabajo, propiciando así
que la ejecución de las labores encomendadas se efectúen de manera adecuada.
El documento contiene el marco normativo específico, al cual deberán sujetarse las

adquisiciones, tanto de bienes como de servicios; así como la limitación y el ámbito
de su competencia.
Con el propósito de cumplir con los lineamientos emitidos el 11 de Noviembre en el

Diario Oficial, y a efecto de centralizar la operación de sus almacenes, los oficiales
mayores o equivalentes en las dependencias y entidades establecerán las medidas
necesarias que:
• Se evitara la creación de bodegas o el almacenamiento de bienes inmuebles
en lugares diferentes al almacén.
• Se evitara el acumulamiento de bienes inmuebles no útiles o los desechos de
estos. Para tal fin se procederá a la desincorporación inmediata con apego a
las disposiciones correspondientes.
• Se dará preferencia a los contratos abiertos o programados en la adquisición
de aquellos bienes muebles que sus características lo permitan.
• Se reducirá en al menos quince por ciento respecto del ejercicio anterior las
adquisiciones a traves de los fondos revolventes.
• Se reducirán las mermas, obsolencia y pérdida de bienes.
• Se reducirá la capacidad ociosa de almacenaje, así como de la mano de obra
correspondiente.
• Se reducirá a cuando más a mes y medio el nivel promedio de inventarios.
• Cada inicio de año se solicitara mediante oficio la actualización de firmas a
cada una de las direcciones.
HOJA
DE ALMACENES 7
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
07 DIC 2004
I.-OBJETIVO DEL MANUAL
Establecer una comunicación y un diálogo permanente entre las áreas de

investigación, académica y administrativa, a través de la información,
difusión clara y oportuna de las normas y lineamientos que se deben seguir
para una mejor utilización de los recursos materiales, que permitan disponer
de manera eficaz y oportuna lo necesario al Instituto, para el desarrollo de
sus funciones, todo ello bajo un marco de planeación, organización,
dirección y control. Para ello se define los criterios que permitan el eficiente
y racional aprovechamiento de los inmuebles destinados al almacenamiento
de los bienes muebles con que se cuenta en el Instituto, así como el control
y resguardo adecuado de estos.
HOJA
DE ALMACENES 8
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
07 DIC 2004
II.- MARCO JURIDICO
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

D.O.F. 08 - III - 2000.
Art. 134
LEYES:
Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

Publicada en el Diario Oficial de la Federación el día 29 de diciembre de 1976,
modificada por ultimas veces por decretos publicados los días 21 de febrero y
25 de mayo de 1992 y, el 30 de noviembre de 2000; por la Ley del Banco de
México, publicada el 23 de Diciembre de 1993, y por decretos publicados el 28
de diciembre de 1995, el 15 de mayo de 1996 y el 24 de diciembre de 1996.
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

D.O.F. 04 - I - 2000.
Ley de los Institutos Nacionales de Salud.

Artículo 9 fracción IV
D.O.F. 26 – V – 2000.
Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector

Público
D.O.F. 20 – VIII- 2001.
Ley General de Bienes Nacionales.

Artículo 3 fracción III.
D.O.F. 29 – VII – 1997
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FECHA AUT.
DIA MES AÑO
07 DIC 2004
III.1
ALMACEN GENERAL
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DE ALMACENES 10
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
07 DIC 2004
III.1 ALMACEN GENERAL
OBJETIVO ESPECIFICO:
Satisfacer las necesidades de bienes e insumos de las diferentes áreas que integran
el Instituto, buscando optimizar el funcionamiento del mismo.
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DE ALMACENES 11
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
07 DIC 2004
III.1 ALMACEN GENERAL
FUNCIONES
Los bienes de consumo e instrumentales ingresarán a través de los almacenes,

verificando que cumplan con las condiciones del pedido, manteniendo el control que
permita identificar al proveedor que los suministró, para que en el supuesto de
encontrarse defectos de fabricación, dolo ó vicios ocultos, se proceda a la
reclamación respectiva ó acción legal correspondiente.
Recibir los materiales verificando que sean los indicados en el pedido o requisición
correspondiente, elaborando el alta de almacén conforme a la factura.
Acomodar y clasificar el material recibido, registrarlo en kardex.
Informar a las áreas responsables respectivas de la recepción de los bienes.
Surtir los vales elaborados por las diferentes áreas del INSTITUTO.
En almacén de consumo se realizara dos inventarios al año, el primero será a más

tardar en el mes de junio y el segundo a más tardar en el mes de diciembre.
Elaborar los reportes mensuales de los movimientos de los almacenes y

proporcionarlos a las diferentes áreas que los requieran.
Realizar todas sus actividades de acuerdo a la normatividad aplicable

HOJA
DE ALMACENES 12
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
07 DIC 2004
PROCEDIMIENTO 1
PARA LA ENTREGA-RECEPCION DE MERCANCIA

HOJA
DE ALMACENES 13
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
PROCEDIMIENTO 1: ENTREGA-RECEPCION DE MERCANCIA 07 DIC 2004
Agilizar la entrega de materiales a las áreas del Instituto para evitar que sean
almacenados por largo tiempo.
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FECHA AUT.
DIA MES AÑO
07 DIC 2004
PROCEDIMIENTO 1: ENTREGA-RECEPCION DE MERCANCIA
POLÍTICAS BASES Y LINEAMIENTOS
Una vez realizado el proceso de la adquisición de un bien o material, el almacén

general recibe los artículos adquiridos sin importar el procedimiento de compra, solo
en el caso de reactivos que requieran de permanecer en condiciones especiales de
almacenaje se entregaran del proveedor al investigador.
Si los artículos que se requieren son producto de una licitación o de alguna

requisición, se deberá anotar al concluir la lista de artículos, el nombre del proveedor
y nº de factura, de acuerdo a los datos proporcionados por el almacén al dar aviso de
la recepción del material. Además deberá presentar copia de la factura y del aviso
correspondiente.
La solicitud de materiales para el almacén deberá estar firmada por el Subdirector o

Director de Área, de conformidad al registro de firmas y en su ausencia avalado por el
Subdirector de Apoyo Académico.
El almacén de este instituto, no entregará ningún material sin el vale debidamente

autorizado con las firmas correspondientes.
El horario del almacén es de 08:30 a 15: 30 horas.
El material que sea solicitado vía licitación o requisición, ya sea con presupuesto
federal o proyecto, únicamente estará resguardado en el almacén treinta días
naturales después de haberse comunicado su llegada, posteriormente se pondrá a
disposición de quien lo solicite.
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FECHA AUT.
DIA MES AÑO
07 DIC 2004
PROCEDIMIENTO 1: ENTREGA-RECEPCION DE MERCANCIA
UNIDAD QUE INTERVIENEN ACT. No DESCRIPCION

Proveedor 1 El proveedor entrega la mercancía en el
almacén general junto con la factura y
una copia del pedido o requisición
Almacén 2 El almacén recibe la mercancía, revisa
que la descripción del pedido/requisición
sea la que se mencione en la factura y
analiza el material entregado los cuales
deberán ser los mismos que se
describen en la factura y el pedido,
siendo satisfactoria la entrega se elabora
el alta de almacén correspondiente
3 El almacén notifica al usuario que su

material está disponible en el almacén
para que elaboren el vale por el material
Solicitante 4 El solicitante se presenta en el almacén

con su vale de salida de almacén.
Almacén 5 El almacén verifica que el vale de

almacén este debidamente requisitado
por el Subdirector o Director, de
conformidad al registro de firmas y en su
ausencia avalado por el subdirector de
apoyo académico, se le entrega los
artículos solicitados
6 El almacén descarga del kardex la

mercancía que sale
7 El almacén cuantifica las salidas y las
entradas y entrega un reporte mensual
(registro global) a las áreas de
Contabilidad y el Órgano Interno de
Control en donde indica el
comportamiento de sus artículos. y a su
vez concilia con el área de Contabilidad
Termina Procedimiento
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DE ALMACENES 16
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
07 DIC 2004
PROCEDIMIENTO 2
PARA LA ENTREGA-RECEPCION DE REACTIVOS QUE DEBERAN DE

PERMANECER EN REFRIGERACIÓN O CONGELACION.
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DE ALMACENES 17
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
PROCEDIMIENTO 2: ENTREGA-RECEPCION DE REACTIVOS QUE 07 DIC 2004
DEBERAN DE PERMANECER EN REFRIGERACIÓN O CONGELACION
Agilizar la entrega de materiales a las áreas del Instituto que requieran refrigeración o
algún otro tipo de almacenaje especial.
HOJA
DE ALMACENES 18
FECHA AUT.
DIA MES AÑO

general recibe la factura, los bienes se entregan del proveedor al investigador debido
a que en muchas ocasiones los reactivos deben de permanecer en condiciones
especiales de almacenaje para lo cual el almacén general designará a una persona
para coordinar la recepción de reactivos en los cuartos de refrigeración y al mismo
tiempo requisitar el vale de salida.
El usuario firmara de recibido el original de la factura y el vale de salida, los cuales

entregara a la persona designada para la supervisión de la entrega de material que a
su vez para que se registre en el alta de almacén correspondiente.

En el caso de las salidas de reactivos, el vale de salida se entregara en un plazo no

mayor de 5 a 10 días hábiles.
Las entregas de reactivos se realizarán en presencia del investigador solicitante y en

encargado del almacén

HOJA
DE ALMACENES 19
FECHA AUT.
DIA MES AÑO

Proveedor 1 El proveedor entrega los reactivos en el
área de refrigeración del CISEI
Almacén 2 Supervisa la entrega de material
Responsable del área 3 Recibe el material, firma de recibido la

factura original junto con el vale de
salida y entrega al personal de almacén
Almacén 4 Entrega al proveedor copia sellada de

entregado por el almacén y elabora el
alta correspondiente.
5 Firma el vale de almacén y entrega al

investigador copia firmada.
HOJA
DE ALMACENES 20
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
07 DIC 2004
PROCEDIMIENTO 3:
PARA LA ENTREGA-RECEPCION DE MERCANCIAS EN CAMPO.

HOJA
DE ALMACENES 21
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
PROCEDIMIENTO 3: ENTREGA RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS EN 07 DIC 2004
CAMPO
El Instituto desarrolla diversos proyectos de investigación fuera de sus instalaciones,

esto tiene como consecuencia que en algunos casos los reactivos o materiales se
entreguen fuera del Instituto.
La persona responsable firmará el original de la factura, la cual deberá turnarla al

almacén para que se registre en el alta de almacén correspondiente, junto con el vale
de salida.
HOJA
DE ALMACENES 22
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
CAMPO

general recibe la factura, los bienes se entregan del proveedor al investigador debido
a que en muchas ocasiones los reactivos o materiales deben de ser entregados en
campo para no interferir en los proyectos o encuestas que el instituto realiza fuera de
sus instalaciones.
El investigador responsable firmará la factura de conformidad de que recibió los

reactivos o materiales de laboratorio en buen estado, firmando de recibido incluyendo
la fecha de recepción y deberá turnar al almacén para que se registre en el alta de
almacén correspondiente y elabore el vale de salida respectivo. El personal de
almacén general recibirá y firmara el vale de almacén.

El material que sea solicitado vía licitación o requisición, ya sea con presupuesto
federal o proyecto, únicamente estará resguardado en el almacén treinta días
naturales después de haberse comunicado su llegada, posteriormente se pondrá a
disposición de quien lo solicite.
HOJA
DE ALMACENES 23
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
CAMPO

Proveedor 1 El proveedor entrega los reactivos o
materiales en el área donde se realiza la
investigación
Responsable 2 Recibe el material verifica que sea el

material solicitado, firma la factura
original, entrega al almacén la factura
junto con el vale de salida.
Almacén 3 Recibe la factura original firmada por el

responsable del proyecto, elabora el alta
correspondiente.
Verifica que el vale de almacén este

debidamente requisitado por el
Subdirector o Director de conformidad al
registro de firmas
Firma el vale de almacén y entrega al

investigador copia firmada
HOJA
DE ALMACENES 24
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
PROCEDIMIENTO 4: 07 DIC 2004
PARA LA TOMA FISICA DE INVENTARIOS

HOJA
DE ALMACENES 25
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
PROCEDIMIENTO 4: TOMA FISICA DE INVENTARIOS 07 DIC 2004
POLITICAS, BASES Y LINEAMIENTOS
Se incluye Instructivo para la realizar la toma física de Inventario

HOJA
DE ALMACENES 26
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
PROCEDIMIENTO 4: TOMA FISICA DE INVENTARIOS 07 DIC 2004
DEFINICION
Existen una serie de definiciones a través de las cuales es posible explicar la esencia
de los inventarios; de los análisis, puede elaborarse una definición en sentido estricto
y otra en sentido amplio.
Desde el punto de vista estricto los inventarios pueden definirse como el listado
ordenado de todos los bienes que se encuentran en el almacén, con las cantidades
correspondientes.
Desde el punto de vista amplio sobre la definición del inventario, puede considerarse
como el proceso por medio del cual una organización conoce la totalidad de
existencia física de los bienes con que se cuenta en su almacén; este proceso
involucra una serie de actividades, tales como; conteo, ordenamiento, clasificación,
organización y presentación de información. A través del inventario, es posible
conocer el estado que guardan los bienes así como su ubicación en el almacén.
El inventario no se circunscribe a la acción simple de contar si no que el resultado

debe confrontarse con los controles documentales, de no coincidir, las diferencias
deben analizarse proponiendo los ajustes correspondientes, conforme a las
disposiciones legales vigentes.
II.- O B J E T I V O S
G E N E R A L:
Determinar como una área sujeta a inventario, aquella que por orden superior o por
requerimiento programado, deba de realizarse un conteo identificado de los bienes
que se encuentran en esta, registrándose cada uno de ellos, así como su ubicación
física, con el objeto de efectuar un informe tendiente a la toma de decisiones.
E S P E C I F I C O S:
Aportar elementos de juicio sobre el uso, aprovechamiento, control y

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DE ALMACENES 27
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
07 DIC 2004
PROCEDIMIENTO 4: TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS
destino final de los bienes del Instituto Nacional de Salud Publica.
a) Coadyuvar al aprovechamiento racional de los recursos con que cuenta el

Instituto, para el desarrollo de sus funciones sustantivas.
b) Evaluar el control de existencias en el almacén a efecto de evitar perdidas,
mermas etc.
c) Mantener niveles predeterminados de existencias mediante el sistema de
máximos y mínimos.
d) Proporcionar la base de datos para la elaboración de informes que permitan
apoyar la toma de decisiones.
e) Conocer los costos actualizados de los bienes que se encuentran en
almacén.
g) Determinar la existencia de bienes y su distribución.
III.- DEFINICIÓN DE LAS AREAS A INVENTARIAR
Se define como una área sujeta a inventario, aquella que por orden superior o por
requerimiento programado, deba de realizarse un conteo identificado de los bienes
que se encuentran en esta, registrándose cada uno de ellos, así como su ubicación
física, con el objeto de efectuar un informe tendiente a la toma de decisiones.
IV. R E C U R S O S
Los elementos más importantes para la toma de inventarios son:
a) RECURSOS HUMANOS.- Los elementos humanos deben ser seleccionados

dentro de los más capaces del personal con que se cuente o se pueda disponer, se
integrará un mínimo de 2 equipos, compuestos de 2 personas, cuyas características y
funciones serán las siguientes:
HOJA
DE ALMACENES 28
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
07 DIC 2004
Una persona que trabaje en el almacén, conozca de bienes e identifique su ubicación

y que sea la que además haga la movilización y estiba en caso de ser necesario
Otra persona de preferencia pertenezca al Departamento de Contabilidad, que se
encuentre capacitada para contar e incorporar los datos en las relaciones y tarjetas de
inventario.
El trabajo de los equipos será supervisado y coordinado por un responsable general
del inventario, el cual será el Jefe del Departamento de Abastecimiento y un jefe de
mesa que será el encargado del Almacén General.
b) RECURSOS MATERIALES.- La relación de inventario es un formato en el cual se

relaciona los bienes a inventariar y en donde contendrá las siguientes columnas:
Clave o código del bien
Descripción del bien.
Unidad de medida
Ultima compra
Existencia en registros
Existencia Física (arrojada por los conteos físicos)
Diferencia (entre registros y existencia física)
Etiqueta de inventario marbete.- Es la tarjeta que se adhiere o coloca a los bienes o
inventarios. Consta de 3 secciones que son los siguientes.
• Talón de identificación, conteniendo los siguientes datos:
Número de folio
Descripción del bien
Unidad de medida
Ubicación física
Clave o código del bien.
• Primera sección, conteniendo los siguientes datos:
Clave del bien
HOJA
DE ALMACENES 29
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
PROCEDIMIENTO 4: TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS 07 DIC 2004
Descripción
Ubicación
Cantidad
Unidad
Contado por
Anotaciones
• Segunda sección, compuesta por los mismos que para la primera sección
se señalan.
Papelería y artículos de oficina, indispensable para el desempeño de la labor; por
ejemplo: Plumas, Plumones de color, etc.
V.- FECHA Y HORARIO
Se fijarán con la anticipación debida y se dará a conocer al conjunto de personas

seleccionadas para realizar el inventario, así como a las áreas de Contabilidad y de
Contraloría Interna. Asimismo, el horario para la toma de inventario será de 10:00 a
18.00 horas con un intermedio de comida que será de 13:30 a las 14:30 horas para
todo el personal que intervenga.
VI.- PRE-INVENTARIO
Son labores que en forma anticipada se deben realizar por el personal de Almacén
general, las cuales son las siguientes:
a) Clasificación de bienes.- Identificación y separación de los bienes, de acuerdo
a su grupo (oficina, limpieza, computo, didáctico, refacciones, construcción,
eléctrico, estructuras y manufacturas, reactivos, material de laboratorio,
vestuario y prendas de protección)
b) Acomodo de bienes.- Colocación de los bienes en los anaqueles.
HOJA
DE ALMACENES 30
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
c) Elaboración de etiqueta de inventario (marbete).- Impresión de marbetes de

cada uno de los bienes a inventariar.
d) Etiquetación de los bienes.- Se deben de etiquetar todos y cada uno de los

bienes a inventariar, que se encuentran en las diversas áreas de almacén.
e) Elaboración de la relación de inventarios.- Impresión del formato en el cual se
relaciona los bienes a inventariar en donde se vacía la información que
contienen las etiquetas de inventario (marbete).
VII.- ACTIVIDADES PREVIAS AL LEVANTAMIENTO FÍSICO
Son las labores que en forma anticipada debe de realizar el personal involucrado en la
realización del inventario y de las cuales, adquieren un carácter relevante las
siguientes:
El responsable general del inventario, tendrá las siguientes funciones:
a) Realizar un listado de asistencia de todos los participantes que intervendrán en
el levantamiento del inventario.
b) Integración de una mesa de control la cual tendrá como responsable el jefe del
Almacén General.
c) Determinar los espacios físicos en que se deberán dividir las áreas sujetas a
inventario.
d) Coordinar el trabajo de los equipos y supervisores que realizarán el conteo.
e) Supervisar los dos conteos y coordinar la aclaración de las diferencias,

controlar los movimientos de los artículos durante los conteos.
HOJA
DE ALMACENES 31
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
f) Separar y agrupar aquellos bienes que no serán objeto de inventario con la

justificación correspondiente.
g) Dotación de la relación de inventarios, etiquetas de inventario y artículos de
oficina.
h) Supervisar la etiquetación de los bienes. Previo a la tarea de inventario

deberán etiquetarse todos y cada uno de los bienes que se encuentran en las
diversas áreas de almacén, a efecto de facilitar su identificación y localización
en los conteos.
i) Corte de movimientos del almacén. Es otra labor previa que requiere de

considerar la última entrada y salida de los bienes en forma física y
documental, para lograr el levantamiento en forma física.
j) Supervisión en la realización de los trabajos previos, debe llevarse a cabo una

identificación ordenada y rápida por parte del responsable general, del
cumplimiento de cada uno de los puntos señalados en líneas anteriores, con la
finalidad de garantizar que le inventario se efectúe en las mejores condiciones.
k) Instrucción a los equipos de conteo. En esta etapa de los trabajos, se instruye

a los equipos encargados de realizar el conteo de bienes, con relación a
aspectos tales; El procedimiento de llenado de tarjetas de inventario,
disposición de las áreas de almacén, forma de conteo y demás información
relativa a la tarea a realizar
Todos los trabajos previos al inventario serán supervisados por el personal de
Contraloría Interna y externa.
VIII. CONTEO FISICO DE BIENES
En esta actividad se ejecutarán dos conteos y se realizarán de acuerdo a la secuencia
de pasos que en seguida se describen. Estas actividades, estarán supervisadas por el
HOJA
DE ALMACENES 32
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
jefe de mesa:
Al efectuar el primer conteo, uno de los integrantes del equipo procederá a incorporar
en la primera sección de la etiqueta de inventario, cantidad, unidad e iniciales de
quién contó; el otro integrante marcará en la relación de inventario, el renglón que
corresponda de acuerdo al número de folio del bien inventariado.
a) Al finalizar este conteo, desprenderá la primera sección de todas las etiquetas,

ordenándolas numéricamente, así entregarla al responsable de mesa del
inventario.
b) Para el segundo conteo, se desarrollarán las actividades indicadas en el punto

anterior, con la importante variante de que el trabajo deberá realizarlo un
equipo diferente al del primer conteo.
c) Al concluir el segundo conteo, los equipos entregarán al responsable de mesa,

el total de las etiquetas debidamente ordenadas.
d) El responsable del inventario, comparará los dos conteos y si coinciden,

circulará con lápiz de color rojo la cantidad de la primera sección de la etiqueta
de inventario. Si no coinciden ordenará realizar un recuento similar al
efectuado en el primer y segundo conteo, anotando con lápiz de color rojo la
cantidad correcta en la primera sección. Obtenidas todas las cantidades
correctas, las registrará en la relación de inventarios, utilizando la columna
correspondiente, en este momento también se llenará la columna de la unidad.
e) Las etiquetas que por alguna razón no se usen, se cancelarán y esta misma
anotación se hará en la relación de inventarios, si se repone con otra etiqueta
habrá que cruzar la numeración con la que se sustituye ( por ejemplo, sí se
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DE ALMACENES 33
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
incurre en error al anotar la cantidad). Esta actividad deberá ser realizada por
el responsable general, previo aviso que efectúo el conteo.
f) En caso del extravío de alguna etiqueta, deberá consultar la relación del

inventario para identificar el folio que ésta amparaba; el mismo responsable
general procederá a reponerla asignándole el mismo número.
IX.- V A L U A C I O N
a) El método de valuación del inventario utilizado es el de COSTO PROMEDIO.
b) El Departamento de Contabilidad y la Contraloría Interna, al recibir del

responsable general las etiquetas, revisará que no falte ninguna y que esté en
el mismo orden que consigna cada relación de inventario.
c) El área de contabilidad y de control interno, efectuarán pruebas selectivas para

detectar si coinciden las cantidades anotadas en las etiquetas y en la relación
de inventarios.
d) El jefe de mesa de control, cotejará si las cantidades del inventario coinciden

con las que arroje el registro, de existir diferencias, se determinarán las
posibles causas básicamente, a partir del análisis documental de movimientos
de entradas y salidas, sin descontar la posibilidad de realizar un nuevo conteo,
de persistir las diferencias, se procederá conforme a las disposiciones legales
vigentes.
e) Al concluir los conteos y las transcripciones de datos se levantará un acta
administrativa de conclusión del Inventario Físico.
f) En las relaciones de inventarios, en la columna correspondiente, se procederá

a anotar el precio unitario del bien.
HOJA
DE ALMACENES 34
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
07 DIC 2004
g) Posteriormente, se realizarán las operaciones aritméticas, para determinar el

valor de cada uno de los bienes inventariados, totalizando las relaciones.
h) Al concluir el costeo promedio, y una vez aclaradas las diferencias, se
entregará el resultado a la Subdirección de Recursos Financieros y a la
Contraloría Interna, para su conocimiento y registro.
X.- A C T A S
Son documentos en los cuales se da fe y se constata que el inventario se llevo acabo

en base al manual de procedimientos y a la normatividad vigente.
Existen 2 tipos de actas: Acta de Inicio , Acta de Cierre y Acta de Verificación y Control de
Bienes.
Acta de inicio.- En este documento se da inicio el levantamiento del inventario físico,

contiene los siguientes datos:
a) Fecha, lugar y hora de inicio del levantamiento de inventario.
b) Personal que intervendrá
c) Corte de formas (última entrada y salida)
d) Integración de equipos que realizaran los conteos
e) Firma del personal que intervendrá
Acta de cierre.- En este documento se asienta, la conclusión del Inventario Físico,

contiene los siguientes datos:
a) Fecha, lugar y hora de conclusión del inventario
b) Personal que intervino
c) Aclaración de diferencias
d) Firma del personal que intervino
Acta de Verificación y Control de Bienes.- Como forma de control, este documento se

realiza cada tres meses, mediante pruebas selectivas de material.
HOJA
DE ALMACENES 35
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
07 DIC 2004

JEFE DE MESA 1 Elabora acta de inicio
2 Organiza al personal que realizara los

conteos
PERSONAL DE ALMACEN 3 Realizan el primer y segundo conteo

GENERAL Y CONTABILIDAD simultáneamente
PERSONAL DEL ORGANO 4 Si hay diferencias entre el primer y

INTERNO DE CONTROL Y DE segundo conteo, se realiza un tercer
ALMACEN GENERAL conteo interviniendo la contraloría
interna y personal del almacén
EL JEFE DE MESA 5 Integra y coteja el primer y segundo

conteo
PERSONAL DE ALMACEN 6 Se captura la información

correspondiente a los conteos en el
formato de inventarios
JEFE DE MESA 7 Realizan el acta de cierre
HOJA
DE ALMACENES 36
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
07 DIC 2004
ALMACEN DE ACTIVO FIJO

HOJA
DE ALMACENES 37
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
07 DIC 2004
La recepción de los bienes muebles, instrumentales o equipo de laboratorio

invariablemente se realizará con la participación de los usuarios, del Jefe de
Departamento de Abastecimiento y almacén de Activo fijo, a fin de asignar el número de
inventario a cada uno de los bienes y se procede a la formalización del resguardo, a
efecto de mantener su control para identificar la adscripción de los mismos.
HOJA
DE ALMACENES 38
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
07 DIC 2004
FUNCIONES:
El jefe del Departamento de Abastecimiento y Almacén de activo fijo, deberá de

resguardar los bienes.
Recibir los bienes verificando que sean los indicados en el pedido o requisición
correspondiente, elaborando el alta de almacén conforme a la factura.
Informar a las áreas responsables respectivas de la recepción de los bienes.
Realizar un inventario cada año según las actividades programadas en el año y realizar
muestreos físicos cuando menos cada tres meses.
Se consideran como sujetos a registro todos los bienes muebles y los actos realizados
con su manejo y administración de acuerdo a sus características de control.
Realizar todas sus actividades de acuerdo a la normatividad aplicable
Solicitar a la Subdirección de Recursos Humanos trimestralmente los listados del

personal que causa baja en el Instituto.
Salida de Bienes Inmuebles, se firma el vale de salida del bien una vez que este
debidamente requisitado y verificado el bien, y para ello se lleva una control
detallado, mediante una base de datos que permita registrar la salida y entrada de
bienes.
HOJA
DE ALMACENES 39
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
07 DIC 2004
PROCEDIMIENTO 5:
PARA LA TOMA FISICA DEL MOBILIARIO Y EQUIPOS DIVERSOS

HOJA
DE ALMACENES 40
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
PROCEDIMIENTO 5: TOMA DE INVENTARIO FISICO DEL 07 DIC 2004
MOBILIARIO Y EQUIPOS DIVERSOS
OBJETIVO ESPECIFICO
Establecer mecanismos de control de mobiliario, equipo de computó, laboratorio y

parque vehicular que se encuentren debidamente resguardados y que toda
documentación relevante de los bienes se encuentre en orden.
HOJA
DE ALMACENES 41
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
UNIDAD QUE INTERVIENE ACT. No. DESCRIPCION
Almacén de Activo Fijo 1 Elaboración de comunicado a cada uno

de los Directores, Subdirectores y
Jefes de Departamento de Instituto,
notificando el proceso que se seguirá
para el Inventario Físico, a efecto de
que prevean los bienes que deben
entregar para su revisión.
2 Verificar físicamente los bienes

revisando el número de clave y serie
según sea el caso, y las características
de los bienes. Para ello el área de
3 activo fijo, lleva una computadora lap
top, para realizar de manera
electrónica, los bienes que tiene el
usuario en el sistema.
Inicio del Inventario Físico Áreas:

CISEI
BANCO DE SUEROS
SOTANO
PLANTA BAJA
1ER. PISO
2DO. PISO
3ER. PISO
BIOTERIO
CASA DE MAQUINAS
TALLER DE MANTENIMIENTO
ACTIVO FIJO
MIMEOGRAFO
FOTOCOPIADO
PARQUE VEHICULAR
BIBLIOTECA
AULAS
COMEDOR
ALMACEN GENERAL
HOJA
DE ALMACENES 42
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
AUDITORIO
CHIHUAHUA
LA CASITA
EPIDEMIOLOGIA
FUNDSALUD
PERINATOLOGIA
RIO BLANCO (VER.)
ORIZABA (VER.)
TAPACHULA (CHIAPAS)
4 TLALPAN (D.F.)
XOXOCOTLA (MOR)
Se elabora un nuevo resguardo en el

levantamiento físico de los bienes y se
Usuario solicita la firma del resguardo tanto en
5 la copia del usuario como en la de
activo fijo.
Firma resguardo de los bienes

inventariados quedando bajo su
responsabilidad.
6
Se concluye el levantamiento del

inventario físico.
Termino.
HOJA
DE ALMACENES 43
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
PARA LA ENTREGA – RECEPCION DE BIENES DEL ALMACEN GENERAL

DE ACTIVO FIJO
HOJA
DE ALMACENES 44
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
PROCEDIMIENTO 6: ENTREGA-RECEPCION DE BIENES 07 DIC 2004
OBJETIVO ESPECIFICO
Mantener el estricto control de los bienes de muebles del Instituto en todas las sedes a
partir de su ingreso al almacén de activo fijo
HOJA
DE ALMACENES 45
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
POLÍTICAS BASES Y LINEAMIENTOS Y/O NORMAS DE OPERACION
Una vez realizado el proceso de la adquisición de un bien, el almacén de activo fijo

recibe la factura, los bienes se entregan del proveedor al investigador debido a que en
muchas ocasiones los equipos o mobiliario deben de ser entregados en campo para no
interferir en los proyectos o encuestas que el instituto realiza fuera de sus instalaciones.
El horario del almacén es de 08:30 .a 15: 30 horas.
La solicitud de bienes para el almacén de activo fijo deberá estar firmada por el
Subdirector o Director de Área, de conformidad al registro de firmas y en su ausencia
avalado por el Subdirector de Apoyo Académico
El investigador responsable firmará la factura de conformidad de que recibió el equipo o

mobiliario en buen estado, firmando de recibido incluyendo la fecha de recepción.
El resguardo lo firmara una vez que el Departamento de Abastecimiento reciba la

documentación correspondiente para tramite de pago
Cabe mencionar que sin el vale de almacén no se dará trámite a ninguna factura para la
elaboración del alta de almacén, una vez entregado el pedido, la factura y el vale de
almacén.
Para el alta de almacén, de no conocerse el valor de adquisición de algún bien

mueble, el mismo podrá ser determinado para fines administrativos de inventario
por el responsable de los recursos materiales, considerando el valor de otros bienes
con características similares, o en su defecto el que se obtenga a través de otros
mecanismos que juzgue pertinentes.
HOJA
DE ALMACENES 46
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
ACT. No. DESCRIPCION
Proveedor 1 El proveedor entrega los bienes con

copia del pedido y/o requisición y
factura original con copias.
Almacén de Activo fijo 2 Se recibe los bienes con copia del

pedido y/o la requisición y factura
original y coteja que los bienes
cumplan con las características marca,
modelo y número de serie y las
cantidades con el pedido y/o
requisición.
3 Cuando el bien no cumple con lo requerido en

el pedido o la requisición. No se le recibe el
equipo ( se le informa al comprador y al jefe del
Departamento de Abastecimiento).
Una vez revisado el bien contra la

4 documentación se Elabora el alta de almacén
se realizará valor de adquisición, respecto a
los bienes muebles producidos el valor se
asigna de acuerdo al costo de producción y se
notifica al área solicitante que el bien que se
solicito se encuentra en el almacén de Activo
Fijo solicitando que elabore su vale de almacén
para retirar el bien, y se le solicita el nombre de
quien va ser el responsable.
Solicitante 5
Elabora el vale de almacén
debidamente requisitado y firmado, lo
entrega al almacén de Activo Fijo y
Almacén de Activo fijo 6
notifican el nombre del responsable vía
telefónica, email.
Elabora resguardo para firma del

responsable y verifica que el vale de
Solicitante 7
almacén este debidamente requisitado
por el Subdirector o Director de
conformidad al registro de firmas
HOJA
DE ALMACENES 47
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
07 DIC 2004
PROCEDIMIENTO 6: ENTREGA-RECEPCION DE BIENES
Firma el responsable el formato de

resguardo
Almacén de Activo fijo 8 Entrega el equipo con resguardo el
cual incluye: descripción cualitativa del
bien, clave de identificación y año de
adquisición, identificación de la entidad
federativa donde se localiza, mediante
un formato firmado con el registro
individual de los bienes y se realiza el
informe mensual de entradas y salidas
de movimiento de bienes muebles al
Departamento de Contabilidad.
El número clave asignado en los

bienes incluye las siglas de la
Institución, considerando el número
progresivo que determina el Instituto
La etiqueta refleja el número progresivo

de la clave y para los equipos que
tengan serie se refleja también en la
etiqueta.
Para mayor control el Área de Activo

fijo elabora un alta de almacén con un
número de folio y en el sistema se
incluye el folio y la clave del bien, el
año de adquisición, identificación de la
entidad federativa donde se localiza,
9 Termina Procedimiento
HOJA
DE ALMACENES 48
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
PARA LA ENTREGA – RECEPCION DE EQUIPO EN SEDES ALTERNAS AL

INSP
HOJA
DE ALMACENES 49
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
PROCEDIMIENTO 7: ENTREGA-RECEPCION DE EQUIPO EN 07 DIC 2004
SEDES ALTERNAS AL INSP
OBJETIVO ESPECIFICO
Controlar los bienes recibidos en las sedes alternas al Instituto.

HOJA
DE ALMACENES 50
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
SEDES ALTERNAS DEL INSP
POLÍTICAS BASES Y LINEAMIENTOS Y/O NORMAS DE OPERACION
Una vez realizado el proceso de la adquisición de un bien, el almacén de activo fijo

recibe la factura, los bienes se entregan del proveedor al investigador debido a que en
muchas ocasiones los equipos o mobiliario deben de ser entregados en campo para no
interferir en los proyectos o encuestas que el instituto realiza fuera de sus instalaciones.
El horario del almacén es de 08:30 .a 15: 30 horas.
La solicitud de bienes para el almacén de activo fijo deberá estar firmada por el
Subdirector o Director de Área, de conformidad al registro de firmas y en su ausencia
avalado por el Subdirector de Apoyo Académico
El investigador responsable firmará la factura de conformidad de que recibió el equipo o

mobiliario en buen estado, firmando de recibido incluyendo la fecha de recepción.
El resguardo lo firmara una vez que el Departamento de Abastecimiento reciba la

documentación correspondiente para tramite de pago
Cabe mencionar que sin el vale de almacén no se dará trámite a ninguna factura para la
elaboración del alta de almacén, una vez entregado el pedido, la factura y el vale de
almacén
HOJA
DE ALMACENES 51
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
SEDES ALTERNAS DEL INSP
Proveedor 1 El proveedor entrega el equipo en el

área donde se realiza la investigación.
Responsable del proyecto 2 Recibe el equipo, firma la factura original

e indica al proveedor que la turne al
almacén y anexa vale de almacén
debidamente llenado y firmado de
recibido.
Almacén de Activo fijo 3 Recibe la factura original firmada por el

responsable del proyecto y el vale de
almacén, se procede a elabora el alta.
Posteriormente se programa una visita
para verificar el equipo descrito en la
factura, se emite el resguardo por el
equipo.
Responsable del Proyecto 4 Firma el resguardo por el equipo.
Almacén de Activo fijo 5 Captura la información del la base de

datos.
Termina Procedimiento.
HOJA
DE ALMACENES 52
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
PARA LLEVAR A CABO LA ENAJENACIÓN DE BIENES MUEBLES PROPIEDAD

DEL INSTITUTO NACIONAL DE SALUD PÚBLICA
HOJA
DE ALMACENES 53
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
PROCEDIMIENTO 8: LA ENAJENACION DE BIENES MUEBLES 07 DIC 2004
PROPIEDAD DEL INSTITUTO
MARCO JURIDICO
Ley General de Bienes Nacionales DOF 20-05-04 Titulo Quinto, Art. 128 al 141
HOJA
DE ALMACENES 54
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
Determinar el procedimiento para que los bienes muebles que por motivo de su
inutilidad, obsolescencia hayan concluido su utilidad se proceda al registro y afectación
para su disposición o baja en los inventarios de los bienes muebles del Instituto.
HOJA
DE ALMACENES 55
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
1.- El Instituto realiza el procedimiento en apego a la Ley General de Bienes Nacionales.
2.- Mediante acuerdo administrativo se desincorporan del régimen de dominio público de

la federación los bienes muebles inventariados por obsoleto o fuera de uso.
3.- Cuando existan ingresos por este concepto deberán concentrarse en la TESOFE, y el
proceso se hará mediante licitación pública.
4.- Las enajenaciones no podrán favorecer a servidores públicos, ni parientes, ni

persona alguna que tenga vínculos en Instituto, como lo comenta la ley.
5.- Los bienes que se desincorporen deberán ser autorizados por el Director General del
Instituto, por ser la persona única que tiene poder para actos de dominio, previa
autorización del comité de enajenación de bienes muebles.
6.- Todo procedimiento de enajenación de bienes muebles se llevará a cabo en

coordinación con la Contraloría Interna del S.A.
HOJA
DE ALMACENES 56
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
PROPIEDAD DEL INSP
Departamento de Abastecimiento 1 Tener el inventario y el dictamén

documental de los bienes muebles
motivo de la enajenación
2 Somete al Comité de Enajenación los

bienes muebles para enajenar con el
propósito que sean aprobados y turnar
el acta a la Dirección General.
3 Recibe el listado de los inventarios

junto con el acta del Comité de
Enajenación aprobada, para que el
Director General autorice la
enajenación correspondiente; sea
onerosa y/o donación
4 De convenir por una enajenación

onerosa se procederá como una
licitación pública.
5 De convenir por una enajenación por

donación a la beneficencia pública se
procederá de acuerdo a la ley
HOJA
DE ALMACENES 57
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
PARA LLEVAR A CABO LA DESTRUCCIÓN DE BIENES MUEBLES PROPIEDAD

DEL INSTITUTO NACIONAL DE SALUD PÚBLICA
HOJA
DE ALMACENES 58
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
PROCEDIMIENTO 9: DESTRUCCION DE BIENES MUEBLES 07 DIC 2004
MARCO JURIDICO
Ley General de Bienes Nacionales DOF 20-05-04 Titulo Quinto, Art. 128 al 141
HOJA
DE ALMACENES 59
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
OBJETIVO ESPECIFICO
Determinar los bienes muebles que por motivo de su inutilidad, obsolencia

hayan concluido su utilidad, se proceda al registro y afectación para darlos de
baja en los inventarios de los bienes muebles del Instituto y proceder a su
afectación.
HOJA
DE ALMACENES 60
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
POLÍTICAS BASES Y LINEAMIENTOS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN
El Instituto bajo la responsabilidad del Jefe del Departamento de Abastecimiento deberá

proceder a la destrucción de bienes muebles cuando:
a).- Por su naturaleza o estado físico en que se encuentre, peligre o se altere la

seguridad, salubridad o el ambiente.
b).- Habiéndose agotado todas las instancias para su enajenación o donación previstas
en estas normas y en los procedimientos establecidos por la Secretaría, no existiere
persona interesada en adquirirlos.
c ).- Se trate de bienes muebles, respecto de los cuales exista disposición legal o
reglamentaria que ordene su destrucción.
Todo el procedimiento de destrucción de bienes muebles autorizados para su

destrucción se llevará a cabo en coordinación con la Contraloría Interna, de acuerdo a la
naturaleza y características de bien o bienes de que se trate.
HOJA
DE ALMACENES 61
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
Departamento de Abastecimiento 1 Tener el inventario y el dictamen

documental de los bienes muebles
motivo de la destrucción.
2 Someter al Comité de Enajenación los

bienes muebles para destrucción con el
propósito que sean aprobados y turnar
el acta a la Dirección General.
3 Recibe el listado de los inventarios

junto con el acta del Comité de
Enajenación aprobada, para que el
Director General autorice la destrucción
correspondiente.
4 De convenir por la destrucción se

procederá de acuerdo a la ley.
5 Termina procedimiento.
HOJA
DE ALMACENES 62
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
PARA LA BAJA DE PERSONAL EN LA BASE DE DATOS Y CARTA DE

LIBERACION
HOJA
DE ALMACENES 63
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
PROCEDIMIENTO 10: BAJA DE PERSONAL EN LA BASE DE 07 DIC 2004
DATOS Y CARTAS DE LIBERACION
OBJETIVO ESPECIFICO
Mantener la base de datos actualizada del Área de Activo Fijo.

HOJA
DE ALMACENES 64
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
PROCEDIMIENTO 10: BAJA DE PRESONAL EN LA BASE DE 07 DIC 2004
Todo el personal ( base y confianza ) que cause baja de la entidad tiene la

obligación de solicitar por escrito al área de Activo Fijo carta de liberación de no
adeudo de bienes muebles, que tiene bajo su resguardo, con el objeto de
deslindar responsabilidades.
Asimismo, cuando el personal de base y confianza, realice un cambio de

adscripción deberá notificar por escrito al área de Activo Fijo, para mantener
actualizada la base de datos con los resguardos respectivos.
Si el responsable no entrega satisfactoriamente los bienes, el área de Activo

Fijo no otorga la carta de liberación.
La Subdirección de recursos humanos deberá informar inmediatamente la baja

de personal con copia al Almacén de Activo Fijo.
HOJA
DE ALMACENES 65
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
PROCEDIMIENTO 10: BAJA DE PERSONAL EN LA BASE DE 07 DIC 2004
Responsable de los bienes 1 Solicita al almacén de activo fijo

mediante un oficio, la carta de
liberación de resguardo de bienes o
cambio de adscripción.
Almacén de Activo Fijo 2 Imprime los resguardos y verifica

físicamente cada uno de los bienes
Responsable de los bienes 3 Si los bienes no cumplen con los

especificados en el resguardo, se le
indica en una copia los faltantes para
que proceda a la búsqueda de los
mismos en un lapso no mayor de 15
días.
Almacén de Activo Fijo 4 Si el responsable entrega

satisfactoriamente los bienes que hasta
el momento resguarda, el almacén
procede a otorgarle la carta de
liberación de resguardo y da de baja en
la base de datos el nombre del
responsable.
Jefe inmediato superior
5 El Jefe inmediato superior debe indicar
a el área de activo fijo, el nuevo
responsable de los bienes
Almacén de Activo Fijo
6 Captura los datos del nuevo
responsable, imprime y entrega los
resguardos para firma al nuevo
responsable.
Fin de proceso.
HOJA
DE ALMACENES 66
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
IV. 07 DIC 2004
BAJA DE BIENES POR ROBO Y/O EXTRAVIO

HOJA
DE ALMACENES 67
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
07 DIC 2004
IV. BAJA DE BIENES POR ROBO Y/O EXTRAVIO
OBJETIVO ESPECIFICO
Controlar los bienes del Instituto Nacional de Salud Pública y sedes alternas y
mantener la base se datos actualizada.
HOJA
DE ALMACENES 68
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
IV. BAJA DE BIENES POR ROBO Y/O EXTRAVIO 07 DIC 2004
Recibir del área de SAJ que informe mensualmente mediante oficio anexando
acta circunstanciada de aquellos bienes que han causado baja por robo y/o
extravío dentro del Instituto Nacional de Salud Pública y sedes alternas.
HOJA
DE ALMACENES 69
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
IV. BAJA DE BIENES POR ROBO Y/O EXTRAVIO 07 DIC 2004
Asuntos Jurídicos 1 Informa al almacén de Activo Fijo,

notificando mediante oficio anexando
acta circunstanciada de bienes robados
y/o extravío.
Almacén de Activo Fijo 2 El almacén con el acta circunstanciada

se dispone a dar de baja dichos bienes,
así como su baja en las conciliaciones.
3
Fin de proceso.
HOJA
DE ALMACENES 70
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
V. 07 DIC 2004
INDICADORES DE LOS ALMACENES

HOJA
DE ALMACENES 71
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
V. INDICADORES DE ABASTO DE LOS ALMACENES 07 DIC 2004
OBJETIVO
1.- Evaluar trimestralmente los movimientos que se realizan en los almacenes.
2.- Una vez elaborados estos indicadores determinar las acciones correctivas
necesarias.
HOJA
DE ALMACENES 72
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
V. INDICADORES DE ABASTO DE BIENES DE CONSUMO 07 DIC 2004
INDICADOR No. 1
PROPORCION DE PRODUCTOS EN ALMACEN CON UN NIVEL MAXIMO Y
DENOMINACION
MINIMO DETERMINADO
FORMULA DE NUMERO DE PRODUCTOS EN ALMACEN CON NIVEL MAXIMO Y MINIMO
CONSTRUCCION DETERMINADO X 100 %
TOTAL DE PRODUCTOS EN ALMACEN
INDICADOR No.2
FORMULA DE NUMERO DE PRODUCTOS QUE EXCEDIERON EL NIVEL MAXIMO DE
CONSTRUCCION INVENTARIO X 100 %
TOTAL DE PRODUCTOS EN ALMACEN CON NIVEL MAXIMO Y MINIMO
DETERMINADO
INDICADOR No.3
FORMULA DE NUMERO DE PRODUCTOS POR DEBAJO DEL NIVEL MINIMO DE
CONSTRUCCION INVENTARIO X 100 %
TOTAL DE PRODUCTOS EN ALMACEN CON NIVEL MAXIMO Y MINIMO
DETERMINADO
INDICADOR No.4
FORMULA DE NUMERO DE PRODUCTOS CON MOVIMIENTO PROMEDIO POR DEBAJO
CONSTRUCCION DEL NIVEL DE MOVIMIENTO ESPERADO X 100 %
TOTAL DE PRODUCTOS EN ALMACEN
INDICADOR No.5
FORMULA DE NUMERO DE PRODUCTOS CON MOVIMIENTO PROMEDIO POR ENCIMA
CONSTRUCCION DEL NIVEL DE MOVIMIENTO ESPERADO X 100 %
TOTAL DE PRODUCTO EN ALMACEN
INDICADOR No.6
FORMULA DE VOLUMEN DE EXISTENCIAS DEL PRODUCTO SELECCIONADO
CONSTRUCCION EXISTENCIAS %
CONSUMO DIARIO PROMEDIO DEL MISMO PRODUCTO
HOJA
DE ALMACENES 73
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
V. INDICADORES DE ABASTO DE BIENES INSTRUMENTALES 07 DIC 2004
INDICADOR No.1
FORMULA DE
ROTACION
CONSTRUCCION
NUMERO DE BIENES QUE ESTAN DENTRO DEL ALMACEN DE ACTIVO

FIJO %
NUMERO DE BIENES ADQUIRIDOS EN EL TRIMESTRE X 100
INDICADOR No.2
FORMULA DE TOMA DE INVENTARIOS
CONSTRUCCION NUMERO DE AREAS INVENTARIADAS EN EL TRIMESTRE %
NUMERO DE AREAS A INVENTARIAR X 100
INDICADOR No.3
FORMULA DE CONFIABILIDAD EN LOS MOVIMIENTOS DE REGISTRO
CONSTRUCCION NUMERO DE ALTAS DE ALMACEN GENERADAS EN EL TRIMESTRE %
NUMERO DE MOVIMIENTOS DE ENTRADA EN EL TRIMESTRE X 100
INDICADOR No.4
FORMULA DE CONFIABILIDAD EN LOS MOVIMIENTOS
CONSTRUCCION NUMERO DE PERSONAS DADAS DE BAJA EN EL TRIMESTRE %
NUMERO DE MOVIMIENTOS DE PERSONAL REALIZADOS EN LA BASE
DE DATOS EN EL TRIMESTRE X 100
INDICADOR No.5
FORMULA DE CONTROL DE BIENES POR ROBO Y/O EXTRAVIO
CONSTRUCCION NUMERO DE BIENES ROBADOS Y/O EXTRAVIADOS EN EL TRIMESTRE %
NUMERO DE MOVIMIENTOS DE BIENES ROBADOS Y/O EXTRAVIADOS
EN EL SISTEMA X 100
HOJA
DE ALMACENES 74
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
VI. 07 DIC 2004
FORMATOS PARA EL DESARROLLO DE ACTIVIDADES

HOJA
DE ALMACENES 75
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
VI. FORMATOS PARA EL DESARROLLO DE ACTIVIDADES 07 DIC 2004
OBJETIVO
1.- Evaluar las actividades realizadas en los almacenes
2.- Informar oportunamente la entrada de bienes en los almacenes

HOJA
DE ALMACENES 76
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
VI. FORMATO ENCUESTA DE OPINION 07 DIC 2004
CLAVE:____________
REVISIÓN:_________
FECHA:____________
1.- Como considera la calidad de los materiales que maneja el almacén
Bueno Regular Malo
Comentarios____________________________________________________________
______________________________________________________________________
2.- Considera que el servicio que recibe usted como usuario es
Bueno Regular Malo
Comentarios____________________________________________________________
______________________________________________________________________
3.- Considera que la información contenida en los avisos de material y oficios de recuperación de vales es
Bueno Regular Malo
Comentarios____________________________________________________________
______________________________________________________________________
4.- Considera que el tiempo de entrega de avisos de material es
Bueno Regular Malo
Comentarios_________________________________________________________________________________
_________________________________________________
5.- Considera que el tiempo del proceso de su compras es:
Bueno Regular Malo
Comentarios____________________________________________________________
HOJA
DE ALMACENES 77
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
VI. FORMATO AVISO DE BIENES DE CONSUMO 07 DIC 2004
INSTITUTO NACIONAL DE SALUD PUBLICA

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
ALMACEN GENERAL
AVISO DE MATERIAL
CLAVE:
REVISIÓN:
FECHA:
NO.:_______________
AT’N:
POR ESTE CONDUCTO INFORMO A USTED, QUE EL MATERIAL SOLICITADO EN EL

PEDIDO Y/O REQUISICIÓN NO.
CON NO. DE FACTURA(S):
DEL PROVEEDOR:
SE ENCUENTRA A SU DISPOSICIÓN EN EL ALMACEN GENERAL DE ESTE
INSTITUTO.
NOTA: Al solicitar material por medio de Licitación Publica tendrá un
plazo de 30 díasnaturales para recogerlo, de lo contrario se pondrá a
disposición general. Al surtir el vale deberá presentar copia de
factura y aviso de material.
HOJA
DE ALMACENES 78
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
VI. FORMATO AVISO DE SALIDA DE BIENES INSTRUMENTALES 07 DIC 2004
INSTITUTO NACIONAL DE SALUD PUBLICA REFRENCIA:

DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS CLAVE:
DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO FECHA:
ACTIVO FIJO No. DE
INFORME DE EQUIPO
SOLICITANTE:
CONCEPTO: IMPORTE TOTAL DEL EQUIPO:
CONCEPTO:
FOLIO: FACTURA: PEDIDO:
SELLO DE RECIBIDO:
FAVOR DE PRESENTARSE A ESTE ALMACEN
OBSERVACIONES: CON SU RESPECTIVO VALE DE ALMACEN E
INDICAR RESPONSABLE Y UBICACIÓN
ATTE. ENCARGADO DE AREA

JAVIER LEYVA GARDUÑO
NOMBRE Y FIRMA
HOJA
DE ALMACENES 79
FECHA AUT.
DIA MES AÑO
07 DIC 2004

Procedimiento Almacenes

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INSTITUTO NACIONAL DE

Para someterse a aprobación de la H. Junta de Gobierno.

1.-Para efectos de este manual se entenderá por:

Ley: a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

Secretaria: a la Secretaria de Hacienda y Crédito Público.

Contraloría: a la Secretaria de la Función Pública.

Unidad de Normatividad: a la Unidad de Normatividad de Adquisiciones, Obras

Bienes de Consumo: (ALMACEN GENERAL). Los que por su utilización en el

Bienes Instrumentales: (ACTIVO FIJO). Los considerados como implementos o

Contrato Abierto: El definido en el artículo 47 de la Ley de Adquisiciones,

Entidades: Los organismos descentralizados, empresas de participación estatal,

Instituto: El Instituto Nacional de Salud Pública

Dirección General. Dirección General del Instituto

Dirección de Centro: Dirección de Centro

A.C. : Área Central

D.A.F. : Dirección de Administración y Finanzas

S.A.J. : Subdirección de Asuntos Jurídicos

S.R.F. : Subdirección de Recursos Financieros

S.A.A. : Subdirección de Apoyo Académico

D.A. : Departamento de Abastecimiento

D.C. : Departamento de Contabilidad

PRESENTACIÓN Y POLITICAS GENERALES 55

I.- OBJETIVO DEL MANUAL 6

II.- MARCO JURÍDICO 7

III.1.- ALMACEN GENERAL (BIENES DE CONSUMO) 8

1.- PROCEDIMIENTO PARA LA

2.- PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA-RECEPCION

3.- PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA-RECEPCION

4.- PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA FISICA DE INVENTARIOS 23

III.2.- ALMACEN DE ACTIVO FIJO (BIENES INSTRUMENTALES) 35

5.- PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA

6.- PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA-RECEPCION

7.- PROCEDIMIENTO PARA ENTREGA-RECEPCION

8.- PROCEDIMIENTOS PARA LLEVAR A CABO

9.- PROCEDIMIENTOS PARA LLEVAR A

10.- PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE PERSONAL

IV.- BAJA DE BIENES POR ROBO Y/O EXTRAVIO 65

V.- INDICADORES DE LOS ALMACENES 69

VI.- FORMATOS PARA EL DESARROLLO DE ACTIVIDADES 73

PRESENTACION Y POLITICAS GENERALES

El presente documento se crea en cumplimiento a las disposiciones oficiales

Su elaboración surge de la necesidad de contar con un instrumento de apoyo

El documento contiene el marco normativo específico, al cual deberán sujetarse las

Con el propósito de cumplir con los lineamientos emitidos el 11 de Noviembre en el

I.-OBJETIVO DEL MANUAL

Establecer una comunicación y un diálogo permanente entre las áreas de

II.- MARCO JURIDICO

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

Ley de los Institutos Nacionales de Salud.

Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector

Ley General de Bienes Nacionales.

Los bienes de consumo e instrumentales ingresarán a través de los almacenes,

Acomodar y clasificar el material recibido, registrarlo en kardex.

Informar a las áreas responsables respectivas de la recepción de los bienes.

En almacén de consumo se realizara dos inventarios al año, el primero será a más

Elaborar los reportes mensuales de los movimientos de los almacenes y

Realizar todas sus actividades de acuerdo a la normatividad aplicable

PARA LA ENTREGA-RECEPCION DE MERCANCIA

POLÍTICAS BASES Y LINEAMIENTOS

Una vez realizado el proceso de la adquisición de un bien o material, el almacén

Si los artículos que se requieren son producto de una licitación o de alguna