TUGAS RESUME

MANAJEMEN PROYEK

“Manajemen Proyek Yang Sukses: Bab 11 Memgkomunikasikan informasi”

(Successsful Project Management: Chapter 11 Communicating Information)

Disusun oeh:

LILIARSI

E1B118020

JURUSAN ARSITEKTUR

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS HALU OLEO

KENDARI

2021
 BAB 11

MENGKOMUNIKASIKAN INFORMASI

“Mengidentifikasi apa yang harus disertakan dalam laporan status yang baik Pelajari cara
tetap terkendali Masalah terbesar dalam komunikasi adalah ilusi bahwa itu telah tercapai”. -
-George Bernard Shaw

Sebagai manajer proyek, Anda menggunakan alat seperti struktur rincian kerja (WBS), bagan
Gantt, dan grafik nilai yang diperoleh, tetapi berkomunikasi dengan orang-orang adalah bagian
besar dalam mengelola proyek. Komunikasi proyek membantu memastikan bahwa pelanggan,
pemangku kepentingan, dan anggota tim tahu apa yang mereka butuhkan untuk melakukan
pekerjaan mereka, apakah Anda mencoba membuat pemangku kepentingan menyetujui tujuan
proyek, memberi tahu anggota tim tentang tugas mereka,atau bekerja dengan kelompok untuk
menyelesaikan masalah yang menunda proyek. Tetapi memberi tahu semua orang tentang
status proyek juga merupakan bagian penting dari komunikasi proyek.

Mengkomunikasikan Informasi Anda dapat menghabiskan waktu bertahun-tahun untuk belajar

berkomunikasi secara efektif. Idealnya, apa yang dibutuhkan sebuah proyek adalah komunikasi
yang efektif antara setiap orang yang terlibat. Tujuan yang mustahil? Ya, tetapi Anda, sebagai
manajer proyek, dapat melakukan banyak hal untuk meningkatkan komunikasi dalam proyek
Anda. Bab ini membahas metode untuk mengkomunikasikan informasi kepada orang-orang di
proyek. Anda akan belajar tentang siapa yang membutuhkan informasi, apa yang biasanya
perlu mereka ketahui, kapan mereka perlu mengetahuinya, dan cara terbaik untuk
menyampaikannya kepada mereka. Ini meringkas tujuan dan isi dari rencana komunikasi
proyek, dokumen perencanaan proyek yang menjelaskan alat dan teknik yang akan Anda
gunakan untuk berkomunikasi pada proyek Anda. Tetapi Anda juga akan belajar bagaimana
berkomunikasi secara efektif, apakah Anda berbicara dengan orang, menjalankan rapat,
membuat laporan, atau mengirim .

Pengetahuan Adalah Kekuatan

Banyak orang berpikir bahwa orang yang memiliki pengetahuan adalah orang yang memiliki
kekuatan. Untuk proyek, kekuatan datang dari semua orang yang tahu. Berikut adalah beberapa
cara komunikasi yang baik berkontribusi pada keberhasilan proyek:

 Fokus pada tujuan Setelah pemangku kepentingan menentukan masalah yang

seharusnya dipecahkan oleh proyek dan apa yang merupakan keberhasilan, mereka
harus mengomunikasikan item ini kepada seluruh tim proyek untuk mendapatkan
dukungan dan bantuan mereka mereka mengerti apa yang seharusnya mereka lakukan.
 Keputusan yang lebih baik. Setiap orang dalam sebuah proyek mulai dari sponsor
hingga anggota tim individu membutuhkan informasi untuk membuat keputusan yang
baik. Dengan tersedianya informasi proyek, orang dapat membuat pilihan yang tepat,
memanfaatkan peluang, dan mengatasi masalah.
 Peningkatan produktivitas.Anggota tim dapat menyelesaikan lebih banyak hal jika
mereka memiliki informasi yang mereka butuhkan atau mengetahui cara
menemukannya dengan mudah. Dengan berkomunikasi secara efektif, Anda dapat
memastikan bahwa anggota tim melakukan pekerjaan yang benar dengan cara yang
benar. Sebaliknya, ketika komunikasi kurang atau tidak jelas, waktu yang dihabiskan
 untuk memberikan hasil yang salah atau upaya duplikat merusak jadwal proyek,
anggaran, dan moral tim.
 Lebih sedikit kesalahan Anggota tim membuat lebih sedikit kesalahan, dan jika
masalah muncul, anggota tim dapat mengidentifikasi dan memperbaikinya dengan
cepat.Lebih sedikit kesalahan Anggota tim membuat lebih sedikit kesalahan, dan jika
masalah muncul, anggota tim dapat mengidentifikasi dan memperbaikinya dengan
cepat.Lebih sedikit kesalahan Anggota tim membuat lebih sedikit kesalahan, dan jika
masalah muncul, anggota tim dapat mengidentifikasi dan memperbaikinya dengan
cepat.
 Manajemen proyek yang lebih baik Sebagai manajer proyek, Anda memiliki alasan
egois untuk berbagi informasi, pekerjaan Anda lebih mudah. Ketika orang tidak tahu
apa yang sedang terjadi, mereka biasanya sering mengajukan pertanyaan dengan sangat
tidak sabar dan pada saat yang paling buruk. Reaksi lain dari tidak mengetahui adalah
tidak bertindak; orang terkadang mengabaikan tugas jika mereka tidak yakin apa yang
harus mereka lakukan dan tidak ingin bertanya. Dengan mendistribusikan informasi
yang perlu diketahui orang sebelum mereka perlu mengetahuinya, Anda dapat
meluangkan lebih banyak waktu untuk mengelola proyek Anda secara proaktif.
 Perbaikan berkelanjutan Komunikasi tidak berhenti di akhir proyek. Dengan
mendokumentasikan informasi tentang proyek yang telah selesai, Anda dapat
memberikan panduan bagi tim proyek untuk mengikuti proyek mendatang. Lihat Juga.
 Meningkatkan kolaborasi Berbagi informasi membantu membangun kerja tim dan
meningkatkan kepuasan orang dengan pekerjaan mereka.

Rencana Komunikasi

Untuk proyek-proyek kecil, komunikasi bisa sangat sederhana. Komunikasi untuk proyek
pulang setelah liburan mungkin tidak lebih dari Hubungi kami ketika Anda sampai di sana.
Tetapi komunikasi yang baik tumbuh menjadi kompleks seiring dengan meningkatnya cakupan
proyek, lebih banyak orang yang terlibat, dan tim tersebar di seluruh dunia. Misalnya,
panggilan konferensi yang melibatkan orang-orang di Eropa, Asia, dan Amerika Utara akan
membuat seseorang begadang dan membangunkan orang lain lebih awal, dan Anda tidak ingin
membuat keputusan itu pada menit terakhir. Dengan merencanakan pendekatan Anda untuk
komunikasi sebelumnya,Anda dapat memberikan informasi yang tepat kepada orang yang
tepat, pada waktu yang tepat, dalam format yang tepat, dan dengan penekanan yang tepat. Peta
jalan Anda adalah rencana komunikasi proyek, diilustrasikan oleh halaman pertama dari contoh
rencana komunikasi pada Gambar Bagian ini menjelaskan komponen rencana komunikasi,
bagaimana Anda memilih metode komunikasi yang sesuai untuk proyek Anda, dan cara
membuat rencana komunikasi.

1. Mengkomunikasikan Informasi (Gambar 11-1)

Rencana komunikasi dapat sesederhana atau secanggih yang dibutuhkan proyek Anda
untuk menyampaikan informasi kepada orang-orang yang membutuhkannya. File
Proyek Contoh rencana komunikasi, Communication_Plan.docx, tersedia di folder
Chapter11 di situs web pendamping.

Siapa yang Perlu Tahu?

Langkah pertama untuk membuat rencana komunikasi adalah mengidentifikasi siapa yang
perlu mengetahui sesuatu tentang proyek tersebut. Pemangku kepentingan adalah audiens yang
jelas untuk komunikasi proyek, tetapi kelompok lain sering kali membutuhkan atau
menginginkan informasi proyek. Saat Anda membangun rencana komunikasi Anda, tanyakan
pemangku kepentingan dan kelompok lain yang telah Anda identifikasi sebagai audiens jika
ada orang lain yang perlu mengetahui sesuatu tentang proyek Anda. Berikut adalah beberapa
audiens umum, baik pemangku kepentingan maupun kelompok pendukung, yang mungkin
Anda sertakan dalam rencana komunikasi:

 Rencana Komunikasi Tim proyek adalah inti dari komunikasi. Anggota tim
mengerjakan proyek setiap hari. Mereka perlu tahu apa yang terjadi dengan proyek,
tetapi mereka juga menyumbangkan banyak informasi yang Anda komunikasikan
kepada orang lain.
 Pemangku kepentingan manajemen tidak didedikasikan untuk proyek, tetapi mereka
membuat keputusan penting tentang hal itu. Pemangku kepentingan manajemen
berbagi kebutuhan yang sama untuk komunikasi proyek dan dapat mencakup
pelanggan, sponsor proyek, komite pengarah atau tim kepemimpinan, anggota dewan
manajemen perubahan, manajer fungsional, dan sebagainya. Catatan Pelanggan adalah
bagian dari kelompok pemangku kepentingan manajemen, tetapi sering kali
menginginkan informasi yang berbeda disampaikan dengan cara yang berbeda.
 Sponsor proyek juga merupakan bagian dari kelompok pemangku kepentingan
manajemen, tetapi biasanya terlibat lebih dekat dengan proyek. Sebagai contoh,Anda
dapat mengirim sponsor proyek informasi yang sama yang Anda berikan kepada
kelompok pemangku kepentingan manajemen lainnya, tetapi juga bertemu langsung
untuk diskusi mendalam.
 Kelompok pendukung mungkin terlibat dalam proyek Anda dari waktu ke waktu dan
perlu mengetahui informasi spesifik. Misalnya, bagian penjualan dan pemasaran
mungkin ingin mengetahui fitur produk dan kapan produk tersebut siap dijual.
Departemen hukum terlibat hanya untuk mengerjakan kontrak atau meninjau dokumen
untuk masalah hukum. Kelompok pendukung lainnya termasuk operasi, manufaktur,
TI, dan departemen lain.
 Audiens eksternal bisa sangat terlibat dalam proyek Anda. Misalnya, vendor, pemasok,
mitra, dan manajer proyek yang bekerja untuk mereka dapat menjadi bagian dari tim
inti Anda. Namun, Anda biasanya tidak memberi tahu audiens eksternal sebanyak yang
Anda lakukan kepada anggota tim internal. Sebagai contoh,jika Anda mencoba
menyelesaikan masalah, Anda akan menyertakan audiens eksternal dalam diskusi
tersebut hanya jika mereka terpengaruh secara langsung. Investor dan badan pengatur
(seperti IRS atau komisi utilitas publik) mungkin mewakili audiens eksternal tambahan.
Untuk audiens ini, format dan jadwal komunikasi seringkali sudah ditentukan, seperti
laporan keuangan yang dibutuhkan SEC.

Mengkomunikasikan Informasi Tip Ketika Anda mengembangkan rencana komunikasi Anda,

aturan emasnya adalah memberikan apa yang diinginkan audiens. Sama seperti bagan Gantt
yang mungkin masuk akal bagi Anda dan tidak sedikit pun bagi pelanggan, metode komunikasi
yang Anda pilih harus benar-benar menyampaikan pesan kepada audiens Anda. Dan jika itu
berarti Anda harus menyiapkan presentasi Microsoft PowerPoint untuk komite pengarah,
spreadsheet Microsoft Excel untuk departemen akuntansi, dokumen Microsoft Word untuk tim
proyek, dan situs Microsoft SharePoint untuk pengembang, jadilah itu. Bagaimanapun, tugas
Anda sebagai manajer proyek adalah membuat proyek sukses, dan mengkomunikasikan
informasi dengan sukses adalah bagian besar dari itu.
Praktik Terbaik Lebih baik mengirimkan informasi ke terlalu banyak orang daripada terlalu
sedikit, saran Ron Taylor,pendiri Ron Taylor Group dan Pemimpin Tahun Ini PMI 2008.
Pendekatan Mr. Taylor adalah memberi orang kesempatan untuk tidak menerima jenis
informasi tertentu. Namun, memilih keluar memiliki satu kelemahan yang dia pastikan semua
orang mengerti di depan. Untuk memastikan tanggung jawab berada di tempatnya, siapa pun
yang memilih untuk tidak menerima komunikasi harus mematuhi keputusan yang dibuat tanpa
masukan mereka.

Apa yang Anda Komunikasikan kepada Audiens?

Sedih tapi benar, orang hanya mendengar apa yang ingin mereka dengar. Pelanggan Anda
mungkin sangat peduli dengan laba atas investasi (ROI) proyek, tetapi menggunakan ROI
untuk menginspirasi anggota tim untuk menyelesaikan tugas mereka lebih cepat mungkin tidak
akan memberikan hasil yang Anda harapkan. Untuk semua audiens yang telah Anda
identifikasi, langkah selanjutnya adalah menentukan apa yang perlu mereka ketahui, apa yang
ingin mereka ketahui,dan informasi apa yang ingin Anda sampaikan kepada mereka. Misalnya,
pelanggan, sponsor proyek, dan pemangku kepentingan manajemen memerlukan laporan
status, tetapi mereka juga menginginkan informasi tentang strategi proyek dan masalah serta
risiko yang mungkin memengaruhi tujuan bisnis untuk proyek tersebut. Manajer fungsional
membutuhkan informasi status untuk merencanakan waktu karyawan mereka.

Rencana Komunikasi Biasanya, Anda ingin mendistribusikan beberapa informasi yang

menurut audiens tidak akan diminta. Misalnya, Anda mengomunikasikan manfaat proyek
Anda, pernyataan masalah, dan tujuan proyek kepada semua orang yang terlibat, meskipun
anggota tim mungkin hanya ingin tahu apa tugas tugas mereka. Untuk contoh lain, jika sebuah
proyek akan mengubah cara kerja proses di organisasi Anda, Anda dapat mulai memuji
manfaat dari perubahan tersebut. Anda dapat mengkategorikan informasi proyek dengan cara
yang berbeda. Misalnya, Anda dapat mengategorikan informasi berdasarkan apa yang perlu
diketahui oleh berbagai kelompok: perencanaan, status terperinci sehari-hari, status tingkat
tinggi, dan informasi umum.

Anda juga dapat mengkategorikan informasi menurut apakah itu diperlukan, diinginkan, atau
hanya untuk referensi.Bagian ini menjelaskan informasi yang biasanya Anda komunikasikan
dalam proyek dan kemudian mengkategorikannya berdasarkan grup yang menggunakannya.
Tip Melacak setiap jenis informasi yang Anda berikan kepada setiap audiens karena metode
distribusi dan jadwal yang Anda pilih mungkin berbeda berdasarkan informasi. Misalnya,
Anda mungkin mendistribusikan status proyek setiap minggu sementara pemangku
kepentingan menginginkan pembaruan keuangan menyeluruh sebulan sekali.

Jenis Informasi Proyek

Informasi yang Anda komunikasikan bervariasi tergantung pada apakah Anda sedang
merencanakan, melaksanakan, atau menutup proyek. Berikut adalah jenis informasi proyek
yang Anda distribusikan secara bertahap dalam sebuah proyek:

 Perencanaan proyek Komponen rencana proyek membantu orang-orang yang terlibat

dalam proyek memahami tujuan proyek dan peran mereka dalam menyelesaikannya
dengan sukses.Dari pernyataan masalah hingga jadwal dan rencana komunikasi, setiap
komponen menjelaskan bagaimana Anda berencana menjalankan proyek. Beberapa
audiens meninjau dokumen perencanaan secara rinci dan menyetujuinya, sedangkan
 kelompok lain menggunakannya hanya sebagai arahan untuk pekerjaan yang mereka
lakukan..
 Mengkomunikasikan Informasi Pelaksanaan dan pengendalian proyek Setelah
rencana disetujui dan Anda mulai menjalankan rencana itu, orang perlu mengetahui
aturannya. Anda harus memberikan prosedur kepada orang-orang, seperti melaporkan
waktu dan pengeluaran, meminta cuti, meningkatkan masalah, dan sebagainya. Untuk
sebagian besar durasi proyek, orang perlu mengetahui status proyek dan apa yang
direncanakan dalam waktu dekat.

Status yang Anda berikan bervariasi sesuai dengan kebutuhan audiens. Misalnya,
pintasan pemrograman elegan yang membantu dan menarik bagi tim pengembangan
akan membuat pemangku kepentingan manajemen tertidur. Di sisi lain, ukuran
keuangan yang tidak dapat dijalani oleh pemangku kepentingan manajemen akan sama
membosankannya bagi kebanyakan orang teknis.

 Penutupan proyek Anda menyelesaikan proyek dengan laporan yang merangkum

kinerja proyek
 Publisitas proyek Terlepas dari fase proyek, Anda ingin membangun antusiasme dan
komitmen untuk itu. Memublikasikan proyek sejak dini dapat mencakup pengumuman
di buletin perusahaan, kontes untuk menyebutkan nama proyek, atau road show yang
menjelaskan tujuan dan manfaat proyek. Selama pelaksanaan proyek, Anda dapat
menggunakan buletin proyek untuk mempublikasikan pencapaian, menjadi tuan rumah
perayaan setelah penyelesaian tonggak penting, atau mendistribusikan pena atau
cangkir kopi yang dihiasi dengan logo proyek. Dan tidak ada yang mengalahkan
pertemuan dengan pemangku kepentingan dan anggota tim secara pribadi untuk
membangun komitmen.

Pemangku Kepentingan

Manajemen Pemangku kepentingan manajemen, termasuk pelanggan, sponsor proyek, dan

pemangku kepentingan tingkat tinggi lainnya, biasanya peduli dengan tujuan bisnis
keseluruhan proyek. Sejak awal, mereka mengevaluasi rencana proyek untuk memastikan
bahwa itu memenuhi kebutuhan mereka. Selama pelaksanaan proyek, mereka sering meninjau
kinerja, seperti berapa banyak kemajuan yang telah dibuat, berapa banyak uang yang telah
dikeluarkan, dan kualitas hasil yang telah dicapai. Seringkali, mereka tidak ingin mengetahui
detailnya, meskipun mereka ingin mengetahuinya untuk masalah yang signifikan, seperti
seseorang yang melarikan diri dengan dana proyek.Selama pelaksanaan proyek, mereka sering
meninjau kinerja, seperti berapa banyak kemajuan yang telah dibuat, berapa banyak uang yang
telah dikeluarkan, dan kualitas hasil yang telah dicapai. Seringkali, mereka tidak ingin
mengetahui detailnya, meskipun mereka ingin mengetahuinya untuk masalah yang signifikan,
seperti seseorang yang melarikan diri dengan dana proyek.Selama pelaksanaan proyek, mereka
sering meninjau kinerja, seperti berapa banyak kemajuan yang telah dibuat, berapa banyak
uang yang telah dikeluarkan, dan kualitas hasil yang telah dicapai. Seringkali, mereka tidak
ingin mengetahui detailnya, meskipun mereka ingin mengetahuinya untuk masalah yang
signifikan, seperti seseorang yang melarikan diri dengan dana proyek.

Rencana Komunikasi Sebagai pelanggan internal, eksekutif perusahaan sering kali

membutuhkan informasi proyek yang lebih rinci daripada pelanggan eksternal. Mereka harus
mengevaluasi kinerja proyek dibandingkan dengan seluruh portofolio proyek dan tujuan bisnis
perusahaan.
Berikut adalah beberapa informasi yang ingin diterima oleh pemangku kepentingan
manajemen:

 Rencana proyek Selama perencanaan, pemangku kepentingan manajemen harus

memastikan bahwa rencana yang diusulkan memenuhi kebutuhan mereka. Kemudian,
jika persyaratan atau kriteria berubah, para pemangku kepentingan ini meninjau
kembali rencana proyek sambil merundingkan perintah perubahan, revisi kontrak, atau
modifikasi tujuan proyek.
 Status proyek Ringkasan eksekutif status proyek berfokus pada kinerja dan pencapaian
tingkat tinggi. Pemangku kepentingan manajemen ingin tahu tentang tonggak utama
yang telah diselesaikan,ringkasan biaya dan kinerja jadwal (proyek terlambat satu bulan
dari jadwal dan anggaran melebihi $20.000), serta masalah dan risiko utama yang dapat
mencegah proyek mencapai tujuannya. Jika Anda mengukur aspek lain dari kinerja
proyek, seperti baris kode yang ditulis atau statistik tentang cacat yang ditemukan dan
diperbaiki, mereka ingin mengetahui apakah metriknya baik atau buruk dan tentang
tren kinerja.
 Informasi keuangan Pemangku kepentingan ini memahami dan peduli tentang ukuran
keuangan untuk proyek, sehingga mereka ingin mengetahui hasil keuangan saat ini,
termasuk kinerja dibandingkan dengan anggaran dan metrik lainnya, seperti ROI.
 Permintaan perubahan Beberapa pemangku kepentingan manajemen perlu
mengetahui tentang permintaan perubahan. Misalnya, pelanggan, sponsor proyek, dan
anggota dewan manajemen perubahan harus mengevaluasi permintaan perubahan
untuk melihat apakah mereka harus disetujui atau ditolak.

Manajer Fungsional

Manajer fungsional biasanya menyediakan orang-orang yang melakukan pekerjaan proyek,

sehingga mereka perlu melihat rencana proyek untuk memahami keterampilan yang
dibutuhkan, untuk mengetahui kapan orang-orang mereka dibutuhkan, dan untuk mengetahui
kendala apa pun, seperti biaya atau ketersediaan. Begitu orang mengerjakan tugas, manajer
fungsional ingin tahu berapa lama lagi orang-orang itu dibutuhkan atau mungkin bertanya
apakah mereka dapat menggantikan orang lain.

Berikut adalah informasi umum yang mungkin Anda komunikasikan kepada manajer
fungsional:

 Rencana proyek Selama perencanaan,manajer fungsional harus memahami gambaran

besar proyek, tetapi mereka fokus pada paket pekerjaan, keterampilan yang dibutuhkan,
dan kapan tugas dijadwalkan untuk dilakukan.
 Status proyek Manajer fungsional perlu mengetahui kapan orang-orang mereka akan
menyelesaikan tugas mereka, sehingga mereka dapat mengatur lebih banyak pekerjaan
untuk mereka di masa mendatang.

Anggota Tim

Awalnya, anggota tim harus memahami pekerjaan yang seharusnya mereka lakukan serta
bagaimana pekerjaan itu sesuai dengan gambaran besar proyek. Informasi ini membantu
mereka membuat keputusan yang baik dalam pekerjaan mereka sehari-hari. Saat pekerjaan
berlangsung pada proyek, anggota tim perlu mengetahui status terperinci tentang pekerjaan
yang telah selesai dan pekerjaan yang dijadwalkan untuk mereka dalam waktu dekat. Berikut
adalah beberapa jenis informasi yang dibutuhkan anggota tim:

 Tugas Anggota tim ingin mengetahui pekerjaan apa yang harus mereka lakukan dan
kapan.
 Status Anggota tim perlu mengetahui status pekerjaan mereka dan tugas terkait.
Dengan pembaruan status, anggota tim dapat berkolaborasi dengan kolega mereka dan
membantu menemukan solusi untuk masalah.
 Masalah Anggota tim perlu mengetahui tentang masalah yang mungkin mempengaruhi
mereka, solusi yang diusulkan, dan bagaimana masalah tertutup diselesaikan.
 Pelajaran yang dipelajari Anggota tim dapat bekerja lebih efektif jika mereka dapat
memanfaatkan tip, jalan pintas, atau praktik yang harus dihindari.
 Keputusan Anggota tim harus tahu tentang keputusan apa pun yang memengaruhi arah
atau tujuan proyek, sehingga mereka dapat menyesuaikan diri dengan pedoman baru.

Metode Komunikasi Apa yang Harus Anda Gunakan?

Langkah terakhir untuk mengembangkan rencana komunikasi adalah menentukan metode

terbaik untuk menyampaikan setiap jenis informasi kepada audiens Anda. Anda harus
memutuskan seberapa sering audiens membutuhkan informasi, metode terbaik untuk
menyampaikan informasi, dan format terbaik untuk menyampaikannya. Misalnya, setiap orang
yang terlibat dalam proyek memerlukan laporan status proyek, yang mungkin Anda
distribusikan ke seluruh tim tetapi ditinjau dalam pertemuan dengan pemangku
kepentingan.Tim eksekutif organisasi Anda bertemu sebulan sekali dan menginginkan
ringkasan eksekutif status proyek dengan penekanan pada anggaran dan ukuran keuangan.
Sponsor proyek lebih suka bertemu langsung untuk meninjau status, masalah, dan risiko. Dan
anggota tim telah meminta Anda untuk mendistribusikan laporan status terperinci dari
pencapaian tim setiap minggu.

Metode komunikasi datang dalam banyak samaran dan masing-masing memiliki kelebihan dan
kekurangan. Misalnya, komunikasi tatap muka paling baik untuk diskusi yang rumit atau untuk
bertukar pikiran tentang solusi. Panggilan konferensi dan berguna untuk tim yang
didistribusikan secara geografis. Dokumen dalam format kertas atau elektronik ideal untuk
mengkomunikasikan sejumlah besar informasi yang memerlukan studi.

Berikut adalah beberapa pertimbangan untuk metode komunikasi:

 Laporan status Ini dapat berisi berbagai jenis informasi tergantung pada audiens.
Selain itu, apakah Anda membuat laporan status kertas atau elektronik tergantung pada
audiens juga. Mengirim laporan status kepada orang-orang memudahkan mereka untuk
membaca informasi, dan mereka dapat memilih untuk memindai laporan untuk topik
terkait atau mengabaikannya jika waktunya terbatas.

Catatan: Saat Anda mendistribusikan dokumen secara elektronik, Anda harus

mempertimbangkan format perangkat lunak yang dapat dibaca audiens Anda.
Misalnya, jika beberapa anggota tim memiliki versi Word yang lebih lama, Anda dapat
memilih untuk mendistribusikan laporan dalam format Adobe Acrobat atau Microsoft
XPS Document Writer. Jangan lupa bahwa kebanyakan orang di audiens Anda tidak
akan memiliki Microsoft Project, jadi Anda harus menyimpan Gantt Charts dan
tampilan Proyek lainnya sebagai gambar, file PowerPoint, atau halaman web.
 Mengkomunikasikan Rapat Informasi Ini dapat bervariasi dari rapat awal satu kali
hingga rapat harian kelompok kecil anggota tim, pembaruan eksekutif mingguan atau
bulanan, atau rapat sesekali. Meskipun Anda tidak dapat menjamin bahwa orang akan
memperhatikan dalam rapat, menempatkan orang di ruangan yang sama sangat ideal
untuk diskusi, brainstorming, dan pengambilan keputusan.

Anda memiliki pilihan untuk bagaimana Anda menyampaikan informasi dalam

pertemuan tatap muka. Misalnya, pertemuan pembaruan eksekutif mungkin dimulai
dengan presentasi status proyek diikuti dengan diskusi yang energik. Pertemuan lain,
seperti sesi pelajaran, dapat sepenuhnya didedikasikan untuk diskusi kelompok.

 Panggilan konferensi dan konferensi video Ini adalah opsi untuk rapat ketika orang-
orang tersebar secara geografis; namun, mereka tidak ideal jika Anda sedang mengatasi
masalah atau berurusan dengan tim yang sedang ribut. Dalam situasi di mana
ketegangan tinggi, konferensi video atau Microsoft Office LiveMeeting menyediakan
interaksi yang lebih efektif.
 Mengirim dokumen ke orang Ini lebih baik jika Anda ingin penerima mengambil
tindakan. Misalnya, jika Anda ingin pemangku kepentingan meninjau dan menyetujui
rencana proyek Anda, Anda harus mengirimkan rencana tersebut kepada mereka untuk
ditinjau. Namun, cara terbaik untuk mendapatkan persetujuan dan tanda tangan adalah
dengan mengadakan pertemuan.
 Menyimpan dokumen Ini adalah solusi yang masuk akal untuk informasi yang hanya
dibutuhkan oleh beberapa orang pada waktu tertentu saja. Misalnya, Anda dapat
menyimpan kiriman berbasis dokumen apa pun, seperti rencana proyek saat ini,
persyaratan, spesifikasi, permintaan perubahan, dan informasi proyek lainnya di folder
bersama, di halaman web, atau di ruang kerja bersama. Orang yang membutuhkan
informasi dapat mengambilnya kembali ketika mereka membutuhkannya.
 Buletin dan daftar distribusi Ini berfungsi dengan baik untuk pengumuman dan
informasi lain yang ingin Anda sebarkan ke khalayak luas. Anda dapat
mendistribusikan informasi ke banyak orang tanpa banyak usaha, tetapi pembaca dapat
melewatkan pesan jika tidak berlaku untuk mereka.

Resolusi Adalah Yang Penting Jika Anda ingin seseorang melakukan sesuatu,
mengirim atau meninggalkan pesan suara tidak sama dengan menyelesaikan sesuatu.
Jika Anda memiliki masalah yang menunda proyek Anda, Anda tidak dapat menunggu
sampai orang yang Anda hubungi memutuskan untuk bertindak. Cara paling efektif
untuk mendapatkan tanggapan atas suatu permintaan adalah dengan memberi tahu
orang-orang sebelumnya apa yang Anda ingin mereka lakukan dan kapan. Sebagai
contoh,yang menggulir halaman sebelum Anda sampai pada intinya akan dihapus jauh
sebelum penerima tahu apa yang Anda minta. Letakkan permintaan di paragraf pertama
dari , memo, atau komunikasi tertulis lainnya. Nyatakan permintaan dalam kalimat
pertama pesan suara. Anda dapat menindaklanjuti dengan mengapa dan bagaimana
setelah itu.

Setelah Anda mengirim permintaan tindakan, Anda harus menindaklanjuti jika Anda
tidak menerima respons seperti yang Anda harapkan. Jika pengembalian tidak datang,
tindak lanjuti dengan yang lain atau panggilan telepon. ( selalu terjebak dalam filter
spam, jadi jangan memulai tindak lanjut Anda dengan tuduhan.) Jika pesan suara tidak
dijawab, cari orang atau orang lain yang dapat membantu.
Beberapa orang tidak merespon apa pun yang Anda lakukan.Salah satu cara untuk membujuk
tanggapan dari orang-orang yang melakukan itu adalah memberi tahu mereka apa yang Anda
rencanakan jika Anda tidak mendengar kabar dari mereka pada waktu atau hari tertentu. Jika
rencana darurat Anda adalah sesuatu yang Anda tahu tidak mereka inginkan, Anda hampir
dijamin akan menerima tanggapan saat Anda membutuhkannya. Misalnya, Hai, Dale. Saya
sangat membutuhkan grafik untuk brosur itu besok pagi jam 9:00. Jika saya belum
memilikinya, saya akan menggunakan foto meerkat. Terima kasih atas bantuan Anda. Jika
seseorang masih tidak merespons, tingkatkan permintaan Anda secara diplomatis. Jika Anda
memang meminta bantuan, sebaiknya beri tahu manajer bahwa Anda menanyakan apa yang
Anda ingin mereka lakukan. Jika tidak, mereka mungkin memberikan lebih banyak tekanan
daripada yang Anda inginkan. Tentu saja, Anda harus rela pergi dengan gambar meerkat jika
Anda masih tidak mendapat tanggapan.Jika rencana darurat Anda adalah sesuatu yang Anda
tahu tidak mereka inginkan, Anda hampir dijamin akan menerima tanggapan saat Anda
membutuhkannya. Misalnya, Hai, Dale. Saya sangat membutuhkan grafik untuk brosur besok
pagi jam 9:00. Jika saya belum memilikinya, saya akan menggunakan foto meerkat. Terima
kasih atas bantuan Anda. Jika seseorang masih tidak merespons, tingkatkan permintaan Anda
secara diplomatis. Jika Anda memang meminta bantuan, sebaiknya beri tahu manajer bahwa
Anda menanyakan apa yang Anda ingin mereka lakukan. Jika tidak, mereka mungkin
memberikan lebih banyak tekanan daripada yang Anda inginkan. Tentu saja, Anda harus rela
pergi dengan gambar meerkat jika Anda masih tidak mendapat tanggapan.Jika rencana darurat
Anda adalah sesuatu yang Anda tahu tidak mereka inginkan, Anda hampir dijamin akan
menerima tanggapan saat Anda membutuhkannya. Misalnya, Hai, Dale. Saya sangat
membutuhkan grafik untuk brosur itu besok pagi jam 9:00. Jika saya belum memilikinya, saya
akan menggunakan foto meerkat. Terima kasih atas bantuan Anda. Jika seseorang masih tidak
merespons, tingkatkan permintaan Anda secara diplomatis. Jika Anda memang meminta
bantuan, sebaiknya beri tahu manajer bahwa Anda menanyakan apa yang Anda ingin mereka
lakukan. Jika tidak, mereka mungkin memberikan lebih banyak tekanan daripada yang Anda
inginkan. Tentu saja, Anda harus rela pergi dengan gambar meerkat jika Anda masih tidak
mendapat tanggapan.Jika saya tidak memilikinya saat itu, saya akan menggunakan foto
meerkat. Terima kasih atas bantuan Anda. Jika seseorang masih tidak merespons, tingkatkan
permintaan Anda secara diplomatis. Jika Anda memang meminta bantuan, sebaiknya beri tahu
manajer bahwa Anda menanyakan apa yang Anda ingin mereka lakukan. Jika tidak, mereka
mungkin memberikan lebih banyak tekanan daripada yang Anda inginkan. Tentu saja, Anda
harus rela pergi dengan gambar meerkat jika Anda masih tidak mendapat tanggapan.Jika saya
tidak memilikinya saat itu, saya akan menggunakan foto meerkat. Terima kasih atas bantuan
Anda. Jika seseorang masih tidak merespons, tingkatkan permintaan Anda secara diplomatis.
Jika Anda memang meminta bantuan, sebaiknya beri tahu manajer bahwa Anda menanyakan
apa yang Anda ingin mereka lakukan. Jika tidak, mereka mungkin memberikan lebih banyak
tekanan daripada yang Anda inginkan. Tentu saja, Anda harus rela pergi dengan gambar
meerkat jika Anda masih tidak mendapat tanggapan.

Saat Anda memilih opsi komunikasi, pilih opsi yang memberikan informasi kepada audiens
dengan sedikit usaha. Misalnya, jangan mengirim salinan laporan status jika semua orang di
proyek memeriksa setiap hari. Daftar distribusi jauh lebih mudah daripada mencetak dan
mendistribusikan lusinan memo hard-copy. Namun, untuk beberapa informasi, seperti laporan
yang diwajibkan oleh lembaga pemerintah, Anda harus menggunakan format dan metode
transmisinya.

Tip Meskipun pendekatan yang ideal adalah memberikan apa yang mereka inginkan kepada
setiap audiens, beberapa metode komunikasi bisa sangat memakan waktu. Jika tuntutan
komunikasi mengancam untuk dikonsumsi setiap hari kerja, coba sarankan kepada pemangku
kepentingan alternatif yang membutuhkan lebih sedikit waktu.

Membangun Rencana Komunikasi

Rencana komunikasi dimulai dengan bagian yang mencantumkan audiens untuk proyek,
informasi yang Anda rencanakan untuk dikomunikasikan, bagaimana Anda akan
mengumpulkan informasi, dan metode komunikasi yang Anda rencanakan untuk digunakan.
Tetapi inti dari rencana komunikasi adalah matriks yang menunjukkan bagaimana Anda
berencana untuk mengkomunikasikan informasi kepada setiap audiens proyek.

Tip Meskipun rencana komunikasi sering menjadi bagian dari rencana proyek, adalah ide yang
baik untuk mempublikasikan rencana komunikasi sebagai dokumen yang berdiri sendiri. Itu
membuatnya mudah untuk menyimpan salinan untuk referensi cepat.Tetapi inti dari rencana
komunikasi adalah matriks yang menunjukkan bagaimana Anda berencana untuk
mengkomunikasikan informasi kepada setiap audiens proyek, seperti yang diilustrasikan pada

Gambar Tip Meskipun rencana komunikasi sering menjadi bagian dari rencana proyek, adalah
ide yang baik untuk mempublikasikan rencana komunikasi sebagai dokumen yang berdiri
sendiri. Itu membuatnya mudah untuk menyimpan salinan untuk referensi cepat.Tetapi inti dari
rencana komunikasi adalah matriks yang menunjukkan bagaimana Anda berencana untuk
mengkomunikasikan informasi kepada setiap audiens proyek, seperti yang diilustrasikan pada

Gambar Tip Meskipun rencana komunikasi sering menjadi bagian dari rencana proyek, adalah
ide yang baik untuk mempublikasikan rencana komunikasi sebagai dokumen yang berdiri
sendiri. Itu membuatnya mudah untuk menyimpan salinan untuk referensi cepat.

Gambar 11-2 Sebuah matriks seperti yang disertakan pada halaman 2 dari contoh rencana
komunikasi sangat membantu untuk menunjukkan informasi yang Anda komunikasikan
kepada audiens dan metode yang Anda rencanakan untuk digunakan.

Membuat Pengingat Komunikasi

Setelah Anda menyelesaikan rencana komunikasi dan mulai melaksanakan proyek, hari dan
minggu dapat berlalu sebelum Anda menyadarinya. Sebagai manajer proyek, Anda dapat
mengatur tugas komunikasi Anda sebagai pencapaian di Project sehingga Anda melihat
pengingat tentang komunikasi bersama dengan tugas lainnya yang Anda tinjau secara berkala.
Jika Anda lebih suka pengingat yang lebih jelas, Anda dapat membuat tugas dengan pengingat
di Microsoft Outlook sehingga Anda tidak lupa mengirimkan informasi penting ke audiens
proyek atau menjadwalkan rapat.

Di Outlook, Anda dapat menyiapkan tugas berulang untuk , laporan, dan rapat yang
dijadwalkan secara rutin. Faktanya,Anda dapat mengirim permintaan rapat kepada peserta
untuk menjadwalkan rapat dan melacak siapa yang telah menerima dan siapa yang tidak dapat
hadir.

Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat pengingat komunikasi:

1. Di Outlook, pada tab Beranda, dalam grup Baru, klik Item Baru, lalu pilih Tugas.
 2. Dalam kotak dialog Tugas Tanpa Judul, dalam kotak teks Subjek, ketik nama tugas
komunikasi, seperti Siapkan laporan status pemangku kepentingan.
3. Pada tab Tugas, di grup Perulangan, klik Perulangan.
4. Di kotak dialog Pengulangan Tugas, pilih opsi untuk jangka waktu. Misalnya, untuk
menyiapkan laporan status yang Anda kirim setiap minggu, pilih Mingguan.
5. Dalam kotak teks Recur Every... Week(s) On, ketikkan jumlah periode di antara
setiap kemunculan. Misalnya, untuk setiap minggu lainnya, ketik
6. Pilih kotak centang untuk hari dalam seminggu di mana Anda melakukan tugas.
7. Di bagian Range Of Recurrence, Anda dapat tetap memilih opsi No End Date. Jika
Anda yakin bahwa proyek akan berakhir saat yang Anda harapkan, Anda dapat
memilih opsi Akhiri Setelah... Kejadian ketika Anda mengetahui jumlah
kemunculan atau opsi Akhiri Dengan saat Anda mengetahui tanggal terakhir untuk
tugas tersebut terjadi.
8. Klik OK untuk menutup kotak dialog Pengulangan Tugas. Klik Simpan Dan Tutup
untuk menyimpan tugas berulang.

Pedoman Komunikasi yang Baik

Anda mendengarkan anggota tim menjelaskan sesuatu dan Anda menjawab pertanyaan yang
mereka ajukan hanya untuk membuat mereka berkata dengan jijik, Anda hanya tidak mengerti!
Bertahun-tahun yang lalu, Anda belajar mengucapkan kata-kata dan menemukan apa artinya.
Anda belajar bagaimana merangkainya menjadi kalimat, tertulis dan lisan. Dan Anda belajar
bagaimana mengenali kata-kata yang diucapkan atau ditulis orang lain. Jadi, mengapa kamu
tidak mengerti? Dalam hal ini, mengapa setiap orang memiliki begitu banyak masalah dengan
miskomunikasi? Jawabannya adalah kebanyakan orang tidak diajarkan untuk berkomunikasi
secara efektif.

Apa itu Komunikasi?

Komunikasi sebenarnya adalah proses dua arah dengan informasi yang berhasil diteruskan dari
satu orang ke orang lain. Komunikasi yang efektif memerlukan beberapa pencapaian, masing-
masing lebih berguna dan lebih sulit daripada yang terakhir. Jika Anda mengalami masalah
dengan komunikasi, tinjau langkah-langkah ini untuk melihat di mana kemungkinan gangguan
tersebut.

 Mengirimkan informasi Ini adalah langkah pertama dan termudah. Berbicara kepada
seseorang, mengirim surat atau , dan melipat tangan di depan dada sambil cemberut
semua mewakili transmisi informasi. Tapi, mirip dengan siaran televisi yang kami
kirimkan ke luar angkasa, tidak ada jaminan bahwa seseorang mendengar pidato Anda
atau membaca pesan Anda. Penerima dapat memblokir apa yang Anda katakan atau
menghapus pesan Anda tanpa membacanya.
 Menerima informasi Ini adalah langkah selanjutnya setelah mengirimkan,tapi itu
masih tidak menjamin komunikasi. Seseorang dapat memutar pesan suara atau
membuka , yang pada prinsipnya menerima informasi. Lagi pula, tanda terima baca di
Outlook dapat mengonfirmasi bahwa seseorang menerima dan membuka pesan Anda.
Tetapi orang tersebut mungkin masih menghapus pesan suara tanpa benar-benar
mendengarkannya atau menghapusnya tanpa membaca kata-katanya.
 Memahami pesan Ini adalah langkah pertama yang mewakili komunikasi dan ini bisa
menjadi tantangan besar, seperti yang diilustrasikan di sini dalam memberi-dan-
menerima Abbott dan Costello yang terkenal tentang pemain bisbol:
 Costello: Kalau begitu siapa yang pertama ?

Abbott: Ya.

Costello: Maksud saya nama orang itu.

Abbott: Siapa.

Costello: Orang pertama.

Abbott: Siapa.

Costello: Baseman pertama.

Abbott: Siapa.

Costello: Orang yang bermain...

Abbott: Siapa yang pertama!

Costello: Saya bertanya kepada ANDA siapa yang pertama.

Abbott: Itu nama pria itu.

Costello: Itu siapa namanya?

Abbott: Ya.

Costello: Silakan dan beri tahu saya.

Abbott: Itu dia.

Costello: Itu siapa?

Abbott: Ya.

Dalam komunikasi yang sukses, seseorang mengirimkan pesan dan orang lain
menerima pesan dan memahami isinya.Memahami apa yang orang lain coba sampaikan
dapat melibatkan lebih dari sekadar memahami arti kata-kata mereka. Anda mungkin
harus mempelajari sesuatu yang baru, menafsirkan makna tersembunyi dalam pesan,
atau mengajukan pertanyaan untuk mengklarifikasi poin yang tidak jelas bagi Anda.
Lihat Juga Mendengarkan adalah kunci komunikasi yang baik..

 Memperoleh kesepakatan Ini adalah langkah selanjutnya menuju komunikasi yang

efektif. Jika Anda meminta lebih banyak uang kepada komite pengarah proyek dan
anggotanya mengatakan tidak, mereka telah memahami pesan Anda, tetapi mereka
tidak setuju. Untuk mengubah komunikasi menjadi keputusan dan hasil, Anda harus
mendapatkan persetujuan dari pihak lain. Mirip dengan pemahaman, mendapatkan
kesepakatan bisa menjadi pekerjaan yang rumit. Perundingan,kompromi, kolaborasi,
 dan banyak pendekatan lainnya semuanya berusaha untuk mencapai semacam
kesepakatan sehingga pekerjaan dapat berlanjut.
 Bertindak dalam komunikasi Inilah nirwana. Dalam manajemen proyek, Anda
berkomunikasi untuk memindahkan proyek Anda ke penyelesaian. Setiap komunikasi
adalah tentang mewujudkan sesuatu. Misalnya, komite pengarah proyek memberi tahu
Anda bahwa Anda dapat memiliki lebih banyak uang, tetapi tidak pernah memberikan
persetujuan kepada departemen akuntansi untuk mencairkan uang tersebut. Anda
memperoleh persetujuan tetapi masih belum mendapatkan uang yang Anda butuhkan.

Praktik Terbaik Menurut sebuah studi UCLA, 93 persen komunikasi adalah nonverbal.
Tres Roeder, presiden Roeder Consulting, merekomendasikan untuk mendamaikan apa
yang dikatakan orang dengan cara mereka mengatakannya untuk mendapatkan
pemahaman situasi yang lebih akurat. Alih-alih berfokus pada kata-kata saja,
perhatikan isyarat nonverbal, seperti ekspresi wajah, posisi dan gerakan lengan dan
kepala,gerakan tangan dan kaki, kontak mata atau penghindaran, postur, dan nada
suara.

Cara Mendapatkan Pesan

“Melalui Diplomasi adalah seni membiarkan seseorang mengikuti keinginan Anda. Daniele
Vare”

Jika Anda mencoba untuk membuat suatu poin atau meyakinkan orang lain untuk melakukan
sesuatu,tanggung jawab untuk berkomunikasi dengan baik adalah milik Anda sendiri. Tentu
saja, komunikasi lebih mudah jika orang lain bekerja sama. Tetapi kebenaran yang sulit adalah
bahwa tidak ada orang lain yang lebih peduli tentang apa yang Anda inginkan selain Anda.
Berikut adalah beberapa panduan untuk menyampaikan pesan Anda kepada audiens Anda:

 Bicaralah dalam istilah audiens Stephen Covey menggambarkan pendekatan ini

sebagai Berusahalah untuk memahami terlebih dahulu. Jika Anda ingin meyakinkan
orang lain untuk melihat seperti yang Anda lakukan atau melakukan apa, Anda harus
terlebih dahulu memahami apa yang penting bagi mereka dan apa yang mereka
khawatirkan. Hanya dengan begitu Anda akan memiliki kesempatan untuk
menunjukkan kepada mereka mengapa permintaan Anda penting bagi mereka.
Misalnya, jika Anda ingin manajer fungsional menyediakan atau mempertahankan
orang-orang di proyek Anda, pertama-tama pahami tekanan yang mereka hadapi. Jika
mereka diukur dengan pendapatan yang dapat ditagih kelompok, Anda mungkin fokus
pada bagaimana proyek Anda membutuhkan orang-orang mereka secara penuh waktu
selama beberapa bulan. Di sisi lain, jika Anda tahu bahwa tantangan terbesar adalah
beban kerja yang berat, Anda dapat menunjukkan kepada manajer fungsional
bagaimana Anda telah merencanakan proyek untuk mencegah pengiriman lembur dan
menit terakhir.
 Akurat Periksa keakuratan informasi yang Anda sajikan dan hindari spekulasi atau
gosip dengan cara apa pun. Jika Anda tidak tahu jawabannya, jangan menggertak.Akui
bahwa Anda tidak tahu, berjanji untuk menemukan jawabannya, dan kemudian lakukan
apa yang Anda janjikan. Kredibilitas jauh lebih mudah dipertahankan daripada
diperoleh kembali.
 Bersikaplah persuasif Meskipun akurasi itu penting, fakta dan halaman data yang
kering akan kehilangan audiens Anda lebih cepat daripada alarm kebakaran di gedung.
 Cobalah bercerita (relevan dengan topik, tentu saja) atau menggunakan analogi yang
menarik.
 Singkat Tidak ada yang menikmati presentasi yang tampaknya berlangsung selamanya.
Luangkan waktu untuk mempersiapkan pesan Anda, sehingga Anda dapat
menyajikannya dengan jelas dan ringkas. Ikuti petunjuk wartawan surat kabar dan
asumsikan bahwa tidak ada yang akan membaca melewati paragraf pertama.
 Menonjolkan hal positif Publikasikan keberhasilan proyek sesering mungkin dan
pastikan bahwa pelanggan, pemangku kepentingan utama, manajer, dan tim proyek
mendengar tentang mereka. Cadangkan kisah sukses proyek dengan data kinerja.

Di samping itu,jika orang membuat kesalahan, bekerja dengan mereka secara individu
untuk membantu mereka meningkatkan. Menyalahkan orang lain atau menargetkan
orang tersebut alih-alih perilakunya merusak peluang komunikasi yang efektif. Jika
orang-orang dalam tim mulai menyalahkan orang lain, masuklah dan arahkan
percakapan mereka ke masalah yang dihadapi. Jika Anda membuat kesalahan, akui itu,
jelaskan bagaimana Anda akan mencegahnya di masa depan, dan kemudian lakukan
itu.

Anda mungkin dimaafkan atas komunikasi yang buruk atau tidak pantas, tetapi pesan Anda
tidak akan pernah terlupakan. Sebelum Anda berkomunikasi, lihat daftar periksa berikut untuk
melihat apakah Anda perlu mengatakan sesuatu, dan jika Anda melakukannya, apakah pesan
yang Anda kirim akan menghasilkan hasil yang positif:

 Apakah pesan saya perlu?

 Apakah pesan saya benar?
 pesan saya diperhatikan?
 Apakah pesan saya lebih baik daripada tidak ada pesan sama sekali?

Menjadi Bertanggung Jawab Beberapa orang merasa seolah-olah mereka dikendalikan

oleh peristiwa. Yang lain memutuskan untuk memilih tanggapan mereka. Orang yang
mengatakan Dia tidak mengerti, atau Anda tidak menyuruh saya melakukan itu,
mendorong tanggung jawab atas tindakan mereka (atau kelambanan) kepada orang lain.
Orang-orang yang menerima tanggung jawab atas tindakan mereka mengatakan
sebaliknya saya tidak membuat diri saya jelas, atau saya lupa menanyakan hal itu.
Sebagai manajer proyek, memilih tanggapan Anda adalah bagian penting dalam
menghadapi tantangan yang Anda hadapi setiap hari. Akhirnya, itu bahkan mungkin
membuat Anda sedikit lebih nyaman dalam situasi yang tidak nyaman. Jika Anda
cenderung menyalahkan orang lain atas pilihan Anda, Anda harus belajar menerima
tanggung jawab atas tindakan Anda.Cara termudah untuk menyusun kembali komentar
Anda adalah memulai kalimat Anda dengan I dan melengkapinya dengan apa yang
dapat Anda lakukan untuk memperbaiki situasi.

Belajar Mendengarkan

Karena komunikasi adalah proses dua arah, mendengarkan pesan yang Anda terima sama
pentingnya dengan mengirim pesan Anda sendiri. Sayangnya, mendengar dan mendengarkan
adalah dua hal yang sangat berbeda. Telinga Anda mungkin merasakan gelombang suara dari
anggota tim Anda yang berbicara, tetapi tanpa otak Anda mendengarkan pesannya, Anda tidak
akan tahu bagaimana menanggapi pertanyaan mereka. Berikut adalah beberapa saran untuk
meningkatkan keterampilan mendengarkan Anda:
  Berikan perhatian penuh kepada pembicara Sebagai manajer proyek, Anda telah
belajar untuk mengerjakan banyak tugas sekaligus. Namun, ketika Anda bertemu
dengan seseorang atau berbicara dengan mereka di telepon, Anda harus mengganti
persneling dan memberi mereka perhatian penuh.Cobalah untuk bertemu di tempat
yang tenang dan matikan ponsel atau pager Anda. (Menerima telepon di tengah rapat
tidak menunjukkan pentingnya hanya kekasaran.)
 Mendengarkan komunikasi yang tidak terucapkan Hanya sebagian kecil makna
yang terkandung dalam kata-kata yang diucapkan. Faktanya, ekspresi wajah
menyampaikan sebagian besar pesan, dan cara kata-kata diucapkan berkontribusi
hampir semuanya. Untuk alasan ini, Anda harus lebih fokus pada panggilan telepon
meskipun godaannya adalah mengerjakan tugas lain pada saat yang sama karena orang
lain tidak dapat melihat Anda.
 Tetap berpikiran terbuka Jika Anda memasuki percakapan dengan prasangka dan
tanggapan yang telah ditentukan sebelumnya, tidak ada gunanya diskusi karena Anda
sudah mengambil keputusan. Berkonsentrasilah pada apa yang orang lain katakan dan
buat keputusan Anda hanya setelah Anda mendengarkan poin mereka
 Mengulangi atau memparafrasekan apa yang telah Anda dengar Cara terbaik
untuk mengakui bahwa Anda telah mendengarkan adalah dengan mengulangi apa yang
dikatakan orang lain. Jika Anda memasukkannya ke dalam kata-kata Anda sendiri,
Anda dapat menunjukkan bahwa Anda mendengarkan dan bahwa Anda mengerti.
Dalam kasus terburuk, Anda memberi orang lain kesempatan untuk memperbaiki
kesalahpahaman yang mungkin Anda miliki.

Beberapa teknik dapat membantu tim Anda berkomunikasi dengan lebih baik dan menjadi
lebih produktif:

 Kembangkan budaya tim Budaya adalah seperangkat adat istiadat yang dipelajari
setiap orang untuk diikuti hingga menjadi kebiasaan. Budaya bersama membangun
kepercayaan dan perasaan memiliki yang penting jika keadaan menjadi sulit. Budaya
juga membantu setiap orang menghasilkan hasil yang konsisten. Misalnya, standar
waktu respons membantu orang mengetahui apa yang diharapkan ketika mereka
berkomunikasi. Tetapkan standar seberapa cepat orang membalas panggilan telepon, s,
atau komunikasi lainnya.Dokumentasikan aturan untuk orang yang berada di luar
kantor atau sedang berlibur, seperti mengubah pesan di pesan suara atau pesan balasan
otomatis untuk menentukan siapa yang harus dihubungi selama orang tersebut tidak
ada.
 Membangun kepercayaan di antara anggota tim Agar tim dapat bekerja sama
dengan baik, anggota tim harus saling percaya. Meskipun pertemuan tatap muka dapat
mengembangkan kepercayaan lebih cepat, pertemuan tersebut mungkin tidak realistis
untuk tim global. Sebagai gantinya, Anda dapat menggunakan konferensi video atau
panggilan konferensi untuk menyatukan tim. Bahkan tanpa kontak langsung, Anda
dapat membangun kepercayaan dengan bersikap jujur dan menghormati satu sama lain.
Mendengarkan dan memahami apa yang dikatakan orang lain juga membantu
membangun kepercayaan.
 Menindaklanjuti komitmen Dengan tim virtual, anggota tim harus memberi tahu
orang lain apa yang mereka rencanakan untuk dilakukan dan kemudian menindaklanjuti
rencana tersebut. Selain memberi tahu semua orang,anggota tim menjadi percaya
bahwa orang lain akan melakukan apa yang mereka katakan.
  Menyimpan informasi di lokasi pusat Anggota tim sering kali harus mengambil alih
sumber daya lainnya. Selain mendokumentasikan semuanya dengan baik, simpan
dokumen di mana semua orang dapat mengaksesnya.
 Fokus pada hasil Karena Anda tidak dapat melihat apa yang dilakukan anggota tim
virtual, Anda harus fokus pada hasil yang mereka hasilkan. Alih-alih menonton
aktivitas mereka sehari-hari, Anda cukup mengomunikasikan harapan Anda dan
memantau hasilnya. Teknik ini memberdayakan orang untuk bertanggung jawab atas
pekerjaan mereka. Selain itu, Anda juga dapat mengidentifikasi orang-orang yang tidak
dapat menyelesaikan sesuatu sendiri.
 Berkomunikasi dengan jadwal reguler Dengan tim yang tersebar secara geografis,
jadwalkan waktu yang nyaman bagi sebagian besar anggota tim untuk bertemu secara
virtual guna meninjau status.

Rapat yang Berhasil

Banyak anggota tim takut akan rapat, dan untuk alasan yang baik. Rapat yang dijadwalkan
secara teratur yang terjadi tanpa tujuan atau kerangka kerja tertentu dapat menjadi pemborosan
waktu yang membosankan. Rapat yang tidak ada gunanya membuat orang mengalihkan
perhatian dan akhirnya mereka mencari alasan untuk melewatkan rapat yang Anda jadwalkan.
Terlebih lagi, rapat sangat mahal dalam waktu dan biaya. Rapat status untuk tim beranggotakan
12 orang yang berlangsung selama 2 jam membebani proyek Anda 3 hari kerja dan $1.200,
dengan asumsi tarif tenaga kerja $50 per jam. Saat itulah seseorang dapat menghabiskan waktu
menyelesaikan paket pekerjaan atau uang yang dapat menyediakan orang dengan peralatan
yang mereka butuhkan. Namun, jika Anda memanfaatkan interaksi di rapat, Anda dapat
menyelesaikan masalah, membuat keputusan, dan berbagi informasi dengan lebih efektif
daripada metode komunikasi lainnya.Singkatnya, jika Anda akan mengadakan rapat,
perhitungkan. Bagian ini memberikan beberapa panduan untuk mendapatkan hasil maksimal
dari rapat Anda dan menjelaskan berbagai jenis rapat proyek yang mungkin Anda jadwalkan.

Pedoman Rapat yang Baik

Rapat yang produktif tidak terjadi begitu saja. Mereka membutuhkan pandangan ke depan,
fasilitasi, dan tindak lanjut. Bagian berikutnya menjelaskan langkah-langkah untuk
menjalankan rapat yang produktif.

Menyiapkan Rapat

“Jika saya harus berbicara sepuluh menit, saya membutuhkan waktu seminggu untuk
persiapan; jika lima belas menit, tiga hari; jika setengah jam, dua hari; jika satu jam, saya
siap sekarang.” Woodrow Wilson

Salah satu alasan pertemuan tidak produktif adalah kurangnya persiapan. Jika Anda tidak tahu
apa yang ingin Anda capai dengan rapat, dan para hadirin tidak siap untuk membahas topik
tersebut, Anda dapat dengan mudah membuang waktu berharga dengan Apa yang Anda
pikirkan? dan Yah,Saya tidak tahu. Bagaimana menurut anda? Mempersiapkan rapat bisa jadi
singkat, meskipun waktu persiapan bertambah seiring dengan pentingnya hasil. Misalnya,
agenda singkat mungkin cukup untuk rapat tim untuk menyelesaikan masalah kecil yang
muncul, tetapi Anda kemungkinan akan menghabiskan banyak waktu untuk menyiapkan
handout dan presentasi yang ringkas namun persuasif untuk rapat go/no-go dengan pemangku
kepentingan untuk proyek jutaan dolar. Terlepas dari detail yang terlibat dalam pengaturan
rapat, langkah-langkahnya sederhana:

1. Tentukan tujuan rapat Apa yang ingin Anda capai dengan rapat? Hasil apa yang
Anda harapkan di akhir pertemuan? Misalnya, apakah Anda mencoba untuk
mendapatkan informasi status, keputusan dari pemangku kepentingan, atau
penyelesaian suatu masalah?
2. Mengidentifikasi peserta yang tepat Rapat berjalan lebih lama dari yang Anda
rencanakan jika terlalu banyak orang yang hadir. Sebaliknya, setiap waktu yang
dihabiskan untuk bertemu dengan orang yang salah biasanya terbuang percuma.
Berdasarkan alasan rapat, tentukan siapa yang harus hadir. (Dan jika orang lain
muncul saat rapat dimulai, usir mereka dengan sopan.)
3. Kembangkan agenda Siapkan agenda yang mengidentifikasi topik yang akan
dibahas dan urutan yang Anda rencanakan untuk membahasnya. Perkirakan waktu
yang Anda perlukan untuk setiap topik dan tambahkan perkiraan tersebut ke
agenda. Saat Anda menjalankan rapat, Anda dapat merujuk ke perkiraan waktu
untuk mempersingkat diskusi yang tidak produktif. Atau Anda dapat memutuskan
untuk menunda beberapa topik ke pertemuan lain jika diskusi itu bermanfaat.
Agenda juga dapat memberikan pengenalan pertama tentang aturan dasar yang
Anda tetapkan untuk rapat,seperti Tiba tepat waktu atau Tetap membangun.
4. Jadwalkan rapat Pilih tanggal dan waktu yang sesuai untuk peserta yang Anda
butuhkan. Pesan lokasi pertemuan untuk tanggal dan waktu yang Anda pilih.
Kemudian, kirim undangan rapat dengan pemberitahuan sebelumnya yang cukup
agar peserta dapat bersiap untuk rapat. Misalnya, jika Anda ingin mendapatkan
persetujuan untuk rencana proyek Anda, pemangku kepentingan memerlukan
waktu yang cukup untuk menyesuaikan tinjauan menyeluruh rencana ke dalam
jadwal mereka.
5. Menyiapkan dan mendistribusikan materi rapat Setidaknya beberapa hari
sebelum rapat, distribusikan materi apa pun yang harus ditinjau oleh peserta rapat.
Siapkan materi lain, seperti presentasi PowerPoint,yang Anda rencanakan untuk
digunakan selama rapat. Tip Anda dapat menyesuaikan jadwal dan durasi rapat
tergantung di mana Anda berada dalam kehidupan proyek. Misalnya, sejak awal,
rapat dapat berlangsung selama satu hingga dua jam saat Anda menyusun rencana
dan mempercepat tim. Selama bagian proyek yang lebih mudah, Anda dapat
mengadakan pertemuan 30 hingga 45 menit dan menjadwalkannya setiap minggu,
bukan setiap minggu. Saat Anda mendekati tonggak utama, Anda dapat
meningkatkan frekuensi dan durasi pertemuan jika perlu.Anda dapat mengadakan
pertemuan 30 hingga 45 menit dan menjadwalkannya setiap minggu, bukan setiap
minggu. Saat Anda mendekati tonggak utama, Anda dapat meningkatkan frekuensi
dan durasi pertemuan jika perlu.Anda dapat mengadakan pertemuan 30 hingga 45
menit dan menjadwalkannya setiap minggu, bukan setiap minggu. Saat Anda
mendekati tonggak utama, Anda dapat meningkatkan frekuensi dan durasi
pertemuan jika perlu.

Menjalankan Rapat dengan Baik

Meskipun persiapan adalah awal yang baik untuk rapat yang baik, sekelompok orang akan
cepat tersesat jika Anda tidak membuat mereka tetap fokus pada tujuan rapat. Dan
mempertahankan fokus dalam rapat membutuhkan keterampilan yang halus namun berharga
yang disebut fasilitasi. Sebagai manajer proyek, Anda akan sering memfasilitasi pertemuan.
Namun, jika Anda memiliki banyak tugas lain dalam rapat, seperti menyajikan status atau
mendiskusikan masalah dengan pemangku kepentingan, Anda dapat memilih untuk
menugaskan orang lain untuk memfasilitasi rapat.

Fasilitator pertemuan memastikan bahwa waktu yang dihabiskan dalam pertemuan itu efektif.
Berikut adalah beberapa keterampilan dan teknik yang digunakan fasilitator untuk menjaga
agar pertemuan tetap terkendali:

 Memulai pertemuan Mengidentifikasi tujuan pertemuan, memperkenalkan peserta,

menjelaskan aturan dasar, dan memulai diskusi.Dengan memimpin di awal rapat,
orang-orang akan cenderung tunduk kepada Anda saat Anda mengarahkan diskusi atau
mengalihkan rapat ke topik lain. Memilih posisi otoritas di ruangan membantu Anda
mengontrol rapat tanpa tindakan nyata. Misalnya, kepala meja, tengah meja panjang,
atau di depan ruangan semuanya adalah posisi otoritas.

Tip Orang-orang mungkin akrab dengan aturan yang Anda gunakan untuk menjalankan
rapat. Namun, meninjau aturan di awal pertemuan selalu merupakan ide yang baik,
seperti memperhatikan pramugari menjelaskan prosedur keselamatan Anda tidak
pernah tahu kapan aturan akan berguna.

 Arahkan rapat untuk mempertahankan fokus pada topik agenda Jika diskusi
mulai menyimpang, cepat masuk untuk mengembalikannya ke jalurnya. Jika
percakapan benar-benar keluar dari topik,mengatakan sesuatu seperti Kita seharusnya
mendiskusikan risiko proyek yang teridentifikasi. Mari kita kembali ke itu. Namun, jika
diskusi itu bermanfaat, Anda dapat menyela dan memberi tahu orang-orang bahwa
Anda telah menambahkan topik ke akhir agenda. Atau, jika topik baru sangat berharga,
Anda dapat bertanya kepada peserta apakah mereka ingin mengubah agenda untuk
melanjutkan diskusi dan menghilangkan topik lain. Perhatikan agenda selama rapat.
Dengan mengikuti agenda, Anda dapat memastikan bahwa Anda mencakup poin-poin
penting, menjaga diskusi tetap pada jalurnya, atau membuat keputusan yang baik
tentang mengubah agenda untuk memasukkan topik baru.jika topik baru sangat
berharga, Anda dapat bertanya kepada peserta apakah mereka ingin mengubah agenda
untuk melanjutkan diskusi dan menghilangkan topik lain. Perhatikan agenda selama
rapat. Dengan mengikuti agenda, Anda dapat memastikan bahwa Anda mencakup poin-
poin penting, menjaga diskusi tetap pada jalurnya, atau membuat keputusan yang baik
tentang mengubah agenda untuk memasukkan topik baru.jika topik baru sangat
berharga, Anda dapat bertanya kepada peserta apakah mereka ingin mengubah agenda
untuk melanjutkan diskusi dan menghilangkan topik lain.

Perhatikan agenda selama rapat. Dengan mengikuti agenda, Anda dapat memastikan
bahwa Anda mencakup poin-poin penting, menjaga diskusi tetap pada jalurnya, atau
membuat keputusan yang baik tentang mengubah agenda untuk memasukkan topik
baru.

 Bantu orang berkomunikasi Promosikan diskusi, ajukan pertanyaan terbuka, buat

catatan di flip chart atau papan tulis, dan sarankan metode untuk menetapkan prioritas.
Bimbing kelompok dalam membuat keputusan. Misalnya, Sara, Anda menyarankan
agar kami mempercepat proyek. Apakah semua orang setuju? Jika anggota kelompok
terjebak pada suatu titik atau timbul konflik,masuk untuk mengidentifikasi masalah dan
membantu mereka menyelesaikan masalah mereka.
 Anda juga dapat membantu orang berkomunikasi dengan memparafrasekan apa yang
mereka katakan. Misalnya, jika seseorang berjuang untuk menjelaskan suatu hal,
masuklah dan jelaskan poin tersebut dengan cara yang berbeda. Misalnya, Meg, saya
pikir Anda bertanya apakah tim teknik dapat mengirimkan prototipe sebelum akhir
tahun. Apakah itu benar?

Peringatan Diam tidak sama dengan persetujuan. Jika keputusan diperlukan, pastikan
untuk mendapatkan persetujuan lisan dari orang-orang.

 Catatan rapat adalah bagian penting dari rapat yang sukses Pernahkah Anda
menghadiri rapat di mana lusinan item tindakan diidentifikasi, tetapi tidak ada satu pun
yang ditulis? Kemungkinan item tindakan tersebut pernah melihat tindakan sangat tipis.
Ini adalah pekerjaan yang sulit untuk memfasilitasi pertemuan, menyajikan informasi,
dan mencatat pada saat yang sama,terutama jika pertemuan itu melibatkan beberapa
orang yang antusias dengan ide-ide mereka.

Sebagai fasilitator, Anda menggunakan papan tulis untuk mengumpulkan item tindakan
dan komitmen bersama dengan siapa yang bertanggung jawab untuk itu. Tetapi solusi
yang lebih baik, jika memungkinkan, adalah menunjuk seorang juru tulis untuk
mencatat secara menyeluruh. Seseorang yang akrab dengan proyek dan cepat
menggunakan keyboard dapat membuat catatan tentang diskusi, ketidaksepakatan, item
tindakan, dan keputusan.

312Rapat yang Berhasil Bab Praktik Terbaik Untuk membatasi durasi rapat, mulai dan akhiri
rapat tepat waktu. Orang-orang cenderung mengikuti petunjuk tak terucap dari orang-orang
yang bertanggung jawab, jadi berikan contoh dan datang tepat waktu untuk rapat yang Anda
jadwalkan. Jika orang yang tidak penting dalam diskusi belum muncul, Anda dapat memulai
tanpa mereka. Tapi jangan berhenti untuk meninjau ketika mereka muncul, atau Anda akan
mengajari semua orang bahwa mereka bisa terlambat tanpa penalti. Pendekatan yang lebih
tahan lama adalah secara publik memanggil orang yang lamban ke rapat. Telepon dari
speakerphone dengan semua peserta yang hadir ikut serta merupakan insentif yang kuat untuk
datang tepat waktu pada rapat berikutnya.

Jika peserta penting tidak hadir, cobalah untuk mengumpulkan mereka dengan cepat, katakan
dalam waktu 10 menit. Lebih lama dari itu, Anda lebih baik menjadwal ulang rapat.

Selama rapat, patuhi agenda. Atau,jika sesuatu yang penting muncul, buat keputusan sadar
untuk mengubah agenda. Cara lain untuk mempersingkat rapat setelah semua orang hadir
adalah dengan berdiri. Jika memungkinkan, susun kursi atau pindahkan ke sudut ruangan. Jika
itu tidak memungkinkan, dengan sengaja tetap berdiri dengan kursi Anda didorong ke bawah
meja.

Tindak Lanjut Rapat

Setelah rapat selesai, edit catatan rapat dan bagikan dengan cepat kepada peserta dan orang lain
yang perlu mengetahuinya. Ini memberi orang kesempatan untuk menangkap kesalahan dalam
catatan atau mengajukan pertanyaan tentang konten. Pastikan untuk menekankan item tindakan
dan orang yang bertanggung jawab untuk melakukannya.Tindak lanjuti item tindakan untuk
memastikan bahwa mereka selesai.
Rapat Awal

Pada awal proyek (dan pada awal fase dalam proyek besar), pertemuan awal adalah cara yang
bagus untuk meluncurkan proyek atau fase kerja berikutnya. Dengan mengumpulkan
pemangku kepentingan dan anggota tim, Anda dapat membangun komitmen terhadap proyek,
membantu anggota tim mengenal satu sama lain, dan bersenang-senang sebelum kerja keras
dimulai.

Manfaatkan energi yang diberikan oleh awal yang baru. Ketika rencana proyek disetujui, dan
Anda siap untuk memulai fase pelaksanaan proyek, adakan pertemuan awal untuk memberi
tahu orang-orang tentang proyek tersebut, perkenalkan semua pemain, dan buat mereka
bersemangat tentang proyek tersebut. Berikut adalah beberapa kegiatan yang dapat Anda
jadwalkan untuk pertemuan awal:

 Sponsor proyek meninjau tujuan proyek dan mengapa itu penting bagi pelanggan dan
pemangku kepentingan utama. Selain itu, pertemuan awal adalah waktu yang tepat bagi
sponsor proyek untuk memperkenalkan dan mengumumkan dukungan mereka kepada
manajer proyek yang mereka tugaskan.
 Pelanggan memperkuat pentingnya proyek atau memberikan perspektif yang berbeda
tentang manfaatnya.
 Sponsor proyek dapat memperkenalkan anggota tim atau kelompok, termasuk vendor
atau subkontraktor yang mengerjakan proyek.
 Mengkoordinasikan kegiatan membangun tim untuk membantu orang mengenal satu
sama lain dan mengembangkan persahabatan. Misalnya, berikan kartu bingo proyek
pertemuan kepada semua orang dengan nama pemangku kepentingan di
atasnya.Berikan hadiah kecil kepada beberapa orang pertama yang mendapatkan tanda
tangan dari pemangku kepentingan yang namanya tertera pada kolom atau baris pada
kartu.

Status Proyek Rapat

Sebagian besar anggota tim tidak memerlukan rapat untuk memahami tugas yang sudah selesai,
tertunda, atau terlambat untuk dimulai. Manfaat pertemuan status proyek adalah
mengumpulkan anggota tim untuk mendiskusikan dan menyelesaikan masalah,
mengoordinasikan pekerjaan, membuat keputusan, dan membangun hubungan. Anda mungkin
harus mengadakan satu pertemuan status proyek untuk pelanggan dan pemangku kepentingan
utama lainnya yang meninjau proyek secara kurang detail tetapi dengan lebih fokus bisnis.
Anda kemudian menjadwalkan pertemuan status proyek tambahan yang lebih rinci untuk tim
dalam proyek. Berikut adalah topik dan aktivitas yang dapat Anda sertakan dalam rapat status
proyek:

 Komunikasikan kemajuan pada paket kerja Secara khusus, tinjau tugas yang
seharusnya sudah dimulai atau diselesaikan, tetapi belum t.Jika Anda mendistribusikan
laporan tugas yang tergelincir atau seharusnya sudah dimulai atau selesai, anggota tim
dapat datang ke rapat dengan persiapan untuk membahas penundaan dan kemungkinan
perubahan pada rencana proyek.
 Beri tahu tim tentang keputusan dan perubahan dari pelanggan, sponsor proyek,
atau kelompok lain yang terlibat dalam proyek. Dan jika pemangku kepentingan
telah menawarkan umpan balik positif, pastikan untuk mengumumkannya pada
pertemuan.
  Berbagi pelajaran yang didapat Mereka akan membantu anggota tim menjadi lebih
produktif.
 Pikirkan masalah dan solusi jika cukup kecil untuk ditangani dalam pertemuan
status Manfaatkan diskusi tatap muka untuk mengumpulkan saran atau mencari tahu
mengapa beberapa solusi mungkin tidak berhasil. Saat Anda mengidentifikasi langkah
selanjutnya, tambahkan ke log pelacakan masalah dan juga dokumentasikan sebagai
item tindakan untuk rapat.
 Mendiskusikan masalah Isu adalah masalah atau hambatan yang harus diselesaikan
agar pekerjaan dapat dilanjutkan atau diselesaikan dengan sukses. Jika organisasi Anda
menggunakan Microsoft Enterprise Project Management Solution (EPM), Anda dapat
menggunakan fitur kolaborasinya untuk melacak masalah. Namun, Anda juga dapat
dengan mudah mempertahankan log pelacakan masalah dengan Excel. Informasi dasar
untuk disimpan tentang masalah termasuk ID, status (terbuka atau tertutup), deskripsi
masalah, status dan tindakan terakhir yang diambil, tindakan selanjutnya, orang yang
ditugaskan untuk masalah tersebut, tanggal masalah diidentifikasi, dan target atau
tanggal penyelesaian aktual .

Rapat Manajemen

Rapat dengan manajemen tidak sering terjadi,tetapi itu adalah kesempatan berharga untuk
mendapatkan dukungan untuk proyek Anda atau perubahan yang ingin Anda buat. Satu
kesalahan umum yang dilakukan beberapa manajer proyek adalah memberikan terlalu banyak
informasi kepada eksekutif tentang hal-hal yang tidak mereka pedulikan. Sebagai manajer
proyek, tugas Anda adalah mengelola aktivitas proyek sehari-hari, sehingga Anda
menghabiskan banyak waktu dengan detail proyek. Pertemuan dengan eksekutif memerlukan
perspektif yang berbeda karena mereka ingin melihat gambaran besar kemajuan dan hanya
mempertimbangkan masalah dan risiko utama.

Berikut adalah beberapa aturan untuk memenuhi kebutuhan dan jadwal ketat eksekutif:

 Jelas dan ringkas setiap saat. Luangkan waktu untuk menyiapkan materi Anda dan latih
penyampaian Anda.
 Soroti keberhasilan proyek.
 Jelaskan masalah dan risiko dan berikan pilihan untuk menyelesaikannya.
 Meringkas status proyek termasuk jadwal dan biaya.
 Menyampaikan permintaan atau rekomendasi secara persuasif. Cadangkan presentasi
Anda dengan fakta dan statistik yang menarik.

Laporan Status Proyek

Laporan status proyek memberi informasi kepada orang-orang tentang kemajuan yang dibuat
pada proyek Anda dan apa yang terjadi di masa lalu. Laporan-laporan ini penting dan bisa
penuh dengan informasi, tetapi singkatnya adalah suatu kebajikan. Kunci untuk melaporkan
status proyek adalah ringkas sambil tetap menyampaikan informasi yang dibutuhkan atau ingin
didengar orang. Berikut adalah beberapa panduan untuk menghasilkan laporan status proyek
yang efektif:

 Gunakan format standar Orang-orang di audiens Anda dapat menemukan informasi

yang mereka butuhkan lebih cepat jika Anda menyampaikan status proyek dalam
 format yang sama setiap kali, seperti yang ditunjukkan oleh templat laporan status
proyek pada Gambar Kembangkan template untuk laporan status proyek Anda dan
sertakan catatan tentang cara mengisinya.
 Mulailah dengan ringkasan status proyek Pemangku kepentingan utama menghargai
ringkasan status, sehingga mereka dapat memutuskan apakah mereka harus meninjau
keseluruhan laporan secara rinci. Sertakan pencapaian besar, masalah, risiko, dan
rencana untuk periode berikutnya.
 Tinjau anggaran dan jadwal proyek Rangkum biaya yang dianggarkan dan aktual
serta tanggal yang direncanakan dan aktual untuk periode status, dan jelaskan
perbedaan yang signifikan (lebih dari 10 persen).

Catatan Sebagai manajer proyek, pastikan untuk mendefinisikan arti dari perbedaan
yang signifikan selama perencanaan proyek. Varian 2 persen pada proyek merombak
halaman belakang mungkin tidak signifikan. Varian 2 persen yang sama bisa menjadi
bencana besar jika proyek Anda memiliki tenggat waktu yang sulit.

 Fokus pada pencapaian Mencapai tujuan dan menyerahkan hasil lebih penting
daripada tugas terperinci yang mengarah ke sana. Publikasikan keberhasilan,seperti
praktik yang efektif, jalan pintas, solusi cerdas, dan sebagainya.
 Dokumentasikan pelajaran yang didapat Dengan mempublikasikan teknik yang
efektif atau pendekatan yang keliru, anggota tim lainnya dapat menjadi lebih produktif.
 Laporkan status masalah dan risiko signifikan Jelaskan kemajuan yang dicapai
dalam menyelesaikan masalah dan mengelola risiko selama periode status terakhir.
Identifikasi masalah yang telah ditutup dan risiko yang telah berhasil diselesaikan.
Juga, dokumentasikan risiko yang dihindari dengan menerapkan rencana untuk
menghindari risiko tersebut atau karena paket pekerjaan yang berisiko telah dikirimkan
tanpa masalah.
 Membuat dan mendistribusikan laporan status sesuai jadwal Jika laporan status
tidak cukup penting bagi Anda untuk mengirimkannya tepat waktu, pembaca Anda
mungkin tidak menganggapnya cukup penting untuk dibaca.

Gambar 11-4 Dengan menggunakan template untuk laporan status proyek Anda, Anda
tidak akan lupa untuk memasukkan informasi penting, dan pembaca dapat menemukan
informasi yang mereka butuhkan dengan lebih mudah.

Laporan status proyek yang ditulis dengan buruk dapat menimbulkan lebih banyak pertanyaan
daripada jawaban. Berikut adalah beberapa tip untuk menghasilkan laporan status yang benar-
benar menginformasikan audiens Anda:

 Jika Anda menyertakan aktivitas yang sedang berlangsung, sertakan juga kapan
aktivitas tersebut akan selesai.
 Cantumkan hasil rapat, diskusi, sesi pelatihan, dan sebagainya.
 Sertakan hasil kuantitatif yang spesifik. Gunakan angka daripada istilah, seperti sedikit
atau banyak.
 Luangkan waktu untuk memperbaiki kesalahan ketik dan kesalahan tata bahasa.
 Koreksi laporan untuk kesalahan yang tidak ditangkap Word. Sertakan tautan ke
repositori proyek, sehingga pembaca yang menginginkan informasi lebih lanjut dapat
menemukannya tanpa menghubungi Anda.
Menjinakkan biasanya merupakan bagian penting dari lingkungan proyek;itu cepat dan
nyaman untuk mengirim pesan ketika Anda punya waktu dan orang lain untuk membaca ketika
mereka punya waktu. Namun memiliki beberapa kekurangan. Beberapa kegagalan adalah
masalah teknis yang mungkin dapat Anda atasi tetapi tidak pernah benar-benar dapat
dikendalikan. Namun, efektivitas apa yang Anda komunikasikan dalam diri Anda adalah
sesuatu yang dapat Anda kendalikan. Beberapa pesan yang baik memang membutuhkan waktu
untuk ditulis, tetapi Anda dapat meningkatkan keefektifannya dengan beberapa panduan
sederhana:

 Singkat dan jelas Setiap orang menerima banyak . Jelaskan maksud Anda dengan
cepat dan sederhana, sehingga pembaca dapat dengan mudah memahami pesan Anda
dan melanjutkan ke hal lain. Karena tidak interaktif, meluangkan waktu untuk
menyampaikan maksud Anda dalam pesan pertama dapat mencegah serangkaian
pertukaran yang berisi pertanyaan dan jawaban.
 Menambahkan baris subjek yang informatif Beberapa tidak membutuhkan apa pun
selain baris subjek. Misalnya, jika Anda menginginkan umpan balik pada dokumen
yang Anda posting ke situs bersama, kirim dengan subjek Harap berikan umpan balik
tentang rencana proyek pada hari Jumat ini. Subjek seperti Untuk informasi Anda,
jangan beri tahu penerima apakah pesan tersebut layak untuk dibuka dan membuat
pencarian informasi menjadi sulit nantinya.
 Sampaikan permintaan Anda dan tenggat waktu di awal Mulailah pesan Anda
dengan apa yang Anda inginkan dari pembaca dan kapan pun Anda menginginkannya.
Setelah Anda mendapatkan perhatian mereka, Anda dapat mengisinya dengan detail.
 Jangan berasumsi bahwa kiriman Anda atau yang dibaca hilang, terperangkap
dalam filter spam, terhapus secara tidak sengaja, dan memiliki hasil lain yang berarti
pesan Anda tidak diterima.Tindak lanjuti dengan permintaan yang sopan jika Anda
tidak menerima tanggapan sebelum batas waktu. Jika Anda lebih suka , tindak lanjuti
dengan yang lain , tetapi kemudian beralih ke telepon atau kunjungan pribadi.
 Hindari humor Tanpa ekspresi wajah, pembaca mungkin menafsirkan humor Anda
sebagai penghinaan.
 Tetapkan jadwal untuk merespons dan pertahankan. Publikasikan jendela Anda
untuk merespons dan hormati waktu respons itu.

Tip Jika Anda akan bepergian atau dalam rapat dan tidak akan dapat merespons dalam
kerangka waktu normal Anda, beri tahu tim Anda juga.

 Periksa ejaan dan tata bahasa dalam pesan Anda Koreksi pesan Anda dengan
cermat untuk menemukan kesalahan yang tidak terdeteksi oleh Outlook.
 Menyiapkan mekanisme untuk menangani prioritas rendah Untuk mencegah
ratusan pesan berprioritas rendah membanjiri tim proyek, siapkan daftar distribusi atau
awalan subjek standar untuk mengidentifikasi itu untuk informasi pembaca,bukan
tindakan. Orang dapat memfilter ini ke dalam folder yang berbeda untuk dihapus atau
dibaca di waktu luang mereka.

Berikut adalah contoh efektif Dari:

Juan-Carlos Rivas

Kepada: Tim Proyek

Subjek: Diperlukan Tindakan - Umpan balik tentang Halaman Web

Pencarian Baru Halaman web pencarian selesai dan tersedia untuk Anda tinjau di
com/search_temp. Halaman web ini mencakup umpan balik dari tinjauan awal kami.
Kami akan menyelesaikan halaman web ini pada hari Selasa, jadi saya membutuhkan
tanggapan Anda sebelum pukul 17:00 pada hari Kamis, 13/10/2011. Anda dapat
mengirim saya atau memberikan salinan mark-up ke kantor saya.

Terima kasih, Juan-Carlos

Ringkasan

Manajemen proyek dan komunikasi tidak dapat dipisahkan. Setiap manajer proyek
harus memberi tahu orang-orang apa yang perlu mereka ketahui; ketika mereka perlu
mengetahuinya; dan yang paling penting, dengan cara yang membantu mereka
memahaminya. Bab ini memperkenalkan rencana komunikasi, yang mengidentifikasi
siapa, apa, kapan, dan bagaimana komunikasi proyek Anda.

Anda juga mempelajari pedoman komunikasi yang baik untuk memastikan bahwa
Anda menyampaikan pesan dan memahami apa yang orang lain coba sampaikan kepada
Anda. Bab ini menjelaskan teknik untuk melakukan pertemuan yang produktif, yang
membantu Anda mencapai tujuan proyek tanpa membuang waktu atau anggaran proyek
Anda. Ini menjelaskan informasi untuk disertakan dalam laporan status proyek dan
bagaimana menghasilkan laporan yang akan dihargai oleh audiens Anda. Dan akhirnya,
diakhiri dengan beberapa panduan tentang bagaimana memanfaatkan komunikasi
proyek secara maksimal.Ini menjelaskan informasi untuk disertakan dalam laporan
status proyek dan bagaimana menghasilkan laporan yang akan dihargai oleh audiens
Anda. Dan akhirnya, diakhiri dengan beberapa panduan tentang bagaimana
memanfaatkan komunikasi proyek secara maksimal.Ini menjelaskan informasi untuk
disertakan dalam laporan status proyek dan bagaimana menghasilkan laporan yang
akan dihargai oleh audiens Anda. Dan akhirnya, diakhiri dengan beberapa panduan
tentang bagaimana memanfaatkan komunikasi proyek secara maksimal