Tugas Dan Tanggung Jawab Serta Wewenang
Tugas Dan Tanggung Jawab Serta Wewenang
SEKRETARIS
Oleh :
Firda Fauziah (140412605025)
Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan nikmat serta hidayah-Nya terutama
nikmat kesempatan dan kesehatan sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah
Kesekretariatan tentang “Tugas dan Tanggung Jawab serta Wewenang Sekretaris”.
Ucapan terima kasih ditujukan kepada Ibu Heny Kusdiyanti selaku dosen pembimbing
yang telah membimbing penyusunan makalah ini. Ucapan terima kasih juga ditujukan kepada
teman-teman yang sudah bersedia membantu selama penyusunan hingga terselesainya
makalah ini , baik secara langsung maupun tidak langsung.
Penyusun menyadari bahwa banyak terdapat kekurangan dalam penyusunan makalah
ini maka dari itu penyusun mengharapkan kritik dan saran yang konstruktif dari para
pembaca demi kesempurnaan makalah ini.
Penyusun
i
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR................................................................................................................i
DAFTAR ISI..............................................................................................................................ii
BAB I PENDAHULUAN..........................................................................................................1
1.1. Latar Belakang.............................................................................................................1
1.2. Rumusan Masalah.......................................................................................................1
1.3. Tujuan..........................................................................................................................1
BAB II PEMBAHASAN...........................................................................................................2
2.1. Tugas Sekretaris..........................................................................................................2
2.2. Tanggung Jawab Sekretaris.........................................................................................5
2.3. Wewenang Sekretaris..................................................................................................7
BAB III PENUTUP....................................................................................................................8
3.1. Kesimpulan..................................................................................................................8
3.1. Saran............................................................................................................................8
DAFTAR RUJUKAN................................................................................................................9
ii
BAB I
PENDAHULUAN
1.3. Tujuan
1.1.4 Untuk mengetahui tugas-tugas seorang sekretaris
1.1.5 Untuk mengetahui tanggung jawab seorang sekretaris
1.1.6 Untuk mengetahui wewenang sekretaris
1
BAB II
PEMBAHASAN
2
1) Menyusun dan membuka surat (korespodensi).
c. Tugas-tugas istimewa
Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain:
1) Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang
diperlukan.
4) Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau
instansi.
5) Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang
diberikan sebagai dana kesejahteraan.
3
6) Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama
mengadakan pertemuan bisnis.
4
d. Tugas Sosial
Tugas sosial, yaitu tugas amal dan kemasyarakatan , meliputi:
1) Mengurusi Rumah tangga kantor, berkenaan dengan penyediaan sarana alat
kantor dan keperluan kantor.
5
3) Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir, dan
daftar yang dikonsep oleh perusahaan.
4) Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.
6
Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja
kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud
melalui aktivitas:
7
a. Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.
b. Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja.
c. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.
d. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan.
e. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di
kantor.
4. Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia bekerja. Dalam peran
aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan
yang telah ditetapkan.
Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar
tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai
perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara, berarti sekretaris berperan
menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena sekretaris
mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris harus bertindak hati-hati dan bertanggung
jawab.
Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris:
a. Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi keuntungan
pribadi, kecuali bila perusahaan memberi ijin.
b. Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usaha pimpinan baik masa bekerja
atau masa kerja berakhir.
c. Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat
ijin dari pimpinan.
d. Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi pimpinan
dalam melaksanakan tugas rutin.
8
e. Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan pasti mengenai
wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali bertindak
melampaui batas-batas tersebut.
9
BAB III
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
Tugas seorang sekretaris tentunya sesuai dengan fungsi jabatan sekretaris tersebut. Bagi
organisasi yang besar, tugas sekretaris juga lebih berat karena selain betugas dan bertanggung
jawab terhadap pimpinannya, ia juga harus bertanggung jawab untuk mengatur dan
mengawasi tugas dan kegiatan bawahannya.
Secara umum tugas-tugas sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut :
1. Menerima dikte dari pimpinan.
2. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat-surat termasuk
telepon,telegram).
3. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.
4. Menerima tamu-tamu pimpinan.
5. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman
relasi maupun kegiatan lainnya.
6. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan
pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.
7. Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.
8. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan.
9. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.
10. Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.
3.1. Saran
Seorang sekretaris dituntut untuk bekerja secara efektif dan efisien. Untuk
menjalankan tugas atau kewajibanya seorang sekretaris dituntut untuk memiliki keterampilan
kesekretariatan, inisiatif dan cara berfikir yang logis, mengikuti perkembangan masalah,
memperluas wawasan, selalu meningkatkan kemampuan dalam segala hal.
10
DAFTAR RUJUKAN
11