MAKALAH

ARTI DAN PENTINGNYA MANAJEMEN KANTOR

NIM:

Oleh:
Nama: Ahmad Baihaqi
NIM:

Dosen pengampu: Zulfatul Mufidah, M.Pd.I.

MATA KULIAH: MANAJEMEN PERKANTORAN
MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM (MPI-5)
INSTITUT AGAMA ISLAM QOMARUDDIN GRESIK
2021
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan inayah-nya
sehingga kami bisa menyelesaikan tugas makalah ini, dan selanjutnya sholawat beserta salam
kami junjungkan kepada Nabi besar Muhammad SAW., yang telah membimbing manusia
kejalan yang benar.
Makalah yang berjudul “Arti dan Pentingnya Manajemen Kantor” ini berisi tentang
pengertian, fungsi serta konsep manajemen kantor.
Kami menyadari bahwa makalah ini jauh dari sempurna, untuk itu kritik dan saran yang
membangun sangat kami harapkan demi perbaikan di kemudian hari.

Gresik, 04 Oktober 2021

Penulis

Ahmad Baihaqi
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
1.2 Rumusan Masalah
1.3 Tujuan Penulisan

BAB II PEMBAHASAN
2.1 Arti dan fungsi kantor
2.2 Hakekat pekerjaan kantor
2.3 Tujuan manajemen perkantoran
2.4 Sumber daya dalam manajemen perkantoran
2.5 Hubungan manajemen perkantoran dengan fungsi manajemen
2.6 Pengorganisasian pelaksanaan manajemen perkantoran

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan
3.2 Saran

DAFTAR PUSTAKA
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Manajemen perkantoran adalah suatu cara tata kelola dalam dunia perkantoran itu
sendiri. Mengapa demikian karena saat ini dan seterusnya dihadpkan pada tata kelola
yang semakin rumit dan memerlukan sumber daya manusia (SDM) yang mumpuni.
Oleh karena itu manajemen perkantoran dapat dikatakan sebagai upaya
penjurusan dan pengawasan dari sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang
khusus dengan cara yang sehemat-hematnya. Peralatan yang canggih tentu bertujuan
untuk efektifitas dan efisiensi atau hemat dalam segalanya.

1.2 RUMUSAN MASALAH

1) Apakah arti dan fungsi kantor?
2) Apa hakekat pekerjaan kantor?
3) Apakah tujuan manajemen perkantoran?
4) Apa Sumber daya dalam manajemen perkantoran?
5) Bagaimana hubungan manajemen perkantoran dengan fungsi manajemen?
6) Bagaimana pengorganisasian pelaksanaan manajemen perkantoran?

1.3 TUJUAN
Tujuan pembuatan makalah ini yaitu untuk memenuhi tugas mata kuliah
Manajemen Perkantoran dan menambah wawasan serta dapat memahami tentang arti
dan pentingnya manajemen kantor.
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Arti dan Fungsi Kantor

Menurut pendapat J.C. Denyer (1973) mengartikan kantor/ “the office” it is any
room where clerical work is normally carried on, whatever name it may be given
(tempat dimana biasanya pekerjaan kantor dilakukan dengan nama apapun juga
diberikan kepada tempat itu. Sedangkan Atmosudirdjo menyebutkan bahwa kantor
merupakan unit organisasi yang terdiri atas tempat, staf personil dan operasi
ketatausahaan, guna membantu pimpinan. Dari kedua pendapat tersebut maka kantor
dapat diartikan secara etimologis maupun secara praktis.
Secara etimologis kantor berasal dari Belanda “kantoor”, yang artinya ruang
tempat bekerja. Dalam bahasa inggris “office” memiliki makna tempat memberikan
pelayanan (service). Sedangkan secara praktis kantor merupakan tempat orang-orang
melakukan kegiatan/ aktivitas yang berhubungan dengan pelayanan berbagai
keterangan pada yang membutuhkannya.
Fungsi utama suatu kantor adalah:
a. Pelayanan kepada rekan sekerja, pelanggan, klien dan tamu organisasi;
b. Pemberian dukungan terhadap satuan kerja operasional;
c. Pengelolaan sumber daya organisasi;
d. Pengelolaan data dan informasi organisasi.
Secara umum, sasaran utama suatu kantor adalah pelayanan dan dukungan
terhadap pihak berkepentingan terlaksana sedemikian rupa sehingga menyenangkan
pihak yang berkepentingan itu serta meningkatkan citra organisasi.

2.2 Hakekat Pekerjaan Kantor

Pekerjaan kantor merupakan rangkaian aktifitas yang berkisar pada pekerjaan
kertas. Contohnya kita membuat surat. Pekerjaan kantor meliputi berbagai macam hal,
misalnya menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan
menyimpan. Karena pekerjaan kantor begitu banyak, maka para petugas kantor perlu
studi dan terus berlatih. Agar semakin hari semakin mahir dalam menjalankan
tugasnya.
a. Aktifitas-aktifitas Kantor
1) Menghimpun; kegiatan menghimpun data-data.
2) Mencatat; kegiatan mencatat surat dan data lainnya.
 3) Mengolah; mengolah data agar tersedia lebih efektif.
4) Menggandakan; kegiatan memperbanyak data yang sudah ada.
5) Mengirim; mengirim informasi kepada orang lain.
6) Menyimpan; menyimpan data.
b. Macam-macam Pekerjaan Kantor
1) Menerima pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya;
2) Membuat rekening;
3) Surat menyurat;
4) Menyimpan warkat;
5) Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan yang belum selesai;
6) Mengurus dan membagi serta mengirim surat;
7) Memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat;
8) Macam-macam pekerjaan seperti menelpon, menerima tamu, pekerjaan
pesuruh;
9) Tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan system,
menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu;
10) Membuat warkat, mencatat data yang diinginkan.
c. Cirri-ciri Pekerjaan Kantor
1) Bersifat pelayanan
2) Menyeluruh kepada segenap bagian organisasi
3) Dilakukan semua pihak
d. Hasil Pekerjaan Kantor
1) Surat; adalah alat komunikasi secara tertulis.
2) Laporan; adalah suatu proses penyampian informasi dari satu pihak ke pihak
lainnya dengan cara lisan maupun tulisan.
3) Formulir; adalah lembaran kartu atau kertas yang isinya berupa data dan
informasi yang bersifat tetap dan ada juga yang bersifat tidak tetap.

2.3 Tujuan Manajemen Perkantoran

Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry (1974) yaitu:
1) Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan oleh siapa saja,
kapan saja, dan dimana saja;
2) Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-
rendahnya;
3) Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat; dan
 4) Membuat catatan dengan biaya minimal.

Sedangkan menurut Mills (1984) tujuan manajemen perkantoran didefinisikan

sebagai pemberian pelayanan komunikasi dan perekaman. Dari definisi tersebut, Mills
memperluas menjadi 5 (lima) fungsi yaitu:
1) Menerima informasi;
2) Merekam dan menyimpan data-data serta informasi;
3) Mengantur informasi;
4) Member informasi; dan
5) Melindungi asset.

2.4 Sumber daya dalam Manjemen Perkantoran

Sumber daya dalam manajemen perkantoran dalam hal ini merupakan sumber
daya manusia (SDM) yang biasa disebut dengan staffing (jabatan) yakni praktik
menemukan, mengevaluasi dan menetapkan suatu hubungan kerja dengan karyawan
pada suatu projek dan memberhentikannya ketika tidak lagi dibutuhkan.
Adapaun langkah-langkah dalam kegiatan staffing yaitu:
1) Perencanaan sumber daya manusia; adalah perencanaan strategis untuk
mendapat dan memelihara kualifikasi sumber daya manusia yang diperlukan
bagi organisasi perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan.
2) Pengadaan sumber daya manusia; adalah proses penarikan, seleksi,
penempatan, orientasi dan induksi untuk mendapatkan karyawan, baik
kualitas maupun kuantitasnya sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
3) Rekrutmen sumber daya manusia; adalah upaya perusahaan untuk
mendapatkan tenaga kerja yang diperlukan sesuai dengan kualifikasi yang
telah ditetapkan dalam perencanaan tenaga kerja. Pada perinsipnya rekrutmen
dibagi menjadi dua jenis yaitu:
a) Rekrutmen internal; dan
b) Rekrutmen eksternal.
4) Proses seleksi sumber daya manusia; adalah upaya untuk memperoleh tenaga
kerja yang memenuhi syarat kualifikasi dari sekian banyak pendaftar atau
calon tenaga kerja yang dimiliki oleh perusahaan. Hal-hal yang biasanya
dilakukanperusahaan dalam proses seleksi yaitu:
a) Seleksi administrasi;
b) Seleksi kualifikasi;
 c) Seleksi sikap dan perilaku;
5) Penempatan; adalah kegiatan untuk menempatkan oarng-oarang yang telah
lulus seleksi pada jabatan-jabatan tertentu sesuai dengan uraian pekerjaan dan
klasifikasi pekerjaan.
6) Pendidikan dan pelatihan; merupakan program untuk melatih keterampilan
yang dibutuhkan oleh karyawan.
7) Penilaian sumber daya manusia; adalah meningkatkan kecakapan seseorang
untuk meningkatkan pelaksaan nilai tambah, mengidentifikasi kesulitan yang
membatasi peningkatan ini, dan menyetujui suatu rencana untuk mencapai
peningkatan yang telah diproyeksikan.
8) Peningkatan profesionalisme sumber daya manusia; untuk menjadi tenaga
yang professional sumber daya manusia diharapkan memiliki satu bidang
keahlian yang diperoleh dari belajar secara formal, menekankan layanan
dalam bekerja, bukan keuntungan materi, kode etik, sebagai anggota
organisasi profesi dan mendapatkan izin untuk melakukan tugas.
9) Pemberhentian; adalah putusnya hubungan kerja seorang karyawan dengan
suatu perusahaan.

2.5 Hubungan Manajemen Perkantoran dengan Fungsi Manajemen

Manajemen perkantoran merupakan penerapan fungsi-fungsi manajemen pada
kantor, yakni perencanan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan kantor agar
tujuan kantor tersebut dapat tercapai. Dimana tujuan kantor adalah memberikan
pelayanan informasi pada pihak-pihak yang memerlukan.
Sedangkan fungsi manajemen memiliki 4 fungsi utama, yaitu:
1) Planning (Perencanaan); adalah proses penentuan tujuan dan pedoman
pelaksanaan, dengan memilih yang terbaik dari alternative-alternatif yang
ada.
2) Organizing (Pengorganisasian); adalah proses penentuan tugas-tugas apa
yang akan dilakukan, siapa yang melakukannya, bagaimana tugas-tugas
tersebut akan dikelompokkan, kepada siapa akan dilaporkan, dan dimana
keputusan akan diambil.
3) Leading (Memimpin); adalah sebuah proses untuk meningkatkan minat dan
memuji usaha untuk bekerja keras agar rencana terlaksana dan tujuan
tercapai.
 4) Controlling (Mengontrol); adalah sebuah proses pengukuran kinerja,
membandingkan hasil dengan tujuan, mengambil langkah tepat seperlunya.

2.6 Pengorganisasian Pelaksanaan Manajemen Perkantoran

Pengorganisasian merupakan proses penetapan struktur peran-peran melalui
penentuan aktifitas-aktifitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi dan
bagian-bagiannya, pengelompokan aktifitas-aktifitas, penugasan kelompok aktiftas
kepada manajer, pendelegasian wewenang untuk melaksanakannya, pengkordiansian
hubungan-hubungan, wewenang dan informasi baik secara vertical maupun horizontal
dalam struktur organisasi.
Jenis dan besarnya suatu organisasi sangat menetukan tugas dan tanggungjawab
personil kantor yang bersangkutan. Dalam sebuah organisasi kecil bisa jadi seluruh
pekerjaan kantor diserahkan kepada satu sekretaris saja. Sehingga ia mengerjakan
berbagai macam tugas, mengetik surat, mengarsip surat, mencatat pemasukan dan
pengeluaran, membuat laporan, membayar gaji karyawan, menerima tamu, dan
sebagainya.
Sebaliknya, dalam sebuah organisasi yang besar mungkin pekerjaan kantor
dibagi-bagi ke dalam unit-unit tersendiri dengan tim personil masing-masing yang
memiliki tugas dan tanggungjawab berbeda-beda pula.
 BAB III
PENUTUP

3.1 KESIMPULAN
Manajemen kantor adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengelola,
merencanakan, dan mengontrol setiap aktifitas kantor, dimana hasil akhir kegiatan
kantor ini berwujud pelayanan informasi kepada semua pihak. Sedangkan beberapa
bentuk kegiatan /pekerjaan kantor antara lain: kegiatan catat-mencatat, komunikasi,
pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat,
dan lain sebagainya.

3.2 SARAN
Makalah ini bermaksud untuk setiap individu atau mahasiwa memahami tentang
dasar dan pengertian dari manajemen kantor agar dikemudian hari tidak menjadikan
permasalahan ketika pertama masuk kerja di dalam sebuah kantor atau lainnya.
Adapun saran yang yang lain semoga makalah ini berguna bagi individu atau
kelompok dalam kehidupan berorganisasi dan segala krtik dan saran tentang makalah
ini kami terima dengan lapang dada.
 DAFTAR PUSTAKA

Dr. H. A. Rusdiana, MM. & Dr. Qiqi Yuliati Zaqiah, M.Ag. 2014, Manajemen Perkantoran
Modern, Insan Kommunika, Bandung.