RENCANA STRATEGIS

BIRO KEMAHASISWAAN DAN

ALUMNI UNIVERSITAS
PEMBANGUNAN JAYA
TAHUN 2015-2020

1
 MARET 2016

2
 LEMBAR PENGESAHAN

RENCANA STRATEGIS
BIRO KEMAHASISWAAN DAN ALUMNI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN JAYA

TAHUN 2015-2020

Tangerang Selatan, Maret 2016

Menyetujui,

Dian Anggraini Kusumajati, M,Psi Leenawaty Limantara, Ph.D.

Staff Senior BKAL Rektor

Mengetahui,

Edmund Sutisna
Presiden
 BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Universitas Pembangunan Jaya (UPJ) adalah perguruan tinggi baru yang didirikan
oleh kelompok usaha Pembangunan Jaya. Kelompok usaha Pembangunan Jaya memiliki 17
usaha yang bergerak dibidang property, manufaktur, konsultan manajemen, konsultan
desain, kontraktor, pariwisata/rekreasi, trading, mekanikal & elektrikal dan pendidikan.
Kelompok usaha Pembangunan Jaya telah mempunyai pengalaman 50 tahun dalam
mengelola sektor usaha dan beritikad untuk mengabdikan sebagian dari kegiatan usaha
induknya ke pendidikan dalam membangun sumber daya manusia Indonesia yang lebih
berkualitas. Itikad ini, telah diwujudkan dengan mendirikan Yayasan Pendidikan Jaya sejak 3
September 1992.

Yayasan Pendidikan Jaya telah menaungi penyelenggaraan pendidikan taman kanak-

kanak, pendidikan dasar dan pendidikan menengah yaitu TK/SD/SMP/SMA Sekolah
Pembangunan Jaya I di Bintaro sejak tahun 1992, lobal Jaya tahun 1995, dan Sekolah
Pembangunan Jaya II di Surabaya sejak tahun 2006.

Pembangunan Jaya (PJ) sadar akan kewajibannya sebagai bagian dari lembaga
pendidikan di dalam kehidupan bangsa ini dan dengan pengalaman membangun sumber
daya insani melalui pendidikan dasar dan menengah, PJ mempunyai kepercayaan diri untuk
melangkah lebih jauh dengan menyelenggarakan perguruan tinggi yang akan diberi nama
Universitas Pembangunan Jaya.

Rencana Strategis (renstra) merupakan rangkaian rencana tindakan dan kegiatan

mendasar yang ditetapkan oleh pimpinan melalui penyusunan yang dilakukan oleh setiap
pihak terkait dan diimplementasikan bersama dalam rangka pencapaian tujuan. Dengan
demikian renstra berorientasi kepada hasil yang ingin dicapai selama kurun waktu tertentu
(lima tahun) dengan memperhitungkan kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman yang
ada atau yang mungkin timbul. Istilah rencana strategis (Renstra) merupakan hal baru dan
sedikit berbeda dengan rencana induk pengembangan (RIP), karena Renstra disusun
berdasarkan analisis kekuatan, kelemahan, peluang dan tantangan (SWOT analysis) dan
sangat memperhatikan aspek-aspek yang ada di dalam paradigma baru perguruan tinggi.

Dalam hal ini, renstra difokusikan pada Biro Kemahasiswaan dan Alumni. Organisasi
kemahasiswaan merupakan wadah untuk pembentukan karakter mahasiswa. Dalam
organisasi, mahasiswa dapat belajar bekerjasama dengan orang lain, berkomunikasi,
negosiasi, persuasi dan sebagainya. Perkembangan Kemahasiswaan dan Alumni Universitas
Pembangunan Jaya merupakan salah satu bagian dari Biro Kemahasiswaan dan Alumni yang
dimulai dalam menangani Organisasi Kemahasiswaan, perkembangan karir alumni dan
alumni. Telah adanya organisasi kemahasiswaan dapat membantu mengarahkan mahasiswa
menjadi lebih melalui terbentuknya lembaga kemahasiswaan, mahasiswa dapat
mengembangkan diri melalui salah satunya adalah organisasi kemahasiswaan.

B. PERMASALAHAN
Masih ditemukan adanya beberapa permasalahan yang perlu ditanggulangi secara lebih
sistematis, sebagai berikut:
 1. Pengembangan SDM yang memilki daya dukung terhadap peningkatan kinerja
Universitas;
2. Peningkatan fasilitas bagi mahasiswa untuk mendukung peningkatan kualitas dan
kuantitas kompetensi mahasiswa;
3. Peningkatan partisipasi mahasiswa dalam berbahao
4. Universitas yang masih baru sehingga belum memiliki pengalaman dalam
pengembangan kegiatan kemahasiswaan.
5. Terbatasnya Sumber Daya Manusia dalam pengembangan dan pembinaan organisasi
kemahasiswaan.

C. TUJUAN PENGEMBANGAN
Tujuan yang akan dicapai dalam pengembangan kemahasiswaan dan alumni adalah :
1. Menjadi wadah tempat berkumpul dan bekerjasama para alumni
2. Meningkatkan networking bagi almuni dan mahasiswa
3. Meningkatkan kemampuan softskills mahasiswa dalam kegiatan berorganisasi

D. SASARAN
Peningkatan bidang kemahasiswaan baik secara kualitas maupun kualitas, serta penguatan
nilai-nilai kemasyarakatan bagi seluruh mahasiswa yang nantinya dipakai dalam kehidupan
sehari-hari.

E. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup materi Rencana Strategis Biro Kemahasiswaan dan Alumni meliputi:
1. Lembaga Kemahasiswaan
2. Organisasi Kemahasiswaan
3. Sarana, Prasaran dan Sumberdaya Manusia
4. Pendanaan
 BAB II
PROFIL BIRO KEMAHASISWAAN DAN ALUMNI

A. VISI DAN MISI

VISI
 Meningkatkan kualitas & profesionalitas pelaksanaan administrasi
 Meningkatkan kualitas dan profesionalitas mahasiswa organisasi dan pengembangan diri

MISI
 Memiliki SDM yang berkualitas dalam penguasaan bidang kerja
 Memiliki jumlah SDM yang memadai
 Meningkatkan kualitas mahasiswa dan tata kelola Lembaga Kemahasiswaan
 Bekerjasama dengan Industri untuk peluang kerja
 Meningkatkan peluang beasiswa dari Pemerintah maupun Perusahaan
 Menjalin networking dengan alumni

B. TUJUAN DAN SASARAN

TUJUAN
Peningkatan kualitas dan profesionalitas pelaksanaan administrasi kemahasiswaan yang
meliputi bidang minat, penalaran dan informasi kemahasiswaan, serta layanan
kesejahteraan mahasiswa dalam rangka menunjang aktivitas mahasiswa pada kegiatan
ekstrakulikuler sebagai penunjang kegiatan kulikuler.

SASARAN
Meningkatkan dan mengembangkan sikap positif mahasiswa dalam berorganisasi dan
pengembangan diri untuk menunjang terciptanya “Positive Recognition”
 BAB III
ANALISIS SITUASI

A. KOMPETENSI BIRO KEMAHASISWAAN DAN ALUMNI

Jika dilihat dari Job Desk untuk Biro Kemahasiswaan dan Alumni maka diperlukan beberapa
kompetensi dari jabatan yang ada yaitu :
1. Kepala Biro Kemahasiswaan dan Alumni
a. Leadership
b. Communication
c. Achievement Orientation
d. Empowering
2. Staf Penalaran & Organisasi Mahasiswa
a. Information Searching
b. Achievement Orientation
c. Work Motivation
d. Customer Service Orientation
3. Staf Beasiswa & Kesra mahasiswa
a. Information Seearching
b. Achievement Orientation
c. Customer Service Orientation
4. Pusat Karir & Layanan
a. Information Searching
b. Achievement Orientation
c. Work Motivation
d. Customer Service Orientation

B. STRUKTUR ORGANISASI

C. KONDISI UMUM
Saat ini Universitas Pembangunan Jaya memiliki 10 Himpunan Mahasiswa (HIMA)
dan 5 Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM). Kegiatan dari HIMA berjalan beriringan dengan
 kegiatan Program Studi masing-masing sehingga tidak terlihat kegiatan mandiri yang
dilaksanakan oleh HIMA sebagai organisasi. UKM lebih banyak melakukan kegiatan latihan
dan jarang mengikuti kegiatan kompetisi. Proses kegiatan sampai dengan pelaporan
kegiatan organisasi kemahasiswaan masih belum terpusat sehingga hanya bagian-bagian
tertentu yang mengetahui adanya kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasi
kemahasiswaan.

Beasiswa yang telah berjalan saat ini adalah beasiswa akademik yang diberikan
kepada mahasiswa yang memiliki prestasi (IPK) yang baik sesuai dengan ketentuan yang
telah ditetapkan. Proses pelaksanaan beasiswa akademik sampai saat ini masih berjalan
dengan beberapa perbaikan sistem dan persyaratan yang ditentuan dalam pedoman
penerimaan beasiswa.

Pelayanan Karir mahasiswa melayani penerimaan berkas lamaran dimana

D. KONDISI YANG DIHARAPKAN

E. ANALISIS KESENJANGAN

Kekuatan/Strenght
1. Motivasi mahasiswa yang tinggi untuk
mengikuti kegiatan ekstrakurikuler.
2. Keinginan untuk mendapatkan
pekerjaan/berwirausaha sebelum lulus
3. Kesempatan mendapatkan pekerjaan di
Group Jaya
4. Beasiswa prestasi untuk mahasiswa
Kelemahan/Weakness
1. Kerjasama dan komunikasi dengan
pembina organisasi
2. Pemahaman administrasi dalam internal
organisasi
3. Sarana dan prasarana untuk kegiatan
mahasiswa masih kurang
4. Kemampuan pengelolaan financial LK
5. Penggunaan dana untuk kegiatan
kemahasiswaan belum optimal
6. Pemilihan ketua berdasarkan popularitas
7. Pemahaman mahasiswa terhadap dunia
kerja
8. Kegiatan ekstra kurikuler belum optimal
9. Kurang berminat untuk lokasi kerja yang
jauh
10.Terbatasnya anggaran kegiatan
pelaksanaan program kemahasiswaan
Kesempatan/Opportunity
1. LK berkembang
2. Kesempatan mengikuti berbagai pelatihan
kemahasiswaan
3. Tersedianya Beasiswa bagi mahasiswa
yang memenuhi kriteria tertentu (bebas
SPP)
4. Networking yang kuat antar lulusan
5. Terbukanya lapangan pekerjaan di Grup PJ
bagi lulusan UPJ
6. Kerjasama dengan LK dari Universitas lain
7. Melakukan pengabdian kepada
masyarakat di lingkungan UPJ
8. Banyak industri pemerintah/swasta
yang memberikan beasiswa
Ancaman/Threats
1. Menurunnya partispasi dan prestasi
mahasiswa di bidang ekstrakurikuler.
2. Tuntutan persaingan di dunia kerja yang
berdasar pada standar pendidikan
3. Persaingan mutu antar alumni baik lokal
maupun nasional dan internasional yang
semakin ketat
4. Tuntutan terhadap kemampuan lulusan
(kecerdasan emosi, spiritual, pengalaman
organisasi, dll)
5. Tuntutan pasa kerja yang kompetitif
 BAB IV
ARAH KEBIJAKAN DAN STRATEGI

A. KEBIJAKAN

Peningkatan
prestasi
Perluasan
Pengembangan
kerjasama
LK dan 2018-2019
Administrasi
•Mengikuti kegiatan
Mahasiswa
2017-2018 skala nasional dan
internasional
•Kerjasama dengan
Pembentukan 2016-2017 instansi dalam
Lembaga karir
•Pengembangan •Development
Kemahasiswaa Lembaga mahasiswa
Kemahasiswaan,
Karir, beasiswa
2015-2016 dan alumni
• lomba
• Kemahasiswa
an •Informasi karir
•Pembentukan • Penerima
beasiswa
BPM dan BEM
•Kegiatan alumni
• Perbaikan
sistem LK

B. STRATEGI PENCAPAIAN TARGET

Ada lima isu strategis yang didapatkan berdasarn SWOT yang dilakukan pada Bab Analisa
Situasi, yaitu:
1. Perbaikan sistem organisasi kemahasiswaan
2. Pengembangan pelatihan (Lembaga Kemahasiswaan dan Mahasiswa)
3. Ketersediaan fasilitas untuk kegiatan organisasi kemahasiswaan
4. Ketersediaan beasiswa untuk mahasiswa berprestasi (akademik & non akademik)
5. Membangun jaringan dengan alumni Universitas Pembangunan Jaya
 BAB V
PROGRAM DAN KEGIATAN

A. PROGRAM
Program kerja yang dilakukan oleh BKAL merupakan turuan dari strategic objective dari
Universitas yang digambarkan dari tahun berjalan sampai dengan tahun 2019.

Tabel 1. Key Performance Indicator Unit

Key
Strategic Definition/Formul
Performance Unit Baseline 2016 2017 2018 2019
Objective a
Indication
Prosentase lulusan
dengan masa
Masa Tunggu
tunggu kerja % 91% 89% 87,50% 86% 85%
Kerja (2015)
kurang dari 3
Educational bulan
C1
Excellence
Prestasi organisasi Hanya Hanya Jabodetab
Prestasi OK kemahasiswaan % Jabodetab Nasion ek = 5, 7,5 10,7
UPJ ek al Nas = 3

Excellent in Jumlah kerjasama

Kerjaasma
C3 Public dengan industri % 6 8 10 12 14
Industri
Engagement (career)
Excellence in Jumlah
Jumlah beasiswa
Research, Beasiswa
P1 yang diperoleh # 57 75 120 175 350
Scholarship, Mahasiswa
mahasiswa UPJ
& Creativity Berprestasi

Dari Key performance indicator diturunkan dalam program kerja yang akan dilakukan. Seperti pada
tampilan dibawah ini :

Tabel 2. Program Kerja

No Action Plan 2016 2017 2018 2019
Bekerjasama Memberikan
dengan group informasi
1 jaya dan Mengadakan bursa
lowongan
eksternal group lowongan kerja di
pekerjaan melalui
jaya UPJ
media TV dan
Jurusan
Mengikuti
2 pertandingan Mengikuti tingkat
Jabodetabek 5, Jabodetabek 7, Jabodetabek
jabodetabek dan
tingkat nasional Nasional 3 Nasional 5 10, Nasional 7
Nasional
Infomasi
3 lowongan kerja Informasi Informasi
dan
mengadakan lowongan kerja lowongan kerja dan
melalui media TV Bursa Kerja

10
 bursa kerja

4 Informasi Informasi beasiswa Informasi beasiswa

beasiswa internal UPJ eksternal UPJ

Pengembangan Pembantukan Kerjasama dengan Kerjasama dengan

5 organisasi Lembaga Universitas Universitas Luar
kemahasiswaan kemahasiswaan JABODETABEK JABODETABEK

Kegiatan Pembentukan
6 Alumni Ikatan Alumni UPJ
Tabel 3. Anggaran Yang dibutuhkan dalam Program

KPI Rencana Anggaran (Rp)

No Isu Strategis Uraian dan Tujuan Kegiatan PROGRAM KERJA PIC
(Key Performance Indikator)
Ganjil Genap

Semua anggota organsasi

Pelatihan LKMM berseri kemahasiswaan mengikuti
kegiatan yang diadakan
Pengembangan
Keterampilan LDK :
1
Organisasi
Kemahasiswaan Pengembangan Keterampilan
* Pelatihan Dasar Kepemimpinan-LDK (4 bacth)
Organisasi

* Outbound (4 batch) 4 batch per tahun BEM/DIAN 6.000.000 6.000.000

2 BPM
Rapat internal BPM Per bulan

Melakukan studi banding dengan universitas lain Studi banding 2x per semester 1.100.000
1.100.000
Melakukan kegiatan kampanye dan pemilu :
* poster 5
* spanduk 2 1x saat pergantian periode DIAN/BPM 6.000.000
* snack
* Operasional
Pelantikan BEM, HIMA & UKM Akhir Periode DIAN/BPM
Serah terima jabatan dan ramah tamah dengan
Genap-Ganjil 2017 DIAN/BPM 800.000
pimpinan UPJ
Pelantikan Ketua Umum BPM Genap-Ganjil 2016 DIAN/BPM
Pembuatan Web Lembaga Kemahasiswaan :
* Info Kegiatan LK Ganjil 2016 ICT
20.000.000
* Info Pengumuman

12
3 BEM
Rapat internal BEM Per bulan BEM

Melakukan studi banding dengan universitas lain Studi banding 2x per semester BEM 2.200.000 2.200.000

Melakukan kegiatan kampanye dan pemilu :

* poster 5
* spanduk 2
Pemilihan ketua BEM BPM/DIAN 8.000.000 8.000.000
* pagelaran musik 3 hari (sewa alat musik)
* snack
* Operasional

Melakukan pengembangan Latihan Dasar

Kepemimpinan secara berkala:
Pelaksanaan kegiatan LDK 4 batch BEM/DIAN/JSDP 6.000.000 6.000.000
* Pelatihan (4 batch)
* Outbound (4 batch)
Pelatihan untuk pengembangan organisasi diikuti Pelaksanaan disesuaikan dengan
BEM/DIAN/JSDP
dari anggota sampai dengan Ketua (LKMM) jadwal
Serah terima jabatan dan ramah tamah dengan
Genap-Ganjil 2017 800.000
pimpinan UPJ
Pembentukan Ikatan Alumni + Ketua Alumni
(angkatan 2011) + Sharing Alumni dengan
Pimpinan UPJ: Jul-16 Dian 3.000.000
* Makan
4 Kegiatan Alumni * Coffee Break
Pembuatan Web Alumni dan Career :
* Info Kegiatan UPJ
Ganjil 2016 ICT 20.000.000
* Info Kegiatan Alumni
* Info Career
 Pemilihan Ketua Alumni Angkatan 2012 Melalui votting
FUTSAL
Pembayaran biaya pelatih 8x per bulan pada
Biaya Pelatih Per Bulan 6.400.000 6.400.000
semester berjalan
5 Pembayaran sewa laparangan futsal 8x per bulan
Sewa Lapangan 8x per bulan 4.800.000 4.800.000
pada semester berjalan
Pertandingan Subsidi biya pertandingan 2x pertahun 500.000 500.000

BASKET
Pembayaran biaya pelatih 8x per bulan pada
Biaya Pelatih per kedatangan 6.400.000 6.400.000
6 semester berjalan
Biaya Pertandingan Subsidi biya pertandingan 3x pertahun 3x per tahun 4.800.000 4.800.000

MUSIK
7
Biaya peralatan
Kegiatan Musik 3.000.000 3.000.000
performance
KESENIAN
TRADISIONAL
Pembayaran biaya pelatih 4x per bulan pada
Biaya Pelatih per kedatangan 4.000.000 4.000.000
semester berjalan
8
Biaya Sewa
Subsidi biaya sewa kostum/alat kesenian untuk
Kostum/Alat 4x per tahun 1.000.000 1.000.000
kegiatan performance 4x per tahun
kesenian

DESAIN & SCIENCE

Kegiatan --> Produk Kegiatan yang menghasilkan produk Minimal 1 produk per semester M. Naucha 3.000.000 3.000.000
9

Lomba Mengikuti lomba 1x per tahun 500.000

10 PADUAN SUARA

Biaya Pelatih Pembayaran pelatih Paduan Suara Per kedatangan Rini 4.000.000 4.000.000

Subsidi biaya lomba 1x per tahun 1x per tahun 500.000

RUGBY

Biaya Pelatih Pembayaran pelatih 8x per bulan semester berjalan 6.400.000 6.400.000
11
Sewa Lapangan Sewa lapangan 8x per bulan semester berjalan 4.800.000 4.800.000

Pertandingan Pertandingan 2x per tahun 500.000 500.000

SENI JEPANG

Biaya Pelatih Pembayaran Pelatih 4x per bulan semester berjalan 4.000.000 4.000.000
12
Lomba/Kegiatan Subsidi biaya lomba/kegiatan 2x per tahun 2x per tahun 500.000 500.000

Development Kegiatan mahasiswa ke kopertis 3x per tahun (undangan dari

13 Dian 1.100.000 2.200.000
Mahasiswa Contoh: Bimtek Organisasi Kemahasiswaan Kopertis IV)
Penyebaran kuesioner kepada
Tracer Study Dian
alumni
Kegiatan Alumni
14 Penyebaran Kuesioner kepada
Survey Mutu Lulusan Perusahaan yang menerima Dian
Lulusan UPJ
Menyalurkan berkas lamaran ke
15 Karir Alumni Penerimaan berkas lamaran dari lulusan UPJ Dian
Group Jaya
Pengumpulan data-data dosen
16 Administrasi Dosen Merapihkan data-data dosen pada Forlap Dian
untuk diupload pada Forlap
 Dosen memberikan laporan BKD
Pelaporan BKD Serdos secara berkala 4x pertahun Dian 2.200.000 2.200.000
dan dikirim ke Kopertis
Pengurusan JAD Dosen 6x per
Pengurusan JAD Dian 3.300.000 3.300.000
tahun
Undangan dari Kopertis IV yang
ditujukan oleh
Undangan kegiatan dari Kopertis Dian 2.200.000 3.300.000
Pimpinan/Perwakilan/Dose
n (5x)
 KPI Harga Per UNIT Rencana Anggaran (Rp)
Uraian/Tujuan INVESTASI dan PIC
No (Key
Isu Strategis daftar INVESTASI yang akan
Performance Ganjil Genap
dilakukan
Indikator)
Total
Unit Total Investasi Unit
Investasi

Kelengkapan
Pada semester ganjil periode 2016.1 akan mulai dijalankan fungsi BPM dan BEM di lingkungan Universitas Pembangunan Jaya,
organisasi
sehingga diperlukan perlengkapan untuk membantu tugas-tugas dari BPM dan BEM
kemahasiswaan
Usulan investasi :

Perlengkapan Dasar
-
1 buah Meja Kerja Besar
1 Buah meja
(berukuran 100cm x 200cm) -- BKAL/Dian 2.000.000 1 2.000.000
rapat
> untuk rapat
2 buah Meja Kerja Kecil
1
(berukuran 60cm x 80cm) --> 2 meja kerja BKAL/Dian 1.200.000 2 2.400.000
meja kerja (komputer)
2 buah lemari
2 lemari BKAL/Dian 2

40 buah Kursi Futura 40 kursi BKAL/Dian 400.000 40 16.000.000

Papan tulis (Moving white

1 white board BKAL/Dian 1.700.000 1 1.700.000
Board)

Soft Board 1 Soft board BKAL/Dian 500.000 1 500.000

Cetak kwitansi versi BPM dan

3 kwitansi BKAL/Dian
BEM
 Papan Pengumuman 1 buah

Alat Kerja : -

1 buah PC (monitor 21inch,

prosessor i3, memory 4gb, BKAL/Dian 7.000.000 2 14.000.000
harddisk 500gb)
1 buah printer HP BKAL/Dian 5.000.000 1 5.000.000

Isi tinta Printer BKAL/Dian 1.000.000 1 1.000.000

1 buah PC (monitor 21inch,
2 Kelengkapan BKAL prosessor i3, memory 4gb,
harddisk 500gb)
 BAB VI
PENUTUP

Rencana Strategis Biro Kemahasiswaan dan Alumni merupakan dasar pengembangan Rencana
Kegiatan dan Anggaran Unit BKAL di Universitas Pembangunan Jaya. Rencana strategis ini selanjutnya
dijabarkan dalam program kerja sebagai acuan kerja dan dilengkapi dengan indikator kinerja sebagai
dasar untuk mengevaluasi keberhasilan dan/atau ketidakberhasilan pelaksanaan program dan
kegiatan.
Dalam hal terjadi perubahan rencana strategis yang tidak terduga, sehingga kebijakan program yang
telah dirumuskan menghadapi kendala untuk dilaksanakan, maka BKAL dapat melakukan perubahan
dengan persetujuan pimpinan Universitas.
Berhasilnya implementasi Renstra ini sangat tergantung pada pehaman, kesadaran, keterlibatan dan
upata sungguh-sunggu dari segenap unusr dalam lingkungan Universitas Pembangunan Jaya.
Keberhasilan Renstra ini juga menjadi harapan nyata bagi pengembangan mahasiswa sebagai masa
depan generasi bangsa. BKAL akan menjalankan fungsi kerjanya sesuai dengan arahan dari pimpinan
dengan kerja cerdas, kerja keras dan kerja ikhlas.

19