FORMULIR INFORMASI PEKERJAAN

A. Nama Pekerjaan : Pnt Sekretaris

B. Unit Organisasi : Sekretaris
C. Kedudukan dalam Struktur Organisasi :

Direktur RSP Brandan

Pnt Sekretaris

D. Tugas Pokok :

Melaksanakan kegiatan tata usaha untuk membantu kelancaran tugas fungsi sekretariat.

E. Uraian Tugas :
1. Meawat dan menyimpan aset sekretariat
2. Mendistribusikan semua undangan, sesuai peruntukannya
3. Melaksanakan kegiatan pencatatan surat masuk dan surat keluar
4. Melaksanakan kegiatan penggandaan surat masuk dan surat keluar
5. Melaksanakan kegiatan pendistribusian surat masuk dan surat keluar
6. Melaksanakan kegiatan pengarsipan dokumentasi
7. Menyiapkan peralatan dan ruangan yang akan digunakan untuk rapat diruang
rapat .
8. Mengkoordinasikan semua rencana kegiatan yang berhubungan dengan
kebijakan kepada masing-masing fungsi
9. Menjadi Notulen setiap meeting

F. Bahan Kerja

No. Bahan Kerja Penggunaan dalam Tugas

1. Pedoman Kesekretatiatan
2.
3.
4.
G. Perangkat/Alat Kerja

No. Perangkat Kerja Digunakan untuk Tugas

1. Komputer Alat Kerja semua pekerjaan Sekretaris
2. Printer Untuk mencetak Surat Menyurat
3. Scanner Untuk mengambil Salinan data pada dokumen
untuk dijadikan data Soft Copy
4. Meja Untuk membaca, menulis, menempatkan
peralatan kantor seperti komputer, dan
sebagainya di kantor
5. Kursi Untuk membantu karyawan duduk dalam satu
lokasi berjam-jam
6. Telepon Untuk berkomunikasi dengan pihak terkait
7. AC Pendingin Ruangan
8. Papan tulis Untuk mencatat hal- hal penting schedule
Manajemen
9. Sofa 1 set Untuk menerima tamu Direktur
10. Filling Kabinet/Lemari Arsip Untuk menyimpan dokumen yang suatu saat
akan dibutuhkan.
11. Keranjang Sampah Untuk membuang sampah seperti kertas dan
lainnya

H. Hasil Kerja

No. Hasil Kerja Satuan Hasil

1. Surat / Memorandum Dokumen
2. Notulen Rapat Dokumen
3.

I. Tanggung Jawab :
1. Mendistribusikan surat secara cepat dan tepat.
2. Ruang rapat selalu siap pakai
3. Pengarsipan sesuai peraturan dan tidak ada dokumen yang hilang
4. Peralatan presentasi siap pakai dan terawat

J. Wewenang :
1. Menyimpan Aset Sekretariatan
2. Menyimpan Dokumen yang bersifat Rahasia jika diperlikan

K. Hubungan Kerja

No. Pekerjaan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal

1 Direktur RS Pertamina Brandan Perintah dan
konsultasi
2 Wadir Medis & RS Pertamina Brandan Perintah dan
 Keperawatan konsultasi
3 Wadir SDM & Umum RS Pertamina Brandan Perintah dan
konsultasi
4 Manager Finance RS Pertamina Brandan Perintah dan
konsultasi
5 Para Kepala Bagian RS Pertamina Brandan Koordinasi

L. Kondisi Lingkungan Kerja

No. Aspek Faktor

1. Tempat kerja Di dalam ruangan
2. Suhu Dingin dengan perubahan
3. Udara Sejuk
4. Keadaan Ruangan Cukup
5. Letak Datar
6. Penerangan Terang
7. Suara Tenang
8. Keadaan tempat kerja Bersih
9. Getaran Tidak Ada

M. Resiko Bahaya

No. Materil/Non Materil Penyebab

1. - -

N. Syarat Pekerjaan
1. Pangkat/Gol. Ruang : 11
2. Pendidikan/Tingkatan kompetensi : SMK Sekretaris / D-III semua Jurusan
3. Kursus/Diklat : Kesekretariatan Lanjutan,Bahasa Inggris
4. Pengalaman Kerja : Minimal 1 Tahun
5. Pengetahuan Kerja : Kesekretariatan
6. Ketrampilan Kerja : Mampu berkomunikasi dengan Baik, memberikan
citra positif terhadap siapa saja yang berhubungan dengannya, sopan, teliti,
cermat dan cepat respon