BAB II

URAIAN TEORITIS

2.1 Pengertian Tata Cara

Menurut Marshall B.Romney dan Pauljohn Steinbart (2006: 2),Tata Cara

merupakan rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling
berhubungan,yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan yang sama.

2.1.1 Pengertian Arsip

Arsip secara etimologi berasal dari bahasa Latin, yaitu Felum (bundel) yang

artinya tali atau benang. Bahasa Yunani, yaitu Archium artinya peti untuk menyimpan

sesuatu. Bahasa Inggris, yaitu Archieve artinya kumpulan warkat; “record” artinya

catatan; “file” artinya sekumpulan informasi. Bahasa Belanda, yaitu Achief artinya

warkat dan bahasa Jerman, yaitu archivalen artinya warkat. Jadi arsip adalah warkat

atau catatan mengenai peristiwa atau hal. Sementara kearsipan adalah suatu proses

mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian,

pemeliharaan dan perawatan serta penyiapan warkat menurut sistem tertentu.

Menurut Surojo (2006:37) dapat dipahami bahwa arsip terdapat data atau pun

informasi yang dibutuhkan oleh setiap orang ataupun sekelompok pejabatatau

pegawai untuk keperluan peleksanaan tugas, fungsi, dan pekerjaan di dalam

organisasi dan kebutuhan individual.

Menurut The Georgia archieves (2004), dokumen/arsip adalah informasi yang

dikumpulkan dan bisa di akses serta digunakan.

8
 10

Adapun The Internasional Standar Organization (ISO ON Records

Management-ISO 15489) mendefinisikan rekor dokumen sebagai informasi yang

diciptakan, diterima dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh

organisasi atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau

transaksi bisnis. Dokumen ini mempunyai awal dan akhir yang dapat berupa teks,

data, peta digital, spread sheet, data base, gambar dan data suara.

Deserno dan Kynston (2005) sebagai dokumen dalam semua media yang

mempunyai nilai histori atau hukum sehingga disimpan secara permanen.

Lebih lanjut bank dunia (2005) menjelaskan bahwa pengelola dokumen yang

terintegrasi adalah :

1. Untuk menjaga dokumen maupun arsip agar dapat di akses dan digunakan

sepanjang ada nilai kegunaannya.

2. Untuk membuat informasi dari dokumen dan arsip, tersedia dalam format yang

tepat, digunakan oleh orang yang tepat dan dapat digunakan pada saat yang tepat.

2.1.2 Tujuan Pengarsipan

Tujuan dari pada pengarsipan itu sendiri antara lain:

1. Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip.

2. Menemukan kembali arsip secara tepat, lengkap, akurat, relevan, tepat waktu,

dan efisien.

3. Menunjukan penyusunan arsip yang beraya dan berhasil guna.

Adapun usaha yang dapat dilakukan untuk mencapai tujuan kearsipan tersebut

antara lain:
 10

1. Menyempurnakan penyelenggaraan kearsipan dengan sebaik – baiknya.

2. Berusaha melengkapi peralatan atau sarana yang diperlukan.

3. Menyiapkan dalam bidang kearsipan yang mempunyai keahlian dan kemampuan

para petugas bidang kearsipan melalui pendidikan dan pelatihan berupa

penataran atau kursus.

2.1.3 Prosedur Penyimpanan Arsip

Langkah – langkah prosedur penyimpanan arsip :

1 Pengumpulan surat

Surat yang berasal dari berbagai unit organisasi dikumpulkan pada bagian

pengarsipan.

2 Memeriksa

Petugas memeriksa apakah surat memang sudah benar – benar akan disimpan, dengan

melihat adanya tanda “perintah simpan” (release mark) yang diterapkan oleh atasan

diatas surat bersangkutan.

3 Mengindeks

Mengindeks adalah menentukan urutan unit – unit atau bagian – bagian dari kata

tangkap yang akan disusun menurut abjad. Kata tangkap merupakan tanda pengenal

dari suatu surat atau warkat yang disimpan atau tergantung dari sistem yang

digunakan. Unit adalah bagian dari kata tangkap yang mempunyai pengertian sendiri.

Peraturan – peraturan mengindeks :

a. Nama orang Indonesia

b. Nama tunggal dari singkatan

 10

c. Awalan nama keluarga

d. Nama perusahaan

e. Kata sandang “the”

f. Singkatan

g. Bentuk usaha dan kata sambung

h. Gelar atau pangkat

i. Nama bank dan nama sekolah

j. Gelar nyonya (Ny./Mrs)

Untuk surat masuk yang dapat di indeks adalah nama pengiriman atau nama

penandatangan surat.

Cara mengindeks :

1. Memberi kode

Pada langkah ini nama atau kata tangkap yang sudah diindeks sebagai unit –

unit diberi tanda. Dengan adanya tanda ini petugas dapat menempatkan surat didalam

map yang sudah ada, atau membuat map individu baru bila surat – suratnya baru

dipindahkan dari map campuran karena jumlah suratnya sudah lebih dari lima pucuk.

Dengan adanya tanda /kode juga memudahkan petugas mengembalikan surat kedalam

laci, bila surat keluar karena dipinjam.

2. Menyortir

Adalah mengelompokan surat kedalam kelompok abjad masing – masing,

agar memudahkan petugas mengerjakan langkah terakhir yaitu menyimpan.

 10

3. Menempatkan

Pekerjaan ini harus dilakukan dengan hati – hati, kalau terjadi kekeliruan

menempatkan surat pada map yang bukan yang bukan seharusnya maka surat tersebut

dapat disebut hilang.

2.1.4 Sarana

1. Sekat, adalah bidang batas antara pokok masalah yang satu dengan yang lain

beserta sub masalah dan sub – sub masalah, maupun memudahkan menelusuri

seluruh himpunan berkas dalam bidang filing kabinet.

2. Folder, adalah tempat untuk menyimpan arsip dapat terhimpun dalam satu

wadah, baik atas dasar kesamaan urusan, masalah dan kesamaan jenis.

3. Filing kabinet, adalah tempat untuk menyimpan arsip aktif. Sekat dan folder

berisi arsip dan didata secara vertikal.

4. Lemari dan rak arsip juga untuk menyimpan aktif. Didalam almari dan rak

arsip sekat folder yang berisi arsip disusun secara lateral dimulai dari sebelah

kiri sab kanan atas seterusnya ke sab bawah sebelah kiri terus ke kanan dan

seterusnya.

2.1.5 Sistem Pengarsipan

Sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara

logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik/nomor, huruf atau kombinasi

huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait.

Ada 5 macam sistem pengarsipan, yaitu :

 10

1. Sistem abjad (Alphabetical Filling Sistem)

Adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan

menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan

terhadap nama orang, nama perusahaan/organisasi, nama tempat, nama benda dan

subjek masalah.

Cara menemukan dan menetukan ciri/tanda dari suatu dokumen yang akan

dijadikan petunjuk atau tanda penegenal (capation) untuk memudahkan mengetahui

tempat dokumen disimpan.

Adapun kata tangkap dapat berupa :

a. Nama orang.

b. Nama perusahaan/organisasi.

c. Nama tempat/daerah.

d. Nama benda/barang.

e. Istilah subjek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai).

f. Menentukan ciri atau tanda dengan cara menentukan urutan unit – unit

atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad.

2. Sistem perihal

Adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada

perihal surat atau pokok isi surat.

Yang perlu disiapkan untuk sistem perihal adalah :

a. Daftar indeks adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan atau masalah atau

hal – hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan.
 10

b. Perlengkapan penyiapan surat.

c. Membaca surat untuk mengetahui isi surat.

4. Memberi kode surat.

5. Mencatat surat dalam kartu kendali.

3. Sistem nomor

Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali surat berdasarkan nomor

yang sudah ditetapkan. Nomor yang dimaksud adalah nomor urut surat atau nomor

kode permasalah yang terdapat pada daftar klasifikasi.

Kebaikan sistem nomor antara lain :

a. Kecepatan dan ketepatan lebih terjamin.

b. Sederhana dan mudah dilakukan.

c. Nomor folder yang digunakan sebagai nomor referensi dalam korespondensi.

d. Dapat digunakan untuk penyimpanan segala macam surat dan dokumen.

e. Nomor folder dapat diperluas tanpa batas.

Kelemahan sistem nomor antara lain :

a. Lebih banyak waktu yang diperlukan untuk mengindeks.

b. Banyaknya folder yang dapat digunakan dapat menimbulkan kesulitan.

c. Dibutuhkan biaya khusus untuk keperluan mengindeks dan penyediaan

ruangan.

d. Transposisi angka – angka dapat menybabkan kesalahan dalam penyimpanan.

 10

4. Sistem geografis/wilayah

Adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau

daerah yang menjadi alamat suatu surat.

Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini :

a. Perlengkapan yang diperlukan

1. Filling cabinet.

2. Folder.

3. Kartu kendali.

b. Penyimpanan surat melalui prosedur :

1. Melihat tanda pembebas dalam surat , yaitu tanda yang menyatakan

bahwa surat tersebut telah di proses dan boleh disimpan.

2. Membaca surat.

3. Memberi kode surat.

4. Mencatat surat pada kartu kendali.

5. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing – masing.

6. Menyimpan surat.

7. Menyimpan kartu kendali.

c. Sistem tanggal (choronologis)

Adalah penyimpanan surat yang berdasarkan tanggal surat diterima (untuk

surat masuk) dan surat kirim (untuk surat keluar).Yang diperlukan dalam sistem ini

adalah :
 10

1. Perlengkapan yang diperlukan

a. Filling cabinet.

b. Didepan laci dicantumkan judul “tahun”.

c. Guide 12 buah (masing – masing untuk satu bulan).

d. Folder.

e. Kartu kendali.

2. Pembagian sistem tanggal

a. Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci).

b. Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide).

c. Pembagian kecil menggambarkan tanggal ( judul folder).

3. Susunan guide dan folder pada filling cabinet

a. Laci menggambarkan tahun.

b. Guide menggambarkan bulan.

c. Folder menggambarkan tangga.

4. Penyimpana surat

a. Menetapkan kode surat.

b. Mencatat surat pada kartu kendali.

c. Menyimpan surat.
 10

2.2 Dokumen

2.2.1 Pengertian Dokumen

Kata dokumen sebenarnya berasal dari bahasa Inggris "document", yang

artinya tertulis atau tercetak. Secara umum, dokumen diartikan sebagai surat berharga

yang bersifat tertulis, yang bisa digunakan sebagai bukti atau keterangan.

Menurut Louis Gottschalk (1986) adalah proses pembuktian yang isinya

didasarkan atas sumber jenis apapun, baik itu tulisan, lisan, gambaran, ataupun

arkeologis.

Menurut G.J Renier (1997) , dokumen memiliki beberapa pengertian. Dalam

arti luas, dokumen merupakan semua sumber, baik itu tertulis ataupun lisan.Dalam

arti sempit, dokumen merupakan semua sumber tertulis.Sedangkan dalam arti

spesifik, dokumen merupakan surat-surat resmi dan surat-surat negara. Contohnya

seperti surat perjanjian, Undang-Undang, hibah, konsesi, dan lain sebagainya.

2.2.2 Fungsi Dokumen

Dokumen memiliki beberapa fungsi, antara lain sebagai berikut:

1. Alat untuk berkomunikasi.

2. Sebagai bukti dari apa yang kita lakukan.

3. Data pendukung jika sewaktu-waktu terjadi masalah.

4. Data pendukung untuk proses pengurusan kargo.

2.2.3 Manfaat Dokumen

Dokumen sangat bermanfaat dalam kehidupan manusia. Berikut ini adalah

beberapa manfaat dokumen yang perlu di ketahui:

 10

1. Memberikan informasi kepada pihak-pihak yang membutuhkannya.

2. Menjadi alat bukti atau data-data yang bisa menjelaskan suatu kejadian.

3. Isinya bisa digunakan sebagai bahan penelitian ilmiah.

2.2.4 Jenis-Jenis Dokumen

Ada banyak sekali jenis dokumen jika dilihat dari berbagai sudut pandang:

1. Berdasarkan kepentingannya

Berdasarkan kepentingannya, dokumen dibagi menjadi enam jenis:

a. Dokumen pribadi

Dokumen pribadi merupakan dokumen yang berkaitan dengan kepentingan

perorangan atau individu. Contohnya seperti KTP, ijazah, dan SIM.

b. Dokumen niaga

Dokumen niaga merupakan dokumen yang berkaitan dengan

perdagangan.Contohnya seperti cek, saham, obligasi, dan lain-lain.

c. Dokumen sejarah

Dokumen sejarah merupakan dokumen yang berhubungan dengan

sejarah.Contohnya antara lain fosil, naskah proklamasi, tugu, dan lain

sebagainya.

d. Dokumen pemerintah

Dokumen pemerintah merupakan dokumen yang berisi tentang informasi

ketatanegaraan suatu pemerintahan.Contohnya adalah keputusan presiden dan

Undang-Undang.
 10

e. Dokumen ekonomi

Dokumen ekonomi merupakan dokumen yang berisi informasi tentang

perekonomian suatu negara.Contohnya seperti dokumen peluncuran produk baru.

f. Dokumen kedokteran

Dokumen kedokteran merupakan dokumen yang berisi informasi tentang

perkembangan ilmu kedokteran.Contohnya yaitu dokumen obat-obatan.

2. Berdasarkan bentuk fisiknya

Berdasarkan bentuk fisiknya, dokumen dibagi menjadi tiga jenis:

a. Dokumen literer

Dokumen literer merupakan dokumen yang ada karena sengaja ditulis, dicetak,

digambar atau direkam. Contohnya antara lain buku, film, dan majalah.

b. Dokumen korporil

Dokumen korporil merupakan dokumen yang berkaitan dengan benda

bersejarah.Biasanya dokumen ini dikumpulkan di museum.

c. Dokumen privat

Dokumen privat merupakan dokumen yang berbentuk surat atau arsip (biasanya

disimpan dengan sistem kearsipan).

 10

3. Berdasarkan fungsinya

Jika dilihat dari segi fungsinya, dokumen dibagi menjadi dua jenis:

a. Dokumen dinamis

Dokumen dinamis merupakan dokumen yang digunakan secara langsung untuk

menyelesaikan pekerjaan kantor. Dokumen ini terdiri dari tiga jenis, yaitu dokumen

dinamis aktif, semi aktif, dan inaktif.

b. Dokumen statis

Dokumen statis merupakan dokumen yang tidak digunakan secara langsung

untuk menyelesaikan pekerjaan kantor.

4. Berdasarkan dokumentasinya

Berdasarkan dokumentasinya, dokumen dibedakan menjadi empat jenis:

a. Dokumen primer

Dokumen primer merupakan dokumen yang berisi informasi tentang

hasil penelitian asli atau langsung dari sumber utamanya.Contohnya

adalah laporan penelitian, majalah ilmiah, disertasi, dan lain

sebagainya.

b. Dokumen sekunder

Dokumen sekunder merupakan dokumen yang berisi informasi dari

dokumen primer.Contohnya seperti katalog, biografi, abstrak, daftar

isi, bulletin indeks, dan lain sebagainya.

 10

c. Dokumen tersier

Dokumen tersier merupakan dokumen yang berisi informasi dari

dokumen sekunder.Contohnya adalah buku.

5. Berdasarkan sifatnya

Berdasarkan sifatnya, dokumen dibagi menjadi dua jenis yaitu dokumen

tekstual dan dokumen non-tekstual.

a. Dokumen tekstual 

Dokumen tekstual merupakan dokumen yang disajikan dalam bentuk

tertulis sehingga bisa dibaca dengan mudah.Contoh dokumen tekstual

adalah buku, majalah, skripsi, kartu, dokumen administratif,

dokumen hukum, katalog, publikasi komersial, dan masih banyak

lagi.

b. Dokumen non-tekstual

Dokumen non-tekstual merupakan dokumen yang disajikan dalam

bentuk lain, seperti bisa dilihat, bisa didengar, ataupun digabungkan

antara keduanya. Dalam dokumen ini bisa saja terdapat tulisan,

namun tulisan tersebut bukanlah bagian dominan seperti yang ada

dalam dokumen tekstual. Dokumen non-tekstual dibagi lagi menjadi

beberapa jenis, yakni dokumen ikon, dokumen suara, dokumen

pandang dan dengar, dokumen bersifat matrial, dokumen magnetis,

serta dokumen campuran.

 10

2.3 Pengarsipan Dokumen Peserta BPJS Ketenagakerjaan

BPJS melakukan pengarsipan atas tiap dokumen yang masuk ke kantur,

khususnnya dokumen yang berhubungan dengan peserta. Hal ini dilakukan agar tiap

dokumen tersimpan dengan rapih dan teratur dan jika suatu saat kita membutuhkan

dokumen tersebut,kita dapat dengan cepat mengetahui dimana dokumen tersebut

berada.Sebelum diarsip, terlebih dahulu kita harus mengelompokkan dukumen-

dokumen tersebut.

Pengelompokan dokumen yang masuk biasanya itu berdasarkan dari Nomor

Pendaftaran Perusahaan (NPP) yang telah ada waktu kita mendaftar di BPJS

Ketenagakerjaan pertama kali atau dapat juga berdasarkan nama perusahaannya. Bisa

saja dalam dokumen tersebut NPP nya tidak tercantumkan atau bisa saja dalam

dokumen tersebut nama perusahaan yang tidak tercantumkan.

Sistem pengarsipan dokumen yang digunakan oleh BPJS Ketenagakerjaan

adalah sistem penomoran.Tiap dokumen yang ada pasti punya nomor.Hal ini di

karenakan dia telah tercantum dalam NPP sebelumnya. Dokumen-dokumen yang

sudah di kelompokkan tadi akan dimasukkan ke dalam suatu folder di lemari

penyimpanan berkas dan di ruang khusus arsip yang ada tergantung dimana nomor

nya itu berada.

 10

Banyak dokumen-dokumen yang masuk ke dalam BPJS Ketenagakerjaan

setiap harinya. Dokumen-dokumen yang masuk ke dalam kantor BPJS

ketenagakerjaan ini sendiri termasuk kedalam jenis dokumen privat. Hal ini

dikarenakan seharusnya yang boleh mengetahui dan mengerti isi dari dokumen

tersebut adalah BPJS Ketenagakerjaan dan yang punya dokumen tersebut.

Setelah di kelompokkan berdasarkan nomornya, dokumen-dokumen tersebut

di masukkan ke dalam folder berdasarkan nomornya tadi.Pada folder itu sudah ada

penanda untuk kita dapat mengetahui dimana tempat dokumen itu seharusnya berada.

Dengan banyaknya dokumen yang masuk setiap harinya, para pengarsip tidak

akan kerepotan lagi. Hal ini dikarenakan BPJS Ketenagakerjaan sudah memiliki

sistem komputerisasi untuk mengetahui letak dari dokumen tersebut.Hal ini

dimaksudkan agar mempermudah dan mengurangi risiko kesalahan pemasukkan

dokumen pada suatu folder yang bukan seharusnya.

Walaupun begitu, kita juga harus tetap teliti dan berhati-hati dalam melakukan

pengarsipan.Karna seperti yang telah kita ketahui sebelumnya, pengarsipan sendiri

berfungsi untuk menjaga dokumen yang ada yang berguna sebagai bukti jika

kedepannya kita butuhkan.Hal ini tidak boleh kita anggap sepele, karena walaupun

terlihat mudah, resiko yang dimiliki sangat besar.

Dokumen yang biasanya di arsip dalam BPJS Ketenagakerjaan adalah

mengenai pendaftaran dan pembayaran iuaran kepesertaan.Pembayaran iuaran

 10

kepesertaan sendiri biasanya tergantung program yang di ikuti dan terdaftar oleh

peserta. Program dari BPJS Ketenagakerjaan ada 4, yaitu:

1. Pogram Jaminan Hari Tua atau yang sering disebut JHT.

2. Program Jaminan Kecelakaan Kerja atau JKK.

3. Program Jaminan Pensiun atau JP.

4. Program Jaminan Kematian atau JKM.

Biasanya langkah-langkah pengarsipan dokumen di BPJS Ketenaga kerjaan

adalah sebagai berikut:

a. Dokumen yang sudah kita terima dari depan, masuk ke ruang pengarsipan.

b. Dokumen yang masuk tadi di kelompokkan berdasarkan NPP-nya.

c. Setelah di kelompokkan, kita mencari dimana folder penyimpanan dari dokumen

tersebut menggunakan Komputer/Laptop. Biasanya kita hanya akan mengetikkan

NPP dan akan muncul lokasi Folder penyimpanan dokumen tersebut.

d. Kita mencari tempat folder itu dan jika sudah menemukan tempatnya, Pastikan

NPP yang tertera di dokumen dan yang ada di folder sama.

e. Masukkan dokumen tersebut ke folder yang sesuai.