20

JURNAL PENJUALAN DAN BUKU PEMBANTU

Objektif : Setelah topik ini selesai mahasiswa diharapkan dapat : (1) Mencatat/membukukan
penjualan hotel kedalam jurnal (2) Mencatat/membukukan piutang (A/R) hotel
kedalam buku pembantu, (3) dapat membuat laporan penjualan hotel dan penjelasan
A/R hotel.

A. Pendahuluan
Prosedur pencatatan transaksi baik pada perusahaan jasa maupun perusahaan dagang yang
dicatat dalam jurnal umum dan langsung dibukukan dalam perkiraan masing-masing dalam
buku besar masih dikatakan belum praktis. Misalnya pada hotel terdapat banyak pendapatan
dari penjualan kamar, makanan dan minuman secara kredit, sehingga banyak piutang yang
timbul harus dicatat dalam jurnal dan dalam buku besar.
B. Pendapatan
Bagi organisasi usaha, penjualan merupakan satu aspek yang sangat penting dan menjadi urat
nadi kehidupan usaha tersebut. Eksistensi dan kesinambungan hidup organisasi usaha sangat
tergantung dari kemampuannya menghasilkan arus kas dari penjualan produk yang dihasilkan.
Produk suatu perusahaan dapat berupa barang, jasa atau kombinasi barang dan jasa. Aktivitas
penjualan sangat penting bagi kontinuitas perusahaan, maka manajemen harus mampu
merencanakan dan mengendalikan aktivitas ini. Tujuannya adalah agar asset perusahaan yang
dihasilkan dari aktivitas penjualan dapat dijaga keamanannya.
Usaha hotel mempunyai sumber pendapatan utama yang berasal dari penjualan kamar,
penjualan makanan dan minuman, dimana di satu sisi menjual jasa, dan di sisi lain menjual
barang. Berbeda dengan usaha-usaha lainnya, penjualan pada usaha hotel mempunyai keunikan
tersendiri, yaitu:
1. Produk yang dijual merupakan kombinasi antara barang dan jasa.
2. Penjualan pada usaha hotel biasanya mempunyai volume yang tinggi dengan harga
individual relatif rendah, hampir sama dengan usaha retail.
3. Produk berbentuk barang yang dijual dihasilkan melalui proses produksi seperti yang
dilakukan oleh perusahaan manufaktur.
4. Perusahaan harus mempunyai persediaan kapasitas untuk dapat menjual produk berupa
jasa.
5. Penjualan atas produk dan jasa dibebani pajak dan service.
Pada siklus penjualan akan melibatkan akun piutang usaha (city ledger, guest ledger, credit
card), akun kas dan setara kas, akun penjualan, akun hutang pajak, dan akun hutang service.
Hutang service timbul karena hotel memungut uang jasa pelayanan kepada para konsumen atas
nama karyawan. Secara periodik uang service yang terkumpul dibagikan karyawan, biasanya
setelah dikurangi kehilangan dan kerusakan.
 21

Hutang pajak timbul karena usaha hotel diberikan kewajiban oleh pemerintah daerah untuk
memungut pajak kepada konsumen hotel yang membeli dan menikmati barang dan jasa yang
dijual oleh perusahaan. Dalam hal ini, manajemen hotel berfungsi sebagai withholder, yaitu
pemungut pajak yang mempunyai kewajiban untuk menyetorkan pungutannya kepada kas
daerah. Penyetoran ini dilakukan secara berkala mengikuti ketentuan yang diatur oleh
pemerintah daerah.

Jurnal penjualan
Piutang usaha (city ledger/guest ledger)
Penjualan kamar (room revenue)
Hutang jasa pelayanan (service charge)
Hutang pajak hotel dan restoran (government tax)
Contoh:
The legend hotel adalah hotel yang terletak di Jimbaran. Hotel ini menjual kamar jenis super
deluxe dengan harga Rp.1.000.000,- per malam. Setiap tamu yang menginap sudah mendapatkan
breakfast dengan harga Rp.100.000,-. Harga tersebut sudah termasuk government tax dan service
charge sebesar 21%, jurnal atas transaksi tersebut adalah:
10401 AR Guest Ledger Rp.1.000.000,-
40101 Room Revenue Rp.743.801,-
41105 Food Revenue Meal Coupon Rp.82.645,-
20304 Service Charge Rp.82.645,-
20301 Government Tax Rp.90.909,-
Dalam industri hotel akun piutang usaha biasanya dibedakan antara tamu yang masih aktif
dan tamu yang sudah keluar (check out), untuk tamu yang masih aktif akan dicatat dalam akun
guest ledger, dan setelah tamu keluar dari hotel, tetapi tagihannya msih ada yang mana tagihan
ini menjadi beban dari pihak agen perjalanan, maka tagihan tersebut akan dipindahkan ke akun
city ledger.
Dalam industri perhotelan, khususnya pada penjualan makanan dan minuman dikenal adanya
suatu system penjualan yang menggunakan teknologi komputer yang disebut dengan point of
sale system (POSS). POSS berfokus pada 3 tujuan, yaitu:
a. Ketepatan atas order
b. Pencatatan penjualan
c. Pemberian kepuasan
POSS menggunakan kombinasi terminal dan printer yang berfungsi sebagai input dan output.
Laporan yang dihasilkan POSS memberikan informasi tentang:
a. Analisa pendapatan, memberikan rincian per jenis penjualan dan per outlet, yang bisa
digunakan sebagai sumber data untuk daily of sales.
b. Produktivitas karyawan, rata-rata penjualan dan total penjualan, yang bisa digunakan
untuk mengevaluasi produktivitas karyawan individual.
 22

c. Kontrol persediaan, dengan membandingkan antara jumlah porsi tercatat dengan jumlah
porsi yang dikonsumsi (portion control).
POSS juga membantu cost control dalam pengukuran kos yang dikeluarkan dengan tingkat
penjualan yang diperoleh (diharapkan akan diperoleh).
C. Bagian Yang Terlibat Pada Prosedur Penjualan
Fungsi-fungsi yang terkait dengan prosedur penjualan pada sebuah hotel adalah sebagai
berikut:
1. Penjualan Kamar
a. Reservation, bertugas untuk menerima reservasi dari tamu dan memberikan informasi
pada front office, Roomboy dan Housekeeping serta bagian kredit.
b. Front Office, bertugas menerima tamu dan menyiapkan guest bill.
c. Bellboy, bertugas membantu mengantar tamu ke kamar.
d. Roomboy, bertugas membersihkan dan menyiapkan kamar.
e. Housekeeping bertugas menyiapkan perlengkapan kamar.
f. Night audit bertugas membuat laporan penjualan harian pada malam hari dan
mencocokkan penjualan pada hari tersebut.
g. Income auditor, bertugas melakukan pengecekan ulang dan pencatatan atas penjualan
yang terjadi.
h. Bagian kredit, bertugas memberikan persetujuan kredit baik secara langsung maupun
tidak langsung.
i. Account receivable, bertugas mencatat penjualan kredit dan menyiapkan faktur
tagihan.
2. Penjualan Makanan dan Minuman
a. Waiter/waitress, bertugas memberikan pelayanan kepada tamu, dari menerima order,
meneruskan order ke dapur dan menyajikan order serta memberikan informasi pada
kasir.
b. Kasir bertugas menyiapkan bill dan menerima pembayaran dari tamu.
c. Kitchen, bertugas menyiapkan order.
d. Income auditor, bertugas mengecek penjualan dan mencatat penjualan.
e. Bagian kredit bertugas memberikan persetujuan kredit.
f. Account receivable, bertugas mencatat penjualan kredit dan menyiapkan faktur
tagihan.
D. Dokumen Yang Digunakan
Setiap transaksi yang terjadi, tentunya harus didokumentasikan ke formulir transaksi.
Penggunaan dokumen ini adalah salah satu cara untuk membuat suatu bukti transaksi yang
kemudian bisa digunakan sebagai bukti audit (audit trail) dari pihak yang independen. Adapun
dokumen yang digunakan adalah sebagai berikut:
1. Penjualan Kamar
 23

a. Guest bill, digunakan untuk mencatat transaksi penjualan yang dilakukan oleh tamu
selama menginap di hotel dan sebagai bukti tagihan kepada tamu, yang terdiri dari:
o Master bill untuk mencatat transaksi penjualan kamar.
o Extra bill, untuk mencatat transaksi penjualan yang lain selain kamar, seperti
penjualan makanan dan minuman, penjualan extra bed, dan lain-lain.
b. Form A, digunakan untuk mencatat data pribadi tamu yang menginap dan sebagai
laporan pada pihak kepolisian, formulir ini biasanya juga digunakan sebagai
registration form.
c. Reservation Form, digunakan untuk mencatat reservasi tamu sebelum kedatangan
tamu.
d. Room count sheet, digunakan untuk mengecek jumlah kamar yang terisi pada hari itu.
e. Room sales recapitulation, digunakan untuk mencatat penjualan kamar pada hari itu.
f. Remittance of fund, merupakan sebuah amplop yang digunakan untuk melaporkan
dan menyetorkan hasil penjualan pada hari itu.
2. Penjualan Makanan dan Minuman
a. Restaurant and Bar Order yang digunakan untuk mencatat pesanan tamu.
b. Restaurant and Bar Check/Bill, digunakan sebagai faktur penjualan.
c. Restaurant and Bar Summary of Sales, digunakan untuk mencatat penjualan baik
tunai maupun kredit, pada masing-masing shift.
d. Remittance of Fund, merupakan amplop yang digunakan untuk melaporkan dan
menyetorkan hasil penjualan pada masing-masing shift.
E. Prosedur Penjualan
1. Prosedur Penjualan Kamar
a. Sebelum kedatangan tamu akan melakukan reservasi baik secara individu ataupun
melalui agen perjalanannya ke bagian reservation yang selanjutnya akan membuat
reservation form (RF) dan mencatatnya dalam daftar kedatangan tamu, kemudian
mendistribusikan form tersebut ke pihak FO, Roomboy, Housekeeping, dan kredit
sebagai informasi.
b. Saat tamu datang menunjukkan bukti reservasi, FO akan menunjukkan dengan
salinan RF, kemudian meminta tamu untuk mengisi dan menandatangani form A, lalu
memanggil bell boy dan memberikan kunci kamar kepada bellboy untuk mengantar
tamu.
c. Setelah tamu ke kamar, FO akan membuatkan bill untuk tamu tersebut, kemudian
memasukkannya pada rak untuk masing-masing kamar yang ada di FO.
d. FO mengisi Room Count Sheet (RCS), melakukan posting untuk setiap pemakaian
kamar pada bill, dan membuat Room Sales Recapitulation (RSR), kemudian
memasukkan hasil penjualan dan RSR ke dalam Remittance Of Fund (ROF).
e. FO mengirim Form A asli sebagai laporan ke pihak kepolisian, dan mengarsip
salinannya.
 24

f. Pada tengah malam night audit akan mengecek kembali hasil kerja FO pada hari
tersebut.
g. Keesokan harinya ROF akan dikirim ke back office dan diterima oleh income audit,
yang selanjutnya akan mencocokkan kembali dan memilahnya, untuk hasil penjualan
tunai akan diserahkan ke general cashier, dan untuk sisanya akan diserahkan ke
account receivable.
h. Income audit berdasarkan informasi yang diberikan oleh night audit akan membuat
daily of sales sebagai informasi kepada pihak manajemen tentang tingkat penjualan
kamar, makanan dan minuman, dan pendapatan lain, serta informasi tingkat hunian
dan informasi lain dalam hari kemarin.
i. Account receivable akan melakukan pencatatan dan menyiapkan invoice ke pihak
agen perjalanan.
2. Prosedur Penjualan Makanan dan Minuman
a. Tamu datang ke restoran disambut dan dipersilahkan duduk oleh waiter, yang
selanjutnya menyodorkan menu dan menyiapkan Restaurant and Bar Order (RBO),
serta mencatat setiap order tamu pada RBO.
b. RBO diserahkan ke kitchen untuk menyiapkan menu, dan ke kasir outlet untuk
menyiapkan Restaurant and Bar Bill (RBB).
c. Setelah selesai, tamu akan meyelesaikan pembayaran di kasir, jika tamu tidak
membayar tunai, maka tamu akan diminta untuk menandatangani RBB untuk
nantinya dikirim ke FO agar diposting ke bill tamu.
d. Pada akhir shift, kasir membuat restoran and Bar Summary Of Sales (RBSS) dan
memasukkan hasil penjualan ke dalam ROF, kemudian menitipkannya pada safe
deposit box yang ada di FO, untuk dikirim ke back office pada keesokan harinya.
F. Laporan Yang Dihasilkan
Hasil akhir dari suatu prosedur adalah informasi. Adapun informasi yang dihasilkan dari
prosedur penjualan kamar dan prosedur penjualan makanan dan minuman adalah:
1. Penjualan kamar, laporan yang dihasilkan adalah room sales recapitulation.
2. Penjualan makanan dan minuman, laporan yang dihasilkan berupa Restaurant and Bar
Summary Of Sales.
3. Daily of Sales, disiapkan oleh income auditor, yang berisi laporan penjualan hotel secara
keseluruhan.

G. Pencatatan Pendapatan Hotel dan Piutang

Pencatatan dilakukan menggunakan jurnal penjualan :
SALES JOURNAL
Invoice Customer/ Post Debit Credit
Date Number Explanation Termin Ref. A/R Sales PHr Service
 25

Jurnal penjualan diatas harus dilengkapi dengan buku pembantu piutang :

Nama Akun/Perkiraan : No. Akun :

Saldo
Tanggal Keterangan Ref. Debit Kredit Debit Kredit

- - -
- -

Tugas:
1. Jelaskan karakteristik pendapatan pada usaha perhotelan.
2. Sebutkan dan jelaskan fungsi dari bagian-bagian yang terkait dengan sistem penjualan
pada usaha perhotelan.
3. Sebutkan bagian yang menjadi titik pengendalian pada sistem pendapatan pada usaha
perhotelan, berikut sertakan pula fungsi dari bagian tersebut dalam melakukan
pengendalian.
4. Sebutkan dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kamar, sertakan kegunaan
dari dokumen tersebut.
5. Gambar dan jelaskan prosedur penjualan makanan dan minuman pada usaha perhotelan.

H. Pencatatan Pendapatan Hotel dan Piutang

Pencatatan dilakukan menggunakan jurnal penjualan :
JURNAL
BULAN :

Tanggal Keterangan Ref. Debit Kredit

 26

Jurnal penjualan diatas harus dilengkapi dengan buku pembantu piutang :

Nama Akun/Perkiraan : No. Akun :

Saldo
Tanggal Keterangan Ref. Debit Kredit Debit Kredit

- - -
- -

Soal :

Summary dari FOCashier bulan September 2020 sbb :

Penjualan Pajak (tax) Service Gross
No Tanggal Room Spa Food Beverage Total
1 2-Sep 20 7,000,000 240,000 2,900,000 2,300,000 1,368,400 1,244,000 15,052,400

2 5-Sept-20 6,000,000 470,000 1,500,000 1,900,000 1,085,700 987,000 11,942,700

3 9-Sept-20 5,000,000 1,300,000 2,700,000 990,000 900,000 10,890,000

4 11-Sept-10 8,000,000 500,000 2,400,000 3,200,000 1,551,000 1,410,000 17,061,000

5 13-Sept-20 9,000,000 3,800,000 3,600,000 1,804,000 1,640,000 19,844,000

6 15-Sept-20 11,000,000 240,000 2,900,000 2,300,000 1,808,400 1,644,000 19,892,400

7 17-Sept-20 8,000,000 470,000 1,500,000 1,900,000 1,305,700 1,187,000 14,362,700

8 21-Sept-20 15,000,000 1,300,000 2,700,000 2,090,000 1,900,000 22,990,000

9 27-Sept-20 18,000,000 500,000 2,400,000 3,200,000 2,651,000 2,410,000 29,161,000

10 29-Sept-20 19,000,000 3,800,000 3,600,000 2,904,000 2,640,000 31,944,000