KELOMPOK 1
( AUDIT SDM & AUDIT KOMPATIBILITAS )
Audit SDM merupakan proses penilaian dan analisis yang komprehensif terhadap
program-program SDM. Audit SDM menekankan penilaian (evaluasi) terhadap
berbagai aktivitas SDM yang terjadi pada perusahaan dalam rangka memastikan apakah
aktivitas tersebut telah berjalan secara ekonomis, efisien, dan efektif dalam mencapai
tujuannya serta memberikan rekomendasi perbaikan atas berbagai kekurangan yang
masih terjadi pada aktivitas SDM yang diaudit untuk meningkatkan kinerja dari
program/aktivitas tersebut.
Menurut (Susilo, 2009) menyatakan bahwa Audit SDM adalah pemeriksaan dan
penialaian secara sistematis, objektif, dan terdokumentasi terhadap fungsi-fungsi
organisasi yang terpengaruh oleh manajemen SDM dengan tujuan memastikan
dipenuhinya asas kesesuaian, efektifitas, dan efisiensi dalam pengelolaan SDM
untuk mendukung tercapainya sasaran-sasaran fungsinal maupun tujuan jangka
organisasi secara keseluruhan, baik untuk jangka pendek, jangka menengah,
maupun jangka panjang.
1
Menurut (Bhayangkara, 2011) mengemukakan bahwa Audit SDM merupakan
penilaian dan analisis yang komprehensif terhadap program-program SDM.
Dari beberapa pendapat tersebut maka dapat ditarik satu kesimpulan bahwa
AUDIT SDM adalah seluruh upaya penelitian guna memeriksa kualitas secara
menyeluruh dari aktivitas yang dilakukan oleh sumber daya manusia pada suatu divisi
atau perusahaan untuk mendukung tercapainya tujuan perusahaan.
2
3. RUANG LINGKUP & TUJUAN AUDIT SDM
a. Ruang lingkup audit SDM dibagi ke dalam tiga kelompok, yaitu penarikan,
pemberdayaan/pemanfaatan, dan pemberhentian/pemensiunan sebagai berikut :
• Rekrutmen atau penarikan SDM, mulai dari proses perencanaan kebutuhan
SDM hingga proses seleksi dan penempatan.
• Pengelolaan (pemberdayaan) SDM, meliputi semua aktivitas pengelolaan SDM
setelah ada di perusahaan, dimulai dari pelatihan dan pengembangan sampai
dengan penilaian kinerja pegawai.
• Pemberhentian atau pemutusan hubungan kerja (PHK) karena mengundurkan
diri maupun pemecatan akibat pelanggaran aturan perusahaan, atau disebabkan
pegawai memasuki usia pensiun.
b. Tujuan Audit SDM, ketika melakukan audit SDM sebenarnya ada beberapa hal
yang harus diketahui, yakni kegunaan audit SDM itu sendiri, ini tergantung dari
perspektif dan tujuan audit itu sendiri. Dengan mengetahui tujuan audit, maka
pelaksanaan audit dan prosesnya akan menyelaraskan dengan tujuan tersebut.
Beberapa hal yang menjadi tujuan dan kegunaan audit SDM antara lain :
• Menilai efektivitas dari departemen/unit kerja SDM : Secara umum, efektivitas
ini berarti apakah departemen atau unit kerja SDM sudah berhasil menyediakan
tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan organisasi baik dari sisi jumlah
maupun kualifikasi pada waktu yang tepat.
• Menilai efisiensi dari departemen/unit kerja SDM : Pencapaian tujuan atau
efektivitas departemen SDM, bukan berarti dilakukan dengan biaya yang tidak
terkontrol. Sebaliknya semua program atau aktifitas SDM harus dilakukan
secara efisien dan ekonomis den tetap mengacu pada sasaran.
• Menilai ketaatan program atau aktivitas SDM : Program atau aktifitas SDM
harus dievaluasi apakah sudah mnegetahui berbagai peraturan perundang-
undangan dan ketentuan yang berlaku atau tidak.
• Membantu SDM memberikan kontribusi yang signifikan terhadap tujuan
organisasi
• Menciptakan nilai tambah sehingga organisasi bertanggung jawab secara sosial,
etikal dan mampu unggul dalam persaingan di lingkup industri.
• Mendapatkan umpan balik dari para karyawan dan manajer operasi dalam hal
yang berkaitan dengan efektivitas manajemen SDM, antara lain kondisi
3
lingkungan kerja, kepuasan kerja, ketaatan maupun dalam membangun budaya
perusahaan yang tercermin pada peningkatan produktivitas atau kontribusi
pegawai, kualitas dan keunggulan produk atau pelayanan yang tinggi serta
keuntungan perusahaan yang tinggi pula.
• Memperbaiki fungsi MSDM dengan menyediakan sarana untuk membuat
keputusan ketika akan mengurangi atau menambah kegiatan SDM.
4
• Fungsi Informasi & Teknologi : Meliputi Personal database, sistem informasi
manajemen SDM atau HRIS.
• Fungsi Penghargaan & Penghukuman : Meliputi Compentation & benefit,
reward, termination punishment.
• Fungsi Peningkatan Kinerja : Meliputi Performance management system
b. Manfaat Audit SDM :
• Mengidentifikasi permasalahn kritis terkait dengan pengelolalan SDM
• Melakukan perbaikan dalam pengelolaan SDM
• Mengevaluasi, menstimulasi keseragaman kebijakan dan prtaktik MSDM
• Menjadi dasar pengambilan keputusan terkait SDM
• Mengomunikasikan isu sdm dengan pihak terkait seperti manajer lini atau
pemerintah
• Mengidentifikasi kontribusi departemen atau unit kerja SDM bagi organisasi
• Memastikan kepatuhan terhadap berbagai peraturan perundanga-undangan
• Mengklarifikasi tugas dan tanggung jawab serta meingkatkan citra
profesionalisme departemen atau unit kerja SDM
• Mengurangi biaya SDM melalui prosedur yang lebih efektif
• Menciptakan penerimaan yang lebih tinggi akan perubahan yang dibutuhkan
departemen atau unit kerja SDM
• Mendorong kajian ulang yang mendalam dan sistematis akan sitem informasi
departemen atau unit kerja SDM
5
• Rekrutmen : Rekrutmen adalah proses pencarian para calon karyawan (pelamar)
yang mampu untuk melamar sebagai karyawan. rekrutmen tenaga kerja baru
dilakukan dengan menggarap berbagai sumber, apabila sumber internal (promosi,
alih tugas, dan alih wilayah) sudah sepenuhnya dimanfaatkan. Dengan melakukan
audit SDM, pimpinan dan manajer perusahaan dapat mendeteksi lebih dini apakah
rekrutmen yang selama ini dilakukan sudah benar dan tidak mengganggu aktivitas
perusahaan.
• Penempatan : Penempatan bagi karyawan baru berarti perubahan status dari calon
pegawai menjadi pegawai tetap. Dengan jabatan yang pasti, fungsi dan tanggung
jawab yang jelas, serta tempatnya dalam hierarki perusahaan, sedangkan bagi
karyawan lama berarti promosi, alih tugas, alih wilayah atau demosi. Pelaksanaan
audit SDM sekaligus dapat berfungsi untuk menentukan penempatan karyawan,
misalnya dapat ditentukan karyawan mana yang berhak mendapat promosi, alih
tugas, demosi, dan lain-lain.
• Pengendalian : Pengendalian yang dimaksud untuk melihat bagaimana
perbandingan antara kinerja aktual
dengan standar yang ditetapkan perusahaan. penetapan standar seperti kuoto
penjualan, standar mutu atau tingkat produksi. Audit SDM dilakukan untuk
menemukan adanya ketimpangan-ketimpangan atar perbandingan tersebut untuk
kemudian diambil tindakan perbaikan sesuai kebutuhan, agar kinerja perusahaan
tidak terganggu.
• Pelatihan : Pelatihan memberikan karyawan baru atau yang ada sekarang
keterampilan yang mereka butuhkan untuk menjalankan pekerjaan mereka. Audit
SDM dilakukan untuk melihat apakah kompetensi karyawan saat ini sudah sesuai
dengan kondisi usaha saat ini maupun di masa mendatang. Selanjutnya kegiatan
audit SDM menetukan apakah program pelatihan telah sesuai dengan kebutuhan
perusahaan dan kebutuhan individu.
• Kesejahteraan karyawan : Bila para karyawan melaksanakan pekerjaan dengan
baik, mereka harus menerima kompensasi yang adil dan layak. Bentuk penghargaan
dalam rangka meningkatkan kesejahteraan karyawan yang berprestasi ini mencakup
pengupahan dan penggajian, serta berbagai bentuk kompensasi pelengkap seperti:
asuransi, tunjangan kesehatan, penciptaan kondisi kerja yang aman dan sehat, dam
lain sebagainya. Untuk itu audit SDM dapat digunakan oleh perusahaan dana para
6
manajer dalam menentikan bentkbentuk kesejahteraan yang sesuai dengan
keinginan karyawan aga dapat meningkatkan kinerjanya.
7
sehingga bisa berjalan lancar, efisien dan efektif. Dalam perencanaan audit MSDM,
ada beberapa hal yang harus diperhatikan agar audit MSDM optimal, yaitu :
• Kebijakan audit : Kebijakan audit secara keseluruhan harus menjadi dasar
dalam melakukan audit MSDM dalam perusahaan. Hal ini mengingat bahwa
manajemen SDM adalah bagian dari sistem manajemen yang saling terkait
dengan sistem lainnya, seperti manajemen operasi atau produksi, manajemen
pemasaran, manajemen keuangan, dan sebagainya. Biasanya kebijakan ini
dibuat oleh manajemen puncak yang akan menjadi panduan dalam setiap
pelaksanaan audit termasuk audit MSDM.
• Auto roadmap : Pelaksanaan audit MSDM akan lebih mudah bila perusahaan
sudah memiliki auto roadmap. Auto roadmap merupakan visualisasi dari
strategi dan proses audit yang berlaku secara spesifik dalam suatu organisasi.
• Perencanaan audit tahunan : Perusahaan umumnya memiliki rencana aktivitas
dari semua departemen yang sering disebut rencana kerja dan anggaran tahunan
(RKAT). Perusahaan yang sudah memiliki bagian Satuan pengawasan intern
(SPI) akan memiliki rencana audit tahunan yang bias dilakukan oleh internal
auditor maupun eksternal auditor. Namun apabila ada kebutuhan mendesak
maka audit bias dilakukan diluar rencana yang telah disusun.
• Permintaan audit : Perencanaan audit tahunan yang telah disusun bisa saja
berubah sesuai kebutuhan perusahaan dan penentuan prioritas bahkan meskipun
audit tersebut tidak direncanakan. Permintaan audit MSDM bisa berasal dari
manajemen puncak atau bisa juga berasal dari departemen itu sendiri.
• Penentuan ruang lingkup audit : Ruang lingkup audit harus dibatasi setelah
adanya permintaan audit mengingat ruang lingkup MSDM sangat luas. Ruang
lingkup audit MSDM bisa juga hanya mencakup satu atau beberapa aktivitas
seperti proses rekrutmen, seleksi dan atau pelatihan serta pengembangan
karyawan.
8
• Analisis dokumen : auditor mempelajari dokumen yang relevan terkait dengan
pihak yang diaudit dan tujuan audit. Berbeda pada tahap preliminary audit,
analisis dokumen yang dilakukan dalam tahap ini akan dilakukan secara lebih
mendalam. Dokumen yang dianalisis mungkin saja berasal dari luar organisasi
atau bisa juga dari laporan-laporan audit sebelumnya.
• Membandingkan suatu aktivitas yang dilakukan dengan sistem dan prosedur
yang berlaku.
• Mewawancarai auditee : wawancara dilakukan untuk menanyakan hal yang
tidak jelas, melakukan klarifikasi, meminta penjelasan, dan sebagainya.
• Mencari bukti : apabila audit memiliki tujuan yang sangat spesifik misalnya
setelah terjadinya kecelakaan kerja maka auditor akan mencari bukti yang dapat
menjelaskan apa penyebab terjadinya kecelakaan kerja tersebut dan siapa yang
bertanggung jawab atas kejadian tersebut.
Bukti adalah fakta dan informasi yang dapat digunakan sebagai dasar
pembuatan kesimpulan audit. Dalam proses audit, auditor harus dapat menganalisis
dan menentukan fakta dan informasi yang relevan, andal, dan berkaitan dengan
tujuan audit.
Dalam pelaksanaan audit, berbagai aktivitas yang disebutkan di atas bisa saja
dilakukan secara simultan dan tidak dilakukan sendiri-sendiri. Misalnya, setelah
melakukan analisis dokumen dan menemukan bukti awal, auditor mewawancara
auditee untuk mencari penjelasan yang lebih mendalam. Pada prinsipnya, tahap
pelaksanaan audit ini dilakukan untuk mencari dan mengembangkan temuan sesuai
ruang lingkup dan tujuan audit. Proses ini dihasilkan melalui pengumpulan,
analisis, dan sintesa informasi yang berkaitan dengan program atau aktivitas yang
diaudit yang akan menjadi perhatian dan bermanfaat bagi pengguna laporan.
b. Pelaporan Audit SDM : Tahap ini merupakan tahap setelah aktivitas audit
dilakukan. Dalam tahap ini, mencakup aktivitas :
• Diskusi : diperlukan untuk mempertajam temuan terutama yang bersifat
material atau penting
• Klarifikasi : karena bisa saja antara auditor dan auditee memiliki persepsi yang
berbeda atas suatu temuan, terutama yang terkait dengan konteks pada saat
temuan audit tersebut terjadi.
9
• Closing meeting : ada pertemuan penutupan untuk proses lebih lanjut dalam
membina hubungan baik khususnya untuk rencana tindak lanjut dari audit.
• Penyusunan laporan : penyusunan laporan sesuai dengan format yang sudah
direncanakan atau sesuai dengan format yang sudah disepakati sebelumnya.
10
kebijakan pada prosedur SDM dengan tujuan dan strategi, perusahaan serta
mengukur biaya kinerja setiap program dari fungsi MSDM dengan cara
menganalisis kepuasan pengguna. Maksudnya adalah, Dalam audit SDM terdapat
sebuah strategi dimana pada strategi tersebut audit kompabilitas adalah sebagai
acuan dalam menilai keselarasan, ketaatan, serta konsistensi kebijakan dengan
tujuan mengukur biaya kinerja dari setiap program fungsi MSDM yang diperoleh
dengan cara menganalisis kepuasan pengguna.
d. Analisa pada Audit Kompabilitas Terbagi menjadi 2 yakni Analisa Internal &
Eksternal :
➢ Analisa Internal : Mencakup analisa terhadap kekuatan dan kelemahan yang
terdapat pada suatu organisasi/perusahaan mencakup aspek budaya, aspek
struktur, dan kondisi Sumber Daya Manusia di organisasi/perusahaan yang ada.
➢ Analisa Eksternal : Mencakup analisa terhadap aspek – aspek politik, legal,
lingkungan, teknologi budaya, demografi, sosial bisnis, ekonomi, dan
berhubungan industrial terhadap sebuah organisasi/perusahaan.
11