KOMUNIKASI

OLEH : (Dasar-dasar Manajemen)

Oleh : George R. Terry dan Leslie W. Rue
1. Pemahaman komunikasi
Suatu kecakapan utama yang disyaratkan bagi seorang manajer adalah
kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif. Memperoleh pengertian kebijakan-
kebijakan, menjaga bahwa instruksi-instruksi dimengerti dengan jelas, dan
mengusahakan perbaikan-perbaikan dalam pelaksanaan, semuanya itu tergantung dari
komunikasi yang efektif.
Komunikasi adalah sebuah prasarana dengan mana seorang manajer
diperlengkapkan. Setengah perkiraan menyatakan bahwa dua pertiga dari waktu
seorang manajer dihabiskan untuk berkomunikasi. Komunikasi memang penting,
tetapi ia hanyalah suatu bagian saja dari manajemen. Berkomunikasi adalah lebih
daripada mengatakan atau menuliskan.
Angan-angan komunikasi adalah bahwa sesudah terjadi saling pengertian,
karena seseorang sudah berbicara dengan seorang yang lain, atau karena apa yang
sudah ditulis oleh seseorang sudah dibaca oleh yang lain.

2. Faktor penghambat
Ada beberapa sebab mengapa komunikasi itu gagal :
a. Perbedaan-perbedaan sematik
b. Si penerima menafsirkan komunikasi dari segi latar belakang dan pengalaman
pribadinya
c. Si penerima cenderung untuk membaca dakam komunikasi itu apa yang
diharapkannya atau yang diduganya.
Dengan kata lain, komunikasi ditentukan oleh syarat yang diberikan penafsiran si
penerima dai pesan itu, dan sikap-sikap yang menonjol dari si pengomunikasi dan si
penerima. Hal demikian kesulitan komunikasi mungkin mengakibatkan apa yang
biasanya disebut “communication breakdown”, terputusnya hubungan.

3. Cara mengatasi hambatan

Untuk mengurangi kesulitan para manajer haruslah berusaha menciptakan
iklim kepercayaan dimana komunikasi dapat berlangsung. Berprasangka bahwa apa
yang akan dikatakan atau dituliskan, memperlemah peluang untuk berhasilnya suatu
komuikasi.
Komunikasi haruslah terperinci dan sederhana. Suatu ketentuan yang baik
untuk diikuti adalah “satu pesan, satu soal”. Timing (penjadwalan) adalah juga vital.
Komunikasi yang khusus adalah dinamis dan mengatakan hal yang tepat pada waktu
yang tepat adalah sangat penting sekali. Orang yang mengirimkan pesan haruslah
selalu memberikan kesempatan kepada si penerima untuk memberikan tanggapan.
 Arus informasi dari si penerima kepada si pengirim dinamakan feedback (umpan
balik).
Umpan balik memberikan kesempatan kepada si pengirim untuk mengetahui
apakah si penerima mengerti akan pesan itu. Begitu pula adalah menguntukan bagi si
penerima untuk meluangkan waktu untuk merenungkan jawaban itu, dan tidak
menanggapinya dengan reaksi pertama yang timbul dalam pikirannya. Dengan
renungan itu, si penerima dapat lebih baik memahami apa sebenarnya yang
dikomunikasikan sehingga dapat memberikan jawaban yang lebih baik.
4. Alur komunikasi
Komunikasi dapat digolongkan dalam berbagai jenis, seperti :
a. Komunikasi kebawah dan keatas
Komunikasi mengalir dari puncak ke tingkat-tingkat bawah suatu organisasi dan
dari tingkat-tingkat ke bawah ke tingkat-tingkat manajemen yang lebih tinggi.
Komunikasi kebawah dapat terdiri misalnya atas perintas instruksi, dan memo
komunikasi keatas mungkin melalui laporan, saran, dan keluhan-keluhan.
b. Komunikasi formal dan informal
Komunikasi formal menggunakan saluran organisasi yang sudah ditetapkan serta
media-media yang standar, seperti rapat-rapat bagian, panggilan-panggilan
telepon, majalah-majalah perusahaan, surat-surat tempelan, dan surat-surat pos
langsung. Komunikasi informal adalah komunikasi yang diadakan karena
kepentingan-kepentingan perorangan dan kelompok. Biasanya disebut grapevine
(rambatan tanaman anggur), komunikasi informal itu adalah langsung, cepat, dan
luwes. Akan tetapi, ia tidak dapat memasuki sumber-sumber informasi resmi.
Walaupun rambatan anggur itu sering kali memuat informasi yang tepat, kadang-
kadang ia memuat desas-desus dan informasi yang diputarbalikkan.
c. Komunikasi lisan dan tertulis
Istilah-istilah oral communication dan written communication sudah jelas dengan
sendiri. Kemampuan untuk berbicara dengan efektif adalah syarat bagi
kebanyakan para manajer. Banyak yang menganggap hal itu membantu untuk
mencatat pokok-pokok penting yang akan dimasukkan sehingga penyajian lisan
yang menyeluruh dapat diatur dengan baik. Pengulangan beberapa kali untuk
memberikan penekanan biasanya dianggap perlu. Komunikasi lisan
memungkinkan pertukaran tatap muka, memupuk semangat persahabatan, serta
mendorong pertanyaan dan jawaban.
Kunci dari komunikasi tertulis adalah “four Cs” yang terdiri dari completeness,
clarity, conciseness, and correctness lengkap, jelas, ringkas dan tegas. Hal yang harus
dipergunakan adalah kata-kata biasa, susunan kalimat yang sederhana, dan gaya tulis yang
mengalir secara alami, serta penyajian material yang mudah diikuti.