A.

Sistem Informasi Fungsional

sistem informasi fungsional untuk akuntansi, penjualan dan pemasaran, manajemen

produksi/operasi, dan lain lainnya mendapatkan banyak data dari sistem pemprosesan transaksi
(transaction, processing system – TPS), yaitu sistem yang memproduksi berbagai transaksi rutin
perusahaan. Selain itu, banyak aplikasi yang dalam inteligensi bisnis, e-commerce, CRM, serta area
lainnya yang menggunakan data serta informasi dari dua atau lebih sistem informasi fungsional.
Oleh karenanya, perlu adanya integrasi antaraplikasi sistem itu sendiri, dengan berbagai TPS, serta
dengan berbagai aplikasi lainnya.

1. Sistem fungsional bagi Manajer : Sistem informasi manajemen (SIM)

a. Peran SIM
Sistem informasi manajemen (SIM) menyediakan informasi ke para manajer (biasanya
yang berada di tingkat menengah, seperti para departemen) dalam berbagai are fungsional, agar
dapat mendukung berbagai tugas manajemen untuk perencanaan, pengorganisasian, dan
pengendalian operasi.
Informasi mengenai tiap transaksi bisnis (segala sesuatu dari membeli bahan baku,
merekrut, karyawan, membayar gaji, menjual barang dagangan, dll) masuk kedalam SIM,
terutama dari berbagai basis data sistem pemrosesan sistem khusus. Basis data internal dan
eksternal lainnya bias menyediakan data tambahan yang dibutuhkan untuk membuat laporan
manajemen.

b. Laporan SIM
Tiap SIM menghasilkan berbagai laporan dalam area fungsional. Laporan laporan ini
digunakan untuk berbagai aplikasi dalam area tertentu serta dalam are fungsional
lainnya. SIM terutama menghasilkan raporan rutin, laporan khusus (berdasarkan
permintaan), serta laporan pengecualian.
- Laporan rutin terjadwal – laporan rutin periodic dihasilkan dalam interval jadwal,
laporan pengendalian kualitas per jam hingga laporan tingkat ketidakhadiran
pegawai
- Laporan ad-hoc (laporan khusus) - para manajer sering kali membutuhkan
informasi khusus yang tidak termasuk dalam laporan rutin, atau mereka
membutuhkan informasi yang sama dengan yang termasuk dalam laporan rutin,
tetapI untuk waktu berbeda
- Laporan terperinci – menunjukkan tingkat perincian yang lebih besar
- Laporan indicator utama – meringkas kinerja berbagai aktivitas yang sangat penting
- Laporan pengecualian – hanya memasukkan informasi yang melebihi standar
minimum tertentu
 2. Sistem informasi untuk area fungsional tertentu
Sistem informasi didesain dalam tiap area fungsional untuk mendukung area tersrbut
melalui peningkatan efektivitas serta efisiensi internalnya. Sistem fungsi khusus yang umum
adalah akuntansi, keuangan, pemasaran, operasi (POM), serta manajemen sumber daya
manusia.

Struktur fungsional yang tradisional mungkin bukan merupakan struktur terbaik untuk
beberapa perusahaan, karena proses bisnis tertentu dapat melibatkan berbagai aktivitas yang
dilakukan dalam beberapa area fungsional.Sistem informasi perusahaan yang terintegrasi dapat
membantu komunikasi, koordinasi, serta pengendalian.

3. Berbagai karakteristik utama sistem informasi fungsional

Empat karakteristik yang dibagi bersama dalam berbagai sistem informasi fungsional :
- Sering kali terdiri atas berbagai sistem yang lebih kecil
- Terintegrasi atau independen
- Saling berhubungan
- Mendukung berbagai tngkat organisasional.

B. Sistem Informasi Pemprosesan Transaksi

1. Komputerisasi berbagai proses transaksi rutin

Dalam setiap perusahaan, transaksi bisnis tertentu memberikan aktivitas yang penting
bagi misi perusahaan. Tiap transaksi dapat menghasilkan transaksi tambahan. Contohnya,
pembelian bahan baku akan mengubah tingkat persediaan dan membayar karyawan akan
mengurangi kas ditangan perusahaan.

Sistem informasi yang mendukung transaksi inti rutin disebut sebagai sistem
pemrosesan transaksi (TPS).sistem pemrosesan transaksi memonitor, mengumpulkan,
menyimpan, memproses, serta menyebarkan informasi ke semua transaksi perusahaan inti yang
rutin. Data ini adalah masukan bagi berbagai aplikasi sistem informasi fungsional, masukan
untuk sistem pendukung keputusan , CRM, manajemen pengetahuan, serta e-commerce.

2. Tujuan TPS

Tujuan utama TPS adalah menyediakan semua informasi yang dibutuhkan oleh hukum,
pihak manajemen, dan/atau kebijakan perusahaan untuk mempertahankan perusahaan berjalan
dengan baik serta efisien.

Secara spesifik, TPS harus secara efisien menangani operasi yang bervolume tinggi,
menghindari kesalahan dalam operasi rutin, mampu menangani berbagai variasi dalam volume
(contohnya, selama masa beban puncak), menghindari terjadinya kerusakan, tidak pernah
kehilangan hasil, serta mempertahankan privasi dan keamanan.
 TPS biasanya menghasilkan manfaat yang paling berwujud dalam investasi TI. TPS
adalah yang pertama kali dikomputerisasi hingga memiliki lebih banyak peluang perbaikan.
Selain itu, volume informasi juga tinggi, hingga bahkan sebuah perbaikan kecil dapat
menghasilkan manfaat yang besar.

3. Berbagai aktivitas dan metode TPS

Pertama, data data dikumpulkan oleh orang-orang atau sensor dan dimasukkan ke
dalam computer melalui peralatan masukan apa pun. Kemudian sistem akan memproses data
dalam satu atau dua cara umum : pemrosesan data secara batch atau online.

Dalam pemrosesan batch, perusahaan mengumpulkan data dari berbagai transaksi

ketika terjadi, dan memasukkannya dalam kelompok (batch). Pemrosesan secara batch sangat
berguna untuk operasi yang membutuhkan pemrosesan dalam periode waktu yang lama.

Dalam pemrosesan online, data diproses tanpa dikelompokkan setelah transaksi terjadi.
File utama (master file) yang berisi informasi penting ditempatkan dalam hard drive, dimana
berbagai file ini dapat diakses secara langsung.

4. Sistem pemrosesan transaksi online dan berbasis web

Sistem pemrosesan transaksi bisa cukup rumit, melibatkan pelanggan, penjual,

telekomunikasi, dan berbagai jenis piranti keras serta piranti lunak.

Dalam pemrosesan transaksi online (Online Transaction Processing - OLTP), berbagai

transaksi bisnis diproses secara online segera setelah transaksi terjadi.

5. Pekerjaan umum dalam pemrosesan transaksi

Pemesanan barang dan/atau jasa mengalir dari pelanggan ke perusahaan melalui

telepon, kertas, atau secara elektronik. Pemrosesan pesanan secara cepat dan efektif diakui
sebagai kunci kepuasan pelanggan. Pesanan juga berasal dari pihak internal – dari sebuah
departemen ke departemen lainnya.

C. Mengelola Sistem Akuntansi dan Keuangan

1. Perencanaan dan penganggaran keuangan

Manajemen yang sesuai untuk aktiva keuangan adalah tugas utama dalam perencanaan
dan panganggaran. Para manajer harus merencanakan perolehan sumber daya beserta
dengan pemeliharaan serta penggunaannya. Perencanaan keuangan, seperti juga
perencanaan fungsional lainnya, terikat pada perencanaan perusahaan secara umum.

a. Prakiraan keuangan dan ekonomi

Pengetahuan mengenai ketersediaan dan biaya dari uang adalah bahan utama
untuk keberhasilan dalam perencanaan keuangan. Hal yang sangat penting adalah
proyeksi arus kas, yang memberitahukan perusahaan dana apa saja yang dibutuhkan
dan kapan, serta bagaimana cara mendapatkannya.
 b. Penganggaran

Anggaran adalah pernyataan keuangan rencana perusahaan. Anggaran

memungkinkan pihak manajemen mengalokasikan berbagai sumber daya dalam cara
yang paling mendukung misi adan tujuan perusahaan.

Beberapa piranti lunak tersedia untuk mendukung pembuatan dan

pengendalian anggaran serta untuk memfasilitasi komunikasi antarpartisipan dalam
proses anggaran.

c. Penganggaran modal (capital budgeting)

Adalah pembiayaan untuk pembelian/pemerolehan aktiva. Analisis
penganggaran modal menggunakan berbagai model keuangan standar. Kebanyakan
piranti spreadsheet seperti Excel memiliki fungsi internal untuk berbagai model ini.

2. Mengelola berbagai transaksi keuangan

a. Aplikasi E-commerce dan transaksi keuangan

- Perdagangan saham global – pasar keuangan bergerak menuju perdagangan
saham elektronik 24 jam yang akan menggunakan internet untuk berbagai
transaksi dan penampilan berbagai saham secara real-time
- Menangani berbagai mata uang – perdagangan global melibatkan transaksi
perdagangan dalam mata uang yang berbeda. Konversi rasio beberapa mata
uang berubah setiap hari
- E-Bond – sebuah sistem untuk pemasaran, distribusi, dan perdagangan obligasi
melalui internet
- Online Factoring – melibatkan berbagai aktivitas lembaga keuangan khusus
yang membeli piutang, biasanya dengan diskon
- Penyajian dan pembayaran tagihan secara online
- Penyerahan ulang Cek secara elektronik – penyerahan ulang secara elekronik
dapat diatur sebagai bagian dari sistem informasi manajemen kas. Sistem
semacam ini mengonsolidasi berbagai cek dari berbagai bank yang berbeda dan
melakukan analisis pengembalian
- Penutupan virtual – kemampuan untuk menutup buku dengan cepat dapat
memberikan informasi yang hamper bersifat real-time mengenai kesehatan
keuangan perusahaan.
- Otomatisasi manajemen pengeluaran – merujuk pada entri data dan
pemrosesan biaya perjalanan serta hiburan secara otomatis. Sistem EMA adalah
aplikasi berbasis web yang menggantikan formulir kertas dan spreadsheet yang
sederhana
b. Manajemen investasi
Salah satu factor yang memberi kontribusi pada kompleksibilitas
manajemen investasi adalah berbagai investasi yang dilakukan oleh banyak
perusahaan dan yang terkena aturan serta hokum yang rumit. Keputusan
investasi didasarkan pada perkiraan ekonomi dan keuangan serta pada berbagai
tujuan yang dapat saling bertentangan.
Keputusan investasi perlu dilakukan dengan cepat dan sering begitu
terdapat peluang. Para pengambil keputusan dapat berada dalam berbagai
lokasi, dan mereka perlu berkolaborasi. Oleh karenanya, komputerisasi sangat
terkenal dalam berbagai lembaga keuangan yang melibatkan investasi.

Berbagai area pendukung utama yang dapat disediakan TI untuk manajemen

investasi :
- Akses ke laporan dan ekonomi – agar dapat mengatasi banyaknya data
keuangan online, para investor menggunakan alat pendukung: (1) Mesin
pencari Internet untuk menemukan data keuangan, (2) direktori internet dan
yellow page, (3) piranti lunak untuk memonitor, menginterpretasikan, dan
menganalisis data keuangan dan untuk memperingatkan pihak manajemen
- Analisis keuangan – dapat dilakukan melalui program spreadsheet melalui
piranti lunak DDS yang sipa pakai, atau analisis ini dapat lebih canggih dengan
melbatkan sistem inteligen.
c. Pengendalian dan audit
- Pengendalian anggaran – sistem pelaporan yang sederhana meringkas
berbagai biaya yang berjalan dan menyediakan laporan pengecualian
menandai pengeluaran yang melebihi anggaran jumlah persentase tertentu
atau yang jauh di bawah jumlah yang dianggarkan. Peranti yang lebih canggih
akan mencoba menghubungkan pengeluaran dengan pencapaian program
- Audit – untuk memastikan akurasi dan kondisi kesehatan dengan perusahaan.
Audit internal dilakukan oleh personel akuntansi/keuangan perusahaan.
Terdapat beberapa jenis audit, termasuk keuangan (verifikasi akurasi catatan
keuangan), operasional (validasi efektivitas prosedur audit), dan berkelanjutan
(melakukan audit operasional secara terus menerus)
- Analisis rasio keuangan – fungsi akuntansi adalah untuk memerhatikan
kesehatan keuangan perusahaan dengan memonitor serta menilai serangkaian
rasio keuangan. Perhitungan rasio-rasio tersebut dapat dilakukan oleh model
analisis keuangan terkomputerisasi
- Penetapan harga produk – adalah keputusan perusahaan yang penting karena
menetapkan daya saing dan profitabilitas.
- Manajemen kontrak – membantu perusahaan mengidentifikasi pengeluaran
yang tidak diotorisasi,pemasok yang harganya mahal ,dan layanan yang tidak di
gunakan dengan syarat pembaruan otomatis.
- Analisis provitabilitas dan pengendalian biaya – memungkinkan perhitungan
provitabilitas yang akurat.
Mengelola sistem pemasaran dan penjualan
Sistem saluran adalah semua sistem yang dilibatkan dalam proses untuk
menyampaikanproduk atau jasa ke pelanggan dan menangani semua kebutuhan
pelanggan.

Hubungan pelanggan:”pelanggan adalah raja/ratu”.

Merupakan hal yang mendasar bagi perusahaan untuk mengetahui siapa

pelanggannyadan bagaimana cara memperlakukannnya sebagai raja.

Analisis profil dan prefensi pelanggan.

Sistem informasi yang canggih sedang di kembangkan untuk mengumpulkan data

mengenai para pelanggan,demograsinya serta prefensinya.

Saluran distribusi baru yang di dukung TI.

TI memungkinkan saluran baru atau yang lebih baik lainnya di mana barang dan
jasa dapat di distribusikan.

Produktivitas tenaga penjualan. Tenaga penjulan berbeda satu sama lainnya.

Perencanaan produk, jasa, dan pasar baru. Pengenalan produk dan jasa baru atau
yang telah di tingkatkan dapat menjadi mahal dan beresiko.

Sistem berbasis web dalam pemasaran. Pengguna sistem berbasis web untuk
mendukung pemasaran dan penjualan telah berkembang cepat.

Mengelola produksi/operasi dan logistic

Fungsi manajemen produksi dan operasi dalam perusahaan adalah bertanggung
jawab atas berbagai proses yang mengubah masukan menjadi hasil yang berguna
serta untuk operasi perusahaan.

Manajemen logistic dan bahan baku internal.

manajemen logistic berhubungan dengan aktivitas pemesanan,pembelian, logistic

inbound dan aktivitas logistic outbound.

Merencanakan produksi dan operasi.

Beberapa area utama perencanaan di antaranya : perencanaan permintaan bahan

baku,perencanaan sumber daya produksi, sistem just-in-time.

Computer –integrated manufacturing (CIM).

CIM adalah pendekatan yang mengintegrasikan berbagai sistem pabrik

terkomputerisasi. CIM memiliki tiga tujuan dasar: (1) penyederhanaan semua
teknologi dan teknik produksi,(2) otomatisasi sebanyak mungkin proses produksi
dan (3) integrasi dan koordinasi semua aspek desain,produksi serta berbagai fungsi
terkait lainnya melalui peranti keras dan peranti lunak computer.

Manajemen siklus hidup produk.

Maksudnya adalah strategi bisnis yang memungkinkan para produsen untuk

berbagi data yang berkaitan dengan produk sebagai bagian dari usaha perancangan
dan pengembangan produk, dan dalam mendukung operasi rantai pasokan.

Mengelola sistem sumber daya manusia

Di bagian ini ,akan di bahas bagaimana TI di gunakan dalam beberapa fungsi utama
MSDM : perekrutan, pemeliharaan dan pengembangan SDM,serta perencanaan
SDM.